Manual intermedio parte 1excel

Fórmulas
1. QUÉ SON LAS FÓRMULAS
Una fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de
ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las
fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,
funciones, textos, valores y nombres para realizar diferentes tareas.
Por ejemplo, aquí te muestro un ejemplo de fórmula. Puedes
ver cómo relaciona los valores (los números 8, 2 y 1) a través de los
operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicación y la
suma) y obtiene un nuevo valor como resultado.
Para introducir una fórmula en una celda de Excel, lo primero
que debes escribir es el signo igual =. Luego escribiríamos los valores,
referencias y operadores de la fórmula. Para acabar, se haría lo mismo
que al introducir datos: pulsar la tecla o el botón Introducir
de la barra de fórmulas.
Por defecto, en las celdas que tienen fórmulas, se ve el resultado
de las fórmulas en la hoja de cálculo, mientras que la fórmula en sí
aparece en la barra de fórmulas.
El resultado de una fórmula puede ser un valor numérico, un valor
lógico (un valor lógico es un tipo de datos de Excel que sólo puede
tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.
Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que
se tiene que hacer en la fórmula.
Los operadores que puedes usar para crear tus fórmulas
son:
 Operadores aritméticos: sirven para hacer operaciones
matemáticas, dando como resultado un número.
 Suma  +
 Resta  -
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Fórmulas
Recuerda que
dijimos que,
para introducir
un número
negativo en
una celda,
podías poner
un signo me-
nos (-) delante
del número
o poner el
número entre
paréntesis ( ).
Pues bien, para
indicar nú-
meros nega-
tivos en una
fórmula, no
debes utilizar
los paréntesis,
sino que tienes
que poner el
signo - delante
del número.
Por ejem-
plo, si en
una fórmula
pones =2*-3,
el resultado
será el valor
negativo -6.
 Multiplicación  *
 División  /
 Porcentaje  %
 Función exponencial  ^
 Operadores comparativos o de comparación: se utilizan
para comparar dos valores entre sí (por ejemplo, podrían
comparar si un valor es igual a otro valor), y devuelven
un valor lógico; es decir, devuelven VERDADERO o FALSO,
dependiendo de si la comparación es verdad o no.
 Igual  =
 Distinto  <>
 Mayor  >
 Mayor o igual  >=
 Menor  <
 Menor o igual  <=
 Operador de texto: el operador de texto (&) une dos
valores de texto para producir un nuevo valor, que será el
resultado de añadir un texto a continuación del otro. Este
operador se llama concatenación.
Aquí tienes algunos ejemplos de fórmulas:
Fórmula Resultado
=25-3 22
=3^2+5 14
=5% 0,05
=50*10% (el 10% de 50) 5
=10*(2+20) 220
=20>=40 FALSO
=10>3 VERDADERO
="Una" & " prueba" Una prueba
Todos los operadores, menos % y -, actúan sobre dos valores.
Esto quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor
como resultado. El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un
número de otro) o sobre uno sólo. Cuando actúa sobre un único valor,
significa valor negativo.
Cuando introduces una fórmula que tiene varios operadores, ten
en cuenta que los operadores tienen una prioridad u orden de cálculo,
es decir, el orden en que se ejecutan los distintos operadores.
El orden de evaluación de operadores, ordenados de mayor a
menor prioridad es el siguiente:
2

Fórmulas
Si una fórmula
tiene operado-
res que tienen
la misma
prioridad, se
ejecutarán
de izquierda
a derecha. Si
quieres cam-
biar el orden
en el que se
ejecutarán los
operadores,
utiliza los pa-
réntesis.
Por ejemplo, la fórmula =2*2+6 produce un resultado de 10
(primero hace la multiplicación, que da como resultado 4, y luego hace
la suma), mientras que si pones los paréntesis =2*(2+6) obtienes el
valor 16 (primero se suman 2 más 6, y luego se multiplica el resultado
por 2). Otro ejemplo podría ser =1+2*5, que da como resultado 11, y
=(1+2)*5, que da 15.
Además,cadaoperadoractúasobreunostiposdedatosdeterminados.
Si, al escribir las fórmulas, introduces un tipo de dato distinto del
esperado, Excel intentará convertir el valor al tipo esperado.
Porejemplo,enlafórmula="20"+"30"ponemoslosnúmeroscomo
si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("). Pero esta fórmula da como
resultado 50, porque Excel convierte los valores de texto a números.
Otro ejemplo sería ="1/4/2007"-"1/3/2007", que daría como
resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como
un número, la fórmula con el operador de resta es correcta.
La conversión de datos también se realiza cuando el operador
espera un valor lógico, tomándose el valor 0 como el valor lógico
FALSO y el resto de números como VERDADERO.
Si la fórmula que has escrito no se puede calcular correctamente,
se indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error
comienzan con el signo #.
Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que
escribes las fórmulas. Por ejemplo, si falta algún paréntesis (es decir,
que no hay el mismo número de paréntesis de abertura que de cierre),
Excel te avisará de esto y te propondrá una posible solución.
Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al
introducir fórmulas son:
 #¡DIV/0!: error de división por cero, en la fórmula se ha
puesto una división que divide un número por cero.
 #N/A: se produce cuando un valor no está disponible para
una fórmula.
 #¿NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no
reconoce.
 #¡NULO!: se ha indicado una intersección no válida de dos
áreas.

Fórmulas
 #¡NUM!: número usado de forma incorrecta o no válida.
 #¡REF!: referencia a una celda no válida.
 #¡VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece si
los valores que acompañan a los operadores de una fórmula
no se pueden convertir al tipo correcto.
 ######: es un marcador de columna, que indica que
el tamaño de la columna es demasiado pequeño para que
quepan los datos que hay. También aparece cuando se utiliza
una fecha o una hora negativas.
2. REFERENCIAS A CELDAS
Cuando un dato se debe utilizar varias veces para realizar
cálculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una
celda y después hacer referencia a él en varias fórmulas.
Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cómo se hace
referencias a las celdas A3 y A5 en las fórmulas que hay en la columna
C. Al escribir fórmulas que hacen referencia a estas celdas, estas
fórmulas harán las operaciones que indiques con los valores que tengan
estas celdas.
Así, en el primer caso tenemos que la fórmula indica que se tiene
que sumar el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda A5.
Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la
fórmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.
Si cambiaras el valor que hay en la celda A3 o el de la celda
A5, los resultados de las fórmulas en las que aparecen estas celdas
cambiarían.
Las referencias indican la posición de las celdas en las que se
deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el
nombre de la columna y la fila que definen la celda.
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Fórmulas
Las referencias
pueden iden-
tificar celdas
o grupos de
celdas en una
hoja de cál-
culo. Algunos
ejemplos de
referencias a
una celda pue-
den ser A1, D7
o F5, mientras
que algunos
ejemplos de
referencias de
grupos (rangos
de celdas) son
B4:C8 o A2:D6.
En Excel hay tres tipos de referencias:
 Relativas: en este tipo de referencias, la posición de la celda
se basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la
fórmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posición, las
referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situación.
Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna
y de la fila: A1, E5, B2:C4...
 Absolutas: se indica la posición exacta donde se encuentra la
celda en la hoja de cálculo. Para indicar que una referencia es
absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del
número de fila.
Por ejemplo: $B$1, $D$5... Estas referencias indicarán siempre
estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se
inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda
 Mixtas: este tipo es una combinación de las dos de antes. Indica a
Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia
de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa.
Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $
antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3...
Cuando hayas escrito una fórmula, podrás cambiar entre los
distintos tipos de referencias que hay poniendo el cursor de texto en la
referencia que quieras cambiar y pulsando la tecla .
Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias
veces , esta referencia irá cambiando de esta forma:
D2 (relativa)  $D$2 (absoluta)  D$2 (mixta)  $D2 (mixta)

Al escribir una fórmula
o editar una celda que tiene
una fórmula, Excel recuadra
las celdas a las que se hace
referencia en la fórmula con
un color, que es el mismo color
con el que aparece la referencia
a la celda en la fórmula. Esto
te puede ayudar a la hora de
trabajar con las referencias.

Fórmulas
Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir
referencias:
 Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre
las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es
la esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha.
 Unión ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.
Por ejemplo, C3,C5.
 Intersección ( ): este operador es un espacio, y crea una
referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por
ejemplo, A3:C3 B2:B4.
Para hacer referencia a filas o columnas completas, puedes usar
también las siguientes formas de referenciar:
 Todas las celdas de la columna: A:A.
 Todas las celdas de la fila: 2:2.
 Todas las celdas de las columnas B a D: B:D.
 Todas las celdas de las filas 1 a 4: 1:4.
Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas
es mediante la selección de las celdas con el ratón. Una vez has escrito el
signo = en la celda, sólo tienes que hacer clic en la celda a la que quieras
hacer referencia o arrastrar sobre el rango de celdas para la referencia;
estas celdas pasan automáticamente a formar parte de la fórmula.
En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado F1C1
(el estilo de referencia predeterminado, que hemos visto hasta
ahora, se llama estilo A1). En este estilo de referencia F1C1,
la posición de la celda se indica mediante una F seguida de un
número de fila y una C seguida del número de columna.
Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que
ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que está 2 filas
más abajo y una columna más hacia la derecha, o F[-2]C[-3],
que indica la celda que está dos filas más hacia arriba y tres
columnas más hacia la izquierda.
Una referencia absoluta podría ser F3C5, que indica la celda
que está en la tercera fila y la quinta columna, mientras que
una referencia mixta podría ser F2C[1] o F[1]C4.
Para poner este estilo de referencia, accede a Opciones de Excel,
en el menú del Botón de Office , ponte en la categoría
Fórmulas y activa la casilla Estilo de referencia F1C1.
Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en
Excel; sólo se utiliza a veces cuando se crean macros.
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Fórmulas
Si el nombre
de la hoja tie-
ne algún espa-
cio en blanco o
algún carácter
no alfabético
(es decir, que
no sea letra ni
número: el sig-
no -, coma (,),
punto (.), pun-
to y coma (;),
mayor (>),
menor (<),
igual (=)...),
tendrás que
poner comillas
sencillas al
principio y al
final del nom-
bre de la hoja.
Por ejemplo:
='Libros
comprados'!B3.
3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS
De la misma manera que hemos hecho referencia a celdas
que están en la misma hoja de cálculo, también podemos
referenciar celdas que estén en otras hojas.
Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la
referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un
signo de exclamación (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la
celda A2 de la hoja llamada Hoja4.
En estos casos, y para que no te equivoques al poner las referencias,
suele ser más cómodo que señales las celdas directamente con el
ratón.
Para esto, mientras estés escribiendo una fórmula y quieras hacer
referencia a celdas de otra hoja, sólo tienes que hacer clic en la hoja
con el ratón y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondrá la
referencia automáticamente, poniendo el símbolo de admiración y las
comillas simples (si son necesarias).
Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el
resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas
como referencias relativas, absolutas o mixtas...
También es posible hacer referencia a una celda o a un grupo
de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes
hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y
Hoja3 de tu libro.
Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar
con funciones de Excel (más adelante explicaremos lo que son
y cómo se utilizan las funciones).
Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una
o varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar
el rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los
nombres de la primera y de la última hoja. A continuación
pondremos el signo ! y la celda o el rango de celdas.
Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5
de las hojas que estén entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro,
incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5
incluye las celdas del rango B2:D5 que estén entre las hojas
Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas.

Fórmulas
4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS

Cuando las celdas que tienen fórmulas se mueven a otra zona de
la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian.
Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otro lado,
la fórmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3.
Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia
en una fórmula, Excel actualiza las fórmulas para que se ajusten a las
nuevas posiciones.
Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar,
Excel cambiará la fórmula de la celda B4 de forma que siga apuntando
al sitio donde hemos movido la celda o celdas.
Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las que
se hace referencia en alguna fórmula. En este caso, como la fórmula haría
referencia a unas celdas que ya no están, porque has puesto sobre ellas
otras celdas, la fórmula dará como resultado el valor de error #¡REF!.
Cuando copiamos celdas que tienen fórmulas, el comportamiento es
diferente según sean las referencias de estas fórmulas relativas o absolutas.
Si las referencias de una fórmulas son relativas, al copiar la celda
de la fórmula, Excel las actualiza automáticamente (también ajusta las
partes relativas de las referencias mixtas).
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Fórmulas
Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque
este tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja
de trabajo.
Si eliminas una
celda, una fila
o una columna
que pertenece
a un determi-
nado rango en
una referencia
(por ejemplo,
si tienes el
rango A2:A7
en una fórmu-
la y eliminas
la celda A4),
Excel ajustará
automática-
mente el rango
de la fórmula y
no dará error
de referencia.
Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda
con la fórmula, esta fórmula sigue haciendo referencia a las mismas
celdas que antes: no se actualizan las referencias.
Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de
las fórmulas se ajustarán (tanto si son referencias absolutas, relativas o
mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya
que, en este caso, la fórmula mostrará el mensaje de error #¡REF!.
Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel también cambia
las referencias de las fórmulas para que sigan apuntando a las mismas
celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).
Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de
hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover,
insertar y eliminar hojas:
 Al eliminar una hoja que esté dentro del rango de una referencia
3D, los valores de la hoja eliminada se quitarán de la fórmula
que utilice esta referencia a la hora de realizar el cálculo.
 Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de la
referencia 3D, Excel incluirá los valores de la nueva hoja
en los cálculos de la fórmula. Se añadirán a los cálculos el
mismo rango de celdas que estuviera seleccionado en las
otras hojas de la referencia 3D.
 Si mueves hojas que están dentro del rango hasta ponerlas
fuera del rango, los valores de estas hojas se eliminarán del
cálculo.
 Si mueves la primera o la última hoja del rango, el cálculo
se ajusta para poner el nuevo rango de hojas entre ellas.

Fórmulas
5. NOMBRES EN LAS FÓRMULAS

En lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de
celdas en las fórmulas, puedes asignarles nombres, para que
sea más sencillo el crear o entender lo que hacen las fórmulas.
La forma más sencilla de asignar un nombre en la celda en la que te
encuentras es ponerte en el cuadro de nombres e introducir el nombre.
Para poner un nombre a un rango de celdas se haría de la misma forma,
pero seleccionando primero el rango de celdas a nombrar.
Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir
nombres:
 El primer carácter del nombre tiene que ser una letra, un
signo de subrayado (_) o una barra invertida (). El resto de
caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y
caracteres de subrayado.
 No puedes usar espacios (puedes usar el carácter de
subrayado (_) o un punto para separar las palabras).
 El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.
 No puedes poner nombres que sean iguales a una referencia
de celdas (por ejemplo, no puedes poner el nombre C2 o
B$4).
Además, puedes usar letras mayúsculas y minúsculas. Sin
embargo, ten en cuenta que no se diferencian entre mayúsculas y
minúsculas en los nombres (no puede existir un nombre llamado
Libros_comprados y otro nombre Libros_COMPRADOS).
Para utilizar un nombre en una fórmula, simplemente escribe este
nombre en el lugar adecuado de la fórmula. Excel reconocerá el nombre
y utilizará la celdas o rango de celdas representado por ese nombre.
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Fórmulas
En el primer ejemplo anterior, el nombre Solic_Virus hace
referencia a la celda B5, mientras que, en el segundo ejemplo, el nombre
Pendientes hace referencia al rango de celdas C3:C6 (SUMA es una
función de cálculo de Excel; más adelante veremos las funciones).
Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rótulos o
títulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan
las categorías de la información que aparece en la hoja.
Por ejemplo, en este caso tenemos la información clasificada en
cada uno de los tres primeros meses del año y para cada tipo de libro
(novelas, libros técnicos, libros de historia, infantiles y otros).
Excel permite convertir estos rótulos o títulos en nombres, de
forma que se puedan utilizar directamente en las fórmulas.
Paraesto,trasseleccionarlasceldasqueformanlatabla(incluyendo
los rótulos de fila y de columna), pulsa el botón

Como el pri-
mer carácter
de un nombre
no puede ser
un número,
si un rótulo o
título empieza
por un núme-
ro, Excel añade
un símbolo de
subrayado (_)
delante. Ade-
más, también
sustituye los
espacios por
este símbolo de
subrayado (_).
del grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la
Cinta de opciones.
En el cuadro de diálogo
que se mostrará puedes indicar
dónde están los rótulos o
títulos.
Tras aceptar el cuadro se crearán los nombres, con lo que ya los
podrás utilizar el las fórmulas que insertes en las celdas (por ejemplo,
podrías poner en una celda la fórmula =SUMA(Novelas), para obtener
el total de novelas vendidas).
Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que
la celda es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto,
para hacer referencia a ella, podrás utilizar el rótulo o nombre de fila y
de columna (por ejemplo, =Marzo Técnicos).

Fórmulas
En el grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas
tienes otras opciones relativas a la creación y administración de nombres.
Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro
(modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...),
Puedes or-
denar la lista
de nombres
ascendente
o descen-
dentemente
haciendo clic
en el título de
la columna
adecuada.
Además, desde
el botón Filtro
puedes filtrar
los nombres
para ver sólo
un subcon-
junto de ellos
(por ejemplo,
los nombres
locales a una
hoja de cálculo
o globales a
todo el libro,
o los nombres
con valores
que tengan
algún tipo de
error).
utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar
pulsando el botón .
Enlasdistintasfilasdeestecuadroaparecenlosnombresdefinidos,
su valor actual, la referencia de celdas, su ámbito (es decir, si está a
nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de cálculo en particular) y
un comentario o información adicional.
Con el botón Editar podrás cambiar el nombre, la referencia
de celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que
Eliminar lo borrará.
Si pulsas el botón Nuevo
aparecerá el cuadro Nombre nuevo.
Este cuadro es el que proporciona una
mayor flexibilidad a la hora de crear
nuevosnombres,porquepuedeselegir
el ámbito (el libro o una determinada
hoja) o incluir un comentario.
12

Por ejemplo, es
más cómodo
y se entiende
mejor trabajar
con una fór-
mula del tipo
=SUMA(Libros
VendidosEnero)
que hacer-
lo con otra
del estilo
=SUMA(B5:F5),
aunque el
resultado sea
el mismo.
Fórmulas
Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda
o celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botón
de la ficha Fórmulas de la Cinta de
opciones.
De esta forma también aparecerá el cuadro Nombre nuevo,
mostrándose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo
Hacer referencia a.
Excel pone en principio referencias absolutas para definir nombres
porque, de esta manera, no cambian si se mueve o copia la celda que
tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias relativas,
tendrás que modificar las referencias que aparecen en este campo.
Otra de las cosas que podemos hacer con los nombres es, en
lugar de hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas, poner un
nombre a una fórmula o a un valor sin tener que ponerlo en una celda
de la hoja de cálculo. Para esto tienes que escribir el signo = seguido
del valor o de la fórmula como referencia del nombre, en el cuadro
Nombre nuevo.
Al crear una fórmula, en lugar de escribir los nombres que quieras
usar, también puedes pulsar el botón y elegir el
nombre que quieres insertar.
El uso de nombres puede hacer que las fórmulas sean más sencillas
de entender y que sea más fácil el cambiar o modificar las fórmulas de
las hojas de cálculo.
Una vez que has introducido nombres en la hoja de cálculo, puedes
actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que
tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opción
Aplicar nombres del menú del botón .

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ACTIVIDADES
Microsoft Excel 2007 Avanzado
Fórmulas
Vamos a escribir fórmulas en un libro de Excel que te he creado
para que practiques. Veremos cómo hacer varias operaciones
con los datos que hay en el libro a través de estas fórmulas.
 Para empezar, ejecuta Excel y abre el libro Fórmulas.xlsx, que
encontrarás entre los archivos de la lección.
 En la Hoja1 hay unos datos sobre la venta de coches durante
unos meses. Tendrás que escribir las fórmulas adecuadas en la
fila y en la columna del TOTAL, para que aparezca el número de
coches vendidos en cada mes y para cada modelo.
 El total general (el que aparece en la celda F10) lo puedes
calcular por filas o por columnas; es decir, sumando los valores
totales de enero, febrero, marzo y abril o sumando los valores
totales de los coches vendidos de cada modelo. De cualquiera de
las dos formas, el resultado será el mismo.
 Cuando acabes, pasa a la Hoja2. Aquí tenemos los datos de
población de unos países. Tendrás que escribir las fórmulas en la
columna Densidad para calcular la densidad de población.

 Te recuerdo que la densidad de población es el número de
personas que viven por kilómetro cuadrado. Se calcula dividiendo
el número total de personas del país entre la extensión del país.
Esta es la fórmula que tendrás que introducir para calcular la
densidad.
 Después de haber escrito estas fórmulas sencillas, vamos a
introducir alguna un poco más complicada. Para ello, ponte en
la Hoja3.
 Puedes ver los partidos ganados, empatados y perdidos de
varios equipos durante dos meses. Lo que tienes que hacer en
esta hoja es escribir las fórmulas en la columna de Puntuación
final para que se calcule la puntuación de cada equipo. Para esto
tienes que tener en cuenta que:
 Cada partido ganado vale 3 puntos.
 Cada partido empatado vale 1 punto.
 Los partidos perdidos no valen ningún punto.
 Con todo esto, la puntuación final será:
Puntuación ﬁnal = Partidos ganados * 3 + Partidos empatados * 1
 Tendrás que escribir las fórmulas siguiendo este modelo.
 Para acabar la actividad, añade una nueva hoja al final del
libro. En esta nueva hoja pondremos un resumen de los coches
vendidos de varios modelos. Primero introduce los siguientes
datos en la hoja:

ACTIVIDADES
 A continuación, asigna nombres a las celdas de totales de
coches vendidos de los modelos Sevilla, 220 y 320. Para ello,
te tendrás que ir hasta la Hoja1; puedes utilizar los nombres
Total_Sevilla, Total_220 y Total_320 para poner los nombres a
las celdas adecuadas.
 Una vez ya tengas estos nombres puestos a las celdas, vete otra
vez a la Hoja4 (la hoja nueva que has creado) e introduce, en la
celda B5, una fórmula que ponga el total de coches vendidos del
modelo Sevilla. Para ello, utiliza el nombre que has asignado a
la celda.
 En la celda B8 tendrás que utilizar también los nombres que
has puesto y, en este caso, tendrás que sumar los coches vendidos
de los dos modelos.
 Cuando acabes, guarda tu libro con el nombre de Coches.xlsx.

Fórmulas
Vamos a ver lo que hay que hacer y las cosas que hay que tener en cuenta para introducir
las fórmulas en el libro de Excel. Sigue los siguientes pasos si tienes algún problema
para realizar la actividad:
 Abre Excel y abre el libro que te indico. Empezaremos introduciendo las fórmulas de
totales de coches vendidos en cada mes (es decir, los totales que hay en la fila 10).
EmpiezacolocándoteenlaceldaB10yescribelasiguientefórmula:=B5+B6+B7+B8+B9.
Podrás escribirla directamente o, después de escribir cada operador de suma, hacer clic en
la celda que quieras introducir en la fórmula.
 El resto de fórmulas de la fila se escribirían de la misma manera. En la celda C10 iría la
fórmula =C5+C6+C7+C8+C9, en la D10 tendrías que introducir =D5+D6+D7+D8+D9
y en la E10 la fórmula sería =E5+E6+E7+E8+E9.
 Pero hay otra forma más rápida de introducir las fórmulas, una vez ya has escrito la
primera fórmula, la de la celda B10: podrías copiar esta celda y pegarla en las celdas C10,
D10 y E10. Puedes hacer la copia a través de los botones de Copiar y Pegar
o utilizando el controlador de relleno. De cualquiera de estas formas, podrás poner la
fórmula en todas las celdas de la fila con sólo escribirla una vez.
 En cuanto a las celdas de la columna F, que indican el número total de coches que se
han vendido de cada modelo, las fórmulas que tendrías que introducir serían:
 En la celda F5: =B5+C5+D5+E5
 De la misma manera que antes, podrás escribirlas una o una o escribir la primera
fórmula y copiarla en las otras celdas.
 El total general (el dato de la celda F10) lo puedes escribir de dos formas: sumando el
total de coches vendidos en cada uno de los meses o sumando el total de coches vendidos
de cada uno de los distintos modelos (el resultado será el mismo en los dos casos). En cada
uno de estos dos casos, la fórmula sería: =B10+C10+D10+E10 o =F5+F6+F7+F8+F9.
 Otra posibilidad en esta hoja es poner nombres a los rangos de celdas, y luego utilizar
estos nombres para obtener las cantidades totales. Para esto, selecciona las celdas A4:E9
y pulsa el botón , que está en el grupo de comandos Nombres
definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones. En el cuadro de diálogo que
aparecerá, indica que los rótulos están en la fila superior y en la columna de la izquierda
de la selección.
SOLUCIÓN

 Al aceptar el cuadro se crearán los nombres a partir de los rótulos de la tabla. Entonces,
las fórmulas que podrías introducir en las celdas para obtener los totales serían:
 En la celda B10: =SUMA(Enero)  En la celda F5: =SUMA(Sevilla)
 En la celda C10: =SUMA(Febrero)  En la celda F6: =SUMA(_220)
 En la celda D10: =SUMA(Marzo)  En la celda F7: =SUMA(_320)
 En la celda E10: =SUMA(Abril)  En la celda F8: =SUMA(Daitona)
 En la celda F9: =SUMA(Lobo)
 La hoja que conseguirás será como la siguiente:
 Pasemos a las fórmulas de la Hoja2. En este caso, las fórmulas que tenemos que
introducir para calcular la densidad serán igual al número de habitantes dividido entre la
extensión de cada país:
 En la celda D5: =B5/C5
 Puedes hacerlo de la misma forma que hemos dicho antes: escribirlas una a una, escribir
la primera y copiarla en las otras celdas, o escribir la primera y utilizar el controlador de
relleno para copiarla en las otras celdas.
 Las fórmulas de la Hoja3 tendrán el número total de puntos que tiene cada equipo,
según los partidos que haya ganado, empatado y perdido.

