PresentacióN Pesi

PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION ASSBASALUD E.S.E UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES FREDDY WILSON LONDOÑO Asesor RICHARD NELSON ROMÁN MARIN Ingeniero de Sistemas, Especialista en Desarrollo Gerencial INGENIERIA INFORMATICA MANIZALES, 2002

QUE ES UN P.E.S.I...? POR QUE UN PESI EN ASSBASALUD E.SE. PARA QUE UN PESI ? CUALES SON SUS RESULTADOS Conceptos Básicos Metodología BSP - SISP Aplicación PESI ESTRUCTURA PRESENTACION CONCLUSIONES

PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS INFORMACION QUE ES UN P.E.S.I...? Conjunto organizado de acciones Cubre las Fases del proceso de planeación apoyado en las estrategias corporativas. Refiere a los modelos y representaciones informatizados de la entidad. Transita de los datos a la información para apuntar al conocimiento

Es un trabajo de planeación y desarrollo con aplicación estratégica y tecnológica por cuanto está orientado a la utilización del conocimiento básico en administración de sistemas informáticos, aplicado en la planeación de información, con el que se busca construir y desarrollar una arquitectura de información que involucre las tecnologías, los procesos y los recursos para la construcción de un modelo de desarrollo informático acorde con la planeación estratégica de la institución. El P.E.S.I. es una herramienta mediante la cual se plantea la estructura y el contenido de los sistemas de información de una organización y las actividades requeridas para desarrollarlos de forma armónica con las necesidades de manejo de información y de apoyo a los procesos administrativos y operativos de la organización. PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION

ASSBASALUD E.S.E es una Empresa Social del Estado ejecutora del proceso de prevención y promoción de la salud del primer nivel, el cual presta a través de servicios médicos generales y de laboratorio, contribuyendo al bienestar social de una población estimada en 240.000 personas de las áreas urbana y rural de Manizales. Su transformación en empresa Social del Estado (15 de julio de 1996), sujeta a la Ley de Seguridad Social en Colombia (Ley 100 de 1993) la obliga a implementar acciones tendientes a optimizar su gestión, con el propósito de prestar servicios en salud de forma competitiva. La sistematización de la institución se ha desarrollado de forma escalonada y fragmentada y sus aplicaciones administrativos apoyan una prestación de servicios y de gestión financiera, las cuales requieren de un marco de gestión apoyado en información integral en el que se visualice toda su estructura y no solamente los programas computacionales o áreas funcionales en particular. Sin embargo el desarrollo de sistemas apoyados en un modelo de planeación estratégica de sistemas de información preestablecido, no cuenta aún con un modelo claramente definido y puesto en marcha. Por tanto surge el problema que a continuación se plantea. POR QUE UN PESI EN ASSBASALUD E.SE.

Pregunta de Investigación y Desarrollo ¿Cómo crear un Plan Estratégico de Sistemas de Información que atienda a un modelo metodológico claramente definido, y que se emplee como base para la toma de decisiones informáticas destinadas a apoyar los procesos y la prestación de servicios de la Assbasalud? PLANTEAMIENTO

La Planeación estratégica de la organización y de los sistemas de Información pertinentes, son instrumentos que contribuyen a orientar y dirigir los esfuerzos de la organización para alcanzar su competitividad, adaptación al medio y calidad en los servicios que presta. La puesta en marcha del Sistema General de Seguridad Social ha llevado a las empresas de salud a la necesidad de apropiar dentro de su administración, una visión que aporte elementos válidos en la difícil toma de decisiones del día a día. El creciente papel del área de Planeación y Sistemas de Assbasalud E.S.E. en la confección de una visión sistémica de la Institución, unida a la normativa nacional que requiere de planes estratégicos de acción en cada empresa, abocan al desarrollo de un Plan Estratégico de Sistemas de Información –PESI- que integre las necesidades de información de la Institución, a corto y mediano plazo, de forma integral con su misión. La aplicación de la metodología B.S.P.-S.I.S.P ofrece beneficios el análisis, diseño, planeación y administración de la información a los principales equipos administrativos: El equipo directivo y estratégico, el equipo funcional y operacional y el equipo de sistemas de información. La conformación y estructura del PESI aportaría la información necesaria para que de acuerdo con una planeación previa se tomen decisiones fundamentadas en la integridad, estructura y flujo lógico de la información acorde con los planteamientos del Sistema General de Seguridad Social y la visión competitiva de servicios de Assbasalud. PARA QUE UN PESI ?

