Ms project1
- 1. AAGGEENNDDAA Introducción Microsoft Project Diagrama Gantt Crear Proyecto (Ejemplo) Calendario Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas) Diagrama Gantt Asignación de recursos Personalización del proyecto
- 2. IINNTTRROODDUUCCCCIIOONN QUE ES MICROSOFT PROJECT? Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto
- 3. MMSS PPRROOJJEECCTT LLEE PPEERRMMIITTIIRRÁÁ:: Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica. Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la gráfica de red del proyecto. Imprimir una gran variedad de informes.
- 4. UUSSOO DDEE UUNN PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEE UUNN PPRROOYYEECCTTOO Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daños líquidos, pero si se presenta una excusa no habrá cargos en contra. Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo). Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días si ocurre un cambio de una actividad.
- 5. DDIISSTTIINNTTAASS VVIISSUUAALLIIZZAACCIIOONNEESS DDEELL PPRROOYYEECCTTOO Haga un click en View>>View Bar 11 Aparece la barra de Herramientas en la parte izquierda de la pantalla 22
- 6. OOPPCCIIOONNEESS DDEE VVIISSUUAALLIIZZAACCIIOONN BBaarrrraa ddee vviissttaass Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar información de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de Gantt
- 7. DDIIAAGGRRAAMMAA DDEE GGAANNTTTT Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt Creador Henry L. Gantt Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo
- 8. QQUUEE EESS UUNNAA AACCTTIIVVIIDDAADD?? Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser: Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle
- 9. EEJJEEMMPPLLOO PPRRAACCTTIICCOO TTiittuulloo:: Preparación del Seminario de Microsoft Project CCaalleennddaarriioo:: CCaalleennddaarriioo HHoorraass Domingo Horas no laborables Lunes-Viernes 8:00AM-5:00 PM Sábado Horas no laborables
- 10. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN PPRREEVVIIAA 1. Título de su proyecto 2. Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acádemico, sábados y domingos) 3. Lista de tareas principales 4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) 5. Determinar la duración de cada tarea y subtarea.
- 11. EJEMPLO CRONOGRAMA DDEE TTRRAABBAAJJOO PPAARRAA LLAA PPRREEPPAARRAACCIIOONN DDEE UUNN SSEEMMIINNAARRIIOO Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones, etc.) Realizar Presentación en Power Point : Imprimir Handouts y Fotocopias •Determinar Fecha, Hora y Lugar: Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio Indicaciones sobre el seminario Realización del seminario 11 22 44 77 88 •Búsqueda del Sitio •Confirmación del sitio Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo. 66 55 •Preparar ejemplo en Microsoft Project •Borrador •Diseñar la presentación 3
- 12. TTAARREEAASS YY SSUUBBTTAARREEAASS PREPARACION DE SEMINARIO TTiittuulloo ddeell pprrooyyeeccttoo •Indicaciones sobre el seminario •Preparar Información Básica •Indicaciones sobre el seminario •Preparar Información Básica •Determinar Fecha, Hora y Lugar •Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio •Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo. •Realizar Presentación en Power Point •Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio •Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo. •Realizar Presentación en Power Point •Buscar un ejemplo de aplicación •Realizar la presentación en borrador •Diseñar la presentación •Buscar un ejemplo de aplicación •Realizar la presentación en borrador •Diseñar la presentación •Imprimir Handouts y Fotocopias •Realización del seminario •Imprimir Handouts y Fotocopias •Realización del seminario TTaarreeaa PPrriinncciippaall TTaarreeaass sseeccuunnddaarriiaass •Búsqueda del Sitio •Confirmación del sitio