 Para empezar, veremos cuál sería la fórmula de la celda H6: podríamos coger los
partidos que ha ganado en el mes de enero y multiplicarlos por 3, para obtener el número
de puntos por esos partidos; luego le sumaríamos la cifra resultante de multiplicar las
partidos empatados en el mes de enero por 1 punto que vale cada empate. A continuación
sumaríamos los partidos que ha ganado en febrero multiplicados por 3, y luego los partidos
empatados en febrero multiplicado por 1 punto. Con todo esto, la fórmula resultante sería:
=B6*3+C6*1+E6*3+F6*1.
 De la misma forma, las fórmulas del resto de celdas serían:
 En la celda H7: =B7*3+C7*1+E7*3+F7*1
 En la celda H8: =B8*3+C8*1+E8*3+F8*1
 En la celda H9: =B9*3+C9*1+E9*3+F9*1
 Otra forma de calcular los puntos sería sumar primero los partidos ganados en los dos
meses y luego multiplicarlos por 3; luego sumar el número de partidos empatados en los
dos meses, y luego multiplicarlos por 1. De esta manera, las fórmulas serían:
 En la celda H6: =(B6+E6)*3+(C6+F6)*1
 En la celda H7: =(B7+E7)*3+(C7+F7)*1
 En la celda H8: =(B8+E8)*3+(C8+F8)*1
 En la celda H9: =(B9+E9)*3+(C9+F9)*1
 De cualquiera de estas dos formas, el resultado será el siguiente:
 Después de añadir una nueva hoja al libro (a través de la etiqueta de hoja Insertar
hoja de cálculo o desde la opción Insertar hoja del menú del botón )
y escribir los datos que te indico en el enunciado, vete a la Hoja1, sitúate en la celda F5
y pon el texto Total_Sevilla en el cuadro de nombres. Con esto habrás asignado este
nombre a esta celda.
 Asigna, de la misma manera, los nombres Total_220 y Total_320 a las celdas F6 y F7,
respectivamente.

 Otra forma de asignar los nombres a las celdas es, después de ponerte en la celda a la
que quieras poner el nombre, pulsar el botón (que está en el
grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones) e
indicar el nombre que quieras ponerle a la celda en el cuadro de diálogo que aparecerá.
 Una vez ya hayas puesto los nombres a estas celdas, vamos a utilizar estos nombres
en las fórmulas de la Hoja4 (la nueva hoja que has creado). Las fórmulas que tendrás que
introducir en las celdas son las siguientes:
 En la celda B5: =Total_Sevilla
 En la celda B8: =Total_220+Total_320
 Con esto, la hoja se quedará así:
 Cuando hayas acabado, guarda el libro con el nombre Coches.xlsx, a través de la
opción Guardar como del menú del Botón de Office .

Funciones
1. QUÉ SON LAS FUNCIONES
Desde el punto de vista de Excel, podemos decir que una
función es una fórmula que ya está escrita y que se puede
utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.
A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan
para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores
que utiliza la función se llaman argumentos.
Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que
no tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino
que podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar
sobre todo en operaciones largas o complicadas.
Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que
funcionen y produzcan resultados.
Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido
de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están
dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).
Ten en cuenta esta forma de escribir las funciones, porque, si no
las escribes así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas
introducido la función.

Funciones
Cuando
escribas una
función o una
fórmula que
tenga parénte-
sis, fíjate cómo
Excel resalta
los paréntesis
durante un
momento, al
cerrarlos. De
esta forma
puedes com-
probar que
emparejas
correctamen-
te todos los
paréntesis,
para que no
te dé error la
fórmula.
La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel.
Esta función sirve para sumar los números que le demos como
argumentos. En los argumentos de una función puedes poner valores
concretos o referencias a celdas o a conjuntos de celdas. Por ejemplo:
=SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7).
A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las
siguientes cosas:
 Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los
argumentos de la función. Tienes que escribir los paréntesis
sin dejar espacios antes o después de cada uno.
 No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en
los números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los
resultados, tendrás que poner en la celda el formato de
número adecuado.
 Los argumentos de una función pueden ser números,
referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes,
fórmulas, matrices o valores de error.
 El argumento de una función puede ser incluso otra función. En
este caso, esta segunda función se llama función anidada.
 Si quieres no poner un argumento en una función, escribe
un punto y coma como marcador de lugar.
Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que
comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la
función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto.
2. SUMA AUTOMÁTICA
La función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas
de cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el
tamaño de las fórmulas y simplificarlas.
Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón
Suma , que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la

barra de estado.
Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal
utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por
ejemplo, la suma de un rango de datos u otros valores. Excel te facilita
este trabajo, incorporando en su barra de estado unas determinadas
funciones.
2

Funciones
Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo,
en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas
seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número
de celdas no vacías.
Ten en cuen-
ta que tiene
sentido aplicar
estas funciones
sobre valores
numéricos.
Para valores
no numéricos
sólo tiene sen-
tido la función
Recuento,
porque cuenta
el número de
celdas selec-
cionadas que
tienen alguna
cosa.
Aparte de esta infor-
mación, puedes mostrar
los resultados de otras
funciones básicas relati-
vas a las celdas seleccio-
nadas. Para esto, utiliza
el menú contextual de la
barra de estado (es decir,
el que aparece al pulsar
con el botón derecho del
ratón sobre ella).
Desde este menú
contextual puedes activar
o desactivar la informa-
ción que quieres que apa-
rezca o no aparezca en la
barra de estado.
En principio están activadas las opciones Promedio, Recuento y
Suma, que son los datos que aparecen por defecto en la barra de estado.
Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y
Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de
celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que
hay en la selección.
Ten en cuenta que, para que aparezca toda esta información en la
barra de estado, tienes que seleccionar más de una celda con valores.
En el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta
de opciones tienes el botón Suma , que te facilitará el crear fórmulas
para sumar el contenido de las celdas. Cuando se usa este botón, Excel
escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a añadir.

Funciones
Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que
esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón
Suma . Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA

y resaltará el rango de celdas que se sumarán.

Al realizar la
autosuma de
esta forma,
también se
calcula el total
general (que
en este ejem-
plo está en la
celda F10).
Aunque es lo
mismo sumar
las filas que
las columnas,
Excel lo calcula
sumando las
columnas.
Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda.
Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que
quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el
rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula
antes de aceptarla.
Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el
rango de celdas a sumar. Ten en cuenta que, en este caso, los resultados
aparecerán automáticamente en las primeras celdas libres.
Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes
que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de
los valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los
resultados.
Por ejemplo, en la imagen que te enseño, si pulsáramos el botón

Suma , los totales aparecerían en las celdas B10:F10 y F5:F10.

Si pulsas las teclas + + , también se introducirá
una autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es

equivalente a pulsar el botón Suma
.
El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes
elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la
flecha que hay a su derecha .
4

Funciones
Seleccionando la función que quieras, se
incluirá rápidamente esta función en el rango
correspondiente, de la misma manera que has
visto con la SUMA.
Eligiendo la opción Más funciones,
accederás al cuadro de diálogo Insertar
función, que veremos a continuación.
3. INSERTAR UNA FUNCIÓN
Excel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al
introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función
sea correcta.
Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla
directamente en una celda. Cuando hablamos de sintaxis de una
función, nos referimos a los argumentos que tiene, al tipo de estos
argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc.; es decir, a la
forma de escribir correctamente todos los elementos de la función para
que no cause ningún error.
Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es
pedir información a Excel. Mediante el botón Insertar función , que
está en la barra de fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde
el que puedes seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula
que estás creando.

Funciones
Por ejemplo,
podrías poner
una fórmu-
la que fuera
=4+POTEN-
CIA(6;4). En
este caso,
al introducir
la función
POTENCIA, el
resultado de la
fórmula y el de
la función no
sería igual.
Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro,
en la parte de abajo puedes ver una pequeña descripción de esta función
seleccionada. Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada
función, sólo tienes que seleccionarla en esta lista.
Lasfuncionesseclasificanendistintascategorías,paraqueseamás
sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas una
categoría, sólo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría.
Una vez seleccionada la función que quieres insertar, acepta el
cuadro. Entonces pasaremos a introducir los argumentos de la función.
Excel proporciona otra ventana para ayudarte a introducirlos.
Puedes ver la cantidad de argumentos que debes introducir y, además,
Excel te describe cuál es el significado de cada argumento.
Fíjate cómo Excel te dirige en la creación de la función: te
indica lo que hace la función, el número de argumentos, una pequeña
descripción de los argumentos, si los argumentos son de tipo numérico
o de otro tipo, etc.
Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el
valor de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor de
la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo.
Recuerda que una función puede estar incluida en una fórmula
que utilice el resultado de esta función. En estos casos, el resultado de
la fórmula no tiene por qué ser igual que el resultado de la función que
estamos introduciendo.
En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo
que vayas indicando en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de
la función, los argumentos...
6

Funciones
Si introduces
el signo = y
seleccionas
una función en
esta lista, es lo
mismo que si
pulsas el botón
de Insertar
función
de la barra de
fórmulas.
Aunque, a
veces, el re-
sultado de la
búsqueda no
siempre acier-
ta con lo que
estás buscan-
do, esta forma
de buscar
funciones pue-
de ahorrarte
mucho tiempo
e incluso te
permite saber
si realmente
Excel tiene o
no una función
que te pueda
servir para lo
que quieres
hacer.
Para acabar, recuerda que una función debe estar en una fórmula.
Si no es así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo
introducirá así en la celda.
De hecho, cuando
introduces el signo = al
principio de una celda,
Excel te muestra en el
cuadro de nombres una lista
de funciones que puedes
utilizar (pulsa en la flecha
del cuadro de nombres
para desplegar esta lista).
4. INSERTAR REFERENCIAS
Aveces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si
Excel tiene alguna función que nos puede ayudar.
Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo
que el recorrerlas todas para buscar la función que necesitas puede
ser agotador. En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos
sugiera una función o un conjunto de funciones adecuadas.
Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que
describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de
la parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si
hay alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar
en el botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de
funciones que se ajustan a lo que has introducido.

Funciones
En las fun-
ciones puede
haber argu-
mentos opcio-
nales, que no
son necesarios
para calcular
la función. Los
argumentos
que no son
opcionales, es
decir, que son
obligatorios
para la fun-
ción, aparecen
en negrita en
este cuadro
de diálogo,
mientras que
los argumentos
opcionales no.
Normalmente, los argumentos de una función están situados en
celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las
celdas que vas a utilizar como argumentos de la función; como podrás
comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o
arrastrar sobre ellas.
Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la
referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el
botón Minimizardiálogo o Contraerdiálogo . Si lo pulsas, el cuadro
de diálogo disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.
Para indicar una celda, sólo tendríamos que hacer clic en ella,
mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar
entre las celdas del rango.
Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como
argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo para maximizar el
cuadro y dejarlo como estaba antes.
Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede
aparecer más de un botón Minimizar diálogo . Ten en cuenta que
no es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en
el botón del primer argumento de una función, estarás indicando la
referencia a las celdas para este argumento y no para cualquiera de los
otros que pueda tener la función.
Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede
introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los
argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en
la celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta
manera, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que
él cree que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre
puedes cambiar el rango que te pone automáticamente Excel.
5. FUNCIONES ANIDADAS
Una función anidada es una función que se utiliza como
argumento de otra función.
Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las
funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y
después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el
resultado de las funciones interiores.
8

Funciones
Al poner fun-
ciones anida-
das, puedes
llegar hasta
64 niveles de
anidamiento.
Es decir, en
el ejemplo
que estamos
viendo, los
argumentos
de la función
POTENCIA po-
drían ser otras
funciones, y
así hasta 64
niveles.
El botón
hace lo mismo
que el bo-
tón Insertar
función
de la barra de
fórmulas. Ade-
más, fíjate que
desde aquí
también pue-
des acceder
a las sumas
automáticas
.
Por ejemplo, si tenemos la función RAIZ(POTENCIA(10;2)),
primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de
POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el
resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
RAIZ(100), cuyo resultado es 10.
Tienes que tener en cuenta que la función anidada (la que está
dentro de la otra) tiene que devolver un resultado que sea el adecuado
para la función de fuera. Por ejemplo, en este caso, si la función
POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la función
RAIZ daría un error al intentar calcularse.
Otro ejemplo podría ser el siguiente:
En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos:
dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer
argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR
tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y
devuelve el valor 6.
Indicarte también que, de la misma forma que puedes introducir
referencias a celdas en una función como argumentos, también puedes
utilizar los nombres que hayas definido.
Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha
Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar funciones.
Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones
pertenecientesacadaunadelascategoríasyseleccionarlasdirectamente
desde ahí: funciones financieras , funciones de texto
, matemáticas y trigonométricas , etc.

Funciones
Aquí tienes información sobre algunas de las funciones que
hemos utilizado a lo largo de la lección:
 La función POTENCIA eleva un número a una determinada
potencia. ¿Qué signiﬁca esto?
Elevar un número a una potencia signiﬁca multiplicar este
número por sí mismo las veces que se indica en la potencia.
Lo verás mejor con unos ejemplos:
4 elevado a 2 = 42
= 4*4 = 16
2 elevado a 3 = 23
= 2*2*2 = 8
Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes
calcular potencias más complejas, como:
4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384
2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...
4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...
También puedes utilizar el operador ^ para indicar una
potencia. Por ejemplo:
POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8
 La función RAIZ calcula la raíz cuadrada de un número. Esta
función sólo tiene un argumento, que es el número del que
quieres calcular su raíz cuadrada.
Raíz cuadrada de 16 = RAIZ(16) = 4, porque 4*4=16
Raíz cuadrada de 25 = RAIZ(25) = 5, porque 5*5=25
Raíz cuadrada de 13,6 = RAIZ(13,6) = 3,6878...
El número que le pasamos como argumento a la función
RAIZ debe ser positivo; si el argumento es un número
negativo, la función dará un error.
 La función REDONDEAR sirve para redondear un número
con el número de decimales que indiquemos. Por ejemplo,
si redondeamos el número 1,234 con 1 cifra decimal, el
resultado será 1,2.
REDONDEAR(1,234;1) = 1,2
REDONDEAR(7,3262;0) = 7
REDONDEAR(7,3262;1) = 7,3
REDONDEAR(7,3262;3) = 7,326
REDONDEAR(4,282;1) = 4,3
 La función CONTAR sirve para contar el número de celdas
que tienen números, entre las celdas que le pasamos como
argumento.
 La función HOY devuelve la fecha actual del ordenador; esta
función no tiene argumentos.
Al insertar esta función en una hoja de cálculo, cada vez que
se actualicen las fórmulas de la hoja, esta función HOY se
actualizará y cambiará su resultado, dando como resultado
el día actual.
10

ACTIVIDADES
Funciones
En esta actividad vamos a utilizar funciones para obtener
varios resultados a partir de los datos que hay en las celdas
de las hojas de cálculo.
Primero utilizaremos el comando para la suma automática que
tiene Excel, para que veas lo rápido y fácil que puede llegar a ser, y
luego insertaremos otras funciones.
 Una vez estés en Excel, abre el libro Funciones.xlsx, que está
entre los trabajos del curso.
 En la Hoja1 hay datos sobre los coches vendidos durante unos
meses.Utilizaelcomandodesumaautomática( o )
para que aparezcan los valores correspondientes en la fila y en la
columna del TOTAL.
 Cuando hayas puesto los totales, selecciona las distintas celdas
de los totales y fíjate en las fórmulas que ha introducido Excel.
Comprueba si realizan las operaciones con los datos adecuados.
 A continuación, ponte en la Hoja2. En esta hoja puedes ver
las notas de un alumno en varias asignaturas, a lo largo de cuatro
cursos.

 Lo que queremos hacer en esta segunda hoja es calcular las
notas medias de cada asignatura en todos los cursos, y las notas
medias de cada uno de los cursos, teniendo en cuenta todas
las asignaturas. También queremos saber la nota media final;
es decir, la nota media de todos los cursos, contando todas las
asignaturas.
 Puedes hacer esto utilizando también el comando de suma
automática ( o ). Pero ten en cuenta que, esta
vez, tendrás que desplegar la lista de cualquiera de estos botones
y elegir la función adecuada.
 Cuando acabes, pasa a la Hoja3. Aquí tenemos en forma de
tabla los datos de temperaturas en una ciudad durante cinco años,
agrupados por meses.
 En la parte de abajo de la hoja puedes ves otra tabla, donde
tendrás que poner las fórmulas adecuadas para calcular la
temperatura media de cada año y ver cuál ha sido la temperatura
máxima y la mínima en cada año.
 Las fórmulas que tendrás que utilizar para cada uno de estos
casos son PROMEDIO, MAX y MIN, poniendo en cada caso el
rango de celdas a tener en cuenta para el cálculo.
 Cuando ya tengas hecho esto, crea una nueva hoja en el libro (a
la que Excel asignará por defecto el nombre Hoja4). En esta nueva
hoja vamos a introducir unos datos y a utilizar varias funciones.
Empieza introduciendo los siguientes datos en las celdas de las
columnas A y B:

ACTIVIDADES
 A partir de estos datos, vamos a crear otros datos en la columna
C. En cada celda de esta columna tendrá que aparecer el valor
que haya en la celda correspondiente de la columna B seguido
con lo que haya en la columna A. Para esto, tendrás que usar la
función CONCATENAR, que está en la categoría de funciones
de Texto.
 La función CONCATENAR une o junta los argumentos que
le introduzcas. Por ejemplo, si pones en una celda la función
=CONCATENAR("Hola";" amigo"), da como resultado Hola
amigo.
 En la hoja que estamos haciendo, en los argumentos de la
función CONCATENAR tendrás que poner una referencia a las
celdas correspondientes. Al final, el resultado será así:
 Ahora utilizaremos, en las celdas de la columna D, la función
ALEATORIO. Esta función no tiene argumentos, y devuelve un
número al azar que estará entre 0 y 1. Para hacer más grande
el número que devuelve la función ALEATORIO, tendrás que
multiplicar lo que te de esta función por 100.
 Cuando ya tengas esto, en las celdas de la columna E utiliza la
función REDONDEAR para poner el número que has obtenido
en la columna D sin ninguna cifra decimal (o sea, que en la
función REDONDEAR, el segundo argumento será 0).

 Con todo esto, la tabla que hayas creado tendrá un aspecto
parecido al siguiente (aunque ten en cuenta que los números
de las columnas D y E cambiarán, debido a la función
ALEATORIO):
 Como actividad opcional, puedes intentar poner la función
ALEATORIO y la función REDONDEAR en una sola celda,
para practicar con funciones anidadas. Es decir, tendrías la
función REDONDEAR, cuyo primer argumento sería la función
ALEATORIO multiplicada por 100, y el segundo argumento
sería 0. Si quieres, puedes intentar hacer esto en las celdas de la
columna F.
 También puedes seguir practicando intentando utilizar en otras
celdas la función ALEATORIO.ENTRE. Esta función tiene
dos argumentos y devuelve un número al azar que está entre
los valores que tengan estos dos argumentos. Recuerda que, si
necesitas más información sobre estas o sobre otras funciones,
puedes consultar la ayuda de Excel.
 Ten en cuenta que, cada vez que se calcula la hoja (cada vez
que se modifica algún valor), la función ALEATORIO vuelve
a calcularse, por lo que cambian los valores de las celdas. Lo
mismo le ocurre a la función ALEATORIO.ENTRE.
 Para acabar, guarda el libro asignándole el nombre
Mis funciones.xlsx.

Funciones
SOLUCIÓN
Empezaremos viendo cómo hacer la primera parte de las actividades que te propongo:
la utilización de la función suma automática de Excel.
 Para poner los totales en las celdas correspondientes de la Hoja1, primero debes
seleccionar las celdas con los datos numéricos, teniendo en cuenta que tienes que
seleccionar una fila más por abajo y una columna más por la derecha.
 Una vez ya tengas seleccionadas estas celdas, pulsa el botón Suma (del grupo de
comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones) o el botón
(del grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas). Con esto ya
tendrás los totales en las celdas correspondientes; compruébalo.
 También podrías ir introduciendo las fórmulas una a una. Por ejemplo, te podrías poner
en la celda F5 y pulsar el botón Suma o para crear la fórmula que iría en
esa celda. Así podrías hacer con el resto de celdas, comprobando cada vez que el rango de
celdas que pone Excel en la función SUMA en cada celda es el adecuado.
 Para poner las fórmulas de la media de las notas en la Hoja2 lo haríamos de manera
parecida. Primero tendremos que seleccionar el rango de celdas adecuado y, de la misma
forma que antes, seleccionar una fila y una columna más.

 Después de seleccionarlas, pulsa en la flechita que hay a la derecha de los botones
Suma o y, en la lista de funciones que aparece, selecciona la opción
Promedio. Excel introducirá en las celdas que están abajo y a la derecha de las celdas
seleccionadas la función PROMEDIO con las referencias a las celdas correspondientes.
Esta función es la que nos permite obtener las notas medias que queríamos.
 Igual que antes, también puedes poner la función PROMEDIO celda por celda
(poniéndote en la celda que quieras, desplegando la lista del botón Suma o
, eligiendo Promedio y comprobando que las referencias a las celdas
son las correctas). Incluso puedes introducir esta función de forma totalmente manual,
poniéndote en la celda, pulsando el botón Insertar función , seleccionando esta
función e introduciendo las referencias a las celdas. Como puedes ver, cuando se puede,
lo más cómodo es utilizar el comando de suma automática.
 En cuanto a las fórmulas de la Hoja3, vamos a ver cómo se podrían introducir de forma
manual. Primero nos tendremos que poner en la celda en la que vayamos a introducir la
fórmula (por ejemplo, empezaremos por la celda B14). Entonces pulsaremos el botón
Insertar función y seleccionaremos la función PROMEDIO (está en la categoría de
funciones Estadísticas).
 Para indicar las celdas, puedes introducir el rango de celdas directamente en el campo
de texto del primer argumento (en el caso de la celda B14, el rango de celdas sería B5:M5),
o puedes pulsar el botón de Minimizar diálogo (también llamado Contraer diálogo)
y seleccionar el rango de celdas pulsando y arrastrando entre ellas con el ratón.
 Después de introducir la fórmula en la celda B14, puedes introducir el resto de fórmulas
de esta columna de la misma forma, o puedes copiar esta celda y pegarla en las celdas de
debajo (utilizando los botones de Copiar y Pegar o arrastrando el controlador
de relleno de esta celda hasta las celdas de debajo).
 Una vez tengas las celdas de la temperatura media para cada año, puedes pasar a las
celdas de las temperaturas máximas. Ponte en la celda C14 e introduce la función MAX
(hazlo de la misma forma que antes: pulsa el botón Insertar función , selecciona
la función, que también está entre las funciones estadísticas, y selecciona el rango de
celdas). En el caso de la celda C14, el rango de celdas es el mismo que para la función de
la celda B14, es decir, B5:M5.
 Introduce la función MAX en las celdas C15 a C18 (ya sabes cómo: poniendo la
función celda a celda o copiando y pegando la fórmula de la celda C14).
 Para las celdas de las temperaturas mínimas, hazlo de la misma forma que te acabo de
decir, pero, esta vez, utiliza la función MIN.

