Gestión de almacén e inventario

1
Gestión del almacén
& inventario

3
Inventario
Se conceptualiza como inventario
todos aquellos materiales o bienes
que posee una organización a nivel
de almacenamiento. Con la
finalidad de poder ser empleados
en algún momento con la
finalidad de darle continuidad al
proceso productivo tanto de
fabricación, como de
comercialización o prestación de
servicios que ofrece la misma.

4
Clasificación de un inventario
• Materias primas
• Materiales en proceso
• Componentes
• Repuestos y accesorios
• Consumibles
• Productos semi – elaborados
• Productos terminados
• Servicios

5
¿Por qué clasificar el inventario?
• Conocer nivel exacto de ítems y su
estatus
• Valorizar adecuadamente su nivel

6
Elementos a considerar para la clasificación
Sobre la base de una restricción
 Origen del material
 Restricción física (Dimensión)
 Restricción de compatibilidad (Química / Biológica)
 Restricción financiera (Residencia en almacén)
 Restricción gobierno (Especial)
 Restricción fiscal (Impuestos)

7
Elementos a considerar para la clasificación
Estrategia – Gestión del negocio - Otro
 Resguardo estacional (Previsión particular)
 Resguardo por calidad (Física – Documental)
 Resguardo por garantía – postventa – reclamos
 Resguardo por devolución (Daño – Otro)
 Reguardo por ley (Nacional – Estatal – Municipal)

9
Gestionar el inventario
Es la actividad que organiza la disponibilidad
adecuada de cantidades, descripción,
tiempo, costos e información
de los materiales cuando
los mismos son requeridos
por sus usuarios.

10
Inventario – Demanda - Reabastecimiento
Existe una relación entre el nivel de inventario, la demanda
de materiales y el momento oportuno del reabastecimiento.
Sobre ello los pasos a seguir son:
1. Identificar el tipo de demanda asociada
2. Emplear las herramientas necesarias para armonizar el
nivel de inventario con la demanda asociada
3. Identificar el punto de reabastecimiento como derivación de
los dos anteriores

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Demanda y control del inventario
El adecuado surtido de la demanda desde el inventario requiere
a. Conocer adecuadamente el
nivel de ítems y su
estatus: mínimo, máximo,
idoneidad, otros.
a. Conocer el momento y
cantidad de
reabastecimiento de
inventario.

12
Tendencias en el comportamiento de la demanda
• Estacionalidad de la demanda
• Tendencias del mercado (Consumo)
• Declive en el uso de productos

13
El nivel de inventario correcto
• Por ello la técnica (Modelo)
a emplear debe garantizar el
punto correcto de nivel de
inventario, para brindar el
mejor nivel de servicio. Sin
afectar las finanzas de la
organización
• El objetivo de la gestión
del inventario es lograr
el adecuado balance
entre lo demando y lo
que se encuentra en
estatus de ser
suministrado.

14
Comportamiento de los niveles de inventario

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Planificar los niveles de inventario
La planificación de los niveles de inventario implica poder
establecer en base a:
a) Demanda del inventario
b) Tiempo de reabastecimiento
El punto Mínimo o Inventario de Seguridad (Safety Stock – SS - ), el
punto de re-orden o reabastecimiento (Reorder Point – RP -) y el nivel
máximo de inventario (Maximun Level – ML -)

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Consideraciones de cálculo
Se asumirá que los datos de demanda asociados a las necesidades e
inventario, siguen un comportamiento de tipo Normal (Distribución
Normal).
• Se calculará la variabilidad mediante el empleo de la Desviación
Estándar (Estándar Deviation: SD) o la Desviación Media Absoluta
(Mean Absolute Deviation: MAD)

17
Desviación
Estándar
Desviación
Media
Absoluta

18
• Se ha de escoger un valor porcentual (%) de satisfacción de la demanda y con ello se
ubica el tenor de la constante σ que define el ajuste de suavización respectivo al
calcular el inventario de seguridad.

