Programa de Capacitación 2007 - Control

CGPR040- Versión 4.0
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Management Institute (PMI) para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting
ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 CH AV AV 25-09-07
CCAASSOO CCOOMMPPLLEETTOO
SSEEGGUUIIMMIIEENNTTOO YY CCOONNTTRROOLL DDEELL PPRROOYYEECCTTOO
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 2007 CASA
DOCUMENTOS INCLUIDOS:
- Solicitud de Cambio Nº 001.
- Inspección de Calidad Nº 001.
- Informe de Monitoreo de Riesgos.
- Reporte de Perfomance del Proyecto Nº 11 – Simplificado.
- Reporte de Perfomance del Proyecto Nº 11 – Completo.

1.0 CH AV AV 20-08-07 Retraso en la entrega de trabajos
SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE CCAAMMBBIIOO NNºº 000011
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO SOLICITANTES DEL CAMBIO
PROGRAMA DE
CAPACITACION 2007
CASA Comité de Control de Cambios
TIPO DE CAMBIO REQUERIDO
ACCIÓN CORRECTIVA X REPARACIÓN POR DEFECTO
ACCIÓN PREVENTIVA CAMBIO EN EL PLAN DE PROYECTO
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA O SITUACIÓN ACTUAL: DEFINA Y ACOTE EL PROBLEMA QUE SE VA A
RESOLVER, DISTINGUIENDO EL PROBLEMA DE SUS CAUSAS, Y DE SUS CONSECUENCIAS.
Se detectó el retraso en la entrega de los avances de trabajo de los participantes del Curso
Taller de Gestión de Proyectos.
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CAMBIO SOLICITADO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD EL CAMBIO
SOLICITADO, PRECISANDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE.
El programa de capacitación será reestructurado de la siguiente forma:
- Se reprogramará el programa de capacitación, siendo para el desarrollo de las sesiones del curso
taller de gestión de proyectos quincenal hasta el término de las sesiones del curso gestión de
proyectos usando MS Project 2003.
- Se dará una sesión adicional la cual permitirá que el instructor entregue a los participantes el
feedback de los avances de los trabajos presentados.
- Se entregará a los participantes materiales de apoyo para el desarrollo de los formatos de los
casos prácticos.
- El desarrollo de las sesiones será más práctico que teórico, eliminado la exposición de las
presentaciones, debiéndose sólo explicar el mapa conceptual del tema de la sesión y
seguidamente el ejemplo respectivo.
RAZÓN POR LA QUE SE SOLICITA EL CAMBIO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD PORQUE MOTIVOS O
RAZONES SOLICITA EL CAMBIO, PORQUE MOTIVOS ELIGE ESTE CURSO DE ACCIÓN Y NO OTRO ALTERNATIVO, Y QUÉ
SUCEDERÍA SI EL CAMBIO NO SE REALIZA.
- El cambio es solicitado porque se identifico el retraso de la entrega de trabajo de los participantes,
además de la falta de material de apoyo y feedback de los trabajos presentados.
EFECTOS EN EL PROYECTO
EN EL CORTO PLAZO EN EL LARGO PLAZO
Ampliación de la fecha fin del proyecto, del 24 de
setiembre al 9 de octubre del 2007.
EFECTOS EN OTROS PROYECTOS, PROGRAMAS, PORTAFOLIOS U OPERACIONES
Ninguno
EFECTOS EXTRA EMPRESARIALES EN CLIENTES, MERCADOS, PROVEEDORES, GOBIERNO, ETC.
Ninguno
OBSERVACIONES Y COMENTARIOS ADICIONALES
Los cambios solicitados serán realizados a partir de la cuarta sesión del curso taller de Gestión de
proyecto.
REVISIÓN DEL COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE REVISIÓN 22 de agosto del 2007
EFECTUADA POR FP
RESULTADOS DE REVISIÓN
(APROBADA/RECHAZADA)
Aprobada
RESPONSABLE DE APLICAR/INFORMAR AV / CH
OBSERVACIONES ESPECIALES Ninguna