- 13. DDEEFFIINNIIRR UUNN NNUUEEVVOO PPRROOYYEECCTTOO Ingrese el título de su proyecto y defina el responsable o el autor 11 CClliicckk eenn FFiillee…… 22
- 14. DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE LLAA FFEECCHHAA DDEE IINNIICCIIOO DDEELL PPRROOYYEECCTTOO MMaarrqquuee eell pprriimmeerr rreennggllóónn CClliicckk eenn PPrroojjeecctt…… Escriba el nombre de su proyecto en Name 11 22 33 Seleccione la fecha de inicio y de finalización del proyecto 44
- 15. CCAAMMBBIIOO DDEE PPAARRAAMMEETTRROOSS DDEELL CCAALLEENNDDAARRIIOO Click en Calendar. Modifique los parámetros necesarios como la hora de entrada y salida, etc. 11 22 CClliicckk eenn TToooollss……>>>>OOppttiioonnss……
- 16. TToooollss ––CChhaannggee wwoorrkkiinngg ttiimmee
- 17. IINNTTRROODDUUCCIIRR LLAASS TTAARREEAASS DDEELL PPRROOYYEECCTTOO Asígnele un nombre a su proyecto (Primer renglón) si no lo hizo en los pasos anteriores. 11 Liste todas las tareas y subtareas necesarias de su proyecto, sin preocuparse por la duración de cada tarea. 22
- 18. AAGGRRUUPPAARR LLAASS TTAARREEAASS DDEELL PPRROOYYEECCTTOO Seleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en dirección derecha. Aquí le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: PPrreeppaarraacciióónn ddee uunn SSeemmiinnaarriioo
- 19. AAGGRRUUPPAARR LLAASS TTAARREEAASS YY SSUUBBTTAARREEAASS Agrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangría para que queden dentro de el grupo que usted requiere. IIccoonnooss eell eessqquueemmaa SSuubbttaarreeaass TTaarreeaa
- 20. MMOOSSTTRRAARR UU OOCCUULLTTAARR SSUUBBTTAARREEAASS Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o mostrar las subtareas haciendo click en los iconos iconos de la tarea principal 11 22
- 21. TTRRAANNSSLLAADDAARR UUNNAA TTAARREEAA Click en el número de la tarea 11 Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posición. 22 SSuueellttee eell mmoouussee 33
- 22. INSERTAR UUNNAA NNUUEEVVAA TTAARREEAA Click derecho en el número de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva 11 Click en la opción Nueva tarea (New Task) 22
- 23. CCOOMMOO EELLIIMMIINNAARR UUNNAA TTAARREEAA Click derecho en el número de la fila de la tarea que va a eliminar 11 Click en la opción eliminar tarea Delete Task 22
- 24. CCRREEAARR UUNNAA NNOOTTAA AA UUNNAA TTAARREEAA Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a recordar como se ha diseñado la planificación: Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota 11 Click en el icono Notas de tareas Task Information 22
- 25. CCRREEAARR UUNNAA NNOOTTAA AA UUNNAA TTAARREEAA ((22)) Click en el cuadro notas 33 Escriba la nota correspondiente y cuando termine Click en OK 44 Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observará el contenido de la nota 55
- 26. NNUUMMEERRAACCIIOONN DDEE TTAARREEAASS Click en el menú Tools y click en options En el área opciones de esquema, seleccione la casilla de verificación Show Outline number y click en OK 11 33 22 CClliicckk eenn llaa ffiicchhaa vviieeww
- 27. TTAARREEAASS PPRREEDDEECCEESSOORRAASS Ingrese los números de las tareas predecesoras en la columna “Predecesors”
- 28. DDUURRAACCIIÓÓNN DDEE LLAASS TTAARREEAASS 1 Ir a la vista “Diagrama de Gantt” 2.En la columna de duración de cada tarea establezca la duración, la cual puede ser en días, horas, etc. 3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogación al final del número que ingresó. 4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.
