Microsoft excel

Introducción
Microsoft Excel

Profesor: Julio Serrano

¿Qué es una hoja de cálculo? (I)

En términos sencillos podría decirse que es un grupo de datos distribuidos
en casillas matriciales individuales que, en su conjunto, conforman un
documento.

Ahora bien, la virtud primordial de una hoja de cálculo es la posibilidad de
interrelacionar los datos contenidos en casillas distintas por medio de
reglas de cálculo, sencillas o complejas, definidas por el usuario a su gusto y
a su voluntad.

¿Qué es una hoja de cálculo? (II)

Las celdas que componen las hojas de cálculo se pueden ver como lugar de
intersección de una fila y una columna. En Excel, las filas conllevan una
identificación numérica, mientras que las columnas se reconocen por su
título alfabético.

De esta forma, la posición de una celda en la hoja se revelará
inmediatamente al indicar la fila y la columna que se cortan en ella (por
ejemplo, la celdilla A3 está ubicada en la primera columna y la tercera fila).

En una celda se escriben textos, valores numéricos, fechas, horas o
complejos cálculos matemáticos.

Barra de título Barra de menús Barra de herramientas

Área de trabajo

Selección celdas

Insertar función

Línea de edición
de fórmulas

Panel de tareas

Línea de gestión
de hojas de cálculo

Barra de estado

Menús y Barras de herramientas

Los menús específicos de Excel son: Inicio, Insertar, Diseño página, Datos,
Revisar, Vista y Complementos.

Las barras de herramientas, como en todos los programas de Microsoft,
son configurables.

También hay menús contextuales.

Hojas de cálculo de un libro de trabajo (I)

Cuando se abre Excel en el menú Inicio o haciendo “clic” sobre su icono,
cuando se ejecuta el comando Nuevo del menú Archivo o cuando se hace
“clic” sobre el icono en la barra de herramientas estándar, se abre un nuevo
libro de trabajo, que por defecto tiene 3 hojas de cálculo, llamadas Hoja1,
Hoja2 y Hoja3.

Hojas de cálculo de un libro de trabajo (II)

Haciendo “clic” en los controles adyacentes -a la izquierda- pueden llegar a
verse las pestañas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o
la última con una sola operación.

En todo momento Excel tiene, para
cada libro de trabajo, una hoja de
cálculo activa (aquélla cuya pestaña
aparece resaltada en la parte Puede activarse una hoja u
inferior de la pantalla). otra sin más que hacer
“clic” con el ratón en la
Por defecto, la hoja activa es la primera, pestaña correspondiente.
Hoja1

También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo
tiempo: Pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace “clic” sobre las
pestañas de otras hojas.
Si la hoja esta activada, al hacer “clic” sobre su pestaña con la tecla Ctrl
pulsada la hoja se desactiva

Hojas de cálculo de un libro de trabajo (III)

Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos
que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas
activas, en las posiciones correspondientes.

Si se presiona el botón derecho del ratón sobre
alguna de las pestañas, se despliega un menú
contextual, que permite insertar una nueva hoja de
cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla o
copiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas las
hojas.

Por otra parte, es posible cambiar el orden
en el que aparecen las hojas de cálculo sin
más que mantener pulsado el botón izquierdo
sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla
con el ratón hasta la nueva posición que se
desea que ocupe.

Selección y activación de celdas (I)

En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa (y sólo una).

La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece
enmarcada de modo diferente.

La celda activa es la única celda que está preparada para recibir cualquier
cosa que se introduzca por el teclado.

Así pues, antes de introducir -o
borrar- algo en una celda, hay que
hacer que esa celda sea la celda
activa.

Una celda se convierte en celda
activa haciendo “clic” sobre ella.

Selección y activación de celdas (II)

El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de
Referencia, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las
operaciones para modificar el contenido de la celda.

Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer
“clic” sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa
con las flechas del teclado.

Selección y activación de celdas (III)

Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas
seleccionadas

Si se selecciona un rectángulo de celdas,
al pulsar la tecla Intro la celda activa se
va desplazando por la zona seleccionada,
recorriéndola por columnas. Cuando se
llega a la última celda seleccionada, se
vuelve a comenzar por la primera.

Esto es útil para introducir texto o
números en un rango de celdas,
desplazándose automáticamente al pulsar
Intro.

Selección y activación de celdas (IV)

A parte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se
pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como
copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido
previamente seleccionadas.

Las celdas seleccionadas se
distinguen porque adquieren color
oscuro.

Selección y activación de celdas (V)
A continuación se van a describir algunas de las formas de que dispone
Excel para seleccionar celdas:

Para seleccionar toda la hoja
de cálculo basta con hacer
“clic” en la esquina superior
izquierda de la hoja.

