Leyes de abundancii

Redacción de informes
técnicos de auditoria
•Pierre Ponte
ENERO 2013ENERO 2013

CONTENIDO PROGRAMÁTICOCONTENIDO PROGRAMÁTICO
1. Definición de Informes.
2. Tipos de Informes de auditoria: Auditor, Preliminar y Definitivo.
3. Características fundamentales del informe.
4. Redacción y estilo del informe: El lenguaje, la selección léxica y
criterios académicos de corrección.
5. Estructura básica: Capítulos I, II, III, IV y anexos.
6. El informe de auditoria y la normativa legal vigente.
7. Ciclo de preguntas.
8. Conclusiones finales.

El concepto de informe, como derivado del
verbo informar, es la descripción, oral o
escrita, de las características y circunstancias de
un suceso o asunto. Se trata, en otras palabras,
de la acción y efecto de informar (dictaminar).
El INFORMEEl INFORME

Por otra parte, el término informe puede tener su origen en el
latín informisinformis. En este sentido, hace referencia a aquello que no
tiene la forma, figura y perfección que le corresponde, o que es
de forma vaga e indeterminada.
En escritura, un informe es el documento que se caracteriza por
contener información que refleja el resultado de una
investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una
situación determinada.
Por lo general, el propósito del informe es, obviamente,
informar. De todas formas, estos escritos pueden incluir
elementos persuasivos, como recomendaciones o sugerencias.
El INFORME (Cont.)El INFORME (Cont.)

Se trata de una exposición de datos o
hechos dirigidos a alguien, respecto a una
cuestión o un asunto, o a lo que conviene
hacer del mismo. Es, en otras palabras,
un documento que describe el estado de
un problema científico. Suele
prepararse a solicitud de una persona,
una empresa o una organización.
El informe técnico debe incluir la
información suficiente para que un
receptor cualificado pueda evaluar y
proponer modificaciones a sus
conclusiones o recomendaciones.
El INFORME TÉCNICOEl INFORME TÉCNICO

Cronología de los InformesCronología de los Informes
de Auditoriade Auditoria
INFORME DEL AUDITOR
INFORME PRELIMINAR
INFORME DEFINITIVO
No describe ni conclusiones, ni
recomendaciones, representa el primer
ejemplar suscrito, y debe ser firmado por los
integrantes de la comisión e incorporarse en
los papeles de trabajo.
Es el primer ejemplar que recibe la
Dependencia auditada, y describe
formalmente las observaciones derivadas
del análisis, las cuales podrían ser
modificadas en función de sus descargos.
Es suscrito por el Auditor Interno, y luego de
efectuar la valoración de los descargos
presentados por la dependencia, formula
conclusiones y recomendaciones, debe ser
remitido un ejemplar de estos a la máxima
autoridad de la Fundación.

Estructura fundamental del Informe de AuditoriaEstructura fundamental del Informe de Auditoria
Capitulo I: Aspectos Preliminares
Origen
Métodos y
Procedimientos
Enfoque
Objetivos
Específicos
Objetivo
General
Alcance
Aspectos
Preliminares

Origen de la ActuaciónOrigen de la Actuación
Se corresponde con el origen de la acción de control según el plan de
las actuaciones (POAI), en el caso de alguna denuncia se expondrá
dentro del plan de actuaciones, noticias criminis, a petición de
despachos de la administración activa, etc.
Ejemplo de Origen de la actuación:
En cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoria Interna y de
conformidad con las instrucciones contenidas en Memoranda de Designación
Nos. 05-03-1686, 1688, 1689 y 1691, de fecha 08-09-2010, se efectuó el examen “In-Situ”
de la cuenta de gastos de la Unidad Administradora Central “ABC” de la Dependencia
XXX, correspondiente al ejercicio económico financiero 2010, presentada por el
ciudadano Juanito Alimaña, titular de la cédula de identidad No. XXXXX.

Deberá destacarse el período al cual se suscribe la actuación, enmarcar
procesos, actividades o áreas a revisar en el ente, tipo de análisis realizado en
el sentido de si es selectivo o exhaustivo, criterios utilizados en la selección de
las muestras.
AlcanceAlcance
Ejemplo de alcance:
La actuación se orientó a la evaluación de la situación administrativa y técnica
del contrato de obras para la construcción del desarrollo habitacional “Nueva
Imagen”, ubicado en el Estado Táchira, suscrito entre el FCNI, asociación civil,
constituida con la participación del BANAVIH y la empresa contratista, así
como, la inspección física de la obra, durante los años 2005, 2006 y primer
semestre 2007.