- 29. VVEERR EELL DDIIAAGGRRAAMMAA DDEE GGAANNTTTT Al introducir la duración observará que a la derecha va modicando Diagrama de la derecha de la pantalla (Diagrama de Grantt)
- 30. CAMBIO DE LA ESCALA AA DDIIAASS,, SSEEMMAANNAASS,, MMEESSEESS,, EETTCC.. HHaaggaa ddoobbllee cclliicckk eenn llaa eessccaallaa.. EEssccaallaa Cambie la escala mayor y la menor según el tiempo que requiera: Semanas, dias, años, etc. 11 22
- 31. AAbbrriieennddoo llaa hhoojjaa ddee RReeccuurrssooss
- 33. CCoolluummnnaass eenn llaa hhoojjaa ddee rreeccuurrssooss Resource name Nombre del recurso Type Especifica si es recuso material o humano Material label Unidad de medida. (solo en recursos materiales) Initials Iniciales para el recurso
- 34. CCoolluummnnaass eenn llaa hhoojjaa ddee rreeccuurrssooss Group Asigna recursos con características similares, a un grupo específico. Max. Units. Capacidad de uso del recurso en % Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra trabajada. Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo empleada.
- 35. CCoolluummnnaass eenn llaa hhoojjaa ddee rreeccuurrssooss Resource name Nombre del recurso Type Especifica si es recuso material o humano Material label Unidad de medida. (solo en recursos materiales) Initials Iniciales para el recurso
- 36. CCoolluummnnaass eenn llaa hhoojjaa ddee rreeccuurrssooss Accrue At. Especifica cuando MsProject cargará los costos de los recursos al proyecto. Base Calendar. Especifica el calendario base que usará el recurso. Code. Abreviación para alguna busqueda
- 39. AAssiiggnnaannddoo ttaarreeaass aa llooss rreeccuurrssooss
- 40. CCOOMMOO PPEERRSSOONNAALLIIZZAARR SSUU PPRROOYYEECCTTOO??
- 41. CCRREEAARR UUNN EENNCCAABBEEZZAADDOO Creación de un encabezado: •Click en File y entre en la opción PAGE SETUP •Click en la parte de encabezado HEADER •Seleccione la sección donde quiere que aparezca el encabezado (izquierdo, derecho, centro) 11
- 42. CCOOMMOO CCRREEAARR UUNN EENNCCAABBEEZZAADDOO ((22)) Pulse la fecha hacia abajo de la opción GENERAL y seleccione el elemento a agregar Click en agregar, si lo desea puede escribir un texto o puede elegir otra sección Click en OK 22
- 43. CCRREEAARR UUNN PPIIEE DDEE PPÁÁGGIINNAA Click en File y entre en la opción PAGE SETUP Click en la parte de pie de pagina FOOTER Seleccione la sección donde desee que aparezca el pie de página (izquierda, centro o derecha) Pulse la fecha hacia abajo de la opción número de pagina y seleccione el elemento a agregar Click en ADD, si lo desea puede escribir un texto o elegir otra sección Click en OK
- 44. VVIISSTTAA PPRREELLIIMMIINNAARR EE IIMMPPRREESSIIOONN Click en el icono Print Preview
- 45. VVIISSTTAA PPRREELLIIMMIINNAARR EE IIMMPPRREESSIIÓÓNN ((22)) En la pantalla haga click en el icono múltiples páginas Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la escala (márgenes) Una vez que este satisfecha con la vista preliminar haga clic en imprimir PRINT VVeerr uunnaa PPáággiinnaa VVeerr vvaarriiaass ppáággiinnaass
- 46. CCRREEAACCIIOONN DDEE IINNFFOORRMMEESS Haga en el menú View >> Reports Haba Click sobre la categoría que desee y luego en el botón Select (Project tiene 25 informes predefinidos) 11 22
- 47. CCRREEAACCIIOONN DDEE IINNFFOORRMMEESS ((22)) A continuación se abrirá la ventana de vista preliminar VIEW PREVIEW Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe completo Si está satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT OOvveerrvviieeww CCuurrrreenntt AAccttiivviittiieess CCuussttoomm