Excel 2010

Es el documento de Excel donde se almacenan
los datos, que contiene una o más páginas
llamadas hojas de cálculo.
Una hoja de cálculo es conocida como hoja de
trabajo, se almacena en un libro de trabajo y tiene
forma de matriz, compuesta por filas horizontales
y columnas verticales.

Se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla, donde
podrás ver las acciones que puedes
realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear
uno Nuevo. A este menú también
puedes acceder desde el modo de
acceso por teclado tal y como
veremos en la Cinta de opciones.

Contiene el nombre del documento sobre el que
se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo
de la derecha están los botones para minimizar
botón maximizar, botón restaurar y botón cerrar.

La barra de acceso rápido contiene las
operaciones más habituales de Excel como
Guardar, Deshacer Imprimir o Rehacer. Esta
barra puede personalizarse para añadir todos los
botones que quieras. Para ello haz clic en una
opción y aparecerá marcada. De igual forma, si
vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la
barra. Si no encuentras la opción en la lista que te
propone, puedes seleccionar Más comandos

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño
de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En
ellas se encuentran los distintos botones con las
opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con
determinados elementos, aparecen otras de
forma puntual: las fichas de herramientas. Por
ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas
de gráficos, que nos ofrecerá botones
especializados para realizar modificaciones en los
gráficos.

Supongamos que tienes instalada la versión
profesional de Acrobat, para crear documentos
PDF. Es muy probable que en tu programa Excel
aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya
herramientas útiles como crear un PDF a partir de
la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar
por e-mail.

Nos muestra el contenido de la celda activa, es
decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda,
dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante

Permite movernos por las distintas hojas del libro
de trabajo.
Botones de desplazamiento, desplaza etiquetas
de las hojas de cálculo ocultas.
Etiquetas de hoja, identifica las hojas de cálculo
dentro del libro y permite insertar mas hojas.

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja
de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.

Indica en qué estado se encuentra el documento
abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador
o pulsando los botones + y -. También dispone de
tres botones para cambiar rápidamente de vista
(forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por
16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de
cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA,
AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y
es la selección horizontal de un conjunto de
celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se
denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el
número de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la
celda se llama A1. Si observas la ventana de
Excel podrás comprobar todo lo explicado
anteriormente.

Es un bloque rectangular de una o más celdas
que Excel trata como una unidad. Los rangos son
vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir
un rango.

En cada una de las celdas de la hoja, es posible
introducir textos, números o fórmulas. En todos
los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a
introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y
en la Barra de Fórmulas, como puedes observar
en el dibujo siguiente:

VALORES CONSTANTES
Es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.

Para introducir números puedes incluir los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e
. €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y
para escribir un número negativo éste tiene que ir
precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo
interpreta como un número negativo, lo cual es típico
en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación
científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3
por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los
números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata
como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe €, Excel
asigna formato Moneda al número y así se verá
en la celda, pero en la barra de fórmulas
desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el
símbolo % al final de un número, Excel lo
considera como símbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 ,
debes escribir primero un cero para que no se
confundan con números de fecha.

Para introducir una fecha u hora, no tienes más
que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo
son), las fechas y las horas también aparecen
alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre
los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin
embargo para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre dicho rango, necesariamente
deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

Para introducir texto como una constante,
selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede contener letras, dígitos y otros caracteres
especiales que se puedan reproducir en la
impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000
caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar
todas las adyacentes que están en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante el texto se
almacena únicamente en la primera celda.

FÓRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores
constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica
para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas
de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
OPERADORES ARITMÉTICOS: Se emplean para
producir resultados numéricos. Ejemplo: + - *
/ % ^

OPERADOR TIPO TEXTO: Se emplea para
concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:
&.
OPERADORES RELACIONALES: Se emplean
para comparar valores y proporcionar un valor
lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA: Indican que el
valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
 Operador de rango indicado por dos puntos (:),
se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5
 Operador de unión indicado por una coma (,),
une los valores de dos o más celdas. Ejemplo:
A1,G5.

Los operadores de comparación tienen todos la
misma prioridad, es decir que son resueltos de
izquierda a derecha, en el orden en que
aparecen. Son:
COMPARACIÓN Igualdad (=), Desigualdad (<>),
Menor que (<), Mayor que (>), Menor o igual que
(<=) ,Mayor o igual que (>=).

Los operadores lógicos y aritméticos son
resueltos en el siguiente orden de prioridad (de
mayor a menor):
ARITMÉTICOS LÓGICOS: Exponenciación (^),
Not Negación (-), And Multiplicación (*) y División
(/), Or Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&).

Una función es una fórmula especial escrita con
anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve
un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis
y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un
mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van
siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un
punto y coma ";".

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo
que aparece tendrá un aspecto similar al que ves
a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos
aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u
otro.

Este cuadro nos dice que la fórmula es
incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente
que la fórmula de la celda no tiene el mismo
aspecto que todas las demás fórmulas adyacente
(por ejemplo, ésta sea una resta y todas las
demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
saber si hay que modificarla o no, podríamos
utilizar la opción Modificar en la barra de
fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción
Omitir error para que desaparezca el símbolo de
la esquina de la celda.

##### se produce cuando el ancho de una
columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de
argumento o de operando incorrecto, como puede
ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto
de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una
función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de
celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no
válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección
de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el
caso anterior, contendrá además un símbolo en la
esquina superior izquierda tal como: error valor.

A la hora de seleccionar celdas es muy
importante fijarse en la forma del puntero del
ratón para saber si realmente vamos a
seleccionar celdas o realizar otra operación. La
forma del puntero del ratón a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa
blanca, tal como se ve a continuación.

Para seleccionar un conjunto de celdas
adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en
la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botón del ratón mientras se arrastra
hasta la última celda a seleccionar, después
soltarlo y verás como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.

Selección de una columna: Hacer clic en el
identificativo superior de la columna a seleccionar.
Selección de una fila: Hacer clic en el
identificativo izquierdo de la fila.

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la
hoja situado entre el indicativo de la columna A y
el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas
Ctrl + E.
Si realizamos una operación de hojas como
eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este método ya
que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.

La operación de copiar duplica una celda o rango
de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones
Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará
las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la información del
portapapeles a donde nos encontramos situados.

Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido
una pequeña flecha que permite seleccionar la
forma en que queremos copiar los datos. Si
elegimos Copiar como imagen, aparecerá un
pequeño cuadro que nos permite convertir los
datos seleccionados en una única imagen.

 Seleccionar las celdas a copiar.
 Situarse sobre un borde de la selección y
pulsar la tecla CTRL.
 Observa como el puntero del ratón se
transforma en transformación del puntero.
 Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del
ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde se quiere copiar el rango.

 Observa como aparece un recuadro que nos
indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón.
 Soltar el botón del ratón cuando estés donde
quieres copiar el rango.
 Soltar la tecla CTRL.

Dicho método utiliza el autor rellenó, a
continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué
pasa cuando las celdas que copiamos contienen
fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición
siempre que ésta última sea adyacente a la
selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la
selección que contiene un cuadrado negro, es el
controlador de relleno.
3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el
puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
Observa como aparece un recuadro que nos
indica dónde se situará el rango.
5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá
en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el icono de Opciones de autor relleno

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar
el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o
copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de
la celda, es decir, elegir los elementos del rango a
copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el
Pegado especial.

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el
botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la
pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un
menú con más opciones para pegar.

 Todo: Para copiar tanto la fórmula como el
formato de la celda.
 Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula
de la celda pero no el formato de ésta.
 Valores: Para copiar el resultado de una celda
 Formatos: Para copiar únicamente el formato
de la celda pero no el contenido pero no la
fórmula, como tampoco el formato.

 Comentarios: Para copiar comentarios
asignados a las celdas (no estudiado en este
curso).
 Validación: Para pegar las reglas de validación
de las celdas copiadas (no estudiado en este
curso).
 Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas
así como todos los formatos excepto bordes.

