diseño y Elaboracion de una bases de datos

ELABORACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE LENCERÍA
“DECORA TU HOGAR”
JEIMY PAOLA ROJAS GALLO
JORGE ANDRES SANDOVAL MARTINEZ
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON
PROYECTO
DUITAMA
2014
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ELABORACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE LENCERÍA
“DECORA TU HOGAR”
JEIMY PAOLA ROJAS GALLO
JORGE ANDRES SANDOVAL MARTINEZ
JULIANA LOZANO
Ing. Sistemas
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON
PROYECTO
DUITAMA
2014
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Tabla de contenido Pág.
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 8
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................................... 9
1.1.1 Empresa actual: ............................................................................................................. 9
1.1.2 Necesidad sentida:......................................................................................................... 9
1.1.3 Aspectos que se desean adquirir:.................................................................................... 9
1.2 RESPECTO A LA BASE DE DATOS: .................................................................................. 9
2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 10
2.1 OBJETIVO GENERAL: ....................................................................................................... 10
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 10
3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................. 11
4. MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 13
4.1 DEFINICIÓN .................................................................................................................... 13
4.2 PASOS PARA LA REALIZACION DE UNA BASE DE DATOS..................................................... 13
4.3 OBJETIVO QUE TIENE UNA BASE DE DATOS ...................................................................... 14
5. ACCESS Y SUS COMPONENTES ........................................................................................... 15
5.1 TABLAS: ......................................................................................................................... 15
5.2 FORMULARIOS: .............................................................................................................. 16
5.3 INFORMES:..................................................................................................................... 16
5.4 CONSULTAS:................................................................................................................... 17
5.5 MACROS: ....................................................................................................................... 17
5.6 MÓDULOS: ..................................................................................................................... 17
5.7 CONTROLES: ............................................................................................................. 17
6. QUÉ SON LAS RELACIONES DE TABLA ................................................................................. 18
6.1 TIPOS DE RELACIONES DE TABLA: .................................................................................... 18
6.1.1 RELACIONES DE UNO A VARIOS: ................................................................................... 19
6.1.2 RELACIONES DE VARIOS A VARIOS: ............................................................................... 19
6.1.3 RELACIONES DE UNO A UNO: ....................................................................................... 19
6.2 CÓMO DEFINIR RELACIONES ENTRE TABLAS ..................................................................... 20
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6.3 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE UNO A VARIOS O DE UNO A UNO: ............................... 20
6.4 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS: ...................................................... 21
INTEGRIDAD REFERENCIAL: ...................................................................................................... 22
LIMITACIONES DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS ................................................................... 23
7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS .......................................... 24
7.1 Ventajas: ........................................................................................................................ 24
7.2 Desventajas:................................................................................................................... 24
CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 25
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 26
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INTRODUCCIÓN
La revolución informática que se ha vivido en las últimas décadas, ha puesto en
disposición un enorme volumen de información tanto en calidad como en cantidad,
su llegada genero profundos cambios en la industria, entre los que se destacan
nueva manera de llevar a cabo la gestión y el surgimiento de nuevas filosofía en la
administración de empresas, la disponibilidad y facilidad de acceso a la
información facilito la toma de decisiones y modifico las estructuras organizativas
de las empresas.
Vivimos en un mundo globalizado, donde cada día se logra nuevos avances que
facilitan muchos aspectos hablando en el ámbito comercial, ya que si observamos
pertenecemos a una sociedad consumista que se rige por nuevas tendencias.
Este proyecto tiene como objetivo crear una base de datos para la empresa de
lencería “DECORA TU HOGAR”, con lo cual se pretende adquirir una excelente
organización empresarial y a la vez mantener una buena imagen corporativa.
La realización de este trabajo se aplica a la empresa “DECORA TU HOGAR” con
el fin de dar a conocer los artículos decorativos para el hogar diseñados de
manera artesanal dando la oportunidad de que la empresa logre un valor de
reconocimiento más avanzado de acuerdo a los productos y calidad que manejan.
También se quiere obtener una previa organización de la empresa, por medio de
una base de datos que permita llevar una control interno de está, por ejemplo
poder registrar, consultar o adquirir información de los clientes, proveedores,
costos de materiales y productos, materiales disponibles, cantidad de productos,
etc; generando una especie de inventario que facilite una buena administración.
