Knowledge management cycle
- 1. Knowledge Management Cycle Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Knowledge Management Disusun Oleh: Arini Rachma 1201110007 Fitri Kemala 1201110013 Revinda Ayu 1201110065 Andry Redima 12011100xx Knowledge Management/B Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Telkom 2014
- 2. Knowledge Life Cycle KM cycle merupakan sebuah siklus dari knowledge manegement yang di dalamnya terdapat beberapa kegiatan antara lain; merupakan pengetahuan dan sumber pengetahuan yang telah diidentifikasi dan disimpan, pengetahuan yang telah ditranslasi ke dalam bentuk pengetahuan eksplisit, jaringan kerja, praktek dan faktor pendorong yang telah didirikan, pengetahuan telah diuji coba di lapangan, pengetahuan-mengenai cara melakukan sesuatu yang telah di transfer ke dalam database pengetahuan organisasi, dan menjadi bagian dari “corporate memory” Sampai pada akhir ini, empat pendekatan dipilih berdasarkan dengan kemampuannya untuk memenuhi kriteria yaitu sebagai berikut: Pendekatan Utama KM Cycle 1) The Zack KM Cycle • Akuisisi (acquisition) data atau informasi membahas isu-isu tentang sumber raw material seperti ruang lingkup, luas, dalam, kredibilitas, akurasi, ketepatan waktu, relevansi, biaya, pengendalian, dan eksklusivitas. • Perbaikan (refinement) adalah sumber utama dari nilai tambah; bisa dalam bentuk fisik (misalnya, migrasi dari satu medium ke lainnya) atau berbentuk logic (restrukturisasi, pelabelan ulang, pengindeksan, dan pengintegrasian.) Perbaikan juga mengacu pada pembersihan (misalnya, "sanitasi" konten untuk memastikan anonimitas lengkap sumber dan kunci pemain yang terlibat) atau standardisasi
- 3. (misalnya, sesuai dengan template dari praktek terbaik dan pembelajaran seperti yang digunakan dalam organisasi tertentu). • Penyimpanan (storage) bisa berupa fisik (file folder, informasi hardcopy) atau berupa digital (database, software knowledge management). • Distribusi (distribution) menjelaskan bagaimana produk dibagikan ke pengguna akhir (misalnya, fax, print, e-mail). Akan tetapi tidak hanya membahas mengenai medium (alat) untuk membagikan produk tersebut namun juga waktu, frekuensi, bentuk, bahasa, dll. • Tahap akhir adalah presentasi (presentation/ use). Dalam tahap ini konteks memiliki peran yang sangat penting. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah pengguna memiliki cukup konteks untuk menggunakan produk ini? Jika tidak siklus KM telah gagal membagikan nilai kepada individu ataupun organisasi. 2) The Bukowitz and Williams KM Cycle Bukowitz dan Williams (2000) menggambarkan kerangka proses knowledge management yang mencantumkan "bagaimana organisasi menghasilkan, mempertahankan dan menyebarkan persediaan knowledge yang tepat untuk menciptakan nilai secara strategis" • Tahap pertama, dapatkan, terdiri dari mencari informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, atau berinovasi. • Tahap selanjutnya, gunakan, berkaitan dengan bagaimana menggabungkan informasi dengan cara baru dan menarik untuk mendorong organisasi untuk berinovasi. • Tahap belajar adalah proses formal belajar dari pengalaman untuk menciptakan keunggulan bersaing.
