Clase1
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Este documento resume los componentes y objetivos de un sistema de contabilidad para entidades sin fines de lucro. Explica los estados financieros clave como el estado de situación financiera, estado de actividades y estado de flujo de efectivo. También describe los pronunciamientos contables aplicables a estas entidades y los principios para registrar transacciones y preparar informes financieros. El objetivo general es entender cómo funciona la contabilidad para organizaciones sin fines de lucro y poder interpretar sus estados financieros.
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- 2. Objetivos Entender los componentes de los Estados Financieros de las CSFL Entender el sistema de Código de Cuenta Conocer los distintos Estados Financieros de las CSFL Conocer algunos Pronunciamientos Para Entidades Sin Fines de Lucro Poder interpretar los estados financieros
- 3. Proceso de Registrar una Transacción en Contabilidad Transacción Económica Documento Físico Estado de Situación Financiera Estado de Actividades Mayor General Estado de Flujo de Efectivo
- 4. Componentes del Sistema de Contabilidad • • • • • • • Código de cuentas Mayor general Entradas de Jornal Cuenta de Cheques Controles Internos Manual de Procedimientos Financieros y Contables Estados Financieros
- 5. El Sistema de Cuentas Es una lista de todas la cuentas en el Mayor General Definir la cuentas que se van a utilizar en la entidad. Es diseñado para capturar la información financiera que la entidad necesita. El número y tipos de cuentas utilizados en las organizaciones va a depender de la complejidad de la entidad.
- 6. Característica de la Contabilidad y Reportes Financieros de las OSFL Sigue básicamente los principios de contabilidad usado por los negocios con fines de lucro. Algunas diferencias son: Ingresos Promesas de ingresos recibidos Activos netos Sin restricciones Temporeramente restrictos Permanentemente restrictos Presentaciones de los Estados financieros
- 7. El Sistema de Cuentas cont... VER EJEMPLO Número de Cuenta Descripción 1XXX Activos (Assets) 2XXX Pasivos (Liabilities) 3XXX Activos Neto (Net Asset) 4XXX Ingresos (Income) 5XXX Gastos (Expense)
- 8. Estados Financieros Presentan información monetaria sobre la utilización de los recursos económicos de la entidad y su condición financiera Se preparan por lo menos una vez al año. Incluyen notas que detallan información adicional de la institución. Para las entidades sin fines de lucro hay unas normas de contabilidad específicas que rigen el formato y contenido de los estados financieros que son preparados para uso externo.
- 9. Estados Financieros cont... Limitaciones Los estados financieros no presentan un cuadro completo de las operaciones de la entidad. No miden los niveles de servicio al cliente, la preparación de la fuerza laboral, ni la efectividad de su estructura administrativa. Están limitados a la información que se pueda cuantificar en dólares y centavos.
- 10. Pronunciamientos Para Entidades Sin Fines de Lucro SFAS NO. 117 “Financial Statements of Notfor-Profit Organization” SFAS NO. 116 “Accounting for Contributions Received and Contributions Made” AICPA Audit and Accounting Guide, “Notfor-Profit Organizations”.
- 11. Estados Financieros de Entidades Sin fines de Lucro (SFAS NO. 117 ) Estado de Situación Financiera (Statement of Financial Position) Estado de Actividades (Statement of Activities) Estado de Flujos de Efectivo (Statement of Cash Flows) Estado de Gastos por Función (Statement of Functional Expenses) Notas a los Estados Financieros (Notes of Financial Statement)
- 12. Estado de Situación Financiera Recursos económicos de la entidad y todos los reclamos contra estos recursos a una fecha específica. 30 de septiembre de 2013 Informa sobre: Total de Activos Total de Pasivos Total de Activos Netos Liquidez – lo más cercano a efectivo de un activo o pasivo Flexibilidad Financiera - la habilidad para tomar acciones efectivas para alterar flujos de efectivo para responder a necesidades inesperada y oportunidades.