Estos programas son importantes en la parte comercial ya que, se logra obtener
una comunicación más cercana con el cliente y las empresas pueden proyectarse
fácil y ampliamente en el mercado, puesto que actualmente vivimos en una
sociedad consumista que se rige por las nuevas tendencia.
Para llevar a cabo éste proyecto se requiere hacer un análisis previo y concreto
de la empresa para identificar sus objetivos y necesidades como tal; lo que se
quiere plasmar y se necesita determinar los objetivos específicos para designar
las tareas que se quiere que la base de datos realice.
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1. ELABORACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE
LENCERÍA “DECORA TU HOGAR”
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1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1 Empresa actual:
DECORA RU HOGAR se dedicada a la elaboración de productos de lencería para
el hogar, es una empresa emprendedora que genera a sus clientes calidad y
confianza, lleva laborando en el mercado aproximadamente dos años.
1.1.2 Necesidad sentida:
Se siente la necesidad de implementar nuevos métodos que sean más factibles y
favorezcan el crecimiento de la empresa ya que, se identifica que
aproximadamente un 50% de la población desconoce este tipo de lencería para el
hogar, no se conocen sitios específicos que sean de gran interés. Por otra parte se
observa que la empresa no maneja un control previo respecto a la parte
organizacional de esta.
1.1.3 Aspectos que se desean adquirir:
La empresa DECORA TU HOGAR es reciente, su trayectoria es corta en la parte
comercial, lo que quiere decir que no es muy reconocida. Se desea implementar
varios aspectos que generen una serie de beneficios tanto para el cliente como
para la empresa:
1.2 RESPECTO A LA BASE DE DATOS:
 Tener un control previo de la empresa donde todo se haga sistematizadamente
sin necesidad de llevar cantidad de archivos en papel.
 Optar por una mejor organización empresarial donde se pueda llevar una serie
de registros que generen más control, como por ejemplo información útil de los
clientes y proveedores y conocer la cantidad de productos y materiales con los
que la empresa cuenta, en fin se desea un inventario en general.
 Lograr que la información sea actualizada y manejada de una manera más
fácil, eficaz y rápida.

2. OBJETIVOS
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2.1 OBJETIVO GENERAL:
Elaborar una base de datos para la empresa de lencería “DECORA TU HOGAR”,
con el fin de adquirir reconocimiento, imponiendo la marca, abriendo las puertas
en el mercado mejorando la parte organizacional de la empresa.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Recolectar la información útil y necesaria para la elaboración de dichos
programas.
 Identificar la necesidad de la empresa para la elaboración de la base de datos,
con el fin de obtener un control previo que permita mejorar la parte
organizacional de esta.
 Diseñar los respectivos manuales de usuario para hacer más factible el uso de
la base de datos.

3. JUSTIFICACIÓN
Esta propuesta empresarial pretende, que a través de la página web se muestre
los diferentes modelos de utensilios para la decoración del hogar, permitiendo que
los clientes deleiten la variedad de productos que la empresa DECORA TU
HOGAR diseña.
También se tiene en cuenta que la mayoría de población les gusta adicionar
toques novedosos a lo concerniente al hogar por lo cual se pretende crear
diseños únicos y exclusivos que se puedan plasmar en el sitio web, ya que la falta
de información acerca de la lencería para el hogar es muy mínima, no se conocen
sitios específicos que proporcionen buena información de productos de gran
interés, esto permitiría abrir las puertas al mercado por medio de internet
adquiriendo clientes potenciales.
Esta estrategia logra generar un interés más profundo sobre este tema los cuales
son creados especialmente para amas de casa, hoteles, empresas etc. Ya que los
artículos necesarios para la decoración.
La época actual se caracteriza por el desarrollo del comercio que cada día es más
avanzado, especialmente en la elaboración de nuevos productos que son
deseados por personas de otros países ya que son artículos novedosos y
artesanales que atraen mucho el interés de las personas por el estilo, color y
diseño por este motivo salió la idea de crear un sitio web generando una buena
imagen con excelente calidad.
