Control de registros
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El documento establece las directrices para el control, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de registros en un sistema de gestión de calidad. Los registros deben ser identificables y almacenados adecuadamente para evitar deterioro, y se debe asegurar su fácil localización y respaldo. La disposición de registros se realiza una vez vencido su tiempo de retención, incluyendo su envío a archivo muerto o destrucción permanente.
Control de registros
- 2. El Representante del Sistema de Gestión de la Calidad, controla los registros a través de un listado maestro de registros. Los registros deben de identificarse con un título (nombre del formato) mismo que debe relacionarse con la actividad para la cual fue diseñado.
- 3. • Se podrán localizar los formatos en la página www. xxxxxxxxxxx .mx, mismos que podrán “bajar” únicamente a su equipo de computo para su utilización. • Los formatos que se encuentran en la página web de la institución, son la última versión, por lo que podrán disponer de ellos para su utilización, quedando obsoletos o improcedentes aquellos que sean diferentes.
- 5. Los registros podrán estar en medio impreso y/o electrónico según aplique. Para el caso de los registros impresos: a) Se deben almacenar en los sitios o lugares de fácil alcance dependiendo del área que los genere. b) Se deben almacenar en el orden que mejor convenga para el área con el fin de mantener una fácil identificación de los mismos al momento de consultarlos.
- 6. Para el caso de los registros en medio electrónico: Se debe indicar el área que los genere y su ubicación (equipo de computo) para su fácil localización.
- 8. Todos los registros impresos deben de almacenarse en lugares que impidan su deterioro o extravío para lo cual deben de tomarse algunas de estas medidas: a)No se encuentren en lugares húmedos que puedan dificultar la lectura de la información que contienen. b) No deben estar rotos, rasgados, rayados o con enmendaduras.
- 10. c) En caso de que se requiera realizar alguna corrección se debe de verificar que no altere los resultados de los mismos o la lectura del resto del registro. d) No tenerlos expuestos al sol de tal manera que se deteriore su información.
- 11. e) Para los registros que se encuentran en medios electrónicos se debe de almacenar de manera tal que la información que contengan no pueda ser alterada o modificada. f) Respaldar la información a través de cualquier medio electrónico que evite su pérdida total en el caso de alguna avería de los equipo.
- 13. Todos los registros impresos deben de permanecer en un lugar que facilite su recuperación para el caso de una consulta. ▪ En los casos que se envíe información a archivo muerto se debe de identificar de tal manera que se pueda localizar fácilmente en el caso de que por alguna razón se requiera traer dicha información para consulta.
- 14. • En el caso de registros electrónicos deben de ser respaldados en diferentes medios de tal manera que se pueda recuperar la información en caso de que el equipo que la contiene haya fallado.
- 15. Tiempo de retención de Registros
- 16. El tiempo de retención de los registros está dado principalmente por el tipo de registro y su uso. Su control esta indicado en el listado maestro de registros.
- 18. La disposición de los registros es la actividad que se realiza una vez que el tiempo de retención definido para los mismos haya vencido. Las actividades de disposición contempladas son las siguientes: • Envío a archivo muerto. • Destruir de forma permanente.