8 Semana Sistemas HSEQ.ppt

SISTEMA DE GESTIÓN SALUD, SEGURIDAD,
MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD (semana VIII)
Docente : Jairo Rodríguez Vargas 2022

SISTEMA DE GESTIÓN SALUD, SEGURIDAD, MEDIO
AMBIENTE Y CALIDAD (semana VIII)

Propósito de la formación:
El estudiante identifica y aplica la metodología para la
identificación, evaluación y tratamiento de riesgos del sistema
integrado de gestión, determinada gestión de riesgos y
oportunidades del SIG.
SISTEMA DE GESTIÓN SALUD, SEGURIDAD,
MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD

Riesgos y oportunidades
• El valor de referencia lo determina la organización en función de su experiencia en la gestión
de riesgos, de datos históricos disponibles, de su tolerancia al riesgo, entre otros.
RECORDEMOS QUÉ . . .
Cuando se empieza a gestionar los riesgos
puede ser útil asignar un valor alto para que el
numero de riesgos relevantes o significativos
no sea demasiado elevado para que no se
bloqueen las iniciativas de tratamiento e los
mismos por falta de recursos.

• A medida que los riesgos van siendo eliminados o
minimizados se puede reducir el valor de referencia,
de esta forma, riesgos que no habían sido tratados
anteriormente por no superar el umbral establecido,
aparecerán ahora con valoraciones por encima del
valor de referencia y por ello deberán ser tratados

• Al abordar los riesgos y oportunidades es necesario elaborar un plan de acción con un contenido
mínimo: acciones a implantar, responsables, plazo para la implantación y recursos necesarios, este
plan debe ser aprobado por los responsables del SIG

Requisitos legales y otros requisitos
• Es habitual encontrar un proceso en el que se describen tanto la identificación o determinación de
requisitos legales y otros requisitos como la evaluación del cumplimiento de los mismos.
REQUISITOS DE LAS NORMAS

• Este apartado hace referencia al apartado 6.1.3. “requisitos legales y otros requisitos” y al 9.1.2.
“evaluación del cumplimiento” tanto de la norma ISO 14001 como la norma ISO 45001. la norma ISO
9001 también considera los requisitos legales y reglamentarios y otros requisitos aplicables, pero no se
encuentran recogidos en un apartado específico como sucede en ISO 14001 e ISO 45001, sino que se
trata a lo largo de distintos capítulos de la norma.

• Debe existir una metodología para identificación de los requisitos legales y otros requisitos aplicables.
Desde el punto de vista de la integración, lo más frecuente es que se documente un único
procedimiento que detalle el modo en que se accede y extrae los requisitos legales y otros requisitos,
su actualización y la evaluación del grado de cumplimiento de los mismos.

• En este procedimiento se debe detallar quién va a asumir la responsabilidad de acceder a los
requisitos legales y a determinar su aplicabilidad a la actividad de la organización, la frecuencia de
búsqueda de legislación y las fuentes utilizadas, así como el lugar o registro donde se van a incorporar.

• Los requisitos legales pueden proceder tanto de la legislación de aplicación a nivel internacional,
europeo, nacional y autonómico o local (licencias, permisos, concesiones, pliegos de condiciones o
incluso sentencias administrativas o fallos judiciales).

• Por otros requisitos, se entienden aquellos derivados de condiciones contractuales, requisitos
corporativos, estatutos o acuerdos con otras partes interesadas como asociaciones o comunidades a
las que esté suscrita la organización.

• Es posible que los registros con los requisitos legales y otros requisitos puedan estar por separado
según provengan de normativa de la calidad, medioambiental o de SST, ello no supone ningún
inconveniente para la integración del SG.

• Esta circunstancia se podría deber a la diferente frecuencia de actualización, por que los responsables
de su revisión son diferentes.

• En el caso del medio ambiente, es frecuente partir de los aspectos ambientales identificados para
determinar si existen requisitos legales asociados que sean de aplicación.
• En el caso de la SST, lo habitual es comenzar con los riesgos laborales determinados.
• Para calidad se realiza considerando los productos y servicios y la legislación aplicable a ellos.

• El registro con los requisitos legales y otros requisitos de aplicación identificados debe estar
actualizado.
• Es importante destacar que un texto legal (decreto, ley, entre otros) no es un requisito en si mismo,
sino que habrá que identificar dentro del texto legal aquellos aspectos que son de aplicación a las
actividades de la organización.

