Exposicion final de control

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIAFACULTAD DE INGENERÍA DE PETRÓLEO, GAS NATURAL Y PETROQUÍMICACONTROLFunción administrativa de controlPROFESORA: Ing. Luz IzaguirreINTEGRANTES: - Benito Cerrón Pamela Kattia - Bonilla Lovera Julio - Córdova Claros Josmel - Hinostroza Escriba Jhonatan - Ruiz Menendez Fredy - Saldaña Rodríguez MarcosMartes, 07 de Diciembre del 2010

INSUMOS OBJETIVOS/METAS DE LOSDEMANDANTES PLANEACIÓNORGANIZACIÓNINTEGRACIÓN DEPERSONALCOMUNICACIÓN COMO FACILITADORDEL PROCESOREVALIZACIÓN DEL SISTEMA(PROCESO DE CALIDAD)AMBIENTE EXTERNODIRECCIÓNCONTROLPARA GENERAR PRODUCTO /SERVICIO

Etapas de la Metodología Seis SigmaAdministración de Operadores y productividadCONCLUSIONESTécnicas de control y tecnologías de la informaciónSistemas y procesos de controlPrincipios básicos de controlControl general y orientación hacia el futuro por medio del control preventivoAdministración de Calidad Total

Sistemas y procesos de control

Proceso básico de controlLas técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dondequiera que se le encuentre y cualquiera que sea el objetivo del control. Implica tres pasos Establecimiento de normas.Medición del desempeño con base en esas normas.Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Establecimiento de normas Por definición las normas son criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas a fin de que no tengan que vigilar cada paso de los planes.

Medición del desempeño Debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las desviaciones puedan detectarse ante que ocurran y evitarse mediante la acción apropiada.

Corrección de desviaciones Las normas deben reflejar los diversos puesto de una estructura organizacional. Si el desempeño se mide en correspondencia con ellas, es mas fácil corregir desviaciones. Las correcciones de desviaciones es el punto donde el control puede concebirse con parte del sistema total del sistema total de administración y ponerse en relación con los demás funciones administrativas

Consideraciones especiales en el control de compañías internacionales Las distancias geográficas dificultan la aplicación de ciertos controles como la observación, muy a pesar de los muchos sistemas de comunicación. Las normas de control deben ajustarse a las condiciones locales. Las estructuras organizacionales debe facilitar el control.

Puntos criticaos de control normas y evaluación comparativa Los puntos elegidos para efectos de control deben ser críticos, en el sentido ya sea de construir factores limitantes de las operaciones o de dar cuenta mejor que otros factores de si los planes están dando resultado o no.Principio de control de punto critico: Sostiene que para ser eficaz, el control implica particular atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño de la compañía con el de otras empresas.

Pregunta para la selección de puntos críticos de control

Tipos de normas de puntos críticos Todo objetivo, toda meta de los muchos programas de planeación, toda actividad de estos programas,etc. Se convierte en norma con base en las cuales es posible medir el desempeño real o esperado.Normas físicas: son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se producen bienes.norma de costo: son medidas monetarias comunes, como las normas físicas, en el nivel operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones.Norma capital: tiene que ver con el capital invertido en la empresa mas que con los costos de operación, y por lo tanto se relacionan fundamentalmente con el balance antes que con el estado de perdidas y ganancias.

Tipos de normas de puntos críticos Normas de ingreso: son resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas.Normas de programas: a un administrador se le puede encomendar la ejecución de un programa de presupuesto variable, un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos o un programa para la elevación de la calidad de la fuerza de ventas.Normas in tangible: norma no formuladas con medidas físicas ni monetarias son mas difíciles de establecer. ¿son leales los supervisores a los objetivos de la compañía?Metas como norma : los administradores modernos han descubierto que es posible definir metas por medio de la investigación y la reflexión susceptibles de ser usadas como norma de desempeño.

Planes estratégicos como punto de control para el control estratégicoComprende la vigilancia sistemática de puntos de control estratégicos, así como la modificación de la estrategia de una organización.

BenchmarkingSe trata de un método para el establecimiento de metas y medidas de productividad con basa en las mejores practicas de la industria.Benchmarking estratégico: se comparan varis estrategias y se identifica los principales elementos estratégicos de éxito.Benchmarking operativo: se comparan costos relativos o posibilidades de diferentes productos.Benchmarking administrativo : la atención se encuentra en función de apoyo como planeación de la comercialización y sistemas de información, logística, administración de recursos humanos, etc.