 Con todo esto, las fórmulas que te quedarán en las celdas de la tabla del resumen serán
las siguientes:
 Celda B14: =PROMEDIO(B5:M5)
 Celda C14: =MAX(B5:M5)  Celda D14: =MIN(B5:M5)
 Otra forma de introducir estas funciones sería ponerte en la celda en la que vayas a
poner la fórmula, desplegar la lista del botón Suma o y seleccionar la
opción adecuada (primero tendrías que seleccionar Promedio, luego Máx y luego Mín).
Excel te pondrá la función y se quedará esperando que confirmes o cambies el rango de la
misma; en estos casos, deberás poner el rango de celdas adecuado, pulsando y arrastrando
entre las celdas.
 Al poner estas fórmulas, es posible que Excel te ponga un triángulo en una esquina
de las celdas y, al ponerte en las celdas, que aparezca una etiqueta que te indique un
posible error. Como en este caso no se trata de ningún error, puedes pulsar en la etiqueta
y seleccionar la opción Omitir error para que desaparezca este aviso.
 Crea una nueva hoja en el libro, colócate en ella y escribe los datos que te indico en el
enunciado. Puedes introducir los números del 1 al 6 utilizando el controlador de relleno,
y el texto Equipo con las opciones de Copiar y Pegar o con el controlador de
relleno.

 Introduce la función CONCATENAR en la celda C1. Los argumentos de esta función
están en celdas de la hoja de cálculo, por lo que podrás utilizar el botón de Minimizar
diálogo para indicarlos (el primer argumento será la celda B1 y el segundo la celda A1).
 Una vez tengas esta fórmula, cópiala en el resto de celdas de la columna C.
 En las celdas de la columna D utilizarás la función ALEATORIO. Ponte en la celda D1 y
escribe=100*,luegopulsaelbotónInsertarfunción ,seleccionalafunciónALEATORIO,
que está en la categoría de Matemáticas y trigonométricas, y acepta las ventanas hasta volver
a la hoja de cálculo. Copia de nuevo esta celda en las celdas de debajo de ella.
 Pasa a la celda E1 e introduce la función REDONDEAR, utilizando el botón Insertar
función . Como primer argumento de esta función selecciona la celda D1 y, como
segundo argumento, escribe el valor 0. Copia la función que has creado para el resto de
celdas de la columna E.
 Las fórmulas y las funciones que tendrás en las celdas serán:
 Celda C1: =CONCATENAR(B1;A1)  Celda E1: =REDONDEAR(D1;0)
 Celdas D1 a D6: =100*ALEATORIO()
 Si quieres poner las dos funciones en una celda, la fórmula que tendrías que poner sería
=REDONDEAR(100*ALEATORIO();0). Los pasos que tendrías que seguir serían los
siguientes:
 Utiliza el botón de Insertar función y selecciona la función REDONDEAR.
 En el primer argumento, escribe 100*. A continuación, tenemos que introducir otra
función, por lo que tendrás que pulsar en la flecha que aparece a la derecha del cuadro
de nombres y seleccionar la opción Más funciones. Busca la función ALEATORIO
e introdúcela.
 Para introducir el segundo argumento de la función REDONDEAR, tendrás que
pulsar en su nombre, en la barra de fórmulas, con lo que aparecerá otra vez el cuadro
de los argumentos para esta función. Pon el valor 0 en el segundo argumento y acepta
la creación de la función.
 Esta fórmula será la misma para todas las celdas de la columna.
 Guarda el libro a través de la opción Guardar como del menú del Botón de Office .

Formato avanzado de celdas
1. FORMATOS DE NÚMERO
En esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el
formato de las celdas. Ya sabes que el formato de las celdas se
refiere al tipo y color de la letra, al color de fondo, a la alineación, etc.
Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato
General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado,
al escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o
el signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato
al de moneda o de porcentaje, según corresponda.
Desde el grupo de comandos Número de la ficha Inicio de la
Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato
de los números.
Desde la lista superior puedes ver y
cambiar el formato de la celda o celdas
seleccionadas, estableciendo el formato de
número, moneda, porcentaje, fechas...
Los botones también sirven para cambiar el formato:

 Formato de número de contabilidad : selecciona el

formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.

 Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un

porcentaje.
 Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo
de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.
 Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra
más o menos decimales en el número.
Para indicar el formato de los números también puedes utilizar
el cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su ficha Número,
que recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro
de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación,
o desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el
botón derecho del ratón sobre ellas).
En la ficha Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos
los formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.
Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra
podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para
ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener
datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.
Copyright © Computer Aided E , S.A. 1

Recuerda que
puedes asig-
nar formato
de texto a los
números, para
que Excel los
trate como tex-
to. Para esto,
puedes poner
un apóstrofo '
delante del nú-
mero o utilizar
el código de
formato @,
como luego
veremos.
En la categoría Número podrás indicar el número de decimales
con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la
celda), si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en
la Configuración regional de Windows) como separador de miles y
especificar el formato para los números negativos.
En las categorías Fecha y Hora dispones de varias formas de
mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el
año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o
que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).
En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según
la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración
regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura
de unidades monetarias) para indicar la moneda.
Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el
número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo
del euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés
(o, mejor dicho, según la Configuración regional que tengas
en tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.
Recuerda que para acceder a la Configuración regional de
tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a
través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración
regional y de idioma, si estás viendo el Panel de control en
su vista clásica).
2

Si sólo pones
dos secciones,
la primera
sección se
utilizará para
los números
positivos y
para los ceros,
mientras que
la segunda se
utilizará para
los números
negativos; si
sólo pones
una sección,
se utilizará
para todos los
números.
Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de
decimales según esté indicado en la Conﬁguración regional.
Además de estos formatos, desde la categoría Especial también
puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número
de teléfono, el de la seguridad social, etc.
2. FORMATOS PERSONALIZADOS
Cuando creas un libro, los formatos disponibles son los que hay
en la ficha Número. A veces, puede pasar que estos formatos
que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás
crear tu propio formato.
Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro
de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.
En los formatos que especifiques tú mismo, podrás indicar hasta
tres formas de números y una última de texto. Cada una de estas
secciones del formato personalizado estará separada por un punto y
coma ( ; ).
Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el
siguiente orden:
 1. Formato para números positivos.
 2. Formato para números negativos.
 3. Formato para ceros.
 4. Formato para texto.
Por ejemplo, el formato que ahora te enseño en la siguiente imagen
es un formato personalizado. Fíjate cómo se utiliza el punto y coma
( ; ) para separar las distintas secciones.
Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere
al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros
y para el texto.

Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la
última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que
aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el carácter
@, el texto que escribas en la celda se verá en la posición en la que
hayas puesto dicho carácter.
Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, si
escribes texto en la celda, no se le aplicará ningún formato.
Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría
Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya
aparecen en esta categoría.
Ten en cuenta que la modificación de un formato de los que ya
tiene Excel para crear uno nuevo, no significa que el formato original
de partida desaparezca.
4

Para indicar
los colores,
tenemos las
siguientes
posibilida-
des: [Negro],
[Blanco], [Azul],
[Verde], [Rojo],
[Amarillo],
[Magenta] y
[Aguamarina].
El color debe
ser lo primero
que aparezca
en la sección.
Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes
aspectos:
 Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El
0 indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras
que # sólo muestra las cifras significativas (es decir, que no
muestra los ceros sin valor del número).
 El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del
ancho de un carácter.
 Para poner el color del formato de la celda, indica el color entre
corchetes. Por ejemplo: [Verde].
 Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al
formato.
 Para impedir que aparezca cualquier tipo de número
(positivos, negativos o cero), no pongas nada en la sección
correspondiente.
Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa
el botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has
creado.
También es posible introducir formatos personalizados que
dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar
un resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color
azul.
Para esto tendrás que poner la condición entre corchetes al inicio
del formato. Por ejemplo el formato:
[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###
presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores
de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto.
Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos
condicionales.
Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que
puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente
cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como
códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.

Aquí te muestro los códigos más utilizados a la hora de crear
formatos personalizados:
 #: Marca de lugar para dígito. Este símbolo sólo muestra las
cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no
significativos.
 0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo
que el anterior, con la única diferencia de que, si el número
la celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se
añaden los ceros extras hasta completar el formato.
 ?:Marcadelugarparadígitos.Secomportacomolosanteriores,
pero, en este caso, se añaden ceros no significativos para
que las comas decimales queden alineadas.
 coma ( , ): Simboliza la coma decimal.
 %: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el
carácter %.
 punto ( . ): Separador de miles o millares.
 : Escribe textualmente el carácter que le sigue en el
formato. Para incluir un carácter , tienes que ponerlo entre
comillas dobles.
 _: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.
 "texto": Presenta el texto que esté entre comillas.
 @: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar
donde esté puesto este símbolo en el formato.
Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los
códigos que tiene Excel son:
 m: Los meses como 1 - 12.
 mm: Los meses como 01 - 12.
 mmm: Los meses como ene - dic.
 mmmm: Los meses como enero - diciembre.
 d: Los días como 1 - 31.
 dd: Los días como 01 - 31.
 ddd: Los días como lun - sáb.
 dddd: Los días como lunes - sábado.
 aa: Los años como 00 - 99.
 aaaa: Los años como 1900 - 9999.
 h: Las horas como 0 - 23.
 hh: Las horas como 00 - 23.
 m: Los minutos como 0 - 59.
 mm: Los minutos como 00 - 59.
 s: Los segundos como 0 - 59.
 ss: Los segundos como 00 - 59.
6

3. ESTILOS DE CELDA

Los estilos
están disponi-
bles en todas
las hojas de
cálculo del
mismo libro.
En ocasiones utilizarás un conjunto de características de
formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios
lugares de la hoja de cálculo.
En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo
este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada
característica una a una.
Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una
combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el
color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.
Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de
los formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado
cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.
Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro
nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos
que existan en otros libros.
Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el
menú del botón , que está en el grupo de comandos
Estilos de la Cinta de opciones.
Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en
los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o
de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente
tienes que seleccionarlo.

La característica de la vista previa activa de los programas de
Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de
estos efectos simplemente pasando sobre él.
Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una
sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes,
la fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas
características en el estilo.
Ten en cuenta que, al aplicar un estilo sobre una celda, todos los
formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.
Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que
formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De
esta forma, después de seleccionar la celda, accede la opción Nuevo
estilo de celda del botón .
En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas
características que forman el estilo que estás creando.
Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda
seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar
en este estilo, simplemente tendrás que darle un nombre al estilo y
aceptar el cuadro para añadirlo a la lista de estilos.
Si no es así, puedes utilizar el botón Aplicar formato para
establecer las características de formato que formarán parte del estilo.
Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, establece todas
sus características de formato a través del botón Aplicar formato. En este
caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde podrás indicar las
características del nuevo estilo como si estuvieras dándole formato a una
celda: puedes seleccionar la alineación, la fuente, los bordes a aplicar, etc.
8

La opción
Combinar es-
tilos del menú
del botón
permite copiar
estilos de un
libro a otro, y
así aprovechar
el trabajo con
los estilos que
ya hiciste en el
otro libro.
Si quieres
copiar un
formato en
más de una
celda, pulsa
dos veces en el
botón Copiar
formato .
Entonces po-
drás hacer clic
en las celdas
en las que
quieras aplicar
el formato;
para acabar,
pulsa la
tecla .
En este cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas
casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del
estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida
en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.
Si,unavezcreado,quieresmodificarlascaracterísticasdeunestilo,
abre la lista de estilos desde el botón , haz clic con el
botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción Modificar.
Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este
menú contextual del estilo. Ten en cuenta que, al eliminar un estilo, las
celdas sobre las que lo habías aplicado recuperarán el estilo Normal, y
que no puedes eliminar el estilo Normal.
Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se
encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite
copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.
Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda
dondehasaplicadoelestilooelconjuntodeformatosquequieresutilizar
en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A continuación,
pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.
4. BUSCAR POR FORMATO
Para acabar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que te
puede servir para encontrar una determinada celda.
Ya sabes que puedes usar las opciones de Buscar y Reemplazar
para encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo.
Pues bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado
formato.
Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una
determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.
Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del
botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la
ficha Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que
aparecerá, pulsa en el botón Opciones.

No necesitas
indicar ningún
valor a buscar
cuando haces
una búsqueda
por formato,
aunque pue-
des combinar
las dos posibi-
lidades (buscar
un determina-
do texto que,
además, tenga
el formato que
hayas indica-
do).
Entonces podrás ver un botón con el nombre Formato. Utilizando
este botón, podrás indicar un formato de búsqueda, es decir, indicar
que por lo que se buscará será una cierta característica de formato.
Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas fichas
y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás
indicar las características del formato a buscar.
Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las
celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color
concreto, etc.
Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas
que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.
Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es
elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega
la lista del botón Formato, pulsando en la flecha que aparece a su
derecha , y selecciona la opción Elegir formato de celda.
El cursor se transformará en una especie de cuentagotas
con el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres
buscar en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar
todas las características del formato a buscar en un solo paso.
,
10

ACTIVIDADES
Ahora vamos a introducir unos datos en una hoja de un libro
de Excel y a utilizar las herramientas que hemos visto en la
lección para mejorar la presentación de estos datos.
 Abre Excel e introduce los datos que te muestro a continuación
en la Hoja1. Cuando acabes, guarda el libro con el nombre de
Coches vendidos.xlsx.
 Como ves, en esta hoja tenemos los datos de coches vendidos
durante varios meses en distintas provincias. Lo primero que
vamos a hacer con estos datos es calcular los totales. Tendrás que
introducir la función adecuada en las celdas de la columna y de
la fila del total (esto lo puedes hacer celda a celda o utilizando el
comando de la suma automática).
 A continuación, pon el formato de todos los datos de la tabla
(es decir, de las celdas B5 a F10) con el separador de miles y sin
ninguna cifra decimal (utiliza el cuadro de diálogo del Formato
de celdas).
 Combina y centra el título de la tabla (celda A2) en las
celdas A2..F2. Haz lo mismo con los datos de las celdas A12
(combinándolos y centrándolos en las celdas A12..F12) y de A13
(de A13 a F13).
 Pon el título de la tabla (celda A2) en color rojo, en la fuente
Verdana y tamaño 14. Alinea los datos de las celdas A12 y A13 a
la derecha y pon el formato de la fecha de la celda A13 de forma
que aparezca el día de la semana y el nombre del mes.

Asigna un estilo a las celdas con los datos de la tabla (las celdas
B5 a F10) y otro estilo a las celdas que actúan de títulos o rótulos
en la tabla. Por ejemplo, puedes utilizar el estilo 20% - Énfasis4
para las celdas de datos y el estilo Énfasis1 para las celdas de
rótulos.
 Aparte de aplicar los estilos, puedes seguir cambiando el
formato de las celdas. Por ejemplo, puedes asignar un borde de
color azulado en las celdas de datos, para separar las distintas
filas. Otra cosa que puedes hacer es centrar los rótulos de los
meses y poner en negrita todos los textos de los rótulos (meses
y provincias). También puedes poner en negrita los datos de los
totales.
 Después de hacer esto, tu hoja de cálculo se verá de forma
parecida a la siguiente:
 Finalmente, haz que no se vean las líneas de división de las
celdas.
 Guarda el libro y sal de Excel.

SOLUCIÓN
Si has entendido lo que te he explicado en la lección, seguro que no tendrás ningún
problema para hacer las actividades. Te indico los pasos que puedes seguir para hacer
la hoja de cálculo que te indico:
 Empieza introduciendo los datos en la hoja de cálculo que aparece al abrir Excel.
Seguro que ya sabes cómo hacerlo: ponte en la celda, escribe el dato y pulsa o el
botón Introducir de la barra de fórmulas.
 Cuando los tengas escritos, guarda el libro dándole el nombre Coches vendidos.xlsx.
Para esto, accede a la opción de menú Guardar o Guardar como del menú del Botón de
Office o pulsa el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
 Para introducir las funciones que calculen las sumas, primero tienes que seleccionar las
celdas de la tabla que tengan datos, seleccionando una fila más por abajo y una columna
más por la derecha.
Acontinuación, pulsa el botón Suma (que está en el grupo de comandos Modificar)
para poner los totales en la columna de la derecha y en la fila de abajo. Recuerda que es
siempre una buena idea el comprobar que Excel ha introducido bien las funciones, para
que sumen las celdas adecuadas.
 Si quisieras introducir las fórmulas una a una, te tendrías que poner en la celda en la
que fueras a introducirla, pulsar el botón Suma , comprobar que el rango de celdas es
el correcto y aceptar.
 Selecciona las celdas B5..F10 con el ratón, pulsa el Iniciador de cuadro de diálogo
del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación y ponte en la ficha Número. A
continuación, selecciona la categoría Número, marca la casilla para que se muestre el
separador de miles e indica que no se muestre ninguna cifra decimal (pon el valor 0 en el
campo Posiciones decimales). Acepta el cuadro de diálogo.

 Para combinar y centrar las celdas indicadas, selecciona las celdas A2..F2 y pulsa el
botón Combinar y centrar . Puedes poner las características de formato del título
ahora, aprovechando que lo tienes seleccionado: para ello puedes utilizar las listas de
Fuente , Tamaño de fuente y Color de fuente del grupo
de comandos Fuente de la Cinta de opciones. También puedes acceder al cuadro del
Formato de celdas y, desde la ficha Fuente, poner estas características de formato.
 Selecciona las celdas A12..F12 y pulsa otra vez Combinar y centrar . Luego pulsa
Alinear texto a la derecha , para poner el texto alineado al lado derecho.
 Combina y centra las celdas A13..F13 de la misma forma, y alinea la celda a la
derecha también. Luego accede al cuadro de Formato de celdas (por ejemplo, utilizando
el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o
Alineación) y, en la ficha Número, selecciona la categoría Fecha y elige un tipo de fecha
en el que aparezca el día de la semana y el nombre del mes.
 Para asignar los estilos a las celdas, primero selecciona las celdas adecuadas y luego
selecciona el estilo desde el menú del botón , que está en el grupo de
comandos Estilos.
 Para establecer el borde azulado, selecciona las celdas de datos (B5..F10) y, desde
la ficha Bordes del cuadro Formato de celdas, indica que se deben mostrar los bordes
horizontales de las celdas: tras seleccionar el color y el estilo de la línea, haz clic en
los botones adecuados de la sección Borde (o en el sitio adecuado del cuadro de la
previsualización de las celdas).

 Utiliza los botones Negrita para establecer este estilo y Centrar para centrar
los textos de los rótulos.
 Para que no se vean las líneas de división de las celdas, desactiva la opción Ver del
apartado Líneas de la cuadrícula, que se encuentra en el grupo Opciones de la hoja de la
ficha Diseño de página de la Cinta de opciones. Para activar o desactivar la visualización
de estas líneas de división, también puedes usar el botón de la ficha Vista.
 Con esto ya tendrás tu libro tal como te indico en el enunciado. Pulsa el botón
Guardar para guardar el libro.

Temas y formato condicional
1. TRABAJAR CON TEMAS
Para mejorar el aspecto de tus hojas existen características
avanzadas de Excel, que permiten una modificación del
formato de una manera más profesional.
Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los
controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de
celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar
a través del botón .

Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office
disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y efectos,
que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.
En el grupo de comandos Temas (que está
en la ficha Diseño de página de la Cinta de
opciones) se encuentran varios botones que
muestran listas desplegables, desde las cuales
podemos aplicar temas y trabajar con ellos.
En la lista que se muestra al pulsar el botón puedes ver los
temas disponibles en Excel.
Si quieres aplicar
alguno de ellos, simple-
mente debes seleccio-
narlo. El cambio de
tema afectará a todas
las hojas del libro,
afectando al formato de
las celdas de todas sus
hojas.
En cada una de
las opciones corres-
pondientes a los temas
puedes ver una pequeña
previsualización o
muestra de sus colores
y fuentes, para que
te hagas una idea del
aspecto que podrían
tener las celdas.

Desde el menú
del botón
también
puedes buscar
más temas en
el sitio web
de Microsoft
Office Online
o buscar otros
temas en tu
disco duro o en
una ubicación
de red.
De esta forma, puedes cambiar el aspecto general de las hojas del
libro, simplemente cambiando el tema.
Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has
aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda
para ajustarse al estilo.
Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes:
en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los
colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar
alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar
exactamente el color que quieras.
Si has utilizado algún color del
tema (para la fuente de una celda, su
relleno, las líneas del borde o cualquiera
de los otros elementos de las hojas), al
cambiar el tema este color cambiará,
para adaptarse a los colores definidos en
el nuevo tema. Por el contrario, si has
utilizado un color estándar u otro color,
este color no se verá modificado al
cambiar el tema, sino que seguirá igual.
Lo mismo ocurre con las
fuentes: si has utilizado alguna
de las fuentes del tema en una
celda, cambiará al cambiar
el tema, mientras que, si has
usado alguna de las otras
fuentes disponibles, seguirá
igual al cambiar el tema.
Pues bien: estos elemen-
tos (los colores del tema y las
fuentes del tema) se pueden
ver y modificar desde los
otros controles del grupo de
comandos Temas.
Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los
colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón
. De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores,
cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro,
permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.
2

De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una
combinación de fuentes desde el botón para cambiar el
aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.
Si accedes a la opción Crear nuevos colores del tema desde el
menú del botón , podrás ver los colores del tema. Como ves,
la combinación de colores está compuesta de cuatro colores de texto y
de fondo, de seis colores de énfasis y de dos colores de hipervínculo.
En el apartado
de Muestra
puedes ver
el aspecto
general al ir
cambiando los
colores. Por
otro lado, el
botón Resta-
blecer permite
recuperar
los colores
originales de
la combinación
de colores.

Los temas se
comparten en-
tre los progra-
mas de Office,
para que pue-
das utilizarlos
en cualquiera
de ellos y
puedas crear
documentos
que tengan el
mismo aspecto
uniforme.
Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando
un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo
Nombre.
De manera similar, desde la opciónCrearnuevas fuentes deltema
del menú del botón puedes cambiar las fuentes del tema,
creando una nueva combinación de fuentes. En este caso, disponemos de
una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.
El último botón
del grupo de comandos
Temas es . Los
efectos se aplican a las
formas, líneas y rellenos.
No puedes crear tu propio
conjunto de efectos,
pero puedes elegir el que
quieres utilizar, si no te
gusta el que se aplica en el
tema seleccionado.
Si, después de crear
una combinación de
colores y de fuentes y de
seleccionar unos efectos,
quieres guardar todos
estos formatos como un tema, puedes hacerlo a través de la opción
Guardar tema actual del menú del botón .
Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema, y lo guardará
en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema
aparecerá disponible en el menú para que lo puedas aplicar en
los documentos que quieras.
4

2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES

Aunque con un formato personalizado puedes poner el color
de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene,
hay una manera más adecuada y más potente de hacer esto.
El formato condicional sirve para aplicar unos determinados
formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la
condición que indiquemos.
Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas
sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las distintas
opciones del menú del botón , que está en el

grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones,
para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.
Los dos primeros submenús
sirven para resaltar las celdas que
cumplan las condiciones que se
indican: las que sean mayores,
menores o iguales a un determinado
valor, las que tengan valores únicos
o valores duplicados, los valores
más altos o más bajos, etc.
Las opciones del submenú
Resaltar reglas de celdas se basan
en el valor de la celda y, en función
de si se cumple o no la condición,
cambian el formato de la celda.
Incluso puedes
obtener el va-
lor a comparar
desde una
celda del libro,
escribiendo la
referencia a la
celda (como si
fuera una fór-
mula, es decir,
con el formato
=ColumnaFila)
o pulsan-
do el botón
Minimizar
diálogo y
haciendo clic
en dicha celda.
Al seleccionar cualquiera de ellas, se mostrará un cuadro en el que
introduciremos el valor a utilizar en la comparación y el formato que se
aplicará a las celdas que cumplan esta condición.