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Inventario de seguridad
Donde
σ : factor de servicio al cliente (Distribución normal)
V: variabilidad de la demanda
tpromedio : tiempo de reposición promedio desde la fuente de suministro
𝐼𝑛𝑣 𝑠𝑒𝑔 = σ 𝑥 𝑉 𝑥 tpromedio

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Ejemplo cálculo: Inventario de seguridad
Refacción Rodamiento. Tipo ranura profunda
Modelo Estándar. Serie 6000
Tipo 160 mm OD: 240 mm
Marca Timken
Proveedor Timken
Frecuencia (Tiempo) Semanal
% Esperado de
Cobertura 95%
Tiempo promedio de
reabastecimiento 0,60 semanas
Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Demanda
(Piezas)
12 10 7 5 25 17 14 11 7 5 25 18 12 5 25
Demanda promedio = 13.20
(xi-xp)2 1.44 10.24 38.44 67.24 139.24 14.44 0.64 4.84 38.44 67.24 139.24 23.04 1.44 67.24 139.24
|(xi-xp)| 1.2 3.2 6.2 8.2 11.8 3.8 0.8 2.2 6.2 8.2 11.8 4.8 1.2 8.2 11.8
Σ(xi-xp)2 752.4
Σ |(xi-xp)| 89.6
SD 7.08
MAD 5.97
Inventario seguridadσSD
1.65
σMAD
2.06
Con la SD Con MAD
9.05 9.52
9 10Redondeando

21
El punto de reabastecimiento (PR)
PR = Demanda promedio x tpromedio + Inventario de seguridad
Del ejemplo tendríamos:
PR = 13.20 x 0.60 +
Lo que nos indica que cuando el nivel de inventario alcance las
17 o 18 rodamientos, se ha de iniciar la respectiva orden de
reabastecimiento desde el proveedor
9
10
PR =
16.92
17.92 ≈
17
18

22
Nivel Máximo
ML = Dpromedio x (tpromedio + Prev ) + Invseguridad
Donde:
• ML: nivel máximo (ML: Maximum Level)
• Dpromedio : demanda promedio
• tpromedio : lead time promedio
• Prev : periodo de revisión
• Invseguridad: inventario de seguridad
Para lo datos del ejemplo y con una revisión de tipo semanal del nivel de inventario
Dpromedio = 13.20
tpromedio = 0.60
Prev = 1
Invseguridad = 17 o 18
ML = 13.20 X (0.60 + 1) + 17 o 18
ML = 38.12 ≈ 38
ML = 39.12 ≈ 39
Lote de reabastecimiento = ML – Invseguridad
En cualquier caso será igual a 21 unidades

24
Sistema ABC de inventarios
El sistema ABC de inventarios es una forma práctica y directa de
proceder a la clasificación de los inventarios, en base a su peso
monetario específico.
Su basamento es el Principio de Pareto o Esquema 80/20.
Su aplicación es sencilla: el 80% del dinero movilizado por el inventario
está representado por el 20% de los ítems involucrados.

25
Método de cálculo & rangos
Se basa en el movimiento de los materiales, por almacén, sin importar el nivel de
ítems en inventario. Esta movilización se multiplica por el costo unitario y brinda la
base monetaria movilizada, en un periodo dado de tiempo.
Base de cálculo = Uso periódico (Ítems) x Costo Unitario *
* A ser definido con el área de finanzas
Material % de Ítems
%
Masa monetaria
A 10 -15 65 – 80
B 20 – 30 20 – 30
C 65 - 70 5 – 10

26
Antigüedad del inventario
La antigüedad del inventario reporta el estado de envejecimiento o último
movimiento del mismo. Ello desde un punto de referencia en el tiempo. Esta
determinación sirve para establecer tácticas y estrategias de movilización en
función de los intereses particulares que la empresa le otorgue al inventario.
Tipos
Vejez (Aging): Tiempo sin movilización.
FIFO (First In First Out): Primero en ingresar, primero en salir.
LIFO (Last In First Out): Último en ingresar, primero en salir.
FEFO (First Expire First Out): Primero en caducar, primero en salir.

27
Efecto de la antigüedad del inventario
1. Riesgo de perdida por obsolescencia.
2. Capital de trabajo inmovilizado o no realizado vía ventas.
3. Congestionamiento del almacén
4. Riesgos de seguridad & preservación de las instalaciones
de almacenaje.
5. Aumento de costos & gastos operacionales.

