DocuWare info 53
- 1. central de documentos que eliminara las largas búsquedas de documentos. Eligieron DocuWare principalmente por su uso y administración sencillos. Una vez tomada la decisión, M.O.L. solo tardó cinco semanas en imple- mentar completamente su sistema de gestión documental. Nunca interrum- pió el curso normal de su actividad Implementación rápida La compañía M.O.L. Gummiverarbei- tung GmbH & Co. KG, un fabricante líder de sistemas de sellado y perfiles de goma de elastómeros, poseía un archivo en papel bien estructurado y organizado para gestionar más de 250 000 documentos por año, y aun así perdían muchísimo tiempo archivando y recuperando documentos. Su director de TI, Hendrik Grieshop, co- menta: “Habíamos notado una tendencia entre nuestros clientes y proveedores a utilizar archivadores digitales. Por eso queríamos subirnos al tren rápidamente, antes de sentir presión externa”. Con su sistema de gestión docu- mental, querían un archivador DocuWare Info Nr. 53 – II/2015 › Nuestros clientes han declarado durante años que DocuWare ofre- ce una facilidad de uso excelente. Con la finalización de nuestra última generación de software, estamos, ahora también tecnológicamente, en lo más alto. Innovación, arquitectura, seguridad, integración y escalabilidad son los indicadores tecnológicos más importantes en los que fijarse cuan- do se opta a un sistema de gestión documental (DMS) o de gestión de contenido empresarial (ECM). Y en cada una de estas áreas, estamos muy por encima de nuestra compe- tencia: nacional y globalmente. ¿Quiere hechos que lo respalden? Eche un vistazo a nuestro último In- forme técnico. Compárelo usted mis- mo y lo verá. Para detalles adiciona- les, su equipo de DocuWare siempre está aquí para responder a cualquier duda que pudiera surgirle. Fabricante moderno Por Birgit Schuckmann Tecnología ECM líder Por Jürgen Biffar Más información www.docuware.info/technology Procesos flexibles ¡Penúltima edición impresa! Suscríbase a nuestro blogwww.docuware.info/blog
- 2. Referencias adicionales www.docuware.info/ref Para garantizar una verificación rápi- da y segura de alrededor de 700 fac- turas de cuentas por pagar entrantes mensuales, establecieron un proceso de autorización de pagos estándar para todos guiado por un flujo de trabajo electrónico. Diseñado para imitar su proceso existente, funcionó sin complicaciones desde el primer día. La coherencia y transparencia de todo el proceso también conven- cieron rápidamente a todo el equipo. Hendrik Grieshop está impresiona- do: “Aunque haya muchos aspectos importantes que considerar, sobre todo cuando está involucrada la con- tabilidad, nuestro sistema DocuWare estaba funcionando de forma global en solo tres semanas”. empresarial. Comenzaron utilizando DocuWare en sus departamentos de Contabilidad y Compras, y en breve lo harán otros departamentos. El sistema de gestión documental se integró a la perfección con su siste- ma ERP Sage New Classic. Ahora pueden archivar sus informes de contabilidad en un archivador central directamente desde Sage tan solo haciendo clic en un botón. La acepta- ción de los empleados fue inmediata ya que rápidamente se dieron cuenta de cuánto tiempo estaban ahorrando al archivar y buscar documentos. Continúa una maravillosa tendencia: DocuWare Group se complace en anunciar que en 2014 nuestros ingresos fueron de 27,75 millones de euros, lo que representa un crecimiento del 29,1 % con respecto a 2013. Esto significa que fuimos capaces de ampliar nuestra cuota de mercado de forma significativa, especialmente en el continente ame- ricano. La exitosa integración de Westbrook Technologies (adquirida en 2013) supuso una parte importante de estas cifras tan positivas. En nuestro mercado de Alemania también fuimos testigos de un excelente crecimiento de casi el 12 %: muy por encima del crecimiento registrado en el total del mercado de ECM en los países de Occidente, que se encuentra alrededor del 6 %. Y, por cuarta vez consecutiva, incorpora- mos más de 1000 clientes que ya utilizan DocuWare de forma activa. Gran año 2014 Por Birgit Schuckmann ›Editorial Más información www.docuware.info/mol Hendrik Grieshop director de TI Usuarios al control Introducir un sistema ECM era una tarea que a menudo solía recaer en los responsables de todo el sis- tema global de TI de una empresa. En los últimos años, la tendencia ha sido a adoptar sistemas más sencillos que se puedan configurar en departamentos individuales, por meros mortales que puedan gestionarlo con una breve expli- cación y con la ayuda de programas intuiti- vos para el usuario. Los vídeos formativos también son una es- tupenda herramienta, ya que aportan ideas y orientación a los usuarios acerca de las nuevas op- ciones de aplicación. Los usuarios pueden configurar el sistema para satisfacer sus necesidades. Esto significa que incluso los sistemas ECM pueden configurarse rápida- mente y utilizarse de forma eficien- te en menos tiempo. Así que aun- que los costes de la formación y la administración sean reducidos, los usuarios siguen obteniendo una mayor flexibilidad. Atentamente, Michaela Wienke Más información www.docuware.info www.docuware.info/blog www.docuware.info/facebook www.docuware.info/twitter Visítenos en línea
