Manual de calidad.pdf

Versión 3
Código: GEDGE02-M001

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha
Versión Elaborado por: Razón de la actualización
[dd/mm/aaaa]
1 20/11/2008 Alexander Pérez Creación del documento.
Adriana Álvarez Modificación de la política
2 21/08/2009
Correa y objetivos de calidad
Adriana Alvarez Actualización de
3 27/07/2010
Correa caracterizaciones

Revisado por: Aprobado por:

Liliana M. Puello López Julio S. Alandete Arroyo
Profesional Universitario Secretario de Educación Distrital
(Desarrollo Organizacional) Secretaría de Educación Distrital de
Representante de la Dirección Cartagena
Secretaría de Educación
Distrital de Cartagena

INTRODUCCIÓN

Durante las últimas décadas, la calidad y su adecuada gestión se han
convertido en el factor competitivo número uno de la administración
pública; por ese motivo y como respuesta a la necesidad de
modernizar de la entidad, la Secretaría de Educación Distrital de
Cartagena ha sentido el compromiso de brindar servicios conformes a
los requerimientos de sus usuarios, realizando modificaciones
sustanciales en su estructura orgánica y funcional. De esta manera con
la concepción de un nuevo modelo de organización como elemento
generador de compromiso de los funcionarios, buscamos lograr la
satisfacción, superar las expectativas de nuestros usuarios y la mejora
continua de la entidad.

El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión
de Calidad implementado por la Secretaría de Educación Distrital de
Cartagena, para el aseguramiento de la calidad en sus servicios
cumpliendo con los estándares de calidad de la Norma NTC-ISO
9001:2008 y NTC-GP 1000:2009. Éste Manual de Calidad contiene:

•Los alcances, áreas y procesos involucrados,
•las funciones, actividades y responsabilidades del personal
•Los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

El Manual de Calidad de la Secretaría de Educación Distrital de
Cartagena se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en
nuestro Sistema de Gestión de Calidad como guía fundamental para el
buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de la
entidad. Y por lo tanto se declara de obligatorio cumplimiento en todos
los procesos y áreas dentro de ella.

JULIO SALVADOR ALANDETE ARROYO
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL

1. OBJETIVO
Especificar directrices que fomenten el desarrollo de una cultura de
calidad orientada a satisfacer las necesidades y expectativas de
nuestros usuarios, siempre bajo el cumplimiento de los principios,
procesos e instructivos que garantizan la calidad de los servicios de la
Secretaría de Educación de Distrital (SED) de Cartagena.

2. CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD.
2.1 Responsabilidad
El Manual de Calidad es administrado por el Profesional Universitario
(SGC); la aprobación, revisión, actualización, cambios, estado,
versiones actualizadas, control, distribución, publicaciones y usos serán
de conformidad con lo explicado en el Procedimiento GEDAS02-P001.
Control de Documentos.
El Secretario de Educación Distrital revisa y aprueba el Manual de
Calidad antes de su distribución, la cual no es posible sin su firma de
aprobación.

El manual de calidad se encuentra publicado en la Unidad de Red
Sistema de Gestión de Calidad.

2.2 Control de cambios

Al inicio del documento se encuentra la relación de las aprobaciones y
modificaciones realizadas al Manual de Calidad. El control y registro
actualizado es mantenido por el Profesional Universitario (SGC). Se
mantendrá la integridad del Sistema de Gestión de Calidad incluso
cuando se planifiquen e implementan cambios en la institución que lo
puedan afectar, dichos cambios se deben describir en el historial de
cambios.

3. ALCANCE
El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de
Educación Distrital de Cartagena de Indias es “Administrar la Prestación
de los Servicios de apoyo para la Calidad Educativa, Cobertura
Educativa, Inspección y vigilancia y Atención al Ciudadano en el sector
educativo del Distrito de Cartagena de Indias en los niveles preescolar,
básica primaria, básica secundaria y media.

4. EXCLUSIONES
Para la aplicación y cumplimiento del presente Sistema de Gestión de
Calidad, se excluyen los siguientes requisitos con su respectiva
justificación:

Numeral 7.3 Diseño y desarrollo. Debido a que los servicios que se
prestan están enmarcados dentro de los lineamientos de la
normatividad actual y lo definido por el Ministerio de Educación
Nacional y el Ente Territorial correspondiente.

5. GENERALIDADES DE LA SECRETARÍA.

Garantizamos el derecho a la educación con equidad,
calidad, efectividad y pertinencia, proporcionando
una atención integral que contribuya al mejoramiento
de la calidad de vida y competitividad de la
comunidad del Distrito de Cartagena.

Trabajamos por una organización,
transparente, moderna y
orientada por resultados, con
adecuada autonomía para
satisfacer las necesidades de los
ciudadanos, con un talento
humano comprometido,
trabajando en equipo de la
mano con los gobiernos escolares
y organizaciones sociales y
empresariales, para posicionarnos
en el 2016 en los mas altos niveles
de calidad educativa en el país.