 dentificar y establecer las estructuras de información (Clases de Datos) pertinentes y correspondientes a la información manejada por Assbasalud Generar un modelo institucional de información que permita ahorro de tiempo, cantidad y costos de los recursos involucrados e incremente la eficiencia, oportunidad, confiabilidad de la información y los procesos propios de Assbasalud ESE. Ejecutar un examen sistemático, de políticas, procesos, procedimientos y sistemas de información para definir la arquitectura de información. Elaborar una propuesta de estructura orgánica para el área de planeacion y sistemas que propendan por la confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad de la información y la efectividad de los servicios en los sistemas de información. Definir los Proyectos de información a ejecutar y su respectiva Priorización para la eficiente utilización de los recursos informáticos; (hardware, software y licenciamiento). CUALES SON SUS RESULTADOS

CONCEPTOS BÁSICOS 5.1. Ingeniería de Información: La ingeniería de información identifica las entidades y datos fundamentales, así como su estructuración y relación dentro de una organización, sustentados por una visión apoyada en la Teoría General de Sistemas y destinados a la comprensión en perspectiva de la información y su circulación dentro de la organización. 5.2. Sistemas de Información Según lo plantea Gordon, un sistema de información “... es el conjunto formal de procesos, que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de la organización y para las actividades de dirección y control correspondiente, apoyando los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones del negocio de acuerdo a su estrategia ”. 5.3. Planeación Estratégica de Sistemas: Es una función de sistemas de una organización que pretende alinear la planeación de los sistemas con la planeación corporativa. La planeación estratégica tradicional tiene un tiempo de vigencia o ciclo de vida que oscila entre 3 y 5 años; pero, con una acertada Gerencia Estratégica, la Planeación Estratégica de Sistemas se convierte en un proceso continuo. 5.4. Metodologia B.S.P. Metodología Business Systems Planning introducida por IBM en 1978 y empleada por cientos de sus clientes para la Planeación Estratégica de los Sistemas de Información de las Empresas.

OBTENER EL COMPROMISO ADMINISTRATIVO Y PREPARAR EL ESTUDIO UBICAR LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA EMPRESA IDENTIFICAR PROCESOS Y FUNCIONES DEFINIR LAS CLASES DATOS - ENTIDADES. ANALIZAR RELACIONES SISTEMA / ORGANIZACIÓN ESTABLECER EL SOPORTE INFORMATICO DEFINIR LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN ESTABLECER PROYECTOS Y SU PRIORIZACION REVISAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. UBICAR LA PLATAFORMA INFORMATICA OBJETIVO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 DEFINIR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INFORMATICA REPORTAR RESUTADOS Fase 0. Analisis del Sistema Corporativo de Información. Fase II. Diseño del Ambiente Informático y Organizacional Objetivo Fase III. Formulacion de Proyectos Estratégicos de Información y Sistemas METODOLOGIA Fase I. Diseño de la Arquitectura de Información. BSP - SISP