1.0 CH AV AV 10-09-07 Inspeccionar el estado del proyecto
IINNSSPPEECCCCIIÓÓNN DDEE CCAALLIIDDAADD NNºº 000011
DATOS DEL ENTREGABLE INSPECCIONADO
FASE ENTREGABLE 2º NIVEL ENTREGABLE 3º NIVEL PAQUETE DE TRABAJO
4.0 Curso de GP
usando MS Project
4.2 Ejecución 4.2.1 Sesión 1
Al 4.2.10 Sesión 10
4.2.1.1 Dictado
4.2.1.2 Informe
ELABORADO POR
C. Huarcaya
ESTÁNDAR, NORMA O ESPECIFICACIÓN DE REFERENCIA PARA REALIZAR LA INSPECCIÓN
Lista de Verificación de Ambientes, Equipos, e Instalaciones
DATOS DE LA INSPECCIÓN
OBJETIVOS DE LA INSPECCIÓN
Verificar antes del inicio de las sesiones el correcto estado y/o funcionamiento de los ambientes,
equipos e instalaciones proporcionados para desarrollar el curso de Gestión de Proyectos usando MS
Project 2003.
En caso de ser necesario se tomará las acciones correctivas para mitigar o evitar las fallas detectadas.
GRUPO DE INSPECCIÓN
PERSONA ROL EN EL PROYECTO
ROL DURANTE LA
INSPECCIÓN
OBSERVACIONES
CH Soporte Administrativo del
curso
Supervisor
MODO DE INSPECCIÓN
METODO FECHA LUGAR HORARIO OBSERVACIONES
Revisión de acuerdo a
la lista de Verificación
de Ambientes, Equipos
e Instalaciones.
22-10-07 ISTP ABACO 6:15 p.m.
Las reparaciones de
defectos deben ser
realizadas antes del inicio
de la sesión a las 7:00 p.m.
RESULTADOS DE LA INSPECCIÓN Conforme X No conforme
LISTA DE DEFECTOS A CORREGIR O
MEJORAS A REALIZAR
RESPONSABLE
FECHA
REQUERIDA
OBSERVACIONES
2 PC asignadas a los participantes no
tenían instalados el siguiente software:
MS Project 2003, WBS Chart Pro, PDF
Creator.
Soporte Técnico 22-10-07
Corregido antes del
inicio de la sesión
PC de Expositor sin conexión a Internet
Soporte Técnico 22-10-07
Corregido antes del
inicio de la sesión
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS
Los resultados de la Lista de Verificación de Ambientes, Equipos e Instalaciones es enviada al Equipo
del Proyecto, y al Proveedor del servicio de laboratorio al día siguiente de efectuada la sesión
DOCUMENTOS ADJUNTOS
Lista de Verificación de Ambientes, equipos e instalaciones

1.0 CH AV AV 10-10-07 Versión Original
IINNFFOORRMMEE DDEE MMOONNIITTOORREEOO DDEE RRIIEESSGGOOSS
RIESGOS ACTUALES POTENCIALES
REVISIÓN DE TRIGGERS PARA LOS RIESGOS IDENTIFICADOS INICIALMENTE
• Las conversaciones o consultas informales se han realizado durante el desarrollo de las sesiones de
los cursos.
• Los resultados de las encuestas son evaluados para todas las sesiones de los cursos.
• La detección de pequeños incumplimientos o signos de no calidad en el servicio, se obtienen como
resultado de las encuestas.
REVISIÓN Y CONFIRMACIÓN DE PROBABILIDAD E IMPACTO ESTIMADOS INICIALMENTE
• Modificación de cronograma de clases, aumentó su probabilidad de impacto a 0.08
• Baja satisfacción de los participantes con el desarrollo de los cursos, se mantuvo estable la
probabilidad a 0.18
• Material de los cursos insuficiente o con deficiencias de contenido, disminuyó la probabilidad a 0.15
• Metodología inadecuada para el desarrollo del curso, aumentó su probabilidad a 0.05
• Solicitud de adicionales no contemplados en el alcance, mantuvo estable su probabilidad a 0.04
• Incumplimiento de los contratos de refrigerio, aumentó su probabilidad a 0.50
REVISIÓN DE ADECUACIÓN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS PARA LOS RIESGOS IDENTIFICADOS
INICIALMENTE
• En todas las sesiones se solicita el feedback de los participantes mediante la encuesta de sesión.
• A los proveedores de refrigerio se canceló sólo el 50 % del servicio.
• Antes del inicio de cada sesión se hace la revisión de los ambientes, aulas y equipo, de acuerdo a la
lista de verificación.
• Se mantiene una comunicación y coordinación informal con los representantes del cliente.
• Para el cambio del cronograma de clases se aplicó la cláusula de flexibilidad en contratos con los
expositores.
• Antes de enviar el Informe Mensual 1, se envío el borrador del informe a Luis Gutiérrez.
REVISIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA PARA LOS RIESGOS IDENTIFICADOS INICIALMENTE
• Para los contratos se ha efectuado todos los planes de contingencia previstos.
• Para la modificación del cronograma se presentó la solicitud, se evaluó el impacto y se reprogramó
las clases tal cual como lista el plan de contingencia.
• Para la metodología de los cursos, se ha evaluado las necesidades, los impactos y tomado las
acciones correctivas pertinentes.
VERIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS
• Para la modificación de cronograma de clases se aplicó las 3 respuestas planificadas.
• Para la baja satisfacción de los participantes con el desarrollo de los cursos se aplicó las 2 respuestas
planificadas.
• Para la metodología inadecuada para el desarrollo del curso se aplicó las 2 respuestas planificadas.
RIESGOS ACTUALES SUCEDIDOS
VALORACIÓN DE IMPACTO REAL VS IMPACTO ESTIMADO
Metodología inadecuada para el desarrollo del curso, inicialmente el Impacto Estimado fue de 0.03, y el
Impacto Real fue de 0.05
Incumplimiento de los contratos de alquiler de aulas y laboratorios, inicialmente el Impacto Estimado fue de
0.24, y el Impacto Real fue de 0.20

REVISIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA
Para la Modificación de cronograma de clases, se ha efectuado:
- Formalización de la solicitud.
- Evaluación del impacto.
- Reprogramación de clases.
Para la Metodología inadecuada para el desarrollo del curso , se ha efectuado:
- Evaluar las necesidades.
- Evaluar impactos contractuales.
- Tomar las acciones correctivas.
Para el Incumplimiento de los contratos de refrigerio, se ha realizado:
- Solicitar feedback de los participantes mediante encuestas.
- Hacer el pago del 50% y el resto al término del contrato.
Para el Incumplimiento de los contratos de alquiler de aulas y laboratorios, se ha realizado:
- Revisar según la lista de verificación antes del inicio de cada sesión.
- Informar los resultados al proveedor del servicio.
- Tomar las acciones correctivas pertinentes.
ELABORACIÓN DE PLANES DE EMERGENCIA
Para la modificación del cronograma de clases, la clase del 16 de agosto del 2007 fue cancelada sin la
necesidad de presentar una solicitud, pues debido al movimiento sísmico ocurrido el día anterior se prefirió por
medidas de seguridad no desarrollar la clase, siendo esta recuperada el día martes de la próxima semana.
Ambas partes estuvieron de acuerdo en el cambio realizado.
PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA / EMERGENCIA
El plan de emergencia aplicó de inmediato, comunicándose a los participantes el cambio en el cronograma del
programa de capacitación para el Curso de Gestión de Proyectos usando MS Project 2003.
EVALUACIÓN DE NECESIDADES DE ACCIONES CORRECTIVAS O SOLICITUDES DE CAMBIO
La Solicitud de Cambio Nº 001, solicitaba la reprogramación de las clases, la realización de una sesión
adicional, y la entrega de material adicional. Todas las solicitudes fueron aceptadas, luego de analizar y
evaluar la probabilidad de impacto de cada una. Reprogramándose las sesiones del curso taller de Gestión de
Proyectos, dando un sesión adicional, y en forma progresiva proporcionando ejemplos como material adicional
del curso.
La Acción Correctiva Nº 001, de acuerdo a la evaluación del problema planteado se decidió realizar las
acciones correctivas del caso para minimizar los impactos en el proyecto.
NUEVOS RIESGOS DETECTADOS
DEFINICIÓN DE TRIGGERS
No se ha detectado nuevos riesgos.
EVALUACIÓN CUALITATIVA Y CATEGORIZACIÓN DE RIESGOS
DEFINICIÓN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS
DEFINICIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA
PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS

0.1 CH AV AV 10-09-07 Versión original
RREEPPOORRTTEE DDEE PPEERRFFOORRMMAANNCCEE DDEELL PPRROOYYEECCTTOO NNºº 1111
-- SSIIMMPPLLIIFFIICCAADDOO ––
ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO
1.- SITUACIÓN DEL ALCANCE
% AVANCE REAL EV / BAC = 5065.00/6395.00 = 79.20 %
% AVANCE PLANIFICADO PV / BAC = 5175.00/6395.00 = 80.90 %
2.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
SV (VARIACIÓN DEL
CRONOGRAMA)
EV – PV = $ 5065.00 – $ 5175.00 = $ (-110.0)
SPI (INDICE DE RENDIMIENTO
DEL CRONOGRAMA)
EV / PV = $ 5065.00 / $ 5175.00 = 0.98
3.- EFICIENCIA DEL COSTO
CV (VARIACIÓN DEL COSTE) EV – AC = $ 5065.00– $ 5065.00 = $ 0.00
CPI (INDICE DE RENDIMIENTO
DEL COSTE)
EV / AC = $ 5065.00 / $ 5065.00 = 1.00
4.- CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD
CURSO - TALLER DEGESTION DEPROYECTOS
- Resultados de las Encuestas -
4,514,434,42
4,05
3,93
4,03
4,45
4,52
3
4
5
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
Sesiones
Puntaje
Objetivo de Calidad = 4.0
CURSO - GESTION DEPROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003
3,68
4,09
4,00
3,92
4,00
4,22
3,98
3,00
4,00
5,00
S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
Sesiones
Puntaje
Objetivo de Calidad= 4.0
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO PERIODO FECHA DE CORTE
Programa de Capacitación 2007 CASA Del 3 al 09 de septiembre 10-09

PROBLEMAS Y PENDIENTES: POR TRATAR.
• El participante Frank Urbina consultó al Ing. Quiroz la posibilidad de permitir la asistencia de un representante de
la Sociedad de Software a las sesiones del curso de Gestión de Proyectos usando MS Project.
• En la sesión 8 del Curso de Gestión de Proyectos usando MS Project 2003, los participantes manifestaron sus
sugerencias y observaciones sobre el desarrollo del curso, por lo cual sugirieron se cambie la metodología con la
cual se venía desarrollando, y que lo desarrollado por el instructor sea seguido por los participantes, es decir, el
instructor y los participantes deberían realizar los mismos pasos en el uso de la herramienta.
PROBLEMA / PENDIENTE: PROGRAMADOS PARA RESOLVER.
RESPONSABL
E
FECHA
• Se enviará el Control de Lectura Nº 6 del Curso de Gestión de Gestión de
Proyectos usando MS Project 2003 a los correos de los participantes que lo
han solicitado. Los participantes deberán enviar el Control de Lectura
solucionado al correo chuarcaya@dharmacon.net a más tardar el miércoles
12 de septiembre.
CH 10-09-07
• Las sesiones 8 y 9 del curso de Gestión de Proyectos usando MS Project
2003 desarrollarán un repaso del curso, mediante un caso dirigido.
AQ 13-09-07
OTROS COMENTARIOS U OBSERVACIONES

0.1 CH AV AV 10-09-07 Versión original
RREEPPOORRTTEE DDEE PPEERRFFOORRMMAANNCCEE DDEELL PPRROOYYEECCTTOO NNºº1111
-- CCOOMMPPLLEETTOO --
ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO: COMO ESTÁ EL PROYECTO A LA FECHA DE CORTE DEL PERIODO
1.- SITUACIÓN DEL ALCANCE
INDICADOR FÓRMULA CÁLCULO RESULTADO
% AVANCE REAL EV / BAC = 5065.00/6395.00 = 79.20 %
% AVANCE PLANIFICADO PV / BAC = 5175.00/6395.00 = 80.90 %
2.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
SV (VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA) EV – PV = $ 5065.00 – $ 5175.00 = $ (-110.0)
SPI (INDICE DE RENDIMIENTO DEL
CRONOGRAMA)
EV / PV = $ 5065.00 / $ 5175.00 = 0.98
3.- EFICIENCIA DEL COSTO
CV (VARIACIÓN DEL COSTE) EV – AC = $ 5065.00– $ 5065.00 = $ 0.00
CPI (INDICE DE RENDIMIENTO DEL COSTE) EV / AC = $ 5065.00 / $ 5065.00 = 1.00
4.- CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD
CURSO - TALLER DEGESTION DEPROYECTOS
4,514,434,42
4,05
3,93
4,03
4,45
4,52
3
4
5
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
Sesiones
Puntaje
Objetivo de Calidad = 4.0
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO PERIODO
Programa de Capacitación 2007 CASA Del 3 al 09 de septiembre

