Software

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE
HIDALGO
INSTITUTO DE CIENCIAS DE LA SALUD
ÁREA ACADÉMICA DE NUTRICIÓN

ADMINISTRACIÓN GENERAL

MICROSOFT PROJECT
Equipo
HERNÁNDEZ REVILLA MAYRA
CRUZ RENDON EDNA A.
HÉRNANDEZ RAMIREZ IRIS M
MARTINEZ HERNÁNDEZ MIRIAM

SEXTO SEMESTRE
GRUPO “2”

QUE ES MICROSOFT
PROJECT?
Es una herramienta
que permite planear
sistemáticamente las
fases y tareas de un
proyecto

MS PROJECT LE PERMITIRÁ:
• Organizar la lista de actividades en una estructura
jerárquica.

• Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

• Obtener la gráfica de red del proyecto.

• Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN
PROYECTO

• Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto:
Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daños
líquidos, pero si se presenta una excusa no habrá cargos en
contra.

• Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy
a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los
recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

• Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el
responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en
costos y en días si ocurre un cambio de una actividad.

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTO

1
Haga un click en
View>>View Bar

2
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla

OPCIONES DE VISUALIZACION
Barra de vistas

Una vista es un formato en donde se puede
introducir y visualizar información de un proyecto.
La vista por defecto es el diagrama de Gantt

DIAGRAMA DE GANTT
• Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt
– Creador Henry L. Gantt
– Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las
actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?

• Las actividades de un proyecto son aquellos
trabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser:
• Específicas y no generales, es decir buscar el detalle
suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICO
• Titulo: Preparación del Seminario de Microsoft
Project
• Calendario:

Calendario Horas
Domingo Horas no laborables

Lunes-Viernes 8:00AM-5:00 PM

Sábado Horas no laborables

INFORMACIÓN PREVIA
1. Título de su proyecto
2. Calendario: Dias laborables y no laborables en el
proyecto (Receso acádemico, sábados y
domingos)
3. Lista de tareas principales
4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para
ejecutar la Tarea principal)
5. Determinar la duración de cada tarea y subtarea.

EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA
PREPARACION DE UN SEMINARIO
1 2 3
Preparar Información •Determinar
Indicaciones sobre el Básica Fecha, Hora y Lugar:
seminario (Conocimientos, otras •Búsqueda del Sitio
presentaciones, etc.) •Confirmación del sitio

6 5 4
Realizar Presentación
en Power Point : Enviar mensajes de Verificar el correcto
•Preparar ejemplo en Invitación al personal funcionamiento del
Microsoft Project
•Borrador administrativo. programa en el sitio
•Diseñar la presentación

7 8
Imprimir Handouts y Realización del
Fotocopias seminario

TAREAS Y SUBTAREAS
PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto
•Indicaciones sobre el seminario
•Preparar Información Básica
•Determinar Fecha, Hora y Lugar Tarea Principal
•Búsqueda del Sitio
Tareas secundarias
•Confirmación del sitio
•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio
•Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.
•Realizar Presentación en Power Point
•Buscar un ejemplo de aplicación
•Realizar la presentación en borrador
•Diseñar la presentación
•Imprimir Handouts y Fotocopias
•Realización del seminario

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO
1
Click en File…
2
Ingrese el título de su proyecto
y defina el responsable o el autor

DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO DEL
PROYECTO
1
Marque el primer renglón 3
Escriba el nombre
de su proyecto en
Name
2
Click en Project…

4
Seleccione la fecha de
inicio y de finalización
del proyecto

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIO
1 2
Click en Tools…>>Options… Click en Calendar. Modifique los
parámetros necesarios como la hora
de entrada y salida, etc.

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTO
1
Asígnele un nombre a su
proyecto (Primer renglón) si
no lo hizo en los pasos
anteriores.

2
Liste todas las tareas y
subtareas necesarias de su
proyecto, sin preocuparse por
la duración de cada tarea.

AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTO
Seleccione todas las filas y haga
click en la fecha verde (Indent)
que va en dirección derecha.
Aquí le esta diciendo al
programa cuales son las tareas
de su proyecto: Preparación de
un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS

Iconos el esquema
Agrupe las tareas por fases.
Seleccione las subtareas bajo el
nombre de la tarea y utilice los
Tarea
iconos de esquema (Indent)
aumentando la sangría para
que queden dentro de el grupo
Subtareas que usted requiere.