SISTEMA SUBSISTEMA APLICACIONES RELACIONES ENTIDADES Estructura y Categorías de Información SISTEMAS SUBSISTEMAS APLICACIÓN ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 1. Administración Talento Humano 2. Bienestar Social 3. Salud Ocupacional 4. Nómina Fondo de Empleados GESTIÓN FINANCIERA 5. Costos y Presupuesto 6. Compras y Suministros. 7. Cartera 8. Tesorería 9. Inventario y Activos Fijos. 10. Contabilidad GESTIÓN DE CONTROL 11. Jurídica 12. Control disciplinario 13. Control Interno 14. Auditoria Interna 15. Administración de Documentos PLANEACIÓN Y SISTEMAS 16. Planeación Estratégica 17. Admón. de proyectos. 18. Organización y métodos 19. Adm Recursos Físicos y tecnol ASISTENCIAL ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EN SALUD 20. Facturación 21. Admón Centros de Salud. 22. Sistema de Información y Atención al Usuario. 23. Administración Asistencial de Historias Clinicas 24. Mercadeo. PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN SALUD 25. Laboratorio clínico. 26. Consulta Médica 27. Odontología 28. Partos y Recien Nacidos 29. Hospitalización 30. Programas de promoción y prevención. PAB 31. Urgencias

ASSBASALUD EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA SUBSISTEMA GESTIÓN FINANCIERA 7. APLICACIÓN OBJETIVO: ALMACÉN, COMPRAS Y SUMINISTROS 1 . Funciones y Procesos: Registro permanente de artículos por proveedor y proveedores por producto. Control sobre unidades de medida Generación automática de órdenes de compra y entradas de almacén. Control de consecutivo por cada tipo de documento Control de artículos en tránsito (pendiente de recibo). Consulta de pendientes por proveedor, producto y órdenes de compra. Manejo de descuentos, impuestos control de transportadores. Control de recibo parcial o total de artículos. Registro de presupuesto de compra por proveedor y artículo. Informes de: órdenes de compra vencida, por vencer S eguimiento de cotizaciones para decidir sobre adquisición. Consulta selectiva y condicionada por el usuario y Claves de seguridad para acceso. Proceso de copias de seguridad (backups) Proyecciones por proveedor, artículo, órdenes de compra, cotizaciones. Registro automático de transacciones realizadas por el usuario en la aplicación. Estadísticas asociadas (auditoria). Manejo de históricos (montaje de cualquier año) con proceso de fin de año incluido Acceso a bancos de datos de artículos relacionados por proveedores Control y seguimiento de requisiciones para cada dependencia Análisis de compras por centros de costos. Directorio de proveedores, estadísticas de compra, presupuesto por proveedor y producto

Contabilidad ALMACEN COMPRAS SUMINISTROS Comprobante Ordenes de Compra Admón. Centros de Salud. Solicitud Materiales y Equipos Tesorería Facturas y Ordenes de Pagos Admón. Recursos Físicos y Tecnologicos Solicitud de Dotaciones Costos y Presupuesto Salidas de Almacén a cada Centro C. Activos Fijos e Inventarios Contratos Adquisición Bienes Admón. Talento Humano. Solicitud de Equipos de Computo Jurídica Salud Ocupacional 3. Aplicaciones con las que se relaciona Salidas de Almacén a Centro costo Dotaciones

Hardware : Se tiene dos computadores Hewlett Packard Pentium a 75 Mhz, con 16 megas en RAM, disco duro de 640 megas, se tienen dos Hewlett Packard Pentium II a 333 Mhz, con 32 Megas en RAM, disco duro de 4 Gigas, unidad de drive de 3 ½ de alta densidad, un Hewlett Packard pentium a 166 Mhz, 32 megas de RAM, disco duro de 2.1 Gigas, drive de 3 ½ de alta densidad, Todos con monitor S.VGA, Teclado extendido y mouse dos botones. Software : Herramientas de usuario final: Microsoft Office versión 95 y 97 (Word, Excel, Power Point) Estándar, sistema operativo Windows 95. Programa específico : Sapiens en Fox Pro Profesional. Versión 6.0, SIACOS (Sistema de Información de Almacén de Compras y Suministros) desarrollado en Visual Fox Pro Versión 6.0 Profesional. Usuarios de la aplicación: 5 personas de Almacén, Compras y Suministros. Soporte : Un ingeniero de sistemas de la oficina de Planeación y Sistemas 5. Observaciones respecto al soporte informático.