• Estos serán los requisitos a identificar:
 Por ejemplo, para la legislación de aplicación a nivel nacional, relativa a residuos, la organización
tendrá que analizar el texto legal e identificar aquellos requisitos que sean de aplicación para su
actividad, ya sea un poseedor, un productor, un transportista, un gestor de residuos, entre otras.

• Es muy importante tener en cuenta que la identificación de los requisitos debe estar actualizada
conforme a las circunstancias y que debe ser revisada en os siguientes casos:
a. Aparición de nueva legislación
b. Introducción o modificación de actividades, productos o servicios que pueden provocar
aplicación de nuevos requisitos.

• Es muy importante tener en cuenta que la identificación de los requisitos debe estar actualizada
conforme a las circunstancias y que debe ser revisada en os siguientes casos:
c. Ampliación del alcance del sistema integrado de gestión.
d. Apertura de nuevos centros de trabajo o modificación de ubicación de los centros de trabajo
(requerimientos distritales, especialmente en medio ambiente, licencias, permisos, autorizaciones,
entre otras)

• Asimismo, la identificación debe realizarse de forma individual, por cada uno de los centros de trabajo
de la organización, y contemplando la globalidad de los ámbitos de aplicación de la legislación
(internacional, regional, nacional y local)

• Hay que comunicar la información relevante y pertinente a las personas implicadas en el cumplimiento
de los requisitos legales y otros requisitos, e incluso a otras partes interesadas que puedan tener
influencia en ellos.

Alta dirección
• Debe conocer el
estado del
cumplimiento de
la organización
Vr. requisitos
Colaboradores de
la empresa
• Acciones en sus
labores que
implican
cumplimientos e
incumplimientos
y consecuencias

• Es importante que los requisitos legales y otros requisitos deben estar soportados por registros que
demuestren el cumplimiento (por ejemplo licencias, permisos, autorizaciones, evidencias de revisión,
inspecciones, entre otros)

• El proceso establecido para el cumplimiento del requisito 6.1.3. suele incluir también las actividades
necesarias para el cumplimiento de los requisitos como la “evaluación del cumplimiento”, que requiere
las normas ISO 14001 e ISO 45001(Recordemos que este aspecto no es exigible desde el punto de
vista de la calidad).

• Este proceso debe contemplar entre otros lo siguiente:
 La frecuencia con la que se realiza la evaluación, esta periodicidad debe permitir a la organización
tener el nivel de confianza suficiente, que se está cumpliendo con los requisitos legales de
aplicación.

 Es importante no confundir la frecuencia con la que se realiza la evaluación; con la
periodicidad para acceder e identificar requisitos legales. Lo que se pretende con la
evaluación es asegurar que se siguen cumpliendo los requisitos de aplicación y, por tanto,
evitar situaciones de incumplimiento legal.

 El método para evaluar el cumplimiento, suele integrarse con la identificación de requisitos
legales y otros requisitos. Para esto se habilita un espacio en la tabla de identificación de
requisitos legales y otros, que permita evaluar periódicamente el cumplimiento de los mismos

Se puede contar con uno o varios métodos para la identificación y evaluación de los requisitos legales:
 Archivo en formato Excel (hoja de calculo) o una aplicación informática específica que
contiene el listado de legislación, referencia al articulado específico de aplicación y los
requisitos concretos a cumplir.

 Fichas por cada legislación de aplicación, donde se detallan los requisitos concretos o una
explicación de como cumplirlos.

 Requisitos subrayados directamente sobre el texto legal. Este método es de uso frecuente
para los requisitos derivados de ordenanzas municipales, especialmente para actividades
de corta duración.

APARTADO DE LA NORMA REQUISITOS PROCESOS RELACIONADOS
PARA DAR CUMPLIMIENTO
4.2 Comprensión de las
necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Determinar los requisitos
pertinentes de las partes
interesadas
Determinar el contexto de la
organización
5.1.2 Enfoque al cliente La alta dirección debe asegurarse,
que se determinan, se comprenden
y cumplen regularmente los
requisitos del cliente y los
requisitos legales y reglamentarios
aplicables
Todos aquellos procesos en los que
se tiene contacto con el cliente y en
donde se determinan los requisitos de
los productos o servicios.
…
 Como lo nombramos en la norma ISO 9001, se consideran los requisitos legales y otros requisitos,
aunque no exista específicamente un apartado, pero podemos evidenciar por medio del siguiente
cuadro los apartados de esta norma donde se consideran requisitos legales.