Al crear un sitio web se destaca información más concisa acerca de artículos para
el hogar ya que de este tema no se encuentran páginas llamativas que muestren a
la gente la variedad de artículos que se encuentran para la decoración de un
hogar, como por ejemplo en la cocina encontramos cantidad de productos que
favorecen 100% la protección de los electrodomésticos como delantales, coge
ollas, guantes, limpiones, forros de licuadora, lavadora, microondas, sandwichera,
arrocera. También todo lo relacionado con bordados como manteles, individuales,
carpetas decorativas en todos los tamaños; y por ultimo destacamos toda clase
de cortinas ya sea para alcobas, cocinas, salas, oficinas etc. Todos estos
artículos permiten darle al hogar un toque especial de elegancia y a la vez
proporcionar protección.
La empresa DECORA TU HOGAR cuenta con variedad de materiales de
excelente calidad lo cual permite que el cliente escoja a su gusto el diseño, el
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color, la calidad de los materiales para la creación de los diferentes modelos de
productos que se elaboran. También cuentan con maquinaría y personal de alta
calidad para brindar a los clientes un mejor servicio.
La base de datos que se crea para la empresa de lencería tiene como objetivo
proporcionar a esta el mejoramiento laboral y una organización más avanzada
donde se deje a un lado los archivos en papel y se pase hacer todo
computarizado.
Esta idea logra que la empresa haga más tareas en un tiempo mínimo puesto que
este medio permite ser más factible, rápido y brinda una mejor imagen. Lo que se
desea hacer con ella es llevar un orden de registros que sean más fáciles de
manejar como por ejemplo registrar los datos de los clientes (nombre, cedula,
teléfono) ya que es información útil de la cual beneficia la empresa, registrar los
proveedores de dicha empresa con el fin de tener los contactos fijos También se
desea crear un inventario y una factura de manera computarizada
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4. MARCO TEÓRICO
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4.1 DEFINICIÓN
Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o
propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está
almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que
deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden
a coordinar y organizar la base de datos.
También decimos que es una colección de archivos de datos organizados en
forma sistemática para un propósito particular. Cuando se habla de gestionar o
administrar una base de datos se hace referencia a la posibilidad de manipular
datos, al manipularlos se podrá ingresar nuevos datos, eliminar datos existentes,
realizar cálculos a partir de los datos almacenados y todas las operaciones
necesarias para convertir los datos en información útil.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los
números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos
en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si
cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la
información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario
modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se
actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se
utilice.
4.2 PASOS PARA LA REALIZACION DE UNA BASE DE DATOS
1. Definir los objetivos por ejemplo para que se va a utilizar la base de datos, con
qué fin se piensa emplear.
2. Definir las tareas principales, en esta fase necesitamos determinar cuáles son
las tareas principales que deberá realizar la aplicación.
3. Definir los datos, en esta etapa definimos los datos que se requieren para cada
tarea.

4. Organizar los datos y establecer las relaciones entre ellas, luego de definir las
tareas principales y los datos necesarios para cada tarea, debemos agrupar
estos datos por temas. Los temas conformaran las tablas y los datos de cada
tema conformaran los campos.
5. Crear la estructura funcional, para obtener la estructura funcional de la base
de datos se debe analizar las tareas principales que se definieron en la
segunda etapa del diseño; así se puede determinar cómo debe ser la interfaz
de la aplicación.
4.3 OBJETIVO QUE TIENE UNA BASE DE DATOS
El objetivo de las bases de datos es el de unificar los datos que se manejan y los
programas o aplicaciones que los manejan. Anteriormente los programas se
codificaban junto con los datos, es decir, se diseñaban para la aplicación concreta
que los iba a manejar, lo que desembocaba en una dependencia de los programas
respecto a los datos, ya que la estructura de los ficheros va incluida dentro del
programa, y cualquier cambio en la estructura del fichero provocaba modificar y
recompilar programas. Además, cada aplicación utiliza ficheros que pueden ser
comunes a otras de la misma organización, por lo que se produce una
REDUNDANCIA de la información, que provoca mayor ocupación de memoria,
laboriosos programas de actualización (unificar datos recogidos por las
aplicaciones de los diferentes departamentos), e inconsistencia de datos (no son
correctos) si los datos no fueron bien actualizados en todos los programas. Con
las bases de datos, se busca independizar los datos y las aplicaciones, es decir,
mantenerlos en espacios diferentes. Los datos residen en memoria y los
programas mediante un sistema gestor de bases de datos, manipulan la
información. El sistema gestor de bases de datos recibe la petición por parte del
programa para manipular los datos y es el encargado de recuperar la información
de la base de datos y devolvérsela al programa que la solicitó. Cada programa
requerirá de una cierta información de la base de datos, y podrá haber otros que
utilicen los mismos datos, pero realmente residirán en el mismo espacio de
almacenamiento y los programas no duplicarán esos datos, si no que trabajarán
directamente sobre ellos concurrentemente. Aunque la estructura de la base de
datos cambiara, si los datos modificados no afectan a un programa específico,
éste no tendrá por qué ser alterado.