En los datos de la hoja puedes ver el efecto que obtendrías si
aceptarás el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si
pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará
el comando de formato condicional en las celdas de la tabla.
Las opciones del submenú Reglas
superiores e inferiores permiten cambiar
el formato de los valores más altos o más
bajos: por ejemplo, podrías cambiar el
formato de los 6 valores más altos o más
bajos, de los 25% más altos o más bajos o
de los que estén por encima o por debajo
de la media.
Desde la lista del cuadro de diálogo se indica el formato a aplicar
a las celdas que cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los
formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo
el formato, utilizando la opción Formato personalizado. De esta
forma se abrirá el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo
que no tendrás problemas en establecer el formato adecuado desde sus
distintas fichas y controles.
El submenú
Escalas de
color muestra
una gradación
de colores
en las cel-
das, donde el
tono de color
representa
los valores
(por ejemplo,
los valores
superiores con
un color más
verde y los va-
lores inferiores
con un color
más rojo).
Las opciones de formato condicional del
submenú Barras de datos muestran barras en las
celdas, donde la longitud de cada barra representa
el valor de la celda en relación a las otras. Una
barra corta indica que el valor de la celda es bajo
en relación a los valores de las otras celdas, mientras que una barra
larga indica un valor alto.
El tipo de formato condicional
Conjuntos de iconos muestra un
icono en la celda, que sirve para
clasificar el valor de la misma (por
ejemplo, valores altos, medios y
bajos). Puedes clasificar los valores
de tres a cinco categorías, además de
elegir distintos tipos de iconos.
El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la
distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si
el valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el
80% y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).
6

Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos
condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma
más rápida y clara:
En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional
del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores
y menores notas de los distintos exámenes para los alumnos.
Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos
condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo
de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si
el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda
es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De
esta forma vemos si el alumno ha suspendido o ha sacado una buena
nota media.
3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO
Aparte de estas opciones de formato condicional, también
puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que
puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada
que con las opciones predefinidas.
La opción
Administrar
reglas abre un
cuadro de diá-
logo en el que
puedes ver las
reglas de for-
mato condicio-
nal existentes
en las celdas
seleccionadas
o en cualquier
hoja del libro.
Desde este
cuadro tam-
bién puedes
añadir nuevas
reglas, así
como modificar
o eliminar las
ya existentes.
crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que
Desde la opción Nueva regla del menú de

desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas
seleccionadas o de toda la hoja.
Al seleccionar la opción Nueva regla, en la parte superior del
cuadro de diálogo que aparecerá seleccionaremos el tipo de regla de
formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte
inferior configuraremos dicha regla.

En la regla
Utilice una
fórmula que
determine las
celdas para
aplicar forma-
to la condición
se basa en la
fórmulas que
introduzcas;
debes empezar
la fórmula con
un signo = y
debe dar como
resultado un
valor lógi-
co, es decir,
VERDADERO o
FALSO.
Los parámetros de configuración de la regla cambian según el
tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán
barras de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud
mayor o menor o iconos.
En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán
para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas,
según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula
o indicar el valor exacto.
8

El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con
rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con
los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número
de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior
del rango de valores.
En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas que
contengan, desde la primera lista del apartado de configuración de la
regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán valores
con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de las celdas
en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.
La lista supe-
rior del cuadro
del Admi-
nistrador de
reglas permite
seleccionar si
quieres ver las
reglas de la
selección de
celdas actual,
todas las reglas
existentes en la
hoja actual del
libro o selec-
cionar otra
hoja para ver
las reglas que
hay en ella.
Enestasegundalistaindicaremoscuáleselcriterioqueseguiremos
para comparar el valor que tenga la celda.
En los campos de la condición de algunas de las reglas también
puedes utilizar el botón de Minimizar diálogo , de forma que
podrías indicar cómodamente una referencia de celdas, en lugar de un
valor constante.
Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato
puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla
la condición que hemos puesto.
Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del
botón , podrás seleccionar una regla y pulsar los

botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla

de la lista de reglas de formato. El botón Nueva regla permite añadir

nuevas condiciones, de la misma forma que con la opción Nueva regla
.del menú de


Puedes cam-
biar el orden
de prioridad
de las reglas
utilizando
los botones
Subir y
Bajar
del cuadro de
diálogo.
Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras.
Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este
cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba, y
luego las reglas de abajo.
El formato condicional puede ayudar a analizar los datos
visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.
4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES
Con lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de
cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma
agradable.
Ahora vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la
presentación de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como
rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas), imágenes,
objetos WordArt, etc.
Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de
opcionespodemosinsertarenlahojadistintostiposdeobjetos,imágenes,
cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos, etc.
Desde el menú del botón puedes dibujar líneas,
flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.
10

También pue-
des modificar
el formato de
los objetos de
dibujo desde el
cuadro de diá-
logo Formato
de forma,
al que pue-
des acceder
desde el menú
contextual del
objeto.
Pulsando y arrastrando los pe-
queños controles blancos que hay al-
rededor de los dibujos que crees po-
drás cambiar su tamaño, mientras que
el circulito verde que hay sobre ella
permite girar el dibujo. Para mover
los dibujos, pulsa sobre ellos y arrás-
tralos hasta la posición que quieras.
Al seleccionar un objeto de
dibujo, aparece la ficha contextual
Formato en la Cinta de opciones,
quedisponedetodaslasherramientas
que permiten trabajar con este tipo
de objetos: colores, tipos de línea,
girar, etc.
Desde la lista del botón puedes seleccionar un
color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen
como relleno. Además, si seleccionas la opción Más colores de relleno,
puedes indicar, además del color, la transparencia que tendrá este relleno.
El botón establece el color, ancho y estilo de
la línea de la forma, mientras que aplica efectos,
como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.

Recuerda
que también
puedes utilizar
los botones
de Iniciador
de cuadro de
diálogo
para acceder
a distintos
cuadros de
diálogo, donde
ver y modificar
todas las pro-
piedades de la
imagen.
Desde el grupo de comandos Insertar formas puedes añadir
más objetos de dibujo o cuadros de texto, así como cambiar la forma
seleccionada a otra distinta o convertirla a una forma libre para
modificarla de la manera que quieras.
Parainsertarunaimagenenlahojadecálculo,desdelafichaInsertar
delaCintadeopciones,utilizaelbotón o ,
para añadir alguna de las imágenes que proporciona Office.
Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes
ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle
para hacer distintas operaciones con la imagen.
Entre otras posibilidades, puedes aumentar o disminuir el brillo de
la imagen , aumentar o disminuir su contraste ,
colorearla , recortarla o restablecer sus
propiedades y ponerla como estaba al insertarla .
Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también
puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos
vistosos), gráficos SmartArt (que representan visualmente cierta
información o concepto) o gráficos a partir de los datos que tengas en
la hoja de cálculo.
12

ACTIVIDADES
EnestaprácticadebemospartirdellibroCochesvendidos.xlsx,
que podrás encontrar entre los archivos de la lección.
 Vamos a asignar varios formatos condicionales, de forma que
veamos, de un solo vistazo, cómo han ido las ventas de los coches
en cada una de las ciudades.
 Aplica un formato condicional a las celdas B5..H5, de forma
quesemuestreenestasceldasalgunodelosiconos ,
dependiendo del valor de dicha celda comparado con los otros.
 Asigna este mismo formato condicional a los rangos de celdas
B6..H6, B7..H7, B8..H8 y B9..H9.
 Establece un formato condicional de tipo barra de datos a las
celdas I5..I9, para ver visualmente la distribución de las ventas
de coches entre las distintas ciudades.
 El último formato condicional lo aplicaremos a las celdas
B5..H9: haz que las celdas con los 6 valores más bajos se muestren
con su fuente en color rojo.
 Con todo esto, la hoja debe tener un aspecto como el que te
muestro a continuación:
 Cambia el tema actual del libro. Por ejemplo, puedes probar a
aplicar el tema Metro o Fundición.
 Cambia la combinación de colores del tema aplicado, asignando
la combinación Escala de grises, para darle un aspecto más serio
al documento.
 Inserta la imagen Coche.jpg, que también puedes encontrar
entre los archivos de la lección, en la hoja de cálculo.

 Vamos a comprobar cómo cambia el formato condicional al
cambiar los datos: cambia el valor de la celda C6 a 22.000, el
valor de D7 a 3.200 y el de F8 al valor 3.210.
 Para finalizar la actividad, guarda el libro con todos los cambios
que has hecho en él.

SOLUCIÓN
La creación de los formatos condicionales no es difícil: primero tienes que seleccionar
las celdas que se van a ver implicadas en la regla de formato condicional y luego
seleccionar la regla adecuada en la lista del menú , que está en el grupo
de comandos Estilos de la Cinta de opciones.
 En el primer caso, tras seleccionar las celdas B5..H5, selecciona el grupo de iconos
indicado en el enunciado desde el submenú Conjuntos de iconos de este botón
.Acontinuación, selecciona las celdas B6..H6 y vuelve a seleccionar
este tipo de formato condicional. Selecciona las celdas B7..H7 y selecciona otra vez este
formato condicional; sigue seleccionando este formato condicional en los rangos de celdas
B8..H8 y B9..H9.
 Observa las diferencias entre la asignación de formato condicional que hemos realizado
y la que obtendríamos si seleccionáramos las celdas B5..H9 y eligiéramos este mismo tipo
de formato condicional: el formato condicional que hemos creado nosotros nos sirve para
ver la evolución de las ventas de coches en cada ciudad de manera independiente.
 Selecciona un formato condicional desde el submenú Barras de datos del menú del
botón a las celdas I5..I9.
 Selecciona las celdas B5..H9 y selecciona la opción Reglas superiores e inferiores -
10 inferiores del menú del botón . En el cuadro de diálogo que
aparece, indica el valor 6 en el primer campo y la opción Texto rojo en la segunda lista
(recuerda que, si quisieras personalizar el formato que deben seguir las celdas que cumplan
la condición, es decir, las que tienen los 6 valores más pequeños, podrías seleccionar la
opción Formato personalizado de esta segunda lista):
 Para cambiar el tema del libro, elige el nuevo tema desde la lista del botón ,
que está en el grupo de comandos Temas de la ficha Diseño de página de la Cinta de
opciones. Tras seleccionar el tema adecuado, puedes cambiar la combinación de colores
del mismo desde la lista del botón , que se encuentra en el mismo grupo de
comandos.
 Para añadir la imagen indicada, utiliza el botón , que se encuentra en el grupo de
comandos Ilustraciones de la ficha Insertar.

 Tras insertar la imagen en la hoja, puedes pulsar en ella y arrastrarla, para colocarla
en la posición que quieras, o utilizar los controles que aparecen rodeando a la imagen
al seleccionarla, para cambiarle el tamaño o girarla. Si quieres modificarla de alguna
otra manera (cambiarle el brillo o el contraste, establecer una línea de contorno para la
imagen, añadirle algún efecto de sombra, reflexión, bisel o giro tridimensional, etc.),
puedes utilizar los distintos controles de la ficha Formato (que aparece en la Cinta de
opciones al seleccionar la imagen).
 Al cambiar los valores de las celdas que te indico en el enunciado, puedes comprobar
que cambian también los distintos iconos, barras y demás formato condicional que se base
en estos valores.
 Guarda el libro desde la opción Guardar del menú del Botón de Office o pulsa
el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Más sobre la edición de hojas
1. PEGADO ESPECIAL
En esta lección vamos a ver más utilidades y opciones sobre la
edición de hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en
tu trabajo.
Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los
botones de Cortar , Copiar y Pegar de la ficha Inicio
de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes)
o pulsa y arrastra con el ratón.
Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias
opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de
pegado más complejos.
Paraesto,trashacerunaoperacióndecopia,pulsaenlaflecha
del botón y selecciona la opción Pegado especial.
En el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción
podemos indicar qué parte de los atributos de la celda queremos pegar
en la nueva posición.
Entre las distintas opciones de pegado están:
 Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto
significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios, etc.
 Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están
escritas en la barra de fórmulas.

Ten en cuenta
que el Pegado
especial sólo
estará dispo-
nible cuando
hayas utilizado
el comando
Copiar, no
cuando hayas
utilizado
Cortar.
 Valores: sólo pega los valores como se muestran en las celdas.
 Formatos: pega sólo el formato de la celda copiada en la celda
o celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque
parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.
El resto de opciones de pegado son:
 Comentarios: sólo se copian las notas o comentarios de las
celdas.
 Validación: se copian las reglas de validación de entrada
de datos.
 Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido
de la celda en el formato del tema de documento tienen los
datos copiados.
 Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos,
pero no los bordes de las celdas copiadas.
 Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna
al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.
 Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y
todas las opciones de formato de números de las celdas que
has copiado.
 Formatos de números y valores: pega los valores y todas
las opciones de formato de números de las celdas que has
copiado.
Como ves, este comando permite separar las partes de los datos
copiados a la hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de
Operación hay una serie de operaciones matemáticas que puedes
seleccionar, para combinar los datos del área que has copiado con los
del área en la que vas a pegar.
Fíjate que se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no
seleccionar ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna
operación.
La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la
tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas
copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado.
Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas por
columnas, activa la casilla de verificación Transponer.
Desde las opciones del menú del botón también puedes
ejecutar algunos de los comandos más habituales del Pegado especial,
como la opción de pegar fórmulas, valores o transponer.
2

La opción Pegar vínculos (o el
botón equivalente Pegar vínculos del
cuadro de diálogo Pegado especial)
pega los datos y establece un vínculo
con el origen de los datos. O sea, que
si los datos del origen (de las celdas
copiadas) cambian, los datos pegados
también cambiarán.
LaopciónPegarcomohipervínculo
pega los datos como un hipervínculo, de
forma que, al pulsar sobre él, te desplaces
hasta los datos de origen.
Para acabar, recuerda que también puedes usar el botón Copiar
formato , que permite copiar el formato de una celda a otra u otras
Desde las
opciones del
submenú
Como imagen
puedes pegar
los datos
copiados como
una imagen
estática o pe-
gar vínculos de
imagen, que
se trata de una
imagen espe-
cial vinculada
a los datos
de origen,
por lo que, si
cambias estos
datos, también
cambiará la
imagen.
de una forma rápida y sencilla.
2. ORGANIZAR CON PANELES
Si has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en algún
momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo. Para
hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro paneles.
Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de nuevas
ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde el botón
de la ﬁcha Vista de la Cinta de opciones.
Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a
cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa
que sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo
libro, y tampoco puedes minimizar una ventana del libro.
Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un
panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma
hoja de cálculo.
Para dividir la hoja en paneles, arrastra el cuadro de división que
aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o
el de la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal .
Si creamos una división horizontal en la ventana (utilizando el
cuadro de división de la barra de desplazamiento vertical ), cada
sección creará tendrá su propia barra de desplazamiento vertical, pero
la misma barra de desplazamiento horizontal.

Si la división es vertical, pasará lo contrario, habrá una sección
a la izquierda y una a la derecha; cada sección tendrá su propia barra
de desplazamiento horizontal y las dos tendrán la misma barra de
desplazamiento vertical.
Alcreardivisiones,puedesdesplazartedentrodeunpanel,mientras
que el otro panel permanece en la misma posición, sin moverse.
Estas divisiones son útiles si queremos dejar fija una sección y
desplazarnos por otra. Esto te puede servir para recorrer las celdas de
datos de una hoja dejando fijas las celdas de títulos, o para copiar y
pegar datos en una hoja con un gran tamaño.
Para quitar la división, haz doble clic en cualquier punto de la
barra de división que divide los paneles.
Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que
tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al
desplazarte por la hoja de cálculo.
En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una
fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja:
 Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar
la fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la
división.
4

Con el coman-
do de Inmovi-
lizar paneles
siempre se
fija la sección
superior o la
izquierda, de-
pendiendo de
si has seleccio-
nado una fila
o una colum-
na. Si tienes
seleccionada
una celda, se
inmoviliza la
sección supe-
rior izquierda.
 De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la
columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta
división.
 Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro
paneles, selecciona la celda situada por debajo y a la derecha
del punto donde quieres que aparezca la división.
a la opción Inmovilizar paneles desde el botón
del grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de
opciones, para dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o
columnas correspondientes.
Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede
Las otras opciones del menú de este botón crean paneles
bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.
De forma parecida a las divisiones, la inmovilización de paneles es
útil si quieres separar unos datos de otros en la misma hoja de cálculo,
lo que es de gran ayuda en hojas con listas muy extensas.

Si te pones
en una celda,
podrás ocultar
la fila o colum-
na en la que
se encuentra,
mientras que,
si seleccionas
varias celdas,
podrás ocultar
todas las filas
o columnas
que abarque
dicha selec-
ción.
Por ejemplo, en la imagen anterior hemos inmovilizado los títulos
o encabezados de la tabla de datos (hemos seleccionado la fila 5 y
hemos ejecutado el comando Inmovilizar paneles). De esta forma,
podemos ver siempre los títulos al desplazarnos hacia abajo por la lista
de personas, lo que nos puede ayudar a la hora de trabajar con los
datos, añadir nuevas personas, etc.
Al inmovilizar paneles, en el menú del botón
la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que
puedas desbloquear las filas o las columnas inmovilizadas.
3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
Otra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar
determinadas filas o columnas.
Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras
estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes
volver a mostrar las filas o columnas ocultas.
Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos
ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias
filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.
A continuación, pulsa el
botón (que está en
el grupo de comandos Celdas
de la ficha Inicio de la Cinta de
opciones) y despliega el submenú
Ocultar y mostrar.
Desde las
opciones de este
submenú puedes
ocultar las filas
o las columnas
seleccionadas.
T a m b i é n
puedes utilizar
este submenú
para volver a
mostrar las filas
o columnas
ocultas.
6

Otra mane-
ra de ocultar
una fila o una
columna es
a través del
menú con-
textual que
aparece al
pulsar con el
botón derecho
del ratón sobre
el título de fila
o de columna,
eligiendo la
opción Ocultar.
Si hacemos una selección que incluye algunas celdas ocultas
y copiamos o cortamos, Excel también copiará o cortará las celdas
ocultas.
Si quieres que no se incluyan determinadas celdas al copiar o
cortar, es posible que sea necesario mostrar las celdas ocultas para
poder indicar claramente las celdas adecuadas.
También puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin
necesidad de mostrar las celdas ocultas para seleccionar las
adecuadas. Para esto, sigue los siguientes pasos:
 Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas
que quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga
celdas ocultas.
 En el menú del botón (en la ﬁcha Inicio de la
Cinta de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o
selecciona la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el
cuadro de diálogo que aparece).
 En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona
la opción Sólo celdas visibles y acepta.
De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles
que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado.
A continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y
pegarlas en otro sitio.
Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es establecer
su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto, también puedes
ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la misma.
Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero
realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una
por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una
por la derecha de las columnas ocultas.
A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar
columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón .
Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de columna
en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de diálogo.
La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u
hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la
parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas,
utiliza la opción Mostrar hoja.

Si tienes más
de dos libros
abiertos, al
pulsar el botón
Ver en para-
lelo para
activar esta
opción, ten-
drás que elegir
el libro con el
que compa-
rarás el libro
actual.
4. COMPARAR LIBROS
Durante el trabajo con tus libros también te puede ser útil el
comandoVerenparalelo ,quetepermiteverdeunaforma
rápida las diferencias que pueden haber entre dos libros de Excel.
Con este comando te podrás mover por los dos libros a la vez y
buscar las diferencias entre ellos.
Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que
queremos comparar. Para comparar libros se utilizan los botones Ver
en paralelo , Desplazamiento sincrónico y Restablecer
posición de la ventana , que se encuentran en el grupo de comandos
Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Para iniciar esta
comparación, pulsa el botón Ver en paralelo .
Entonces podrás ver las ventanas de los dos libros a la vez. Si está
activo el botón Desplazamiento sincrónico , te podrás desplazar por
los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se moverá el otro.
De esta manera podrás ir viendo las ventanas de los dos libros a la
vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.
El botón Restablecer posición de la ventana te permite
volver a poner las ventanas de los libros que estás comparando en
sus posiciones iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a
tenerlas como estaban al principio.
Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón
Ver en paralelo .
8

ACTIVIDADES
En esta actividad vamos a empezar practicando el uso del
comando Pegado especial de Excel.
 Abre en Excel el libro Edición.xlsx, que está entre los archivos
del curso.
 En la Hoja1 puedes ver los datos de temperaturas medias en
tres ciudades. Realiza una copia de los datos de la tabla en otra
posición de esta misma hoja, teniendo en cuenta que hay que
cambiar las filas por las columnas (transponer).
 Una vez hecho esto, utiliza otra vez el comando de Pegado
especial para sumar el valor 2 a los valores de temperatura de la
Ciudad 1, en la nueva tabla que acabas de crear. Para ello puedes
escribir este valor de 2 en otra celda de la hoja, copiarlo y utilizar
el comando Pegado especial sobre los datos de la Ciudad 1.
 Haz lo mismo para restar el valor 1 a los datos de temperatura
de la Ciudad 3 de la nueva tabla. Con todas estas acciones, tu
hoja quedará como la siguiente:
 Ponte en la Hoja2. Para empezar, haz los pasos necesarios para
conseguir inmovilizar la fila de títulos de los datos de la tabla
(fila 5), de forma que, al movernos por las filas que estén por
debajo, esta fila siga viéndose en todo momento.

 Para que esta hoja quede mejor, haz que no se vean las líneas
de división de las celdas. Inserta también en la hoja la imagen
Dibujo.bmp, que está entre los ficheros del curso. Si es necesario,
ajusta el tamaño y la posición de la imagen para que quede como
te muestro a continuación.
 Añade las reglas de formato condicional necesarias a las celdas
con los valores de las temperaturas, de forma que los 5 valores de
temperatura más altos se vean con el texto en color rojo, mientras
que los 5 valores más bajos se vean en color azul.
 Para acabar, añade una flecha que señale a la celda C30, que
indicará que esta es la temperatura más baja de todos los datos
que tenemos. Pon esta flecha en color rojo.
 Este es el resultado que tienes que obtener:
 Guarda el libro con el nombre de Temperaturas.xlsx y sal de
Excel.

SOLUCIÓN
Aquí tienes algunas indicaciones que puedes seguir para hacer las actividades de esta
lección:
 Abre el libro Edición.xlsx que te indico. Para copiar los datos, primero tenemos que
seleccionarlos: pulsa y arrastra con el ratón desde la celda A4 hasta la celda D10. A
continuación, pulsa el botón Copiar o la combinación de teclas + .
 Ahora que ya tenemos copiados los datos al portapapeles, ponte en otra celda de la hoja
(por ejemplo, en la celda A13), pulsa en la flecha del botón y selecciona la
opción Pegado especial. En la ventana que aparece, activa la casilla Transponer y acepta
(en este cuadro de diálogo deben estar seleccionadas las casillas Todo y Ninguna, en
los apartados de Pegar y Operación, respectivamente). Otra forma equivalente de hacer
esto es seleccionar directamente la opción Transponer en el menú del botón . De
cualquiera de estas dos maneras, el resultado que obtendrás será como el siguiente:
 Ponte ahora en otra celda de la tabla (por ejemplo, en la celda A19) y escribe en ella
el valor 2. Selecciona esta celda y pulsa de nuevo el botón Copiar (o su combinación
de teclas).
 A continuación, selecciona las celdas con los datos de las temperaturas de la Ciudad 1
de la tabla que has copiado (en nuestro caso, de la celda B14 a la celda G14) y accede al
cuadro de diálogo Pegado especial a través del botón . En este cuadro de diálogo,
selecciona la operación Sumar y acepta.

