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Filtros en Access 2007
Access 2007 incorpora importantes herramientas para facilitar que el usuario pueda realizar filtros
complejos sobre formularios, incluso sobre informes, de una manera manera muy sencilla, tanto que uno
se pregunta si merece la pena continuar con los procedimientos que, durante años, hemos ido añadiendo a
nuestras aplicaciones para filtrar.
Para muestra vale un botón (el de filtro):
Con sólo posicionarnos en un campo de un formulario, en este caso de fecha, y pulsar el botón de Filtro
que encontramos en la Cinta de Opciones, Access despliega una abrumadora relación de opciones para
filtrar el formulario por el campo en el que nos encontramos.
Las opciones que se despliegan varían según el campo por el que vamos a filtrar sea numérico, de texto o
de fecha.

Varias maneras de acceder a las
herramientas de filtro
Usando el menú contextual
Pulsando con el botón derecho del ratón sobre un control del formulario, se despliega un menú contextual
que, además de las opciones de edición y orden, muestra las de filtro. Son muy parecidas a las que hemos
visto antes con el botón de filtro de la cinta de opciones, pero falta el combo multivalor y se añade la
opción de filtro por selección, es decir, el valor actual del control como opción de filtro igual, distinto,
mayor o menor.
Dos posibilidades de herramientas de filtro casi iguales, pero distintas. El caso es que el menú contextual
no está disponible con la runtime de Access y el Ribbon no es accesible en los formularios emergentes :-(
Sin embargo, podemos invocar el menú de filtro (el del Ribbon) posicionándonos el cualquier control y
usando el código:
DoCmd.RunCommand acCmdFilterMenu
Y, si lo queremos que se mueste es el menú contextual, podemos usar:
CommandBars("Column Filter").ShowPopup

Usando el Ribbon
En el grupo de la Cinta de Opciones Ordenar y Filtrar, no sólo tenemos el botón de filtro que veíamos
antes. Los botones Selección y Avanzadas despliegan una serie de opciones que ya existían en versiones
anteriores de Access.
 Las opciones de Selección ya existían en versiones anteriores, salvo la última, Entre…, también
disponible en el menú contextual y en el botón de filtro, bastante novedosa y útil: muestra un
cuadro de diálogo con dos cuadros de texto para indicar los límites de un rango por el que filtrar.
La imagen es para un rango de fechas, pero también existe para un rango de números. No existe para
texto, aunque para texto hay otras alternativas.
 Desplegando el botón Avanzadas encontramos Filtro por formulario y Filtro
avanzado/Ordenar. Son viejos conocidos de versiones anteriores; el primero presenta el
formulario en una vista especial para introducir criterios y el segungo muestra la cuadrícula QBE
para editar el text SQL correspondiente al filtro.
Son herramientas mas complicadas de usar que las nuevas de 2007, pero siguen siendo necesarias si
queremos manejar cierta complejidad.

Mediante las herramientas del botón de Filtro del Ribbon o del menú contextual, los distintos criterios de
filtro se van concatenando con AND sin opciones de usar OR y sin mostrar una vista conjunta de los
distintos criterios que se están aplicando. No es necesario elegir entre una y otras, pues se pueden ir
complemantando: el filtro que hayamos creado con el menú desplegable podemos editarlo con Filtro por
formulario o con Filtro avanzado/Ordenar para hacerlo más complejo.
Alternar el filtrado
Al filtrar, se resalta en naranja un nuevo botón poniendo “Filtrado” en la barra de navegación del
formulario :
Pulsando sobre él, se desactiva el filtro y cambia el texto del botón a “Sin filtrar”. Si volvemos a pulsar,
se vuelve a activar el filtro y a cambiar el texto. Es decir, el botón sirve para alternar la propiedad
FilterOn del formulario.
Pero aún afina más. Como hemos visto, los criterios de filtro se van acumulando con AND, de manera
que un formulario puede estar filtrado por varios criterios; pues bien, ir eliminando selectivamente esos
criterios es tan sencillo, como volver a posicionarse sobre el control con el que habíamos filtrado y pulsar
de nuevo el botón derecho del ratón, se mostrará entonces una opción en el menú desplegable para quitar
ese criterio.
Filtros en hojas de datos
Los menús de filtro también están disponibles en las vistas de hojas de datos de tablas y consultas, sin
necesidad de que se trata de un subformulario. Además, están directamente accesibles ambos menús de
filtro, el contextual y el que veíamos desde el Ribbon, para el primero usando el botón derecho del ratón

y, para el segundo, pulsando sobre el pequeño triángulo con un vértice hacia abajo que aparece junto al
nombre de cada campo.
Al aplicar el filtro, junto nombre del campo que hemos usado aparece un minúsculo icono de filtro
Y, si pulsamos en él se despliega el menú de filtro con, entre otras, la opción para quitar el filtro por ese
campo.

Filtros en informes
Algo sorprendente en Access 2007 es que los informes también pueden filtrarse dinámicamente de la
misma manera que hacemos en un formulario. Como veíamos en un artículo anterior, existen Nuevas
vistas de informe en Access 2007 distintas de la Vista Preiliminar.