Para seleccionar una determinada fila o columna,
bastará hacer “clic” una sola vez sobre la etiqueta -
el número o la letra correspondiente a la fila o a la
columna, respectivamente.

Para seleccionar un rango de varias filas o columnas contiguas, basta hacer
“clic” sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón
del ratón hasta la última (primera) etiqueta del rango deseado.

Selección y activación de celdas (VI)

Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectángulo-, hay que
hacer “clic” en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la
celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial.

Para seleccionar bloques no contiguos
de celdas basta seleccionar cada
bloque por el procedimiento explicado,
manteniendo presionada la tecla Ctrl.
De esta forma la nueva selección no
anula los bloques seleccionados
precedentemente.

Introducción de Datos (I)
La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda
correspondiente, para que se convierta en celda activa, y a continuación
introducir en ella los datos -texto, números, fórmulas, ...- mediante el
teclado o pegando de una selección previamente almacenada en el
Portapapeles.

Los datos introducidos aparecen
tanto en la propia celda como en la
Barra de Referencia. Estos datos
pueden ser editados -borrar e
insertar caracteres, sustituir texto,
etc.- de la forma habitual en todas
las aplicaciones de Windows.

Para desplazarse sobre el texto
introducido puede utilizarse el ratón
o las flechas del teclado.

Introducción de Datos (II)

Las modificaciones se hacen
efectivas al pulsar la tecla Intro o
al hacer “clic” sobre el icono en la
Barra de Referencia, o al cambiar
de celda activa con las flechas del
teclado.

Recuérdese que pueden
introducirse los mismos datos o
formatos en varias hojas de cálculo
simultáneamente, teniéndolas
seleccionadas todas ellas al mismo
tiempo.

Introducción de Datos (III)

Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para
introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de cálculo.

Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos que se teclean se
introducen en la celda activa de dicha zona.

Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo
automático a la celda siguiente de la selección.

Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas.

Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Intro vuelve a
comenzarse otra vez por la primera celda Cada vez que se pulsa Intro, la
celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la
selección.

Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas.

Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Intro vuelve a
comenzarse otra vez por la primera celda

Inserción de Filas, Columnas y Bloques de Celdas (I)

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles se
quiere realizar la inserción.

A continuación se elige el comando filas del menú Insertar.

De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N
columnas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción. A
continuación se elige el comando Columnas del menú Insertar.

Inserción de Filas, Columnas y Bloques de Celdas (II)

Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque
de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la inserción. A
continuación se elige el comando Celdas del menú Insertar, y se abre una
cuadro de diálogo que pregunta si, para realizar la inserción, se quieren
desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de
fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna).

En el cuadro de diálogo también se
ofrece la posibilidad de insertar filas
o columnas completas, de acuerdo con
la selección realizada.

Borrado de Celdas (I)
El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:
Borrado de las celdas con todo su contenido.

1.- Se selecciona la zona a borrar y
se ejecuta el comando Eliminar del
menú Edición.

Se abre un cuadro de diálogo que
pregunta qué celdas se quiere
desplazar -las de la derecha o las de
debajo- para que ocupen el lugar de
las celdas que van a ser borradas.

Borrado de Celdas (II)

2.- Borrado del contenido de las
celdas, pero no de las celdas
propiamente dichas. Se realiza con el
comando Borrar del menú Edición. Se
abre un sub-menú en el que hay que
especificar qué elementos de las
celdas -todo, formatos, contenidos o
notas- se quieren borrar. También se
pueden borrar los contenidos de toda
una selección de celdas por medio de
la tecla Supr.

Por supuesto el contenido de cada
celda individual puede modificarse
eligiéndola como celda activa y
operando sobre ella en la barra de
fórmulas. Las modificaciones no se
hacen efectivas hasta que se pulsa
Intro.

Mover y Copiar Celdas (I)

Para trasladar (o copiar) el contenido de una selección de celdas a otra hoja
de cálculo (o a otra parte de la misma hoja de cálculo), puede procederse de
los modos siguientes:

1.- Después de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar (o Copiar)
del menú Edición. Tal como indica la figura 15, la selección queda rodeada
por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenido
está dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige el
comando Pegar o Pegado especial , del menú Edición. Con el comando
Pegado especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar:
datos, fórmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse también
los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno
circulante se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar
sobre otra selección.

23

Mover y Copiar Celdas (II)

2.- Los comandos Pegar y Pegado especial superponen la selección sobre
las celdas correspondientes a partir de la posición de la celda activa.