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5. ACCESS Y SUS COMPONENTES
Access no es una base de datos es un sistema gestor de bases de datos que se
apoya sobre motor de Bases de Datos MOTORJET que es el encargado de
interactuar con la base de datos (entiende cómo 3acceder a la información y
manipularla), sirviendo a Access la información que necesite para que éste último
interactúe con el usuario.
Las bases de datos que utiliza Access tienen la extensión MDB (por ejemplo,
registro.mdb, fabrica.mdb, etc.)
Como ya dijimos antes la base de datos no sólo contendrá las tablas sino que
también contendrá los diferentes objetos necesarios para manipular información.
Estrictamente hablando, una base de datos es una colección de información
relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Por ejemplo, la guía de
teléfonos es una base de datos, así como su agenda o el catálogo de tarjetas de
una biblioteca. En Microsoft Access, es posible almacenar información, pero se
pueden hacer muchas más cosas. Por ejemplo, si mantiene una lista con todo el
personal de la una empresa se puede:
• Imprimir una lista de todos aquellos empleados que cumplan una determinada
condición.
• Ordenar los empleados por el centro o departamento al que pertenecen.
• Crear un sencillo formulario de introducción de registros para que, cualquiera
pueda utilizarlo sin ningún tipo de problema.
Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales.
Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la
información por parcelas de objetos especializados. Lo primero que hay que hacer
es crear un archivo para la base de datos. Dicho archivo contiene todo lo que se
cree para la base de datos, no sólo los datos sino también los formularios
personalizados y los índices.
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5.1 TABLAS:
El núcleo de cualquier base de datos son sus tablas. Todos los datos que
vayamos introduciendo en la base de datos se irán almacenando en la tabla o
tablas correspondientes. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos

de los que se compone la base de datos, así por ejemplo tendríamos tablas para
personal, centros, registros, en la que nos interesa tener almacenada información
diversa relacionada con estos conceptos como puede ser nombre, extensión
telefónica, años de antigüedad, email para personal; dirección postal, nombre del
director, teléfono para centro; fecha de entrada/salida, cargo para los registros;
etc.
La apariencia física de una tabla en Access es cómo una hoja de cálculo, donde la
información podemos verla distribuida en filas, columnas y celdas. Las filas o
Registros almacenan toda la información perteneciente a un elemento de la tabla
(por ejemplo, un centro). Las columnas o Campos contienen la información relativa
a un determinado tipo de información dentro de la tabla, por tanto, toda la
información almacenada en un campo va a ser del mismo tipo (por ejemplo un
campo puede ser el precio de un recibo, donde almacenará datos de tipo
monetario). En la intersección de los campos y las filas se encuentran las celdas.
Los archivos de bases de datos pueden tener muchas tablas y aunque se crean
como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas
para recuperar datos de ellas mediante una consulta, formulario o informe.
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5.2 FORMULARIOS:
Para facilitar su almacenamiento, todos los datos que se introducen en una base
de datos acaban estando en una tabla. Es posible introducir información
directamente en una tabla, aunque ello resulte un poco incómodo. Lo normal es
crear un formulario especial en pantalla mediante el que se introducen los datos
de una manera sencilla y cómoda. La apariencia física de un formulario es
parecido a una hoja en la que se rellenan a mano los espacios en blanco, como
por ejemplo una solicitud de empleo. Access vincula los formularios a las tablas y
almacena en estas últimas la información que introduzca en los primeros.
5.3 INFORMES:
Mientras que los formularios están pensados para su utilización en pantalla, los
informes se han diseñado para imprimirse. Son colecciones de datos con un
formato específico organizadas siguiendo sus especificaciones. Los informes se
utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma
que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que
incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados

totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y
direcciones o etiquetas postales.
