Implementación SaaS vs. On Premise: Caso 1
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El documento evalúa la implementación de un sistema ERP en una empresa farmacéutica, comparando opciones de software on-premise y SaaS. A través de un análisis funcional, técnico y económico, se discute la evolución de necesidades estratégicas, gerenciales y operativas que llevaron a la empresa a considerar un nuevo sistema para abordar limitaciones del software antiguo. La conclusión sugiere que la decisión no debe basarse únicamente en costos, sino también en otros factores relevantes, resaltando la individualidad de cada empresa en este tipo de evaluaciones.
Implementación SaaS vs. On Premise: Caso 1
- 1. EvaluandoERP.com Implementación SaaS vs On Premise Caso 1
- 2. 1 de 7 Contenido Descripción de la empresa........................................................................................................ 2 Problemática ............................................................................................................................. 2 Módulos a implementar............................................................................................................ 2 Necesidades a satisfacer ........................................................................................................... 3 Nivel estratégico.................................................................................................................... 3 Nivel gerencial....................................................................................................................... 3 Nivel operativo...................................................................................................................... 3 Metodología usada para la evaluación ..................................................................................... 3 Resultado de las evaluaciones .................................................................................................. 4 Situación del proveedor A y su producto.................................................................................. 4 Proveedor A........................................................................................................................... 4 Producto del proveedor A..................................................................................................... 4 Situación del proveedor B y su producto.................................................................................. 5 Proveedor B........................................................................................................................... 5 Producto del proveedor B..................................................................................................... 5 Análisis económico........................................................................................................................ 6 Comparación de las propuestas On Premise ........................................................................ 6 Comparación On-premise versus SaaS.................................................................................. 6 Conclusiones ................................................................................................................................. 7 Acerca De EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com......................... 7 Avisos de responsabilidad y marcas.............................................................................................. 7
- 3. 2 de 7 Descripción de la empresa Se trata de una pequeña y mediana empresa del mercado farmacéutico. Ingresó a ese mercado en el año 2003 sin inversores extranjeros, es decir, sólo con capitales nacionales. Años después un grupo empresarial extranjero compró el paquete accionario y comenzó la etapa de internacionalización. La firma cuenta con 100 empleados, de los cuales 20 son agentes de propaganda médica que cubren un total de 16 zonas geográficas. Además exporta a 5 países de la región. Sus productos se clasifican en tres líneas. Problemática La empresa cuenta con diferentes áreas de trabajo, siendo sus áreas críticas las siguientes: ● Compras. ● pago a proveedores. ● Producción. ● Ventas. ● Depósitos. A comienzo del año 2.000 la empresa adquirió un paquete pre programado. En ese entonces el mercado objetivo se encontraba en el país de origen de la firma. Sin embargo, un hecho no planeado cambió la situación de la compañía que fue adquirida por inversores extranjeros. A partir de ahí se abrieron las oportunidades de exportación y el software se convirtió en una limitación. Las falencias del software se fueron resolviendo con mayor empleo de tiempo, complementándolas con aplicaciones de oficina, duplicación de controles, generando reportes que se consolidaban en forma manual. Como resultado de estos esfuerzos, aumentó la aplicación de horas hombre, tanto para resolver los problemas aplicativos, como para reforzar los controles. Esta situación llevó a la necesidad de implementar un nuevo sistema de gestión. Módulos a implementar ● Compras. ● Ventas. ● Depósitos. ● Financiero: Fondos y caja, liquidaciones y pagos, presupuesto. ● Auditoría. ● Control de la Producción. ● Administración de proyectos. ● Recursos humanos. El proyecto requiere el uso de 32 licencias de usuarios concurrentes.