 Ancho de las columnas: Para copiar la anchura
de la columna.
 Formato de números y fórmulas: Para copiar
únicamente las fórmulas y todas los opciones de
formato de números de las celdas
seleccionadas.
 Formato de números y valores: Para copiar
únicamente los valores y todas los opciones de
formato de números de las celdas
seleccionadas.

Elimina el contenido de las celdas seleccionadas,
los comentarios ligados a esas celdas y cualquier
formato excepto la anchura de la columna y la
altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el
siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con
la opción Todo. Si ahora introducimos el valor
23000 aparecerá tal como lo acabamos de
escribir sin formato.

Borra el formato de las celdas seleccionadas que
pasan a asumir el formato Estándar, pero no
borra su contenido y sus comentarios. Cuando
hablamos de formato nos referimos a todas las
opciones disponibles en el cuadro de diálogo
Formato Celdas estudiadas en el tema
correspondiente.

la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá
12000 ya que únicamente hemos borrado el
formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Elimina el contenido de las celdas seleccionadas,
tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato.
la opción Contenido. Si ahora introducimos el
valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es
decir 23.000 €.

Suprime cualquier comentario ligado al rango de
las celdas seleccionadas, pero conserva sus
contenidos y formatos. El estudio de los
comentarios no es objeto de este curso.

Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace
pero el formato que Excel aplica (color azul y
subrayado) se mantendrá. Para eliminar también
el formato deberás pulsar el icono junto a las
celdas seleccionadas y seleccionar Borrar
hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú
borrar la opción Quitar hipervínculos.

La validación de datos nos permite asegurarnos
de que los valores que se introducen en las
celdas son los adecuados; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si nos
equivocamos.

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de
datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

Para hacer una ordenación simple debemos
posicionarnos en la columna que queramos
ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones
ordenar de la sección Ordenar y filtrar, para que la
ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente. También podemos pulsar sobre
Ordenar... y escoger el criterio de ordenación,
aunque en este caso esta opción es menos
rápida. Ésto ordenará todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada
columna, sin que esto afecte al resto, deberemos
hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por
ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso,
nos aparecerá una ventana como la siguiente:

Aparece el cuadro de diálogo donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos
ordenar.

En el desplegable Ordenar por elegiremos la
columna. Si los datos tienen un encabezado que
les da nombre, Excel los mostrará. Si no,
mostrará los nombres de columna (columna A,
columna B, ...).
Deberemos indicar en qué se basa nuestra
ordenación (Ordenar según). Se puede elegir
entre tener en cuenta el valor de la celda, el color
de su texto o fondo, o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente
(A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de
un criterio personalizado como: lunes, martes,
miércoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos
incluir otro pulsando Agregar nivel, como se
muestra en la imagen. De forma que podremos
ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que
dos o más registros tengan el mismo nombre, por
apellido.

Cuando hemos completado un criterio, podemos
incluir otro pulsando Agregar nivel, como se
muestra en la imagen. De forma que podremos
ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que
dos o más registros tengan el mismo nombre, por
apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas
hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este
nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los
demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón
Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos
especificar más opciones en el criterio de la
ordenación.

Cuando manejamos una cantidad importante de
datos, en ocasiones necesitamos localizar en el
libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea
existe la herramienta de búsqueda. La
encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y
seleccionar.
Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de
diálogo que te permite introducir el dato que
deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando
de una celda a otra, de entre las que contenienten
el valor introducido. Buscará a partir de donde
estemos situados, por lo que deberemos
situarnos en la primera celda para que busque en
toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas
seleccionadas, sólo buscará en ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para
mostrar en la propia ventana un listado con la
localización de cada una de las celdas en que se
encuentra el dato. La lista de resultados será un
conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic
sobre uno de ellos nos situará en la celda en
cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana
de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir
dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en
todo el libro), si buscamos únicamente las celdas
con un formato concreto (por ejemplo, sólo las
celdas con formato de moneda), etc.

En la pestaña Reemplazar de esta misma
ventana, o bien en la opción Reemplazar... del
botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L)
podremos realizar una sustitución de los datos,
cambiando un valor original por otro. La opción de
reemplazo no se limita únicamente a valores,
también puede referirse a formatos.

La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite
situarnos en una celda en concreto. La ventaja
que tiene frente a otras formas de desplazarnos
entre las celdas es que guarda un historial de las
celdas que se van visitando, de forma que si
vamos a trabajar con las mismas celdas todo el
tiempo, es posible que nos interese utilizar esta
opción.

Luego encontramos una serie de opciones:
Fórmulas, Comentarios, Formato condicional,
Constantes, Validación de datos, Seleccionar
objetos que nos permiten seleccionar todas las
celdas que contengan este tipo de información a
la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas
del documento, por ejemplo

Una función es una fórmula predefinida por Excel
(o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argu
mentoN)

- Si la función va al comienzo de una fórmula
debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van
siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un
punto y coma ;.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas
encontrarás el botón de Autosuma botón
autosuma que nos permite realizar la función
SUMA de forma más rápida.

 Situarse en la celda donde queremos introducir
la función.
 Hacer clic en la pestaña Fórmulas
 Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic
sobre el botón
formulas de la barra
de fórmulas.
Aparecerá el
siguiente cuadro de
diálogo Insertar
función:

Observa como conforme seleccionamos una
función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de
ésta. También disponemos de un enlace Ayuda
sobre esta función para obtener una descripción
más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo
Argumentos de función, donde nos pide introducir
los argumentos de la función: Este cuadro variará
según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer
argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A1:B4 .
Para ello, hacer clic sobre le botón para que el
cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda
la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el
rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento.

Para seleccionar un rango de celdas haz clic con
el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda
del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
última celda del rango y pulsar la tecla INTRO
para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál
será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir,
cuando en una formula escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que
sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Existen 3 tipos de referencias:

Las referencias de filas y columnas cambian si se
copia la formula en otra celda, es decir se adapta
a su entorno porque las referencias las hace con
respecto a la distancia entre la formula y las
celdas que forman parte de la formula. Esta es la
opción que ofrece Excel por defecto.

Las referencias de filas y columnas no cambian si
se copia la formula a otra celda, las referencias a
las celdas de la formula son fijas.

Podemos hacer una combinación de ambas
referencias, podemos hacer que las filas sean
relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Una opción para cambiar el tipo de referencia una
vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos
de referencias que existen y la que más nos
interesa en cada momento es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual
vemos la intersección de la celda con la columna
y la fila (A2, B3, D1...).

Para que la referencia sea absoluta, es decir que
sea fija, debemos anteponer a la columna y a la
fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho
puede ser una mezcla entre relativa y absoluta
por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3,
$D1...).

Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es
hacerlo cuando estemos editando la formula, en
el momento en el que se incluyan las celdas
referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y
vemos que va cambiando a los posibles tipos de
referencias que podemos hacer con la celda.

 Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas
debemos indicar el nombre de la hoja seguido del
signo de exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está
diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con
espacios incluidos, la referencia sería de este
modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que
encerrar el nombre de la hoja entre comillas
simples ' '.

 Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros
debemos indicar el nombre del libro entre
corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2010]Hoja1'!B2 esta
referencia indica que la celda se encuentra en el
libro "Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la
celda B2.

En varias funciones veremos que el argumento
que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"número de serie". Pues bien, Excel llama número
de serie al número de días transcurridos desde el
0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es
decir coge la fecha inicial del sistema como el día
0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las
funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la
referencia de una celda que contenga una fecha.

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse
dentro del mundo de los números, pero Excel
también tiene un conjunto de funciones
específicas para la manipulación de texto.

En una hoja de Excel es muy importante coger los
datos correctos para trabajar con las fórmulas
diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando
queremos encontrar alguna información de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede
tener lo que buscamos.

Excel es una de las herramientas más potentes
para trabajar con información y cálculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones
prediseñadas para crearte tu propia "caja de
ahorros en casa".

Además de las funciones anteriormente
mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos
pueden ser de gran utilidad.