3.- Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección
de celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección,
se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de
flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se hace “clic”
y se arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrando
simplemente, la selección se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla
Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se
está copiando).

4.- Con lo indicado en el párrafo anterior, la selección de celdas se
superpone sobre las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar la
selección, hay que mantener apretada la tecla Mayúsculas. En la hoja de
cálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a realizar la
inserción.

Referencias y Nombres (I)

Las referencias a celdas se
utilizan para referirse al contenido
de una celda o grupo de celdas. El
uso de referencias permite usar
valores de diferentes celdas o
grupos de celdas de una hoja de
cálculo para realizar determinados
cálculos.

Una celda se referencia siempre
por su identificador de columna -
una letra- y de fila -un número. Por
ejemplo, la celda C21 es la que se
encuentra en la intersección de la
fila 21 con la columna C. La
referencia de la celda activa se
muestra en el cuadro situado a la
izquierda de la barra de
referencias.

Referencias y Nombres (II)

Los rangos de celdas se
expresan por medio del
operador dos puntos (:), que
separa la referencia a la
primera celda del rango de la de
la última celda. Por ejemplo, en
la figura se muestra una
selección rectangular cuya
referencia es (B2:D3).

Referencias y Nombres (III)

Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por
el carácter punto y coma (;).

En la figura se muestra una selección doble, consistente en dos zonas
rectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6)

Se pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja de cálculo,
introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y
separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6).

Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas
introducidas en las fórmulas.

Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras
copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia éste es el
comportamiento deseado.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar
el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando
se desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta hacer
“clic” en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores en la
inserción de referencias a celdas.

Referencias Relativas

Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con
una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.
2. Teclear un signo igual (+ o =).
3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y
hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición
del punto de inserción, en la barra de fórmulas.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta
repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario.

Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.

Referencias Absolutas y Mixtas (I)

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien
cuando se copia la fórmula a una nueva posición.

Para ello hay que utilizar referencias absolutas.

Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para
columnas, o viceversa.

Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el
carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila, que
se quieren mantener invariables.

Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, hay que poner
el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.

Referencias Absolutas y Mixtas (II)

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:

1.- Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del
índice de fila o de columna que se quiere mantener constante.

2.- Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de manera
que esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa
cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos
mixtos.
3.- En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos
dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se
utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la
vez referencias absolutas y relativas.
Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras
que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre lo
contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece
constante.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (I)

A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias tales
como B2:B4 ó B2:D3 en una hoja de cálculo, o seleccionar los mismos rangos
una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres
y asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de celdas o de
rangos se pueden utilizar en las fórmulas sin ningún problema. También se
pueden crear nombres compuestos.

El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad de
introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a
celdas.
A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas. Los
nombres deben siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado
(_); tras este primer carácter, se puede usar cualquier conjunto de letras,
números y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden utilizar
espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede
emplear un carácter de subrayado o un punto.
Por ejemplo, no son válidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y
%Compras. En cambio, sí son válidos VENTAS_ANUALES, Año1993,
PorcentajeCompras.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (II)

Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean
más cortos.

Puesto que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres, los nombres
largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Además, estos
nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de diálogo o en las
propias celdas.

La forma más simple de definir
nombres es mediante el comando
Insertar/Nombre/De-finir. Para
ello, se pueden seguir los siguientes
pasos

33

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (III)

Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee asignar el nombre.

Elegir el comando
Insertar/Nombre/Definir, con lo
cual se abre un cuadro de diálogo
tal como el mostrado en la figura.

Teclear el nombre que desee -en este caso concepto- en el cuadro
Nombres en el libro.

Hacer clic en Agregar o en Aceptar.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (IV)

Otra posibilidad -más sencilla-
es seleccionar la celda o rangos
de celdas a las que se desea dar
un nombre, y luego hacer “clic”
sobre el cuadro de nombres de
la barra de referencia. La
referencia a la celda activa se
sustituye por el nombre
tecleado. Al pulsar Intro las
celdas seleccionadas quedan
registradas con el nombre
tecleado.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (V)

Si lo que se desea es cambiar un
nombre a unas celdas se debe
proceder del siguiente modo:
Seleccionar la celda, rango o
rango múltiple al que desee
cambiar el nombre.
Activar el cuadro de nombres
en la barra de referencia.
Cambiar el nombre y pulsar
Intro.
Para borrar un nombre se
puede utilizar el botón Eliminar
del cuadro de diálogo de la
figura.

Fórmulas y Funciones (I)

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto
de Excel.

Mediante fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en
una hoja de cálculo.

Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar
operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos
financieros, estadísticos y científicos.

Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las
propias fórmulas.

Las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de
fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos.

Fórmulas y Funciones (II)

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de
celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números.

Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven
un resultado.

En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también
pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos,
matrices o información sobre la hoja de cálculo.

Introducción de Fórmulas

La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra
de referencias como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un
signo igual o más (= o +). A continuación, la fórmula se irá construyendo
paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y
nombres.

Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se
pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de
herramientas.
2. Comenzar tecleando el signo igual o más (= o +). De esta forma
Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una
fórmula.
3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o
nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores
(por ejemplo: +, -, *, /).
4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro.

Asistente de Funciones (I)

La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la
función contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el
carácter punto y coma (;). Al escribir una función no se han de incluir
espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para
facilitar la comprensión del significado de palabras separadas, se puede
incluir un guión o subrayado, como por ejemplo en num_caract.

A primera vista el uso de funciones puede parecer difícil, especialmente
por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente
de Funciones facilita este trabajo. Este Asistente sirve de guía a través
de todo el proceso de introducción de una función y proporciona una breve
explicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos

Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se
puede seguir el siguiente proceso:

1.- Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa)
2.- Hacer clic sobre el botón Asistente de Funciones para mostrar el
cuadro de diálogo que se muestra en la siguiente diapositiva.

Asistente de Funciones (II)

Descripción de lo que se
quiere hacer.

Categorías de funciones

Lista de funciones de una
categoría

Descripción de la
función

Si la función deseada no aparece entre las más recientemente utilizadas y
no se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la
categoría Todas.

Asistente de Funciones (III)

Después de seleccionar la función deseada se clica en el botón Aceptar y
se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente
cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos.

Al completar este cuadro se hace “clic” en el botón Aceptar para
completar la función e insertarla en la celda activa.

En la barra de referencia,
aparece la paleta de fórmulas de
la figura, que permite elegir la
función a utilizar, consultar su
sintaxis y muestra el resultado
obtenido a medida que se
introducen los argumentos.

Los Grupos de Funciones

Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:

–Funciones más recientemente utilizadas
–Todas las funciones disponibles
–Funciones Financieras
–Funciones para manejo de fechas y horas
–Funciones matemáticas y trigonométricas
–Funciones estadísticas
–Funciones de búsqueda y referencia
–Funciones para usar bases de datos
–Funciones para manipulación de texto
–Funciones lógicas
–Funciones para obtener información

Edición de Funciones

Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula (celda activa).

2. Pulsar F2 para editar en la barra de fórmulas o bien hacer
clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar
adecuado.

3. Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee
modificar.

4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior
tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando
una función.

5. Terminar haciendo clic en OK.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (I)

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de
cálculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible borrar
o cambiar accidentalmente la información de dichas celdas.
En otras ocasiones puede interesar ocultar las fórmulas con las que se han
calculado los valores mostrados en algunas celdas.

Excel dispone de varias formas de proteger la información contenida en un
libro de trabajo.

Una primera forma de proteger un documento es declararlo como
de sólo lectura. Un documento de sólo lectura puede leerse pero
no modificarse.

Para establecer o quitar este carácter de un archivo, se utiliza el
comando Propiedades/Seguridad

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (II)

Excel dispone de dos niveles de protección: de una hoja de cálculo entera y
de celdas.
Para que la protección surta efecto ambos niveles de protección tienen que
estar activados.

Por defecto, todas las celdas están protegidas, pero no las hojas de cálculo
o el libro de trabajo.

Las celdas de una hoja de cálculo pueden tener dos tipos de protección:

Bloqueada: No se puede modificar el contenido de la celda

Oculta: En la barra de fórmulas se ve el valor, pero no la
fórmula que hay en la celda

Las celdas se declaran Bloqueada u Oculta con el cuadro de diálogo
Proteger en el menú Formato/Celdas.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (III)

La protección surgirá efecto cuando se active también la protección a nivel
de hoja de cálculo o libro de trabajo.

Esta protección a nivel de hoja o libro se activa con el comando
Herramientas/Proteger/Proteger hoja.

Como se ha dicho, por defecto todas las celdas están bloquedas; por tanto
si se activa el comando anterior no se podrá modificar ninguna celda.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (IV)

Para modificar de modo selectivo la protección de algunas celdas se puede
proceder del siguiente modo:

1. Si el documento está protegido, elegir
Herramientas/Proteger/Desproteger hoja.

2. Seleccionar todas las celdas del documento. Elegir el cuadro de
diálogo Proteger en el menú Formato/Celdas y desactivar la
protección de las celdas. Pulsar aceptar.