Control como sistema de retroalimentación Los sistemas utilizan parte de su energía para retroalimentar se con información que permita comparar el desempeño con una norma y emprender acciones correctivas.

Información en tiempo real y control Esta es la información acerca de lo que ocurre en el momento mismo en que ocurre. Ello es posible gracias a varios medios para la obtención de datos en tiempo real de muchas operaciones.

Control con corrección anticipadaEl rezago en el proceso de control administrativo demuestra que, para ser eficaz, el control debe dirigirse al futuro. Los datos históricos demuestran la deficiencia como los recibidos de los informes de contabilidad.

Técnicas de control dirigidos al futuroEsta basado en la información disponible mas reciente; comparando la situación deseable con los pronósticos, los administradores pueden introducir cambio de programa que vuelvan mas promisorio los pronósticos.Las empresas ejercen un controlo dirigido al futuro cuando los adiestradores planean la disponibilidad de efectivo para satisfacer sus requerimientos.

Control anticipante en los sistemas humanosUn cazador siempre apunta poco delante de la trayectoria de vuelo de un pato para corregir el rezago entre un disparo y un tiro acertado.

Sistemas con control anticipado contra sistemas de retroalimentación Valores deseados en productos (normas) Insumos ProcesoProductosCorrección anticipada Retroalimentación simple

Requisitos del controlo con corrección anticipanteRealización de un exhaustivo y cuidadosos análisis del sistema de planeación y control, e identificación de las variables de insumos mas importantes.Elaboración de un modelo del sistema.Actualización permanente del modelo.Evaluación regular de las variaciones en los datos de los insumos reales respecto de los insumos planeados, así como evaluación del impacto en el resultado final deseado.Recolección regular de datos sobre las variaciones de insumos, e integración de estos al sistema.Realización de accione. (corresponde al individuo hacerlas).

Ajuste para controles eficacesDeben responder con toda exactitud a planes y puestos, a cada administración en lo individual con todo lo que implica su personalidad y a las necesidades de eficiencia y eficacia.

1.-Ajuste preciso de los controles a planes y puestoTodas las técnicas de controlo deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño. cada plan tiene características propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsables.

2.-Ajuste de los controles a los administrativosLos controles deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito delos sistemas e información es contribuir a que cada administrador ejerza su función de control. Si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad.

Certeza de que los controles señalan excepción en puntos críticosUno de los medios mas importantes para ajustar los controles a la media de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. Por ejemplo: podría preocupara que el costo del personal de oficina se desviara del presupuesto en 5%.

Garantía de flexibilidad de los controles Los controles deben seguir siendo funciones ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos.

Ajuste del sistema de control a la cultura organizacional Todo sistemas o tecina de control debe ajustarse a la cultura organizacional. Ejemplo: una organización donde las personas gozan de considerable libertad y participación.

Técnicas de control y tecnología de la información

Técnicas de control: el presupuesto

Riesgos de la presupuestación

Administración de operaciones y productividad

La administración de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la función de operaciones.

Los Administradores de Operaciones (ADO) son los responsables de la producción de bienes o servicios de las organizaciones.FREDY RUIZ MENENDEZADMINISTRACIÓN DEEMPRESAS

ADMINISTRACIÓN DEEMPRESASFunción: Los ADO son responsables del manejo de aquellos departamentos, áreas, etc. (funciones) de la Organización que producen bienes y servicios. Otras funciones de la Organización: marketing, finanzas, garantía de la calidad, recursos humanos.Sistemas: Integración de todas las actividades necesarias para la producción de bienes y servicios. Políticas, procedimientos, especificaciones, fórmulas, licencias, métodos de manufactura y de control, normas, legislación vigente, etc.Decisiones: Toma permanente de decisiones en 5 áreas, como mínimo: FREDY RUIZ MENENDEZ

DecisionesToma permanente de decisiones en 5 áreas, como mínimo:Procesos: Determinación del proceso físico o instalación a utilizar

Capacidad: Suministro de la capacidad en cantidad, lugar y momento correcto. (Corto y largo plazo)

Inventarios: Que, cuanto, cuando comprar o fabricar

Mano de Obra: Las mas importantes de las decisiones a tomar. Coordinación con RRHH. (Selección, contratos, Despidos, etc.)