15 Gigas para los datos de la aplicación de Compras. Se cuenta con un ambiente de red para interactuar con otras aplicaciones. Es importante contar con unidades de almacenamiento externo para copias de seguridad y manejo de históricos, así mismo de la compra y/o actualización de los equipos, ya que se están desactualizados con relación a las necesidades de la aplicación y por ende de la entidad 6. Requerimientos de almacenamiento y Recursos informáticos Características del Programa . Captura de datos de control Mantenimiento de clientes. Mantenimiento de centros de costos. Mantenimiento de artículos. Gestión del movimiento con impresión de entradas y salidas Consulta de: clientes, conceptos, centros de costos, movimiento de entradas y salidas, así como movimiento contable. Procesos de fin del día, fin de mes, de año. Listados de entradas, salidas y movimientos.

Listas de Entidades - Aplicaciones - Usuarios

ARQUITECTURA DE I NFORMACION A SSBASALUD ESE Salud Ocupacional Nómina Aministración del Talento Humano Bienestar Social Fondo de Empleados Almacén, Comrpas y Suministros Tesorería Inventario y Activos Fijos Contabilidad Cartera Jurídica Control Disciplinario Control Interno Auditoria Interna Administración de Documentos Planeación Estratégica Administración de Proyectos Organización y Métodos. Admón de Recursos Fisicos y Tecnológicos Admón de Centros de Salud Sistema de Información y Atención al Usuario Mercadeo Laboratorio Clínico Consulta Médica Odontología Partos y Recién Nacidos. Hospitalización Urgencias Promoción Prevención y PAB Admón Asistencial Historias Clínicas Costos y Presupuesto Facturación Mercadeo

13 14 12 15 18 5 6 8 7 9 1 16 17 11 10 4 3 3 1 2 6 7 2 4 5 Infraestructura Física e Informática 0 Centro de Salud con Recurso Informático 0 Centro de Salud sin Recurso Informático 0 0 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Oficina Jurídica Control Adtivo y Financiero Jefe Oficina de Control Interno Gerencia Sala de Juntas Auxiliar Control Adtivo y Financiero Secretaria Control Adtivo y Financiero Auditoria Médica Secretaria Gestión Financiera Jefe Servicios en Salud Secretaria Jurídica Secretaria Servicios en Salud Auditoria Externa Técnico en Estadística Jefe Programas Promoción y Prevención Baños 46 87 49 86 75 76 85 47 4o Piso Sede Administrativa Plano Infraestructura por Unidad

I NVENTARIO HARDWARE Y SOFTWARE ASSBASALUD E.S.E

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS DE ASSBASALUD E.S.E. ESTADO ACTUAL SICS (Sistema de Información de Centros de Salud): Es el producto más importante desarrollado en la empresa. Involucra los subsistemas de Facturación, Farmacia y Estadística; sistema que cumple con las disposiciones del Ministerio de Salud. El sistema ha sido montado en todos (16) los centros de servicios de salud del área urbana. SIACOS (Sistema de Información de Almacén, y Compras y Suministros) Adicional a los subsistemas relacionados con el nombre, incluye el subsistema de Depósito de Farmacia, que es análogo al del almacén, e incluye el manejo de inventarios. Los anteriores sistemas fueron desarrollados y se encuentran en funcionamiento. PRESUPUESTO : Dadas las grandes dificultades de la empresa para llevar los libros presupuestales, se decidió en la vigencia de 1997 desarrollar el subsistema de presupuesto, el cual se encuentra en funcionamiento desde 1998. SIG (Sistema de Información Gerencial) El cual fue implantado en todos los centros de atención, y su objetivo principal es la recolección de datos, que mediante un proceso se convertían en indicadores de gestión institucionales. SIMA (Sistema de Información de Mercadeo y Atención al Usuario). El cual incluye un sistema de Clientes, y una aplicación que permite tabular encuestas.

