Control Interno

Agosto 2003 El enfoque básico para la administración y operación de una organización, consiste en efectuar una verificación de cumplimiento en el desarrollo de planes y programas, el logro de objetivos, el cumplimiento de metas, la observancia de un marco de referencia de normatividad, ya sea de manera particular o en alguna combinación de éstas. En este sentido se tiene que, el enfoque de esta verificación se orienta al ámbito de lo que en general se denomina CONTROL , o bien CONTROL INTERNO en particular, dentro del ámbito de las organizaciones, por aplicarse dentro de su contexto. CONTROL INTERNO

ANTECEDENTES ¿QUÉ ES “CONTROL”? ¿QUÉ SE ENTIENDE POR “CONTROL”? De acuerdo al Diccionario de la Real Academia de la Lengua, la definición semántica de CONTROL establece dos acepciones: Inspección, Fiscalización, Intervención. Dominio, mando, preponderancia. De tal suerte se puede establecer que la primera proyecta un enfoque de REVISIÓN, mientras que la segunda proyecta un enfoque de INDUCCIÓN DE UN SENTIDO, a fin de asegurar que se logre aquello que se tiene proyectado. En este sentido, es interesante observar que ambas acepciones se vinculan de alguna manera, ya que la inducción de un sentido (2) a un proceso organizacional, conllevaría al esquema de cumplimiento, sobre el que se enfocaría cualquier revisión (1) . CONTROL INTERNO ANTECEDENTES CUMPLIMIENTO Objetivos Metas Normas REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA INSPECCIÓN FISCALIZACIÓN INTERVENCIÓN DOMINIO MANDO PREPONDERANCIA REVISIÓN INDUCCIÓN DE SENTIDO PROCESO ORGANIZACIONAL

OBJETIVO DEL CONTROL El OBJETIVO fundamental del CONTROL consiste en procurar el logro exitoso de los objetivos planeados por una organización, a través de acciones de prevención y corrección de los efectos adversos a éste propósito. CONTROL INTERNO OBJETIVO DEL CONTROL PLANEACIÓN LOGRO EXITOSO DE OBJETIVOS DESVIACIÓN ADECUACIÓN PREVENCIÓN CORRECCIÓN

CONCEPTOS DE CONTROL A partir de la definición semántica de CONTROL, se tiene una gran diversidad de “conceptos”, derivados de su enfoque de aplicación, pero que sin embargo plantean coincidencias en el uso de algunos términos, tales como: Proceso Cerciorarse Planes Valoración Corrección Cumplimiento Con lo cual es posible proyectar un perfil conceptual unificado, a partir de la definición de su enfoque, importancia, principios funcionales, características y forma de aplicación. CONTROL INTERNO CONCEPTOS DE CONTROL El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debe ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos Burt K.SCanlan El control es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar los objetivos Carmichael Eckles El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo a lo planeado George R. Terry El control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente Robert C. Appleby PROCESO CERCIORARSE PLANES VALORACIÓN CUMPLIMIENTO CORRECCION

ENFOQUE DEL CONTROL El efecto del CONTROL se enfoca a establecer una RELACION DE LA EJECUCIÓN CON LA PLANEACIÓN, con el propósito de verificar el logro de los objetivos proyectados, aplicando recursos de: MEDICIÓN, ya que para controlar es imprescindible medir y dimensionar los resultados. DETECCIÓN DE DESVIACIONES, como forma de identificar y localizar las diferencias que se presentan entre ejecución y planeación. MEDIDAS CORRECTIVAS sobre las desviaciones detectadas, como la aportación fundamental para el logro de los objetivos planeados. CONTROL INTERNO ENFOQUE DEL CONTROL MEDIDAS CORRECTIVAS PLANEACIÓN EJECUCIÓN MEDICIÓN DETECCIÓN DE DESVIACIONES

IMPORTANCIA DEL CONTROL El efecto de CONTROL pretende llevar lo planeado al logro exitoso de sus objetivos, para lo cual: Se proyecta con una perspectiva de aplicación global, esto es, que se aplica a cosas, a personas, y actos. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, lo que sirve como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza a los responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. CONTROL INTERNO IMPORTANCIA DEL CONTROL APLICACIÓN GLOBAL INFORMACIÓN DE LA SITUACIÓN OPERATIVA FACILITA LA ADMINISTRACIÓN IDENTIFICA LAS CAUSAS DE DESVIACIONES DETERMINA LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN ESTABLECE MEDIDAS PARA CORREGIR DESVIACIONES PLANEACIÓN LOGRO EXITOSO DE OBJETIVOS