Calidad: Los ADO son los responsables finales de la calidad de bienes y servicios producidos.FREDY RUIZ MENENDEZADMINISTRACIÓN DEEMPRESAS

PRODUCTIVIDADLa PRODUCCION es la creación de bienes y servicios. Es la transformación de recursos en productos y servicios. La PRODUCTIVIDAD implica la mejora del proceso productivo. FREDY RUIZ MENENDEZ

PRODUCTIVIDAD unidades producidas PRODUCTIVIDAD = insumos consumidosAlgunos problemas de medición:Calidad: Podemos estar manteniendo la productividad, o incluso perdiendo, pero mejorando notoriamente la calidad

Elementos externos: Se producen mejoras o caídas en la productividad que nos son atribuibles al sistema medido: suministro de energía, políticas gubernamentales, etc.

Sector serviciosFREDY RUIZ MENENDEZ

PRODUCTIVIDADVariables de la productividad:Mano de obra: 20 %

Administración de Operaciones: 64 %Valores promedio en EEUU en los últimos 100 añosFREDY RUIZ MENENDEZ

Control general y orientación hacia el futuro por medio del control preventivo

IntroducciónLa mayoría de los controles están diseñados para cosas específicas: políticas, salarios y sueldos, selección y capacitación de empleados, calidad de productos, etc. Controles generales: son de carácter financieros.Retroalimentación: medición de desviaciones respecto a los planes.Enfoque tradicional: identificar a la persona responsable de la indeseable desviación y hacer que ella misma la corrija.¿No sería mejor prevenir antes la ocurrencia de éstas desviaciones indeseables? Control preventivo

Control del desempeño generalExisten técnicas de control parcial para administrar una empresa, mas sin embargo es de vital importancia ejercer controles generales que midan el desempeño global de una organización.Existen muchas razones para el CDG:Descentralización de la autoridadMedir el esfuerzo total del administrador en un área integrada.

Control del desempeño generalMuchos los controles generales de las empresas son de carácter financiero: Obtención de utilidadesLos controles financieros son ciertamente una importante medida objetiva del éxito de los planes.Hay empresas que no buscan utilidades monetarias, como el gobierno, escuelas publicas, etc. pero por medio de los estadísticas se puede verificar si esta cumpliendo con los logros en el rendimiento del cuerpo organizacional, es por ello que se debe llevar a cabo una buena contabilidad y orden en la parte financiera de la empresa.

Control De Perdidas Y GananciasEl estado de pérdidas y ganancias de una empresa en su totalidad sirve a importantes propósitos de control.La técnica comprende básicamente sobre dividir por cada departamento:Un control de perdidas o ganancias Cada área de la organización debe contribuir al propósito de obtener las utilidades esperadas En cada uno de los departamentos se detalle los ingresos o egresos.Sólo es practicable en grandes segmentos de una compañía.

Control Por Medio Del Rendimiento Sobre Inversión (ROI)Medición del éxito mediante la relación entre las ganancias y la inversión del capital.No busca optimizar utilidades, sino optimizar el rendimiento del capital destinado a los propósitos empresariales.

Control Directo Contra Control PreventivoControl directoAsegurar administradores de alta calidad, bajo la premisa de que el personal calificado comete menos errores y no requiere de otros controles, perciben o anticipan los problemas e inician acciones apropiadas para evitar y corregir las desviaciones.Control preventivoSe aplica antes de que se desempeñe una actividad. Su objetivo es prevenir los problemas que genera una desviación de los parámetros del desempeño. Por ejemplo: en el caso de un control preventivo, cuando un fabricante especifica las normas de calidad de las partes que adquiere, ha establecido un control previo. Cuando las compra, previene muchos casos de fallas de las maquinas. Las normas de ISO9000 funcionan como controles preventivos para elegir proveedores, además se utilizan en la administración de recursos humanos.

Control DirectoEste control explica el procedimiento normal de buscar la causa de un resultado insatisfecho hasta la persona responsable de él y hacer que todo esto se corrija.Uno de los principios más importantes del control directo nos habla de que cuanto mayor sea la calidad de cada administrador en un sistema administrativo, menor será la necesidad de controles indirectos.Causas de desviaciones negativas respecto a las nomas:IncertidumbreFalta de conocimientos , experiencia o juicio.

