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- 1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT COMERCIO INTERNACIONAL CICLO BASICO-COMPUTACIÓN II PROFESOR. LIC. OFELIA SANCHEZ Sección: ABN0200CB Autoras: Ríos Álvarez, Frangelica M. C.I. V.27.333.718 Sandoval Kelly C. I. V-16.600.330 Caracas, mayo 2017
- 2. Introducción En las ciencias de la computación, se hace esencial para su estudio y análisis tener conocimiento de lo todo lo consenciente a los paquetes mi Microsoft, tomando en consideración que dentro de esos paquetes coexisten diversas herramientas que nos permitirán efectuar labores variadas y de forma rápida y sencilla.1 En ese mismo orden de ideas, es necesario traer a colación el punto específico a indagar en el presente trabajo, en relación a uno de los paquetes o herramientas de Microsoft como es EXCEL, como programa de hojas de cálculo, heredero de su antecesor que se llamó Multiplan, el cual se usaba en el sistema operativo CP/M (Control Program for Microcomputers). Posteriormente a las versiones más avanzadas de este programa, se le comenzó a llamar Excel, en versiones para el sistema Macintosh. Ya con ese nombre fue lanzado al mercado para el sistema Windows en el año de 1987. En virtud de ello se hace necesario conocer su definición, objetivos, características y elementos que lo integran, así como su utilidad practica en nuestro día a día, bien como estudiantes o futuros empresarios.2 Por otro conocer la parte teórica nos llevará a que la práctica sea mucho más fácil y obtengamos de ello la mayor utilidad posible, por cuanto la finalidad de la cátedra es impregnarnos de conocimientos prácticos que utilicemos para el desarrollo humano y profesional. 11 McGrath, Matthew. «Propositions». En Edward N. Zalta. Stanford Encyclopedia of Philosophy (en inglés) (Fall 2008 Edition edición). Consultado el 6 de enero de 2017. 2 http://www.gestiopolis.com/que-es-logica-proposicional. Consultado el 6 de enero de 2017
- 3. 2 MICROSOFT EXCEL 1. Definición Microsoft Excel es el componente de hoja de cálculo del paquete Microsoft Office. Se usa principalmente para introducir, editar, dar formato, ordenar, realizar cálculos matemáticos, guardar, recuperar e imprimir datos.3 1.2 Breve historia de Excel4 En cuanto a sus orígenes históricos, las distintas fuentes informáticas han señalado que este programa fue lanzado al mercado por primera vez en el año 1987, cuando los ingenieros informáticos lo desarrollaron en base a su principal antecesor: Multiplan. Así mismo, desde sus primeros estadios fue llamado Excel, nombre que debió ser completado como Microsoft Excel, luego de que la empresa Microsoft enfrentara algunos problemas legales, en 1993, por los derechos sobre el nombre Excel. Sin embargo, con el tiempo Microsoft logró comprar la empresa que había adquirido primero los derechos sobre Excel, volviendo a esta denominación, pues ya habían conseguido la autoridad legal para hacerlo. 3 https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/u34/Introducci%C3%B3n%20a%20Micr osoft%20Excel.pdf.acceso 225/2017. 10:00pm 4 https://educacion.elpensante.com/principales-caracteristicas-de-excel/.acceso 22/05/2017.11:00pm
- 4. 3 1.3. Principales características de Excel5 1.3.1. Tecnología Perteneciente al paquete informático Microsoft Office, Excel constituye una aplicación por medio de la cual los usuarios pueden crear, procesar, editar, almacenar, compartir e incluso imprimir hojas de cálculo, convirtiéndose así en uno de las plataformas líderes en el ámbito contable, entre otras actividades financieras. De esta forma, Microsoft Excel es la principal herramienta informática para aquellos usuarios que quieran crear y procesar balances y movimientos contables, teniendo entre otros aspectos la posibilidad de registrar en orden correlativo los distintos datos, así como de introducir distintas fórmulas matemáticas (suma, resta, multiplicación, división o diferentes operaciones estadísticas) lo que también se traduce en ahorro de horas de trabajo. Así mismo, las fuentes de Informática se han dado a la tarea de especificar cuáles son las principales características de esta plataforma digital, diseñada para el proceso de datos contables y financieros, al igual 5 Ídem