Los informes pueden crearse en cualquier momento, no es necesario planificarlos
antes de crear la base de datos.
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5.4 CONSULTAS:
Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que
cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las
consultas permiten, además actualizar varios registros al mismo tiempo, así como
realizar operaciones de muy diversa índole con los datos almacenados en las
tablas.
5.5 MACROS:
Son la forma que brinda Access para la automatización de la programación, Con
ella el usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas él
mismo. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las
mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y módulos se utilizan para la
creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.
5.6 MÓDULOS:
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio sobre el manejo de una base de
datos, probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello
Access proporciona opciones de Programación, los módulos, que son rutinas de
programación creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una
acción específica.
5.7 CONTROLES:
Los elementos en un formulario o informe que presentan e imprimen los datos se
llaman controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo,
resultados de un cálculo, palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros
objetos, e incluso otro formulario e informe. Un control se puede colocar dentro de
un formulario o informe. Como resumen podemos decir que la parte principal son
las tablas que contienen los datos; de éstas se obtienen las consultas. De las
consultas y/o tablas se crean los formularios y los informes. En cuanto a las
macros y módulos, sirven de apoyo para realizar funciones más especializadas.

6. QUÉ SON LAS RELACIONES DE TABLA
En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos
redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el
seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada
"Títulos" que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha de
publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar
sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a
almacenar toda esta información en la tabla "Títulos", el número de teléfono del
editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.
Una solución más conveniente es almacenar solo una vez la información del editor
en una tabla independiente que se llamara "Editores". Colocaría entonces un
puntero en la tabla "Títulos" que hiciera referencia a una entrada de la tabla
"Editores".
Para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados, puede forzar la
aplicación de integridad referencial entre tablas. Las relaciones de integridad
referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de
otra. Por ejemplo, cada título de la tabla "Títulos" debe estar asociado a un editor
concreto de la tabla "Editores". No se puede agregar un título a la base de datos
para un editor que no exista en ella. Las relaciones lógicas de una base de datos
le permiten consultar datos y crear informes de manera eficiente.
6.1 TIPOS DE RELACIONES DE TABLA:
Una relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave,
normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre en ambas tablas. En
la mayor parte de los casos, la relación conecta la clave principal (o la columna del
identificador único de cada fila) desde una tabla a un campo de otra tabla. La
columna de la otra tabla se conoce como "clave externa". Por ejemplo, si desea
realizar el seguimiento de las ventas de los diferentes títulos, puede crear una
relación entre la columna de la clave principal de la tabla "Títulos" y una columna
en la tabla "Ventas". La columna de la tabla "Ventas" es la clave externa.
Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea
depende de cómo se definan las columnas relacionadas.
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6.1.1 RELACIONES DE UNO A VARIOS:
La relación de uno a varios es el tipo más común. En este tipo de relación, una fila
de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de
la tabla B solo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las
tablas "Editores" y "Títulos" tienen una relación de uno a varios. Es decir, cada
editor produce muchos títulos. Pero a cada título le corresponde solo un editor.
Una relación uno a varios se crea si sólo una de las columnas relacionadas es una
clave principal o tiene una restricción UNIQUE. En la ventana de relaciones de
Access, el lado de la clave principal de una relación de uno a varios se denota
mediante un número 1. El lado de la clave externa de una relación se denota con
un símbolo de infinito.
6.1.2 RELACIONES DE VARIOS A VARIOS:
En una relación de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas
coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea definiendo una
tercera tabla, denominada de unión. La clave principal de dicha tabla de unión está
compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla
"Autores" y la tabla "Títulos" tienen una relación de varios a varios que se define
mediante una relación de uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla
"Título Autores". La clave principal de la tabla "Título Autores" es la combinación
de la columna Id_au (la clave principal de la tabla "Autores") y de la
columna Id_título (la clave principal de la tabla "Títulos").
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6.1.3 RELACIONES DE UNO A UNO:
En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila
coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las dos
columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.
Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información
relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Podría utilizar una relación
de uno a uno para realizar las siguientes acciones:
 Dividir una tabla con muchas columnas.
 Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.
 Almacenar los datos efímeros y que podrían eliminarse con facilidad
eliminando la tabla.