- 13. Estado de Situación Financiera cont... El SFAS NO. 117 requiere el uso de uno de los siguientes métodos para presentar información sobre liquidez y flexibilidad financiera: Presentar los activos en secuencia de liquidez y los pasivos en secuencia de madurez y el resultante de uso de efectivo. Clasificando los activos y pasivos como corriente y no corriente. Divulgar en las notas a los estados financieros información relevante sobre la liquidez, incluyendo las restricciones sobre el uso de activos.
- 14. Componentes del Estado de Situación Financiera Los Activos son recursos económicos de la organización. Hay varios tipos de activos: Efectivo en caja (cash) Efectivo en los bancos (cash in bank) Suministros de oficina (Office Supplies) Inversiones (Investment) Cuentas por cobrar (Accounst Receivable) Gastos prepagados (Prepaid Expense) Vehículos (Vehicle) Activos Fijos Edificios (Building) Terreno (Land)
- 15. Componentes del Estado de Situación Financiera Los cont... activos fijos son recursos tangibles y de una naturaleza relativamente permanente que se usan en las operaciones diarias de la entidad. Se registran al costo generalmente y su costo se reduce periódicamente mediante una provisión de depreciación acumulada que se resta al costo del activo. La única excepción es el terreno.
- 16. Activo vs. Gasto Básicamente los activos proveen beneficios a la entidad más de un período. Desembolso significativo. Se determina dentro de las políticas de la entidad. Ejemplo: Todo equipo comprado por la Entidad que tenga un valor mayor de $500.01 será considerado como equipo.
- 17. Componentes del Estado de Situación Financiera cont... La depreciación es un método de distribuir el costo de un activo sobre el tiempo estimado en que se espera que éste genere beneficios para la entidad. Métodos de Depreciación Línea Recta Depreciación Creciente (inferior en los primeros años) Depreciación decreciente (mayor en los primeros años) La depreciación acumulada refleja la cantidad total del costo del activo que ha sido cargada contra los ingresos.
- 18. Ejercicio de Depreciación Compra de Fotocopiadora $3,500 Vida útil 5 años Calcule el gasto de depreciación anual Calcule la depreciación acumulada desde el primer año hasta el año 5. Utilice depreciación línea recta Calcule la depreciación Anual y acumulada para los 5 años de vida útil de la fotocopiadora.
- 19. Resultado Ejercicio Precio: 3,500 Vida útil: 5 años Depreciación anual línea recta Depreciación Anual 3,500/5= $700 Depreciación Año 1 = 700 Año 2 = 1,400 Año 3 = 2,100 Año 4 = 2,800 Año 5 = 3,500 Acumulada
- 20. Componentes del Estado de Situación Financiera cont... Pasivos - Obligaciones de pagos o servicios de la entidad. Activos Netos – la equidad o la diferencia entre los activos y pasivos. Sin restricciones (Unrestricted Fund) Con restricciones temporeras (Temporarily Restricted) Con restricciones permanentes (Permanently Restricted)
- 22. Estado de Actividades Resumen de todos los ingresos y gastos de la entidad durante un período de tiempo. Para el mes que termina el 30 de septiembre de 2013 Estado financiero más importante ya que indica si existen suficientes ingresos para cubrir gastos. Provee información sobre los cambios en los activos netos. El cambio en activo neto tiene que estar segregado entre Restrictos Permanente, Restrictos Temporeramente y no restrictos.
- 23. Estado de Actividades Los ingresos deben clasificarse dentro de las secciones de activos netos restrictos y no restrictos. Los gastos siempre se informan como una disminución de activos no restrictos. SFAS No. 117 requiere que los ingresos y gastos se informen por tipo de actividad o programa. Los gastos deben segregarse entre servicios programáticos y servicios de apoyo. cont...