8.2.2 Determinación de los requisitos
para los productos y/o
servicios
Al determinar los requisitos para
los productor y/o servicios que se
van a ofrecer a los clientes, la
organización debe asegurarse que
se han definido los requisitos
legales y reglamentarios para los
productos y servicios.
Proceso de publicidad,
comercialización y contratación.
8.2.3. Revisión de los requisitos para
los productos y servicios
Antes de comprometerse a
suministrar productos y/o servicios,
la organización debe llevar a cabo
una revisión para incluir los
requisitos legales complementarios
aplicables a los productos y/o
servicios.
Proceso de publicidad,
comercialización y contratación.
 Como lo nombramos en la norma ISO 9001 . . .

8.3.3 Entradas para el diseño y
desarrollo
La organización debe considerar
los requisitos legales y
reglamentarios al determinar los
requisitos esenciales para los tipos
de productos y servicios a diseñar
y desarrollar
Proceso de diseño y desarrollo de
productos y servicios.
8.4.2 Tipos de alcance del control de
los procesos, productos y
servicios suministrados
externamente.
La organización debe tener en
consideración el impacto potencial
de los procesos, productos y/o
servicios suministrados
externamente sobre su capacidad
para cumplir regularmente los
requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables.

8.5.5 Actividades posteriores a la
entrega
Al determinar las actividades que
se requieren posteriores a la
entrega, la organización debe
considerar los requisitos legales
reglamentarios
Proceso de posventa o garantía de
productos o servicios prestados

EN RESUMEN . . . . .
 Como se puede comprobar, en ISO 14001 e ISO 45001, se requiere la identificación de los requisitos
legales y otros requisitos aplicables y suele hacerse mediante un listado.
Sin embargo en ISO9001 los requisitos legales y
reglamentarios se consideran a lo largo de la aplicación
del sistema de gestión y por tanto, se suelen considerar en
cada uno delos procesos o actividades del mismo.

Objetivos y programas
• La gestión del los objetivos de mejora puede formar parte del proceso de revisión por la dirección o
escindirse en un proceso diferenciado que se podría denominar establecimiento y seguimiento de los
objetivos de mejora.

• Este apartado hace referencia a los objetivos de la calidad, los objetivos ambientales y objetivos de
SST, así como la planificación necesaria para lograrlos; este requisito es denominado “objetivo de
mejora”

• Para integrar este requisito se debe tener un proceso que contenga una dinámica de funcionamiento
conjunta para plantear los objetivos de mejora (calidad, medioambiente y SST), y sus planes de acción
asociados, ejecutar estos planes de acción, hacer un seguimiento de su marcha y comunicar los
resultados a las partes interesadas.

• Esta metodología puede formar parte del proceso de revisión de la alta dirección o independizarse en
un proceso concreto que podría denominarse establecimiento y seguimiento de objetivos de mejora,
planificación y seguimiento de objetivos de mejora.

• Deben establecerse objetivos de mejora para las tres áreas (calidad, medio ambiente, y SST), ya sea
por separado o como objetivos de mejora integrados, en algunos casos se pueden convertir en:
OBJETIVOS
Biintegrados
Triintegrados
Para ello , con el plan de acción propuesto para
alcanzar el objetivo inicial.
Por ejemplo, de la calidad, se considera si la
implantación de ese plan puede acarrear mejoras e
otras dimensiones(medio ambiente y/o SST),
siempre y cuando hay una clara correlación, se
puede enunciar el objetivo como biintegrado o
triintegrado.

ACCIONES
• Que se deben desplegar para alcanzar el objetivo.
RESPONSABLES
• De ejecutar las acciones
PLAZOS
• Para realizar las acciones
RECURSOS
• Suficientes (económicos , humanos, materiales, tecnológicos y/o de infraestructura)
• Los objetivos de mejora, representan un reto para el S.G., es por estos que se hace necesario
planificar acciones para alcanzarlo. Esto suele materializarse en planes de acción que, para cada
objetivo, deben contener:

• Se debe establecer una periodicidad para la realización del seguimiento, quien es el responsable de
ello y por su puesto, conservar la información documentada como evidencia del desarrollo de los
planes de acción y de seguimiento establecidos.

• Para saber si cada objetivo se cumple, hay que acompañarlo de un indicador que señale el grado de
consecución alcanzado.
A la hora de definir los objetivos es bueno utilizar verbos de acción que impliquen el cambio
de la situación: eje. Incrementar, mejorar, optimizar, conseguir, aumentar, disminuir,
intensificar, entre otros.

