CONOCIENDO BASE DE DATOS

BASE DE DATOS
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En
las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos,
pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista
en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que
crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos.
Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y
existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para
revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable
transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de
administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
Con Access se puede:
Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un
inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de
un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo
electrónico, una intranet o Internet.
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Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos
a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre
sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este
Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un
programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que
necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos.
Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo
de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de
teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los
cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.
sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su

mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y
la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este
un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio
rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado
DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida
y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
Es un sistema que almacena datos que están relacionados.
Es un repositorio en donde guardamos información integrada que podemos
almacenar y recuperar.
COMPONENTES DE UNA BASE DE
DATOS
TIPOS DE USUARIOS EN BASE DE
DATOS
USUARIO FINAL: Es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos
convertidos en información:
DESARROLLADOR DE APLICACIONES: Es la persona que desarrolla
los sistemas que interactúan con la Base de Datos.
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DBA: Es la persona que asegura integridad, consistencia,
redundancia, seguridad este es elAdministrador de Base de Datos quien se encarga
de realizar el mantenimiento diario o periódico de los datos.
Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera:
USUARIOS INGENUOS: Son aquellos que interactúan con el sistema por medio de
aplicaciones permanentes.
USUARIOS SOFISTICADOS: Son aquellos con la capacidad de acceder a la
información por medios de lenguajes de consulta.
PROGRAMADORES DE APLICACIÓN: Son aquellos con un amplio dominio del
DML capaces de generar nuevos módulos o utilerías capaces de manejar nuevos
datos en el sistema.
USUARIOS ESPECIALIZADOS: Son aquellos que desarrollan módulos que no se
 HARDWARE: Constituido por dispositivo de almacenamiento como discos,
tambores, cintas, etc.
 SOFTWARE: Que es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos.
 DATOS: Los cuales están almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a
ser procesados para convertirse en información.
refieren precisamente al manejo de los datos, si no a aplicaciones avanzadas como

sistemas expertos, reconocimientos de imágenes, procesamiento de audio y
demás.
CONCEPTOS BÀSICOS DE BASE DE
DATOS
 ARCHIVO: Son conjuntos de registros.
 REGISTROS: Son conjuntos de campos.
 CAMPOS: Es la mínima unidad de referencia.
DBMS (Data Managment System (Sistema Administrador de Base de Datos)
Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy
específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones
que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje
de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan
este tema, o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo
ambos equivalentes, y acrónimos, respectivamente.
HERRAMIENTAS DE DEFINICIÓN
Permite definir y modificar la estructura de la Base de Datos, a este nivel definimos
lo que se conoce como "Esquema " que es la definición total de Base de Datos, es
que definimos la estructura de la tabla, los tipos de campos, las restricciones para
los campos
INTERFACE DE PROCESAMIENTO
Provee de las facilidades de actualización, despliegue y visualización de datos.
Desarrollo de Aplicaciones: me permite generar una aplicación por Ej.: generadores
de formas, pantalla, código, herramientas case, etc.
Diccionario de Datos: este es el componente al subsistema con el que interactúan
directamente el DBA, le proporciona niveles de consulta y reportes útiles para
su trabajo de administración. Es la descripción de la estructura de Base de Datos y
relaciones entre datos, y programas.
DBMS: Características y Objetos
INDEPENDENCIA DE DATOS: el DBMS me provee una independencia de mis datos.
INTEGRIDAD DE DATOS
 Integridad: Conjunto de seguridades que son utilizadas para mantener los datos
correctos.
Ocurre cuando no existe a través de todo el sistema procedimientos uniformes de
validación para los datos.
 Fuente de Error: Estas fuentes de error se origina si el programa de entrada de datos
no está validado. Ej.: fallas de hardware, actualizaciones incompletas, defectos del
software, inserción de datos no válidos, errores humanos.