Se corresponde con la finalidad o propósito
específico de la actuación, lo que se
esperaba determinar. Evitar que su
formulación pueda entenderse como
actividad o acción.
ObjetivosObjetivos
Ejemplo de Objetivo General:
Determinar la legalidad y sinceridad de la creación, organización y
funcionamiento de la empresa Productora y Distribuidora
Venezolana de Alimentos, S.A. (PDVAL); así como del proceso de
adquisición, depósito temporal y retiro de alimentos, a los fines de
garantizar el abastecimiento de alimentos en el ámbito nacional y
el acceso oportuno a éstos, por parte del público consumidor.

Ejemplos de Objetivos específicos:
– Verificar la legalidad y sinceridad de la creación, organización
y funcionamiento de la empresa Productora y Distribuidora
Venezolana de Alimentos, S.A. (PDVAL), en el marco jurídico
que regula la materia.
– Evaluar el proceso de adquisición, depósito temporal y retiro
de alimentos de primera necesidad, por parte de la empresa
Productora y Distribuidora Venezolana de Alimentos, S.A.
(PDVAL) y Bariven, S.A., a los fines de garantizar el
abastecimiento de alimentos en el ámbito nacional.

Percepción o perspectiva que orientó
el análisis. Una intervención puede o
no tener diversos enfoques
conceptuales, normativos, técnicos,
financieros, presupuestarios,
económicos o asignarle mayor peso
a alguno de ellos.
EnfoqueEnfoque
Ejemplo de Enfoque:
La auditoria se abordó desde el punto de vista del control posterior, de conformidad
con las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y en la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP). Asimismo, se orientó la
auditoria hacia la revisión de los aspectos legales y los administrativos, relacionados
con la evaluación de los procedimientos aplicados por PDVAL y Bariven, S.A., para la
adquisición, almacenamiento, retiro y distribución de alimentos.

Aspectos metodológicos y operativos del trabajo realizado y
técnicas de investigación (entrevistas, cuestionarios),
procedimientos de auditoria utilizados para lograr los objetivos
propuestos.
Métodos, procedimientos y técnicasMétodos, procedimientos y técnicas
Ejemplos de Métodos y Procedimientos:
•Realización de entrevistas, consideradas necesarias, para obtener información específica
relativa al análisis en cuestión.
•Ejecución de procedimientos adicionales considerados pertinentes, a los fines de
complementar la información vinculada con la materia objeto de evaluación.
•Inspección realizada en las instalaciones del Complejo Industrial General de División (G/D)
José Antonio Anzoátegui, con el fin de detectar el lugar en donde se encontraban ubicados los
contenedores de alimentos.

CAPÍTULO II
Características generales del objeto
evaluado
Contendrá: todas aquellas características
generales propias de la institución evaluada,
entre las cuales tenemos: la identificación del
ente, su organización, datos presupuestarios y
financieros y la naturaleza jurídica del ente y la
base legal y técnica que se consideró en la
actuación; características de los aspectos
específicos evaluados, descripción de
programas y/o proyectos y operaciones o
actividades.
Este capítulo no contendrá ningún resultado
valorativo o analítico.

CAPÍTULO III
Observaciones derivadas del análisis
•Se describirán de manera objetiva las características
generales de los hechos o situación detectada y los
aspectos favorables encontrados.
•De forma tal que se expondrán las observaciones
relevantes derivadas del análisis de los hallazgos, de
acuerdo con el o los objetivos planteados en la actuación.
•En caso de haber detectado deficiencias significativas
deberán señalarse expresamente las causas que las
originan y los efectos que se deriven de los mismos,
además deberán estar fundamentados en evidencias
suficientes, convincentes y pertinentes. Cuando estas
deficiencias e irregularidades se corresponden con algún
ilícito, no debe incluirse ninguna calificación jurídica ni
imputación o señalamiento alguno.

