El sistema contable, Nelton Merida

UNIDAD No. 4 EL SISTEMA CONTABLE Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Auditoria Curso: Organización y Sistematización Contable LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD La contabilidad es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad. (Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores). Definición de la contabilidad LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA Objetivos de la contabilidad La contabilidad, por ser un sistema de información, debe reunir fundamentalmente las características de éste, a saber: utilidad, confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad, para que cumpla los objetivos siguientes: Proporcionar el máximo de información indispensable para una acertada toma de decisiones en áreas tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc. Aplicar las prescripciones legales correspondientes.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones, sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras, balances y cuentas de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos elementos sean comparables con el tiempo. Obtener información que muestre la situación económica de la empresa frente a terceros. Registrar imparcialmente las transacciones. Permitir la interpretación de los hechos registrados.

La organización contable está estrechamente ligada a la organización general de la empresa. Los trabajos contables son complementarios de los demás trabajos. La documentación fuente consiste en formas creadas por otros departamentos o procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros departamentos (la factura de un proveedor), los avisos de pago, de giro, etc.). Estos documentos son enviados a contabilidad para su registro. La dirección es la que debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad, precisar los informes que ha de suministrarle y la forma en que éstos han de ser presentados. Al comenzar a organizar, el esfuerzo se dirige a dar respuestas a algunas cuestiones fundamentales, simples aparentemente, pero con gran sentido. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar? ¿Cuáles son las tareas necesarias para alcanzar los objetivos? ¿Cómo hay que cumplirlas? ¿Cuándo hay que cumplirlas? ¿Por quién han de ser cumplidas? ¿Cómo controlar la ejecución de estos trabajos?

ORGANIZACIÓN POR OBJETOS LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA La división según el objeto se basa en que los escalones superiores de la empresa se subdividen conforme la naturaleza del trabajo, tal como se indica en la figura 1, por ejemplo, de acuerdo con los grupos de mercancías con que opera la empresa, los grupos de clientes u otros criterios parecidos. Esto debe entenderse en el sentido de que se establezca una función o sección independiente para cada uno de estos objetos, de manera que cada función atienda por si misma a todas las tareas necesarias, como son la compra, la fabricación, la venta, la contabilización, etc., independientemente de las otras secciones principales.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA FIGURA 1 ORGANIZACIÓN POR OBJETOS

ORGANIZACIÓN POR FUNCIONES LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA En la división por funciones, el trabajo se reúne según sus finalidades, de modo que cada departamento principal se ocupa de una labor funcionalmente uniforme (por ejemplo compras, fabricación, ventas, etc.) para todos los grupos de mercancías, clientes, etc., con los que opera la empresa. (Figura 2). Nótese que en esta forma sólo habría un departamento de contabilidad que comprenderá todos los ramos de la empresa.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA ORGANIZACIÓN POR OBJETO Y FUNCIONES En la práctica, los esquemas de organización no se dan puros, véase la figura siguiente . FIGURA 3 ORGANIZACIÓN POR OBJETOS Y FUNCIONES

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA Internamente el departamento de contabilidad puede ser organizado de diferentes formas; como ejemplos se pueden citar los siguientes: Un departamento dirigido por un jefe y con las secciones o grupos de trabajo denominados: Contabilidad de producción (de costos), Planeamiento y presupuestos y Contabilidad general (Figura 4). Otra podría ser: un jefe y las secciones o grupos: Contabilidad financiera, Contabilidad de costos, Planificación, Caja y estadísticas (Figura 5). FIGURA 4 EJEMPLO DE UNA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

LIC.NELTON ESTUARDO MERIDA FIGURA 5 EJEMPLO DE OTRA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA La organización del departamento de contabilidad se enmarca dentro de los principios y procedimientos de organización científica, la identificación y división de los trabajos, a su normalización y sistematización, a las normas de trabajo, a la precisa distribución de atribuciones y responsabilidades y a la delimitación de ciertas responsabilidades. El departamento contable está a su vez, constituido como unidad independiente de las otras divisiones de la empresa. Sus empleados deben permanecer imparciales frente al significado de los hechos por ellos registrados. La contabilidad debe quedar sometida a una revisión periódica para ser adaptada a las circunstancias, pero esta revisión debe hacerse en un orden, ser aprobada por la autoridad superior y dar lugar a las correspondientes modificaciones en las normas de trabajo. La organización contable como cualquier otra parte de la organización no puede ser modificada sin autorización especial.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA SELECCIÓN DE LOS HECHOS A REGISTRAR Hecho contable es todo movimiento o todo compromiso económico o aún todo valor que cambia de naturaleza o de característica. Ejemplo: Pagos a terceros, contratación de deudas, compras, contingencias, ventas al contado, depreciaciones, creación de reservas, etc. Los hechos contables son seleccionados analizando las operaciones de la empresa y teniendo en cuenta las exigencias de la dirección que fijó los objetivos a alcanzar por la contabilidad. En principio se registra en las cuentas, según diversos criterios, todo valor, ya se trate de inversiones, de ingresos, de costos o de cargos, de productos, etc.:

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA En principio se registra en las cuentas, según diversos criterios, todo valor, ya se trate de inversiones, de ingresos, de costos o de cargos, de productos, etc.: a) Que entre o salga de la empresa; b) Que en el interior de la empresa, entre o salga de un sector; c) Que sea puesto a cargo de un responsable o que lo beneficie; d) Que se confíe a un encargado para que lo custodie o para que lo suministre; e)Que afecte a un producto, a una parte de éste, a una actividad, a un pedido, a un período de tiempo, etc. Se puede considerar también como hecho contable, el riesgo financiero, que puede originarse por el tiempo de uso de bienes o las circunstancias de la economía de un país, que pueden alterar el nivel de ciertos valores. Esto debe prever registros para riesgos, riesgos como desgaste, insolvencia, envejecimiento, variaciones monetarias, litigios judiciales, etc.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN Para poder organizar la contabilidad, la dirección debe comenzar por establecer la forma de los informes contables o financieros que incluyen los estados financieros, que facilitarán a los jefes o miembros de la dirección la síntesis de la información necesaria para la toma de decisiones; es decir que, para subdividir y clasificar las cuentas adecuadamente, se debe empezar por tener la forma de dichos informes, para conocer qué información debe producirse. El contenido de los informes contables es esencialmente variable según las finalidades que se persigan, las características de la empresa y las necesidades de los destinatarios (usuarios) de dichos documentos. Normalmente la información que éstos proporcionan es extraída de la contabilidad. Todo dato de interés proviene originalmente de una cuenta o varias cuentas. Si la empresa establece un presupuesto, los rubros de éste deben corresponder a los rubros contables. Ciertos informes tendrán por objeto mostrar las desviaciones positivas o negativas entre las previsiones del presupuesto con las realidades registradas por la contabilidad.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA Para satisfacer las exigencias de los usuarios de informes, la contabilidad crea múltiples divisiones, subdivisiones y agrupamiento de cuentas. Para el efecto, se aplican las reglas generales siguientes: a) En principio, una cuenta agrupa valores que tienen carácter común. Además, todos los valores que se llevan a una cuenta tienen características especiales. El nombre de la cuenta debe expresar el carácter común y la o las características elegidas. b) Los valores que posean el mismo carácter común deben ser distribuidos en varias cuentas o bien, el valor, una vez registrado en una cuenta, se distribuye entre varias otras. c) Inversamente, valores clasificados en diferentes cuentas en función de una de sus características se reagrupan en otra cuenta, de acuerdo con un carácter común a cada una de ellas. Se registran por ejemplo, las sumas debidas o pagadas por los clientes en sus respectivas cuentas personales, pero además son reagrupadas periódicamente en una cuenta de control o cuenta de agrupación denominada Clientes o Cuentas por Cobrar.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA EL MANUAL CONTABLE El manual contable es el documento en el que se definen las políticas, cuentas y procedimientos contables de una empresa o grupo de ellas, que permite la sistematización del registro de sus operaciones y la preparación de sus estados financieros.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA OBJETIVOS DEL MANUAL CONTABLE Regular y uniformar el registro y preparación de las operaciones contables; Servir de instrumento para la administración; Facilitar el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro de las transacciones y preparación de informes; Proporcionar información adicional necesaria para ampliar los conceptos de los reportes generados; Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables; Permitir la revisión del funcionamiento del sistema contable.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL CONTABLE Para el mejor logro de los objetivos del manual contable, éste debe reunir las características siguientes: Permitir el crecimiento o disminución del número de cuentas, por adición, intercalación o eliminación de las mismas, sin que ello implique pérdida del origen de las cuentas; Incorporar los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad y las prácticas contables del país; Debe revelar, expresa o implícitamente, las políticas de contabilidad empleadas por la empresa; Escrito con lenguaje sencillo y compilado de manera fácil de comprender; La distribución de cuentas debe responder a las necesidades de información y de organización de la empresa; En la medida en que el manual sea más complejo, por la naturaleza de la empresa de que se trate, éste debe contener instrucciones que faciliten su manejo; y Debe ser aprobado por la alta dirección de la empresa.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA CONTENIDO DEL MANUAL CONTABLE Dependiendo del tamaño de la contabilidad de una empresa, un manual podría limitarse al plan de cuentas. Para una contabilidad más completa se sugiere el contenido que se aprecia en la figura siguiente: Introducción Objetivos del manual Instrucciones del uso del manual Plan de cuentas Descripción de cuentas Jornalización Modelos de los Estados Financieros