CURSO - GESTION DEPROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003
3,68
4,09
4,00
3,92
4,00
4,22
3,98
3,00
4,00
5,00
S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
Sesiones
Puntaje
Objetivo de Calidad= 4.0
REPORTE DE PROGRESO: QUÉ SE ALCANZÓ DESDE LA ÚLTIMA VEZ QUE SE PRESENTO EL INFORME.
1.- ALCANCE DEL PERIODO
% DE AVANCE PLANIFICADO DE
PERIODO
(PVj/BAC) – (PVi/BAC)
=(5175/6395)-(4875/6395)
= 300 / 6395
= 4.69 %
% DE AVANCE REAL DEL
PERIODO
(EVj/BAC) – (EVi/BAC)
= (5065/6395)-(4735/6395)
= 330 / 6395
= 5.16 %
2.- VALOR GANADO DEL PERIODO
VALOR GANADO PLANIFICADO PVj – PVi = $ 5175.00 - $ 4875.00 = $ 300.00
VALOR GANADO REAL EVj – EVi = $ 5065.00 - $ 4735.00 = $ 330.00
3.- COSTO DEL PERIODO
COSTO PLANIFICADO PVj – PVi = $ 5175.00 - $ 4875.00 = $ 300.00
COSTO REAL ACj - ACi = $ 5065.00 - $ 4735.00 = $ 330.00
4.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA EN EL PERIODO
SV DEL PERIODO (EVj–EVi)-(PVj–PVi)
=($5065-$4735)-($5175-$4875)
= $ 330.00 - $ 300.00
= $ 30.00
SPI DEL PERIODO (EVj–EVi)/(PVj–PVi)
=($5065-$4735)/($5175-$4875)
= $ 330.00 / $ 300.00
= 1.10
5.- EFICIENCIA DEL COSTO EN EL PERIODO
CV DEL PERIODO (EVj– EVi)-(ACj–ACi)
=($5065-$4735)-($5065-$4735)
= $ 330.00 - $ 330.00
= $ 0.00
CPI DEL PERIODO (EVj– EVi)/(ACj–ACi)
=($5065-$4735)/($5065-$4735)
= $ 330.00 / $ 330.00
= 1.00
PRONÓSTICO: ESTIMADOS DEL COMPORTAMIENTO FUTURO DEL PROYECTO.
PRONÓSTICO DEL COSTO
EAC (ESTIMATE AT COMPLETION) AC +[(BAC - EV)/CPI] = $ 5065 + [( $ 6395 – $ 5065)/1.00] = $ 6395.00
ETC (ESTIMATE TO COMPLETE) (BAC - EV)/CPI = ($ 6395.00 – $ 5065.00)/1.00 = $ 1330.00
VAC (VARIANCE AT COMPLETION) BAC – EAC = $ 6395.00 – $ 6395.00 = $ 0
PRONÓSTICO DEL TIEMPO
EAC (DE TIEMPO) 81 días útiles (Según el MS Project).

ETC (DE TIEMPO) 21 días útiles (Según el MS Project).
VAC (DE TIEMPO LÍNEA BASE) = 81 - 71= 10 días útiles = 13 días calendario
FECHA DE TÉRMINO PLANIFICADA 26 de septiembre del 2007
FECHA DE TÉRMINO PRONOSTICADA 09 de octubre del 2007
ESTADO ACTUAL DE PROBLEMAS Y RIESGOS
• El participante Frank Urbina consultó al Ing. Quiroz la posibilidad de permitir la asistencia de un representante de
la Sociedad de Software a las sesiones del curso de Gestión de Proyectos usando MS Project.
• En la sesión 8 del Curso de Gestión de Proyectos usando MS Project 2003, los participantes manifestaron sus
sugerencias y observaciones sobre el desarrollo del curso, por lo cual sugirieron se cambie la metodología con
la cual se venía desarrollando, y que lo desarrollado por el instructor sea seguido por los participantes, es decir,
el instructor y los participantes deberían realizar los mismos pasos en el uso de la herramienta.
TRABAJO TERMINADO DURANTE EL PERIODO
Ver Cronograma Nº 1 Adjunto.
TRABAJO A SER REALIZADO EN EL SIGUIENTE PERIODO
Ver Cronograma Nº 2 Adjunto.
RESUMEN DE CAMBIOS APROBADOS DURANTE EL PERIODO
Ninguno
RESULTADOS DE ANÁLISIS DE VARIACIONES
OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE PARA REVISIÓN Y DISCUSIÓN
18/06/2007
25/06/2007
02/07/2007
09/07/2007
16/07/2007
23/07/2007
30/07/2007
06/08/2007
13/08/2007
20/08/2007
27/08/2007
03/09/2007
0,00 €
1.000,00 €
2.000,00 €
3.000,00 €
4.000,00 €
5.000,00 €
6.000,00 €
Costo
Semanas
PV
EV
AC

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