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS
• Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o mostrar las
subtareas haciendo click en los iconos iconos de la
tarea principal
1

2

TRANSLADAR UNA TAREA

1
Click en el número de la
tarea

2
Presione el botón
izquierdo del mouse y
arrastre la tarea hasta
que quede en nueva
posición.

3
Suelte el mouse

INSERTAR UNA NUEVA TAREA

1
Click derecho en el
número de la fila (ROW)
de la tarea, donde va a
insertar la nueva

2
Click en la opción Nueva
tarea (New Task)

COMO ELIMINAR UNA TAREA

1
Click derecho en el
número de la fila de la
tarea que va a eliminar

2
Click en la opción
eliminar tarea Delete
Task

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA
• Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a
recordar como se ha diseñado la planificación:
1
Seleccione la tarea a la
que le va a crear la nota

2
Click en el icono Notas de
tareas Task Information

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)
3
Click en el cuadro notas

4
Escriba la nota correspondiente
y cuando termine Click en OK

5
Cada vez que se pase el cursor
sobre la tarea se observará el
contenido de la nota

NUMERACION DE TAREAS
1
Click en el menú Tools y click 2 Click en la ficha view
en options

3
En el área opciones de esquema,
seleccione la casilla de verificación
Show Outline number y click en OK

TAREAS PREDECESORAS
• Ingrese los números de las tareas predecesoras en la
columna “Predecesors”

DURACIÓN DE LAS TAREAS
1 Ir a la vista “Diagrama de Gantt”
2.En la columna de duración de cada tarea establezca la duración, la cual puede ser en
días, horas, etc.
3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogación al final del
número que ingresó.
4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTT
• Al introducir la duración observará que a la derecha va modicando
Diagrama de la derecha de la pantalla (Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.
1
Haga doble click en la escala.

Escala

2
Cambie la escala mayor
y la menor según el
tiempo que requiera:
Semanas, dias, años, etc
.

Columnas en la hoja de recursos
• Resource name
Nombre del recurso

• Type
Especifica si es recuso material o humano

• Material label
Unidad de medida. (solo en recursos materiales)

• Initials
Iniciales para el recurso

• Group
Asigna recursos con características similares, a un grupo
específico.

• Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %

• Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada

• Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra
trabajada.

• Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo
empleada.

• Accrue At. Especifica cuando MsProject cargará los costos de
los recursos al proyecto.

• Base Calendar. Especifica el calendario base que usará el
recurso.

• Code. Abreviación para alguna busqueda

Asignando tareas a los recursos

COMO PERSONALIZAR SU
PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADO
1
Creación de un encabezado:
•Click en File y entre en la opción
PAGE SETUP
•Click en la parte de encabezado
HEADER
•Seleccione la sección donde
quiere que aparezca el
encabezado (izquierdo, derecho,
centro)

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)
2
Pulse la fecha hacia abajo de la
opción GENERAL y seleccione el
elemento a agregar
Click en agregar, si lo desea
puede escribir un texto o puede
elegir otra sección
Click en OK

CREAR UN PIE DE PÁGINA
• Click en File y entre en la opción
PAGE SETUP
• Click en la parte de pie de
pagina FOOTER
• Seleccione la sección donde
desee que aparezca el pie de
página (izquierda, centro o
derecha)
• Pulse la fecha hacia abajo de la
opción número de pagina y
seleccione el elemento a
agregar
• Click en ADD, si lo desea puede
escribir un texto o elegir otra
sección
• Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESION
• Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN (2)
• En la pantalla haga click en el icono múltiples páginas
• Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la escala
(márgenes)
• Una vez que este satisfecha con la vista preliminar haga clic
en imprimir PRINT
Ver una Página

Ver varias páginas

CREACION DE INFORMES
1
Haga en el menú
View >> Reports

2
Haba Click sobre la categoría que
desee y luego en el botón Select
(Project tiene 25 informes
predefinidos)

CREACION DE INFORMES (2)
 A continuación se abrirá la ventana de vista preliminar VIEW
PREVIEW
 Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe completo
 Si está satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT

Overview Current Activities

Custom

BLIBLIOGRAFIA

http://csie.unavarra.es/manuales/man
ual_project%2098.pdf

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