- 24. 24 Tipos De Estado de Actividades Base de efectivo (cash basis) Se reconocen los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando son pagados. Base de acumulación (accrual basis) Los ingresos son reconocidos cuando son devengados y los gastos en el período que son incurridos, independiente de si los ingresos han sido recibidos y los gastos pagados.
- 25. Contabilidad a base de acumulación La entidad proveyó un seminario por $250 el 10 enero y el cliente se comprometió a pagar en 15 días. El cliente pago los $250.00 el 25 de enero. Contabilidad a base de efectivo Reconoce el ingreso de $250.00 el 10 de enero. Aparece como una cuenta por cobrar. Reconoce el ingreso de $250.00 el 25 de enero.
- 26. cont... Componentes del Estado de Actividades Ingresos - son los beneficios monetarios recibidos por la entidad. Gastos - son aquellos costos que se incurren y por lo general son clasificados por actividad/proyecto. Cambio en activos netos - es la diferencia entre los ingresos y los recursos utilizados.
- 28. Estado de Gastos Funcionales SFAS NO. 117 – requiere que se provea información sobre los gastos clasificados por función para asistir a los usuarios en la evaluación de el esfuerzo de la entidad en ofrecer los servicios. Este estado es bien útil para evaluar el efecto financiero de añadir o eliminar cierto programas. La entidad debe mantener un buen sistema de costos para la segregación de gastos por programa.
- 30. 30 Estado de Flujo de Efectivo SFAS No. 117 – requiere la presentación de este estado financiero. Contrario a los otros estados financieros no se requiere la segregación en activos restrictos y no restrictos. Desglosa el efectivo generado o utilizado en las actividades operacionales de la entidad, así como también en las actividades de inversión y financiamiento. Reconcilia los cambios en el balance de efectivo de un período a otro.
- 31. Notas a los Estados Financieros El propósito principal es divulgar información que es requerida por los principios de contabilidad generalmente aceptados. Provee información adicional sobre los elementos incluidos en los estados financieros y sobre otra información de interés. Son parte integral de los estados financieros y se deben revisar minuciosamente para entender la condición financiera de la entidad.
- 32. SFAS NO. 116 “Accounting for Contributions Received and Contributions Made” Contribuciones (contributions) Promesas incondicionales de dar (pledges) Servicios donados (contributed services) Gastos programáticos y servicios de apoyo
- 33. Contribuciones (Contribution) Contribuciones son transferencias incondicionales de activos o liquidación de deudas en una transferencia voluntaria y no recíproca. Tipos de transferencias: Efectivo, valores, propiedades, uso de facilidades, materiales, servicios y promesas incondicional de dar. Tratamiento Se Se contable reconoce a su justo valor reconoce en el momento aún cuando el donante haya restricto su uso para una ocasión futura.
- 34. Promesas Incondicionales de Dar SFAS No. 116 requiere documentación verificable antes de ser reconocida en los estados financieros. Se considera suficiente documentación para las promesas orales lo siguiente, Nombre, dirección y número de teléfono del donante. Cantidad prometida, el plazo de tiempo y la fecha en que se realiza la promesa. El nombre del empleado o representante de la organización al que se le hizo la promesa.
- 35. Promesas Incondicionales De Dar cont... Se reconoce a su justo valor Se reconoce de inmediato independiente si el plazo de la promesa excede un año. Ejemplo: Una promesa de $10,000 en junio. En septiembre 30 recibieron los $10,000 de la promesa (pledge).
- 36. Servicios Donados SFAS No. 116 requiere que se reconozcan a su justo valor. Debe reunir los siguientes atributos: Crea o aumenta el valor de un activo no financiero Representa una destreza especializada que hubiera sido necesario comprarla si no fuera donada. Debe ser documentada.
- 37. Gastos Programáticos Los gastos de la entidad deben distribuirse entre los programas directos que se ofrecen y los servicios de apoyo. Los costos directos e indirectos incurridos en proveer servicios a través de los programas de la entidad. Deben estar segregados por categorías mayores de programas.
