Logon navegación y ayuda
- 1. ERP Introducción Page 13Introducción a SAP 5 Logon – Navegación y Ayuda La primera actividad para acceder a un sistema SAP es ejecutar el programa SAPLOGON. Este programa se instala en cada equipo y se encarga de gestionar la carga gráfica básica de la aplicación, evitando que el servidor de aplicación procese y envié información innecesaria a cada equipo. A través de SAP Logon se gestionarán los diferentes accesos a cada entorno del sistema, que como vimos en el apartado de arquitectura, dependerá la instalación adoptada por el cliente. En el ejemplo mostrado en la imagen superior, se puede observar la existencia de un sólo servidor, “BeFree Remoto”, haciendo doble clic en él accederemos al sistema. El primer contacto con el sistema será la pantalla de acceso, donde tendremos que identificarnos con nombre de usuario y contraseña, y donde aparece el nivel organizativo superior del sistema, el mandante. Cuando elegimos un mandante el sistema nos permitirá acceder exclusivamente a los datos del mismo, de ahí que algunas arquitecturas del sistema separen datos críticos y confidenciales (como puede ser RRHH) a través de este primer nivel organizativo.
- 2. ERP Introducción Page 14Introducción a SAP Una vez que introducimos nuestros datos y seleccionamos el mandante, accedemos al sistema y visualizamos el menú principal del sistema, que se encuentra divido en 4 niveles. a) Barra de menú. A través de la barra de menú se puede acceder a diversas opciones navegación, edición o de configuración del sistema o de la transacción en la que nos encontramos. Ahora que hemos introducido el término transacción, vamos a profundizar un poco en su definición. Los usuarios del sistema SAP acceden a transacciones para llevar a cabo sus actividades diarias, como puede ser la creación de cliente, de un proveedor, de un material, la entrada en el sistema de un pedido, de una factura, de una receta de producción, cualquier actividad llevada a cabo por el usuario se realiza a través de una transacción. Los desarrolladores de este sistema crean sus programas y finalmente los asignan a una transacción (salvo excepciones como programas internos o que no requieran la intervención de un usuario) para que el usuario pueda ejecutarlos. b) Barra de controles estándar. La barra estándar de SAP estará siempre presente y nos permitirá realizar diversas acciones en el sistema como son:
- 3. ERP Introducción Page 15Introducción a SAP Aceptar. Tendrá el mismo efecto que presionar Intro por medio del teclado. Barra de comandos. Que nos permite entre otras funciones, insertar una nueva transacción, de forma que el sistema nos llevará directamente a ella. Existen comandos especiales que pueden preceder al nombre de la transacción y que nos ayudarán en el trabajo diario, como pueden ser los comandos “/o+transacción” para crear un nuevo modo, “/n+transacción” para volver al menú principal y acceder a una nueva transacción. Cuando estamos dentro de una transacción, podemos utilizar la barra de ejecución para indicar un comando especial que dependerá de la transacción en la que nos encontremos. Grabar, que estará disponible en aquellas transacciones en las que esta función tenga sentido. Volver atrás Salir Cancelar Imprimir Buscar y Buscar el siguiente resultado, que será útil en los informes. Ir al principio de un informe, Subir una página, Bajar una página o Ir al final de un informe respectivamente. Crear un nuevo modo o crear un acceso directo. El término modo se refiere a una creación de una nueva ventana dentro de nuestra sesión SAP iniciada. A través de los modos, podremos llevar a cabo tareas en paralelo, como puede ser, la ejecución de un informe mientras introducimos facturas al sistema. Ayuda Configuración de la pantalla, que nos permite configurar el entorno SAP a nuestro gusto, tanto en apariencia como en comportamiento.
