Cómo aprovechar tu ERP
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El documento describe cómo las empresas pueden aprovechar mejor sus sistemas ERP para mejorar la productividad y el negocio. Se discuten cuatro ejemplos reales de cómo optimizar los procesos de ventas, gestionar mejor los datos de clientes, integrar sistemas como una tienda en línea, y mejorar los procesos de documentación. El documento enfatiza la importancia de estructurar bien los datos, modelar los procesos clave, y estar abierto a cambiar ideas preconcebidas.
Cómo aprovechar tu ERP
- 3. Entender que podemos utilizar las herramientas de gestión para mejorar la productividad de la empresa pero también para mejorar el desarrollo del modelo de negocio. Y todo ello utilizando tecnologías que tenemos a nuestro alcance desde hace muchos años. 1.1/Objectivos
- 4. Hablaremos de datos y procesos, entrelazados con cuatro ejemplos reales que pueden servir de inspiración para vuestras necesidades. Quizás saldréis con más dudas de las que habéis entrado. 1.2/Sobre la sesión
- 5. Datos únicos Minimizar errores y recursos humanos Mejorar los controles y la calidad Facilitar la escalabilidad Pero también puede ofrecernos: Nuevas oportunidades de negocio 1.3/Objetivos de un ERP
- 6. Importar datos de la cámara de comercio en el ERP 1 asistente comercial por cada 3 comerciales El asistente programa la agenda del comercial Se analiza las horas del día más eficientes para hacer llamadas Se mantiene y actualiza la base de datos comprada inicialmente El comercial se concentra en lo que más sabe hacer: tratar con clientes iPad para pre-presupuestos ante el cliente y mandarlos al ERP El asistente revisa el pre-presupuesto y envía el presupuesto Informe comercial formato audio y enviado al asistente Indicadores sobre el cliente o cliente potencial (scorecard) resultado: Presupuesto en 24 horas vs 2/3 semanas de la competencia Gestión comercial más eficiente 1.4/Ejemplo real: optimizar el proceso de venta
- 7. 2/Datos
- 8. ¿Qué estructura daríamos en una hoja de cálculo los datos de clientes, proveedores y contactos? ¿Ponemos clientes y proveedores en hojas distintas o los ponemos en la mismo? Si están en hojas distintas, ¿qué ocurre si cambia el nombre de la empresa? ¡La tendremos que modificar dos veces! ¿Y los contactos? Si los ponemos en otra hoja, ¿no puede ser también que un contacto de un cliente sea al mismo tiempo cliente nuestro? ¿Y las direcciones? ¿Necesitamos otra hoja? ¿Como contemplaremos que un cliente pueda tener varias direcciones? 2.1/Ejercicio sobre la estructura de terceros
- 9. Estructurar bien la información es difícil, incluso para conceptos aparentemente sencillos como los del ejemplo. Normalmente no será complicado para un ERP almacenar los datos, la complejidad está en saber cómo estructurarla. Y a menudo, habrá que modificar la estructura a lo largo del tiempo porque no acertaremos a la primera. 2.2/Estructura de los datos
- 10. Además de tener los datos bien estructurados es imprescindible: Saber quien introducirá la información y si será suficientemente fiable. Mejor opción: ¿Se puede obtener la información mediante fichero o webservice? Establecer mecanismos de comprobación de datos: si tenemos información redundante, proveniente de dos fuentes diferentes, comprobamos que los datos sean correctos. Minimizaremos errores. ¿Puede introducir la información el cliente o proveedor? Perfecto, ¿pero realmente lo hará? ¿Somos suficientemente relevantes para él? ¡¡¡Normalmente NO !!! 2.3/Validación de los datos
- 11. Es uno de los mecanismos más actuales para el intercambio de información entre ordenadores. En algunos casos se utilizan otros mecanismos como intercambio de archivos (vía correo electrónico, FTP, etc.). 2.4/Webservices y APIs
- 12. ¿Qué hacemos si queremos una tienda online? Integramos con el ERP una tienda estándar como Magento o Prestashop? Acabaremos con tres programas: el ERP, la tienda y el conector. También puede ser necesario hacer programación de tarifas, rutas, productos relacionados por duplicado. ¿Podremos tener el stock en tiempo real en la tienda? ¿O creamos una tienda a medida integrada con el ERP? ¿Será lo suficientemente rápido el sistema? ¿Cuánto costará desarrollar las funcionalidades que nos llevaría una tienda estándar? 2.5/Ejemplo real: ¿Integración de sistemas sí o no?
