UNIDAD 5 - CONTROL
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Este documento describe los conceptos clave de la función de control en administración de empresas. Explica que el control mide y corrige el desempeño para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Detalla los elementos de un sistema de control y los tipos de control. Además, explica conceptos como estándares, presupuestos y técnicas de control como la retroalimentación.
UNIDAD 5 - CONTROL
- 1. INSTITUTO 194 - MIRAMAR TECNICATURA EN ADMINISTRACIÓN DE PYMES PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN PROFESORA: ALIPPI, MARIA VICTORIA
- 2. FUNCIÓN DE CONTROL La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados.
- 3. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL 1) Condición o característica controlada. 2) Método, artefacto o equipo sensor. 3) Un grupo, unidad o equipo de control. 4) Un grupo o mecanismo activador.
- 4. CONDICIÓN O CARACTERÍSTICA CONTROLADA Es aquella variable del sistema representativo que nosotros queremos controlar. Nos va a servir para medir. Ejemplo: asistencia
- 5. MÉTODO, ARTEFACTO O EQUIPO DE CONTROL Es aquel elemento que toma el registro de esa condición o característica controlada. Ejemplo: reloj fichador, queda marcada la condición de asistencia.
- 6. UN GRUPO, UNIDAD O EQUIPO DE CONTROL Es el que toma el registro que realizó el sensor y lo compara con el nivel de rendimiento que debería tener y determina los desvíos. Ejemplo: el gerente de personal.
- 7. UN GRUPO O MECANISMO ACTIVADOR Es el encargado de llevar adelante la acción correctiva. Ejemplo: propio empleado.
- 8. EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL 1) Establecer estándares. 2) Medir el desempeño con estos estándares. 3) Corregir las variaciones de los estándares y los planes.
- 9. 1) ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES Los estándares son simples criterios de desempeño. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño para que los administradores puedan conocer como van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecución de los planes.
- 10. 2) MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO La medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas. SI ESTANDAR REALIDAD NO HAY ACCION SI ESTANDAR REALIDAD HAY ACCION CORRECTIVA
- 11. 3) CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es mas fácil corregir las desviaciones. La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas.
- 12. TIPOS DE ESTÁNDARES A. Estándares físicos. B. Estándares de costos. C. Estándares de capital. D. Estándares de ingreso. E. Estándares de programas F. Estándares intangibles.
- 13. A. ESTÁNDARES FÍSICOS Pueden reflejar cantidades tales como horas de trabajo por unidad de producción, litros de combustible por caballos de fuerza producidos, toneladas de carga transportada, unidades de producción por horas maquina.
- 14. B. ESTÁNDARES DE COSTOS Algunos ejemplos muy utilizados son: las mediciones de los costos directos e indirectos por unidad producida, el costo de mano de obra por unidad o por hora, el costo del material por unidad, los costos por hora maquina.
- 15. C. ESTÁNDARES DE CAPITAL El balance general de una empresa mostrara estándares de capital: las relaciones del activo circulante con el pasivo circulante, el pasivo con el capital neto, de la inversión fija con la inversión total, del efectivo y las cuentas por cobrar frente las cuentas por pagar.
- 16. D. ESTÁNDARES DE INGRESOS Pueden incluir estándares como el ingreso por pasajero kilometro de autobús, la venta promedio por cliente y venta per cápita en un área de mercado determinada.
- 17. E. ESTÁNDARES DE PROGRAMAS A un gerente se le puede asignar la puesta en marcha de un programa de presupuestos variables, de uno para seguir de un modo formal el desarrollo de nuevos productos, o de otro para mejorar la calidad de un equipo de vendedores.
- 18. F. ESTÁNDARES INTANGIBLES Mas difíciles de fijar son los estándares que no se expresan ni en mediciones físicas ni monetarias. En los negocios existen muchos estándares intangibles, en parte debido a que las investigaciones adecuadas sobre lo que constituye el desempeño deseado no se han realizado mas allá del nivel del taller, de la oficina de ventas del distrito o del departamento de contabilidad. Es muy difícil medir lo que es bueno, eficaz o eficiente.