- 38. Servicios De Apoyo Gastos no relacionados directamente con los programas de la entidad. Generalmente se clasifican como: Administrativos y generales “Fund raising” Desarrollo de membresía
- 39. Informes Internos: Estado de Actividades y Cambios en Activos Netos (Interino): Se debe preparar periódicamente para analizar el movimiento de Ingresos y Egresos comparado con Presupuesto. Nos provee información sobre posibles variaciones. Las Variaciones en Fondos Restrictos pueden causar pérdidas y devolución de Fondos.
- 40. Herramientas de Análisis en una OSFL: Existen dos vías en el análisis de los Estados Financieros: Cuantitativa – Se analizan los cambios y las tendencias que presentan las cifras. Cualitativa – Se analizan los efectos que las Notas en los Estados Financieros nos proporcionan, tanto sobre la situación actual, como sobre eventos futuros y/o acumulativos.
- 41. Herramientas de Análisis en una OSFL: Los “RATIOS” – Son herramientas de análisis que se expresan básicamente en porcientos o en tiempos. Clasificaciones básicas: Ratios de Liquidez Ratios de Capacidad Financiera Ratios de “Cash Flow”
- 42. Los Ratios de Liquidez: Miden la habilidad de la organización para cumplir con sus obligaciones corrientes: Current Ratio = Activos Corrientes Pasivos Corrientes Las Guías generales de comercio han establecido como un “Current Ratio” saludable un resultado de 2 ó más.
- 43. Los Ratios de Liquidez: “Working Capital” = Activos Corrientes – Pasivos Corrientes El resultado se presenta en términos de dólares. Debe ser comparado con otros períodos. Representa la Solvencia Inmediata de la organización. Siempre debe resultar en un número positivo.
- 44. Los Ratios de Liquidez: “Cash Ratio” = Efectivo y Equivalentes * Pasivos Corrientes El resultado mide la capacidad de pago inmediato de las obligaciones contraídas a la fecha de los Estados. No se incluyen otros activos, pues no pueden ser convertidos a “Cash” de manera inmediata.
- 45. Los Ratios de Capacidad Financiera: Debt Ratio = Total Liabilities Total Assets Resulta en el porciento de obligaciones sobre recursos totales. A mas bajo, mayor salud financiera. También es aplicado sólo a Fondos No-restrictos.
- 46. Los Ratios de Flujo de Efectivo “Cash Flow” Miden la capacidad de la organización para generar el efectivo necesario para cumplir con sus obligaciones corrientes y financiar sus programas: Cash Flow/Current Debt = Net Cash . Current Debt = Current Portion of Long Term Debt
- 47. Asignación 14 de diciembre de 2013 Utilizando los estados de Caribe Girl Scouts Council, Inc. Compute lo siguiente: Current Ratio Working Capital Cash Ratio Debt Ratio
- 48. Control y Análisis de la Información Financiera Conclusiones: Las OSFL hay que administrarlas tal como EMPRESAS. Los Estados de una OSFL se deben analizar con herramientas propias de las Empresas exitosas. Muchas decisiones dependen de los análisis y demás información provista por el área de finanzas.
- 49. Referencias Guide Star http://www.guidestar.org/help/tutorial/990_0intro.jsp Cómo entender y usar información financiera: Manual Básico para Entidades sin Fines de Lucro. CPA Lianabel Oliver Bigas, Colegio de CPA de PR y Fundación Ángel Ramos, Inc. Departamento de Hacienda: http://www.hacienda.gobierno.pr http://www.estado.gobierno.pr
- 50. Referencias Basic Guide to Non-Profit Financial Management Written by Carter McNamara, MBA, PhD http://www.managementhelp.org Financial accounting standards board http://www.fasb.org/home Non profit Assitance Fund: https://nonprofitsassistancefund.org/sites/default/fil es/publications/nonprofit_financial_ratios_2013.pd f
- 51. PREGUNTAS