- 5. 4 que las distintas operaciones a las que pueden ser sometidas. A continuación, algunas de ellas: 1.3.2. Disposición en celdas Una de las principales características de Excel es la de ofrecerle al usuario la posibilidad de ingresar los datos, disponiéndolos en las distintas celdas que ofrece la hoja de cálculo. En este sentido, esta plataforma digital está diseñada para imitar las hojas de los libros de contabilidad, por lo que su uso por parte de profesionales en contabilidad se resume realmente a un cambio de plataforma física a digital, sin tener que experimentar los cambios. 1.3.3. Numerosas posibilidades Así mismo, Excel se mantiene como pionero de los programas contables de oficina por la gran variedad de facilidades y posibilidades que ofrecen a sus usuarios, entre los que se destacan los efectos. Al respecto las distintas fuentes indican que Excel permite la programación de determinadas operaciones, a fin de que cuando el usuario ingrese los datos, automáticamente el programa vaya realizando la suma, resta, multiplicación, o la operación que se haya predefinido. Igualmente, para aquellos profesionales de áreas financieras o estadísticas, Excel cuenta también con la capacidad de graficar los datos introducidos y calculados, siendo entonces una de las principales herramientas a la hora de diseñar presentaciones e informes financieros. 1.3.4. Atributos de edición Igualmente, Excel cuenta con un plus, pues no sólo ofrece las posibilidades contables, de ingresar datos y realizar cálculos y operaciones, sino que a los textos de los cuadros, datos y gráficos pueden ser igualmente editados, en base a su aspecto tipográfico, pudiendo entonces asignar distintos atributos como cursivas, negritas,
- 6. 5 versalitas, distintos estilos y tamaños de fuente, alineaciones, sangrías. De esta forma, Excel ofrece a sus usuarios, a nivel de texto, prácticamente las mismas herramientas y posibilidades que pueden encontrar en el procesador de palabras Microsoft Word. 1.3.5. Facilidad de uso Aun cuando para el total aprovechamiento de sus posibilidades, se requieren algunos conocimientos contables, así como el manejo pleno de las fórmulas y herramientas, Excel ofrece también la posibilidad de ser manejado a través de los distintos botones de herramientas, lo que lo hace un programa de fácil manejo, es decir, que el usuario no debe aprender una serie de comandos antes de comenzar a trabajar en esta plataforma, sino simplemente seguir la lógica de las herramientas dispuestas en el menú. Igualmente, aunque sí requiera un poco de aprendizaje, las operaciones y fórmulas aplicables resultan a la larga bastante prácticas y fáciles de aprender y usar. 1.3.6. Compatibilidad Las hojas de cálculo procesadas por Excel pueden ser almacenadas en distintos formatos, que son totalmente compatibles con plataformas como Star Office, Open Office y Office, lo cual asegura la capacidad de compartir estos trabajos y documentos entre varios usuarios, independientemente de las plataformas y equipos que estos manejen, hecho éste que facilita, no sólo el compartir documentos entre varios usuarios, sino que hace posible el teletrabajo o trabajo a distancia, modalidad de trabajo por internet o por encargo, que cada día se hace mucho más popular y accesible, prometiendo instaurarse como la mayor tendencia en el futuro inmediato.