CAPÍTULO IV
CONSIDERACIONES FINALES
Conclusiones
Constituyen un juicio crítico que surge del análisis global de
los hallazgos detectados en la actuación y de la incidencia
de éstos sobre la organización, programa o proyecto
evaluado, y deben estar directamente relacionadas con el
objetivo de la actuación.
Recomendaciones
Una vez señalada en las observaciones derivadas del
análisis, las causas que dieron origen a las desviaciones
encontradas, las recomendaciones deben estar orientadas a
que en ese ente auditado la unidad administrativa
correspondiente, elabore un plan de acciones correctivas
necesarias para erradicar las causas de las desviaciones
detectadas y de sus efectos o a minimizarlos
Las recomendaciones no deberán limitarse a instar a la
entidad fiscalizada al cumplimiento de sus obligaciones
legales.

Ejemplo de Conclusiones:
Como resultado de la evaluación practicada a las actividades
desarrolladas por las empresas PDVAL y Bariven, S.A., a los fines de
garantizar el abastecimiento de alimentos en el ámbito nacional y el
acceso oportuno a éstos, por parte del público consumidor, se
evidenciaron situaciones que no se ajustaron a la normativa que regula la
materia y que son contrarias a los principios que rigen las actividades de
la Administración Pública, por cuanto: no se evidenció el acto motivado
que justificara la aplicación del procedimiento excepcional por
adjudicación directa realizado por Bariven, S.A.; se realizaron actividades
administrativas de compras de alimentos siendo que los mismos no
estaban dentro del objeto a que se refiere el acta constitutiva y estatutos
de Bariven, S.A., la cual la limitaba a comprar y vender bienes muebles e
inmuebles necesarios para la exploración y producción, entre otras, de la
industria petrolera; así como, no ajustadas a lo establecido en el V Plan
Excepcional de Desarrollo Económico y Social para el Abastecimiento de
Alimentos de la Cesta Básica; las juntas directivas de las…

…empresas PDVAL y Bariven, S.A., estaban constituidas por
las mismas personas que conformaban las juntas directivas de
las empresas filiales constituidas por PDVAL; de las
inspecciones realizadas a los contenedores de alimentos
localizados en la Aduana de Puerto Cabello, se evidenció que
no cumplían con las condiciones sanitarias para el
almacenamiento de alimentos; así mismo, se constató en la
Aduana Principal de La Guaira que de la inspección realizada
a 37 contenedores de alimentos, se verificó que 24
contenedores de ellos, contentivos de leche, presentaban 2
fechas de vencimiento distintas, 2 contenedores de pollo
tenían fecha próxima de vencimiento y 8 contenedores de
carne presentaban signos de descomposición.

Ejemplos de Recomendaciones:
En atención a las observaciones derivadas de la presente actuación, esta
Contraloría General de la República recomienda lo siguiente:
•Dictar políticas y lineamientos que regulen la producción agrícola nacional, en
atención a las premisas contenidas en el artículo 305 de la CRBV, con el propósito
de propender al desarrollo del aparato productivo social del Estado, dirigidas a la
satisfacción de las necesidades de la colectividad, garantizada con la producción
nacional y el desarrollo de la agricultura sustentable, como base estratégica del
desarrollo nacional y por ende dirigido a garantizar la seguridad agroalimentaria de
la población venezolana.
•Planificar adecuadamente, de conformidad con las premisas contenidas en el
artículo 12 de la LOP, con el firme propósito de que se instaure el orden
administrativo como la herramienta fundamental que permita coadyuvar al logro
eficaz de la gestión del Estado, realizando las evaluaciones necesarias que
permitan el logro de resultados eficaces y que implique el control y seguimiento
que asegure los ajustes oportunos, dirigidos a la satisfacción del interés general de
la población.

•Establecer los mecanismos de control interno necesarios con la finalidad
que los procesos de selección y contratación para la adquisición de
bienes o contratación de servicios, se adecuen a la normativa legal y
sublegal que regula la materia, implementando dispositivos de
supervisión y seguimiento que coadyuven a garantizar la transparencia
de los procesos de contratación, con criterios de objetividad e
imparcialidad y manteniendo un control exhaustivo sobre la
documentación que conforman los expedientes.
•Instaurar los dispositivos de control interno necesarios para que las
juntas directivas de las empresas PDVAL y Bariven, S.A., limiten su
accionar a criterios técnico legales que aseguren el ejercicio adecuado de
las competencias atribuidas, con el firme propósito de asegurar la
transparencia en la implantación de la estructura organizativa de los
entes en los cuales tengan participación accionarial.