 Para restar 1 de los datos de temperatura de la Ciudad 3, escribe el valor 1 en otra
celda (por ejemplo, la celda B19), selecciona esta celda y cópiala. Luego selecciona las
celdas con los datos de temperaturas de la Ciudad 3 (en nuestro caso, B16..G16), accede
al Pegado especial, selecciona la operación Restar y acepta.
 Con esto ya tendrás la Hoja1 como te pido en el enunciado.
 Pasemos a lo que hay que hacer en la Hoja2. Para inmovilizar la fila de títulos,
selecciona primero la fila 6, haciendo clic sobre el título de esta fila. Luego pulsa el botón
(que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones, en el grupo de
comandos Ventana) y selecciona la opción Inmovilizar paneles. De esta forma, Excel
inmovilizará el panel superior de la hoja (de la fila 1 a la 5), con lo que tendremos los
títulos siempre visibles, al desplazarnos hacia abajo por la hoja de cálculo.
 Oculta las líneas de división de las celdas desactivando la opción Ver del apartado
Líneas de la cuadrícula, que se encuentra en el grupo Opciones de la hoja de la ficha
Diseño de página de la Cinta de opciones. Para esto también puedes utilizar las opciones
del botón , que está en la ficha Vista.
 Pulsa en el botón para insertar la imagen (este botón se encuentra en el grupo
de comandos Ilustraciones de la ficha Insertar). Arrastra la imagen y cambia su tamaño
desde los controles que aparecen alrededor de ella.
 Selecciona las celdas C6..C53, pulsa el botón (del grupo de
comandosEstilosdelafichaInicio)yseleccionalaopciónReglassuperioreseinferiores-
10 mejores. En el cuadro de diálogo que aparecerá, indica 5 en el primer campo y Texto
rojo en la lista, como formato a aplicar a las celdas con los 5 valores más altos. Acepta
para aplicar esta regla de formato condicional a las celdas seleccionadas.
 Manteniendo la selección de celdas, vuelve a pulsar , eligiendo
esta vez Reglas superiores e inferiores - 10 inferiores. Tras introducir el valor 5 en el
primer campo del cuadro de diálogo, selecciona la opción Formato personalizado en la
lista e indica el color azul como color de fuente. Acepta hasta volver a Excel.
 Pulsa el botón del grupo de comandos Ilustraciones de la ficha Insertar y
selecciona la flecha; a continuación, pulsa y arrastra para crear un dibujo de este tipo en la
hoja. Para cambiar el color o alguna otra característica de la flecha, utiliza las herramientas
contextuales que aparecen en la ficha Formato de la Cinta de opciones al seleccionar
el dibujo de la flecha. Por ejemplo, puedes cambiar su color, ancho o estilo de línea o de
flecha desde el botón , o añadir una sombra, un resplandor, un reflejo
u otro efecto desde el botón .

 Todas estas características de la flecha también las puedes cambiar a través del cuadro
de diálogo de Formato de forma, que puedes mostrar pulsando con el botón derecho del
ratón sobre la flecha y seleccionando la opción Formato de forma.
 Guarda el libro desde la opción Guardar como del menú del Botón de Office .

Crear gráficos
1. INTRODUCCIÓN
Ya sabemos que en Excel podemos incluir dibujos e imágenes
en las hojas de cálculo, para mejorar su presentación y su
diseño. Además, también tenemos la posibilidad de incluir elementos
gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los valores que
hay en una tabla de datos.
El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para
mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo
entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones
y montones de cifras.
Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de
una hoja de cálculo.

Crear gráficos
Lo normal
es seleccio-
nar rangos
rectangulares
de celdas,
pero también
puedes selec-
cionar celdas
no adyacen-
tes, que no
estén seguidas
(recuerda que,
para esto,
puedes utilizar
la tecla ).
También se
usan los gráfi-
cos incrustados
cuando quie-
res mostrar
más de un
gráfico en la
misma hoja de
cálculo.
Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien
crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico); en
este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra hoja
de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla, etc.).
Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan
automáticamentealahojadecálculo,deformaquecualquiercambioque
hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.
Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero que tenemos que
hacer es seleccionar los datos que se mostrarán en el gráfico.
En un gráfico se representa el valor que hay en las celdas de la hoja
de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla
los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.
Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de datos,
y aparecen en los gráﬁcos en forma de líneas, columnas, etc.
(dependiendo del tipo de gráﬁco de que se trate). Estos puntos
de datos se agrupan en series de datos, y se distinguen entre
sí por sus colores o diseños.
2. CREACIÓN DEL GRÁFICO
Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo,
al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento
gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición donde está
en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón.
Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o
imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo,
la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos).
Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a
partir de los que se creará el gráfico. Tienes que incluir en la selección
los rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres
que se muestren en el gráfico; si no lo haces, no te preocupes: después
podrás añadir estos rótulos, si quieres.
2

Crear gráficos
En el grupo de comandos Gráficos de la ficha Insertar de la Cinta
de opciones esta ficha están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al
pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los
subtipos de gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar.
Como ves, podemos crear gráficos de columnas, de líneas,
circulares y otros tipos (radiales, de anillo, de burbuja...).
Con la opción
Todos los ti-
pos de gráfico
(o pulsando
el Iniciador
de cuadro de
diálogo
de este grupo
de comandos
Gráficos) se
abrirá un cua-
dro de diálogo
con todos los
tipos de gráfi-
co disponibles,
para que pue-
das seleccionar
el tipo desde
allí.
Además, muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y
subtipos tridimensionales. Selecciona el que más te interese para cada
ocasión.
Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no
te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás
cambiarlo fácilmente.
Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el
gráfico en la hoja. A continuación, podrás modificarlo de la forma que
quieras, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato, etc., para
personalizarlo completamente.
Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones
tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Estas herramientas
contextuales de gráficos permiten trabajar con el gráfico seleccionado
y todos sus elementos.

Crear gráficos
Desde la ficha Diseño puedes seleccionar distintas opciones de
diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su
ubicación o los datos que está mostrando. La ficha Presentación se
utiliza para mostrar, ocultar o cambiar la posición de los elementos del
gráfico, mientras que desde Formato podemos cambiar el formato de
los distintos elementos (colores, estilos de línea, efectos especiales...).
Imagínate que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el tipo
seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo. Pues bien,
puedes cambiar su tipo desde el botón .
En el cuadro que aparece puedes seleccionar el tipo y subtipo de
gráfico que quieres utilizar en el gráfico.
Puedes situar un gráfico en cualquier lugar de la hoja, así como
cambiar su tamaño y otras características.
Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo,
cuál es el rango que está siendo representado en el mismo. Además,
también se señalan las celdas que se utilizan en otros elementos del
gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de datos y las que
representan a las distintas categorías de valores.
4

Crear gráficos
Según lo que
te interese
comprobar en
los datos de la
hoja, será más
conveniente
poner los da-
tos represen-
tados de una
forma u otra.
Ten en cuenta
que, a veces,
la información
que tengas
en la hoja de
cálculo sólo
tendrá sentido
de una deter-
minada forma.
El eje vertical
del gráfico
también se
llama eje Y o
valor, mientras
que el eje hori-
zontal también
se llama eje Y
o categoría.
Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del
gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al
eje horizontal y viceversa.
DelamismaformaquecualquierotroobjetodeExcel,tambiénpuedes
eliminar un gráfico. Primero selecciónalo y luego pulsa la tecla .
Ten en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de los
elementos del gráfico (leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona
este elemento y no el gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los
lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo. Luego veremos
más detenidamente los distintos elementos de un gráfico.
3. CAMBIAR EL ASPECTO
El tipo de gráfico es la característica que más puede influir
en el aspecto general del gráfico, aunque también podemos
realizar otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente
su diseño.
Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los
grupos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la ficha Diseño de
la Cinta de opciones), de manera que puedes aplicarlos para cambiar
rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo o cambiando cada uno
de los elementos del gráfico manualmente.
Hay diseños con título del gráfico,
con leyenda, con títulos en los ejes,
etc.
Para cambiar el título del gráfico
o los títulos que puedas añadir al

eje vertical y al horizontal, pulsa en

dicho título para seleccionarlo y, a

continuación, haz clic otra vez para que

aparezca el cursor de texto.

En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar
a los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y
formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su
aspecto general.

Crear gráficos
Normalmente
pondrás un
gráfico en
una hoja de
gráfico cuan-
do quieras
ver un gráfico
separado de
los datos de la
hoja de cálculo
en los que se
basa. También
puede ser útil
si quieres ver
o cambiar
gráficos de
gran tamaño
o muy com-
plejos, porque
así podrás
trabajar mejor
con ellos.
Aunque hayas aplicado un diseño o un estilo determinado al
gráfico, siempre puedes personalizarlo, añadiendo o eliminando los
elementos que quieras o cambiando el formato de los ya existentes.
Otra característica que podemos establecer es la ubicación del
gráfico, es decir, dónde estará situado. Podemos incrustarlo como un
objeto más de la hoja de cálculo (como en este caso) o en otra hoja
aparte, en cuyo caso estará situado en una hoja de cálculo independiente
que sólo tendrá el gráfico, llamada hoja de gráfico.
Tras seleccionar el gráfico o seleccionar la hoja de gráfico en la
que se encuentra el gráfico, el comando permite transformar un
gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés.

Al poner un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja
situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se
representan en el gráfico.
Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar
la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo
+
predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación
de teclas crea directamente un gráfico incrustado).
6

Crear gráficos
Puedes cam-
biar el tipo de
gráfico pre-
determinado
seleccionando
el tipo y subti-
po de gráfico
adecuado en
el cuadro de
diálogo donde
aparecen
todos los tipos
de gráfico y
pulsando el
botón Esta-
blecer como
predetermi-
nado.
4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO
Vamos a centrarnos ahora en los elementos que podemos
mostrar en el gráfico.
Hemos comentado que desde la ficha Presentación de la Cinta de
opciones puedes mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico.
Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes,
la leyenda, el área de trazado, etc.
Por ejemplo, desde
el botón puedes
seleccionar si quieres mostrar
o no el título del gráfico, así
como si mostrarlo encima
del gráfico o superpuesto en
el mismo.

Crear gráficos
Desde las opciones del botón puedes mostrar u ocultar
las líneas de la cuadrícula del gráfico, que son líneas horizontales
o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el área de
trazado del gráfico. Estas líneas sirven para facilitar la lectura de los
datos del gráfico.
Lasetiquetasdedatosmuestranlosvaloresadecuadosenlospuntos
de datos del gráfico, que son los valores que se están representando en
estos puntos.
Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja
correspondiente. Para lo que puedes utilizar el botón
de gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos
.También
puedes poner
la tabla de
datos en un
gráfico incrus-
tado, aunque
la mayoría
de veces no
tendrá mucho
sentido ha-
cerlo, porque
normalmente
incrustarás un
gráfico en la
misma hoja de
cálculo donde
tengas los
datos repre-
sentados.
De esta forma se mostrará, pegada a la parte de abajo del gráfico,
la tabla de datos que está siendo representada.
Además de utilizar la opción Ninguno de los menús de los
botones de esta ficha Presentación, si quieres eliminar algún elemento
del gráfico también puedes seleccionarlo y pulsar la tecla .
8

Crear gráficos
5. FORMATO DE ELEMENTOS

Aparte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el
gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que
se tengan el aspecto que quieras.
Una manera de hacer esto es a través del cuadro de diálogo que
aparece al acceder a la opción Más opciones, dentro del menú del
elemento adecuado, en los botones de la ficha Presentación.
En cada categoría de este cuadro de diálogo existen distintas
opciones, desde las que puedes configurar prácticamente cualquier
característica del elemento de que se trate.
Otra manera de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es
seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar los controles de la
ficha Formato de las herramientas contextuales del gráfico.
Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar
algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar
tú mismo su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.
Desde el botón puedes seleccionar el color
de la línea del contorno del elemento, así como el grosor de esta línea
y el tipo de línea (continua, a puntos, a rayas...).
Desde el botón , además de elegir un color

como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una
imagen o una textura como relleno.

Crear gráficos
En la lista
del grupo de
comandos Se-
lección actual
se muestra el
elemento del
gráfico que
tienes selec-
cionado en
cada momen-
to, para que
sepas sobre
lo que estás
trabajan-
do. También
puedes utilizar
esta lista para
seleccionar
los distintos
elementos del
gráfico.
Desde el apar-
tado Entradas
de leyenda
(Series) pue-
des cambiar
el orden en el
que se mues-
tran las series
en el gráfico,
lo que pue-
de ser útil en
ocasiones. Este
cuadro tam-
bién permite
intercambiar
los datos
representados
en las filas y
columnas del
gráfico.
Ya hemos dicho que, para seleccionar un elemento del gráfico,
debes pulsar sobre él. Con el teclado también puedes seleccionar los
distintos componentes del gráfico: pulsando las teclas o
pasarás de un elemento a otro, mientras que con las teclas y
accederás a los elementos de una misma categoría.
Desde el botón , que está en el grupo
de comandos Selección actual (tanto en la ficha Formato como en
Presentación), también puedes cambiar el formato del elemento
seleccionado desde un cuadro de diálogo.
Recuerda: cuando quieras hacer un proceso con un determinado
elemento (cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o
alguna otra característica de formato), deberás seleccionarlo primero,
ya sea haciendo utilizando el ratón o con el teclado.
Decualquieradeestasformaspodríamosestablecerlaspropiedades
que quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta
las que pone Excel según el estilo seleccionado.
6. AÑADIR DATOS
Si, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico
otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.
Desde el botón del grupo de comandos Datos de la
Cinta de opciones (en la ficha Diseño) puedes cambiar el rango de
celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las
que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este
cuadro de diálogo.
10

Crear gráficos
Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también
puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados
en el gráfico.
Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul,
el rango de datos representados, y con un rectángulo verde, los rótulos
de las series de datos.
Ten en cuenta
que el tamaño
del gráfico no
cambia al aña-
dir más datos
al mismo,
por lo que es
posible que, al
añadir nuevos
datos, tengas
que cambiar
manualmente
el tamaño,
para que el
gráfico quede
más claro.
Para agregar más datos, haz que estos datos que quieres incorporar
al gráfico entren en el rango, arrastrando uno de los controladores de
tamaño del rango (es decir, uno de los pequeños cuadrados que aparecen
en las esquinas del rango).
Por ejemplo, si en la imagen anterior quisieras incorporar la serie
del tercer trimestre al gráfico, lo único que tendrías que hacer es pulsar
en el controlador de tamaño inferior derecho y arrastrarlo hacia la
derecha, para que abarque también estos datos.
Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos
de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que
quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas.
Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará
inmediatamente el gráfico.
Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando
en el gráfico, el gráfico se actualizará. Pero no al revés: si se elimina
una serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.

ACTIVIDADES
Crear gráficos
Ahora utilizaremos lo que hemos aprendido en la lección para
crear varios tipos de gráficos en Excel.
 Abre Excel e introduce la siguiente tabla de datos en la Hoja1,
aplicando el formato necesario para que se muestre como te enseño:
 Crea un gráfico de columnas para ver la evolución de las ventas
de coches durante cada uno de los meses. Ten en cuenta que,
en el eje horizontal o de categorías deben mostrarse los meses,
mientras que las distintas marcas se representarán en distintas
series de columnas.
 Como título del gráfico, pon el texto Primer cuatrimestre de
2007, en el eje de las X aparecerá el texto Meses, mientras que en
el eje de las Y aparecerá el texto Unidades vendidas.
 El gráfico debe aparecer en una hoja de gráfico nueva.
 Una vez tengas creado el gráfico, prueba a cambiar su estilo,
probando entre los estilos de diseño proporcionados por Excel.
Deja el gráfico con el estilo que más te guste.
 Después, haz que no aparezca en el gráfico la serie Opel.
 Cuando acabes, pasa a la Hoja2 del libro e introduce los
siguientes datos:

 En este caso, tenemos los resultados de dos encuestas
realizadas en dos meses distintos, sobre la intención de voto a
unos candidatos. Lo primero que haremos será crear un gráfico a
partir de los datos de la encuesta del mes de enero: selecciona las
celdas A3..F4 y crea un gráfico de tipo Circular 3D.
 Como título del gráfico, pon el texto Encuesta de enero,
haz que no se muestre la leyenda y que se muestren los rótulos
o etiquetas de datos, con el valor de cada porción del gráfico
circular. Coloca este gráfico debajo de los datos de esta hoja.
 A continuación, crea un gráfico circular del mismo tipo que el
anterior, pero esta vez con los datos de las celdas A5..F5. Como
consejo, puedes crear el gráfico partiendo de las celdas A3..F5, y
luego quitar la serie correspondiente a Enero. En este caso, pon
el título Encuesta de marzo, sí se debe ver la leyenda y muestra
también las etiquetas de datos. Coloca este gráfico al lado del
otro.
 Con todo esto, tu hoja debe tener un aspecto parecido al
siguiente:
Conestosdosgráficospodemosver,deunvistazo,loscandidatos
que tienen mayor apoyo de la gente, que cada vez hay mayor gente
indecisa (los que contestan "no sabe/no contesta"), etc.
 Vamos a crear un último gráfico para completar la actividad.
Ponte en la Hoja3 y escribe los siguientes datos:

ACTIVIDADES
 Puedes ver las notas de un alumno durante unos años. Crea un
gráfico de líneas a partir de estos datos (elige el subtipo Línea
con marcadores).
 No pongas ningún título al gráfico ni a ninguno de los ejes. Si
quieres, puedes probar a cambiar el estilo de diseño del gráfico,
cambiar el formato de la leyenda (poniéndole un relleno o un
contorno), cambiar el formato de las líneas de la cuadrícula o del
área de trazado, etc.
 Con este gráfico puedes ver, de una forma rápida, la evolución
de las notas del alumno a lo largo de los cuatro cursos. Viendo
el gráfico, puedes darte cuenta de que, en el curso 2005/2006,
las notas del alumno bajaron ligeramente, y que, en el siguiente
curso, se recuperaron. También puedes ver que las notas de
matemáticas han tenido tendencia a subir (cada año lo ha hecho
mejor), mientras que las notas de lengua han tenido una tendencia
a bajar a lo largo de los distintos cursos.
 Guarda todo lo que has hecho en un libro con el nombre
Gráficos.xlsx.

Crear gráficos
SOLUCIÓN
Sigue estos pasos para hacer lo que te indico en las actividades de esta lección:
Abre Excel e introduce los datos que te indico. Para aplicar el formato adecuado al título
de la tabla (el texto Coches vendidos), primero ponlo en negrita (botón Negrita ),
luego selecciona las celdas A1..E1 y pulsa el botón Combinar y centrar .
 Para poner los bordes a las celdas de la tabla, puedes seleccionar las celdas adecuadas
y acceder a la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, que puedes mostrar
desdelosbotonesIniciadordecuadrodediálogo delosgruposdecomandosdelformato
(en la ficha Inicio) o desde la opción Más bordes del menú del botón Bordes .
 Cuando ya tengas escritos los datos, puedes crear el gráfico a partir de ellos: selecciona
las celdas A3..E9, ponte en la ficha Insertar de la Cinta de opciones, despliega el menú
del botón y selecciona el primer tipo de gráfico (Columna agrupada en 2D).
 En principio, en el eje horizontal (eje X o eje de categorías) aparecerán las distintas
marcas de coches, y los meses serán las distintas series de columnas. Para poner el gráfico
como te indico en el enunciado, pulsa el botón de la ficha Diseño de la Cinta
de opciones.
 Para que aparezcan en el gráfico los títulos y rótulos
de los ejes, puedes seleccionar, desde el grupo Diseños
de gráfico de la ficha Diseño, un diseño que tenga
estos elementos, además de la leyenda del gráfico.
Otra posibilidad es, desde la ficha Presentación,
indicar que se deben mostrar estos elementos, desde
los botones correspondientes.
 De cualquiera de estas maneras, tras crear estos
elementos en el gráfico, pulsa sobre ellos para editar
el texto e introducir el adecuado.
 Para que el gráfico aparezca en una hoja de gráfico nueva, pulsa el botón y
selecciona la opción Hoja nueva. Al aceptar, se creará una hoja de gráfico con este
gráfico.
 Cambia el estilo del gráfico desde el menú de los Estilos de diseño, que está en la ficha
Diseño de la Cinta de opciones.

 Para quitar la serie de la marca Opel del gráfico, lo único que tienes que hacer es
seleccionarla en el gráfico y pulsar la tecla . Para seleccionar la serie en el gráfico,
haz clic con el ratón en cualquiera de las columnas de la serie (asegúrate que se selecciona
toda la serie y no sólo una de las columnas). Con esto, la serie se eliminará del gráfico,
pero no de la hoja de datos que está en la Hoja1.
 Si luego quisieras incluir otra vez esta serie en el gráfico, podrías utilizar las órdenes
de Copiar y Pegar: selecciona los datos de la serie en la Hoja1 (serían las celdas A6..E6),
cópialos, ponte en la hoja del gráfico y pega los datos ahí; de nuevo la serie Opel se
mostraría en el gráfico.
 También podrías quitar o añadir series en el gráfico utilizando el botón e
indicando las series o el rango de datos a añadir o eliminar del gráfico.
 Pasa a la Hoja2 y escribe los datos que te indico en el enunciado de la actividad.
Cuando ya lo hayas hecho, crea el gráfico de la misma forma que antes: selecciona las
celdas A3..F4 y elige el primer tipo de gráfico de la sección Gráfico circular 3D, desde
el botón de la ficha Insertar de la Cinta de opciones.
 Cambia el título del gráfico y elimina la leyenda (seleccionando este elemento y
pulsando o seleccionando la opción Ninguno en el menú del botón , que
está en la ficha Presentación).
 Para mostrar los rótulos o etiquetas de datos, selecciona la opción adecuada en el menú
del botón , según la posición donde quieras mostrarlos el en gráfico.
 Para crear el segundo gráfico de esta hoja, selecciona las celdas A3..F5. Crea el gráfico
de la misma forma que antes y, a continuación, pulsa el botón , selecciona la serie
Enero y quítala del gráfico. Con esto tendremos los datos adecuados representados en el
gráfico. En este caso, recuerda que no debes eliminar la leyenda del gráfico.
 Si necesitas cambiar la posición de alguno de los gráficos, pulsa sobre una zona libre
del gráfico y arrástralo hasta donde quieras ponerlo. Si quieres cambiar su tamaño, primero
selecciona el gráfico (haciendo clic en alguno de sus lados o en una zona libre) y luego
pulsa y arrastra en alguno de los controladores de tamaño que aparecen en su borde.
También puedes cambiar el tamaño del área de trazado (que es el área donde aparece el
dibujo circular del gráfico, donde se representan los datos), de la leyenda o de cualquier
otro elemento; para ello, primero tendrás que seleccionar el elemento y luego cambiar su
tamaño arrastrando los controladores de tamaño que aparecen en sus esquinas.

 Continuemos con el siguiente gráfico: escribe primero los datos adecuados en la Hoja3
del libro. Luego selecciona las celdas A3..D7, pulsa el botón y elige el subtipo de
gráfico Línea con marcadores (que es el primero de la segunda fila de subtipos en 2D).
 Si quieres, puedes cambiar el tamaño del gráfico, para verlo mejor, o aplicarle un
determinado estilo de diseño. Tu hoja puede quedar de manera parecida a como te enseño
a continuación:
 Guarda el libro pulsando el botón Guardar o con la opción Guardar o Guardar
como del menú del Botón de Office , indicando el nombre Gráficos.xlsx.

Colocar datos en la Web
1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS
Excel, al igual que el resto de programas de la familia de Office
2007, está preparado para trabajar y crear documentos con
tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una
red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.
Por ejemplo, Excel (al igual que cualquier otra aplicación de
Office 2007), permite guardar los documentos que hagas como páginas
web, en formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que
se utiliza para crear las páginas web de Internet).
Una de las características de Excel relacionada con Internet es
la posibilidad de insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para
permitir “navegar” entre ellas.
Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o
cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir
otro documento o una página web.
Es decir, que al hacer clic sobre un hipervínculo se “salta” a
otro lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un
libro de Excel distinto, una dirección de Internet, etc. Incluso podemos
hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el programa de correo
electrónico para mandar un e-mail a alguien.
En la ficha Insertar de la Cinta de opciones está el botón .

Al pulsar en él, indicaremos que queremos que el objeto seleccionado
(que puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento
de la hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.
Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al
hacer clic sobre el hipervínculo. El lugar donde saltaremos puede ser
un documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este mismo
documento o una dirección de Internet, entre otros.

Los hipervín-
culos son los
que utilizamos
para movernos
entre las pá-
ginas web de
Internet, que
es lo que se
conoce como
"navegar" por
Internet. Los
hipervíncu-
los también
se llaman
hiperenlaces o,
simplemente
vínculos.
Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar
el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos
o bien con el botón Explorar el Web , según a lo que quieras
acceder.

