Guia Artsoft - Introdução ao ERP
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O documento é um guia da Artsoft sobre ERP (Enterprise Resource Planning), que integra dados e processos de uma empresa para otimizar a gestão e aumentar a eficiência operacional. O texto aborda as vantagens de usar um ERP, como centralização de informações, automação de processos e inteligência estratégica, além de sinais que indicam a necessidade de implementar esse sistema. Por fim, oferece orientações sobre os próximos passos para a adoção de um ERP e destaca a experiência da Artsoft no suporte a empresas nessa implementação.
Guia Artsoft - Introdução ao ERP
- 1. GUIA ARTSOFT: INTRODUÇÃO AO ERP
- 2. 2 SUMÁRIO Introdução .........................................................................................................................................................................................4 Para que serve o ERP? .....................................................................................................................................................................6 Vantagens de usar um ERP .......................................................................................................................................................... 12 Sinais que é necessário adquirir um ERP ................................................................................................................................ 16 Próximos passos ............................................................................................................................................................................. 21 Sobre a ArtSoft ................................................................................................................................................................................ 23
- 4. 4 INTRODUÇÃO Vivemos em uma época incrível! Graças à evolução da tecnologia da informação, temos hoje acesso a um arsenal de ferramentas e serviços sem paralelo na história. A característica que define este período não é entretanto, a tecnologia em si, e sim a velocidade da sua evolução. É preciso manter-se constantemente atualizado para competir em um mercado que é, cada vez mais, ágil e conectado. Assim, tão importantes quanto os produtos e serviços que a sua empresa oferece, são também o modelo e as ferramentas de gestão utilizados para manter seu funcionamento. Uma operação lenta e ineficiente compromete os resultados, mina o crescimento, traz desperdícios e falhas operacionais. Mas como manter a operação ágil e precisa ao mesmo tempo em que o negócio cresce, se expande e transforma? É para responder estas (e outras perguntas) que a ArtSoft preparou este guia completo sobre uma das ferramentas mais poderosas que qualquer empresa pode ter: O ERP! Acompanhe conosco! INTRODUÇÃO
- 6. PARA QUE SERVE O ERP? 6 Precisamos entender, antes de tudo, o que exatamente é um ERP. A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, em português, Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE). São softwares (ou plataformas de software) que buscam integrar em um mesmo sistema todos os dados e processos de uma organização. Parece meio confuso? Para compreendê-lo melhor, vamos olhar para como uma empresa funciona, e como a implantação do ERP melhora esta dinâmica. A situação atual Em qualquer organização, boa parte de todos os processos da empresa (se não todos) já são feitos através de ferramentas informatizadas. O problema PARA QUE SERVE O ERP?
- 7. PARA QUE SERVE O ERP? 7 é que não há conversa entre estas ferramentas. Por exemplo: De um lado da empresa, alguém está usando uma planilha de Excel para fazer um controle de estoque, enquanto do outro lado outro profissional está usando um software de gestão para controlar a compra de novas mercadorias. Em outro local, um profissional faz o fluxo de caixa, e assim por diante. Em nosso exemplo, quando a mercadoria chega, é necessário retirar dados de um local (o controle de compras) e acrescentar em outro manualmente (a planilha de estoque). É necessário ainda registrar no fluxo de caixa a saída do dinheiro para pagar por ela. A atualização dos controles e a consolidação dos dados se torna uma tarefa recorrente, propensa a erros e distribuída entre diversos colaboradores em todos os setores. Este mesmo tipo de problema se repete no financeiro, na gestão dos funcionários, dos pedidos dos clientes, no atendimento dos tickets de suporte… Onde quer que haja uma transação a ser controlada ou registrada. Ou seja: em toda a empresa. Esta dificuldade de integração causa um efeito lock-in. Quer dizer, prende determinados conjuntos de dados em seus respectivos setores, uma vez que transportá-los é demorado e ineficiente.
- 8. PARA QUE SERVE O ERP? 8 A indisponibilidade dos dados de maneira integrada é um grande problema para a gestão. Como relacionar, por exemplo, uma variação no preço da matéria prima ao custo final do produto e em quanto isto impactará na sua margem de lucro? E, com a margem diferente, como fica o capital disponível para investir em P&D? Aquele produto afetado continua viável? Consolidar estes dados dá a empresa inteligência estratégica para reagir rapidamente às mudanças. É uma vantagem valiosa no mercado. Entretanto, requer trabalho minucioso e gera um grande custo, tornando-a pouco acessível. É com este cenário em vista que conseguimos entender o motivo da criação dos ERPs. Integração através de ERP O ERP começou como uma extensão do MRP (material requirements planning, ou planejamento de necessidade de materiais, em português). A diferença maior é que enquanto o MRP é focado em consolidar os materiais e processos que são necessários para a fabricação de um produto e foi concebido especificamente para a indústria, o ERP expande a aplicação deste conceito para toda a operação da empresa.