Al igual que podíamos definir condiciones de
validación para los datos, podemos controlar los
errores en las fórmulas.
Para corregirlos por ejemplo, al introducir una
fórmula manualmente podemos cometer un error
sintáctico como =PROMEDO(A1:A9), lo que
provocaría que apareciese en la celda un error de
tipo #¿NOMBRE?.ecesitaremos, primero,
localizarlos.

Si pulsamos sobre la pestaña Formulas
encontraremos el botón Comprobación de
errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.
Desde la pequeña flecha de la derecha podemos
desplegar un menú, con opciones interesantes
como localizar Referencias circulares. Si hay
alguna, aparece su localización en el submenú.

En éste apartado vamos a ver la primera opción,
Comprobación de errores..., que realiza la misma
acción que pulsar directamente sobre el botón sin
desplegar el menú.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de
errores como el que vemos en la imagen donde
nos informa de qué tipo de error se ha detectado
y en ocasiones nos puede ofrecer una corrección.

La parte más interesante es la descripción del
error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es
el problema y pulsando Modificar en la barra de
fórmulas, la rectifiquemos manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir
moviéndonos entre los errores del libro, si es que
hay más de uno.

Además, disponemos de herramientas útiles
como la Ayuda sobre este error, u Omitir error,
para dejar la fórmula tal y como está.
El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un
cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula y nos
informa dónde se encuentra el error, si es en el
nombre de la función o si está en los parámetros
de la fórmula.

 Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de
utilizar fórmulas de varias hojas para combinas
datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos
creando una dependencia de una con respecto a
la otra, apareciendo así dos conceptos:

Si queremos que un libro contenga fórmulas o
información basada en los datos de otro, debemos
crear fórmulas de referencias externas. Para ello
debemos seguir los siguientes pasos:
1. Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que
contiene los datos).
2. Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar
la celda donde queremos incluir la fórmula.

3. Introducir la fórmula de la forma que hemos
hecho siempre, cuando se llegue al punto de
escoger las celdas de datos, activar el libro de
trabajo fuente y seleccionar las celdas
necesarias.
4. Terminar la fórmula y pulsar Intro.

Las referencias al libro externo las gestiona
automáticamente Excel, incluso si cambiamos el
nombre del archivo donde están los datos desde
Archivo > Guardar como... las referencias también
se cambiarían.

 Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos.
 Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vínculo
seleccionado.
 Romper vínculo: Quita los vínculos de las fórmulas
externas.
 Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.
 Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el
libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos.
Abrir origen: Abre el libro del vínculo seleccionado.

 Consolidar hojas de trabajo.
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene
muy ligado al concepto de enlace que acabamos
de ver. Se trata de entablar una relación entre
varias hojas de trabajo.
Si pulsamos sobre la pestaña Datos y hacemos clic
en el botón Consolidar... nos aparece el cuadro de
diálogo Consolidar como vemos en la imagen
donde podemos escoger: Las hojas de trabajo.

 La Función: a utilizar.
 Referencia: vamos seleccionando las celdas de
uno de los libros fuentes,
 Agregar para añadir las celdas seleccionadas a
la lista de todas las referencias,
Repetimos los dos últimos pasos para seleccionar
las celdas de los diferentes libros fuentes.

 Aceptar para finalizar la fórmula.
Si marcamos la casilla Crear vínculos con los
datos de origen, los datos de los libros fuente se
incluirán en el libro consolidado a modo de
esquema, y si cambiamos un valor en el origen,
ese cambio quedará automáticamente reflejado
en el libro consolidado.

Excel nos permite cambiar la apariencia de los
datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente,
el tamaño, estilo y color de los datos de una
celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de
nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los
cuadros de diálogo o la banda de opciones.

Se puede asignar formato a las entradas de las
celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.

Excel nos permite crear líneas en los bordes o
lados de las celdas.

Excel nos permite también sombrear las celdas
de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto de los números.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la
flecha que se encuentra bajo la sección Número.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas,
situado en la pestaña Número.

CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los
números negativos aparecen en rojo).
CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales.
CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos
decimales.
CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año.
CTRL+MAYÚS+
@
Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e
indicar a.m. o p.m.
CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales,
separador de miles y signo menos (-) para los
valores negativos.

El formato condicional suele utilizarse para
resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas
según el valor contenido en ella, etc.
• Seleccionamos la celda a la que vamos a
aplicar un formato condicional.
• Accedemos al menú Formato condicional de la
pestaña Inicio

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar
algunas celdas dependiendo de su relación con
otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un
valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de
color y Conjunto de iconos para aplicar diversos
efectos a determinadas celdas.

En el marco Editar una descripción de regla
deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la
celda podemos escoger entre varias opciones
como pueden ser un valor entre un rango mínimo
y máximo, un valor mayor que, un valor menor
que y condiciones de ese estilo.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos
en un cuadro de diálogo donde podemos escoger
el formato con el que se mostrará la celda cuando
la condición se cumpla. El formato puede
modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo,
el borde de la celda, el color de fondo de la celda,
etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada
celda que cumpla las condiciones se marcará. Si
el valor incluido en la celda no cumple ninguna de
las condiciones, no se le aplicará ningún formato
especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los
cambios efectuados en el formato condicional.

Un tema es un conjunto de formatos que
conforman el estilo general que presenta un libro.
Engloba los colores, la fuente y los distintos
efectos que utilizará por defecto del documento al
completo. Ésto no implica que no se pueda
personalizar las celdas de forma independiente,
como hemos aprendido anteriormente, pero sí
deberemos tener en cuenta que, si utilizamos
colores del tema al colorear un relleno o un texto,
éstos cambiarán si modificamos el tema.

Un gráfico es la representación gráfica de los
datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.
• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en
una hoja normal como cualquier otro objeto.
• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una
hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de
gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de
objeto.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones,
pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que
se encuentra en la pestaña Insertar.

En cada uno de
los tipos
generales de
gráficos podrás
encontrar un
enlace en la parte
inferior del listado
que muestra
Todos los tipos de
gráfico.

Este paso es el más importante de todos ya que
en él definiremos qué datos queremos que
aparezcan en el gráfico. Si observamos la
pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy
útiles relacionadas con los Datos:

Rango de datos del gráfico debemos indicar el
rango de celdas que se tomarán en cuenta para
crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos
englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para
escoger los datos puedes escribir el rango.
Una vez hayamos acotado los datos que
utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal
(categorías) y otros al eje vertical (series).

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que
se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o
el rango de celdas de las series o categorías. En
nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1
por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos
de las series y las pasa a categorías y viceversa.

Este botón actúa del mismo modo que el que
podemos encontrar en la banda de opciones
Cambiar entre filas y columnas que hemos visto
antes en la pestaña Diseño.
Los cambios que vas realizando en la ventana se
van viendo plasmados en un gráfico. Cuando
acabes de configurar el origen de datos, pulsa el
botón Aceptar

Los controles cuadrados Cuadrado establecen el
ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrástralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles
circulares. El círculo podrás modificar su tamaño
manteniendo el alto y ancho que hayas
establecido, de esta forma podrás escalar el
objeto y hacerlo más grande o pequeño.

También puedes mover los componentes del
gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier
objeto seleccionado, y cuando tome esta forma

Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas
de gráficos. Pulsa sobre el botón Mover gráfico
que encontrarás en la sección Ubicación.

La primera opción te permite establecer el gráfico
como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que
no molestará en la hoja de cálculo, pero no
podrás contrastar los datos numéricos si la
mantienes en una hoja a parte. Depende del
formato que quieras utilizar. Escribe el nombre
para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a
una hoja ya existente. Si utilizas este método, el
gráfico quedará flotante en la hoja y podrás
situarlo en la posición y con el tamaño que tú
eligas. Ésta es la forma en que se inserta por
defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.

El grupo Minigráficos se encuentra también en la
pestaña Insertar de la cinta de opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de
línea, de columna y de ganancia o pérdida.