PRINCIPIOS DEL CONTROL Para la conformación del ambiente de CONTROL se consideran los siguientes condiciones: Base de EQUILIBRIO en la delegación de responsabilidades, incluyendo la dotación de los recursos de control correspondientes para asegurar el debido ejercicio de las mismas. Orientación al LOGRO DE OBJETIVOS, a partir del establecimiento de métricas para la evaluación del desempeño. Sentido de OPORTUNIDAD DE ACTUACIÓN, ya que para que un control sea eficiente, se requiere que sea Oportuno, Suficiente y Necesario. Premisa de PREVENCIÓN DE DESVIACIONES, a fin de anular, o al menos aminorar su efecto, a partir de la adopción de las medidas preventivas, con la debida anticipación a su ocurrencia. Principio de APLICACIÓN POR EXCEPCIÓN, esto es, que la aplicación del control se dirige específicamente hacia los puntos de necesidad real, a fin de reducir costos y tiempo. Principio de ABSTRACCIÓN, esto es, que los responsables de aplicar el control no deben estar involucrados en las actividades sujetas a la observación por el mismo. CONTROL INTERNO PRINCIPIOS DEL CONTROL PLANEACIÓN LOGRO EXITOSO DE OBJETIVOS EQUILIBRIO LOGRO DE OBJETIVOS APLICACIÓN POR EXCEPCIÓN OPORTUNIDAD DE ACTUACIÓN ABSTRACCIÓN PREVISIÓN DE DESVIACIONES

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL Para la configuración de los mecanismos de CONTROL, se deben considerar las siguientes características de funcionalidad: COMPATIBILIDAD entre la naturaleza del mecanismo, y el entorno de aplicación. OPORTUNIDAD de respuesta dentro del esquema de dinámica del entorno de aplicación. ACCESIBILIDAD en la retroalimentación de información, así como para la aplicación de cualquier medida correctiva. UBICUIDAD de los puntos en los que se aplica los efectos de control, procurando limitar dicha aplicación a aquellos que proyecten un valor efectivo. CONTROL INTERNO CARACTERISTICAS DEL CONTROL CONTROL COMPATIBILIDAD ACCESIBILIDAD OPORTUNIDAD UBICUIDAD

APLICACIÓN DEL CONTROL La aplicación del CONTROL se sustenta en los parámetros del Marco de Referencia, con los que se efectúan las mediciones y evaluaciones de los Resultados alcanzados; a partir de lo cual, se determinan y aplican las eventuales Medidas Correctivas sobre la Ejecución de los Planes y Programas. CONTROL INTERNO APLICACIÓN DEL CONTROL Planes y Programas Presupuestos Estructura Organizacional Políticas y Procedimientos Sistemas Operación Registro Información CONTROL EJECUCIÓN RESULTADOS MARCO DE REFERENCIA MEDICIONES Y EVALUACIÓN MEDIDAS CORRECTIVAS

DEFINICIÓN C.O.S.O. En 1992 en los Estados Unidos, se integró la llamada Comisión Treadway, con el propósito de establecer una definición unificada del concepto de CONTROL, que es conocida como el la DEFINICIÓN COSO DE CONTROL. Esfuerzos similares se han realizado en otros países, en particular Canadá y la Unión Europea. Esta definición proyecta una naturaleza dinámica al concepto, y establece una limitación importante, que su mera existencia NO GARANTIZA el logro de los objetivos, ya que, como cualquier instrumento, su efectividad de utilización depende de las condiciones de aplicación. CONTROL INTERNO DEFINICIÓN C.O.S.O. Control interno se define de manera amplia como un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la gerencia y otro personal de la organización , diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización clasificados en: Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas TREADWAY COMMISSION / COSO 1992 ES UN PROCESO REALIZADO POR EL PERSONAL PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE ORIENTADO AL LOGRO DE OBJETIVOS