Una técnica que usa el BDMS de una entrada de datos no válida es la validación.
Validación: es proteger los datos, validar los datos en la entrada de datos. Existen
tipos de validaciones:
Tipo de Dato: Es si se define un campo como carácter y no puede ingresar
números enteros.
Valor de Dato: Si se define un valor entero se puede especificar un rango y no se
puede pasar de ese valor.
Valores Claves / No Nulos: Asegura registros únicos y cuyos valores no sean
nulos.
Integridad Referencial: Asegura al DBMS que no exista registros hijos sin sus
registros padres correspondientes.
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CONTROL DE CONCURRENCIA O SIMULTANIEDAD
Se da en ambiente multi-usuario, tratando de acceder aun objeto de datos al
mismo tiempo.
Ocurre cuando el sistema es multiusuario y no se establecen los controles
adecuados para sincronizar los procesos que afectan a la base de datos.
Comúnmente se refiere a la poca o nula efectividad de los procedimientos de
bloqueo.
RECUPERACIÒN DE DATOS
Recuperar los datos frente a las fuentes de error mencionadas anteriormente. La
restauración de la Base de Datos a su estado normal es responsabilidad del DBA,
quien es el responsable de implantar procedimientos de detección de error y
recuperación.
El DBA: Es quien tiene el control centralizado de la base de datos. Se persigue con
esto reducir el número de personas que tengan acceso a los detalles técnicos y de
diseño para la operación del DBMS.
Las soluciones principales de un DBA son:
DEFINICION DEL ESQUEMA: Crea el esquema original de la base de datos y
genera el diccionario de datos por medio de proposiciones en DDL.
DEFINICION DE ESTRUCTURAS DE ALMACENAMIENTO Y METODOS DE
ACCESO: Se encarga de generar a seleccionar estructuras para el medio
secundario y definir los métodos de acceso a la información, esto último por medio
de proposiciones en DML.
MODIFICACION DE ESQUEMA Y ORGANIZACIÓN: Es una actividad poco
frecuente que consiste en rediseñar el esquema de la base de datos. Esto se haría
necesario ante la modificación abrupta de las condiciones originales que dieron pie
al diseño del esquema primario. Las proposiciones para llevar a cabo esta tarea se
realizan en DDL.
CONCESION DE AUTORIZACIONES DE ACCESO: Se encarga de registrar a los
usuarios para permitir su acceso al DBMS. Asigna a cada uno de ellos una serie de
atributos que le permiten gozar de privilegios como el acceso a determinadas áreas
de aplicación, de los datos o del uso de recursos en el sistema.

ESPECIFICACION DE LAS LIMITANTES DE INTEGRIDAD: Crea una serie de
tablas donde se especifica el conjunto de restricciones que serán aplicables durante
los procesos de actualización.
PARA RECUPERAR:
SEGURIDAD DE LOS DATOS
Se presentan cuando no es posible establecer claves de acceso y resguardo en
forma uniforme para todo el sistema, facilitando así el acceso a intrusos.
La seguridad de los datos se puede definir en las siguientes aspectos:
Objeto a asegurar: El primer objeto a asegurar son los objetos, programas y
finalmente al esquema.
Codificación de Claves: El DBMS provee la seguridad de los Login (usuario y
password).
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Control de Acceso: Se especifican seguridades
orientado a personas no autorizada.
contra accesos indicados
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
El DBMS debe proveer al DBA de todos los
y administración de recursos. Para que el DBA
mecanismos para control
con integridad de datos,
recuperación de errores e implementación de seguridad.
ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES ENTRE DATOS
El BDMS debe proveer los recursos para el establecimiento de relaciones entre los
datos, cuales son las relaciones: 1 -> 1, 1 -> n, n -> n
ETAPAS:
Planificación del Proyecto
Definición del Sistema
Recolección y Análisis de los Requisitos
Diseño de la Base de Datos
Selección del SGDB / DBMS
Diseño de la Aplicación
Prototipo
Implementación
Conversión y Carga de datos
Prueba
Mantenimiento
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Backup (respaldo): Disco duro, cinta.
Backup caliente: Base de Datos esta operativa.
Backup frio: Base de Datos no está operativa.

Estas etapas no son estrictamente secuenciales de hecho hay que repetir algunas
de las etapas varias veces haciendo lo que se conoce como "Ciclos de Re-
alimentación" por Ej.: los problemas que se encuentran en la etapa de Diseño de la
Base de Datos pueden requerir una recolección de requisitos adicional y su posterior
análisis.
DISEÑO DE BASE DE DATOS
En esta etapa se crea un esquema conceptual de la base de datos. Se desarrollan
las especificaciones hasta el punto en que puede comenzar la implementación.
Durante esta etapa se crean modelos detallados de las vistas de usuario y sobre
todo las relaciones entre cada elemento del sistema, documentando los derechos de
uso y manipulación de los diferentes grupos de usuarios.
Si parte de la información necesaria para crear algún elemento establecido ya se
encuentra implementado en otro sistema de almacenamiento hay que documentar
que relación existirá entre uno y otro y detallar los sistemas que eviten la duplicidad
o incoherencia de los datos.
El diseño consta, como se vio anteriormente, de tres fases: el diseño global o
conceptual, el diseño lógico y el modelo físico.
Esta etapa consta de tres fases: diseño conceptual, diseño lógico, diseño físico de
la Base de Datos.
La primera fase consiste en la producción de un esquema conceptual que es
independiente de todas las consideraciones físicas. Este modelo se refina después
en un esquema lógico eliminando las construcciones que no se puede representar
en el modelo de Base de Datos escogido (relacional, orientado a objeto, etc.). En la
tercera fase el esquema lógico que traduce un esquema físico para el sistema gestor
de Base de Datos escogido. La fase de diseño físico considera las estructuras de
almacenamiento y los métodos de acceso necesarios para proporcionar un acceso
eficiente a la Base de Datos en memoria secundaria.
DISEÑO DE APLICACIÓN
En esta etapa de diseña los programas de aplicación que usarán y aplicará la Base
de Datos, esta etapa el diseño de la Base de Datos son paralelos en la mayor parte
de los casos no se puede finalizar el diseño de las aplicaciones hasta que se a
terminado el diseño de Base de Datos. Por otra lado la Base de Datos exige para
dar soporte a las aplicaciones por lo que ahora una retroalimentación desde el
diseño de las aplicaciones al diseño de la Base de Datos. En esta etapa hay que
asegurarse de que toda la funcionalidad especificada en los requisitos de usuarios
se encuentra en el diseño de la aplicación.
PROTOTIPO
Esta etapa es opcional es para construir prototipo de la aplicación que permiten a
los diseñadores y al usuario probar el sistema, un prototipo es un modelo de trabajo
de las aplicaciones del sistema. El prototipo no tiene toda la funcionalidad del
sistema final pero es suficiente para que los usuarios puedan usar el sistema e