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una
nueva barra de herramientas en la cinta:
Herramientas para minigráfico. En ella
encontrarás la ficha Diseño que te permitirá
realizar acciones básicas, como cambiar las
celdas que se utilizan como fuente de datos, el
tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por
cualquiera de los tres tipos disponibles), los
estilos, o remarcar determinados puntos (el más
alto, el más bajo...).

A pesar de que el minigráfico se contiene en una
única celda, no es posible borrarlo
seleccionándola y pulsando SUPR, como
haríamos con otro tipo de contenido. Para ello,
debemos utilizar la opción Borrar que se
encuentra en la pestaña Diseño de las
Herramientas para minigráfico. Seleccionaremos
el minigráfico o minigráficos a eliminar para que
aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar.

Hacer clic sobre el botón Imágenes prediseñadas
de la pestaña Insertar. Aparecerá el panel
Imágenes prediseñadas a la derecha de la
ventana de Excel.

Las ilustraciones de la galería están etiquetadas
bajo conceptos. De forma que, por ejemplo, la
imagen de la torre Eiffel está relacionada con los
conceptos arquitectura, edificios, Europa, Francia,
París, etc. En el recuadro Buscar: podemos
escribir el concepto que buscamos. Si se trata de
una de las palabras clave relacionadas a una
imagen, se mostrará.

En Los resultados deben ser: podemos especificar
qué tipo de archivos multimedia estamos buscando
(imágenes, fotografías, sonido, etc).
Si tienes conexión a internet y marcas la casilla para
Incluir contenido de Office.com, permitirás que se
busquen más recursos en la web.
Para añadir la ilustración a la hoja de cálculo,
simplemente haremos clic sobre ella.

Cuando ya tengamos todos los parámetros de la
búsqueda definidos pulsamos sobre el botón
Buscar y nos aparecerá una lista con una vista
previa con los archivos localizados.
Si no encuentras nada con las palabra clave que
has introducido, puedes pulsar el botón Buscar
sin escribir ningún concepto. De esa forma se
mostrará la lista completa.

Para insertar cualquier archivo de imagen
debemos hacer clic en el botón. Aparecerá el
cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger
la imagen desde el disco duro. El aspecto del
cuadro puede variar en función del sistema
operativo que utilices.

De forma general para manipular cualquier objeto
(imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra
hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos
pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo
haciendo clic sobre él, una vez seleccionado
aparecerá enmarcado en unos puntos, los
controladores de tamaño.

Si posicionamos el puntero del ratón sobre el
objeto, cambiará de aspecto a una flecha
parecida esta , sólo tienes que arrastrar la imagen
sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la
posición deseada.
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las
esquinas del objeto y cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño.

Para cambiar otras propiedades del objeto
deberemos utilizar las opciones definidas para
ese objeto y que iremos viendo a lo largo del
tema.
Para manipular una imagen deberemos
seleccionarla haciendo clic en ella. En ese
momento aparecerá el menú Herramientas de
imagen, con la pestaña Formato.

Al hacer clic en el menú
Formas aparecerá el listado
de todas las formas
disponibles en el programa.
Selecciona la que más te
guste y haz clic sobre ella,
enseguida podrás volver a
la hoja de calculo y
establecer el tamaño que
quieras darle.

Si lo que queremos es crear un diagrama de
procesos u organigrama no será necesario que lo
creemos a partir de formas. Podría ser muy
tedioso ir dibujando cada uno de sus elementos.
Para esa función existe la opción SmartArt
SmartArt, que encontraremos en la pestaña
Insertar.

Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos
permite elegir el tipo de diagrama que queremos.
Hay muchos tipos entre los que podremos elegir:
listas, procesos, ciclos, jerarquías, pirámides, etc.

Los objetos WordArt son de tipo gráfico, esto
quiere decir que, por ejemplo, el corrector
ortográfico no detectará un error en un título
hecho con WordArt, y también que el texto
WordArt seguirá las reglas de alineación de los
gráficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón
WordArt de la pestaña Insertar.

Un esquema puede ser perfectamente un índice
de un libro, donde vemos todos los puntos
tratados en el libro, también podemos ver como
ejemplo de esquema el índice de este curso, el
cual contiene los puntos más importantes que se
tratan en él y además está estructurado por
niveles de profundización sobre un tema en
concreto, vamos desplegando el esquema de los
puntos contenidos en el tema.

Los datos apropiados para crear un esquema
deben tener una jerarquía o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si tenemos
datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo
largo del año en toda España con las
precipitaciones mensuales de todas las
provincias, estos datos son buenos candidatos a
formar un esquema.

Pero si únicamente tenemos datos sobre los
gastos efectuados en una compra, con una
estructura compuesta por Producto---Precio, no
disponemos de niveles suficientes para hacer un
esquema.
En una hoja solo podemos incluir un esquema,
para tener más de un esquema sobre los mismos
datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

Las filas sumario deben estar por encima o por
debajo de los datos, nunca entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o
a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde
con estas características nos veremos obligados
a definir el esquema manualmente.

En la imagen
podemos ver
el ejemplo de
datos bien
estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las celdas
B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la
columna E está llena de subtotales
correspondientes a las filas donde se encuentran.
En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales
de los subtotales.

En este ejemplo podemos hacer un esquema
tanto de filas como de columnas, puesto que se
ha organizado los subtotales de cada comunidad
autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales
de cada trimestre (columnas).
Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la
sección Esquema encontraremos el botón
Agrupar. Al pulsarlo elegiremos la opción Auto
esquema del menú.

Automáticam
ente, Excel
nos genera
los niveles
del esquema
como
podemos ver
a
continuación:

En la imagen anterior podemos ver que ahora
aparecen unas líneas en la zona izquierda de las
celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.
 Por columnas podemos ver que existen dos
niveles:
La tabla desplegada por completo
Y la tabla con los datos trimestrales.

 Por filas tenemos tres niveles:
La tabla desplegada completamente
Por autonomías
Y solo por España.
Para comprimir y expander el esquema sólo
tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de
cada nivel.

ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic
sobre el - encima del primer trimestre,
comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo
mismo sobre los niveles de cada autonomía, el
esquema se nos quedaría como podemos ver en
la imagen.

Para borrar un esquema debemos acceder a la
opción Desagrupar y seleccionar la opción Borrar
esquema.
Antes de eliminar un esquema, debemos estar
seguros de que es lo que realmente deseamos,
pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece
la posibilidad de deshacer. Así pues si no
estamos seguros de querer eliminar el esquema
es mejor ocultarlo.

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas
que nos ayudan a expandir/contraer un esquema,
pero el esquema sigue estando activo, para
ocultar un esquema basta con presionar las teclas
Ctrl+8 y automáticamente desaparecen las
marcas del esquema, para volverlas a mostrar
volvemos a pulsar la combinación de teclas
Ctrl+8. Nota: La tecla 8 del teclado numérico no
sirve, debe ser la de la fila de números superior

Para ver la misma hoja en varias ventanas,
debemos acceder a la pestaña Vista y pulsar el
botón Nueva ventana, si la ventana que teníamos
estaba maximizada no nos daremos cuenta de
que haya ocurrido algún cambio en la ventana,
pero si nos fijamos en la barra de título podemos
ver que ahora el nombre del documento además
tiene añadido al final ":2" indicando que es la
segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo
hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada,
dependiendo de como estén situados los datos en
la hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana
independientemente de la otra.

Para importar datos externos a Excel disponemos
básicamente de dos opciones:
 Utilizar el portapapeles de Windows, es decir,
copiar los datos de la aplicación externa y
pegarlos en una hoja de Excel.
 Importar datos de otro archivo que no tiene que
ser necesariamente del formato Excel.

El portapapeles es una zona de memoria donde
se almacena la información copiada o cortada de
una aplicación Windows. Cada vez que se copia o
corta información, el portapapeles reemplaza la
información que había por la nueva información.
Office tiene su propio portapapeles además del
estándar de Windows, en el cual se pueden
almacenar hasta 24 elementos (copias) distintas.

Se accede al
Portapapeles
haciendo clic en la
pequeña flecha
que aparece en la
parte superior
derecha de la
sección
Portapapeles de la
pestaña Inicio.