3. Seleccionar las celdas que se desea proteger.

4. Activar la protección de las celdas en el cuadro de diálogo Proteger
(bloqueda), que se abre con el comando ya citado Formato/Celdas.

5. Activar de nuevo la protección del documento por medio del comando
Herramientas/Proteger/Proteger hoja.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (V)

El cuadro de diálogo que se abre
con el comando
Herramientas/Proteger/Proteger
hoja permite proteger el
documento con un password o
palabra clave, definida por el
usuario, que impida al acceso a
dicho documento a todas aquellas
personas que no conozcan dicho
password.

Si el usuario olvida dicho password,
ni siquiera él mismo podrá acceder al
documento.

Formatos en Hojas de Cálculo

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto
contenidos en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas,
de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A
continuación se describen algunas de estas posibilidades.

Altura de Filas y Anchura de Columnas (I)

Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse
de varias maneras:
1.- Con el ratón, arrastrando el
borde de la cabecera de la fila o de
la columna (la modificación afecta a
la fila o columna anterior al borde
arrastrado). Sobre el cursor aparece
la dimensión de la fila o columna que
se está modificando.

2.- También con el ratón, con
elección automática de la anchura de
la columna de acuerdo con el
contenido de sus celdas, haciendo
“clic” dos veces en el borde derecho
de la cabecera de una columna.
3.- Seleccionando las filas o columnas cuya altura o anchura se desea
modificar, y eligiendo los comandos Fila/Alto o Columna/Ancho en el menú
Formato. En el cuadro de diálogo que se abre se teclea la dimensión
deseada.

Altura de Filas y Anchura de Columnas (II)

4.- El cuadro de diálogo
Alineación, que se abre con el
comando Formato/Celdas,
ofrece la posibilidad de
posicionar el texto en horizontal
o vertical, así como repartir el
texto en varias líneas dentro de
la misma celda (ajustar texto).
Igualmente se puede determinar
la orientación del texto,
introduciendo la inclinación
deseada en grados.

5.-También en el cuadro de diálogo
Alineación/Alineación del
texto/Horizontal, la opción
Centrar en la selección permite
centrar el texto contenido en una
celda a lo ancho de varias celdas
horizontales previamente
seleccionadas. El botón realiza
esta misma función.

Barra de Herramientas de Formato (I)

Excel dispone de varias barras de
herramientas que pueden utilizarse para
fines diversos.
Las barras de herramientas disponibles
aparecen con el comando Ver/Barra de
herramientas o bien con el menú
contextual que aparece al hacer “clic”
con el botón derecho del ratón en una de
las barras de herramientas visibles.

Eligiendo Formato aparece en la pantalla
la barra de herramientas de formateado.
Esta barra puede arrastrarse y colocarse
en cualquier lugar de la pantalla.

Barra de Herramientas de Formato (II)

Esta barra tiene tres campos de selección (fuentes, estilos y
tamaños de letra) y diversos botones con opciones de formateado.
Para saber para qué sirve cada botón, basta colocar el cursor sobre
él y esperar un par de segundos.

La descripción de para qué sirve el botón aparece en la parte
inferior del mismo.

Formatos en Hojas de Cálculo

Como ya se ha dicho, otra forma
de hacer aparecer la barra de
herramientas es utilizando el
menú contextual.

Cuando se seleccionan una serie de
celdas y se hace “clic” con el botón
derecho del ratón sobre la hoja de
cálculo, el menú contextual que se
abre es el que aparece en la figura.

Este menú está orientado a
cambiar los formatos y a hacer
operaciones de edición (cortar,
copiar, pegar, etc.).

Impresión de Hojas de Cálculo (I)

La impresión de tablas y gráficos es una de las posibilidades más
interesantes de Excel.
Se darán unas indicaciones básicas sobre la impresión de hojas de cálculo
en general, sin considerar algún caso particular como la impresión de sólo
gráficos.
Mediante el cuadro de diálogo de la figura es posible seleccionar distintas
opciones:

Rango de impresión (Intervalo de páginas),
qué se desea imprimir (Imprimir),
Impresora donde imprimir el trabajo junto
con algunas propiedades propias de dicha
impresora (Impresora),
Número de copias (Copias) y
Visión preliminar de cómo aparecerá en la
impresora lo seleccionado para imprimir
(Vista previa).

Impresión de Hojas de Cálculo (II)

La configuración de cómo se imprimirán las páginas se realiza desde el menú
Archivo/Configurar página.

Otra forma de acceder a la misma utilidad es desde Archivo/Vista
preliminar/Configurar página pero utilizando este segundo método
aparecerán algunas opciones inactivas (sin posibilidad de seleccionar o
modificar).