28
Formas de cálculo del inventario
Vejez (Aging)
% Antigüedad = (Vencido + Obsoleto + Dañado) ÷ Total inventario × 100
FIFO – LIFO - FEFO
Sobre la base un punto referencial en el tiempo y podemos hacer
un cuadro por niveles

29
Rotación
La rotación de inventarios es el indicador que permite saber el número
de veces en que el inventario promedio existente es colocado a
disposición del solicitante.
Rotación
Entrega de material
Inventario promedio del material
=

32
La administración del almacén
Se entiende por administración de un almacén, el
conjunto de actividades inherentes al almacenamiento de
los materiales necesarios para la óptima operación de una
organización. Con la finalidad de que pueda cumplir con
los requerimientos que de ella demanda el mercado al
cual sirve.

33
El almacén como sistema
Los almacenes se han de
analizar como un sistema, es
decir, un conjunto de elementos
y factores que interactúan para
alcanzar un propósito u objetivo
común.
Por lo tanto cada uno de estos
elementos posee una función específica
dentro del conjunto. Interactuando entre
sí y comunicándose de manera constante
y efectiva, a través de procesos de
alimentación y retroalimentación

34
Factores clave para un sistema
Elementos de entrada
(Recursos)
 Físicos
 Información
 Equipos/
Infraestructura
Objetivos
(Propósito)
Procesos
medulares
Procesos de
apoyo
Elementos de salida
(Producto)
 Físicos
 Información
 Documentos
Retroalimentación:
 Indicadores
100 90 80 70 60 50 40 30 40 50
Límite
Entorno

35
¿Por qué la importancia de la aplicación del concepto de sistema al
almacén?
1. Permite establecer con enfocar los esfuerzos de
productividad en la disminución de costos y gastos.
2. Permite establecer con enfoque claro dónde optimizar
el proceso de almacenamiento.

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Procesos de almacén
Inspección
Inicio
Recepción
Ruta de
almacenamiento
Ingreso ( Inbound)
Ubicación
Almacenamiento
RecolecciónPreparación
EmpaquePre - despachoDespacho
Fin
Salida (Outbound)

37
Recepción – Inspección – Ruta de almacenamiento
Aspectos clave
a. Notificación previa del envío de materiales: carga, documentos,
equipo, transporte.
b. Verificación física y documental del material: concordancia física y
de documentos soporte.
c. Colocación física y administrativa del material en estatus de: Proceso
de recepción.
d. Identificar material según codificación establecida. Ingresar al
sistema: código, cantidad, fecha, lote, número de documento
soporte, otros.
e. Asignar ruta de almacenamiento, según las instrucciones de trabajo.
Especificando: ubicación y manejo.

38
Ubicación - Almacenamiento
Es el proceso a través del cual se colocan los materiales en
áreas y sistemas de almacenamiento pre – estableci@s.
Las rutas y localidades se codifican de acuerdo a
normativas establecidas según las características físicas y
administrativas del área a emplear
1
2

39
Rack
A Rack
B Rack
C
Pasillo 1
2
1
3
4
5
1
2
3
Ubicación - Almacenamiento

42
Recolección (Picking)
Es la forma a través de la cual
se asigna una ruta de
búsqueda que guiará al
operador en la forma más
adecuada de recolectar los
materiales a ser surtidos.

43
Preparación / Empaque / Pre - despacho
Aspectos clave
a. Empaque o re – empaque de los productos, materiales ser
despachados.
b. Preparación especial (Solicitud de cliente)
c. Verificación física y documental previo al despacho
d. Movilización y colocación a zona de pre – despacho
e. Preparación de documentos

44
Despacho
 Carga de unidades por cliente y ruta
 Envío al cliente

45
Control del almacén
El efectivo control de la gestión del almacén , consiste en ejecutar adecuadamente
los procesos que se verifican en dicho sistema
A tales efectos el almacén debe poseer debidamente registrados y en ejecución
procedimientos que contemplen
1. Instrucciones de trabajo para el proceso de recepción. Incluyendo las pautas
de registro al momento de arribar los materiales.
2. Instrucciones de trabajo para los procesos de movilización y almacenamiento.
Las mismas deben incluir las metodologías de identificación de ubicaciones y
rutas de almacenamiento.
3. Instrucciones de trabajo para la preparación, empaque y pre-despacho de
materiales. Ello implica el protocolo de emisión de documentos previos al
despacho – Autorización jerárquica –
4. Instrucciones de trabajo para el despacho de los materiales. Las mismas
deben establecer la secuencia procesal (Carga) establecida según la
coordinación del almacén.