Por ejemplo, si pulsas en Explorar el Web , se abrirá tu

explorador de Internet y podrás “navegar” por las páginas de Internet
hasta encontrar la que quieras abrir al pulsar el hipervínculo de tu
libro. Entonces, podrías copiar su dirección (que aparece en la barra
de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de
diálogo de Excel. Otra forma de indicar la dirección de la página
en la que nos encontremos es minimizar el navegador; entonces la
dirección de la página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar
hipervínculo, con lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo
a dicha página.
Si creas un hipervínculo a un libro de Excel, puedes saltar al
principio del libro o a un lugar más concreto del mismo. Para esto
último, utiliza el botón Marcador.
Si has creado algún
nombre en el libro y quieres
saltar directamente a esta
ubicación, simplemente
tendrásqueindicarloeneste
cuadro de diálogo. También
puedes seleccionar la hoja
de cálculo a la que quieras ir
y poner la celda en el cuadro
Escriba la referencia de
celda (así podrías saltar a
la celda C15 de la Hoja3,
por ejemplo).
2

En la sección Vincular a podemos indicar si
queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo
libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que
decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a
una dirección de correo electrónico.
También puedes crear un hipervínculo a una
dirección de correo electrónico escribiendo esta
dirección directamente en la celda. Por ejemplo,
si escribes juan@servidor.com en una celda,
Excel detectará que esto es una dirección de
e-mail y creará un hipervínculo, de forma que,
al pulsar en él, se abrirá el programa de correo
electrónico, para que podamos escribir y mandar
un mensaje a esta dirección.
Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto
que aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del
hipervínculo (sin hacer clic en él).
En la hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo
poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el
hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para
indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten
en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.
Otra forma de
seleccionar un
hipervínculo
sin activar
el vínculo es
pulsar sobre
la celda o ele-
mento mien-
tras mantienes
pulsada la
tecla . Si
celda, también
puedes utilizar
las teclas de
dirección para
seleccionar la
celda.
Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un
hipervínculo, Excel convertirá el cursor del ratón en una mano
para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.
Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la
que apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para
seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?
Si quieres seleccionar una celda con un hipervínculo, mantén
pulsado el botón del ratón durante un poco sobre ella, para que Excel
se dé cuenta de que quieres seleccionar la celda y no ir a la dirección
del hipervínculo.
,
el hipervínculo
está en una

También pue-
des acceder
a este cuadro
desde el botón
Opciones de
Excel del menú
del Botón de
Office ,
seleccionando
la categoría
Personalizar
para irte hasta
esta sección.
2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS
Al utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las
distintas hojas y libros de Excel, es posible que te llegues a
perder entre tanto salto.
Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la
navegación entre los distintos vínculos. Estos botones no aparecen por
defecto en ninguna ficha de la Cinta de opciones, pero los podemos
mostrar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Paraesto,puedespulsarelbotónPersonalizarbarradeherramientas
de acceso rápido y seleccionar la opción Más comandos.
Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes elegir los botones
y controles que quieres que aparezcan en la barra de herramientas
de acceso rápido. Desde la lista Comandos disponibles en puedes
seleccionar los botones y controles que quieres mostrar en la lista de
la parte izquierda del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el
comando que buscas.
Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por
lo que desplazas son Atrás y Adelante .
Si los añades a la barra de herramientas de acceso rápido, con
el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has visitado. Si
pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el que podrás
ir al siguiente documento o página que habías visto.
4

SihasnavegadoporInternetutilizandounnavegador(porejemplo,
Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán familiares
estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas, porque
también funcionan de igual manera en estos programas.
Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes
utilizar el campo Ubicación. Para ver este campo, puedes selecciona la
opción Preparar- Propiedades, en el menú delBotón de Office
con esto mostrarás el Panel de información del documento, en cuya
parte superior está este campo Ubicación.
;
Este campo Ubicación puede servir, además de poder comprobar
la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este
vínculo y compartirlo con otras personas.
También puedes mostrar el campo Ubicación en la barra de
herramientas de acceso rápido. De esta forma, desde este
campo, aparte de ver y copiar la dirección del documento,
también puedes acceder a distintas direcciones, escribiendo
la dirección a la que quieras acceder ahí. Además, este campo
tiene una lista, donde se van guardando las direcciones a las
que has estado accediendo, de forma que puedes volver a
utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.
Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una
hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa
de nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el
cuadro de diálogo.

Si trabajas en
una empresa,
una aplicación
de esta carac-
terística puede
ser colocar
los libros en
la intranet o
red local de
tu empresa,
para que tus
compañeros
tengan acceso
a ellos y pue-
dan ver los
datos.
Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido
de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el
botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo
en el menú contextual.
Fíjate cómo en ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si
nos referimos a una dirección de Internet, una dirección de tu red local
o un simple libro que tengas en tu propio ordenador.
Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección
de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico
en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una
página web de Estados Unidos, etc.).
3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB
Hasta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel
como si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando
hipervínculos entre libros.
Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus
libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web,
para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.
Imagínate lo que podemos lograr con esto:
 La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel
para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello sólo
necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.
 También es mucho más fácil mantener actualizados los datos
que vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso
a la misma información.
Ya sabes que desde el submenú Guardar como del menú del
Botón de Office puedes guardar el libro actual en el formato
propio de esta versión de Excel, en formato de versiones anteriores o
en otros formatos.
Si seleccionas la opción Otros formatos de este submenú podrás
guardar el libro con alguno de los otros formatos disponibles en Excel.
6

Ten en cuen-
ta que las
posibilidades
de Excel son
mayores que
las del formato
HTML, por lo
que se pueden
perder algunas
características
de la hoja o
del libro al
guardarlo
como página
web.
Si, en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccionas la opción
Página Web (*.htm;*.html) en la lista Tipo, el libro se guardará en el
formato HTML, es decir, como una página web.
El formato de Página Web de un sólo archivo (*.mht;*.mhtml)
(que también puedes seleccionar desde la lista Tipo) incluye, en el
mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes y demás
recursos codificados, por lo que un único archivo de disco tenemos todo
lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML (Multipurpose
Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente estandarizado,
por lo que la página resultante puede mostrarse diferente según
el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no lo
soportan.
Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el
libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un
rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.
A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la
página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en
la barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la
página web creada.

Si quieres
cambiar la pá-
gina web que
has hecho (en
formato HTML,
con extensión
htm), puedes
abrir este
fichero htm
desde Excel
directamente,
cambiar lo
que quieras y
guardarlo.
Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones Web.
Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes establecer algunas
opciones que se tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato
HTML.
Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista
superior de la ficha Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas
opciones de la página web creada, para que sea compatible con el
navegador seleccionado.
En la ficha Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de
la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta
independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre
otras opciones. En la ficha Imágenes puedes seleccionar la resolución
de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).
Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el
botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado
desde el propio Excel. De todas formas, recuerda que el libro original
(en formato de Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo
puedes abrir y trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.
Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta
(con el nombre NombreFicheroHTML_archivos), donde se guardan
los archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para
mostrar la página web.
Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los
usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de
la Web. Puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se ha utilizado
el navegador Internet Explorer:
8

Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato
HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que sólo los puedes
ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.
Por otra parte, fíjate en las etiquetas de hoja de cálculo en la parte
de abajo, casi igual como aparecen en el propio Excel. Estas etiquetas
también permiten desplazarte por las distintas hojas desde la página
web, como si estuviéramos en Excel.
Para acabar el capítulo, vamos a ver algunas opciones más respecto
a la creación de páginas web a partir de los libros de Excel.
Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión
htm o html) para modificarlo desde Excel, en el menú del Botón de
Office podrás ver la opción Convertir. Esta opción aparecerá
debido a que podemos convertir el fichero abierto desde su formato
HTML al formato propio de Excel (con extensión xlsx).
Si desde la opción Guardar como - Otros formatos pulsas
el botón Publicar se abrirá un cuadro desde el que también podrás
crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías trabajando con
el documento original en Excel.
Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes
seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si
quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.
La opción Con-
vertir también
aparece en el
menú del Bo-
al abrir
un libro de Ex-
cel hecho con
alguna versión
anterior del
programa,
para convertir-
lo al formato
de esta ver-
sión. En lugar
de utilizar esta
opción, obten-
drías el mismo
resultado si
accedieras a
Guardar como
y seleccionaras
el formato de
libro de Excel
(xlsx).
tón de Office

La casilla Abrir
la página en
el explora-
dor Web hace
que, después
de publicar el
libro, se mues-
tre el fichero
HTML creado
en el navega-
dor.
Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada
vez que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra
el mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.
Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos
visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con
cualquier navegador.Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML
y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF o JPEG.
Sinembargo,recuerdaque,deestaforma,loúnicoquepuedenhacer
los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es verlos.
Ten en cuenta, si vas a poner la página en Internet, que hay
exploradores que no soportan los acentos o los nombres largos,
por lo que, en este caso, lo mejor es poner el nombre de la
página web que crees sin acentos, sin espacios y sin símbolos,
y que el nombre no tenga más de ocho caracteres.
4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO
Otro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,
ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e
impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.
Para poder crear documentos PDF desde Excel debes instalar
primero un complemento o plug-in en el programa. Este complemento
está disponible para su descarga gratuita desde Microsoft Office Online.
Entre la ayuda de Excel dispones de información sobre los
formatos PDF y XPS, que son parecidos. El complemento permite
crear documentos a partir de libros de Excel en estos dos formatos.
10

Puedes acceder a la página de Microsoft Office Online que
permite descargar e instalar este complemento desde la ayuda de Excel
o directamente desde un navegador web. Si accedes directamente,
deberás realizar una búsqueda hasta llegar al lugar adecuado.
En este Centro de descarga de Microsoft dispones de parches,
actualizaciones, complementos, plantillas y otras utilidades para
los programas de esta empresa. Ten en cuenta que, si accedes a una
página de otra empresa para descargar sus complementos, el aspecto
o el proceso de descarga puede variar del de Microsoft; sigue las
instrucciones e indicaciones en cada caso concreto.
D e s p u é s
de instalar este
complemento,
en el submenú
Guardarcomo,en
el menú del Botón
de Office ,
aparecerálaopción
PDF o XPS, que
permite guardar
el libro actual en
cualquieradeestos
dos formatos.

Si está activa
la casilla Abrir
archivo tras
publicación,
tras crear
el archivo
a partir del
documento de
Excel se abrirá
en el progra-
ma que tengas
asociado en tu
sistema a los
documentos
PDF (o XPS, si
estás creando
un documento
de este tipo).
Si seleccionas esta opción PDF o XPS, en la sección Optimizar
para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción
correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño
del archivo o la calidad de impresión.
Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona
Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es
más importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,
selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).
Desde el botón
Opciones puedes establecer
otras opciones de creación
del documento: el intervalo
de páginas que se publicarán,
si quieres publicar todo el
libro de Excel, las hojas
seleccionadas o las celdas
seleccionadas, etc.
Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS.
Sobre todo en el caso de crear un PDF, podrías colocarlo también en
Internet a disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante
conocido y extendido.
12

ACTIVIDADES
Vamos a practicar lo que hemos visto en la lección: primero
completaremos un libro de Excel y luego lo guardaremos
como página web.
 Abre en Excel el libro Datos.xlsx, que está entre los archivos
de la lección.
 Primero vamos a añadir varios elementos a este libro. En
la Hoja1 hay una tabla con los datos de la temperatura de una
ciudad en todos los meses del año. Escribe la función adecuada
en la celda B17 para calcular la temperatura media de ese año (si
quieres, puedes ayudarte del botón de suma automática para
introducir esta función).
 A continuación, inserta un hipervínculo en esta hoja, de forma
que, cuando pulsemos en la celda A2 (la que tiene el texto
Temperaturas medias), nos vayamos a la Hoja3 de este mismo
libro.
 Ponte en la Hoja3 de este libro e inserta la imagen Dibujo.bmp,
que también está entre los archivos de la lección. Pon esta imagen
debajo del texto que hay en esta hoja:
 Inserta un hipervínculo en esta imagen, de forma que, al pulsar
en ella, se abra una página web de Internet. Por ejemplo, puedes
hacer que este hipervínculo abra la página http://www.msn.es.

 Cuando hayas hecho todas estas modificaciones, guarda el libro
con el mismo nombre (Datos.xlsx). A continuación, guárdalo
como una página web, asignando el nombre Página1.htm a esta
página HTML.
 Abre el navegador de Internet que tengas en tu ordenador
(normalmente suele ser Internet Explorer o Mozilla Firefox) y
muestralapáginawebqueacabasdecrear.Pulsaenelhipervínculo
de la Hoja1 (el que estará en el texto Temperaturas medias) y
observa cómo nos desplazamos a la Hoja3 de este libro. Luego
pulsa sobre la imagen y fíjate cómo nos vamos a la dirección de
Internet que hayamos indicado (para esto, recuerda que tienes
que estar conectado a Internet; si no lo estás, el explorador no
podrá mostrar esta página de Internet).
 Para acabar, cierra el explorador de Internet y sal de Excel.

SOLUCIÓN
Veamos primero lo que tenemos que hacer para cambiar el libro según te indico en el
enunciado de la actividad.
 Abre Excel y abre el libro Datos.xlsx (puedes utilizar la opción Abrir del menú del
Botón de Office ).
 Empecemos viendo cómo insertar la función en la celda B17. Podemos hacerlo de
varias formas: por ejemplo, podemos seleccionar las celdas B5..B17, pulsar la flechita
que hay a la derecha de los botones Suma o y seleccionar la opción
Promedio (el botón Suma está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, mientras
que está en la ficha Fórmulas). Se introducirá en la celda B17 la fórmula
=PROMEDIO(B5:B16), que es la que calcula la temperatura media en el año.
 Otra forma de hacerlo sería ponerte directamente en la celda B17 y seleccionar
la función Promedio, desde la lista de los botones Suma o . Tras
comprobar que las referencias a las celdas son las adecuadas, acepta la fórmula. Y otra
forma de introducir esta función es pulsar el botón Insertar función , seleccionar esta
función e introducir las referencias a las celdas.
 Para poner el hipervínculo de esta hoja, ponte en la celda A2 y pulsa el botón ,
queestáenlafichaInsertardelaCintadeopciones.Enelcuadrodediálogoqueaparecerá,
selecciona Lugarde este documento, en la sección Vinculara; a continuación, selecciona
la Hoja3 y acepta la ventana.
 Al insertar el hipervínculo, Excel cambiará el tipo de letra y el tamaño del texto de esta
celda. Si quieres volver a ponerlo como estaba antes, selecciona el tipo de letra Cambria,
el tamaño 14, el estilo Negrita y un color rojo para la fuente de texto desde el grupo
de comandos Fuente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. También puedes indicar
todas estas características a través de la ficha Fuente del cuadro de diálogo del Formato
de celdas (accesible desde los botones Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos
de comandos del formato de la ficha Inicio).
 Pasa a la Hoja3, ponte en la ficha Insertar de la Cinta opciones y pulsa el botón .
Selecciona la imagen Dibujo.bmp y acepta el cuadro para insertarla en la hoja. Si quieres
mover la imagen, puedes pulsar sobre ella con el ratón y arrastrarla hasta otro sitio.
 Para insertar un hipervínculo a esta imagen, selecciónala y pulsa otra vez el
botón . En este caso, tienes que seleccionar Archivo o página Web existente
en la sección Vincular a e introducir la dirección de la página en el campo Dirección.

 Una vez hayas insertado el hipervínculo en esta imagen, si pulsas en ella te irás hasta
la dirección que has puesto. Si quieres seleccionar la imagen, mantén pulsada la tecla
mientras pulsas con el ratón en la imagen.
 Guarda el libro pulsando el botón Guardar o a través de la opción Guardar del
menú del Botón de Office .
AccedealaopciónGuardarcomo-OtrosformatosdelmenúdelBotóndeOffice .
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona el formato Página Web (*.htm;*.html)
en la lista Tipo, selecciona la opción Todo el libro, escribe el nombre Página1.htm y
guarda la página. También podrías asignar un título para la página web que se creará o
pulsar el botón Publicar para indicar el elemento a publicar como página web y si quieres
volver a publicar automáticamente la página cada vez que se modifique el libro origen de
Excel.
 Abre tu navegador de Internet (normalmente, puedes acceder a los navegadores desde
el menú de Inicio de Windows) y abre el archivo Página1.htm que acabas de crear.
Pulsa en el hipervínculo de la Hoja1 y luego en el de la Hoja3, comprobando que te llevan
adonde deben.

ACTIVIDADES
En esta actividad final vamos a practicar varias de las cosas
que hemos visto durante el curso. Crearemos un libro de
Excel en el que introduciremos fórmulas, funciones y gráficos, aparte
de otras cosas.
 Introduce los siguientes datos en un libro nuevo de Excel.
Fíjate que tienes que poner en negrita los textos de los títulos, y
pon también el ancho de las columnas de la A a la D a 18:
 Este libro nos servirá para calcular el tiempo que podemos
tardar en ir de una ciudad a otra, según la distancia que haya entre
ellas y según la velocidad a la que vayamos. Cuando hayas escrito
estos datos, pon el formato según te indico a continuación:
 Vamos a escribir las fórmulas que calculen lo que queremos.
Primero tienes que escribir, en la celda B4, una fórmula que
calcule los kilómetros por minuto, a partir de los kilómetros por
hora que indicamos en la celda A4. Para calcular los kilómetros
por minuto, como una hora tiene 60 minutos, sería:
kilómetros por minuto = kilómetros por hora / 60
Final

 En las celdas D8 a D12 tienes que escribir las fórmulas que
calculen los minutos que tardaremos en recorrer esa distancia,
según el valor de kilómetros por minuto que tenemos en la celda
B4. Para calcular este tiempo, tienes que seguir la fórmula:
tiempo (minutos) = distancia / kilómetros por minuto
 Establece el formato de las celdas D8..D12 a Número, sin
ninguna cifra decimal. Pon el formato de la celda B4 como
Número también, pero con dos cifras decimales.
 Para comprobar que has escrito las fórmulas bien y que
todo funciona correctamente, prueba a cambiar el valor de los
kilómetros por hora (el valor de la celda A4) y fíjate cómo cambia
el tiempo que necesitamos para recorrer esta distancia.
 Ponte ahora en la Hoja2. En esta hoja pondremos las notas de
unos alumnos durante el curso, en la asignatura de matemáticas:
 Esta hoja nos servirá para obtener la nota final de cada alumno,
que se calculará según las notas de los distintos exámenes y la de
los trabajos que haya hecho el alumno durante el curso. Primero,
escribe las funciones adecuadas en las celdas de la columna F
para calcular la nota media de los cuatro exámenes.
 A continuación, calcularemos la nota final, en las celdas de la
columna H. Esta nota final será la nota media más los puntos que
tenga el alumno por los trabajos.
 Para acabar con esta hoja, pon un formato condicional a las
celdas de las notas (que son las celdas B6..F8 y H4..H8), de
forma que, si la nota es menor que 5, el texto de la celda aparezca
en color rojo.
 Pasa a la Hoja3 para seguir con la actividad e introduce los
siguientes datos:

ACTIVIDADES
 Esta hoja tendrá los resultados de una votación en varias
provincias. Lo primero que tienes que hacer es calcular el número
total de votos que ha obtenido cada partido; pon este resultado en
las celdas de la fila 8.
 Luego aplica algunos estilos de celda a las celdas de la tabla.
Por ejemplo, puedes aplicar un estilo a la primera fila de títulos,
otro a los nombres de las ciudades, otro a la última fila con los
totales y otro a los datos propiamente dichos. Tu hoja puede tener
un aspecto similar al siguiente:
 Para finalizar, crea un gráfico con los datos de esta tabla.
Los datos que se representarán en el gráfico serán los de las
celdas A3..F7, el tipo de gráfico será de Columnas y el subtipo
Columna agrupada 3D. En el eje de categorías (eje X) deben
aparecer las provincias, mientras que los distintos partidos estarán
representados en las distintas series del gráfico.
 Pon también el texto Provincia en el eje de categorías (eje X)
del gráfico y el texto Votos en el eje de valores (eje Z). Sitúa el
gráfico en una hoja de gráfico.
 Con este gráfico podrás ver, de una forma rápida, qué partido
ha ganado en cada provincia y comparar los resultados de los
distintos partidos en cada provincia.
 Guarda el libro con el nombre Final.xlsx y sal de Excel.

SOLUCIÓN
En esta actividad combinaremos varias de las características de Excel que hemos visto
hasta ahora. Aquí te indico varias cosas que tienes que tener en cuenta para crear el
libro:
 Escribe los datos en el libro que aparece al abrir Excel. Seguro que no tienes ningún
problema para hacer esto. Recuerda que puedes indicar el formato del texto de las celdas
a través de los controles y botones del grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio
de la Cinta de opciones; indica la alineación centrada de los distintos textos en negrita
desde el grupo de comandos Alineación. También puedes utilizar el cuadro de diálogo del
Formato de celdas para establecer todas estas características.
 En cuanto a los bordes, puedes usar el botón Bordes , mientras que el color
de relleno de las celdas lo puedes indicar con la paleta de colores del botón Color de
relleno (también desde el grupo de comandos Fuente). También puedes usar el
cuadro del Formato de celdas para indicar estos formatos.
 La fórmula de la celda B4 es sencilla, porque está formada simplemente por una
división. La forma más fácil de introducirla es ponerte en esta celda, escribir el signo
igual ( = ), hacer clic en la celda A4 (para que se introduzca una referencia a esta celda en
la fórmula) y, a continuación, escribir el resto de la fórmula, que será /60. Con todo esto,
la fórmula resultante será:
=A4/60
 Por supuesto, también puedes escribir esta fórmula directamente en la celda; al escribir
A4, Excel sabrá que te estás refiriendo a esa celda.
 Ponte ahora en la celda D8, para escribir la fórmula que va ahí. Según lo que hemos
dicho en el enunciado, esta fórmula será la distancia (que tenemos en la celda C8) dividido
por la velocidad (los kilómetros por minuto, que tenemos en la celda B4):
=C8/B4
 Puedes escribir la fórmula directamente en la celda o escribir el signo igual ( = ), hacer
clic en la celda C8, escribir el signo de división ( / ), hacer clic en la celda B4 y aceptar
la fórmula.
 Si copiamos esta fórmula en las celdas que están debajo (las celdas D9 a D12), las
referencias a las celdas se actualizarán (es decir, se introducirán las fórmulas =C9/B5,
=C10/B6...). Esto no es exactamente lo que queremos, ya que el valor por el que dividimos
(la celda B4) no debería cambiar, sino que debería ser siempre el mismo. Para evitar esto,
una vez que hayas introducido la fórmula de la celda D8, pon el cursor en la referencia de
la celda B4 y conviértela en una referencia absoluta, pulsando la tecla . La fórmula
se quedará entonces como:
=C8/$B$4
Final

 Ahora ya podemos copiar la fórmula de la celda D8 en las celdas de bajo, con lo que se
introducirán las fórmulas =C9/$B$4, =C10/$B$4, =C11/$B$4 y =C12/$B$4.
 Para finalizar con esta hoja, el formato de las celdas lo puedes establecer a Número, con las
cifras decimales indicadas, a través de la ficha Número del cuadro del Formato de celdas.
 Después de introducir los datos de la Hoja2, escribe las funciones de la columna F.
Recuerda las distintas formas de que dispone Excel para hacer esto: selecciona las celdas
B4..F8, pulsa en la flechita del botón Suma o y selecciona la función
Promedio; selecciona las celdas F4..F8 y selecciona la función Promedio a través de estos
mismosbotones;ponteenlaceldaB4eintroducelafórmulamanualmente(pulsandoelbotón
Insertar función , seleccionando la función PROMEDIO e indicando las referencias a
las celdas B4..E4 como argumento), y luego copia esta función en las celdas de debajo.
 De cualquiera de las maneras, las fórmulas que se tienen que introducir en las celdas son:
 Celda F4: =PROMEDIO(B4:E4)
 En las celdas de la columna H, calcularemos la nota final con fórmulas. Ponte en la
celda H4 y escribe la fórmula =F4+G4 (recuerda que, la forma más sencilla de introducirla
es escribir el signo igual ( = ), pulsar en la celda F4, escribir el signo de suma ( + ) y hacer
clic en la celda G4. Copia esta fórmula en las celdas de debajo, con lo que se quedarán:
 Celda H4: =F4+G4
 Celda HF: =F8+G8
 Selecciona las celdas en las que vas a aplicar el formato condicional y despliega el
menú del botón ; selecciona la opción Resaltar reglas de celdas -
Es menor que. En la ventana que aparecerá, escribe el valor 5 en el campo de la izquierda
y selecciona Texto rojo en la lista de la derecha. Para indicar el formato, también podrías
seleccionar la opción Formato personalizado en esta lista e indicar manualmente el
formato que se aplicaría a las celdas que cumplieran la condición.