Los métodos para utilizar el portapapeles son
muy sencillos:
 Primero seleccionamos los datos que
deseamos copiar o cortar.
 Después copiamos (Ctrl+C) o cortamos
(Ctrl+X) los datos seleccionados.
 Por último pegamos lo último que hayamos
puesto en el portapapeles con las teclas Ctrl+V.

Como el portapapeles de Office tiene una
capacidad de 24 elementos tenemos la opción de
pegar varios elementos a la vez o de Pegar todo.
También existe la posibilidad de Borrar todo el
contenido del portapapeles.

Podemos también elegir si queremos que
aparezca automáticamente esta barra o no a la
hora de copiar algún elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botón opciones que aparece
en la parte inferior del panel del portapapeles
encontramos varias opciones.

La opción Mostrar el icono del Portapapeles de
Office en la barra de tareas aparecerá en la barra
de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el
icono del portapapeles.
La opción Mostrar estado cerca de la barra de
tareas al copiar mostrará en la parte inferior
derecha de la ventana un mensaje informándote
del número de elementos copiados.

Además de esto, al importar datos de una
aplicación externa debemos tener en cuenta que
pueden surgir los siguientes fallos:
 Algunas de las fórmulas no ajustan
correctamente.
 El formato no se ajusta al original.
 Las fórmulas y funciones que no entiende no
las copia.

Cuando hablamos de archivos de texto nos
estamos refiriendo a archivos que no tienen
formato, los conocidos como archivos de texto
plano (ASCII); los archivos de texto con formato
como los de Word (.doc) o los del WordPad (.rtf)
tienen otra forma de importarse a Excel que
veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el
asistente podemos hacerlo de dos formas
distintas:

 Podemos acceder a la pestaña Datos y
seleccionar uno de los tipos de orígenes de
datos que podemos encontrar en esta sección.

 O acceder mediante el menú Archivo - Abrir y
donde pone Tipo de datos seleccionar Todos
los archivos (*.*).
A continuación en ambos casos se sigue el
mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para
seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto
aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -
Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:
 Podemos indicar si el texto importado tiene los
Campos delimitados o no para que Excel sepa
donde empieza un campo y dónde acaba.
 Podemos indicar a partir de qué fila queremos
importar por si queremos descartar títulos, por
ejemplo.

 Y también podemos decidir el Origen del
archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre
Siguiente.

En la segunda pantalla del asistente podemos
elegir los separadores de los datos.

Por defecto viene marcado el separador de
Tabulación. En la imagen podemos ver que en el
archivo original los datos estaban separados con
tabulaciones, por eso los ha estructurado en dos
columnas. Podemos marcar o desmarcar los
separadores según las características del archivo
original a importar.

Cuando utilizamos el Separador de Espacio en
blanco, es conveniente activar Considerar
separadores consecutivos como uno solo, para
que no incluya más columnas de las debidas por
un error tipográfico o el uso de excesivos
espacios para darle una cierta estética.
Pulsamos Siguiente y veremos la última ventana
del asistente:

En ella indicaremos qué tipo de Formato de los
datos contiene cada columna.
Para ello haremos clic en los datos de una
columna y una vez esté seleccionada (fondo
negro) elegiremos en la lista superior. En el botón
Avanzadas podemos completar cietas
características para los números como los
separadores de decimales y millares y la posición
del signo en los negativos.

También podremos escoger No importar columna
(saltar) para no incluir una determinada columna
en el Excel.
Una vez hayamos completado o comprobado la
definición, pulsamos sobre Finalizar para que
termine el asistente e importe los datos. Si de lo
contrario, creemos que se nos ha olvidado algo,
podemos volver a las pantallas anteriores
pulsando el botón Atrás.

Nos aparece un
cuadro de diálogo
preguntándonos
dónde deseamos
Importar los datos.

Podemos seleccionar Hoja de cálculo existente.
Para indicar dónde importar exactamente,
haremos clic en la celda o celdas en que
queramos situar la información.
O bien, seleccionamos Nueva hoja de cálculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos
importados en la hoja.

Desde la sección Conexiones en la pestaña
Datos podremos conectar un libro de Excel con la
información contenida en archivos externos que
hayamos importado.
Si abrirá una ventana que nos mostrará todas las
conexiones del libro y podremos eliminar la
conexión, actualizar los datos con el archivo
externo o ver sus Propiedades.

Haciendo clic
en la opción
Propiedades
veremos este
cuadro de
diálogo donde
encontraremos
propiedades
muy útiles:

En la sección Control de actualización podemos
hacer que Excel actualice automáticamente los
datos insertados en la hoja de cálculo cada vez
que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar
al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han
cambiado, estos cambios quedarán reflejados en
nuestra hoja de cálculo.

Esto es posible porque Excel almacena en el libro
de trabajo la definición de la consulta de donde
son originarios los datos importados, de manera
que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del
archivo al actualizar, cada vez que se vayan a
actualizar los datos importados, Excel nos pedirá
de qué fichero coger los datos, sino los cogerá
directamente del archivo que indicamos cuando
importamos por primera vez.

Dependiendo del tipo de archivo que se trate,
podremos tener disponibles opciones como
recuperar formatos, etc. En nuestro caso estas
opciones no están disponibles porque los ficheros
.txt no soportan ningún tipo de formato.
En la pestaña Definición encontraremos la ruta al
archivo de conexión, que podremos modificar
pulsando el botón Examinar.

Si hemos importado los datos desde, por ejemplo,
una base de datos, también podremos editar la
cadena de conexión o la consulta.
Si lo que queremos es ver las Propiedades de
una determinada conexión, y no de todo el libro,
simplemente haremos clic en una celda que
contenga datos importados y pulsaremos el botón
Propiedades de una conexión de la pestaña
Datos.

 Importar datos de Word a Excel.
A veces puede ser útil importar una tabla de Word
a Excel si deseamos agregar algún tipo de
fórmula a los datos de los que disponemos y no
queremos volver a teclear todos los datos en un
libro de Excel.
Para realizar este proceso es tan sencillo como
copiar y pegar.

• Estando en Word seleccionamos la tabla que
queremos pasar a Excel.
• Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando
Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo
clic en el botón Copiar.
• Ahora en Excel seleccionamos la celda donde
queremos colocar la tabla.

• Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y
haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que
nos advierta de que el texto seleccionado es
más pequeño que la hoja, pulsamos sobre
Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo
formato que la teníamos en Word. Si deseamos
que no aparezca el marco de la tabla lo
podemos eliminar utilizando las opciones de
este menú: botón de bordes.

 Importar datos de Excel a Word.
Al importar datos de Excel a Word además de lo
visto anteriormente podemos hacer que los datos
queden vinculados, es decir que además de
copiar los datos de Excel en un documento de
Word si realizamos algún cambio en la hoja de
Excel, este cambio queda reflejado en el
documento de Word.

Para realizar este proceso:
• Seleccionamos la información a copiar de la
hoja de Excel.
• Copiamos los datos seleccionados pulsando
Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo
clic en el botón Copiar.
• Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o
desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el
botón Pegar.

Después de pegar los datos en Word nos aparece
un indicador de pegado opciones de pegado
donde podemos ver las distintas opciones.
Por defecto se pega utilizando la primera opción:
Mantener el formato de origen.

Para vincular los datos deberemos elegir la
tercera o la cuarta opción Vincular datos con
Word: Vincular y mantener formato de origen o
bien Vincular y usar estilos de destino. Las
opciones de vinculación se distinguen por el icono
de la cadena.

También disponemos de un botón que nos
permitirá importar datos directamente de
consultas y tablas de Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecerá el cuadro de
diálogo Abrir para que elijamos de qué base de
datos deseamos importar los datos.
Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir.

En caso de que la
base de datos
contenga más de una
tabla, se mostrará
una ventana similar a
la siguiente para
elegir cuál queremos
importar.

Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar
datos. En la siguiente ventana podemos elegir
cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán,
en una hoja existente o en una nueva.