ASISTIR : Sistema de información desarrollado a mediados del año 1999, que permite tener el registro de los usuarios adscritos al programa Asistir, así como registrar las atenciones, los pagos realizados y la facturación con su respectiva descarga de Kardex, (contratos, beneficiarios, pagos, cartera). SIGHU : Sistema de información de Gestión Humana, involucra los subsistemas de información de Hojas de Vida, Nómina, Bienestar Social, Historias Clínicas para salud ocupacional, Admon Personal; sistema desarrollado al interior de Assbasalud en 1997, se encuentra en funcionamiento desde 1998 y actualmente esta en proceso de mantenimiento. SAPIENS : Sistema comprado, se encuentran en funcionamiento los módulos de Contabilidad, Cartera, Tesorería y activos fijos. Sistema que bajo el mismo lenguaje de programación de los anteriores permitirá la integración total del sistema de información general de Assbasalud E.S.E. SIACAESE . Sistema de Costos recientemente implantado por ingenieras de la entidad. SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS DE ASSBASALUD E.S.E. ESTADO ACTUAL

HARDWARE 1996 2002 EQUIPOS COMPUTO Equipos en Comodato 17 22 Equipos Propios 5 90 IMPRESORAS Matriz de punto Comodato 1 3 Matriz de punto propias 4 65 Burbuja 0 11 Laser 0 1 HARDWARE 1996 2002 REDES REDES DE CENTROS Centros con Cableado Estructurado 0 8 Número de puntos de red 0 112 Puntos Eléctricos regulados 0 56 x2 UPS 0 8 Concentradores 0 8 REDES SEDE ADTIVA Cableado Estructurado 0 1 Número de puntos de red 0 26 Puntos eléctricos regulados 0 24 x 2 UPS. 0 2 Concentradores 0 3 OTROS Modems Internos 0 21 Modems Externos 0 15 Scanner 0 1 Unidad de Almacenamiento 0 1 Unidad de CD WRITER externa 0 1 Sistema de Acceso Remoto 0 1 Cuentas Internet 0 2 Usuarios para soporte 20 140 Capacitados 2% 25%

INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA OBJETIVO ASSBASALUD E.S.E.

ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL PLANEACION Y SISTEMAS JEFE OFICINA PLANEACION Y SISTEMAS TECNICAS SISTEMAS (2)

COMITÉ EJECUTIVO JEFE OFICINA PLANEACION Y SISTEMAS SECRETARIA SECCION REDES Y SOPORTE SECCION INFORMATICA ADMINISTRATIVA SECCION INFRAESTRUCTUR ORGANIZACIÓN Y METODOS PROF. SOPORTE Y MANTENIMIENTO PROF. REDES Y COMUNICACIONES COORDINADOR GESTION RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS COORDIN. PROYECTOS ORGANIZACIÓN Y METODOS ANALISTA SISTEMAS INFORMACIÓN PROGRAMADOR SISTEMAS INFORMAC ESTRUCTURA ORGANICA OBJETIVO PLANEACION Y SISTEMAS

CARGO: ANALISTA DE REDES Y COMUNICACIONES Propósito Principal del Cargo: Soportar técnicamente a la operación del hardware, el Software, las Bases de Datos y de las redes comunicación corporativa, para lograr una operación eficiente de los computadores y las redes de Assbasalud ESE. Ubicación en la Organización: Responsable directamente ante: Jefe de Planeación y Sistemas. Funciones principales: Mantener los niveles de seguridad de las bases de datos, asignando a cada usuario las restricciones relacionadas con su cargo, con el fin de restringir accesos a usuarios no autorizados. Realizar el diseño físico de las Redes, con base en el diseño lógico realizado por el en conjunto con sección de Análisis y programación del desarrollo de sistemas. Calificación requerida por el cargo: Titulo Profesional en Telecomunicaciones, Comunicación de Datos o Redes. Experiencia mínima de 1 año en redes de comunicación y transmisión de datos. Numero de personas : 1 DESCRIPCION DE CARGOS