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA Introducción: En esta parte se puede incluir un resumen de los antecedentes de la empresa y/o del manual, se puede también hacer referencia a circunstancias especiales de la contabilidad de que se trata; Objetivos que persigue el manual. Instrucciones sobre el uso del manual: c.1) Obligatoriedad. Debe quedar expresamente indicado que el uso del manual no es optativo, sino obligatorio; c.2) Aclaraciones uso de ciertos términos. Para que no haya lugar a diversas interpretaciones por cuestiones de semántica, deben definirse los términos a utilizar en el manual; c.3) Procedimientos para modificar el manual. Qué y cómo debe hacerse cuando se presente la necesidad de cambiar algo en el manual y quién tiene autoridad para modificarlo (generalmente quien autoriza su emisión);

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA c.4) Explicación de la codificación de cuentas utilizada. A veces conviene hacer una relación parecida a la que se muestra en la literal d); c.5) Periodicidad en la preparación de informes. En función de la naturaleza y las necesidades de información de la empresa, habrá reportes que se produzcan a diario, semanalmente, mensualmente, anualmente, etc.; c.6) Libros y registros que se utilizarán en la empresa. Además de señalar qué libros contables se utilizarán, debe definirse en forma precisa la forma en que se captará la información al sistema contable. Esto puede hacerse por medio de pólizas contables, en las que se formulan las partidas de diario completas, por medio de vouchers o fichas contables, en los que se formulan las partidas separadamente por cuenta, se formulan tantas fichas como cuentas se carguen y se abonen y por medio de cheques vouchers en los que al emitir un cheque (para sistemas que descansan en movimiento de efectivo) se elabora la partida contable en la parte inferior de la copia del cheque. d) Plan de cuentas: También llamado nomenclatura, listas de cuentas o cuadro contable. Consiste precisamente de una lista de las cuentas (código y nombre) ordenadas conforme el estado de situación.

LIC . NELTON ESTUARDO MERIDA La codificación mas utilizada es la numérica decimal porque permite la integración o desintegración de cuentas, así como el crecimiento, intercalación y eliminación ordenada. Además, facilita su procesamiento por medios electrónicos. Un dígito Partes del balance general 1 ACTIVO, CUENTAS REGULADORAS DE ACTIVO 2 CAPITAL 3 PASIVO 4 INGRESOS 5 GASTOS Dos dígitos Grupo de cuentas 11 ACTIVO NO CORRIENTE 11 ACTIVO CORRIENTE Tres o cuatro dígitos Cuenta 111 1101 Propiedad Planta y Equipo 211 2101 Capital autorizado 311 3101 Proveedores 411 4101 Ventas 511 5101 Costo de ventas producto X

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA O bien: 3105 Gastos por pagar Se abona por: El saldo que refleje esta cuenta al inicio del ejercicio. El importe de los bienes y servicios que quedan pendientes de pago. Se carga por: El pago parcial o total de los saldos adeudados. El saldo al final del ejercicio por el cierre contable. Su saldo: Acreedor, refleja la obligación a cargo de la empresa derivada de bienes y servicios recibidos. f) Jornalización. En algunos casos conviene incluir la forma de jornalizar las operaciones típicas y/o las más complicadas de la negociación.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA g) Modelos de estados financieros y reportes. Es conveniente que la empresa adopte modelos específicos de estados financieros y de reportes que satisfagan las necesidades de información de la misma. Por supuesto que, respecto de los estados financieros deben respetarse los estándares que la profesión de Contaduría Pública tiene definidos en el medio. APROBACIÓN En virtud de que el manual contable debe satisfacer las exigencias de información de todos los niveles de la empresa, lo más conveniente es que sea la gerencia quien lo aprueba para garantizar su observancia obligatoria.

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA FIGURA 7 EJEMPLO DE UNA PÓLIZA CONTABLE

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA FIGURA 8 EJEMPLO DE VOUCHER O FICHA CONTABLE - DÉBITO

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA FIGURA 9 EJEMPLO DE VOUCHER O FICHA CONTABLE - CRÉDITO

LIC. NELTON ESTUARDO MERIDA FIGURA 10 EJEMPLO DE CHEQUE VOUCHER

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