- 19. TIPOS DE CONTROL 1) Control ex post = control al final del proceso 2) Control concomitante = control a medida que se desarrolla el proceso 3) Control ex ante = control al inicio del proceso
- 20. EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN 1) Control ex post = control al final del proceso. El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en práctica, a fin de llegar al desempeño deseado.
- 21. INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL Y CONTROL 2) Control concomitante = control a medida que se desarrolla el proceso. El desarrollo de sistemas de información de tiempo real, nos permite obtener información sobre lo que esta ocurriendo mientras sucede. El administrador de una fábrica puede tener un sistema que le informe en cualquier momento sobre la situación de un programa de producción en relación con aspectos tales como el punto de producción alcanzado, las horas de mano de obra acumuladas e incluso si el proyecto esta retrasado o no con respecto al proceso de manufactura.
- 22. CONTROL CON CORRECCIÓN ANTICIPANTE 3) Control ex ante = control al inicio del proceso. Lo que necesitan los administradores para el control eficaz es un sistema que les diga, a tiempo para llevar a cabo la acción correctiva, que problemas ocurrirán si no hacen algo en relación con ellos en ese mismo momento. En la practica se descuida mucho el control encaminado hacia el futuro, principalmente debido a que los administradores dependen mucho de la contabilidad y los datos estadísticos para fines de control. Ejemplo: los sistemas de corrección anticipante supervisan los insumos de un proceso para asegurar que estos sean los que se habían planteado; si no es así se cambian los insumos o el proceso, con el fin de obtener los resultados deseados.
- 23. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES Adaptación de los controles a los planes y puestos: todas las técnicas y los sistemas de control deben reflejar los planes para los que han sido diseñados. Los administradores necesitan información que les diga como están avanzando los planes de los que son responsables. De la misma forma, los controles deben adaptarse a los puestos. Adaptación de los controles a cada administrador: los sistemas de control y la información tienen la intención de ayudarlos a realizar su función de control. Si no son de un tipo que el administrador pueda comprender, no serán útiles.
- 24. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES Seguridad de que los controles señalen excepciones en puntos críticos: los controles que se concentran en las excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de excepción consagrado por el tiempo y detectar aquellas áreas que si requieren de su atención. Por ejemplo: un gerente debería preocuparse si el costo de la mano de obra de la oficina se le desviara un 5% del presupuesto, pero puede no inquietarse si el costo del franqueo de la correspondencia se desviara un 20%.
- 25. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES Búsqueda de la objetividad de los controles: si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o de un subordinado podrían influir sobre los criterios de desempeño, con lo cual perderían precisión; pero a las personas se les dificulta disculpar la falta de control en su desempeño. Se puede resumir diciendo que el control eficaz requiere estándares objetivos, precisos y pertinentes.
- 26. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES: Asegurarse de la flexibilidad de los controles: los controles deben permanecer operables a pesar de los cambios en los planes, circunstancias imprevistas o fracasos completos. Para que los controles conserven su eficacia a pesar del fracaso o de cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles. Adaptación del sistema de control a la cultura organizacional: por ejemplo, en una organización donde el personal a tenido mucha libertad y participación, un sistema de control estricto puede enfrentarse de un modo tan violento con lo establecido que estará condenado al fracaso.
- 27. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES Logro de controles mas económicos: los controles deben justificar su costo. Si esta adaptado al trabajo y al tamaño de la empresa, probablemente el control será económico. Las técnicas y sistemas de control son eficientes cuando revelan las desviaciones reales o potenciales de los planes con el mínimo de costo. Establecimiento de controles dirigidos a una acción correctiva: un sistema adecuado debe mostrar donde se producen las fallas y de quien es la responsabilidad de las mismas y asegurar que se lleve a cabo alguna acción correctiva. El control solo se justifica si las desviaciones de los planes se corrigen mediante planeación, organización, integración de personal y dirección adecuadas.