- 4. ERP Introducción Page 16Introducción a SAP c) Barra de opciones. Esta dependerá de la transacción que estemos ejecutando y entre sus opciones más comunes se encuentran: Acceso al Menú estándar de SAP Gestión del menú de favoritos, donde se puede asignar una transacción como parte nuestro menú de favoritos, borrar o incluso modificar el nombre estándar de la transacción por uno más amigable. Botón de información que, dependiendo de la transacción, nos ampliará el contenido de la información mostrada. Gráfica del informe mostrado. Enviar información a través de mensaje de correo (interno a otro usuario SAP o externo a una dirección de correo) Ordenar informe en orden ascendente o descendente. Ir al primer registro, ir al registro anterior, al registro siguiente o ir al último registro. Abrir o cerrar menú desplegable o nodo de un informe. Visualizar en detalle una línea o registro de un informe. Filtrar Añadir un total o subtotales al informe. Presentación preliminar de la información Exportar datos a un documento Excel, Word o a otro documento (como HTML, o texto delimitado por tabulaciones)
- 5. ERP Introducción Page 17Introducción a SAP Ejecutar un análisis A B C. Configurar la visualización de un informe, ocultar o añadir columnas, criterios de ordenación o filtros así como grabar los parámetros o seleccionar unos ya existentes. Retroceder o avanzar a la siguiente pantalla. Seleccionar todo o deseleccionar todo. d) Menú desplegable - SAP Easy Access. Es el punto de entrada específica de usuario en el Sistema SAP. El menú de usuario contiene únicamente aquellas posiciones, tales como transacciones, informes y direcciones Web, que necesita para realizar sus tareas diarias. El menú SAP Easy Access nos da la oportunidad de navegar por el menú estándar del sistema o si su responsable del sistema ha definido un menú de usuario, de navegar a través del menú corporativo. Además, existe la posibilidad de crear y trabajar por medio de un menú personalizado de usuario, a través de la gestión de “Favoritos” accesible desde la barra de menú. Ejemplos de visualizaciones comunes dentro del sistema:
- 6. ERP Introducción Page 18Introducción a SAP Pantalla inicial
- 7. ERP Introducción Page 19Introducción a SAP Visualización de un proveedor. En la pantalla inicial de visualización de proveedores podemos observar dos tipos campos de entrada diferentes en el sistema. El primero de ellos, será un campo común como el caso del acreedor, la sociedad o la organización de compras, donde el sistema espera que el usuario introduzca el código que representa a cada entidad. El segundo, serán los marcadores o comúnmente conocidos como “check box”, que nos permitirán seleccionar que información queremos visualizar de nuestro proveedor.
- 8. ERP Introducción Page 20Introducción a SAP Cuando nos posicionamos en un campo determinado, el sistema puede darnos la posibilidad de ayudarnos en nuestra selección, es un concepto conocido en SAP como “Match Code” o ayuda de búsqueda. Sabremos que un campo dispone de ayuda de búsqueda cuando al posicionar el cursor en el campo, se visualiza en la parte derecha del mismo el siguiente icono: Visto junto con el campo acreedor tendrá la siguiente apariencia. Al hacer clic en una ayuda de búsqueda, el sistema nos mostrará una ventana adicional donde podremos establecer los parámetros necesarios para la búsqueda. Siguiendo nuestro ejemplo, la ayuda de búsqueda de un acreedor tendrá la siguiente apariencia.
- 9. ERP Introducción Page 21Introducción a SAP Pantalla de selección del informe lista de entregas de salida. En los informes nos encontramos con las opciones de selección múltiples, las cuales vienen indicadas con el siguiente botón Las opciones de selección nos permiten indicar nuestro deseo de visualizar el contenido de más de un valor, por ejemplo, si quisiéramos visualizar la información de varias organizaciones de venta, podríamos hacer uso de esta funcionalidad, indicando posteriormente los valores que deseamos seleccionar en nuestro informe.
- 10. ERP Introducción Page 22Introducción a SAP Dentro de una selección múltiple nos encontramos con una barra de botones inferior en la que habría que destacar la opción de pegado. Esta opción nos será de gran utilidad a la hora de introducir una amplia lista de valores como criterio de selección. Dentro de esta utilidad, se podrá seleccionar valores individuales, intervalos o excluir tanto valores individuales como sus intervalos. Hablamos de intervalos cuando nos referimos a campos con valores desde – hasta. En estos campos se podrán introducir valores que incluirán por ejemplo un período si nos referimos al campo fecha de creación.
- 11. ERP Introducción Page 23Introducción a SAP En esta misma transacción “Listado de entregas general” podemos visualizar los campos de selección condicionados o comúnmente conocidos como “Radiobuttons”. Estos campos pueden formar un conjunto de 2 o más valores y tienen la característica de sólo aceptar un único valor para el conjunto. Siguiendo nuestro ejemplo, el usuario sólo podrá elegir entre verificar la información a nivel de cabecera o verificarla a nivel de posición, pero en ningún caso podrá ejecutar el informe realizando ambas verificaciones, dado que al seleccionar un valor, automáticamente se desmarca el otro. Un último concepto muy importante a la hora de trabajar con el sistema es el botón de ayuda rápida, que nos permite obtener información de cualquier campo del sistema y nos orienta sobre su uso y posibilidades. El botón F1 de nuestro equipo nos permite acceder a la ayuda rápida. Para visualizarlo, accedemos a la transacción de creación de materiales.
- 12. ERP Introducción Page 24Introducción a SAP Posicionamos el cursor en el campo tipo de material y pulsamos la tecla F1. Como se puede observar, la ayuda rápida nos muestra información precisa sobre el campo y su utilización dentro del sistema.