Eficacia en el escrito:Eficacia en el escrito:
a) Tenga en cuenta la unidad estructural de las
recomendaciones.
b) Debe considerarse el tono en el uso de
las formas expresivas.
c) Este atento a la expresión de las ideas.
d) Jerarquice las recomendaciones y
prepárelas por bloques.
e) Revise si hay barbarismos.
Redacción de InformesRedacción de Informes

Redacción de InformesRedacción de Informes
Perfección de estiloPerfección de estilo
BÚSQUEDA DE INTERÉS:
a) Evitar frases y oraciones
engañosas.
b) Destacar en negrilla aspectos de
importancia.
c) Elimine palabras de poco uso.
d) Evite los modismos.
e) Utilice los sinónimos.

3. Perfección de estilo.3. Perfección de estilo.
a) Crear una disciplina de trabajo
b) Depurar el procedimiento antes de
editarlo.
c) Aplique la destreza imaginativa.
d) Efectúe la limpieza de expresiones.
e) Aumente paulatinamente su vocabulario.
f) Cuide la claridad de las normas y
procedimientos.
g) Eliminar la redundancia y juicios de valor.
h) Evite los vicios- cosismo, o sea, mismo.
i) Evitar el blabismo, expresión abundante.
j) Utilizar los nexos- ahora bien, por otro lado,
cabe sañalar

ASPECTOS LEGALES SOBREASPECTOS LEGALES SOBRE
LA ELABORACIÓN DE LOSLA ELABORACIÓN DE LOS
INFORMES DE AUDITORIAINFORMES DE AUDITORIA

Artículo 4°.- La auditoria de Estado deberá ejecutarse
con arreglo a criterios y principios de calidad y
excelencia, para garantizar su eficiencia y eficacia.
Artículo 5°.- Sobre la auditoria se debe ejercer una
diligente supervisión, desde su planificación hasta la
presentación al ente auditado del Informe definitivo a
que se refiere el artículo 25 de estas Normas, para
procurar el exacto cumplimiento de los objetivos
propuestos.
Artículo 8°.- El auditor será responsable por la opinión
que emita con ocasión de las actuaciones que
practique. Además, deberá mantener el debido celo y
diligencia profesional, tanto en la ejecución de su
trabajo como en la elaboración del informe respectivo.
NORMAS GENERALES DE AUDITORIA DE ESTADONORMAS GENERALES DE AUDITORIA DE ESTADO

Artículo 25.- Al término de la auditoria, se presentará
en forma escrita el Informe de Auditoria, el cual
deberá contener las observaciones o hallazgos,
identificando las causas y efectos de los mismos, así
como las conclusiones y recomendaciones
correspondientes, con señalamiento expreso de que
el trabajo ha sido realizado conforme a las Normas
Generales de Auditoria de Estado.
El informe definitivo a que se refiere el
presente artículo, deberá ser firmado
por el nivel directivo o gerencial
competente para notificar los
resultados.

Artículo 26.- El Informe deberá ser redactado de manera objetiva, persuasiva y
constructiva y en forma clara, precisa y concreta; así mismo, deberán insertarse
los detalles necesarios, que contribuyan a evitar equívocos y ambigüedades.
Artículo 27.- El Informe deberá ser presentado oportunamente, a objeto de que
la información en él contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las
autoridades a quienes corresponda, adopten las medidas inmediatas tendentes
a corregir las deficiencias señaladas.

4.5.7.- Consideración de los Informes de la Unidad de
Auditoria Interna y Seguimiento de las Sugerencias
Los Informes de la Unidad de Auditoria Interna deben ser dirigidos
a la máxima autoridad del organismo, quien debe considerarlos
oportunamente y pronunciarse por escrito sobre las conclusiones
y recomendaciones. En su caso, debe dictar las disposiciones
pertinentes para superar las deficiencias mediante la puesta en
práctica de las acciones o ajustes recomendados en dichos
informes.
La Unidad de Auditoria Interna debe efectuar el seguimiento de la
aplicación y cumplimiento de las recomendaciones formuladas e
informar periódicamente a la máxima autoridad del organismo o
ente, en caso de observar la no aplicación o cumplimiento,
advirtiendo los riesgos de tal circunstancia. Igual tratamiento se
debe seguir en cuanto a las recomendaciones contenidas en los
informes de la Contraloría General de la República, de la
Superintendencia Nacional de Auditoria Interna o de firmas de
Auditoria Externa.
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO SOBRE UN MODELO GENÉRICO DE
LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA FUNCIONALMENTE