46
Módulo Nº 3
Gestión del
almacenamiento

48
Productividad y el Almacén
Productividad: relación entre la cantidad de
productos obtenida de un sistema
productivo y los recursos utilizados para
obtener dicha producción
Productividad en el almacén:
• Productos: Elemento y/o información solicitad@
• Recursos: Espacio, equipos, infraestructura, personas,
información, tiempo.

49
¿Cómo mejorar la productividad del almacén?
1. Identificando las restricciones físicas que generan retrasos
dentro del movimiento de materiales (Movilización).
2. Determinando los “cuellos de botella” informativos, que
ocasionan búsqueda no acorde de materiales en las
ubicaciones.
3. Asignando tareas especificas a los operadores del almacén,
los supervisores y coordinadores; con la finalidad de
minimizar y evitar duplicidad de funciones y pérdida de
tiempo operacional.

50
¿Cómo mejorar la productividad del almacén?
1. Empleando los equipos adecuados y correctos para el
almacenamiento y movilización de los materiales.
2. Utilizar medios de tecnología de la información para la
captura de datos relacionados con los procesos del
almacén.

51
Integración de operaciones de almacenamiento
Diagnóstico de la situación actual
• Identificar las operaciones clave dentro de cada uno de los procesos de
almacenamiento.
• Analizando en cada una de dichas operaciones el “cuello de botella” que restringe
la optimización de la operación.
Elaboración de un flujograma de procesos, con sistema de alerta sobre cuellos de
botella y cómo manejarlos
• Arreglo táctico = Troubleshooting
• Autorización jerárquica de adecuación
Dentro del flujograma identificar tareas y alcance de las mismas

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Inicio
Notificación de entrega
Compras
Producción
Otro almacen
Proceso de recepción
(Ingreso)
Cantidad ok?
Autorizada
Recepción?
Documento
Ok?
Notificar
fuente
Asignación
Ruta y Ubicación
Colocación
Registro de
almacenamiento
Fin
Si
Si
No
No
No
Si
Ejemplo flujograma (Esquema)

53
El Layout del almacén
¿Qué es un layout de almacén?
• Defina la forma gráfica de representación de las diferentes áreas del almacén,
donde se ubicarán los materiales a ser almacenados.
• Define igualmente las rutas de tránsito y áreas de proceso
Elaboración
• Objetivo: establecer el mejor esquema de distribución para las ubicaciones de
almacenamiento, rutas de proceso y áreas de trabajo.
Premisas
1. Determinar la rotación de productos. Categorizarlos y asignar rutas y espacios.
2. Los materiales han de dimensionarse volumétricamente (Largo x Ancho x Alto)
3. Los materiales deben poseer especificado su peso bruto (Gross weight)
4. Los equipos de manejo de materiales deben ser dimensionados
volumétricamente.
5. Los espacios de proceso deben dimensionarse en superficie y volumetría.

57
El Centro de Distribución (CEDIS)
El Centro de Distribución (CEDIS) es el almacén o
área del mismo desde donde se gestionan
específicamente los envíos de producto terminado,
hacia el correspondiente canal de distribución.
Adicional, se gestiona la coordinación de transporte
asociada y el soporte al proceso de servicio al
cliente.

58
Gestión del transporte
La gestión de transporte en
una forma amplia, se refiere
a los medios,
infraestructura y procesos
involucrados en la
movilización de bienes desde
el almacén de distribución
hasta las instalaciones del
cliente.