- 9. PARA QUE SERVE O ERP? 9 Inicialmente, até os anos 2000, os sistemas ERP eram focados em funções back-office, ou seja, a parte do trabalho que acontece nos bastidores, invisível ao consumidor final. Gerenciamento de estoque, tecnologias de fabricação, folhas de pagamento e relatórios contábeis são exemplos de funções back-office. Os sistemas atuais, chamados na época de ERP II, ou Enterprise Aplication Suite, são muito mais abrangentes e flexíveis, incluindo todo o front-office também. O trabalho de relacionamento com o consumidor (CRM), pontos de venda, ecommerce, e relações com fornecedores e parceiros. Vamos definir então o que constitui um sistema integrado de gestão empresarial completo atualmente: Características de um sistema ERP Podemos listar algumas características que definem o ERP atual: • Integração: O ERP conecta todos os departamentos da empresa em um banco de dados central, desde o back-office, até o front-office. • Automatização: O ERP é capaz de coletar informações e processá-las em tempo real, ou próximo do
- 10. PARA QUE SERVE O ERP? 10 tempo real, sem que sejam necessários procedimentos manuais de entrada e consolidação de dados. • Inteligência: O sistema ERP é capaz de gerar insights a partir dos dados coletados, cruzando diferentes fontes de informações e fornecendo relatórios e análises úteis para a gestão estratégica. Agora que já entendemos qual é o papel do ERP na empresa, conseguimos entender com facilidade as vantagens de contar com estes sistemas.
- 12. VANTAGENS DE USAR UM ERP 12 O impacto da implementação do ERP vai variar em cada setor e nicho de mercado específicos. Por vezes, a maior vantagem para um tipo de empresa, gera um impacto menor para outra. Entretanto, independentemente das especificidades de cada negócio, os benefícios desta integração são certos: Informações centralizadas Os gestores conseguem acessar todos os dados da operação, assim como os seus relatórios e análises de um mesmo lugar, a qualquer hora. A disponibilidade imediata dos dados permite que sejam feitas análises e planejamentos sempre que necessário, e não apenas quando possível. VANTAGENS DE USAR UM ERP
- 13. VANTAGENS DE USAR UM ERP 13 Qualidade dos dados Ao eliminar a entrada e transição manual de informações entre diferentes setores, o risco de erro é drasticamente reduzido. A coleta de dados de forma automatizada melhora ainda mais este aspecto, permitindo inclusive o trabalho com sets de dados longos ou complexos demais para serem registrados e calculados manualmente. Redução de custos O custo de uma implementação adequada de ERP é rapidamente pago pela economia que gera. Erros na operação custam caro em tempo de parada não-planejada, despesas adicionais com mão de obra, e até mesmo danos a equipamentos. Sem contar as oportunidades perdidas por falta de agilidade ou arrojo na operação. E não é apenas a redução de custos que trabalha a favor do seu caixa…. Eficiência Operacional Ao mesmo tempo que gasta-se menos para rodar uma operação bem azeitada, ela também traz melhores resultados. Processos aperfeiçoados geram menos desperdício e são executados em menor tempo. Ainda no
- 14. VANTAGENS DE USAR UM ERP 14 fator tempo, a agilidade para fazer análise e a facilidade de integrar dados em relatórios reduz muito a latência na resposta entre os diferentes setores. Eficiência operacional afeta diretamente o custo e tempo de entrega, dois dos principais fatores analisados pelos consumidores antes de fechar negócio. Escalabilidade À medida que a operação se expande (seja em volume de vendas, número de produtos ofertados, funcionários contratados ou faturamento) o ERP cresce junto. Seja integrando os novos setores da empresa ou ajudando a controlar o funcionamento daqueles que estão sendo ampliados, ERPs são projetados para lidar com grande volume de informações e com a capacidade de receber novos módulos e funcionalidades. Gestão simplificada O ERP transforma uma série de eventos e processos separados em um sistema com workflows relacionados. Este panorama consistente entre todos os níveis da operação ajuda a criar uma visão unificada de objetivo, assim como uma percepção clara de situação atual. Estes dois pontos são fundamentais para alinhar a gestão de todas as áreas em uma mesma direção.