- 7. 6 1.3.7. Existencia de la herramienta Autotextos Igualmente, las celdas de Excel cuentan con la propiedad de tener una especie de memoria, que le permite al programa completar la palabra, cuando la identifica como una escrita anteriormente, lo cual, en la tarea de introducción de datos, puede traducirse igualmente como un gran ahorro de tiempo. Por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que posee y demás capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja de cálculo que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el mundo. 1.4. Objetivos de Excel 6 Identificar los principales componentes de la interfaz del usuario Identificar el propósito de los comandos en la barra de menú Trabajar con los botones en la barra de herramientas Trabajar con texto y caracteres en un programa Explicar el uso de los principales accesos directos del teclado y las combinaciones de teclas Introducir datos en una hoja de cálculo Realizar operaciones matemáticas básicas en una hoja de cálculo Insertar gráficas en una hoja de cálculo Explicar el propósito de las opciones disponibles para imprimir una hoja de cálculo Explicar la diferencia entre un libro y una hoja de cálculo Moverse con éxito de una celda a otra que contenga fórmulas y texto 6 https://educacion.elpensante.com/principales-caracteristicas-de-excel/.acceso 22/05/2017.11:00pm
- 8. 7 Entender las referencias de celda absolutas y relativas Copiar, cortar y pegar texto y fórmulas Usar la función de llenado para fechas y fórmulas 1.5. Utilización de Excel en la academia y en la empresa Debido a que Excel es un programa de Microsoft que pertenece a los programas de la suite de trabajo de oficina, su objetivo es realizar los balances y movimientos de contabilidad, así como otra serie de movimientos, aunado al hecho cierto de que sus procesos. académicamente y profesionalmente, proporciona diversas herramientas con las que se pueden realizan varias tareas, como autosuma y otras con las que se facilita hacer diversas operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja de cálculo automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada operación por separado. Además de llevar un orden en los datos que se insertan o escriben dentro de su hoja de cálculo, cuenta con una serie de herramientas que facilitan su manejo y permiten realizar los procesos en forma rápida. 1.6. Ejemplo de Proceso de creación de una hoja electrónica de cálculo 7 La planeación de una hoja electrónica de cálculo requiere de conocer la información que se manejará y de los procesos de cálculo para finalmente contar con una hoja bien organizada y confiable. Al crear una hoja electrónica de cálculo, se recomienda seguir los siguientes pasos: Determinar el objetivo final de la hoja electrónica de cálculo, es decir, cuál es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso justificará o no el uso de la hoja electrónica de cálculo. Por 7 http://www.cca.org.mx/cca/cursos/informatica-basica/html/excel/excel_tutor.htm.acceso 23/05/2017.10:00pm
- 9. 8 ejemplo, un objetivo podría ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar la decisión de llevarlo a cabo o no. Realizar una lista de información necesaria para poder resolver el problema. Este paso contempla todos los datos básicos (constantes y variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitará costo del transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc. Listar los cálculos y fórmulas esenciales para llegar a la solución del problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de los costos de transporte, hotel, comida, etc. Introducir los números y etiquetas (o títulos para identificar los datos que se incluyen). Además, es recomendable colocar un título al principio de la hoja electrónica, por ejemplo: Viaje a Cancún. 1. 6 .1. Introducir las fórmulas en la hoja electrónica de cálculo.8 Interpretación de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar este paso es contestarse la siguiente pregunta: ¿La información resultante tiene sentido? Hay una frase que se utiliza en inglés, que dice: "Garbage In, Garbage Out" y se refiere al hecho de que, si la información que se introduce no es correcta, entonces, por ende, los resultados tampoco, no importa que el proceso que se le aplique sea el correcto. Si tradujéramos literalmente la frase diría: "Si entra basura, entonces sale basura". Modificar la presentación de la información para mejorar su aspecto dependiendo del uso que se le vaya a dar. La aplicación de las hojas electrónicas de cálculo en los diferentes medios o ambientes de trabajo es 8 http://www.cca.org.mx/cca/cursos/informatica-basica/html/excel/excel_tutor.htm acceso 23/05/2017.10:00pm
- 10. 9 muy extensa. Podríamos mencionar algunas aplicaciones como: en educación, se utiliza para llevar el registro de las calificaciones, evaluaciones de los alumnos; en el hogar, se emplea para registrar los gastos (entradas y salidas) de dinero; en la industria, para registrar las muestras de los productos para posteriormente generar estadísticas. Las hojas electrónicas de cálculo han evolucionado trascendentalmente integrando diferentes herramientas de apoyo para facilitar la comprensión de la información generada como gráficas, tablas dinámicas, y ligas a Internet por mencionar algunas, pero la parte más importante de las hojas electrónicas es la aplicación que USTED le dará relacionada a su área laboral. 1. 6. 2. INICIANDO CON MICROSOFT EXCEL Abrir la aplicación Antes de comenzar a procesar información en una hoja electrónica de cálculo lo primero es abrir la aplicación diseñada para esto, a continuación, se presentan los pasos para ejecutar la aplicación Microsoft Excel. Dar un clic en el botón Inicio (Start) de su computadora, localizado en la barra de tareas, para desplegar el contenido del menú Inicio (Start). Desplazar el puntero del ratón sobre la opción Programas (Programs). Localizar en el nuevo submenú que aparece, la opción Microsoft Excel () y dar un clic sobre ésta. Una hoja de cálculo de Excel tiene un diseño de matríz con los siguientes elementos (ver figura #1):
- 11. 10 Figura # 1
- 12. 11 Barra de Título. Incluye en nombre de la aplicación y el nombre del archivo activo. Barra de Fórmulas. Recuadro que presenta el valor constante o fórmula de la celda activa. Barra de Desplazamiento Vertical. Permite ver la información de la hoja de cálculo a lo largo, lo que permite visualizar el contenido en forma vertical. Barra de Desplazamiento Horizontal. Realiza la misma función que la barra de desplazamiento vertical, sólo que la información la desplaza horizontalmente. Hojas de Trabajo. Si un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo la ubicación de las mismas será en la parte inferior. Encabezado de Filas. Ubicación de los identificadores de cada fila. En una hoja de cálculo una fila está definida como un espacio horizontal que cruza la ventana. Los números se utilizan para identificar cada una de las filas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 65,536 filas. Cuadro de Nombres. Recuadro que muestra la ubicación de la celda seleccionada y/o rango de celdas. Encabezado de Columnas. Ubicación de los identificadores de cada columna. En una hoja de cálculo una columna está definida como un espacio vertical que abarca de arriba hacia abajo la ventana. Las letras se utilizan para identificar cada una de las columnas de una hoja de trabajo. Una hoja de Excel está compuesta por 256 columnas. Barra de Herramientas. Botones de comandos, opciones de menú, que al seleccionarlos realizan diferentes acciones.