6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA
El Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación Distrital
es el resultado de la integración coordinada y coherente de los
procesos, con el personal, los procedimientos y los recursos necesarios
para ofrecer un servicio que satisfaga las necesidades y expectativas
del cliente. A continuación se encuentra el mapa de los procesos que
hacen parte de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad

En el Anexo 1 del presente Manual se encuentra la Matriz de
Interrelación de estos procesos con los requisitos de la Norma aplicables
a cada uno de ellos.

La Secretaría de Educación Distrital busca satisfacer las
necesidades educativas de la comunidad, garantizando la
prestación del servicio apoyados en un Sistema de Gestión
de Calidad, un talento humano competente; asegurando el
cumplimiento de la misión y el mejoramiento continuo de la
organización con procesos eficaces, brindando respuestas
oportunas y satisfactorias a los ciudadanos.

Con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la calidad,
la Secretaría de Educación ha elaborado la matriz planificación del
Sistema de Gestión de Calidad en la cual se establece la relación entre
la política de calidad y los procesos del Sistema. Esta matriz se
encuentra en el Anexo 2.

Por otro lado, el Sistema de Gestión de Calidad de la SED es coherente
con el Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía de Cartagena , por lo
que todos sus procesos integran el Macroproceso Gestión en Educación
(GED).

Responsabilidad con el Sistema de Gestión de la Calidad

Se han establecido como responsabilidades de todos los miembros de
la Secretaría de Educación con el Sistema de gestión de Calidad, las
siguientes:

Cumplir los procedimientos y tareas asignadas del Sistema de Gestión
de Calidad.

Aplicar la política de calidad

Contribuir con el logro de los objetivos de calidad

Participar en las actividades del Sistema de Gestión de Calidad

Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad.

Cumplir con los requisitos del cliente.

Igualmente se ha designado como representante de la dirección al
Profesional Universitario (Desarrollo Organizacional); igualmente en el
anexo 4 se encuentran los cargos responsables de cada proceso.
A continuación se presenta la estructura organizacional de la SED.

Despacho

Gestión Grupo Asesoría Legal
Organizacional Educativa

Grupo Asesor de Inspección y
Planeación Educativa Vigilancia

Dirección Dirección Dirección Unidades
Administrativa de Administrativa de Administrativa y Administrativas
Calidad Educativa Cobertura Educativa Financiera Locales de Educación

Evaluación Educativa Acceso Talento Humano

Atención al
Mejoramiento Permanencia
Ciudadano

Gestión
Administrativa

Servicios
Informáticos

Financiera

Información estadística del sector educativo
Asesoría al ciudadano
Validación de diplomas.
Copias y duplicados de diplomas
Atención de quejas del Servicio Educativo
Informar los avances del cumplimiento del plan de
desarrollo.

Divulgar las políticas de cobertura, calidad y eficiencia.
Información estadística del sector educativo
Legalización de EE
Asistencia técnica
Inspección y Vigilancia del Servicio Educativo
Administración de novedades de Instituciones Educativas
Difundir normatividad que rige en las Instituciones
Educativas.
Regular costos

7. REQUISITOS CLIO (CLIENTE, LEGALES, ISO, ORGANIZACIONALES)
La Secretaría de Educación en la gestión del Servicio Educativo del
Distrito de Cartagena de Indias debe garantizar el cumplimiento de los
siguientes requisitos enfocados desde el MEN, para lograr la satisfacción
de la comunidad educativa:

La revisión, modificación y divulgación de estos requisitos se garantiza
con la aplicación de los procedimientos establecidos por la SED.

Requisitos del cliente

Oportunidad
de respuesta

Eficiencia en
Excelente
el sector
atención
educativo

Requisitos
del
Pertinencia cliente Pertinencia
de la de la
Educación información

Mejoramiento Sostenibilidad
de la calidad de la
de la cobertura
educación educativa

Requisitos Legales – Requisitos ISO
Los requisitos legales están descritos en el Normograma (Ver anexo 2) y los
requisitos ISO están descritos en el documento Relación de la norma con los proceso,
(Ver Anexo 1)

Requisitos de la organización

Talento Humano competente

Orientación a la satisfacción de las
necesidades de la comunidad educativa

Orientación al cumplimiento de las metas
del plan de desarrollo

Organización transparente y Moderna

Propender por al eficiencia de los
servicios

8. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
Los siguientes son los procedimientos obligatorios del Sistema de
Gestión de calidad de la Secretaría de Educación Distrital :

GEDAS01-P001 Auditorías Internas de Calidad
GEDAS01-P002 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
GEDAS01-P003 Control De Producto No Conforme
GEDAS02 - P001 Control De Documentos
GEDAS02- P003. Control De Registros

De igual manera el manual de calidad hace referencia a
documentos externos, documentos controlados, otros
procedimientos y registros que sirven para dar cumplimiento a los
requisitos de la norma ISO 9001:2008 y que son necesarios para el
Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación
Distrital.