MARCO C.O.S.O. PARA APLICACIÓN DEL CONTROL El Marco establecido por COSO para la aplicación del control, contempla los siguientes componentes: Un AMBIENTE DE CONTROL, que corresponde al ámbito o entorno de aplicación del control. Una EVALUACIÓN DE RIESGOS, que corresponde al análisis prospectivo de posibilidades de desviación que pueden ocurrir. Una proyección de las ACTIVIDADES DE CONTROL, que es necesario establecer para hacer frente a los riesgos identificados. Un mecanismo de INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, para recopilar, transportar y entregar la información del desarrollo, para su eventual valoración. Un esquema de MONITOREO, para la evaluación del desempeño del sistema, y la adopción de medidas correctivas sobre el mismo. CONTROL INTERNO MARCO C.O.S.O. PARA APLICACIÓN DEL CONTROL Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Monitoreo (evaluación y mantenimiento del sistema) AMBIENTE DE CONTROL AMBIENTE DE CONTROL EVALUACION DE RIESGOS EVALUACION DE RIESGOS ACTS.DE CONTROL ACTS.DE CONTROL INFORMACION COMUNICACION COMUNICACION INFORMACION VISION SUPER Y SEGUI MIENTO

EL PROCESO DE CONTROL Lo que se puede considerar como el PROCESO DE CONTROL, a partir del planteamiento COSO, se sustenta en dos factores básicos: La identificación y dimensionamiento prospectivo de los RIESGOS. La localización de los puntos dentro del proceso donde es probable que ocurran esos riesgos, y en consecuencia deberán establecerse las previsiones para hacerles frente. CONTROL INTERNO EL PROCESO DE CONTROL Identificación, medición y manejo de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos de la organización Puntos dentro de un proceso donde es probable que ocurra un error o desviación, creando la necesidad de controlar Establecer objetivos Identificar riesgos Medir y analizar riesgos Implementar actividades de control Monitorear actividades de control EVALUACIÓN DE RIESGOS PUNTOS DE CONTROL

TIPOS DE CONTROL El CONTROL se tipifica de acuerdo a la ubicación de los puntos de control, ya que esto determina el tipo de adecuaciones aplicadas, en caso de que se detecten errores o desviaciones. En este sentido, se plantean tres tipos, que no son excluyentes: CORRECTIVO, cuando el punto de control se ubica al final del flujo de proceso, y las adecuaciones se enfocan a CORREGIR los errores sobre el resultado obtenido. Corresponde a esfuerzos de restauración, recuperación, rescate o reversión. DETECTIVO, cuando el punto de control se ubica dentro del proceso, y las adecuaciones se enfocan a DETECTAR y compensar los errores o desviaciones, antes de que se elabore el resultado. Corresponde a esfuerzos de contención. PREVENTIVO, cuando el punto de control se ubica al inicio del proceso, y las adecuaciones se enfocan a EVITAR los errores, antes de que afecten al proceso. Corresponde a esfuerzos de prevención y disuasión. CONTROL INTERNO TIPOS DE CONTROL ADECUACIONES PUNTO DE CONTROL ADECUACIONES PUNTO DE CONTROL ADECUACIONES PUNTO DE CONTROL CORRECTIVO DETECTIVO PREVENTIVO Entrada Proceso Salida ? Entrada Proceso Salida ? Entrada Proceso Salida ?

PERSPECTIVAS DEL CONTROL Los diferentes tipos de CONTROL pueden y deben coexistir dentro de un mismo entorno en virtud de la naturaleza de composición de las organizaciones, pero su perspectiva de efectividad, así como la proyección de costos y repercusiones, será diferente, derivado de su ubicación dentro del flujo de proceso. CONTROL INTERNO PERSPECTIVAS DEL CONTROL PREVENTIVO DETECTIVO CORRECTIVO OPORTUNIDAD COSTO REPERCUSIÓN UBICACIÓN EN EL FLUJO DEL PROCESO Entrada Proceso Salida