Al seleccionar Archivo/Configurar página se muestra una caja de diálogo
con 4 conjunto de opciones:

Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y por último Hoja. Desde
cualquiera de los 4 formularios es posible acceder a una vista preliminar de
forma que se pueda ir observando los cambios que se están realizando. A
continuación se presenta una breve descripción de cada una de las 4
opciones.

Impresión de Hojas de Cálculo (III)
En este caso los elementos configurables son:

Orientación: Es posible seleccionar
entre vertical y horizontal.

Escala: Mediante la opción Ajustar
al se aumenta o reduce el tamaño de
la hoja el porcentaje que se
especifique. Aparece también la
opción de ajustar el área a imprimir
a un número específico de páginas de
alto por un número específico de
páginas de ancho.

Tamaño de papel y calidad de
impresión: Las opciones disponibles
dependerán de la impresora
instalada.
58

Impresión de Hojas de Cálculo (IV)

Independientemente de la
orientación de la página, Excel
permite modificar los márgenes
que se desean para la hoja. Se
aconseja unos márgenes mínimos
de 0.7 cm ya que muchas
impresoras no soportan
cantidades inferiores.

Impresión de Hojas de Cálculo (V)

Como norma general tanto el
encabezado como el pie de página
deben ser inferiores a los valores de
margen superior e inferior
respectivamente, ya que estos
últimos delimitan el espacio donde
insertar las celdas con la
información.

Las posiciones del encabezado y del
pie de página se refieren a la
distancia desde el borde de la
página, y no desde el margen Otra forma bastante más rápida
correspondiente. y fácil de indicar los márgenes es
a través de la Vista Preliminar
donde es posible modificar estos
valores gráficamente con el
ratón.

Impresión de Hojas de Cálculo (VI)

Tanto el encabezado como el pie
de página se utilizan para incluir
información que se desea aparezca
en todas las páginas, tales como
número de página, fecha, nombre
del documento, nombre del autor, …
Excel ofrece un conjunto de
opciones predefinidas tanto para el
encabezado como para el pie de
página, pero también permite
personalizar estos valores.

Por defecto suele estar seleccionada
la opción “ninguno”. Para modificar
alguno de los valores se hace “clic”
sobre uno de los dos botones
(Personalizar encabezado o pie de
página) apareciendo una ventana
donde insertar distintos campos
predefinidos o incluso teclear
directamente el texto que se desee.

Impresión de Hojas de Cálculo (VII)

En la siguiente figura se muestran las opciones correspondientes a la
impresión de los datos, es decir de las celdas.

Hay 4 apartados: área de impresión, imprimir títulos, imprimir y orden de
las páginas.

1.- Área de impresión: Permite especificar el rango de celdas que se
desea imprimir. Se puede indicar mediante teclado (ej. B6:H29) o
directamente con el ratón. El área de impresión es posible indicarla también
directamente desde el menú Archivo/Área de impresión donde aparecen
las opciones de seleccionar y anular el área de impresión (Establecer área
de impresión y Borrar área de impresión).

Impresión de Hojas de Cálculo (VIII)

2.- Imprimir títulos:
Esta opción se utiliza para que
aparezca en todas y cada una de las
páginas a imprimir una(s)
determinada(s) columna(s) o fila(s)
de la hoja de cálculo.
Generalmente se desea repetir la
fila o columna que contiene los
títulos.
Utilizando nuevamente el botón es
posible indicar esta información por
medio del ratón.
Si se teclea directamente hay que
indicar el rango utilizando el
símbolo $ precediendo el número de
las filas o las letras de las columnas
(ej. $4:$5 para repetir siempre la
fila 4 y 5, ó $C:$D para indicar que
se repetirán las columnas C y D).

Impresión de Hojas de Cálculo (IX)

3.-Imprimir: De las varias opciones
presentes cabe destacar Líneas de
división que permite realizar la
impresión utilizando los bordes de las
celdas que tiene por defecto la hoja de
cálculo. Normalmente no suele estar
seleccionada y el usuario del programa
define sus propios bordes de celdas.
4.- Orden de las páginas: Indica el
orden en que se va a realizar la
impresión. Por defecto se realiza
primero hacia abajo hasta finalizar las
filas y luego hacia la derecha. En este
primer caso la página 2 será el área de
impresión que esté inmediatamente
debajo de lo impreso en la página 1. La
otra opción es imprimir primero hacia
la derecha y luego hacia abajo. Esta
opción produce que la página 2 sea el
área que se encuentra a la derecha de
la página número 1.

Diagramas y Gráficos

Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en
una hoja de cálculo.