 Tras aceptar la ventana del formato condicional, podrás ver que, en los exámenes que
el alumno haya suspendido, la nota aparece en color rojo. Si la nota media o la nota final
es suspenso, también se ve en color rojo.
 Para que las notas medias y finales se vean mejor, puedes poner estas celdas con el
formato de Número, con una cifra decimal.
 Pasemos a lo que tenemos que hacer en la Hoja3. Tras escribir los datos, selecciona las
celdas B4..F8 y pulsa el botón Suma o . Con esto pondrás en las celdas
de la fila 8 la función SUMA, para calcular el número total de votos de cada partido. Ésta
es la forma más rápida y sencilla de hacer esto, pero recuerda que también puedes hacer
lo mismo de otras formas.
 Para poner los estilos a las celdas, selecciona primero las celdas adecuadas y luego
elige el estilo desde la lista del botón , que está en la ficha Inicio de la
Cinta de opciones. También puedes poner en negrita las celdas de la primera y última
filas (la fila con los encabezados o títulos y la de los totales), así como centrar los textos
de la primera fila de la tabla.
 Para crear el gráfico, selecciona las celdas A3..F7, despliega el menú del botón
y selecciona el subtipo Columna agrupada 3D (que es el primer subtipo en la sección
Columna en 3D, en el menú de este botón).
Trascrearelgráfico,pulsaelbotón delafichaDiseño(entrelasherramientas
contextuales del gráfico), para cambiar los datos representados en las filas y columnas del
gráfico, de forma que en el eje de categorías (eje X) se representen las provincias.
Paramostrarlosrótulosotítulosenlosejesdelgráfico,seleccionaundiseñodegráficoque
tenga estos elementos (desde la lista Diseño de gráfico de la ficha Diseño) o indícalo desde
el menú del botón (que está en la ficha Presentación de la Cinta de opciones).

 Si quieres cambiar el aspecto del gráfico, puedes seleccionar un estilo para el mismo
desde la lista Estilo de diseño de la ficha Diseño.
 Utiliza el botón de esta misma ficha Diseño para indicar que el gráfico se debe
mostrar en una hoja de gráfico, y no incrustado en una hoja de cálculo.
 Si quieres, puedes probar a cambiar el gráfico, modificando el aspecto de sus elemento
(color de fondo o de contorno, sombras, etc.), añadiendo algún elemento más (por ejemplo,
las etiquetas de datos en la parte superior de cada columna), etc., para que el gráfico se
muestre como más te guste.
 Pulsa el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o accede
a la opción Guardar del menú del Botón de Office para guardar el libro, poniendo
el nombre que te indico en el enunciado de la actividad.

Formato de párrafo (I)
1. ALINEACIÓN DEL TEXTO
El formato de un texto es el aspecto que tiene, según el tipo
de letra, su tamaño, color, alineación, sangría, interlineado,
separación de caracteres y otras características que ya iremos viendo.
Hay tres tipos de formatos que puedes aplicar al texto de un
documento:
 Formato de carácter: tipo de fuente, tamaño, color, etc.
 Formato de párrafo: alineación, interlineado, sangría,
tabulaciones, etc.
 Formato de página: alineación vertical, paginación, etc.
Hasta ahora hemos visto cómo escribir y darle formato de carácter
al texto cambiando el tipo de fuente, color, negrita, cursiva, etc. Veamos
cómo dar formato a los párrafos.
El formato de párrafo consiste en cambiar la posición de sus
líneas de texto para que tenga un mejor aspecto.
La Alineación es la forma de colocar las líneas de texto de un
párrafo respecto a los márgenes derecho e izquierdo de la página:
 Alinear a la izquierda: líneas pegadas al margen izquierdo de
la página, con el borde derecho del texto de forma desigual.
 Centrar: sitúa cada línea de texto entre los márgenes derecho e
izquierdo.
 Alinear a la derecha: líneas pegadas al margen derecho de
la página, dejando el borde izquierdo del texto de forma
desigual.
 Justificar: líneas pegadas al margen izquierdo y derecho
poniendo espacios entre las palabras, excepto la última línea.

La alineación
se aplica a to-
das las líneas
de texto del
párrafo donde
sitúes al cursor
o a todo el tex-
to que hayas
seleccionado.
Para aplicar los distintos tipos de alineación, pulsa los botones

siguientes:
Fíjate en que, para justificar el texto, Word pone espacios entre
las palabras. Así todas las líneas, excepto la última, ocupan el espacio
entre el margen izquierdo y derecho.
Si quieres alinear varios párrafos, tienes que seleccionarlos
primero.
La división automática de palabras que hayas hecho a un
documento cambiará al aplicar una alineación.
Para aplicar un determinado tipo de alineación a un texto debes
tener en cuenta:
 Si quieres aplicar una determinada alineación a todo el
documento y aún no has empezado a escribirlo, la alineación
que elijas se mantendrá en todo el texto.
 Si quieres aplicar una alineación a todo o parte del documento
pero ya has escrito el texto, selecciona el texto y aplica la
nueva alineación. Ten en cuenta que, si escribes más texto,
el nuevo texto seguirá la alineación del párrafo anterior.
 Para alinear un determinado párrafo, no es necesario
seleccionarlo previamente, simplemente sitúa el cursor en
alguna parte del párrafo y aplica la alineación que quieras.
2. LA BARRA DE REGLA
Con la barra de regla puedes ajustar el ancho del margen de las
páginas y utilizar tabulaciones.
Como ya sabes, El margen de la página es el espacio entre el
borde del papel y donde empieza el texto.
Te recuerdo que cada página tiene cuatro márgenes: izquierdo,
derecho, superior e inferior.
2

La barra de
regla pue-
des ocultarla
o mostrar-
la cuando
quieras con la
opción Regla
en la ficha Vis-
ta o pulsando
el botón Regla
.
Si muestras el documento en la vista Diseño de impresión, verás
cómo aparece una regla horizontal para indicar los márgenes izquierdo
y derecho; y otra regla vertical, para indicar los márgenes superior e
inferior de la página.
Si la página se muestra muy grande para verla toda entera en la
pantalla, puedes hacerla más pequeña utilizando el control deslizante
Zoom que está en la barra de estado.
La escala de la regla está graduada en centímetros. Al cambiar el
tamaño del documento con el zoom, la escala de la regla se adapta a
su tamaño.
En ambos extremos de la regla horizontal hay dos zonas de color
oscuro, que indican los límites de los márgenes de la página.

Puedes ajustar los márgenes arrastrando los marcadores margen
izquierdo de la página y margen derecho de la página.
Si muestras la ficha Diseño
de página y pulsas Márgenes
del grupo Configurar página,
se despliega y puedes elegir
unos determinados márgenes ya
prefijados.
Tambiénpuedesseleccionarla
opciónMárgenespersonalizados,
mostrándose un cuadro de diálogo
donde puedes indicar el ancho de
los cuatro márgenes de la página.
También pue-
des mostrar
este cuadro de
diálogo pul-
sando el botón
Iniciador del
cuadro de
diálogo del
grupo Confi-
gurar página.
Como siempre, si escribes más texto en el documento o cambias
su formato, el texto se readapta al documento.
4

3. SANGRAR EL TEXTO

La sangría es la separación que hay desde el borde del texto
hasta los márgenes.
Desde la barra de regla puedes cambiar la sangría en el borde
izquierdo y derecho del texto. Para ello, arrastra uno de los marcadores
hasta otra posición en la regla.
Haciendo clic sobre uno de los marcadores y arrastrando hasta
otra posición en la regla, se desplaza el borde del párrafo del texto en
el que está el cursor.
No debes confundir los márgenes con las sangrías.
 El margen es la distancia existente entre el borde físico del
papel y el área de texto.
 La sangría es una distancia adicional que se mide a partir
del margen y que se utiliza para estructurar el texto o para
crear el efecto deseado.
Enlaparteizquierdadelabarradereglapuedesarrastrarcualquiera
de los tres marcadores:
 Sangría primera línea : sólo cambia la sangría de la primera
línea del párrafo.
 Sangría francesa : cambia la sangría de todas las líneas del
párrafo, excepto de la primera línea.
 Sangría izquierda : cambia la sangría de todas las líneas del
párrafo.

Otra forma de ajustar la sangría
del párrafo es indicando el valor
de la sangría en Aplicar sangría,
dentro del grupo Párrafo de la ficha
Diseño de página.
Hay dos valores: uno para la sangría izquierda y otro para la
sangría derecha .
Otra forma de ajustar la sangría es en el cuadro que aparece al
pulsar Iniciador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo.
En la sección Sangría puedes indicar la distancia entre los bordes
del texto y los márgenes de la página.
Para aumentar o disminuir la sangría izquierda, también puedes
pulsar los botones Disminuir sangría y Aumentar sangría ,
dentro del grupo Párrafo en la ficha Inicio.
Cada vez que cambias la sangría, el borde del texto se desplaza
hasta uno de los puntos de la regla que tiene en la parte de abajo: son
las tabulaciones.
6

4. UTILIZAR LAS TABULACIONES

Los puntos
que hay en la
parte de abajo
de la barra de
regla son las
tabulaciones
que vienen
por defecto
separadas por
1,25 cm.
Otro elemento que puedes poner en la barra de regla son las
tabulaciones. Vamos a ver para qué puedes utilizarlas.
Sólo con hacer clic en la barra de regla, se crea una tabulación. Si
pulsas la tecla Tab , el cursor salta a la siguiente tabulación.
En el extremo izquierdo de la barra de regla está el botón de
tabulación con un símbolo en forma de L. Cada vez que lo pulsas,
cambia el tipo de tabulación.
Éstos son los tipos de tabulaciones disponibles:
 Tabulación izquierda : el texto se coloca a la derecha
de la tabulación.
 Tabulación centrada : el texto se sitúa con la tabulación
en el centro.
 Tabulación derecha : el texto se coloca a la izquierda de
la tabulación.
 Tabulación decimal : el texto escrito antes del punto o
coma decimal se sitúa a la izquierda de la tabulación y el
escrito después estará a la derecha.
 Barra de tabulación : línea vertical que se muestra
alineada con la tabulación.
Además de las tabulaciones anteriores, desde el botón de
tabulación puedes incluir en la barra una Sangría de primera
línea o una Sangría francesa .
Supón que te has equivocado en la tabulación y quieres cambiarla
de sitio o borrarla. Para quitar una tabulación, sólo tienes que arrastrarla
fuera de la regla y desaparece. También puedes arrastrarla a otra parte
de la regla para situarla en otro lugar.
Si quieres añadirtabulacionescon mayorprecisión,puedes hacerlo
escribiendo la posición en de la tabulación en la regla indicándolo en
centímetros.

Para ello, pulsa Iniciador del cuadro de diálogo del grupo
Párrafo y, en el cuadro que aparece, pulsa el botón Tabulaciones...
Una vez has puesto todas las tabulaciones en la regla, pulsando

sólo la tecla Tab , trasladas el cursor de una tabulación a otra.

Como ves, las tabulaciones te pueden servir para organizar datos
en forma de columnas.
5. CARACTERES NO IMPRIMIBLES
Además del texto del documento, Word pone una serie de
marcas para indicar espacios, tabulaciones, formatos, etc.
Todas estas marcas o códigos son invisibles, pero puedes hacer
que se muestren u oculten pulsando el botón Mostrar todo .
En el texto anterior se ven los códigos o marcas. Observa que en
la separación entre palabras hay un pequeño punto que Word interpreta
como un espacio. El carácter significa final de párrafo y se inserta
cada vez que pulsas la tecla .

8

No debes borrar ninguna de estas marcas. Por ejemplo, si
borras el signo de ﬁnal de párrafo, se pierde el formato del
párrafo que está situado después de ese signo.
Por eso, si borras alguna por un descuido, debes restablecerlas
inmediatamente pulsando el botón Deshacer .
Este tipo de códigos o marcas sólo sirven para comprobar lo que
realmente has introducido. Por ejemplo, puede que en lugar de una
tabulación hayas introducido espacios.
Pulsa el Botón de Office , pulsa el botón Opciones de Word.
y selecciona la opción Mostrar.
En el apartado Mostrar siempre estas marcas de formato,
puedes indicar qué caracteres no imprimibles quieres mostrar en el
documento.

ACTIVIDADES
Microsoft Word 2007 - Avanzado
En estas actividades tienes que escribir el texto y darle
el formato adecuado para que se vea como te muestro a
continuación:
 Pon en marcha Word y utiliza un nuevo documento.
 Ajusta los marcadores de sangría y escribe el texto del título
centrado con la fuente Times New Roman a 12, en negrita, con
subrayado y de color marrón.
 El texto del párrafo que está debajo del título irá en fuente
Arial con un tamaño de 11.
 Prepara las tabulaciones y escribe los subtítulos EQUIPO,
DEPORTE y PUNTUACIÓN con fuente Verdana a 12, en
negrita, con subrayado y de color azul.
 Añade los datos en fuente Tahoma a 10 separando cada bloque
por una línea de guiones pulsando la tecla .
 Sal de Word y guarda el documento con el nombre que
quieras.

En estas actividades tendrás que dar formato a los párrafos y aplicar tabulaciones para
organizar el texto en columnas:
 Pon en marcha Word desde el menú Inicio o haciendo doble clic en el icono de un
acceso directo.
 Muestra la barra de regla si no aparece. Para visualizarla, activa la opción Regla en la
ficha Vista o pulsa el botón Regla , que está en la barra de desplazamiento vertical de
la ventana del documento.
 Arrastra el marcador de sangría derecho hasta el 12 de la escala de la regla.
 Selecciona la fuente Times New Roman y tamaño 12 en las listas de Fuente y Tamaño
de fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Pulsa Negrita y Subrayado .
 Escribe el texto del título en mayúsculas. Para centrarlo, pulsa el botón Centrar .
 Selecciona el título y pulsa la parte derecha del botón Color de fuente . Al
desplegarse, pulsa en la opción Más colores y elige un color marrón.
 Pulsa la tecla para añadir otro párrafo.
 Primero ajusta el tipo de fuente Arial y tamaño de 11. Después escribe el texto. Para
adaptarlo a los dos márgenes laterales, pulsa el botón Justificar .
 Estando el cursor en el párrafo, ajusta el marcador de sangría izquierda y el de primera
línea para que el texto se vea como aparece en el enunciado.
 Añade otro párrafo pulsando la tecla .
 Asegúrate de que el botón de tabulación tenga el aspecto de tabulación izquierda
y haz clic en la posición 2 de la regla.
 Pulsa en el botón de tabulación hasta que tenga el aspecto de tabulación centrada
y haz clic en la posición adecuada de la regla para incluir la tabulación.
 Haz lo mismo para seleccionar y colocar la tabulación derecha en la posición de la
regla que se ve en el enunciado.
 Selecciona la fuente Verdana a 12, en negrita.
 Pulsa la tecla Tab y escribe EQUIPO. Repite lo mismo para escribir DEPORTE,
y PUNTUACIÓN a nivel de cada una de las tres tabulaciones.
SOLUCIÓN

 Selecciona EQUIPO y pulsa el botón Subrayado . Repite lo mismo con los
subtítulos DEPORTE y PUNTUACIÓN.
 Selecciona toda la línea de subtítulos, pulsa el botón Color de fuente , pulsa en
la opción Más colores y aplica un color azul.
 Añade un nuevo párrafo.
 Pulsa en el botón de tabulación hasta que tenga el aspecto de tabulación decimal
y haz clic en el 9 de la regla.
 Cambia la fuente a Tahoma y el tamaño a 10 y escribe los datos de las columnas.
 Para separar los bloques de distintos deportes, escribe una línea de varios guiones
pulsando varias veces la tecla .
 Si quieres ver cómo debe quedar el documento, puedes abrir el archivo Torneos.docx,
que encontrarás entre los Trabajos de la lección.
 Para guardar el documento, pulsa el Botón de Office en la ventana de Word y,
en el cuadro de diálogo que aparece, pulsa Guardar o Guardar como. También puedes
pulsar el botón Guardar .
 Para cerrar Word, pulsa el Botón de Office y, en el cuadro de diálogo que aparece,
pulsa X Salir de Word. También puedes pulsar Cerrar en la ventana de Word.

Formato de párrafo (II)
1. ESPACIO ENTRE LAS LETRAS
Hay veces en que para resaltar un texto, puedes aumentar el
espacio entre sus letras, para darle otro aspecto. Para ello,
puedes poner tú mismo espacios entre las letras, pero esto es lento y
aburrido.
Word puede hacer este trabajo por nosotros. Lo primero que hay
que hacer es seleccionar el texto al que vas a ajustar la separación entre
sus letras o caracteres.
Pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo
Fuente... y, en el cuadro de diálogo que aparece, muestra la ficha
Espacio entre caracteres.
En la lista Espaciado puedes elegir la separación que quedará
entre los caracteres o letras del texto:
 Normal: espacio que tenga el tipo de letra.
 Expandido: aumenta el espacio entre las letras.
 Comprimido: disminuye el espacio entre las letras.
En la lista En: de la misma línea, puedes indicar la cantidad de
espacio que quieras exactamente.
En la Vista previa puedes ver cómo aumenta o disminuye la
separación entre los caracteres del texto al cambiar los parámetros del
cuadro de diálogo.

2. INTERLINEADO Y ESPACIADO

Vamos a seguir viendo más cosas sobre el formato de los
párrafos.
Una de las cosas que puedes hacer es ajustar el espacio entre
las líneas de texto de los párrafos y también la separación entre los
párrafos.
El interlineado sirve para indicar el alto de cada línea de texto del
párrafo. La separación o espacio entre las líneas depende del tipo de
letra o fuente que utilices y de su tamaño.
Una forma de cambiar el interlineado, es pulsando el botón
Interlineado en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. Entonces se
despliega mostrando varias opciones.
Puedes elegir entre los valores que aparecen en el menú. Por
ejemplo, si eliges 2,0, el texto seleccionado se separa con doble
espacio.
Con las opciones Agregar espacio antes del párrafo y
Agregar espacio después del párrafo , puedes añadir espacio entre
los párrafos.
Otra forma de añadir con precisión espacio antes y después de un
párrafo, es indicándolo en Espaciado, que está en el grupo Párrafo de
la ficha Diseño de página.
Si pulsas el botón Interlineado y seleccionas Opciones de
interlineado, aparece el cuadro de diálogo Párrafo.

2

Desplegando la lista Interlineado puedes indicar el alto de cada
línea de texto del párrafo.
Éstos son los tipos de interlineado que puedes elegir:
 Sencillo: el interlineado es el mismo que el alto del tipo y
tamaño de fuente que utilices.
 1,5 líneas: el espacio entre las líneas aumenta una línea y
media.
 Doble: el espacio entre las líneas será el doble. Si el tamaño
de la fuente es de 12 puntos, el interlineado doble es de 24
puntos.
 Mínimo: Word ajusta el espacio entre las líneas para
acomodar tamaños de fuentes o gráﬁcos más grandes, que
de otra forma no entrarían en el interlineado indicado.
 Exacto: interlineado ﬁjo que no se ajusta a la fuente, por lo
que, si hay partes del texto que no se ven completamente
porque la tapa la línea siguiente o la anterior, tendrás que
aumentar dicho interlineado.
 Múltiple: puedes aumentar o reducir el interlineado en
cualquier porcentaje.

Word utiliza por defecto el interlineado Sencillo.
En la sección Espaciado puedes establecer la separación entre un
párrafo y otro:
 Anterior: espacio de separación antes del párrafo.
 Posterior: espacio de separación después del párrafo.
Según el tipo de interlineado que selecciones, en la parte de abajo
del cuadro de diálogo puedes ver en la Vista previa el aspecto que
tendrán las líneas de los párrafos.
Cuando escribes el texto de un documento, los párrafos están
juntos. Si quieres separarlos unos de otros para cambiar el aspecto del
documento, es mejor ajustar el espacio entre párrafos que introducir
párrafos en blanco pulsando la tecla Intro
.
3. AÑADIR BORDES Y SOMBREADO
Hay funciones de Word que sirven para mejorar el aspecto del
texto de los documentos.
Por ejemplo, para destacar un título o un párrafo, por ser más
importante que los otros, puedes poner:
 Bordes: líneas que rodean a un párrafo.
 Sombreado: rellena el párrafo de un color.
Para aplicar los bordes y sombreados

a un párrafo, sólo tienes que poner el

cursor sobre sus líneas. También puedes

seleccionarlo todo o la parte del párrafo

a la que vayas a poner un borde o un

sombreado.

Después, para aplicar un borde, pulsa

la parte derecha del botón Bordes
y,

cuando se despliega, selecciona el tipo

de borde que quieras aplicar: superior,

inferior, derecho, izquierdo, etc.

Para eliminar cualquier tipo de
borde que hayas aplicado a un párrafo,
selecciona la opción Sin borde.
4

Pulsando el
botón Línea
horizontal,
podrás elegir
entre distintos
tipos de líneas
para incluir
una línea
horizontal de
separación
del texto en
un documen-
to cuando
pulses el botón
Bordes
y selecciones
Línea hori-
zontal.
Para cambiar
el ancho del
borde que
rodea a un pá-
rrafo, desplaza
los marcadores
de la sangría
derecha y
sangría iz-
quierda en la
barra de regla.
Tambiénpodemosestableceruntipodebordenosóloconunalínea,
sino con distintas formas y colores. Para ello, pulsa la parte derecha del
botón Bordes y selecciona la opción Bordes y sombreado...
En la ficha Bordes tienes que seleccionar y ajustar algunos
parámetros para elegir la forma del borde.
En la sección Valor eliges el tipo de borde: Ninguno, Cuadro,
Sombra, 3D y Personalizado.
En la lista Estilo puedes elegir la forma o tipo de línea para el
borde. Puedes recorrer la lista arrastrando la barra de desplazamiento.
Recuerda que un borde no es más que un conjunto de líneas que
rodean un determinado párrafo.
Si quieres ocultar o mostrar alguna de las partes del borde, en la
sección Vista previa pulsa los botones Borde izquierdo , Borde
derecho , Borde superior , Borde inferior para las líneas
que forman el borde: izquierda, derecha, arriba y abajo.
En las listas Color y Ancho puedes elegir estas dos características
de las líneas del borde.
Una vez tengas elegido el formato del borde, acepta el cuadro de
diálogo. Todo lo que abarca el párrafo donde estaba el cursor se verá
rodeado por el borde.

El Sombreado consiste en rellenar
el párrafo de un color que puedes elegir
entre los que hay en este cuadro.
Para rellenar de color un párrafo
con un sombreado, pulsa en la parte
derecha del botón Sombreado y
elige el color que quieras aplicar.
Puedes elegir cualquier color de los
que se muestran o seleccionar la opción
Más colores... para elegir otros colores.
Para ver el aspecto que tendrá el párrafo con un color, puedes
situar el puntero del ratón en uno de los colores y verás el párrafo con
el sombreado de ese color.
Para eliminar un sombreado, selecciona la opción Sin color.
Otra forma de ajustar el sombreado de un párrafo es desplegando
el botón Bordes , seleccionando la opción Bordes y sombreado...
y mostrando la ficha Sombreado.
En Relleno puedes elegir el color del sombreado. En la lista Estilo
eliges el nivel de claridad del sombreado con el color del relleno que
hayas elegido.
Cómo siempre, en la Vista previa puedes ver cómo quedará el
efecto en el texto antes de aplicarlo.
6

Si seleccionas
la primera
palabra del
párrafo antes
de aplicar la
letra capital,
Word convierte
en letra capital
toda la pala-
bra.
4. LETRA CAPITAL
Si te fijas en la primera letra de este párrafo que estás leyendo,
verás que es más grande que las otras. Lo mismo sucede con
la primera letra de todos los capítulos de este manual. A este tipo de
letra se le llama letra capital.
Seguro que en algunos libros, periódicos o revistas has visto cómo
la primera letra del texto era mucho más grande que las otras y que
incluso ocupaba dos o tres líneas.
Para convertir en letra capital la

primera letra de un párrafo, primero

sitúa el cursor en cualquier parte del

párrafo.