Pulsando en
Propiedades, podremos
modificar las
propiedades de la
conexión que vimos
anteriormente en el
apartado de
conexiones.

Otra herramienta para importar datos, nos permite
obtener datos Desde Web.

Pulsando sobre
ella, se abrirá
una ventana del
navegador,
donde se marcan
con flechas
amarillas las
tablas existentes
en la página web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las
flechas. En el botón Opciones... de esta ventana,
podremos elegir por ejemplo, si importar o no el
formato de la tabla.
Ten en cuenta que muchas webs utilizan las
tablas para estructurar su contenido, y no sólo
para mostrar datos, así que fíjate bien en que la
información que vayas a importar sea la que
necesitas.

Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access,
donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y
donde podremos modificar en Preferencias las
opciones de actualización de la conexión.
Otra forma rápida de hacer esto, es directamente
seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con
Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después
podremos modificar el formato y si queremos que haya
actualización.

También podemos importar De otras fuentes.

En cada una de las opciones nos pedirá que
realicemos una acción diferente, por ejemplo,
para conectar con una base de datos deberemos
incluir el nombre del servidor, o las credenciales
para identificarnos como usuarios de la base, en
caso de que esté protegida por contraseña, etc.
En el caso de los archivos XML necesitaremos
localizar y seleccionar el archivo.

Desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta,
podemos mostrar la ficha Programador, que por
defecto está oculta. En ella encontramos una
sección denominada XML, que nos muestra
botones para Importar y Exportar.

1. Si hacemos clic en Importar se abrirá un
cuadro de diálogo para que busquemos el archivo
en nuestro ordenador. Una vez seleccionado,
pulsamos Abrir.
2. Es muy probable que, si el archivo no incluye el
esquema XML, muestre un mensaje como el de la
siguiente imagen.

Simplemente pulsaremos Aceptar para que Excel
cree el esquema que considere oportuno. Si no
quieres que Excel te avise en estos casos, marca
la casilla para tal efecto.

3. A continuación se mostrará otro cuadro de
diálogo, esta vez para seleccionar en qué celdas
queremos que se incluyan los datos del archivo
XML.

Si pulsamos el botón
Propiedades...,
podremos configurar
algunos parámetros,
como vemos en la
siguiente imagen:

Al Aceptar, los datos del archivo se importarán en
las celdas que hayamos seleccionado,
constituyendo una tabla.

Además, se abrirá
un panel en la
zona derecha que
incluirá el
esquema de datos.
Lo podremos
ocultar o mostrar
pulsando el botón
Origen de la ficha
Programador.

En caso de que un mismo libro incluya la
importación de los datos de distintos archivos
XML, podremos elegir mediante el desplegable
superior el que queremos visualizar.
Pero imaginemos que no queremos disponer de
la tabla, sino que lo que queremos es utilizar el
mismo esquema de datos. En tal caso, podríamos
borrarla perfectamente.

Veremos que los nombres de los encabezados
(id, isbn, titulo, autor, etc) ya no estarían en
negrita, porque no están siendo utilizados.
Arrastraremos cada encabezado a la celda que
deseemos y a continuación iremos incluyendo en
su correspondiente columna los nuevos datos.

Desde el botón Asignaciones XML... podemos
modificar las asignaciones. Por ejemplo, al
realizar la importación, se asigna el mismo
nombre al esquema de datos. Podríamos
cambiárselo para que se llame de forma distinta
en nuestro libro de trabajo.

1. Haremos clic en el botón Exportar de la ficha
Programador.
2. Se abrirá una ventana que nos preguntará
dónde deseamos guardar el nuevo archivo XML.
Elegiremos la carpeta.
3. Le daremos un nombre adecuado y
pulsaremos Exportar.

Y ya está. Si abrimos el archivo generado con un
editor de texto como el bloc de notas podremos
comprobar que los datos que habíamos
introducido se han exportado correctamente.

Exportar un libro es el proceso contrario al de
importar. Se trata de guardar las hojas de cálculo
en un formato distinto al habitual. Para ello,
haremos clic en Archivo y seleccionaremos la
opción Guardar como.
El proceso es sencillo. Cuando se abra el cuadro
de diálogo Guardar como tendremos que
seleccionar el tipo y elegir el que más nos
interese de la lista.

El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el
tipo actual del documento. Para exportar
simplemente seleccionamos el formato y
procedemos a guardar el documento
normalmente.
Observarás que el nombre del archivo cambia,
mostrando la extensión correspondiente al
formato que has elegido.

Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe
cumplir las normas del tipo al que se pretende
exportar. Por ejemplo, el Texto con formato
(delimitado por espacios) (.prn) no admite la
exportación de todas las hojas del libro, de forma
que te avisará de que tan sólo puede exportar la
hoja activa y te permitirá elegir si deseas seguir
con la exportación o cancelarla.

Una tabla en Excel es un conjunto de datos
organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos), y las
demás filas contienen los datos almacenados. Es
como una tabla de base de datos, de hecho
también se denominan listas de base de datos.
Cada fila es un registro de entrada, por tanto
podremos componer como máximo una lista con
255 campos y 65535 registros.

Entre las operaciones más interesantes que
podemos realizar con las listas tenemos:
• Ordenar la los registros.
• Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún
tipo de filtrado.
• Crear un resumen de los datos.

Para crear una tabla tenemos que seguir los
siguientes pasos:
 Seleccionar el rango de celdas (con datos o
vacías) que queremos incluir en la lista.
 Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo
Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar
previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
 Si en el rango seleccionado hemos incluido la
fila de cabeceras (recomendado), activaremos
la casilla de verificación La lista tiene
encabezados.
 Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver
que en la banda de opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondiente a las Herramientas de
tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango
seleccionado con el formato propio de la tabla.

Para modificar o introducir nuevos datos en la
tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores en ella, o bien podemos utilizar un
formulario de datos. Esta segunda opción viene
muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista
con información de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo
que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que
posicionarnos en la lista para que esté activa, y
pulsar en el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente
disponible en la Cinta de opciones, vamos a
añadirla a la Barra de acceso rápido. Pulsando el
menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta, y
Agregar el icono Formulario..., en la sección de
Comandos que no están en la cinta de opciones.

Al crear el
formulario,
disponemos
de siguientes
botones:

 Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
 Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
 Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
 Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
 Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente
registro.
 Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
 Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero
nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para
desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y
no queremos guardar los cambios hacemos clic
en el botón Restaurar, si queremos guardar los
cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el
botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro
vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o
Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un
nuevo registro en blanco por si queremos insertar
varios registros, una vez agregados los registros,
hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en él
podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro
concreto introduciendo un criterio de búsqueda.
Pulsamos en el botón Criterios con lo cual
pasamos al formulario para introducir el criterio de
búsqueda, es similar al formulario de datos pero
encima de la columna de botones aparece la
palabra Criterios.

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla,
podemos seleccionar un nuevo rango de datos.
Pero si la tabla contiene encabezados, estos
deben permanecer en la misma posición, así que
sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las
filas existentes de la tabla, podemos hacerlo
desde el botón Insertar, en la pestaña de Inicio.
También desde el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos
posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el botón Eliminar,
disponible en la pestaña de Inicio y en el menú
contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y
pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos
seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos
toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla, pero conservar
los datos en la hoja, entonces pulsamos en la
pestaña de Diseño de la tabla.

Una forma fácil de dar una combinación de
colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos,
disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos
marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con
bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de
la tabla.

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar
los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

Para ordenar los datos de una tabla lo haremos
de la misma forma que ordenamos los datos en
celdas sin ninguna estructura: a través de los
botones situados en la pestaña Datos,
o bien desde el botón

La única diferencia será que, al estar los datos
tan bien delimitados, la ordenación siempre se
realizará sobre la propia tabla y no sobre
columnas completas.
Pero además, si nos fijamos en los encabezados
de la propia tabla, vemos que contienen una
pequeña flecha en el lateral derecho.

Si la pulsamos se
despliega un menú que
nos proporciona las
opciones rápidas de
ordenación, así como la
posibilidad de ordenar
por colores.