- 4. 3 de 7 Necesidades a satisfacer Nivel estratégico Las necesidades estratégico tiene que ver con información resumida para la toma de decisones, con la finalidad de suministrar precisión respecto de: ● Indicadores ligados a objetivos y a la estrategia de la empresa. ● Medición del desempeño de las unidades de negocio. ● Control de los estándares y puntos críticos. ● Análisis de desviaciones y ejecución de acciones para su resolución. ● Ventas por productos, mercados, clientes, fechas, presupuestadas versus real. ● Estado económico y financiero. Nivel gerencial En este nivel se diseñan los procedimientos y se asignan recursos para la concreción de objetivos planteados a nivel estratégico. Las necesidades a satisfacer son: ● Medir y evaluar el grado de cumplimiento de actividades y responsabilidades. ● Facilitar la toma de decisiones y el control. ● Medir la contribución al centro de resultado. ● Evaluar la actuación de cada responsable. ● Establecer prioridades entre los diferentes planes de producción. ● Conocer el estado de la producción en cada momento. Nivel operativo Este nivel requiere adecuada registración de las operaciones, integradas en todas las áreas. ● Pronóstico de ventas y planes de producción. ● Capacidades totales y ociosas. ● Facturación, cuentas corrientes y límites de crédito. ● Cobranzas y deudores por ventas. ● Recepción de materias primas y entrega de mercaderías. ● Planes de mantenimiento de planta. ● Conocer la disponibilidad de recursos. Metodología usada para la evaluación La metodología de evaluación abarcó 4 ejes: ● Evaluación funcional. ● Evaluación técnica. ● Evaluación empresa proveedora. ● Evaluación económica. Cada uno de estos aspectos suma un total de puntos basados en una ponderación de importancia y criticidad acordada con la empresa protagonista del caso 1.
- 5. 4 de 7 Resultado de las evaluaciones Tipo de evaluación Ponderación Proveedor A Proveedor B Funcional 30% 95,75% 99,85% Técnica 20% 96,00% 96,00% Empresa proveedora 25% 95,00% 79,10% Económica 25% 98,87% 59,51% Totales 100% 96,39% 83,81% Los porcentajes se obtuvieron luego de realizar las siguientes tareas: ● Definir requerimientos en detalle. ● Asignarle a cada una de las evaluaciones la importancia que tiene respecto de las otras en una escala de 0-100. Esta tarea se conoce como ponderación. ● Asignarle a cada módulo la importancia que tiene respecto de otros en una escala de 0- 100. Asignarle a cada requerimiento dentro de cada módulo, la importancia que tiene respecto de otros en una escala de 0-100. ● Relevar la funcionalidad de cada proveedor usando la documentación de detalle (RFP) y la observación in situ (demostración). ● Asignar un grado de cumplimiento de cada uno de los requerimientos. ● Sumar los valores obtenidos. Situación del proveedor A y su producto Proveedor A Fortalezas Oportunidades ● Más de 12 años de trayectoria. ● Reconocimiento en el mercado local. ● Altos índices de re inversión en investigación y desarrollo. ● Servicios enfocados en el cliente. varias metodologías de implementación. ● Aplicaciones y servicios para empresas de todos los tamaños. ● Mercado en crecimiento. ● Empresa en crecimiento. ● Posibilidad de desarrollar en nuevos mercados Debilidades Amenazas ● Poca experiencia en el mercado internacional. ● El tiempo de implementación. ● Ingreso de productos importados. Producto del proveedor A Fortalezas Oportunidades ● Acceso via Browser. ● Multiplataforma. ● bajo costo de mantenimiento. ● Bajo costo de adquisición.. ● Escalabilidad. ● Posibilidad de generación de nuevo software. Debilidades Amenazas ● Solo soporta un tipo de base de datos (SQL) ● Dependencia del servicio de internet. ● Productos con similares funcionalidades.
- 6. 5 de 7 Situación del proveedor B y su producto Proveedor B Fortalezas Oportunidades ● Más de 20 años de trayectoria. ● Reconocimiento internacional. ● Avalado por varias normas de calidad y buenas prácticas. ● Mercado en crecimiento. Debilidades Amenazas ● Mayores costos frente a otras empresas. ● Pocas implementaciones en el mercado local. ● Poco reconocimiento en el mercado local. ● Vende en dólares. ● Ingreso de nuevos competidores. Producto del proveedor B Fortalezas Oportunidades ● .Acceso vía portal WEB. ● Multiplataforma. ● Módulo de administración de proyectos. ● Múltiples bases de datos. ● Actualizaciones de software constantes. ● herramientas para generar nuevo software. Debilidades Amenazas ● Lenguaje de desarrollo no estándar. ● Altos costos de adquisición y mantenimiento. ● Dificultad de futuras migraciones. ● Productos con similares funcionalidades.