ANEXO 1
MATRIZ DE INTERRELACIÓN
NORMA ISO 9001 - PROCESOS

ANEXO 2
PLANIFICACIÓN DEL SGC

ANEXO 3
RESPONSABLES DE LOS
PROCESOS

PROCESO CARGO
GEDGE. Gestión Estratégica Secretario de Educación
Distrital
GEDCE. Calidad Educativa Director Administrativo de
Calidad Educativa
GEDCO. Cobertura Educativa Director Administrativo de
Cobertura Educativa
GEDGP. Gestión de Programas Asesor (Grupo asesor
y Proyectos Planeación Educativa)
GEDGL. Gestión Legal Asesor (Grupo Asesor
Educativa Asesoría Legal)
GEDAS. Administración del Profesional Universitario
Sistema de Gestión de (Desarrollo Organizacional)
Calidad
GEDGA. Administración de Subdirector Técnico
Bienes y Servicios Administrativo
GEDTH. Talento Humano Subdirector Técnico de
Talento Humano
GEDGF. Gestión Financiera Profesional Especializado
Financiera
GEDIV. Gestión de la Profesional Especializado
Inspección y Vigilancia (Inspección y Vigilancia)
GEDAC. Atención al Profesional Universitario
Ciudadano (Atención al Ciudadano)
GEDGT. Gestión de TIC`S Profesional Especializado
(Servicios Informáticos)

ANEXO 5
CARACTERIZACIONES DE
SUBPROCESOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD

ANEXO 6
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS


Proceso Subprocesos

GEDGE01.FORMULACION
Y EVALUACIÓN DEL PLAN
DE DESARROLLO
GEDGE. GESTIÓN
ESTRATÉGICA

GEDGE02.COMPROMISO
DE LA DIRECCIÓN

Proceso Subprocesos

GEDAS01. SEGUIMIENTO,
ANÁLISIS Y MEJORA
GEDAS.
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
GEDAS02.ADMINISTRACI
ÓN DE DOCUMENTOS


Proceso Subprocesos
GEDCE01 PLANEACIÓN DEL
APOYO A LA CALIDAD
EDUCATIVA
GEDCE. GESTIÓN DEL
APOYO A LA CALIDAD
EDUCATIVA

GEDCE02 EJECUCIÓN DEL
APOYO A LA CALIDAD
EDUCATIVA

Proceso Subprocesos
GEDIV01. PLANIFICACIÓN
DE LA INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA
GEDIV. GESTIÓN DE LA
INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA DEL
SERVICIO EDUCATIVO
GEDIV02.CONTROL Y
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO EDUCATIVO


Proceso Subprocesos

GEDCO01.PLANIFICACI
ÓN DE LA COBERTURA
GEDCO. EDUCATIVA
COBERTURA
EDUCATIVA
GEDCO02. RESERVA Y
ASIGNACIÓN DE
CUPOS

Proceso Subprocesos

GEDAC01. GESTIONAR
CORRESPONDENCIA
GEDAC.
ATENCIÓN AL
CIUDADANO GEDAC02.DESARROLL
AR Y MANTENER LAS
RELACIONES CON EL
CIUDADANO


Proceso Subprocesos

GEDGA01.ADQUIRIR
BIENES Y SERVICIOS
GEDGA. GESTIÓN
ADMINISTRATIVA DE
BIENES Y SERVICIOS
GEDGA02.GESTION DE
RECURSOS FÍSICOS

Proceso Subprocesos

GEDGF01. PLANEACIÓN
FINANCIERA

GEDGF. GESTIÓN
FINANCIERA
GEDGF02. CONTROL Y
SEGUIMIENTO
FINANCIERO


Proceso Subprocesos

GEDGL01. DERECHOS
DE PETICIÓN,
SOLICITUDES Y
GEDGL. GESTIÓN ACCIONES LEGALES
LEGAL EDUCATIVA

GEDGL02. ASESORÍA
JURÍDICA

Proceso Subprocesos
GEDGP01.
FORMULACIÓN E
INSCRIPCIÓN DE
GEDGP. GESTIÓN PROYECTOS
DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS GEDGP02.
ADMINISTRACIÓN DE
PROGRAMAS Y
PROYECTOS


Proceso Subprocesos
GEDGT01.
MANTENIMIENTO Y
SOPORTE TÉCNICO DE LA
INFRAESTRUCTURA
GEDGT. GESTIÓN DE TECNOLÓGICA
TICs
GEDGT02.
ADMINISTRACIÓN DE LA
PLATAFORMA
TECNOLÓGICA


Proceso Subprocesos
GEDTH01. ADMINISTRAR LA
PLANTA DE PERSONAL

GEDTH02. SELECCIÓN Y
VINCULACIÓN DE PERSONAL

GEDTH03. DESARROLLO DE
PERSONAL

GEDTH. TALENTO GEDTH04. ADMINISTRACIÓN
HUMANO DE CARRERA DOCENTE

GEDTH05. MANEJO DEL
FONDO PRESTACIONAL

GEDTH06. ADMINISTRACIÓN
DE LA NOMINA

GEDTH07. ADMINISTRACIÓN
DE HISTORIAS LABORALES

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