- 16. SINAIS QUE É NECESSÁRIO ADQUIRIR UM ERP 16 Sabendo de todos estes benefícios, fica claro que toda empresa tem muito a ganhar ao implementar um ERP. Mas quando é a hora certa de fazer isto? Assim como em qualquer mudança ou transição, não existe um gatilho, ou luz que se acenda indicando o momento exato. O momento ideal depende do momento da empresa, de como ela está estruturada e de quais são os planos para o futuro. Um fornecedor de confiança pode ajudá-lo a fazer esta reflexão em mais detalhes e escolher o seu software ideal. Aindaemdúvidadequandoéahoradeprocurar este apoio? Tente identificar estes sinais: SINAIS QUE É NECESSÁRIO ADQUIRIR UM ERP
- 17. SINAIS QUE É NECESSÁRIO ADQUIRIR UM ERP 17 Fase de crescimento intenso Se seu negócio está vivendo uma fase de crescimento acelerado, pode ser um bom momento para implantar um ERP, mesmo que a situação atual ainda esteja sob controle. A palavra-chave aqui é “planejamento”. Quando um negócio cresce rapidamente, muitas vezes ele se torna uma operação completamente diferente, do ponto de vista gerencial. Os desafios e problemas de uma empresa com 100 funcionários são completamente diferentes daqueles de uma com 10, por exemplo. De forma análoga, ao expandir linhas de produto, crescer o faturamento ou entrar em novos mercados, é extremamente útil ter das ferramentas do ERP à disposição durante o processo, em vez de tentar escalar sem elas e implantar depois. Problemas em finanças e recursos humanos Para empresas de funcionamento mais simples, sobretudo as pequenas, softwares básicos e até mesmo planilhas de Excel muitas vezes são suficientes para cuidar da folha de pagamentos e dos registros contábeis. Como na expansão das empresas é comum que os investimentos sejam direcionados a produtos e vendas, não é raro que finanças e recursos humanos sejam os primeiros a ter dificuldades em suas funções de rotina.
- 18. SINAIS QUE É NECESSÁRIO ADQUIRIR UM ERP 18 Se as ferramentas que você ou seus funcionários usam começam a se mostrar inadequadas, pode ser uma boa hora para trazer um ERP. Erros operacionais frequentes Como diz o ditado: “errar é humano”. O que o ditado não diz é que sequências consistentes de erro, sobretudo dentro de uma mesma função podem ser um sinal importante. Se, por exemplo, a contagem de produtos no estoque está frequentemente desalinhada com a realidade, você pode ter um problema com o seu processo. Outro problema comum de erro operacional é o preenchimento incorreto de planilhas de formulários. Quem nunca ouviu frases como “o pessoal de vendas nunca atualiza o CRM!” e “o técnico nunca preenche a ficha de suporte”? Se, por um lado, é tentador colocar a responsabilidade em quem opera o processo, muitas vezes a falha está, na verdade, no processo em si. Automatizar e integrar pode ser a solução! Dificuldade de gerar relatórios e acessar dados Se você vê relatórios e gráficos apenas como uma burocracia ou tarefa a cumprir, está na hora de rever seus conceitos! Na verdade, extrair uma informação específica de uma séria longa de dados é uma
- 19. SINAIS QUE É NECESSÁRIO ADQUIRIR UM ERP 19 habilidade valiosa e uma maneira espetacular de fazer diagnósticos e extrair inteligência para tomada de decisões. O problema é que é proibitivamente complicado levar a cabo este tipo de análise quando não há integração entre os setores. Imagine ter que abrir cada software, de cada setor, exportar os dados de todos os processos da empresa e depois reunir todos estes números em uma planilha para finalmente gerar os relatórios? Se só de pensar nisso sua cabeça já dá um nó, é possível que sua operação já esteja em um nível elevado de complexidade. Um ERP pode ajudá-lo a fazer sentido de toda esta informação!
- 21. PRÓXIMOS PASSOS 21 Agora que você já entende o ERP e sabe como ele afeta a gestão, a operação e até a lucratividade de um negócio, que tal refletir sobre como ele se encaixaria na sua empresa? Para saber mais sobre como um ERP pode beneficiar o seu negócio, escolha o seu segmento: • Atacadista e distribuidor • Varejo • Engenharia e construção • Indústria • Serviços Você também pode aprofundar ainda mais seus conhecimentos na Academia Artsoft ou mesmo falar diretamente com os nossos consultores. Que tal? PRÓXIMOS PASSOS
- 22. SOBRE A ARTSOFT No mercado há quase 30 anos, a Artsoft Sistemas ajuda mais de 6.500 empresas, como a sua, a crescer de modo contínuo e seguro e a garantir que você tenha tempo para se dedicar ao que faz de melhor: gerir sua empresa. Conheça nossas soluções!