Administración de recursos de datos

La información es un recurso vital
de las organizaciones, que tiene
que administrarse como cualquier
otro activo importante de un
negocio. En la actualidad, las
empresas no pueden sobrevivir o
tener éxito sin información de
calidad acerca de sus operaciones
internas y de su ambiente
externo.

Conceptos
fundamentales
de los datos

1. Carácteres
2. Campos
3. Registros
4. Archivos y
5. Bases de datos

Carácter
Es el elemento más básico de los datos lógicos es el
carácter, que consiste en un símbolo único
alfabético, numérico o de otro tipo. Uno podría
argumentar que el bit o el byte es un elemento de dato
más básico, pero recuerde que esos términos se refieren a
los elementos de almacenamiento físico, proporcionados
por el hardware de cómputo. Desde el punto de vista de un
usuario (es decir, desde un punto de vista lógico de los
datos en contraposición al punto de vista físico o de
hardware), un carácter es el elemento más básico de dato
que puede ser observado y manipulado.

Campo

El siguiente nivel de datos es el campo, o elemento de dato.
Un campo consiste en una agrupación de caracteres
relacionados. Por ejemplo, la agrupación de los caracteres
alfabéticos del nombre de una persona puede formar un
campo de nombre (o, por lo general, campos de primer
apellido, segundo apellido y nombre) y la agrupación de
números de los montos de ventas forma un campo de monto
de ventas. En específico, un campo de información
representa un atributo (una característica o cualidad) de
alguna entidad (objeto, persona, lugar o evento). Por
ejemplo, el salario de un empleado es un atributo que es un
campo de información típico utilizado para describir una
entidad que es un empleado de una empresa.

Registro
Los campos relacionados de información se agrupan
para formar un registro. Por eso, un registro representa
una colección de atributos que describen una entidad.
Un ejemplo es el registro de nómina de una persona, el
cual consiste en campos de información que describen
atributos tales como el nombre de la persona, su
número de seguro social y el monto de su paga. Los
registros de longitud fija contienen un número fijo de
campos de información de longitud fija. Los registros
de longitud variable contienen un número variable de
campos y de longitudes de campo.

Archivo
Un grupo de registros relacionados es un archivo de datos, o
tabla. Así, un archivo de empleados contendría los registros de los
empleados de una empresa. A menudo, los archivos se clasifican
según la aplicación para la cual se utilizan principalmente, como
por ejemplo, un archivo de nómina o un archivo de inventario, o
por el tipo de datos que contienen, como un archivo de documento
o un archivo de imágenes gráficas. Los archivos también se
clasifican según su permanencia, por ejemplo, un archivo maestro
de nómina, frente a un archivo de transacción semanal de nómina.
Un archivo de transacción, por lo tanto, contendría registros de
todas las transacciones que ocurren durante un periodo y que
puede utilizarse de forma periódica para actualizar los registros
permanentes contenidos en un archivo maestro. Un archivo
histórico es un archivo maestro o de transacciones obsoleto
retenido para propósitos de respaldo o para un almacenamiento
histórico a largo plazo llamado almacenamiento de archivo.

Base de datos
Una base de datos es una colección integrada
de elementos de datos relacionados de manera
lógica. Una base de datos consolida los
registros almacenados de antemano en
archivos separados dentro de un grupo común
de elementos de datos, el cual proporciona
información para muchas aplicaciones. Los
datos almacenados en una base de datos son
independientes de los programas de aplicación
que los utilizan, y del tipo de dispositivos de
almacenamiento en los que están almacenados.

Bases de datos operativos

Almacenan datos detallados necesarios
para apoyar los procesos y operaciones de
negocio de una empresa.
También se les llama bases de datos de
áreas temáticas (SADB, siglas del término
Subject Area Databases), bases de datos
transaccionales o bases de datos de
producción.