- 13. 12 Barra de Menús. Nombre de los menús disponibles en la aplicación para realizar acciones; cada uno de los menús incluye opciones específicas que pueden ser aplicadas al documento. *Celda activa (seleccionada). Tiene un borde ancho que la rodea, el título en el encabezado de la columna y fila a la que corresponde se resalta. En la celda activa se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene. La referencia (posición) de la celda activa se identifica por la intersección de la columna y la fila como en una matriz. En la figura 1, la referencia de la celda activa es B3, es decir, la intersección de la columna B y la fila 3. Opciones más utilizadas de los principales menús en Microsoft Excel Las funciones que se pueden realizar en Microsoft Excel se encuentran agrupadas de acuerdo a sus características en categorías denominadas menú. La barra de menús se localiza en la parte superior de la ventana de trabajo de Microsoft Excel (ver figura 1). Para accesar la información de cada menú, es necesario colocar el apuntador del ratón sobre el nombre del menú que se desee consultar y dar un clic sobre el nombre. La acción anterior desplegará una lista con diferentes opciones o comandos. Si observa en los menús algunas opciones tienen la siguiente leyenda: CTRL + <LETRA>. La leyenda anterior señala al usuario que, al presionar simultáneamente las dos teclas, se ejecuta el comando sin necesidad de accesarlo desde el menú.
- 14. 13 Otro punto importante cuando se está trabajando con opciones de menú tiene que ver con su aspecto, si éstos aparecen deshabilitados (en gris), significa que por el momento no se pueden utilizar. Esto puede ser debido a que hay que seleccionar primero algo o simplemente porque esa opción no se aplica por el momento. A continuación, se presentan los menús principales de Microsoft Excel, señalando las opciones de mayor uso, con la respectiva descripción de los comandos Menú Archivo
- 15. 14 1. Crea un libro de trabajo. 2. Abre un libro de trabajo que fue previamente creado en Microsoft Excel. 3. Guarda el libro de trabajo activo o sobre el cual se está trabajando. 4. Permite guardar los cambios del libro de trabajo con diferentes características, por ejemplo: con otro nombre. 5. Configura las propiedades del libro de trabajo: márgenes, orientación, escala de impresión, etc. 6. Delimita el área de impresión, en caso de querer imprimir sólo un rango de celdas de la hoja de Excel. 7. Muestra en pantalla como se verá el documento en papel. 8. Imprime el documento en la impresora que está dada de alta en la computadora, además permite definir: el número de copias, sección de hojas a imprimir, etc. 9. Cierra la aplicación Microsoft Excel.
- 16. 15 Menú Edición 1. Deshace la última operación o comando aplicado al libro de trabajo. 2. Repite la última operación o comando aplicado al libro de trabajo. 3. Corta la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo. 4. Copia la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo. 5. Pega la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo activo o en otra aplicación, en la posición donde se encuentre la celda activa. 6. Rellena las celdas seleccionadas con el contenido de la primera celda. 7. Borra la información u objeto seleccionado en el libro de trabajo actual.