identificar qué aspectos está bien, cuales no son adecuados además
de poder sugerir mejora ò la inclusión de nuevos elementos.
IMPLEMENTACIÓN
En esta etapa se crean las definiciones de la Base de Datos a nivel conceptual
externo ò interno, así como los programas de aplicación la implementación de la
Base de Datos se realiza mediante las sentencias SQL, estas sentencias se
encargan de crear el sistema d la base, los ficheros donde se almacenarán los datos
y las vistas de los usuarios.
Los programas de aplicación se implementan utilizando lenguaje de tercera y cuarta
generación, partes de estas aplicaciones son transacciones de la Base de Datos
que se implementan también mediante lenguaje SQL. La sentencia de este lenguaje
se puede embeber en un lenguaje de programación anfitrión como Visual Basic,
Java, etc. También se implementan en esta etapa todos los controles de seguridad
e integridad.
Una vez totalmente detallado el modelo conceptual se comienza con la
implementación física del modelo de datos, a medida que se va avanzando en el
modelo el administrador del sistema va asegurando la corrección del modelo y el
validador la utilidad del mismo.
CONVERSIÓN Y CARGA DE DATOS
Esta etapa es necesaria cuando se está reemplazando un sistema antiguo por uno
nuevo. Los datos se cargan desde el sistema viejo al nuevo directamente ò si es
necesario se convierte al formato que requiera el nuevo SGBD y luego se carga esta
etapa se la suele llamar "Migración".
PRUEBA:
En esta etapa se prueba y válida el sistema con los requisitos especificados por los
usuarios. Para ello se debe diseñar una materia de test con datos reales que se
deben llevar acabo de manera metódica y rigurosa. Si la fase de prueba se lleva
correctamente descubrirá los errores en los programas de aplicación y en la
estructura de la Base de Datos.
MANTENIMIENTO:
Una vez que el sistema está completamente probado o implementado se pone en
marcha. El sistema está ahora en la fase de mantenimiento en la que se lleva acabo
las siguientes tareas: monitoreo de las prestaciones del sistema y mantenimiento, y
actualización del sistema.
En esta última etapa todos los usuarios del sistema acceden a la base de datos y
deben asegurarse el correcto funcionamiento de la misma, que sus derechos son
los adecuados, teniendo a su disposición cuanta información necesiten. También
deberán asegurarse que el acceso a los datos es cómodo, práctico, seguro y que
se han eliminado, en la medida de lo posible, las posibilidades de error.

PARTES DE UNABASE DE DATOS DE
ACCESS
En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una
base de datos de Access típica:
Tablas, formularios, informes, consultas, macros, módulos.
 TABLAS:
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia,
normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una
base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de
cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena
cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los
campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con
una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene
información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo
de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares.
Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto,
fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
 FORMULARIOS:
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones
de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos
sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi
todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y
editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos.
Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando.
Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario,
abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo,
podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con
datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un
formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

 INFORMES:
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente,
un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha
facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?"
Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera
posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos
actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita
imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro
programa o enviar por correo electrónico.
 CONSULTAS:
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos.
Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es
recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar
distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola
hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta
obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de
registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los
datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con
una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las
tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
 MACROS:
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación
simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de
datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un
formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las
macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una
consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos
que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante
macros, ahorrando así mucho tiempo.

 MÓDULOS:
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean
seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de
programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección
de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente
como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase
se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos
específicos del formulario o el informe al que se adjunta.

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