Principios De Control Preventivo“Cuanto más alta sea la calidad de los administradores y sus subordinados, menos necesidad habrá de controles directos”Supuestos:Los administradores calificados cometen un mínimo de errores.Los fundamentos de la administración pueden ser útiles para medir el desempeño.Es posible evaluar la aplicación de los FA.

Ventajas:Controla eficientemente la calidad de los administradores Obtener con mayor precisión la asignación de responsabilidades personalesAcelera las acciones correctivas y las hace mas eficacesAlienta el control mediante el autocontrol

Ejemplos:Por ejemplo, en una panadería, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administración que es proactivo y reactivo.Otro simple ejemplo sería en recursos humanos al contratar empleados una compañía puede solicitar que los candidatos al empleo no fumen. Este control preventivo sirve disminuir la productividad que se pierde con los descansos para fumar y las enfermedades relacionadas con el tabaquismo.

Aplicaciones Del Control Al Enfoque De SistemasEn la fase de control formalmente se realiza un análisis cualitativo y cuantitativo de lo que se planeo estratégicamente en la empresa y los resultados, el cual nos permite determinar el desempeño global de la empresa, o bien el desempeño particular de cada uno de nuestro cuerpo organizacional.Tener una percepción clara de los ambientes interno y externo de nuestra empresa, punto extremadamente vital por que es importante saber como esta posicionada la organización con respecto a su competencia en todos los aspectos.

Desarrollo De Administradores De ExcelenciaLa mejor practica administrativa del futuro dependerá de las siguientes consideraciones:Inculcar el deseo de aprender: la experiencia tiene ciertos riesgos y los individuos deben aprender nuevas técnicas que lo lleven a nuevas alternativas para resolver problemas.Aceleración de desarrollo administrativo: el desarrollo de la empresa tiende a ser con mas rapidez, ya que hay constantes cambios en el ambiente exterior e interior,

Principios básicos de Control

RESUMEN DE PRINCIPIOSBASICOS PARA EL CONTROLLOS “PRINCIPIOS” ESTAN DISEÑADOS PARA RECALCAR ASPECTOS DE CONTROL

PROPOSITO Y NATURALEZA DEL CONTROLPrincipio de propósito de controlPrincipio de los controles dirigidos al futuroPrincipio de la responsabilidad del controlPrincipio de responsabilidad de controlPrincipio de eficiencia de los controlesPrincipio de control preventivo

PRINCIPIO DE PROPOSITO DE CONTROLMediante la detección de desviaciones PRINCIPIO DE PROPOSITO DE CONTROLSu función es garantizar el éxito de los planesY la disposición de una base de datosFinalmente corregiremos desviaciones indeseables potenciales o reales

PRINCIPIOS DE CONTROLES DIRIGIDOS AL FUTURODa lugar a una retroalimentación de información PRINCIPIO DE CONTROLES DIRIGIDOS AL FUTURO Se basa un sistema de control en una corrección anticipantePrevención de las desviaciones indeseablesRespecto de los planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenirlas

Por ejemplo, en una panadería, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administración que es proactivo y reactivo

PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DE CONTROLPuesto que la delegación de autoridad, asignación de tareas recae sobre elPRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DE CONTROLLa responsabilidad recae sobre el adminsitradorEl administrador no puede renunciar o delegar su responsabilidad a terceros

PRINCIPIO DE CONTROL PREVENTIVOCuanto mayor es la calidad de los administradores habrá menos necesidad de controles directosPRINCIPIO DE CONTROL PREVENTIVOSe basa que la mayoria de personas cometen erroresUn administrador calificado mas fácil podrá percibir desviaciones de los planes de control

PRINCIPIO DE LA EFICIENCIA DE CONTROLESS e pregunta si las técnicas de control son eficientes sirven para detectar causas de las desviacionesPRINCIPIO DE LA EFICICIENCIA DE CONTROLES DE LOS CONTROLESLos controles presupuestados excesivamente detallados paralizan a los subornadosLos administradores corren el riesgo de abrumarse con tantas activiades de control

ESTRUCTURA DEL CONTROLPRINCIPIO DE REFLEJO DE PLANESPRINCIPIO DE ADECUACION ORGANIZACIONAL

PROCESO DE CONTROLPRINCIPIO DE NORMAS PRINCIPIO DE CONTROL DE PUNTOS CRITICOSPRINCIPIO DE EXCEPCIONPRINCIPO DE ACCION

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