- 17. 16 8. Busca en el contenido de las celdas del libro de trabajo la información definida en la búsqueda. 9. Reemplaza el contenido de las celdas en el libro de trabajo con la información que se desea reemplazar. EJERCICIOS PRÁCTICOS Ejercicio #1 El objetivo de este ejercicio es crear un documento con datos de alumnos con el fin de utilizar las características más importantes de la hoja de cálculo Microsoft Excel. Recuerde que puede consultar la sección de "Elementos y procedimientos básicos para trabajar con una hoja de cálculo de Microsoft Excel" presentada anteriormente. El documento final debe tener las siguientes características: 1. El nombre del documento debe ser: no_empleado_EXCEL1. En la parte del nombre no empleado debe sustituir el número de empleado que tiene en su empresa. Por ejemplo, si mi número de empleado es 123056, el nombre del archivo sería: 123456_EXCEL1.xls. 2. Escribir los datos de 3 alumnos (pueden ser ficticios) como aparece en la siguiente tabla:
- 18. 17 3. Modificar anchos de columna para que toda la información se visualice (se puede seleccionar las columnas cuyo ancho se desea modificar y dar doble clic sobre una de las líneas que dividen cada columna). 4. Agregar en la columna E, el Promedio de Actividades para cada alumno. Siga estos pasos para calcular el promedio del primer alumno: a. De un clic en la celda E2, (ya que ésta contendrá el promedio del primer alumno). b. Enseguida de un clic sobre el botón de funciones en la barra de herramientas estándar. Seleccione en la caja de diálogo que aparece, en la columna izquierda: la categoría Estadística y en el nombre de la función: PROMEDIO, de un clic en el botón de Aceptar (OK). Aparece una caja de diálogo, asegúrese que el rango de celdas que aparece sea: B2:D2 (de lo contrario, modifíquelo) y luego de un clic en el botón de Aceptar (OK). El resultado de la función aparece en la celda. c. Ahora solamente hay que copiar esta fórmula al resto de los alumnos. Asegúrese de que la celda E2 esté seleccionada, enseguida dar un clic al botón de copiar de la barra de herramientas estándar. d. Seleccione de la celda E3 a la celda E4 y de un clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas estándar.
- 19. 18 5. Formatee las cantidades de la columna de Promedios para que se visualicen con 2 decimales. Para ello, seleccione de las celdas E2 a la E4. Enseguida, presione dos veces el botón de disminuir decimales , ubicado en la barra de herramientas de formato (hasta que las cantidades tengan 2 decimales cada una). En caso de querer aumentar el número de decimales utilizar el botón contiguo . 6. Agregar un renglón con la información de otro alumno. Recuerde copiar la fórmula de Promedio. 7. Agregar una columna antes del nombre, que contenga los números de alumno. Centrar estos datos. 8. Cambiar la apariencia de los títulos en: estilo, fuente, tamaño, alineación, borde, sombreado y color. Adecuar los anchos de columna. Las cantidades de promedio deberán tener color azul. 9. Agregar una fila al principio del documento, y en la celda A1 introducir el nombre del tutor del grupo. 10.Centrar el nombre del tutor (añadido en la instrucción anterior) a lo largo de las columnas con información. Para hacer esto, seleccionar de la celda A1 a la F1 y luego dar un clic al botón que combina celdas en la barra de formato. 11.Agregar una columna antes del promedio con otra actividad para cada alumno. Note que la fórmula del promedio se actualiza automáticamente para incluir esta información que acaba de agregar. 12.Modificar el nombre de la hoja a: Grupo1 (dar un doble clic sobre el nombre Hoja1 (Sheet1) y escriba el nuevo nombre y presione <INTRO> o <ENTER>).