Después, muestra la ficha Insertar
y pulsa el botón Letra capital en el
grupo Texto.
Puedes elegir entre situar la letra capital En texto o fuera de él,
En margen. Para quitar una letra capital, elige la opción Ninguno.
Si seleccionas Opciones de letra capital..., se muestra un cuadro
de diálogo donde puedes indicar otras opciones.
Según la opción que elijas
en la Posición, la letra capital
puede ir incluida en el bloque de
texto o fuera de él, en el margen.
En la sección Opciones
puedes indicar el tipo de Fuente
de la letra capital, y establecer
el número de Líneas que ocupa
la letra y la Distancia desde el
texto a la que debe quedar.
Puedes pulsar dentro del
marco para poder editar el texto
de la letra capital, cambiar su
tamaño, color, etc.
Combinando bordes y sombreado en la letra capital, puedes
aplicarle un recuadro para conseguir un mejor aspecto.

ACTIVIDADES
Aquí te indico lo que tienes que hacer en estas actividades:
 Pon en marcha Word.
 Abre el documento La Navidad.docx, que encontrarás entre
los Trabajos de la lección.
 Este documento tiene un título principal, varios subtítulos
escritos en mayúsculas y el texto de cada uno de los capítulos.
 Aplica la alineación de forma que el título esté centrado, los
subtítulos a la izquierda con un poco de sangrado y el resto del
texto ajustado a los dos márgenes.
 Ajusta la separación entre los párrafos para que no queden
pegados unos a otros. Ten en cuenta que los subtítulos deben
quedar más separados del párrafo anterior que del siguiente.
 Incluye una letra capital en la primera letra del primer párrafo
del texto del primer capítulo, con la posición En texto, la fuente
Lucida Calligraphy ocupando 2 líneas y de color azul oscuro.
Al resto de párrafos, les sangras la primera línea.
 Cambia el color del texto del título y de los subtítulos y les
añades bordes y sombreados.
 El título debe ir en fuente Comic Sans MS a 16 de tamaño, en
negrita y un color verde al texto. Aplica luego un Borde del tipo
Cuadro con color verde algo oscuro y un sombreado de color
verde más claro.
 A los subtítulos les aplicas una fuente Calibri a 14 de tamaño,
en negrita y un color canela oscuro al texto, con un sombreado de
color amarillo claro.
 Cuando termines cierra el programa Word y te guardas el
documento con el nombre que quieras.

SOLUCIÓN
Si tienes alguna duda de cómo hacer las actividades que te he indicado, consulta los
puntos que siguen:
acceso directo.
 Pulsa el Botón de Office y después el botón Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona
la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo La Navidad.docx.
 Sitúa el cursor en el texto del título y pulsa el botón Centrar para centrarlo.
 Selecciona todo el documento, excepto el título, y pulsa Justificar para adaptarlo
a los dos márgenes laterales.
 A las líneas de texto siguientes las seleccionas y aplicas la Alineación izquierda :
A) Turrones de cocción (Alicante, Jijona, guirlache, terrónico, etc.)
B) Turrones de molienda (mazapanes, turrón de piedra, etc.)
 Sitúa el cursor en el primer subtítulo (INTRODUCCIÓN) y arrastra el marcador de
sangría de la primera línea hacia la derecha para aplicar algo de sangrado al texto.
 Sitúa el cursor en el texto del título. Muestra la ficha Diseño de página y en Espaciado
ajusta el espaciado anterior a 6 pto y el posterior a 18 pto.
 Para el espaciado del resto del texto, primero lo seleccionas y después le aplicas un
espaciado anterior de 0 pto y posterior de 12 pto.
 Haz lo mismo con el primer subtítulo para ajustar el espaciado anterior a 18 pto y el
posterior a 6 pto.
 El formato de los subtítulos lo aplicarás sólo al primero y después lo copias al resto de
subtítulos con el botón Copiar formato .
 Para convertir en letra capital la primera letra de un párrafo, sitúa el cursor sobre el
párrafo. Después, en la ficha Insertar, pulsa el botón Letra capital en el grupo Texto y
elige Opciones de letra capital...
 Selecciona la opción En texto y elige la fuente Lucida Calligraphy ocupando 2 líneas
y acepta para crear la letra capital.
 Muestra la ficha Inicio y pulsa la parte derecha del botón Color de fuente . Al
desplegarse, elige un color azul oscuro.

 Para sangrar la primera línea de un párrafo, en la barra de regla arrastra el marcador
de sangría de la primera línea hacia la derecha.
 Para el título aplica una fuente Comic Sans MS a 16 de tamaño, en negrita y un color
verde al texto.
 Para aplicar el borde y el sombreado, sitúa el cursor sobre el título, pulsa en la parte
derecha del botón Bordes , selecciona la opción Bordes y sombreado... y muestra la
ficha Bordes o la ficha Sombreado para ajustar cada uno de ellos.
 Para el título, en la ficha Bordes seleccionas el borde de tipo Cuadro y despliegas la
lista Color para elegir un color verde oliva algo oscuro. En la ficha Sombreado despliegas
la lista Relleno y seleccionas un color verde oliva más claro.
 Selecciona el texto del primer subtítulo y le aplicas una fuente Calibri a 14 de tamaño,
en negrita y un color canela oscuro al texto. Después, pulsas la parte derecha del botón
Sombreado y seleccionas el color amarillo claro.
 Haz doble clic en el botón Copiar formato y haz clic a la izquierda de cada una de
las líneas de texto con subtítulos para aplicarles el mismo formato que al primero. Cuando
termines, pulsa la tecla .
 Puedes abrir el documento La Navidad Final.docx, que encontrarás entre los Trabajos
de la lección, para ver cómo debería quedar el documento una vez lo hayas terminado.

Formato de página (I)
1. ALINEACIÓN VERTICAL DEL TEXTO
Vamos a ver cómo darle formato a las páginas.
En Word puedes ajustar el texto verticalmente dentro de la página.
Esto es útil cuando la página no tiene mucho texto, como puede ser una
portada de un proyecto o trabajo.
Puedes indicar una determinada alineación vertical del texto
en lugar de añadir líneas en blanco, es decir, crear párrafos pulsando
repetidamente la tecla Intro .
La alineación vertical es una característica del formato de página y
no del párrafo, ya que realmente está indicando cómo debe distribuirse
todo el texto de la página entre los márgenes superior e inferior.
LaalineaciónverticalnopuedeverseenelmododevistaBorrador.
Para comprobar el resultado, deberás ver el documento, bien en Vista
preliminar o bien en el modo de vista Diseño de impresión.
Para aplicar la alineación vertical, pulsa el botón Iniciador de
cuadro de diálogo en el grupo Configurar página y muestra la
ficha Diseño. Despliega la lista Alineación vertical y elige la opción
que quieras.

Al desplegar la lista Alineación vertical puedes elegir entre
cuatro opciones:
Al insertar un
salto de pá-
gina manual,
Word desplaza
los siguien-
tes saltos
de página
automáticos
para ajustar-
los a la nueva
distribución de
páginas, pero
no moverá de
posición los
saltos de pá-
gina manua-
les que hayas
puesto.
 Superior: ajusta la parte superior del texto con el margen
superior. Esta alineación es la que aparece por omisión.
 Centrada: los párrafos se ajustan con respecto al centro de la
página, a medio camino entre el margen superior e inferior.
 Justificada: distribuye los párrafos de forma equilibrada entre
los márgenes superior e inferior.
 Abajo: ajusta la parte inferior del texto con el margen inferior.
2. SALTOS DE PÁGINA
Cuando abres un nuevo documento, Word crea una página para
que comiences a escribir.
A medida que vas escribiendo, cuando el texto llena toda la
página, Word añade una página nueva para que puedas seguir poniendo
texto. Así, el documento tendrá las páginas que necesite para contener
el texto que escribas.
Cuando vamos escribiendo y Word tiene que crear una nueva
página, incluye una separación entre ellas llamada salto de página
automático.
2

Los saltos
de página
automáticos
no se pueden
eliminar. Para
eliminar un
salto de pá-
gina manual,
selecciónalo y
pulsa la tecla
.
Tú puedes insertar un salto de página en cualquier lugar del
documento, por lo que se llamará salto de página manual. Para ello,
primero sitúa el cursor en el punto del documento donde quieras que
comience la nueva página.
A continuación, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Salto
de página. Para ver la marca de un salto de página manual, tienes que
mostrar los caracteres no imprimibles pulsando, en la ficha Inicio, el
botón Mostrar todo .
Si pulsas en el botón Página en blanco, se insertan dos saltos de
página manuales, uno detrás del otro, dejando entre ellos una página
en blanco.
En el texto siguiente se muestran los dos tipos de saltos de página,
el automático y el manual.
La forma de mostrarse un salto de página depende del modo
de vista en el que estés:
 En la vista Borrador un salto de página automático aparece
como una línea de puntos horizontal, mientras que un salto
de página manual se ve de la misma forma, pero con las
palabras Salto de página incluidas en la línea y sólo se ve
si pulsas el botón Mostrar todo .
 En la vista Esquema no aparecen los saltos de página
manuales ni automáticos.
 En las vistas Diseño de impresión, Lectura de pantalla
completa y Vista preliminar, el salto de página,
independientemente de su tipo, se muestra tal y como
aparecerá al imprimirse, es decir, como una separación
entre una página y otra.

Para ver la distribución en páginas del documento, lo mejor es
mostrarlo con la vista Diseño de impresión con el aumento de Zoom
adecuado para ver varias páginas.
Si insertas un salto de página después del primer párrafo de una
página de dos líneas, el resto pasa a la página siguiente, quedando una
página con sólo dos líneas que están entre los saltos de página.
3. BORDE DE PÁGINA
Veamos cómo poner un borde a toda una página para adornarla.
Puede servirnos para decorar la portada o varias páginas de
una revista o de un libro.
Para poner un borde a la página, en la ficha Diseño de página,
pulsa el botón Bordes de página.
4

Aplica bordes
de página
a algunas
páginas de tus
documentos
para mejorar
su aspecto.
Esta ficha es prácticamente igual que la de Bordes para los
párrafos, pero aquí puedes elegir el dibujito que se aplicará como borde
de la página seleccionándolo en la lista Arte.
Hay muchos diseños para aplicar en el borde de página. Seguro
que entre ellos hay alguno que te gusta.
En la lista Aplicar a puedes elegir entre aplicar el borde a Todo el
documento o sólo a algunas páginas o secciones. Una sección es una
parte de un documento en la que puedes aplicar ciertas propiedades
sólo a esa parte sin que afecte al resto del documento.
Cuando ya tengas ajustados los parámetros necesarios, pulsa
Aceptar para crear el borde en la página.
Si estás mostrando el documento con la vista Borrador, como el
borde de la página no se ve con esta vista, Word te cambiará a la vista
Diseño de impresión.
Para ver todo el borde de la página que se sitúa por la zona de los
márgenes, cambia el Zoom para poder ver toda la página entera.
Si pulsas el botón Color de página en la ficha Diseño de página,
puedes elegir el color de fondo que se aplicará a todas las páginas del
documento.

ACTIVIDADES
Éstas son las actividades que tienes que hacer:
 Pon en marcha Word y abre el documento La Navidad.docx,
 Separa en la primera página los tres primeros párrafos donde
pone:
Información de costumbres tradicionales
La Navidad
Valencia, 10 de diciembre de 2007
 Distribuye los tres párrafos de la primera página en vertical
para que ocupen toda la página.
 Adorna todas las páginas, excepto la primera, con un borde de
página utilizando el motivo siguiente: .
 Sal de Word y guarda el documento con el nombre que
quieras.

SOLUCIÓN
Para ayudarte a hacer las actividades que te he indicado en esta lección, aquí te muestro
algunos consejos para hacerlas:
acceso directo.
la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo La Navidad.docx.
 Muestra el documento en el modo de vista Diseño de impresión utilizando los botones
que hay a la derecha, en la barra de estado.
 Para separar en la primera página del documento a los tres primeros párrafos, inserta un
salto de página manual después del tercer párrafo. Veamos estos pasos con más detalle.
 Sitúa el cursor al final del párrafo donde pone: Valencia, 10 de diciembre de 2007.
Después muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Salto de página.
 Sitúa el cursor al principio del documento pulsando las teclas + .
 Para distribuir los tres párrafos de la primera página en alineación vertical, pulsa el
botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Configurar página y muestra la
ficha Diseño. Despliega la lista Alineación vertical y elige la opción Justificada para
que las tres líneas de los tres párrafos se sitúan distribuyéndose a lo largo de la página.
 En la ficha Vista, pulsa el botón Una página para ver toda la página completa.
 Vuelve a situar el cursor al final del párrafo donde pone: Valencia, 10 de diciembre de
2007. Después pulsa la tecla para eliminar el espacio hasta el final de la página.
 Sitúa el cursor al principio del documento y, en la ficha Diseño de página, pulsa el
botón Bordes de página.
 Despliega la lista Arte y selecciona el diseño . Despliega la lista Aplicar
a y selecciona Esta sección - Todas excepto primera pág. Acepta para aplicar el borde.

Formato de página (II)
1. MANTENER EL TEXTO JUNTO
Hay veces en las que, al final de una página, las líneas de un
párrafo no caben y hay unas líneas al final de una página y el
resto de líneas están al principio de la página siguiente.
Para que el aspecto del texto quede bien, es mejor que ningún
párrafo quede dividido entre dos páginas.
Para mantener juntas todas las líneas del último párrafo de una
página cuando está dividido entre dos páginas, primero sitúa el cursor
en el párrafo que está dividido.
Después, en la ficha Inicio, pulsa el botón Iniciador de cuadro
de diálogo en el grupo Párrafo y muestra la ficha Líneas y saltos
de página.

Dentro del apartado Paginación hay cuatro opciones para que
puedas controlar el que un texto permanezca junto o no:
 Control de líneas viudas y huérfanas: impide que se imprima
la última línea de un párrafo en la parte superior de la página
(línea viuda) o la primera de un párrafo en la parte inferior de
la página (línea huérfana).
 Conservar con el siguiente: si quieres que varios párrafos
seguidos se muestren juntos en la misma página, sitúa el cursor
en cualquier lugar del primer párrafo y, si son varios párrafos,
selecciónalos y activa esta opción.
 Conservar líneas juntas: las líneas de un párrafo se muestran
siempre unidas en una misma página.
 Salto de página anterior: para mantener un párrafo al principio
de la página, coloca el cursor en el párrafo y activa esta opción.
De esta forma, Word inserta un salto de página inmediatamente
antes del párrafo. Siempre puede eliminarse desactivando la
opción con la que lo has insertado.
En todo caso estas opciones sólo sirven para los casos en los que
el salto de página de una página a otra sea automático.
Si la división se produce por un salto de página manual, tendrás
que ser tú mismo quien arregle la distribución del texto.
Debes tener en cuenta lo siguiente a la hora de ajustar la
paginación de un documento en Word:
 El texto oculto, al hacerse visible, afectará a los saltos de
página.
 La división de palabras puede afectar a los saltos de página,
al crearse más o menos líneas en un párrafo. Por ello, es
recomendable ajustar la división de palabras antes que la
paginación.
 La inclusión de notas al pie de página hará que Word deje
espacio para ellas y salte a la página siguiente.
 Los gráﬁcos no pueden dividirse, por lo que se trasladarán
enteros a la página siguiente si no caben en la anterior.
2

2. NUMERAR LÍNEAS

Seguro que alguna vez te habrán dicho: “Busca y lee la página
23 del libro”. Entonces vas pasando páginas mirando su
número hasta encontrar la página que te han dicho y te pones a leerla.
Para ir rápidamente a una de las páginas de un documento muy
largo, necesitas que sus páginas estén numeradas. A veces, incluso
también las líneas tienen que estar numeradas.
Veamos primero cómo
podemos numerar las líneas
de texto en los documentos
de Word.
Para ello, muestra la
ficha Diseño de página y
pulsa el botón Números de
línea para desplegarlo.
Puedes elegir entre distintas opciones, según cómo quieras
numerar las líneas del documento:
 Ninguno: elimina los números de línea del documento.
 Continua: incluye en el margen izquierdo un número de línea
a nivel de cada línea, desde la primera a la última línea del
documento.
 Reiniciar en cada página: incluye un número de línea, pero en
cada página comienza desde el número 1.
 Reiniciar en cada sección: incluye un número de línea, pero
en cada sección comienza desde el número 1.
 Suprimir del párrafo actual: elimina los números de línea del
párrafo en el que se encuentra el cursor, reenumerándose las
líneas a partir del siguiente párrafo.

También puedes configurar la numeración de líneas para que se
adapte a lo que quieras hacer con el documento.
Para ello, pulsa el botón Números de línea y elige Opciones de
numeración de líneas... En el cuadro de diálogo que aparece, pulsa el
botón Números de línea.
En el cuadro Números de línea,
tienes que activar la opción Agregar
números de línea.
Si quieres que la numeración de
líneas comience en un número que no
sea el 1, lo escribes en Iniciar en.
En Desde el texto puedes poner
la distancia entre los números de línea
y el borde izquierdo del texto.
En Intervalo puedes poner cada cuántas líneas quieres que se vea
el número de línea, por si no quieres que se vea en todas las líneas.
Tras pulsar el botón Aceptar, las líneas se muestran numeradas
como hayas indicado.
Si eliges Reiniciar en cada página, la numeración de líneas
vuelve a comenzar a partir de 1 o del número que hayas puesto en
Iniciar en, en cada página.
En la siguiente numeración de líneas, en Intervalo se ha indicado
un 2 para que se muestre uno de cada dos números de línea.
4

3. NUMERAR PÁGINAS

Para numerar las páginas de un documento, muestra la ficha
Insertar y pulsa el botón Números de página.
Puedes desplegar las
opciones Principio de página,
Final de página, Márgenes
de página o Posición actual,
dependiendo de en qué parte
de la página quieras colocar los
números de página.
En cada opción (Principio de página, Final de página, etc.)
puedes desplegar una galería de diseños y elegir un diseño de número
de página.
Al incluir el número de página al final de la página, se incluye
dentro de lo que se llama Pie de página. Se muestra entonces una
nueva ficha llamada Diseño en la cinta de opciones.
Si pulsas el botón Número de página y eliges Formato del
número de página, se muestra un cuadro de diálogo para establecer el
formato de los números de página.
Si despliegas la lista Formato de número, puedes elegir si
numeras las páginas con números, con letras, etc., bien en mayúsculas
o en minúsculas.

Las formas de numerar las páginas pueden ser:
 Números arábigos (1, 2, 3, ...)
 Números romanos tanto en mayúsculas (I, II, III, IV, ...)
como minúsculas (i, ii, iii, iv, ...)
 Letras minúsculas (a, b, c, d, e, ...) o mayúsculas (A, B, C,
D, ...)
En Iniciar en puedes indicar el número con el que quieres que
comience la numeración.
Si la primera página del documento es una tapa o una portada, no
se muestra el número de página. Para que no se muestre el número de
página en la primera página del documento, sitúa el cursor en el pie de
página y activa la opción Primera página diferente.
Si,además,quieresquelasegundapáginadeldocumentocomience
con el número de página 1 en lugar de con el 2, en Iniciar en debes
indicar un 0.
Puedes eliminar los números de página de un documento pulsando
elbotón Númerode página yseleccionandola opciónQuitarnúmeros
de página.
Una vez hayas terminado de dar formato a los números de página,
pulsa el botón Cerrar encabezado y pie de página .
4. DIVIDIR EN SECCIONES
Un concepto importante en Word es el de sección. En muchas
ocasiones, para aplicar un formato a una parte del documento
y no a otra, es necesario dividir el documento en unas partes llamadas
secciones.
Un documento se puede dividir en cualquier número de secciones
y dar el formato que quieras a cada sección.
Una sección puede ser tan corta como un único párrafo, ocupar
una o varias páginas o ser tan larga como el documento entero.
En Word puedes dividir un documento en cualquier número de
secciones y dar el formato que quieras a cada sección.
6

Al dividir un documento en secciones, podrás aplicar un formato
en una parte del documento y otro en otra.
Para insertar un salto de sección, sitúa el cursor en la posición
donde quieras iniciar una nueva sección, muestra la ficha Diseño de
página y pulsa el botón Saltos.
Desde este botón puedes insertar saltos de página y también
saltos de sección.

Los saltos de
sección se
eliminan igual
que los saltos
de página: lo
seleccionas y
pulsas la tecla
.
Dentro del apartado Saltos de sección elige el tipo de salto que
indica el lugar en el que quieras iniciar la siguiente sección.
Puedes seleccionar entre distintas posibilidades para controlar
los saltos de sección:
 Página siguiente: Word introduce un salto de página en el
salto de sección, por lo que la nueva sección comenzará en
la página siguiente.
 Continua: el salto de sección se insertará donde está el
cursor, dentro de la misma página.
 Página par: la nueva sección comenzará en la siguiente
página que tenga número par.
 Página impar: la nueva sección comenzará en la siguiente
página con número impar.
Todos los formatos de sección, como el número de columnas,
orientación de la página, márgenes, bordes de página, etc., se almacenan
en el salto de sección.
Si eliminas un salto de sección, también borrarás el formato de
la sección y el texto pasará a formar parte de la siguiente sección,
adquiriendo su formato.
Si estás en el modo de vista Diseño de impresión no notarás
ninguna diferencia al incluir un salto de sección.
Puedes pasar al modo de vista Borrador para poder ver dónde
están los saltos de sección que tenga el documento.
A continuación te indico algunas situaciones en las que es
necesario insertar una sección:
 Utilizar un tamaño, orientación o márgenes del papel distinto
en una parte del documento.
 Crear una zona con un número de columnas distinto al de
otra parte del documento.
 Cambiar para una parte del documento el formato, posición
o secuencia de los números de página.
 Crear distintos encabezados y pies de página.
8

Puedes aplicar dos saltos de sección y dejar un cierto texto en
medio. Así podrás aplicarle distintos cambios de formato al texto
encerrado en la sección sin que le afecte al resto del documento.
Sin embargo, lo más frecuente será insertar un salto de sección
de Página siguiente, para cambiar el formato del documento de una
página a otra.

ACTIVIDADES
Acontinuación te indico las actividades que tienes que hacer:
 Pon en marcha Word y abre el documento Aventuras.docx,
 Haz que ningún párrafo quede partido o dividido entre una
página y otra. Si algún subtítulo queda al final de una página, haz
que se mantenga unido al párrafo siguiente.
 Numera las líneas del documento, recorre el documento y
luego quita esta numeración.
 Numera las páginas del documento de forma que en la primera
página comience con el número 2 como número de página y que
esté situado en la parte inferior de las páginas y en el centro.
 Guarda el documento con el nombre que quieras y sal de
Word.

SOLUCIÓN
Si tienes alguna duda de cómo hacer alguna de las actividades, consulta los puntos que
siguen:
acceso directo.
la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo Aventuras.docx.
 Para evitar que un párrafo quede dividido entre dos páginas, recorre las páginas del
documento y si encuentras un párrafo entre dos páginas, sitúa el cursor sobre él.
 Después, en la ficha Inicio, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el
grupo Párrafo, muestra la ficha Líneas y saltos de página y activa la opción Conservar
líneas juntas. Repite esto para cada uno de los párrafos divididos.
 Al ajustar uno de los párrafos, el subtítulo "Tierra firme" queda al final de la página.
Selecciónalo junto al párrafo siguiente (que estará en la página siguiente). Después accede
a la ficha Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Párrafo y activa la opción
Conservar con el siguiente.
 Sitúa el cursor al inicio del documento pulsando las teclas + y muéstralo en
modo de vista Diseño de impresión si no está en este modo.
 Para numerar las líneas de texto, muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón
Números de línea para desplegarlo y elige Continua.
 Pulsa la tecla para ir recorriendo las páginas del documento.
 Para quitar los números de línea, pulsa el botón Números de línea para desplegarlo y
elige Ninguno.
 Para numerar las páginas de un documento, sitúa el cursor al inicio del documento,
muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Números de página. Despliega la galería de
diseños de la opción Final de página y elige un diseño de número de página, de forma
que el número quede en el margen inferior y en el centro de la página.
 Pulsa el botón Números de página y selecciona Formato del número de página y, en
el cuadro de diálogo que aparece, introduce 2 en Iniciar en y acepta.
TerminalanumeraciónsaliendodelpiedepáginapulsandoelbotónCerrarencabezado
y pie de página .

 Recorre el documento pulsando la tecla para ver que todas las páginas están
numeradas.

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