- 13. 3/Procesos
- 14. Para revolucionar un proceso de nuestra empresa hace falta imaginación, conocer qué posibilidades ofrece la tecnología, e imaginar cuáles pueden existir. Para evolucionar podemos tratar de encontrar un método. 3.1/¿Evolución o revolución?
- 15. Enumerar los procesos de la empresa Hacer una ficha para cada uno de ellos con información para determinar la prioridad de mejorar. ejemplos: ¿Se utilizan Excels compartidos de forma sistemática? Mala señal. ¿Cuántas veces se hace el proceso y cuánto tiempo se dedica? ¿Es especialmente pesado por los usuarios? ¿Se puede utilizar para medir la calidad del servicio? Modelar el más prioritario mediante BPMN, tratando de tener en cuenta las excepciones Pensar como mejorar el proceso Si es necesario, simular durante un tiempo los cambios que se quieren introducir en el proceso, si es necesario, recogiendo datos en una hoja de cálculo para no invertir en el ERP todavía. Divide y vencerás: realizar cambios pequeños y rápidamente 3.2/Método
- 16. BPMN es un estándar que nos permitirá representar gráficamente los procesos de nuestra empresa. Es fácil empezar a utilizarlo y cualquier persona que no la haya visto, lo puede entender rápidamente. Al ser un estándar, tanto el gráfico como el formato de archivo, podrás crearlo y abrirlo con diferentes herramientas, varias de ellas totalmente gratuitas. Además, te servirá para modelar los procesos que probablemente te piden en la ISO 3.3/BPMN
- 17. Empresa de transporte recoge paquetes en Barcelona. Introduce la información en el ERP. Imprime etiquetas y escanea los documentos. Si los documentos se pierden por el camino, se podrán recuperar en Mallorca los documentos escaneados en Barcelona. Con lectores de códigos de barras se comprueba que los paquetes vayan por la ruta adecuada y permite saber que todos los paquetes se han puesto a los contenedores. En el destino, se comprobará de nuevo con códigos de barra y una vez el albarán firmado llegue a la oficina de Mallorca se volverá a escanear. El sistema almacenará la imagen como adjunta al documento de la ERP, se dará el albarán como entregado y además, el cliente podrá ver en la web la fecha de entrega y la imagen del documento firmado por el destinatario 3.4/Ejemplo real: gestión de documentos
- 18. Puede ser importante realizar un glosario de términos que utilizarán las personas implicadas en la implantación del ERP y posiblemente también por los usuarios del sistema. No se trata de un diccionario de sinónimos sino dejar claro qué significan las cosas. Ejemplo: es frecuente en el sector transporte hablar de "portes pagados" cuando en realidad es un término que no tiene sentido. Sólo hay un cliente, que puede ser quien reside en la dirección de donde sale la mercancía, donde va a parar la mercancía o en cualquier otro lugar. Por tanto, ni portes pagados ni portes debidos son términos que podamos utilizar en nuestro ERP. 3.5/Glosario
- 19. Las empresas de producción que trabajan bajo pedido, cuando no están informatizadas tienden a mandar los pedido del cliente a lo largo de todo el proceso de producción hasta la entrega final. Pero informatizar permite trabajar bajo stock en algunos puntos, optimizando y reduciendo el número de producciones, aprovechando excesos de stock pasados de productos intermedios o de compras (producidos por cancelaciones de otros clientes, por ejemplo). Esto obliga a cambiar la forma de trabajar, pero aún más, obliga a cambiar los conceptos preconcebidos que tiene buena parte de las personas de la empresa. 3.6/Ejemplo real: liberémonos de ideas preconcebidas
- 20. 4/Referencias
- 21. Datos The Data Model Resource Book (I, II i III) Procesos Aplicación: http://bpmn.io Manual: https://www.omg.org/spec/BPMN/20100601/10-06-02.pdf Proceso de selección de software http://www.nan-tic.com/es/publicaciones/libros 4.1/Bibliografía
- 22. http://www.NaN-tic.com Albert Cervera i Areny albert@nan-tic.com @albertnan linkedin.com/in/albertca