- 20. 13. 14.Duplicar la tabla en otra hoja. Siga estos pasos para obtener esta copia: ▪ Seleccione la opción Mover o copiar hoja... (Move or Copy Sheet…) del menú Edición (Edit). Aparece una caja de diálogo, en ella elija la Hoja 2 (Sheet 2) dentro de la caja de opciones de Antes de la hoja (Before Sheet). Marque la opción Crear una copia (Create a copy). De un clic en el botón de Aceptar (OK). Nota: En caso de que desee borrar una hoja, de un clic sobre la pestaña de la hoja que desea eliminar y seleccione la opción Eliminar hoja (Delete sheet) del menú de Edición. Enseguida de un clic en el botón de Aceptar (OK) si está seguro de la operación. ▪ Cambie el nombre de esta hoja a Grupo2. 14.Aplicarle un diseño de Autoformato a los datos de la hoja Grupo2. Para ello seleccione toda la información de la hoja y enseguida elija la opción de Autoformato... (Autoformat...) del menú de Formato (Format). Aparece una caja de diálogo con las opciones de autoformato, luego de un clic sobre el formato de su elección y finalice la operación con un clic en el botón de Aceptar (OK). 15.Desplegar la presentación preliminar de la hoja y luego regresar a la presentación normal de la hoja. Utilice el botón de vista preliminar de la barra de herramientas estándar y para regresar dé un clic al botón de Cerrar (Close). 16.Centrar los datos en la página (horizontal y verticalmente) y modificar la orientación de la página. Utilice las opciones de Configurar página... (Page Setup) del menú Archivo (File) en los apartados de Hoja (Page) y Márgenes (Margins). Despliegue la
- 21. 20 presentación preliminar de la hoja y finalmente de un clic en el botón de Cerrar (Close). 17.Guardar la información. 18.Enviar el libro de trabajo de Excel vía e-mail a la cuenta servicio@campus.cegs.itesm.mx para su revisión. Hemos incluido el archivo final de este ejercicio con el objetivo de que usted verifique que ha realizado todas las instrucciones correctamente. A continuación, aparece el icono que corresponde al archivo que usted deberá bajar al disco duro de su computadora. Para comenzar, dé un clic sobre el icono. Esta acción mostrará el contenido del archivo seleccionado en una ventana de su navegador, para guardarlo en su disco; abra el menú Archivo (File) y seleccione Guardar como... (Save As...). En seguida, aparecerá una caja de diálogo solicitando el nuevo lugar físico en su computadora en donde se grabará el archivo, una vez que seleccione la unidad y/o carpeta destino, oprima el botón Save (Guardar) para concluir con el procedimiento.
- 22. 21 CONCLUSIÓN Dentro de los paquetes de Microsoft Excel, es una herramienta sumamente útil, en nuestro día a día, todas sus funciones son de altísima ventaja, toda vez que una hoja electrónica de cálculo (spreadsheet) facilita la tarea de realizar operaciones numéricas. La hoja electrónica de cálculo es un modelo numérico o la representación de una situación real que hace uso de la computadora para efectuar operaciones numéricas de una manera rápida y exacta. Esta herramienta es ideal para realizar análisis financieros, construir modelos matemáticos y de negocios, eficientizar el proceso de toma de decisiones y resolver problemas. En términos sencillos, podríamos decir que el uso de una hoja electrónica se reduce a introducir la información que será utilizada y luego indicar a la computadora cómo se desea manipular esa información. En este punto, parecería que con una calculadora de bolsillo podríamos hacer lo mismo, sin embargo, en la medida que aumentemos la cantidad de información y los cálculos que realicemos con ellos, esta herramienta se volverá difícil de usar. La principal desventaja de la mayoría de las calculadoras es que se pueden almacenar los números que se introducen, pero no es fácil verlos juntos y esto dificulta el proceso de verificar con exactitud. Además, es difícil modificar los números una vez que fueron introducidos. En contraste, el diseño tipo matriz (renglones y columnas) de una hoja electrónica permite por un lado tener la información visible en pantalla, y por otro, ubicar individualmente los datos en cada casilla (celda). Adicionalmente se les pueden aplicar diferentes criterios de evaluación (operaciones, fórmulas, ciclos, etc.) para evaluar "automáticamente" la serie de instrucciones predefinidas y aplicar algún formato visual que se adecúe a las
- 23. 22 necesidades de cada usuario. Otra ventaja de las hojas electrónicas es que agiliza el trabajo ya que se obtienen resultados después de efectuar cálculos a los datos originales, se puede modificar ya sea el proceso o los datos originales para obtener un resultado final diferente. De igual modo es esencial considerar que la a planeación de una hoja electrónica de cálculo requiere de conocer la información que se manejará y de los procesos de cálculo para finalmente contar con una hoja bien organizada y confiable, por cuanto al crea una hoja electrónica de cálculo, debemos considerar todos y cada uno de los pasos a saber 1, Determinar el objetivo final. 2: Realizar una lista de información 3. Listar los cálculos y fórmulas 4. Introducir los números y etiquetas. 5. Introducir las fórmulas, 6. Interpretación y por último Modificar la presentación de la información para mejorar su aspecto dependiendo del uso que se le vaya a dar..