59
Adecuada gestión del transporte
Aspectos clave
1. Costo: Peso – Volumen
2. Eficiencia y Productividad: Agilidad – Recursos
3. Seguridad: Control del riesgo

60
Costo del transporte: consideraciones de análisis
 Distancia de transportación: tiempo de tránsito
 Puntos de origen y destino: circuito – ruta
 Actividades de carga y descarga: productividad – eficiencia
 Estacionalidad de uso del transporte: uso de flota
 Propiedades del producto a transportar: modalidad – manejo
 Horario de carga y descarga: recepción cliente

61
Eficiencia - Productividad
• Tiempo de carga/descarga: evitar tiempos muertos
• Documentación sin errores: evitar reproceso
• Ruta de entrega pre – establecida
• Cantidad de pedidos a entregar: adecuado sin retornos
• Uso de equipos correctos para manejo de materiales
• Empleo completo de la capacidad de carga: Peso - Volumen

62
Seguridad (Riesgos)
 Nivel de aseguramiento físico de la mercancía
(Custodia).
 Seguro de la mercancía: alcance y nivel.
 Nivel profesional del personal de transporte.
 Rastreo de ruta del transporte.

63
Módulo N° 4
Evaluación del desempeño del
almacén y cómo autodiagnosticar
su estado

64
Objetivo práctico…
El objetivo de todo almacén debe ser mejorar su estándar
de desempeño. A tales efectos los pasos a seguir son:
a) Diagnosticar su estatus
b) Sobre la base del diagnóstico establecer un plan de
mejora soportado por indicadores que muestren el
grado de avance.

65
Instrumento de evaluación
Lista de verificación basada en las mejores prácticas de almacenamiento y
distribución, contempla 12 dimensiones necesarias para alcanzar un
almacén de clase mundial.
1. Alineación con la
estrategia
organizacional
2. Sistema de
recepción y
almacenamiento
3. Sistema de separación,
aislamiento y despacho de
pedidos
4. Equipos para el manejo
de materiales y medios de
almacenamiento
5. Distribución física
de espacios y Lay out
6. Gestión de
inventarios
7. Indicadores de
gestión
8. Sistema de seguridad
industrial y salud
ocupacional
9. Sistemas de
aseguramiento de
calidad
10. Recurso Humano 11. Sistemas de
información y
tecnología
12. Logística verde
Dimensiones

66
 Alineación con la estrategia organizacional:
Políticas y objetivos del almacén y su alineación con
la estrategia de la organización.
 Sistema de recepción y almacenamiento: como
se realiza el proceso de recibo y almacenamiento y
cuál es la infraestructura de soporte para los
procesos.
 Sistema de separación, aislamiento y despacho
de pedidos: se identifica en la gestión de los
pedidos en el almacén la metodología, recursos
físicos y tecnológicos para tal fin.
 Equipos para el manejo de materiales y medios
de almacenamiento: se evalúa el estado y la
funcionalidad de los equipos y medios de
almacenamiento empleados en las operaciones.

67
 Distribución física de espacios y Lay out: conocer e
identificar la asignación de espacios para cada uno de los
procesos, zonas de servicio, pasillos de tránsito, y flujo de
materiales.
 Gestión de inventarios: se conoce el funcionamiento del
proceso que controla las transacciones que se realizan de
la mercancía dentro del almacén, teniendo en cuenta los
métodos de control físico y tenencia del inventario.
 Indicadores de gestión: Conocer la implementación de
indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un
resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un
buen sistema de información que permita medir las
diferentes etapas del proceso logístico del almacén.
 Sistema de seguridad industrial y salud ocupacional:
se determinan los riesgos a los que se ven expuestos los
empleados al desarrollar las actividades propias de los
procesos logísticos del almacén.

68
 Sistemas de aseguramiento de calidad: se
persigue conocer la estandarización de los procesos
operativos del almacén, para llegar a identificar
aquellas actividades que no agregan valor.
 Recurso humano: se evalúa el personal en términos
de su grado de capacitación para el trabajo en el área
logística, fundamentando en procesos estandarizados
y comprometido con el logro de los objetivos
estratégicos de la empresa.
 Sistema de información y tecnologías: Se
pretende determinar el grado de acercamiento de la
organización al uso de tecnologías de información para
optimizar y agilizar los procesos logísticos.
 Logística verde: Evalúa si existen procedimientos
para recuperar materiales como paletas y demás
insumos de empaque o todo aquel material
susceptible de impactar negativamente el ambiente.