LIMITACIONES DEL CONTROL El CONTROL, por su naturaleza de instrumento, no puede garantizar por su propia existencia, el logro de los objetivos, ya que su aplicación está sujeta al efecto de las condiciones del entorno. Esta es la causa por la cual, en la misma definición COSO, se plantea el término “SEGURIDAD RAZONABLE”, para proyectar la perspectiva de efectividad en la medida en que se proporcionan las condiciones de entorno idóneas para su aplicación. CONTROL INTERNO LIMITACIONES DEL CONTROL CONTROL INCUMPLIMIENTO, CONFUSIÓN O INCERTIDUMBRE EN LAS DIRECTIVAS DE LOS MANDOS ORGANIZACIONALES COLUSIONES Y CONFLICTO DE INTERESES CRITERIOS, JUICIOS Y VISIONES ADVERSAS DEBILIDAD EN EL AMBIENTE DE CONTROL INSUFICIENCIA EN LA CAPACIDAD DE EJECUCIÓN CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN

ENFOQUE CONCEPTUAL La valoración de la pertinencia de un mecanismo de control respecto a la entidad que pretende regular, está determinada a partir de la siguiente secuencia de análisis: La correspondencia de su perfil de funcionalidad, respecto a la perspectiva de utilidad que pretende regular, y los riesgos para la misma. La correspondencia del perfil de configuración y funcionalidad de los procesos organizacionales, respecto a la perspectiva de utilidad que se pretende alcanzar. La correspondencia entre el perfil de configuración y funcionalidad de los procesos organizacionales, respecto al marco de propósitos y objetivos proyectados para los mismos. La consistencia entre los propósitos y objetivos de los procesos, respecto al marco de funciones, responsabilidades, objetivos y metas de las áreas, y de la institución. Cuyo marco de referencia está constituido por el perfil de composición y articulación de la estructura y los procesos de la entidad o sistema organizacional. ENFOQUE DE VALORACIÓN PERTINENCIA DE LOS SISTEMAS Y MECANISMOS DE CONTROL INTERNO PERFIL DE CONFIGURACIÓN Y FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS Y MECANISMOS DE CONTROL INTERNO PERFIL DE PERSPECTIVAS DE UTILIDAD ESPERADA Y PROYECCIÓN DE RIESGOS PERFIL DE CONFIGURACIÓN Y FUNCIONALIDAD DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES PERFIL DE PROPÓSITOS Y OBJETIVOS DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES PERFIL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, METAS Y OBJETIVOS DE LAS ÁREAS PERFIL DE MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y COMPROMISOS INSTITUCIONALES CONTROL INTERNO

MARCO ORGANIZACIONAL Las condiciones para que una Organización tenga éxito, consisten en que: El perfil de estructura y procesos detente los atributos de configuración y funcionamiento idóneos respecto a la naturaleza y sentido de tales expectativas, funciones, compromisos, objetivos y metas. Los mecanismos de sustentación y regulación tengan la capacidad para conservar la continuidad y orientación de su funcionamiento, así como para evitar y corregir las desviaciones en el mismo. Lo que se establece a partir de los siguientes atributos: Consistencia y alineación entre los componentes estructurales de los niveles estratégico, táctico y operativo, con los que se orienta el funcionamiento de la organización. Pertinencia de los mecanismos de control y los perfiles de evaluación, con los que se regula el funcionamiento de la organización. Suficiencia, idoneidad y oportunidad de la plataforma de apoyos y el suministro de recursos, con los que se sustenta el funcionamiento de la organización. MECANISMOS DE CONTROL MARCO ORGANIZACIONAL CONTROL INTERNO ALTA DIRECCIÓN MANDOS MEDIOS BASE OPERATIVA Normalización PLAN NORMAS Definición Global Planificación Coordinación Ejecución Control Planeación Estratégica Planeación Táctica Planeación Operativa

CONCLUSIONES El Control Interno es el recurso que aplican las Organizaciones para asegurar de manera razonable el cumplimiento de sus Metas y Objetivos Su aplicación constituye una responsabilidad de la Administración, a todos los niveles y en todos los ámbitos. Propicia la eficacia, procura la eficiencia y promueve la excelencia en el manejo y aplicación de recursos. Previene Riesgos que pueden impedir el logro de las Metas y Objetivos Proporciona una base idónea para la rendición de cuentas y fomenta la transparencia de gestión. Agosto 2003 NO HAY NINGÚN VIENTO FAVORABLE PARA EL QUE NO SABE A QUÉ PUERTO SE DIRIGE CONTROL INTERNO

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