- 7. 6 de 7 Análisis económico Opción Proveedor - Concepto Año 1 Año 2 I Proveedor A- On premise Implementación Licencias (32 usuarios) Mantenimiento y soporte Valor presente USD 21.560 USD 42.525 USD 10.206 USD 73.584 -.- -.- USD 10.206 USD 81.400 II Proveedor A- Software as a Service Implementación Licencias (32 usuarios) Mantenimiento y soporte Valor presente USD 21.560 USD 44.498 -.- USD 62.978 -.- USD 44.498 -.- USD 97.053 III Proveedor B- On premise Implementación Licencias (32 usuarios) Mantenimiento y soporte Valor presente USD 19.360 USD 80.538 USD 6.350 USD 105.808 -.- -.- USD 6.350 USD 110.671 Comparación de las propuestas On Premise Si se comparan las opciones I y III, las dos On-premise, se observa que en el año 1, la inversión con el proveedor B es más alta, pero que a partir de los años siguientes existe una diferencia sustancial en el valor del mantenimiento. En efecto, en el año 1, la diferencia entre el proveedor A y el B es de USD 32.224, siendo el proveedor A el más económico. Para el año 2 en adelante, la diferencia es de USD 3.856, siendo el proveedor B el más económico. Considerar que desde el 2do. año solo se paga Mantenimiento y soporte. Período necesario = USD 32.224 año/ USD 3.856 = 8, 35 años Sin considerar el aspecto financiero (el valor del dinero en el tiempo), se necesitan poco más de 8 años para compensar la diferencia entre una propuesta y la otra. Teniendo en cuenta que los pagos en el año 1 son prácticamente durante los primeros 3 meses de proyecto, y si se incluyere el valor del dinero en el tiempo, el plazo de compensación se extendería. Comparación On-premise versus SaaS Para que la comparación entre las opciones I y II del proveedor A sea sencilla, hemos omitido consignar los siguientes costos para la propuesta On-Premise: ● Hardware principal y de back up. ● Inversión en una sala de cómputos que incluye, entre otros: cableado, refrigeración, piso técnico, sistema anti incendio, etc. ● Licencias de apoyo e infraestructura, como por ejemplo base de datos, antivirus, protección de seguridad, etc. ● Personal técnico propio. Se observa que en el segundo año el valor presente del proyecto SaaS supera al On Premise. Esto sucede específicamente en el 5to. trimestre. Considerando que la vida del software ERP en una empresa es de 8 a 10 años, pareciera que es conveniente el proyecto On Premise sobre el SaaS. Sin embargo, cuando se agregan los costos enumerados más arriba, se necesitan entre 6 y 7 años para que el valor presente del SaaS supere al de On-Premise
- 8. 7 de 7 Conclusiones ● En el caso de esta compañía la decisión de realizar un proyecto On Premise o SaaS no pasa exclusivamente por el factor costos. En efecto, las curvas de valores se cruzan muy cerca de los 7 años de vida del ERP. ● Para tomar una decisión, esta empresa deberá valorar qué concesiones está dispuesta a realizar a cambio de recibir determinados beneficios (Trade-Off) por aceptar uno u otro modelo. ● En el 90% de los procesos de evaluación y selección de software ERP documentados, la ponderación entre la evaluación funcional y la económica es del 15% al 18%. Obsérvese en este ejemplo que el cliente ponderó con 30 puntos sobre 100 a la evaluación funcional y con 25 sobre 100 a la evaluación económica. En estos casos, la decisión por un modelo u otro no será tan lineal sino que deberá decidirse considerando otros factores que no están en las matrices. ● A menos que el criterio económico sea el más importante para tomar la decisión (Matriz de ponderación de cada criterio de evaluación) la decisión por uno u otro modelo no es de carácter universal. Cada empresa será un caso en particular. Acerca De EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com son los medios de divulgación de mayor importancia en América Latina de estudio, análisis, medición, comparación y recomendación del software de gestión de negocios. Evaluando mantiene un observatorio permanente sobre la oferta y la demanda del mercado específico que construye conocimiento en colaboración con la industria, los usuarios, los consultores y ámbitos académicos del mejor nivel de la región. Avisos de responsabilidad y marcas Con excepción de EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com, marcas registradas por Synaptic Links S.A., el resto de las marcas mencionadas en el informe pertenecen a sus respectivos propietarios. Los resultados deben interpretarse como orientativos y no necesariamente representan el mercado de usuarios de ERP, de CRM u otro tipo de software. Evaluando suministra esta información para la lectura y formación de opinión. Esta publicación puede reproducirse en forma parcial o total, con las únicas condiciones de: Informar previamente a Evaluando ERP y Citar la fuente Si bien se han tomado precauciones en la preparación de este informe, el autor y Synaptic Links S.A. no son responsables por errores u omisiones. Tampoco son responsables por el uso que el lector haga de a esta publicación ni por las consecuencias del uso de esta información. Esta publicación puede ser modificada sin previo aviso.