Metodologia prince2

METODOLOGIA PRINCE 2

BRIAN SANCHEZ SANCHEZ
PAOLA OROZCO MOLINA

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI
FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS
29/10/2012

» PRINCE (PRojects IN Controlled Environments, que en español
es: Proyectos en Entornos Controlados).
» PRINCE fue desarrollado por la CCTA (Central Computer and
Telecommunications Agency: Agencia Central de Informática y
Telecomunicaciones) después renombrada como la OGC (Office
of Government Commerce: Oficina Gubernamental de
Comercio). El método estuvo originalmente basado en
PROMPTII, un procedimiento de manejo de proyectos creado
por Simpact Systems Ltd. en 1975.
» PROMPTII fue adoptado por la CCTA en 1979 como el estándar
para ser utilizado en todos los proyectos de sistemas de
información del gobierno británico. Cuando PRINCE fue lanzado
en 1989, sustituyó a PROMPTII en la gestión de los proyectos
gubernamentales.

» La CCTA continuó desarrollando y mejorando el método PRINCE
con la experiencia y contribución de expertos en gestión de
proyectos, publicando PRINCE2 en 1996, no sólo siendo una
versión mejorada de la anterior, sino que además se convirtió en
un método genérico, válido para todos los entornos, ya no
exclusivamente para proyectos TIC (Tecnologías de Información y
Comunicaciones) de la Administración Pública, como fue en su
origen.
» La versión mas reciente de PRINCE2 fue publicada hace dos años
por la OGC, la cual significó una actualización o Refresh de la
versión anterior de 2005 y salió a la luz en Londres, Reino
Unido, el 16 de junio de 2009.
» PRINCE2 es de dominio público y los derechos reservados
pertenecen a OGC, al igual que el resto de modelos de mejores
prácticas como ITIL, MSP, M_o_R y P3O

» La Association for Project Management (APM, en
español: Asociación para la Administración de
Proyectos), es la responsable de velar por las
certificaciones de PRINCE2 que son:

» PRINCE2 Foundation
» PRINCE2 Practitioner

» Actualmente PRINCE2 es un estándar de facto
ampliamente usado por el gobierno del Reino
Unido y muy reconocido y utilizado en el sector
privado británico. Poco a poco, su uso también se
está haciendo importante en los países de la
Mancomunidad Británica de Naciones y de forma
más discreta en el resto de Europa.

» - Proceso de Negocio (Business Case).
- Organización (Organization).
- Calidad (Quality).
- Planes (Plans).
- Riesgo (Management of Risk).
- Control del Cambio (Change

» - [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project).
- [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project).
- [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project).
- [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage).
- [MP] Gestión del Suministro de Productos (Managing
Product Delivery).
- [SB] Gestión del Límite de las Fases (Managing Stage
Boundaries).
- [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project).

» Existen 40 subprocesos asociados a los procesos que
constan de sus correspondientes acciones normativas.

» TÉCNICAS:
» - Planificación en Base del Producto (Product-based planning).
- Revisión de la Calidad (Quality review)

» ROLES:
» - Consejo/Junta Directiva (Project Board).
- Usuario Representativo (Senior User).
- Director Ejecutivo (Executive).
- Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier).
- Jefe de Proyecto (Project Manager).
- Jefe de Equipo (Team Manager).
- Responsable de Garantía (Project Assurance).
- Responsable de Soporte (Project Support).

Dirección General de Proyectos

Dirigir un Proyecto

Comienzo de Iniciar un Controlar una Gestión de Cierre un
un Proyecto Proyecto Fase limite de fase Proyecto

Gestión de
suministro de
productos

Planificación

» Dirección de un Proyecto: DP (Directing a Project)
Este proceso es para la Gestión Superior (la Junta de Proyecto
controla el proyecto).
» Puesta en Marcha de un Proyecto: SU (Starting Up a Project)
Se trata de un proceso pre-proyecto muy corto que reúne los
datos necesarios para comenzar el proyecto.
» Iniciar un Proyecto: IP (Initiating a Project)
El proceso examina la justificación del proyecto y crea la
Documentación de Inicio del Proyecto (PID) que incluye el Plan
del Proyecto (Project Plan).
» Control de una Fase: CS (Controlling a Stage)
Este proceso describe las tareas diarias de vigilancia y de control
que realiza el Jefe de Proyecto sobre el proyecto. Aquí es donde
el Jefe de Proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en un
proyecto.

» Gestión de los Límites de Fase: SB (Managing a Stage Boundary)
Este proceso proporciona una forma controlada de completar
una fase y planear la siguiente.
» Gestión de la Entrega de Productos: MP (Managing Product
Delivery)
Este es el proceso de entrega de los productos. Es donde los
productos (Productos Especializados), que van a ser utilizados
por los usuarios, son entregados por los miembros del equipo.
» Cerrar un proyecto: CP (Closing a Project)
Este proceso confirma la entrega de los productos y el Jefe de
Proyecto prepara el cierre del proyecto.