El usuario puede “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el
gráfico en una hoja especial para gráficos.

En cada caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales
fue creado, por lo que si en algún momento los datos cambian, el gráfico se
actualizará de forma automática.

Los gráficos de Excel contienen muchos objetos -títulos, etiquetas en los
ejes, etc.- que pueden ser seleccionados y modificados individualmente.

La manera más simple de introducir un gráfico en Excel es mediante la
utilización del Asistente para Gráficos

Asistente para Gráficos

Para crear un gráfico con el Asistente
para Gráficos, deben seguirse los
siguientes pasos:
1. Seleccionar los datos a
representar.
2. Ejecutar el comando
Insertar/Gráfico o hacer “clic”
en el botón de Asistente para
Gráficos.

A continuación aparece el primero de una
serie de cuadros de diálogo del
Asistente para Gráficos, cuyas
indicaciones deben seguirse para
terminar creando el gráfico deseado

Asistente para Gráficos (I)

El primer cuadro de diálogo
mostrado por el Asistente permite
elegir el tipo y subtipo de gráfico
que se va a utilizar.

Al hacer “clic” sobre cada
posibilidad aparece una breve
explicación de la información que
cada gráfico proporciona.

Además da acceso a una vista
preliminar de la aplicación del
gráfico elegido a los datos
seleccionados.

Asistente para Gráficos (II)

Una vez realizada la selección
se puede optar por pasar al
siguiente cuadro de diálogo
pulsando sobre el botón
Siguiente, o por insertar el
gráfico tal como aparece en la
vista preliminar pulsando sobre
el botón Finalizar.

Asistente para Gráficos (III)

La selección de datos aparece
representada del mismo modo que en
la barra de fórmulas. Así, los rangos
de datos no continuos están
separados en el cuadro Rango de
datos por el signo punto y coma (;).

Si se quiere modificar el rango caben
dos posibilidades:
–cambiar las referencias de las
celdas seleccionadas
directamente sobre el cuadro
–o haciendo “clic” sobre el botón
que aparece en la parte derecha
de éste.
Con esta última opción, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que
aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante,
además de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas
cada vez que cambia la selección

Asistente para Gráficos (IV)

Filas: Especifica que la serie de
datos está formada por filas de
la hoja de cálculo.

Columnas: Especifica que la serie
de datos está formada por
columnas de la hoja de cálculo.

Asistente para Gráficos (V)

En esta ficha se muestra el impacto
que tendrán en el gráfico las
opciones que seleccione.

Series: Muestra los nombres de las
series de datos existentes. Puede
agregar y quitar series de datos en
el gráfico sin que esto afecte a los
datos de la hoja de cálculo.

Agregar: Haga clic aquí para agregar
una nueva serie de datos vacía al
gráfico.

Asistente para Gráficos (VI)

Para agregar el nombre de serie y
sus valores a la nueva serie, haga
clic en los cuadros Nombre y
Valores, y seleccione un rango de
la hoja de cálculo; también puede
escribir el nombre y los valores en
los cuadros. Si escribe un nombre
en el cuadro Nombre o escribe los
valores en el cuadro Valores, estos
datos no se agregarán a la hoja de
cálculo.

Quitar: Quita la serie de datos
seleccionada del gráfico. Puede
agregar y quitar series de datos en
el gráfico sin que esto afecte a los
datos de la hoja de cálculo.

Asistente para Gráficos (VII)

Mostrar leyenda: Agrega una
leyenda al área del gráfico.

Posición: Permite colocar la
leyenda seleccionada en la
ubicación deseada y modificar el
área de trazado para alojar la
leyenda.

Asistente para Gráficos (VIII)

Haga clic en un cuadro y, a
continuación, escriba el texto
para un título de gráfico o de
eje.

Para insertar un salto de línea en
un título de gráfico o de eje,
haga clic en el texto del gráfico,
haga clic en el lugar donde desee
insertar el salto de línea y, a
continuación, presione ENTRAR.

Asistente para Gráficos (IX)

Muestra u oculta los ejes principales del gráfico.

Eje de categorías (X): Muestra el eje de categorías (x).

–Automático: Muestra los datos
del eje seleccionado como eje de
categorías predeterminado (x).
–Categoría: Muestra los datos del
eje seleccionado como eje de
categorías predeterminado (x).
–Escala de tiempo: Muestra el eje
de categorías con un eje de escala
de tiempo (x).

Eje de valores (Y): Muestra el eje de valores (y).

Asistente para Gráficos (X)

Eje de categorías (X): Muestra las
líneas de división en el eje de
categorías (x), basándose en las
opciones seleccionadas.