- 3. A menudo ocurre que una propuesta no puede generarse después de una presentación porque los requisitos son más complejos, deben planearse múltiples procesos o hay que integrar diferentes programas. En este tipo de situaciones, es una gran idea organi- zar un Taller de soluciones con su pro- veedor favorito. Es una forma sencilla de clarificar requisitos y desarrollar una solución detallada. Por ejemplo, es importante discutir una estrategia para los documentos más antiguos, decidir si necesitan ser escaneados por un servicio externo e importados (una verdadera ayuda para el acceso total a los documentos). Los proveedores de prestigio normal- mente cobrarán unos honorarios por un taller de soluciones, que puede durar de 2 a 4 días. ¡Pero merece la pena! Después de una sesión como esta, sabrá exactamente cómo es- tructurar los aspectos de sus futuras soluciones y cómo gestionar su ins- talación e integración. Su proveedor también se sentirá ahora más cómodo al hacer una oferta vinculante. Y usted tiene una base segura para tomar una decisión, lo que es bastante útil, independientemente de qué proveedor elija finalmente. Próxima edición: Oferta y compra Taller de soluciones Implementa r la gestión documental con éxito Por Jürgen Biffar › › › Serie Parte 3 Nuevo y exitoso módulo de flujo de trabajo Cerca de 200 empresas ya utilizan Workflow Manager para maximizar sus procesos empresariales basados en documentos (entre ellas M.O.L. Gum- miverarbeitung). La lista de tareas del módulo propor- ciona una visión general directa de todas las tareas de flujo de trabajo. Gracias a las reglas de ausencias y vacaciones y a la gestión de remisio- nes a instancias superiores, ninguna tarea queda sin hacer. Con una poten- te interfaz de usuario gráfica (Workflow Designer), crear y editar flujos de trabajo es muy fácil. Inclu- so los procesos más complejos se pueden modelar rápidamente y sin esfuerzos de programación mediante sencillos iconos y métodos abreviados de teclado. Aunque no tenga un documento para una situación de negocio específica, puede igualmente establecer un flujo de trabajo: por ejemplo, si su empresa tiene prevista una entrega, el pedido de compra se puede utilizar como un registro en DocuWare. Desde el momento en que se genera el registro, se inicia un flujo de trabajo que envía una tarea al almacén, donde reciben una visión general del pedido por anti- cipado. Una vez realizada la entrega, la hoja de entrega se adjuntará a la tarea, que continúa hacia la sala de correspondencia, donde finalmente se añadirá la factura entrante. No se requiere ningún documento Por Claudia Göbel Orientación Presentación in situ Taller de soluciones Instalación y formación Oferta y compra Más información www.docuware.info/roadmap Más información www.docuware.info/workflow ›
- 4. Crecimiento de DocuWare Cloud Por Wiebke Bortnik Más información www.docuware.info/cloud Superando los 4000 usuarios DocuWare ofrece desde 2012 una aplicación radicada totalmente en la nube: algo realmente novedoso en el campo de la gestión de contenido empresarial. El dramático aumento de la demanda en este último año ha demostrado que esta es una bue- na estrategia: a finales del primer trimestre de 2015, había 97 empre- sas que pagaban por utilizar este sistema en la nube. Antes del final de año, DocuWare tiene previsto que este número se duplique, con lo que alcanzará su umbral de rentabilidad. El número de documentos archivados y usuarios es impresionante: la marca de dos millones de documentos se sobrepasó en el primer trimestre de 2015, y el 31 de marzo había 4269 usuarios registrados en el sistema. Los beneficios de una solución en la nube son obvios: los clientes no ne- cesitan su propia infraestructura o for- mar a alguien para su mantenimiento. Los paquetes de licencias flexibles ayudan a todos a encontrar la oferta que más se les ajuste. DocuWare Cloud contiene todas las caracte- rísticas de la Gestión de contenido empresarial moderno, igual que una solución in situ. El acceso fácil desde cualquier parte a través de un nave- gador o aplicación móvil es estándar. Y por supuesto DocuWare – como proveedor experto de servicios en la nube – garantiza que los documentos estén siempre protegidos contra el acceso no autorizado en todo mo- mento, hasta que se archivan en el centro de datos con cifrado seguro. Cinco errores al elegir un sistema de gestión documental Por Thomas Schneck Comprar un sistema de gestión documental es una máxima priori- dad para cada vez más compañías. Las ventajas de la gestión docu- mental digital son obvias. Pero es necesaria una cuidadosa deliberación al elegir un sistema de este tipo, dado que esto determinará si su compañía disfrutará completamente del potencial ofreci- do por la gestión documental, si la solución es aceptada rápidamente por los colegas y si podría llevar a costes no previstos. Uno de los errores más comunes es no establecer objetivos claros para un sistema de gestión do- cumental durante la fase de planificación. Es esencial clarificar en qué depar- tamento y para qué procesos se utilizará la solución, para estar seguros de qué me- joras cuantitativas y cualitativas se buscan de antemano. Los requisitos imprecisos aumentan significativa- mente el riesgo de elegir el sistema equivocado. Descubra cuáles son los otros cua- tro errores en nuestra publicación en el blog de DocuWare. Más información www.docuware.info/tips ©2015DocuWareEuropeGmbH Alemania,www.docuware.com