La ordenación por colores no incluye los colores
predefinidos de la tabla, como la que se ve en la
imagen que alterna el color de las filas entre
blanco y azul. Sino que afecta a las que han sido
coloreadas de forma explícita, para destacarlas
por algún motivo.

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de
todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con
algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
 Utilizando el Filtro (autofiltro).
 Utilizando filtros avanzados.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas
desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro
en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el
botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del
campo 1er Apellido, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una
serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel
filtrará todos los registros que tengan Moreno en
el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán'
de la lista.

Otra opción, es
usar los Filtros
de texto que
veremos en ese
mismo menú,
donde se
despliegan una
serie de
opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana
donde podemos elegir dos condiciones de filtro de
texto, y exigir que se cumpla una condición o las
dos. Excel evaluará la condición elegida con el
texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la
fila. Usaremos el carácter ? para determinar que
en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y
el asterisco * para indicar que puede haber o no
un grupo de caracteres

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los
registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el
segundo carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha
de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y
elegimos la opción (Seleccionar Todo),
reaparecerán todos los registros de la lista.

Si queremos filtrar los registros de la lista por una
condición más compleja, utilizaremos el cuadro
de diálogo Filtro avanzado. Previamente
deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas
donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado,
pulsaremos en Filtro avanzado en la
sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

Rango de la lista: Aquí
especificamos los registros de
la lista a los que queremos
aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí
seleccionamos la fila donde
se encuentran los criterios de
filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del
filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a
otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar
a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del
filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las
repeticiones de registros (filas con exactamente los
mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista,
acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

Cuando hablamos de crear un resumen de los
datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear
subtotales agrupando los registros por alguno de
los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los
campos nombre, dirección, localidad y edad;
podemos obtener un resumen de la edad media
de los niños por localidad.

Otro ejemplo, el
que te enseñamos
abajo, disponemos
de una lista de
vehículos
clasificados por
marca y modelo; y
queremos averiguar
el coste total de
cada marca.

Para agregar los subtotales automáticamente
debemos situarnos sobre una celda cualquiera de
la lista y marcar la opción Fila de totales en las
Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.

Al seleccionar una celda de la fila de totales,
aparece una pestaña con una lista de las
funciones que podemos usar para calcular el total
de esa columna.

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un
conjunto de datos, atendiendo a varios criterios
de agrupación, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretación de
dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir
obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos,
visualizando o no los datos origen, etc.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos
proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de
datos de los artículos del almacén con el número
de referencia y el mes de compra, además
sabemos la cantidad comprada y el importe del
mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de
estos datos para poder examinar mejor las ventas
de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos
clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al
pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de
tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el
lugar donde se encuentran los datos que
queremos analizar y el lugar donde queremos
ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a
seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación
para obtener los datos desde otra fuente diferente
a Excel.

 En el caso de seleccionar la opción Selecciona
una tabla o rango debemos seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo
las cabeceras.
 Pulsamos Aceptar para seguir
 Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la
pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma
en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una
tabla dinámica con la siguiente estructura:
 Una fila para cada una de las Referencias de la
tabla.
 Una columna para cada uno de los Meses de la
tabla.

 En el resto de la tabla incluiremos el total del
Importe para cada Referencia en cada Mes.
 Para ello simplemente tendremos que arrastrar
los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.

 En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo
REF a Rótulos de fila, el campo MES a Rótulos
de columna y finalmente el campo IMPORTE a
la sección Valores.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el
resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos
definido anteriormente, en los rótulos de fila
tenemos las referencias, en los rótulos de
columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar
los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la
pestaña Opciones:

 El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así
que en cualquier momento podremos quitar un
campo de un zona arrastrándolo fuera.
 Con esto vemos que en un segundo podemos
variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
 Si arrastrásemos a la zona de datos los
campos Cantidad y Total, obtendríamos la
siguiente tabla, más compleja pero con más
información:

Puede que no visualices la tabla de la misma
forma, al añadir varios campos en la sección
Valores el rótulo Valores aparecerá en una las
secciones de rótulos, si te aparece en Etiquetas
de columna despliega la lista asociada a él y
selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

Otra característica útil de las tablas dinámicas es
permitir filtrar los resultados y así visualizar
únicamente los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando
el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos
en la tabla están acompañados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del
rótulo Etiquetas de columna nos aparece una lista
como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de
verificación en cada uno de ellos para indicar si
los queremos ver o no, más una opción para
marcar todas las opciones en este caso todos los
meses.

Si dejamos marcados los
meses Enero y Febrero,
los otros meses
desaparecerán de la
tabla, pero no se pierden,
en cualquier momento
podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la
lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro guardando los cambios
debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin
conservar las modificaciones pulsaremos
Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos podemos
formar condiciones de filtrado más complejas, por
ejemplo podemos seleccionar ver los articulos
con referencia 1236 de Abril.

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel
nos genera unos totales con sumatorio, puede
interesarnos modificar esas fórmulas por otras
como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el
promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier
celda de la zona que queremos rectificar y hacer
clic con el botón derecho del ratón.

Nos aparece un menú emergente con diferentes
opciones, debemos escoger la opción
Configuración de campo de valor... y nos aparece
un cuadro de diálogo como el que vemos en la
imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger
cómo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con
el botón de la pestaña Opciones.

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica
deberemos hacer clic en el botón Gráfico
dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de
gráfico que nos agrade más o nos convenga más
según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo
de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el
gráfico que más nos convenga.

Luego, la
mecánica a seguir
para trabajar con
el gráfico es la
misma que se vió
en el tema de
gráficos.

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es
decir, que nos hemos definido con una serie de
características específicas como puedan ser el
tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los cálculos y características
similares, perdemos mucho tiempo en formatear
todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es
automatizar varias tareas y fusionarlas en una
sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro
libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es
crearlas mediante el grabador de macros. Este
grabador de macros te permite grabar las
acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales
podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la
pestaña Vista y despliega el submenú Macros y
dentro de este submenú seleccionar la opción
Grabar macro.
Además de esta opción en el menú podemos
encontrar las siguientes opciones:

 Ver Macros... - Donde accedemos a un listado
de las macros creadas en ese libro.
 Usar referencias relativas - Con esta opción
utilizaremos referencias reactivas para que las
macros se graben con acciones relativas a la
celda inicial seleccionada.

 Al seleccionar la opción
Grabar macro..., lo
primero que vemos es
el cuadro de diálogo
Grabar macro donde
podemos dar un nombre
a la macro (no está
permitido insertar
espacios en blanco en
el nombre de la macro).

 Podemos asignarle un Método abreviado:
mediante la combinación de las tecla CTRL +
"una tecla del teclado". El problema está en
encontrar una combinación que no utilice ya
Excel.
 En Guardar macro en: podemos seleccionar
guardar la macro en el libro activo, en el libro
de macros personal o en otro libro

 En Descripción: podemos describir cuál es el
cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
 Para comenzar la grabación de la macro
pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si
nos fijamos en la barra de estado,
encontraremos este botón en la barra de
estado donde tenemos la opción
de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las
acciones que queramos grabar, es conveniente
no seleccionar ninguna celda a partir de la
grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos
grabar, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado, o accediendo al menú de
Macros y haciendo clic en Detener grabación.

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar
las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro,
dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que
queramos queden afectadas por las acciones de
la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú
Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el
cuadro de diálogo Macro como el que vemos en
la imagen donde tenemos una lista con las
macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar
sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se
ejecutará la macro.

 Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin
realizar ninguna acción.
 Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por
instrucción abriendo el editor de programación
de Visual Basic.
 Modificar - Abre el editor de programación de
Visual Basic para modificar el código de la
macro. Estos dos últimos botones son para los
que sapan programar.