Líneas de división principales:
Muestra las líneas de división en los
principales intervalos del eje de
categorías (x).

Líneas de división secundarias:
Muestra las líneas de división en los
intervalos secundarios del eje de
categorías (x).
Eje de valores (Y): Muestra las líneas de división en el eje de valores (y),
basándose en las opciones seleccionadas.
Líneas de división principales: Muestra las líneas de división en los
principales intervalos del eje de valores (y).
Líneas de división secundarias: Muestra las líneas de división en los
intervalos secundarios del eje de valores (y).

Asistente para Gráficos (XI)

Contenido del rótulo: Muestra los
datos del eje seleccionado como eje de
categorías predeterminado (x), incluso
si los datos tienen formato de fecha.

Nombre de la serie: Muestra los
datos del eje seleccionado como eje de
categorías predeterminado (x), incluso
si los datos tienen formato de fecha.

Nombre de la categoría: Muestra el
nombre de categoría asignado a todos
los puntos de datos. En el caso de los
gráficos de dispersión y de burbujas, se
muestra el valor X.

Valor: Muestra el valor representado de todos los puntos de datos.

Asistente para Gráficos (XII)

Porcentaje: En los gráficos circulares
o de anillos, muestra el porcentaje
del conjunto para todos los puntos de
datos.

Tamaño de la burbuja: Muestra el
tamaño de cada burbuja en un gráfico
de burbujas, basándose en los valores
de la tercera serie de datos.

Separador: Permite elegir el modo
en que se separa el contenido del
rótulo de datos. Elija entre las
opciones disponibles o especifique un
separador personalizado.

Clave de leyenda: Coloca claves de leyenda, con el formato y el color
asignados, junto a los rótulos de datos en el gráfico.

Asistente para Gráficos (XIII)

Mostrar tabla de datos:
Muestra los valores de cada serie
de datos en una cuadrícula debajo
del gráfico. Esta opción no está
disponibles para los gráficos
circulares, de dispersión (xy), de
anillos, de burbujas, de radar o de
superficie.

Mostrar claves de leyenda:
Muestra las claves de leyenda, con
el formato y el color asignados
para cada serie trazada, junto al
rótulo de serie en la tabla de
datos.

Asistente para Gráficos (XIV)

Como hoja nueva: Haga clic en
Como hoja nueva y escriba el
nombre de la nueva hoja de
gráfico en dicho cuadro para
colocar el gráfico en una nueva
hoja de gráfico.

Como objeto en: Haga clic en
Como objeto en, haga clic en un
nombre de hoja en dicho cuadro
y, a continuación, haga clic en
Aceptar para colocar el gráfico
como un objeto incrustado en
una hoja de cálculo. Arrastre el
gráfico incrustado a la posición
que desee en la hoja de cálculo.

Selección de Objetos Gráficos (I)

Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como
marcadores, leyendas, títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico. El
usuario puede configurar los gráficos, puede añadir objetos, o bien dar
formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar
formato a un objeto gráfico, es necesario seleccionarlo.

Para “editar” un objeto gráfico concreto, hay que hacer "clic" sobre el
objeto gráfico que engloba el que se desea modificar y luego volver a hacer
"clic" sobre el objeto particular que se desee seleccionar.

Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos
de una serie, hay que hacer "clic" dos veces en el punto propiamente dicho
con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones.

El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar
el punto deseado.

Selección de Objetos Gráficos (II)

El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una
leyenda y a los rótulos de los datos.

Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a
continuación hacer "clic" en el texto o en la clave de uno de los datos de la
leyenda para seleccionarlo.

El primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la serie
y el segundo selecciona un rótulo individual.

Si hace doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro de diálogo que presenta
las opciones para formatearlo.

Si solamente se desea seleccionar el objeto se hace “clic” una vez sobre él.

Selección de Objetos Gráficos (III)

Otra forma de modificar los elementos de
un gráfico es hacer “clic” sobre el objeto
que interesa en cada caso con el botón
derecho, apareciendo un menú contextual
que permite cambiar las características del
mismo.

Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o
algunos de sus elementos seleccionados,
algunos de los menús de Excel, como
Insertar y Formato, muestran
posibilidades específicas para dicho gráfico
y para sus elementos.

Barra de Herramientas Gráfica

Excel dispone de una barra de herramientas gráfica, denominada Gráficos,
que puede visualizarse en la pantalla por medio del menú contextual.

En esta barra está el botón Tipo de gráfico, que da paso a un menú
desplegable donde es posible elegir el tipo de gráfico deseado. Además,
Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo. Con
esta barra se pueden realizar dibujos geométricos sencillos sobre la propia
hoja de cálculo.

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