• El verbo “mantener” generalmente no implica un reto, por lo tanto no suele ser admitido , a no ser que
las circunstancias relacionadas sean tan desfavorables que el hecho de “mantener” ya supongan un
esfuerzo considerable. En ese caso también deberá existir un plan de acción con actuaciones
especificas que logren mantener una situación determinada.

• Para definir los objetivos de mejora se puede utilizar la siguiente estructura:
Verbo de acción + Medida de salto cuantitativo que se pretende mejorar + Variable que se pretende
mejorar + Proceso o actividad a la que pertenece la variable.
Ejemplos:
 Objetivo en SST: Reducir un 10% los incidentes producidos en trabajos en alturas.
 Objetivo triintegrado: Incrementar en un 30% la velocidad de empaquetado, disminuyendo en un
15% el consumo eléctrico y reduciendo un 15% el nivel de ruido provocado por dicho proceso.

• Muchos responsables del sistema de gestión argumentan que es complicado encontrar objetivos, de
mejora nuevos. Una práctica que puede facilitar esta labor es asignar a cada responsable del proceso
o departamento de la organización plantee sus retos para el futuro inmediato y, con ello, definir los
objetivos de mejora.

• Para definir objetivos de mejora nuevos se puede utilizar como ayuda diversas fuentes:
FUENTES DE INFORMACIÓN
• Requisitos aplicables
• Opciones tecnológicas
• Opiniones de partes interesadas
• Requisitos operacionales y comerciales
• Aspectos ambientales significativos
• Resultados de evaluación de los riesgos y oportunidades
• Resultados de la consulta de los trabajadores

• Para definir objetivos de mejora nuevos se puede utilizar como ayuda diversas fuentes:
FUENTES DE INFORMACIÓN
• Información aportada por los proveedores
• Encuestas de satisfacción de los clientes
• Adquisición o puesta en marcha de equipos
• Adquisición o puesta en marcha de maquinaria
• Adquisición de productos
Como resumen habría que buscar el proceso o procesos afectados y las variables a mejorar, y con esta
información enunciar el objetivo.

OBJETIVO DE MEJORA
Material Año Motivación
Biintegrado (calidad y medio
ambiente)
20xx
Se están produciendo quejas de los clientes respecto al
retraso de las entregas
OBJETIVO
Incrementar un 15% la puntualidad de las entregas, disminuyendo el consumo de combustible un 3%
Plan de acción
Continua . . . .
• Ejemplo de un objetivo de mejora biintegrado (calidad y medioambiente), con un plan asociado e
indicadores para su seguimiento.

• Ejemplo de un objetivo de mejora biintegrado (calidad y medioambiente), con un plan asociado e
indicadores para su seguimiento.
OBJETIVO DE MEJORA
Plan de acción
No. Acciones Responsables Plazos Recursos
Resultado
seguimiento
1
Analizar las rutas de reparto actuales
proponiendo su optimización
Director de logística
/conductores
febrero / marzo
Reuniones
(60 horas)
2 Sectorizar entregas Director de logística abril / mayo
Reuniones
(20 horas)
3
Incentivar en los clientes la
concentración de entregas mediante
descuentos por volumen.
Director comercial
Mayo /
diciembre
Reuniones
(10 horas)
Continua . . . .

OBJETIVO DE MEJORA
Plan de acción
No. Acciones Responsables Plazos Recursos
Resultado
seguimiento
4
Impartir cursos sobre la conducción
pertinente
Responsable de la
formación
Mayo
100 horas
$ 200.000
Indicadores
Indicador Responsable Valor actual Valor esperado Valor final (tras implantación)
Porcentaje de entregas
realizadas en plazo
Director de
logística
80% > 92%
Consumo de combustible por
entrega
Responsable
del SIG.
1,3 < 1,26

Planificación de cambios
La planificación y control de cambios puede afectar a cualquiera de los procesos del sistema integrado de
gestión y considerarse dentro de cualquiera de ellos.
La gestión del cambio es un concepto
que se incorpora en las normas del
sistema de gestión como
consecuencia de la aprobación de la
estructura de alto nivel (HLS).

En la ISO 45001 se desarrolla de manera explícita en el apartado 8.1.3; en la ISO 9001 está contemplada
en el apartado 6.3., donde se aborda la planificación de los cambios, y en el 8.5.6., donde se establecen
requisitos para el control de los mismos.