69
La escala de evaluación
Nivel: 0 – 1 - 2 Nivel: 3 – 4 - 5 Nivel: 6 -7 - 8 Nivel: 9 - 10
Estatus
No está
implementado
Inadecuado Aceptable Óptimo
Descripción
No existe ningún
indicio del uso de
esta práctica.
No existe
evidencia de
planes de
acción y
compromiso de
cumplir con la
práctica
La implementación
de la práctica está
en progreso.
La práctica
está
implementada
y su ejecución
se realiza sin
fallas de una
manera
estandarizada

71
Algunos KPI de almacén e inventario

72

73

74
Proveedor Sum Sum C.A.
Sector Materiales
Tipo de insumo(s) Herramientas
Almacén Materiales Reparación
Periodo II Trimestre 2014
Bajo Medio Alto
OET 40.00% < 75% >75% < 90% > 90% 74.30% Bajo
XYZ 35.00% < 85% >85% < 92,50% > 92,50% 91.75% Medio
ABC 25.00% > 4,50 % < 4,50 % > 3,50 % < 3,50 % 4.17% Bajo
OET 29.72% Bajo < 60 %
XYZ 32.11% Medio > 60 % < 75 %
ABC 1.04% Alto > 75 %
Resultado 62.88% Medio
General Desempeño general (Rangos)
Tablero de control almacén
Indicador Peso
Desempeño
Resultado Logro

75
Sistema de información integrado a través de un servidor, diseñado
para gestionar los recursos inherentes al almacenamiento, tales como:
• Ubicaciones
•Mano de obra
• Equipos
•Instrucciones de trabajo
La información digital colectada
y gestionada por un WMS,
establece de una manera
eficiente el flujo de mercancías
dentro del almacén
La trazabilidad va desde la
recepción hasta el despacho
y la misma es en tiempo
real
Warehouse Management System (WMS)

76
Funciones
1. Documentación
2. Recepción de materiales.
3. Gestión y control del inventario
4. Preparación de pedidos (Assorting, Picking)
5. Envío y entrega (Packing, Shipping)
6. Reportes e Indicadores de desempeño clave (KPI)

77

78
Ing. Eutivio Luis Toledo
Ingeniero Químico egresado de la Universidad de Carabobo
(Venezuela). Con especialización en Administración de Operaciones
(Technology Trainning Center - USA). Diplomado en sistemas de
gestión logística (High Logistics Group Latam). Programa avanzado
en gestión de la demanda (APICS – México). He desarrollado
carrera en el área de logística y de la cadena de abastecimiento
dentro de las siguientes organizaciones: Colgate – Palmolive
Venezuela, Grupo Corimon, Cooper Automotive Venezuela y 3M Venezuela.
Ejecutando proyectos e implementado programas sobre: Planificación de ventas y
operaciones, gestión de compras y desarrollo de proveedores, administración de
almacenes e inventario, sistemas de servicio al cliente. Asistido a congresos y
simposios sobre logística y gestión de la cadena de suministro organizados por la
American Production and Inventory Control Society (APICS) Capitulo México, el
Instituto de Capacitación en Comercio Internacional (ICCI), la Escuela
Latinoamericana de Altos Estudios Empresariales (ESLAEE), Fundación para el
Conocimiento Aplicado (Fundametal), Asociación de Logística de Venezuela (ALV) y el
Technology Training Center (TTC). Entre 1999 y 2002 formé parte de la Comisión de
Comercio Exterior de la Cámara de Industriales del Estado Carabobo (Venezuela).
Desde 2008 asesoro tesis de pre- grado y posgrado en temas logísticos. Actualmente
soy representante en Venezuela de High Logistics Group. Soy docente asociado de la
Escuela Latinoamericana de Altos Estudios Empresariales (ESLAEE) en la disciplina de
logística y cadenas de abastecimiento. Soy profesor invitado del Instituto de Estudios
Superiores de Administración (IESA – Venezuela). Articulista de la publicación
Proveedores Guía Empresarial. Como consultor gerencial brindo asesoría en la
gestión de la cadena de suministro e ingeniería logística a través de su firma,
Ingeniería Logística Grupo Consultor. Con el blog, Logística al Máximo
(http://www.logisticaalmaximo.blogspot.com), coloco a disposición un foro abierto
sobre temas relacionados con la logística empresarial.

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