Software Colaborativo
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El software colaborativo permite trabajar en grupo de forma más fácil y compartir información de manera rápida y segura. Tiene ventajas como mejorar la productividad y comunicación entre personas conectadas en línea, pero también desventajas como una comunicación interactiva deficiente en comparación con la comunicación directa. En una empresa, implementar software colaborativo podría facilitar la comunicación con proveedores, clientes y sucursales para mejorar las ventas y obtener nuevas ideas.
Software Colaborativo
- 1. Software Colaborativo Trabajar en grupo cada vez se hace mas fácil.
- 2. Brainstorming electrónico El brainstorming es una técnica de creatividad grupal. Fue desarrollada a finales de la década de 1930 por Alex Faichney Osborn. Funciona mejor en grupos de cinco a diez personas que ocupan puestos de niveles similares en la compañía y que poseen diversos niveles de experiencia sobre el asunto en cuestión . Se obtienen mejores resultados si la sesión de brainstorming se realiza en un entorno agradable y en que los miembros del equipo no puedan ser interrumpidos. El brainstorming grupal puede generar muchas ideas a corto plazo y requiere pocos recursos materiales. Esta técnica puede ser utilizada por cualquier grupo de personas y es democrática ya que permite que todos los miembros del grupo ejerciten su creatividad y aporten su experiencia. También puede ayudar a un grupo a salir de sus patrones de pensamiento establecidos .
- 3. Grupos de discusión online Los grupos de discusión son una eficiente y útil herramienta para la discusión de temas y nos permiten participar sin tener que llenar nuestro buzón de correo de mensajes como ocurre en el caso de una lista de correo. Pero los newsgroups tienen la desventaja de requerir un programa adicional para participar en ellos. En adición, son generalmente muy abiertos ante un público muy amplio, lo cual puede hacer demasiado variados e incluso irrelevantes los temas tratados.
- 4. ¿Cómo encontrar informaciones publicadas en los grupos de discusión? Con tantos grupos existentes y los mensajes disponibles en ellos expirando periódicamente en el servidor de nuestro proveedor es una ardua tarea intentar mantenerse al tanto de las discusiones que ocurren en Usenet y las distintas informaciones allí publicadas. Afortunadamente, existen servicios que nos permiten buscar entre los archivos históricos de Usenet cualquier información publicada en el pasado. Varias de las herramientas de búsqueda tradicionales en Internet, que típicamente servían tan sólo para encontrar páginas web, ahora incluyen el servicio de buscar información publicada en los grupos de discusión.
- 5. Workflow Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.
- 6. Beneficios del Workflow o flujo de trabajo Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser: Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio. Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo. Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. Optimización Integración de la circulación de información interna con clientes y proveedores. de procesos empresariales.
- 7. Share Point Es una herramienta que nos brinda Microsoft para crear sitios web, siendo un sitio seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información de forma segura y fácil desde cualquier dispositivo móvil que contenga explorador web como Internet Explore, Mozilla o Crhome. Siendo muy útil en una empresa por que por esta aplicación que nos brinda Microsoft podemos compartir información a otros usuarios de forma segura y ahorrando tiempo lo que ocasiona una mejor fluencia de dicha información. Ya que podemos acceder desde un dispositivo móvil o equipo.
- 8. Kolab Características: Acceso Listas IMAP y POP3 al correo. de contactos individuales y grupales. Calendarios Cifrado Filtrado compartidos. de email usando PGP. de correo mediante reglas Carpetas compartidas. Administración Datos via web. de configuración guardados en un directorio LDAP. Anti-SPAM / Anti-Virus integrado Posibilidad Gestión Soporte de uso off-line (fuera de línea) si se usa KDE Kontact, Thunderbird SyncKolab o Microsoft Outlook. de estado free-busy (disponible/ocupado) de cada usuario. al múltiples idiomas. La interface de administración se encuentra disponible en los siguientes idiomas: Español, Alemán, Ingles, Francés, Holandés e Italiano.
- 9. Kolab Es una aplicación muy útil para la comunicación ya que tiene compatibilidad con Microsoft Outlook y es una gran ventaja ya que muchos personal de la empresa maneja el correo electrónico por este medio. Brindando la posibilidad también de compartir información y calendarios para mirar la disponibilidad de las demás personas. También cuenta con varios idiomas de comunicación lo que nos facilita la comunicación con otras personas de diferentes países.
- 10. Software Colaborativo Ventajas: La información llega mucho mas rápido y segura al destinatario. Permite un mejor uso de los recursos humanos al permitir la colaboración entre personas conectadas online. Mejora la productividad por que “obliga” a los participantes a participar de una manera ordenada.
- 11. Software Colaborativo Desventajas: La comunicación interactiva con los participantes es bastante deficiente, si la comparamos con comunicación directa. Pueden a ver incomodidad en la comunicación por la mala gramática o expresión de ideas.
- 12. Implementar el software colaborativo En una empresa se podría implementar el software colaborativo en una forma de crecimiento para establecer una comunicación mucho mas fácil con proveedores y clientes de la empresa, como también con sucursales en otros países de la misma empresa. Por que son fáciles de manejar y muchas son gratuitas lo que reduce gastos económicos y aumentaría las ventas, ya que también se conseguirían ideas nuevas para el crecimiento de la empresa.
- 13. Implementar el software colaborativo Seria una herramienta muy útil por que tendrían una comunicación mucho mas fácil y rápida con los diferentes clientes lo que les ahorraría tiempo en sus pedidos por que habría la posibilidad de reunirlos a todos para llegar a un acuerdo conjuntamente y así facilitar el envió a varias personas al mismo tiempo. Como también podría compartir un catalogo ofreciendo el producto a todos sus clientes y citarlos para tener una charla para llegar acuerdos con ellos.