Bases de datos distribuidas
Muchas organizaciones reproducen y distribuyen copias o
partes de bases de datos a servidores de red en una
diversidad de sitios. Estas bases de datos distribuidas
pueden residir en servidores de red en Internet, en
intranets y extranets corporativas, o en otras redes de la
empresa. Las bases de datos distribuidas pueden ser copias
de bases de datos operativas o analíticas, de bases de datos
de hipermedios o de discusión, o cualquier otro tipo de base
de datos. La reproducción y la distribución de las bases de
datos se realizan para mejorar el desempeño de base de
datos en las estaciones de trabajo de los usuarios finales.
Asegurar que la información de las bases de datos
distribuidas de una organización sea actualizada de manera
consistente y concurrente es un desafío importante de la
administración de este tipo de bases de datos.

Bases de datos externas
El acceso a un acervo de información de bases de datos
externas está disponible por una tarifa para servicios
comerciales en línea, y con o sin cargo desde muchas
fuentes en Internet. Los sitios Web ofrecen una variedad
infinita de páginas hipervinculadas de documentos
multimedia en bases de datos de hipermedios para su
acceso. Los datos están disponibles en forma de estadísticas
referentes a actividades económicas y demográficas a partir
de bancos de datos estadísticos. O se pueden ver o
descargar resúmenes o copias completas de cientos de
periódicos, revistas, cartas, documentos de investigación y
otro material publicado o periódico a partir de bases de
datos bibliográficas y de textos completos.

Bases de datos de hipermedios
El rápido crecimiento de sitios Web en Internet y de
intranets y extranets corporativas ha incrementado de
manera radical el uso de bases de datos de documentos de
hipertexto e hipermedios. Un sitio Web almacena dicha
información en una base de datos de hipermedios que
consiste en páginas multimedia hipervinculadas
(texto, gráficas, imágenes fotográficas, segmentos de
video, audio, etc.), es decir, desde el punto de vista de la
administración de bases de datos, el conjunto de páginas
multimedia interconectadas en un sitio Web es una base de
datos de elementos interrelacionados de páginas de
hipermedios, en lugar de registros de datos
interrelacionados [2].

Almacenes de datos y minería de datos

Un almacén de datos guarda datos que se han extraído desde
diversas bases de datos operativas, externas y de otro tipo de
una organización. Es una fuente central de datos que han sido
limpiados, transformados y catalogados, de tal manera que los
administradores y otros profesionales de negocios puedan
utilizarlos para la minería de datos, el procesamiento analítico
en línea y otras formas de análisis de negocio, investigación de
mercados y apoyo a la toma de decisiones. Los almacenes de
datos pueden subdividirse en mercados de datos, que
contienen subconjuntos de datos del almacén y que se enfocan
en aspectos específicos de una empresa, tales como un
departamento o un proceso de negocio.

Minería de datos
La minería de datos es una aplicación principal de las
bases de datos de los almacenes de datos. En la
minería de datos, los datos de un almacén de datos
se analizan para revelar patrones y tendencias
ocultos en la actividad histórica del negocio. Esto
puede utilizarse para ayudar a los administradores a
tomar decisiones acerca de los cambios estratégicos
en las operaciones de negocio, con el fin de lograr
ventajas competitivas en el mercado

Problemas del procesamiento de
archivos
• Redundancia de datos.
• Falta de integración de
datos.
• Dependencia de datos.
• Otros problema.

Mantenimiento de la base de datos
Los usuarios finales y los especialistas en información
también pueden emplear varias utilerías
proporcionadas por un sistema de datos para el
mantenimiento.
Las bases de datos de una organización necesitan ser
actualizadas de continuo para reflejar nuevas
transacciones de negocio (tales como ventas
realizadas, productos fabricados o inventario
distribuido) y otros eventos. Otros cambios diversos
también deben actualizarse y los datos corregirse (tales
como cambios en el nombre y dirección de clientes o
empleados), para asegurar la precisión de los datos en
las bases de datos.

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