- 28. TÉCNICAS DE CONTROL: EL PRESUPUESTO La presupuestación es la formulación de planes para un futuro periodo determinado, en términos numéricos. En si, los presupuestos son declaraciones de resultados anticipados, bien sea en términos financieros o en términos no financieros.
- 29. EL PROPÓSITO DE LA PRESUPUESTACIÓN Al exponer los planes en términos numéricos y desglosados por partes que corresponden a las de una organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin perdida de control. Para que un presupuesto sea útil para todo administrador, debe reflejar el esquema de organización. Solo cuando los planes están suficientemente completos, coordinados y desarrollados para que se adapten a las operaciones departamentales, se puede preparar un presupuesto útil como instrumento de control.
- 30. TIPOS DE PRESUPUESTOS 1. Presupuestos de ingresos y gastos. 2. Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos. 3. Presupuestos de gastos de capital. 4. Presupuestos de efectivo.
- 31. 1- PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Detallan los planes y gastos de operaciones en términos monetarios. El mas simple de estos es el presupuesto de ventas, que es la expresión formal y detallada de su propósito.. Los presupuestos de gastos de operaciones de una empresa pueden ser tan numerosos como las clasificaciones de gastos de su catalogo de cuentas y las unidades de organización de su estructura.
- 32. 2- PRESUPUESTOS DE TIEMPO, ESPACIO, MATERIALES Y PRODUCTOS Entre los mas comunes se encuentran los de horas de mano de obra directa, horas maquina, unidades de materiales, metros cuadrados asignados y unidades producidas. Es obvio que estos presupuestos no se pueden expresar claramente en términos monetarios, puesto que el costo no me diría con exactitud los recursos utilizados ni los resultados perseguidos.
- 33. 3- PRESUPUESTOS DE GASTOS DE CAPITAL Señalan específicamente los gastos de capital para plantas, maquinaria, equipos, inventarios y otras partidas. Tanto si son para corto o largo plazo, estos presupuestos requieren atención porque dan forma definitiva a los planes sobre el gasto de los fondos empresariales.
- 34. 4- PRESUPUESTOS DE EFECTIVO Es simplemente el propósito de los ingresos y desembolsos que permiten medir la experiencia real del efectivo. La presupuestación del efectivo también muestra la disposición de excedentes de efectivo y hace posible elaborar planes para su inversión de modo que produzcan utilidades.
- 35. PELIGROS DE LA PRESUPUESTACIÓN A. Presupuestación excesiva: existe el peligro de presupuestar en exceso al presentar en detalle gastos insignificantes, privando así a los administradores de la libertad necesaria para dirigir sus áreas de competencia. B. Exceder las metas de la empresa: otro peligro radica en permitir que las metas presupuestarias adquieran mayor importancia que las de la empresa. En su celo de mantenerse dentro de los limites del presupuesto, los administradores pueden olvidar que, sobre todo, le deben lealtad a los objetivos de la empresa.
- 36. PELIGROS DE LA PRESUPUESTACIÓN C. Ineficiencias ocultas: otro peligro de la presupuestación es que pueda utilizarse para esconder ineficiencias. Los presupuestos tienen una forma de crecer con base en precedentes; el hecho de que en el pasado se realizo cierto gastos, puede convertirse en evidencia de que es razonable efectuarlo nuevamente. D. Inflexibilidad: este puede ser uno de los mayores peligros de la presupuestación. Incluso si la presupuestación no se utiliza como un sustituto de la administración, la reducción de los planes a términos numéricos les da una especie de rigidez engañosa. El presupuesto puede ser obsoleto casi tan pronto como se elabora. Esto es especialmente cierto cuando los presupuestos se preparan por anticipado para periodos largos.