Sin embargo en ISO 14001, no hay un apartado explicito donde se aborde la gestión del
cambio, sino que el concepto se integra a lo largo de la norma en distintos subapartados:
 Cuando se determinen los aspectos ambientales, la
organización debe tener en cuenta los cambios,
incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las
actividades, productos y servicios nuevos o
modificados (6.1.2.).
 La organización debe comunicar internamente los
cambios en el sistema de gestión ambiental, según
corresponda (7.4.2).

Sin embargo en ISO 14001, no hay un apartado explicito donde se aborde la gestión del
cambio, sino que el concepto se integra a lo largo de la norma en distintos subapartados:
 En la planificación y control operacional, la
organización debe controlar los cambios
planificados y examinar las consecuencias de los
cambios no previstos, tomando acciones para
mitigar los efectos adversos cuando sea necesario.

Es necesario disponer de una metodología común donde se describe como planificar y controlar los
cambios. Este apartado suele estar aplicado en el manual del sistema integrado de gestión, en
procedimientos, instrucciones especificas, entre otros.

En la planificación y control de los cambios hay que asignar las responsabilidades y funciones pertinentes
para acometer los cambios, así como los recursos necesarios. En el caso de los cambios en la producción
o la prestación del servicio debe existir un documento donde se describan los resultados de la revisión de
los cambios y las personas que los autorizan.

La organización debe planificar y controlar los cambios en:
 La producción y prestación de servicios de
manera que se controle y asegure la
conformidad con los requisitos aplicables.
Esto supone la actualización de los
procedimientos asociados a la descripción
de los procesos que cambien.

 Los requisitos legales y otros requisitos, y
cómo van a afectar a la organización, de
manera que se emprendan las acciones
necesarias para Asegurar que no se
produzca una situación de incumplimiento
legal en el momento de la entrada en vigor
de las nuevas disposiciones legales.

 El conocimiento o la información
sobre los peligros y riesgos para
SST, de forma que se puedan poner
en marcha las acciones oportunas
para el control efectivo de las
consecuencias.

 Estas situaciones se tratan de
manera habitual en el proceso de
identificación de peligros,
evaluación de riesgos laborales y
planificación de acciones.

 El desarrollo en conocimientos y tecnología que puedan presentar una mejora para la organización
en sus procesos, así como en el desempeño ambiental y de la seguridad y salud en el trabajo.
Estos cambios se analizarán como parte de los cambios en las cuestiones del contexto externo y
pueden dar como resultado riesgos y oportunidades para la organización.

En relación con los cambios en los productos o servicios o procesos actuales, o con los nuevos que
se desarrollen, la organización debe considerar la afectación en materia de SST. Haciendo énfasis en:
 Las ubicaciones de los lugares de trabajo y a sus alrededores.
 La organización del trabajo
 Las condiciones de trabajo
 Los equipos.
 La fuerza de trabajo

Planificación de cambios:
De igual manera en el momento de planificar los cambios hay que considerar la perspectiva ambiental y
determinar si se generan nuevos aspectos e impactos ambientales.

Es importante comunicar a las funciones y niveles pertinentes de la organización las implicaciones de los
cambios, así como cualquier nueva responsabilidad o función asociada. Por ello, es recomendable
incorporar en el proceso de comunicación todo lo relacionado con la gestión del cambio.

• Dentro del proceso de gestión del cambio, hay que considerar también los cambios previstos, en
especial los relacionados con posibles situaciones de emergencia ambiental y para seguridad y salud
en el trabajo.
• La organización tendrá que tomar acciones
oportunas para mitigar las consecuencias adversas
y evitar que se vuelvan a producir.

• Las organizaciones disponen de documentos, como los planes de emergencia, donde se describe la
manera de proceder en estas situaciones.
• Cuando se programen auditorías, se puede considerar los
cambios que afectan al sistema integrado de gestión para
incluirlos y así asegurar su correcta implantación.

• Por último, en la revisión por la alta dirección hay que considerar como elementos de entrada para su
análisis los cambios en los aspectos externos, en las necesidades y expectativas de las partes
interesadas y en los requisitos legales y otros requisitos.

• De la misma manera los cambios en los riesgos y oportunidades, dan como resultado de esta revisión
la toma de decisiones y acciones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema
integrado de gestión.

FIN DE
GRABACIÓN

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