Si abrimos nuestro infrome como Vista Informe, se presenta de una forma peculiar, sin opciones de
impresión o vista previa y sin saltos de página, pero con algunas opciones propias de los formularios,
como la posibilidad de seleccionar y copiar texto, etiquetas inteligentes o las opciones de filtro, todas las
que hemos visto antes para filtrar informe. Una vez filtrado, podemos imprimirlo directamente utilizando
Botón de Office | Imprimir o pasar a la Vista Preliminar desde la opción Vistas del Ribbon.
Un poco de código
Menú de filtro en formularios emergentes
La cinta de opciones no está disponible si estamos utilizando un formulario emergente, por lo tanto, no
podemos usar el menú de filtro propio de esa cinta, salvo que lo hagamos por código:
Private Sub Filtro_Click()
Dim ctrl As Control
On Error GoTo Filtro_Click_Error
Set ctrl = Screen.PreviousControl
ctrl.SetFocus
DoCmd.RunCommand acCmdFilterMenu

On Error GoTo 0
Exit Sub
Filtro_Click_Error:
MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") in procedure
Filtro_Click of Documento VBA Form_Detalles de empleados"
End Sub

El mismo botón sirve para filtrar en el formulario principal o en un subformulario. Sólo es cuestión de
posicionarse previamente en el campo por el que queremos filtrar
Aprender de Access
Resulta un ejercicio interesante ver cómo los menús de filtro de Access construyen los criterios de filtro.
Para ello, en un formulario para ensayos añadimos un cuadro de texto txtFiltro y el siguiente código:
Private Sub Form_ApplyFilter(Cancel As Integer, ApplyType As Integer)
Me.txtFiltro = Me.Filter
End Sub
De esta manera, cada vez que apliquemos un filtro, veremos el criterio que se ha generado.

(([Productos].[Categoría]="Bebidas"))
AND ([Productos].[Costo estándar]<=13.5)
Observamos que, a medida que vamos filtrando, se van añadiendo cadenas de filtro unidas por AND, lo
cual era perfectamente previsible. Claro, que sólo cabe unir los distintos criterior con AND y a lo mejor
nos interesa unir alguno con OR. Con un par de líneas nás de código podemos hacer que, si editamos el
texto que nos muestra el filtro, éste se convierta en el nuevo filtro de nuestro formulario.
Private Sub txtFiltro_AfterUpdate()
Me.Filter = Me.txtFiltro
Me.FilterOn = True
End Sub
Desplegable Multivalor para filtrar
Resulta curioso observar cómo la sintáxis va cambiando según la cantidad y proporción de elementos que
vayamos seleccionando para filtrar en el desplegable multivalor del menú de filtro.

Las distintas selecciones provocan distintos criterios de filtro según se haya seleccionado un sólo
elemento o unos pocos, o todos menos uno o todos menus unos pocos. Los criterios generados son las
siguientes.
([Empleados ampliados].[Apellidos]="Acevedo")
([Empleados ampliados].[Apellidos] In ("Acevedo","Bonifaz","Jesús Cuesta"))
([Empleados ampliados].[Apellidos]<>"Chaves" Or [Empleados
ampliados].[Apellidos] IS Null)
([Empleados ampliados].[Apellidos] Not In ("Chaves","Jesús Cuesta") Or
[Empleados ampliados].[Apellidos] IS Null)
Filtrando campos multivalor
Nada de todo esto nos resulta novedoso, así que vamos a ver cómo se generan los filtros con campos
multivalor, específicos de Access 2007.

En el menú contextual de filtro elegimos el valor actual de nuestro campo multivalor: “Contiene
Proveedor D; Proveedor F”. Filtramos y vemos que el filtro generado es el siguiente:
([Lookup_Supplier IDs].[Compañía]="Proveedor D"
AND [Lookup_Supplier IDs].[Compañía]="Proveedor F")
LookUP
Es decir, que ha concantenado con AND los distintos valores de nuestro campo multivalor, algo
previsible. Sin embargo, si nos fijamos, nuestro campo se llama [Supplier IDs] mientras que el nombre
que aparece es [Lookup_Suplier IDs], o sea, lo mismo pero con un “LookUp_” delante. Eso me suena de
versiones anteriores utilizando “Filtro por formulario”…
Utilizando la herramienta de filtro “Avanzadas | Filtro avanzado/Ordenar…” vamos a verlo por dentro.
Esa herramienta se encuentra en el Ribbon y, como estamos en un formulario emergente, no podemos
acceder a ella, de manera que, o bien quitamos la propiedad Emergente al formulario y seleccionamos la
opción correspondiente en el Ribbon…

O bien añadimos un botón que llame a la herramienta mediante código:
Private Sub FiltroAvanzado_Click()
DoCmd.RunCommand acCmdAdvancedFilterSort
End Sub
De cualquiera de las dos maneras el resultado será que se muestre el diseñador gráfico de consultas con el
filtro actual
Observamos que a la tabla origen de nuestro formulario, Productos, se le ha relacionado una tabla o
consulta llamada Lookup_Supplier IDs y que coinciden con los campos que se encuentran en el Origen
de la Fila del cuadro combinado que usamos para la búsqueda de Id de Proveedores. Recordemos que,
para que un campo sea Multivalor, en el diseño de la tabla, en la pestaña “Búsqueda” debemos usar un
cuadro combinado con un origen válido y Permitir varios valores.
Por lo tanto, el filtro con Lookup se usa en los campos multivalor porque son cuadros combinados. La
sintáxis, si queremos crear nuestro propios criterios con Lookup_ , sería algo así:

([Lookup_NombreControl].[NombreColumnaMostrada]="Criterio filtro")
Usando el operador "=" no deja de ser una chorradita, pues para eso podemos buscar directamente por el
campo dependiente. Pero si usamos "Like" o cualquier otro operador en su lugar, la cosa cambia, pues el
filtro se hace por la columna mostrada que no está en el origen de datos del formulario filtrado.
Evidentemente, esto es una gran ventaja a la hora de construir un filtro.

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