4.5.8.- Difusión dentro del Organismo
de los Informes de la Unidad de
Auditoria Interna
La máxima autoridad ejecutiva de la
entidad debe distribuir los Informes de la
Unidad de Auditoria Interna a cada
dependencia o unidad que tenga relación o
responsabilidad con los resultados del
examen realizado, a los fines de que se
adopten las recomendaciones señaladas.
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
SOBRE UN MODELO GENÉRICO DE LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA
FUNCIONALMENTE

Artículo 33. Los órganos del control fiscal referidos en
el artículo 26 de esta Ley funcionarán coordinadamente
entre sí y bajo la rectoría de la Contraloría General de la
República. A tal efecto, a la Contraloría General de la
República le corresponderá:
8. Asesorar técnicamente a los organismos y entidades
sujetos a su control en la implantación de los sistemas
de control interno, así como en la instrumentación de
las recomendaciones contenidas en los informes de
auditoria o de cualquier actividad de control y en la
aplicación de las acciones correctivas que se
emprendan.
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPÚBLICA

Artículo 63. Los resultados y
conclusiones de las actuaciones que
practiquen los órganos de control
fiscal serán comunicados a las
entidades objeto de dichas
actuaciones y a las demás
autoridades a quienes legalmente
esté atribuida la posibilidad de
adoptar las medidas correctivas
necesarias.
DE LA REPÚBLICA

Artículo 48. Las recomendaciones que contengan los informes
de auditoria o de cualquier actividad de control, previa
autorización del Contralor o Contralora General de la República o de
los demás titulares de los órganos de control fiscal externo, cada
uno dentro del ámbito de sus competencias, tiene carácter
vinculante y, por tanto, son de acatamiento obligatorio por
parte de los entes sujetos a control. No obstante, antes de la
adopción efectiva de la correspondiente recomendación, las
máximas autoridades de las entidades a las que vayan dirigidas las
mismas, podrán solicitar mediante escrito razonado, la
reconsideración de las recomendaciones y proponer su sustitución.
En este caso, los funcionarios o funcionarias de control fiscal
indicados, podrán ratificar la recomendación inicial o dar su
conformidad a la propuesta de sustitución.
DE LA REPÚBLICA

Solicitud de reconsideración de
las recomendaciones vinculantes
Artículo 44. La máxima autoridad de los órganos y entidades a quienes
vayan dirigidas las recomendaciones vinculantes a que se refiere el
artículo 48 de la Ley, podrán solicitar dentro del lapso de quince (15)
días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los informes que las
contengan, mediante escrito razonado, la reconsideración de dichas
recomendaciones y proponer su sustitución.
El Contralor General de la República o el titular del órgano de control
fiscal externo correspondiente, ratificará la recomendación inicial o dará
su conformidad a la propuesta de sustitución, dentro de los quince (15)
días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud indicada
en el presente artículo.
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Recomendaciones de los órganos de control fiscal interno
Artículo 45. Las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y
entidades señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley,
deberán manifestar por escrito a la respectiva unidad de auditoria interna,
dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de
los informes de auditoria o de cualquier actividad de control que éstas realicen
y que contengan recomendaciones, las razones que tuvieren para no
acogerlas y proponer su sustitución. La unidad de auditoria interna
responderá dicho escrito ratificando la recomendación inicial o dando su
conformidad a la propuesta de sustitución, dentro de los quince (15) días
hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Artículo 92. Las máximas autoridades, los niveles
directivos y gerenciales de los organismos señalados
en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta Ley,
además de estar sujetos a las responsabilidades
definidas en este capítulo, comprometen su
responsabilidad administrativa cuando no dicten
las normas, manuales de procedimientos, métodos y
demás instrumentos que constituyan el sistema de
control interno, o no lo implanten, o cuando no
acaten las recomendaciones que contengan los
informes de auditoria o de cualquier actividad de
control, autorizados por los titulares de los órganos
de control fiscal externo, en los términos previstos en
el artículo 48 de esta Ley.
DE LA REPÚBLICA

Conclusiones Finales
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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