- 4. • Tahap kontribusi adalah berkaitan dengan bagaimana agar karyawan megemukakan apa yang telah mereka pelajari ke database (misalnya, storage atau tempat penyimpanan). Hanya dengan cara ini knowledge dari tiap individu dapat terlihat dan tersedia bagi seluruh organisasi atau area yang membutuhkan. • Tahap penilaian, berkaitan dengan level grup atau organisasi. Penilaian mengacu pada evaluasi modal intelektual dan mengharuskan organisasi mendefinisikan knowledge yang penting dan peta modal intelektual saat ini terhadap kebutuhan knowledge di masa depan. • Tahap membangun dan mempertahankan meyakinkan bahwa modal intelektual organsisasi di masa depan akan membuat organisasi tetap layak dan dapat bersaing. • Tahap akhir adalah membuang atau menyingkirkan, maksudnya adalah membuang knowledge yang sudah tidak lagi dibutuhkan baik yang dalam bentuk fisik maupun logic. 3) The McElroy KM Cycle Dalam knowledge production, proses kuncinya adalah : a. Individual and group learning b. Knowledge claim (formulasi, akuisisi informasi, codify knowledge claim) c. Knowledge claim evaluation
- 5. Selanjutnya adalah tahap knowledge integration, maksudnya adalah bagaimana organisasi mentransfer knowledge yang dimiliki, bisa melalui proses pengajaran, sharing, atau berbagai aktivitas sosial lainnya. 4) The Wiig KM Cycle Empat tahap utama dalam The Wiig KM Cycle: a. Building knowledge b. Holding knowledge c. Pooling knowledge d. Applying knowledge Membangun pengetahuan mengacu pada kegiatan mulai dari riset pasar untuk fokus kelompok, survei, kompetitif intelijen, dan aplikasi data mining. Membangun pengetahuan terdiri dari lima kegiatan utama: o Obtain knowledge. o Analyze knowledge. o Reconstruct/synthesize knowledge. o Codify and model knowledge. o Organize knowledge.
- 6. Holding knowledge terdiri dari mengingat, mengumpulkan pengetahuan dalam repositori, menanamkan pengetahuan dalam repositori, dan pengarsipan pengetahuan. Mengingat pengetahuan berarti bahwa individu telah mempertahankan atau mengingat bahwa item pengetahuan (yaitu, pengetahuan telah terinternalisasi atau dipahami oleh individu tertentu). Pooling knowledge maksudnya adalah jika karyawan yang tidak memiliki pengetahuan yang diperlukan dan pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah tertentu dapat menghubungi orang lain dalam organisasi yang telah memecahkan masalah yang sama baik dengan mendapatkan informasi dari repositori pengetahuan organisasi atau dengan mencari seorang ahli melalui jaringan penunjuk ahli dan atau menghubungi orang itu langsung. Applying knowledge terdiri dari: a. Perform routine tasks, standar produksi atau standar pelayanan b. Survey masalah yang mungkin muncul c. Describe, deskripsikan cakupan permasalahan d. Select, pilih knowledge yang sesuai untuk menyelesaikan permasalahan e. Observe and characterize, observasi situasi bisa dengan membuat perbandingan f. Analisis situasi dengan menggunakan knowledge g. Synthesize, masukan beberapa solusi alternatif h. Evaluate, evaluasi potensial alternatif i. Use, gunakan knowledge untuk menentukan apa yang harus dilakukan j. Implement, implementasikan atau aplikasikan alternatif yang dipilih Secara garis besar proses dari KM cycle dapat dibagi menjadi empat tahapan yaitu: 1. Knowledge Capture and Creation Merupakan proses mengidentifikasi, menangkap, mengakuisisi, dan menciptakan pengetahuan. Dalam tahap ini organisasi mengidentifikasi pengetahuan apa saja yang diperukan dalam suatu organisasinya agar meningkatkan kinerja organisasi tersebut. Dalam hal ini pengetahuan didapat dari pembelajaran dari kasus-kasus masa lampau, analisa data maupun teknik komunikasi lainnya. Jika dirasa data tersebut kurang memadai maka akan diambil tindakan yaitu mengakuisisi pengetahuan dapat dilakukan dari translasi pengetahuan tacit dari staff professional dalam organisasi tersebut, maupun