 Almacenar la información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla
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principal.
En Access, el lado de la clave principal de una relación uno a varios se denota
mediante un símbolo de clave. Un símbolo de clave denota también el lado de la
clave externa
6.2 CÓMO DEFINIR RELACIONES ENTRE TABLAS
Al crear una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados
tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el mismo tipo de datos a
menos que el campo de clave principal sea un campo Auto numérico. Sólo puede
hacer coincidir un campo Auto numérico con un campo Número si la
propiedad Tamaño Del Campo de ambos de los campos correspondientes es la
misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Auto numeración y un
campo Número si la propiedad Tamaño Del Campo de ambos campos es Entero
largo. Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Número, deben
tener el mismo valor para la propiedad Tamaño Del Campo.
6.3 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE UNO A VARIOS O DE UNO A UNO:
Para crear una relación de uno a varios o de uno a uno, siga estos pasos:
1. Cierre todas las tablas. No puede crear ni modificar las relaciones entre las
tablas abiertas.
2. En Access 2002 o Access 2003, siga estos pasos:
a. Presione F11 para pasar a la ventana Base de datos.
b. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones.
En Access 2007, Access 2010 o Access 2013, haga clic en Relaciones en el
grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos.
3. Si no ha definido todavía ninguna relación en la base de datos, el cuadro de
diálogo Mostrar tabla aparece automáticamente. Si desea agregar las tablas
que desea relacionar, pero no se muestra el cuadro de diálogo mostrar tabla,
haga clic en Mostrar tabla en el menú Relaciones.
4. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a
continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una
relación entre una tabla y ella misma, agregue dos veces esa tabla.
5. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla con el campo
relacionado de la otra. Para arrastrar varios campos, presione Ctrl, haga clic
en cada campo y, a continuación, arrástrelos. En la mayoría de los casos,

arrastra el campo de clave principal (que se muestra en texto en negrita) de
una tabla hacia un campo similar (a menudo con el mismo nombre)
denominado la clave externa de la otra tabla.
6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Asegúrese de que los
nombres de campo que se muestran en las dos columnas son correctos.
Puede cambiar los nombres si fuera necesario. Establezca las opciones de
la relación si fuera necesario. Si necesita información acerca de un elemento
específico del cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en el botón
de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento. Estas
opciones se explicarán en detalle posteriormente en este artículo.
7. Haga clic en Crear para crear la relación.
8. Repita los pasos de 4 a 7 para cada par de tablas que desee relacionar.
Al cerrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones, Access pregunta si desea
guardar el diseño. Tanto si guarda el diseño como si no, las relaciones que cree se
guardan en la base de datos. Se puede crear relaciones no solo en tablas, sino
también en consultas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige con las
consultas
6.4 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS:
Para crear una relación de varios a varios, siga estos pasos:
1. Cree las dos tablas que tendrán la relación varios a varios.
2. Cree una tercera tabla. Se trata de la tabla de unión. En la tabla de unión,
agregue nuevos campos que tengan las mismas definiciones que los
campos de la clave principal de cada tabla que haya creado en el paso 1. En
la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves
externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, así como a
cualquier otra tabla.
3. En la tabla de unión, establezca la clave principal para incluir los campos de
clave principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión
"Título Autores", la clave principal se compondría de los campos Id Pedido e
IdProducto.
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INTEGRIDAD REFERENCIAL:
La integridad referencial es un sistema de reglas que Access utiliza para
garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas
y que no elimina o cambia accidentalmente los datos relacionados. Puede
establecer la integridad referencial cuando se cumplan todas las condiciones
siguientes:
 El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un
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índice único.
 Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos
excepciones. Un campo Auto numeración se puede relacionar con un campo
Número mediante un valor Entero largo en la propiedad Tamaño Del Campo,
y un campo Auto numeración con un Id. de replicación como valor de la
propiedad Tamaño Del Campo puede relacionarse con un campo Número
con un Id. de replicación como valor de la propiedad Tamaño Del Campo.
 Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas
son tablas vinculadas, deben estar en formato de Access, y debe abrir la
base de datos en la que están almacenadas para establecer la integridad
referencial. La integridad referencial no se puede exigir para tablas
vinculadas de bases de datos de otros formatos.