INFRAESTRUCTURA Nombre Adquisición de Hardware y Software Prioridad: Alta Estrategia: Adquisición Tipo: Nuevo Descripción: Compra 40 Equipos, 3 Servidores, Office Xp,. Tiempo: 4 meses Nombre: Implementación del Modelo de Datos para los Sistemas de Información Prioridad: Media Estrategia: Desarrollo Conjunto Tipo: Nuevo Tiempo: 6 meses Nombre: Mercadeo y Venta de Servicios Prioridad: Media Estrategia: Desarrollo Interno Tipo: Mejorar Tiempo: 3 meses PROYECTOS A DESARROLLAR

PROYECTOS A DESARROLLAR Nombre: Programa de Salud Ocupacional , que sería ejecutado con recursos propios de contar con capital suficientes producto de la venta de servicios. Posiblemente no se ejecute en su totalidad ($113’000.000,oo), pero podría desarrollarse parcialmente. (No se tiene estimado). Nombre: Administración de Documentos Prioridad: Media Estrategia: Compra Tipo: Nuevo Tiempo: 3 meses SISTEMAS DE INFORMACION Nombre: Sistematización y Automatización de Assbasalud E.S.E Final Fase II Prioridad: Media Estrategia: Desarrollo Interno Tipo: Nuevo y Mejorar Descripción: Sistematización y Automatización de Assbasalud E.S.E en donde se muestra los nuevos requerimientos y la priorización de la inversión (Dado que lo requerido es mayor al presupuesto asignado). Es importante anotar que la diferencia existente entre lo presupuestado y las necesidades para la ejecución de esta etapa del proyecto serán cubiertas por Assbasalud Tiempo: 8 meses

ALBARRACIN, Luz Zoraida. Cargas de Trabajo Personal Administrativo Assbasalud E.S.E. 2002. BUSINESS SYSTEMS Planning Information Systems Planning Guide. IBM.1978 DAVID R, FRED. LA GERENCIA ESTRATEGICA. Bogotá. 1988. DAVIS, Gordon B. Planeación de Sistemas de Información, A la Medida de su Organización. Oficina Eficiente Noviembre 1988. GALVIS Panqueva, Alvaro. Planeación Estratégica Informática. Uniandes, 1993. LOPEZ Marcelo, Londoño Freddy, Gómez Carlos. Plan Maestro De Informática, Universidad Católica de Manizales, 1993. PLAN DE DESARROLLO DE SISTEMAS ASSBASALUD E.S.E. 1997 PLANEACION ESTRATEGICA DE ASSBASALUD E.S.E. 1998. SALLANAVE, Jean Paul. Gerencia y Planeacion Estratégica. Bogotá. 1985 TAMAYO A., Alonso. Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia, Sede Manizales. REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFIA

CONCLUSIONES El PESI Proporciona a la administración un método formal para establecer las prioridades de información, sin considerar intereses particulares. El PESI permite proteger la inversión institucional para posibilitar el desarrollo de aquellos sistemas que tengan prioridad basados en las operaciones de la Empresa y que, generalmente, no son afectados por cambios organizacionales. Facilita la orientación de los recursos y tecnologías a las unidades que mas requieren de la información, haciendo mas eficientes los procesos de la organización y aumentando la confianza, a nivel ejecutivo, en que serán producidos sistemas de información de alto retorno. El PESI avalaría el desarrollo de Software y Proyectos que favorezcan la integración de la tecnología, los procesos y la información optimizando los recursos y el talento humano necesarios para desarrollar dichos servicios. Crea un medio ambiente y un plan inicial de actividades y de infraestructura informática que puede preparar a la empresa para reaccionar a futuros cambios en prioridades y de dirección, sin interrupciones radicales en el diseño y control de información y de procesos. El proyecto plantea la necesidad de considerar la informática como un medio estratégico de apoyo a la misión de Assbasalud, que no tiene sentido en si misma, sino en tanto que ayuda a mejorar la competitividad de la entidad.

"¿Dónde está la sabiduría que hemos perdido con el conocimiento?. ¿Dónde está el conocimiento que hemos perdido con la información? (T.S Elliot). ¿Dónde está la información que hemos perdido con los datos?". (Cleveland)”.

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