- 7. melakukan observasi dan studi banding antar organisasi sejenis. Setelah proses identifikasi dan akuisisi tercapai, maka akan diperloleh gambaran bagaimana suatu pengetahuan yang diharapkan dalam meningkatkan performa organisasi tersebut. Disini ditekankan terjadi suatu translasi dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit, dan terciptalah suatu pengetahuan yang akan berguna bagi suatu organisasi. 2. Knowledge Organization and Retention Pada tahapan sebelumnya telah diperoleh penciptaan pengetahuan baru. Yaitu pengetahuan dalam bentuk tacit telah disusun ke dalam bentuk yang mudah dimnengerti (pengetahuan eksplisit). Maka dalam tahap ini terjadi proses pengorganisasian pengetahuan yang didapat, dimana pengetahuan yang diciptakan belum dikategorikan berdasarkan subjek yang sama. Pengetahuan ini belum dapat digunakan karena belum tertata dan tersimpan dalam database organisasi. Oleh sebab itu terjadi proses klasifikasi (pengkatogerian) dan pengindeksan pengetahuan. Setelah pengetahuan terklasifikasi dengan baik, selanjutnya pengetahuan tersebut akan disimpan ke dalam format (bentuk) yang sesuai standart yang berlaku di sebuah organisasi dimana nantinya pengetahuan tersebut akan digunakan. Pengetahuan ini disimpan dalam repositori baik dalam bentuk dokumen tercetak dan dalam berkas-berkas di database organisasi. 3. Knowledge Dissemination Pengetahuan yang telah diklasifikasi dan disimpan didalam repository kemudian akan dibagikan/disebarkan kepada seluruh anggota organisasi. Pengetahuan yang didapat harus segera dikomunikasi kepada seluruh anggota agar segera tercapai tujuan yang diharapkan. Sharing informasi/pengetahuan ini dapat dilakukan secara diskusi formal dan informal. Dalam tahapan ini dibutuhkan seseorang dengan kemampuan komunikasi yang baik, dimana mereka dapat mengkomunikasikan hasil temuan secara terstrukur agar anggotanya dapat dengan mudah memahami informasi tersebut. Oleh sebab itu faktor pendorong dan budaya kooperatif merupakan faktor utama yang mendukung dalam proses knowledge dissemination.
- 8. 4. Knowledge Utilisation Pada tahapan ini merupakan proses dari implementasi dan penggunaan pengetahuan disuatu organisasi yang menjadi nilai tambah dalam proses organisasi tersebut. Dalam tahap ini organisasi sudah dapat beradaptasi dan terbiasa menggunakan pengetahuan yang ada. Pengetahuan ini dapat digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam organisasi tersebut, berguna sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan dan kebijakan. Dalam tahap ini terdapat proses akhir yaitu evaluasi terhadap kinerja berdasarkan implementasi pengetahuan. Dalam hal ini dapat diperoleh laporan mengenai kinerja organisasi secara keselurahan, apa saja kelebihan dan kelemahan yang dimiliki organisasi tersebut. Sehingga organisasi dapat melalukan perbaikan pada sektor-sektor yang lemah dan meningkatkan pada sektor yang unggul. Dalam hal ini terjadi kegiatan continues improving (perbaikan terus menerus). Sumber:
- 9. Anand, Apurva, 2010. Understanding Knowledge Management: a Literatu International Journal of Academic Research in Economics and Management Sciences Vol. 3, No. 2. Dapat diakses pada www.ijest.info/docs/IJEST11-03-02-090.pdf Dalkir, Kimiz, 2005. Knowledge Management in Theory and Practice, USA: Elsevier. Haryono, Valeria. 2013. (online). Knowledge Management Cycle. http://km0224.wordpress.com/2013/10/25/knowledge-management-cycle/
- 10. Anand, Apurva, 2010. Understanding Knowledge Management: a Literatu International Journal of Academic Research in Economics and Management Sciences Vol. 3, No. 2. Dapat diakses pada www.ijest.info/docs/IJEST11-03-02-090.pdf Dalkir, Kimiz, 2005. Knowledge Management in Theory and Practice, USA: Elsevier. Haryono, Valeria. 2013. (online). Knowledge Management Cycle. http://km0224.wordpress.com/2013/10/25/knowledge-management-cycle/