Las reglas siguientes se aplican al utilizar la integridad referencial:
 No puede especificar un valor en el campo de clave externa de la tabla
relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. Sin
embargo, puede introducir un valor nulo en la clave externa. Esto especifica
que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un
pedido asignado a un cliente que no existe. Sin embargo, puede tener un
pedido que no esté asignado a nadie; para ello, escriba un valor nulo en el
campo Id Cliente.
 No puede eliminar un registro de una tabla principal si hay registros
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un
registro de empleado de la tabla "Empleados" si hay pedidos asignados al
empleado en la tabla "Pedidos".
 No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese
registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el
identificador de un empleado de la tabla "Empleados" si hay pedidos
asignados a ese empleado en la tabla "Pedidos".

LIMITACIONES DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Cuando se diseña una base de datos en Access se deberán tener en cuenta las
siguientes limitaciones:
• Una tabla podrá contener un máximo de 255 campos.
• Una tabla podrá contener un máximo de 32 índices.
• Un índice de campo múltiple puede tener hasta 10 columnas. La suma de las
longitudes de las columnas no puede exceder de 255 bytes.
• Un registro de una tabla, excluyendo campos memos y objetos OLE, no puede
exceder de 2 Kbyte aproximadamente.
• Un campo Memo puede almacenar hasta 1 Gbyte de información, pero sólo
serán visualizarles desde formulario u hoja de datos un campo memo con longitud
superior a 32 Kbyte.
• Un objeto OLE puede ser de hasta 1 Gbyte de tamaño.
• No existe un límite sobre el número de registros de una tabla, pero una base de
Datos en
Access no puede ocupar más de 1Gbyte, por lo que para bases de datos más
extensas habrá que crear varias y efectuar vinculación entre ellas.
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7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
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7.1 Ventajas:
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un
único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
 Tablas para almacenar los datos.
 Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
 Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
 Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la
Base de datos desde Internet o desde una intranet.
 Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
 Además puede hacer bases de datos con las que puedes resolver más tu vida
ya que Excel no puede.
7.2 Desventajas:
 Tiene limitaciones en el procesamiento de las búsquedas, además que si la
quieres usar para ambientes corporativo no te va a servir por su poca
estabilidad, si quieres usarla para proyectos de la escuela o bases de
pequeños negocios que no requieren alta disponibilidad, la puedes utilizar.
 Si quiere una base de datos más robusta, para ambientes más grandes,
aunque un poco más complicada puede usar MYSQL es gratuita si es para
sistemas internos o personales y con un pequeño pago para que puedas
distribuirla.
 SQL express de Microsoft también es gratuita y funciona bien para integrar
sistemas .NET y también puedes pedir una licencia para usarla en sistemas
que quieras comercializar, aunque no sé si tiene un costo por esto.
 SQL server es mucho más completa y puede soportar bases de datos
empresariales con alta cantidad de peticiones, pero esta es algo costoso.
 Oracle, es una de las opciones más completas para grandes ambientes
transaccionales de alta disponibilidad, es muy completa pero el costo de las
licencias es extremadamente alto.

CONCLUSIONES
 Lo más importante de este trabajo es saber qué cantidad, precios, color,
material va a mostrar a través de unas bases de datos que se almacenarán en
dichos datos.
 El objetivo de las bases de datos es el de unificar los datos que se manejan y
los programas o aplicaciones que los manejan. Anteriormente los programas
se codificaban junto con los datos
 Lo que este programa me va a enseñar es a tener un mejor control sobre la
parte administrativa de las empresas, puesto que permite realizar tipos de
inventarios o seguimientos a la inversión que se está haciendo.
 En conclusión este programa facilita la parte organizacional de cualquier
empresa además es muy fácil de manejar y entender.
 lo recomiendo a las personas que manejan empresas, hoteles, restaurante
etc. referente a la parte comercial que trabajan con grandes cantidades de
productos es utilizar en la parte organizacional las bases de datos ya que son
de gran beneficio.
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BIBLIOGRAFÍA
http://www.masadelante.com/faqs/base-de-datos
http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/
http://www.maestrosdelweb.com/editorial/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/
http://www.monografias.com/trabajos72/base-datos/base-datos.shtml
http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/12769/8/Tutorial_Base_de_datos.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional
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