» Aplicación de PRINCE2 a un caso práctico

» En esta sección realizaremos una evaluación de las herramientas
y paquetes software adecuados para la gestión de proyectos. El
objetivo que se persigue es identificar la herramienta software
mejor provista para gestionar un proyecto haciendo uso de la
metodología PRINCE2.
» Dentro de las herramientas software que se
estudiarán, encontramos dos tipos bien diferenciados:
herramientas de software libre y herramientas de software
propietario. El análisis de este último grupo será más conciso
debido a la necesidad de adquirir una licencia para poder utilizar
la herramienta.
» Herramientas de software libre que se evaluara
• Project- open

» Evaluación de herramientas de software libre: Análisis de Project open
» Project- open es una herramienta de gestión de proyectos y de
planificación de recursos empresariales basada en la web. Es una
herramienta de código abierto mantenida por desarrolladores que se
encuentran principalmente en España y Alemania.
Project- open cubre las siguientes áreas de la gestión empresarial:
» • Gestión y control de proyectos
» • Gestión de recursos humanos
» • Gestión del conocimiento
» • Control financiero
» • Gestión de la relación con los clientes
» • Iniciación e integración del proyecto
» • Planificación, seguimiento y colaboración del proyecto

» Ventana de acceso
» Para realizar la evaluación de esta herramienta existen dos posibilidades: evaluar la versión
demo de la herramienta que proporciona la propia web de Project-open o bien, instalar el
software en el equipo. En este caso, se realizo la instalación del software

» Para realizar esta evaluación, se utiliza el perfil genérico que proporciona la herramienta
para el jefe de proyecto.

» Vista de la portada para el jefe de proyecto.
» Cuando entramos al perfil correspondiente de gestión de proyectos, la ventana en
portada que observamos es la siguiente:

» Ventana de creación de un proyecto.
» Al ser una herramienta tan compleja, nos centraremos en realizar una pequeña
tarea, como es crear un proyecto y asignarle una tarea. En la siguiente figura podemos
observar las posibles categorías de proyectos de tecnologías de la información que se
pueden llevar a cabo con esta herramienta:

» Ventana de cumplimentación de los datos de un proyecto.
» Al seleccionar un proyecto de tipo “Desarrollo de software”, la herramienta nos dirige a
otra ventana donde debemos introducir la información necesaria sobre el
proyecto, como la que vemos a continuación:

» Pestaña "Tareas".
» A continuación podemos ver que se han introducido los datos del proyecto
correctamente visitando la pestaña “Tareas” en el menú de pestañas secundario de la
herramienta. En la siguiente figura se muestra el contenido de esa pestaña:

» Vista de cumplimentación de la información de una tarea
» Ahora procedemos a introducir una tarea para este proyecto, desde la vista de la pestaña
“Tareas” accedemos a la siguiente ventana, donde debemos introducir los datos
necesarios para cumplimentar la información necesaria relacionada con la tarea del
proyecto:

» Una vez cumplimentados los datos, podemos ver como la tarea se ha añadido
correctamente a la lista:

» Ahora volvemos a la página principal del proyecto para el perfil de jefe de proyecto y
podemos observar cómo se han actualizado los datos, encontramos el diagrama de Gantt
correspondiente a la planificación de las tareas y otros datos tales como los costes o los
integrantes del proyecto. En la siguiente figura se muestra esta página principal

» BENEFICIOS:
» Método estructurado que proporciona un acercamiento estándar a la
gestión de proyectos, incorporando buenas practicas probadas y
establecidas en la administración de proyectos.
» Extensamente reconocida y entendida, proporciona un lenguaje común
para los participantes de un proyecto.
» Proporciona control en el uso de recursos y en el manejo de riesgos.
» Permite a los proyectos:
» Controlados y organizados comienzos, centros y finales;
» Revisiones regulares del progresos del plan y al tipo de negocio;
» Puntos de decisión flexibles;
» Control directivo automático ante cualquier desviación del plan

» BENEFICIOS:
» Participación de la gerencia y de los stakeholders en los puntos
apropiados;
» Anima a los canales de comunicaciones entre el proyecto, la gerencia
de proyecto, y los stakeholders.
» Trae beneficios a los proyectos individuales que incluyen:
» Definición de roles y responsabilidades en cada nivel;
» Reuniones y burocracia reducidas, gracias a una gerencia de excepción;
» Niveles apropiados de planeamiento de alto nivel y desde el largo plazo
al mediano y corto plazo;
» Separación de las actividades de gerencia, de las actividades técnicas;
» Un mejor aprecio de los riesgos del proyecto en todo sentido;
» Maneras de manejar cambios para reducir riesgos.

DESVENTAJAS:
» PRINCE 2 no cubre la gestión de services ni la gestión de personal.
Estos sin embargo son cubiertos por los cuerpos del conocimiento del
PMI (el cuerpo profesional de los Estados Unidos) y del APM (en el
Reino Unido

» Encontramos que esta herramienta tiene excelentes
características, que la hacen adecuada para la gestión de proyectos. Es
de alguna manera muy compleja, lo cual introduce muchas
posibilidades para su uso, pero requiere mucho tiempo para aprender
su correcto manejo.
» Una vez se desarrollen adecuadamente aquellas funcionalidades que
aun no están plenamente acabadas, la herramienta contendrá todas las
características necesarias para realizar la gestión del proyecto en su
totalidad.
» En el caso de estudio que nos ocupa, no resulta del todo adecuada por
su complejidad, ya que a parte del tiempo necesario para su
aprendizaje, hay que apoyarse en otras herramientas para realizar
aquellas tareas que requieren funcionalidades adicionales.

» Jose Luis Fernandez, Introduciendo a PRINCE2, PRINCE2® in
Spanish, viernes, 16 de diciembre de 2011, link http://jlfr-
prince2.blogspot.com/

» Jose Luis Fernandez, Introduciendo a
PRINCE2, liderdeproyecto, link
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/introduciendo_a_p
rince2.html

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