 Eliminar - Borra la macro.
 Opciones - Abre otro
cuadro de diálogo donde
podemos modificar la tecla
de método abreviado
(combinación de teclas que
provoca la ejecución de la
macro sin necesidad de
utilizar el menú) y la
descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si
ejecutamos una macro, no es posible deshacer la
acción desde la herramienta deshacer común, por
lo que es interesante ir con pies de plomo al
ejecutar macros que vayan a realizar cambios
importantes.

Para crear una macro de forma manual es
necesario tener conocimientos de programación
en general y de Visual Basic en particular, ya que
es el lenguaje de programación en el que se basa
el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes
saltarte este punto del tema.

Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos
insertar un módulo de trabajo que es donde se
almacena el código de las funciones o
procedimientos de las macros. Para insertar un
módulo accedemos al menú Insertar → Módulo. A
continuación debemos plantearnos si lo que
vamos a crear es una función (en el caso que
devuelva algún valor), o si por el contrario es un
procedimiento (si no devuelve ningún valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear,
accedemos al menú Insertar → Procedimiento

 Nos aparece un cuadro de diálogo como
vemos en la imagen donde le damos el
Nombre: al procedimiento/función sin insertar
espacios en su nombre.
 También escogemos de qué Tipo es, si es un
Procedimiento, Función o es una Propiedad.

 Además podemos seleccionar el Ámbito de
ejecución. Si lo ponemos como Público podremos
utilizar el procedimiento/función desde cualquier
otro módulo, pero si lo creamos como Privado
solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.
 Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y
el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el
editor de Visual Basic donde escribimos las
instrucciones necesarias para definir la macro.

Cuando guardamos un archivo y queremos que
las Macros que hemos creado se almacenen con
el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar
un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos
ir la pestaña Archivo y seleccionar la opción
Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En
el desplegable Guardar como tipo seleccionar
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros
almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo
la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la
procedencia de las Macros. Como están
compuestas por código podrían realizar acciones
que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si
confías en las posibles Macros que contuviese el
archivo o las has creado tú pulsa el botón
Habilitar contenido. Y si no, cierra la advertencia
de seguridad con el botón de la derecha.

En anteriores versiones existía la vista preliminar
como herramienta para visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos
estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como
tal está mucho más limitada y sirve únicamente
para dar una última ojeada al aspecto general
antes de imprimir

En Excel 2010, para
ver y ajustar las
celdas y objetos de
nuestro documento
para la impresión se
utiliza el Diseño de
página. Accedemos
a esta opción desde
la pestaña Vista.

La forma de visualizar la hoja cambiará de
aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con
la hoja de cálculo como hasta ahora, la única
diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja
al imprimirla. Veremos los saltos de página,
márgenes, encabezados y pies de página y
sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se
ajustan los datos a la página.
Si los datos ocupan más de una página,
deberemos utilizar las barras de desplazamiento
para ir viéndolas:

Al mover las barras de desplazamiento, un
pequeño cuadro informativo nos indicará en qué
columna o fila estamos situados.

También aparecen las reglas superior e izquierda.
En ellas podremos ajustar los márgenes de forma
sencilla, arrastrándo sus límites. La pestaña Vista
permite personalizar qué elementos mostrar.
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas
de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los Títulos.

En caso de estar en la vista normal, y no en la de
diseño, también dispondremos de estas opciones,
exceptuando la regla. Otra opción muy utilizada
es la de Zoom. Con la opción Zoom, se abre una
ventana que te permite escoger entre varios
valores.

La opción central devuelve la vista al 100%, es
decir, al tamaño real. Y Ampliar selección
aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda
u objeto seleccionado.
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán
unas líneas discontinuas que nos indicarán donde
hará Excel los saltos de página. Estas líneas no
se imprimirán.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es
conveniente que configuremos la página, para
modificar factores que afectan a la presentación
de las páginas impresas, como la orientación,
encabezados y pies de página, tamaño del papel.
Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño
de página.

En la sección Configurar página encontraremos
botones rápidos a muchas de las opciones: para
configurar márgenes, la orientación del papel, el
tamaño, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las
opciones de configuración, deberemos pulsar el
pequeño botón de la esquina inferior derecha.
Como siempre, se abrirá una nueva ventana.

El cuadro de diálogo
Configurar página está
organizado en varias
pestañas: La primera de
las fichas se denomina
Página y permite indicar
características como la
orientación del papel, el
tamaño del papel que
utilizamos y otros
parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u
horizontal. (En la impresora se colocará el papel
siempre de la misma forma). En el recuadro
Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la
salida a impresora venga determinada por un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien
ajustando automáticamente la hoja en un número
de páginas específico (una página de ancho por 1
de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Para modificar
los márgenes
superior, inferior,
derecho e
izquierdo de las
hojas a imprimir,
utilizar la ficha
Márgenes.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:,
también nos permite indicar a cuántos
centímetros del borde del papel queremos que se
sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas
tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo
realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.

En la ficha
Encabezado
y pie de
página
podrás
personalizarl
os y ajustar
diferentes
parámetros.

1. Haz clic en la pestaña Vista.
2. Pulsa el botón Diseño de página.
3. Verás que en la propia hoja aparece el texto
"Haga clic para agregar encabezado". Para el pie
de página es exactamente igual. Deberemos
hacer clic sobre el texto y se pondrá en modo
edición, permitiéndonos escribir el texto deseado.

4. Además, en la cinta de opciones, veremos una
nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie
de página. En ella encontrarás la pestaña Diseño
que te permitirá incluir elementos muy utilizados:
la fecha actual, el número de página, la ruta o
nombre del fichero, etc. Así como imágenes, por
ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en
el encabezado.

En Área de impresión: podrás indicar el rango de
celdas a imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar las siguientes
opciones:
- Repetir filas en extremo superior para que en
cada página que se imprima aparezca como título
de columnas aquella fila que está indicada en ese
recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que en
cada página que se imprima aparezca como título
de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar opciones,
como:
- Líneas de división para imprimir las líneas que
delimitan cada celda de la hoja.

-Blanco y negro para no gastar las tintas de
colores.
- Calidad de borrador para realizar una impresión
rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo
tendrá sentido si la impresora dispone de esta
herramienta.
Encabezados de filas y columnas para imprimir los
encabezados de filas (los números de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.

- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir
o no los comentarios que hayas podido incluir, y si
quieres hacerlo donde los has insertado o al final
de la hoja.
- También podrás elegir si quieres imprimir las
celdas con errores.
Por último, podrás elegir el Orden de las páginas,
es decir, la dirección que seguirán para la
impresión.

Tanto en ésta ficha como
en las otras, podrás
acceder a las Opciones
específicas de la
impresora seleccionada
para la impresión, así
como dirigirte a la opción
Imprimir..., desde sus
correspondientes
botones.

Si hemos pulsado
Imprimir o Vista
previa desde la
ventana anterior, o
bien si
seleccionamos la
opción Imprimir del
menú Archivo,
veremos la
siguiente ventana:

También podemos utilizar la combinación de
teclas Ctrl + P para acceder a ella. En la zona
izquierda dispondremos de una serie de opciones
de configuración de la impresión, que nos
permitirán:
- Elegir cuántas copias imprimir del documento.

- Escoger qué impresora queremos utilizar en la
impresión del documento, en caso de que no
queramos utilizar la predeterminada que viene
seleccionada por defecto. También podremos
modificar las Propiedades de impresora
seleccionada.
- Opciones de Configuración como:

Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el
libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias
copias sin intercalación se imprime X veces cada
página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4
sería la impresión de tres copias de un libro que
ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el
intercalado, se imprime el trabajo completo, una
vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4
1,2,3,4 1,2,3,4

- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Ajustar la escala de impresión.
- Acceder a la Configuración de página.

En la zona de la derecha vemos la vista previa de
la página. caso de tener más de una página,
podremos cambiar la página a visualizar
utilizando los botones inferiores o escribiendo el
número de la página a visualizar Botones recorrer
páginas. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos
botones estarán inactivos.

También en la zona inferior derecha, encontramos
dos botones para personalizar la vista previa,
pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si
visualizar la página completa. Cuando esté todo
listo para la impresión y quede como deseas,
podrás pulsar el botón de la zona superior.

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