Sistema contable
- 1. Sistema contable 7,1. EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Un Sistema de información Contable forma parte del Sistema de Información de las Organizaciones y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable; procesarlos, utilizando un sistema adecuado de procesamiento; crear y mantener archivos contables, y producir información contable, bajo distintas formas, para distintos usuarios.
- 2. 7,1 ,1. REUNIR DATOS En un sistema de información contable la mayoría de los datos surgen de los comprobantes. Según el origen, podemos distinguir dos tipos de comprobantes: De origen interno De origen externo Los comprobantes de origen interno son los emitidos por la propia organización. Los de origen externo son los emitidos por otras organizaciones o personas. Los comprobantes de origen interno, pueden ser: De uso interno De uso externo Los comprobantes de origen interno para uso interno son los que la organización emite para que sean utilizados en la propia organización, es decir, no son enviados a ninguna persona u organización fuera de la misma. Son documentos que generalmente circulan dentro de la organización, por distintos sectores. Los comprobantes tienen distintas finalidades. Sirven de constancia de las operaciones realizadas. De ahí su denominación de comprobante, por cuanto “comprueban” lo que se ha efectuado. Por ejemplo, en una operación de compraventa de mercaderías se emite un documento, denominado factura, que “comprueba” quién es el que ha comprado, y quién, el que ha vendido. Sirven como información de las operaciones efectuadas. Adecuadamente archivados pueden ser consultados en cualquier momento para recordar aspectos de una operación. Sirven de base de los registros contables. Todas las operaciones y transacciones dan lugar a anotaciones en determinados libros, llamados registros contables. Facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal. Algunos comprobantes deben tener el diseño y el contenido establecidos por normas legales, para posibilitar que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de las transacciones con mayor facilidad. Los comprobantes deben estar archivados, es decir, guardados de manera ordenada. Estos archivos pueden estar agrupados según diferentes criterios: Por orden cronológico Por orden numérico Por orden alfabético Es posible combinar estos archivos. Por ejemplo, se archivan las facturas por orden cronológico y las que correspondes a cada día, por orden numérico. El ordenamiento de los archivos es esencial para que los comprobantes puedan cumplir las funciones y que su localización sea posible con facilidad cuando se los necesite para algunas de las finalidades señaladas.
- 3. 7, 1 ,2. PROCESAR DATOS El procesamiento de la información puede ser efectuado por medios manuales, mecánicos o informáticos. Los manuales, consisten en realizar el mismo a mano, es decir, sin la utilización de medios técnicos. Los medios mecánicos, consiste en realizar el procesamiento utilizando equipos mecánicos. Los medios informático, es decir, utilizando equipos de procesamientos electrónicos. En cuanto a los procedimientos, el sistema de información contable utiliza la técnica contable de registro de operaciones basada en la disciplina contable, es decir, en, la contabilidad. El sistema de información contable tiene por finalidad brindar información que sea útil para distintos usuarios. A los usuarios de la información contable se los puede clasificar en: Internos Externos Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organización a la que se refiere la información. Los usuarios externos son todos aquellos que utilizan la información de una organización in pertenecer a la misma. Las informaciones contables que surgen de un sistema contable reciben la denominación de “informes contables”. Algunos de estos informes deben tener formatos o estructuras determinadas que están fijados por disposiciones legales. Todos los informes contables contienen expresiones o términos específicos que forman la parte de la terminología contable. Se denomina estado contable a la información de una organización, destinada a usuarios externos, en el que muestra el estado de sus negocios y el resultado de las operaciones efectuadas durante un periodo. Organización Sistema administración Sistema de información Sistema contable
- 4. 7, 2. EL PROCESO CONTABLE Un proceso se refiere a una serie de hechos que ocurren en un periodo. Estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que realiza una organización desde su inicio hasta una fecha determinada fecha de cierre. Proceso Contable. Inicio Operaciones Cierre Empresa que se constituye o Registraciones Informe Contable Comienzo de un ejercicio de una empresa en funcionamiento Usuarios
- 5. 7,2 ,1. INICIO El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar, cuando se constituye una empresa, el inicio será el momento en que los dueños realizan el primer aporte de capital. A lo largo de la vida de una organización se suceden varios periodos a los que se acostumbra a identificar como ejercicios económicos con una duración de doce meses.
- 6. 7,2 ,2. OPERACIONES Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus negocios. Podemos distinguir entre: Operaciones ordinarias Operaciones extraordinarias Las operaciones ordinarias son las habituales. Por ejemplo: comprar, vender, cobrar, pagar. Las extraordinarias son las no habituales. Por ejemplo: comprar un edificio, vender una maquinaria.
- 7. 7, 2, 2, 1. Operaciones de compras Las empresas compran bienes para distintas finalidades: Para ser usados en la actividad Edificios, maquinas, vehículos, Muebles de oficina, estanterías Para ser utilizados en la fabricación Materias primas. Combustibles de otros productos Para ser vendidos en el mismo estado Bienes para revender. Material para en que se compran embalaje.
- 8. 7, 2, 2, 2. Operaciones de ventas Las empresas venden: Los productos que han fabricado Las empresas industriales o manufactureras Los productos que han comprado Las empresas comerciales para revender Los bienes que han comprado para usarlos y que dejan de utilizarlos por algún motivo. Máquinas. Vehículos Hay empresas que no venden productos materiales, sino que prestan servicios a otras personas y se denominan empresas de servicio. Compran Productos que necesitan para prestar el servicio Prestan (venden) Servicios
- 9. 7, 2, 2, 3. Operaciones de cobros Las empresas cobran: A sus clientes Por las ventas que les han efectuado. Cuando el cobro es en el mismo momento en que se efectúa la venta se dice que es al contado. Cuando el cobro se efectúa días después se dice que es a plazo.
- 10. 7,2, 2, 4. Operaciones de pagos Las empresas pagan: A sus proveedores A quienes les venden productos o les prestan servicios. A sus empleados En concepto de retribuciones o salarios. Al Estado En concepto de impuestos o de obligaciones Previsionales.
- 11. 7, 2, 2, 5. Comprobantes Todas las operaciones se formalizan mediantes comprobantes que constituyen, la fuente de las registraciones contables. Los comprobantes de uso más frecuentes son: Para las operaciones de compra y Tique, remito, factura de venta. Para las operaciones de cobros y Recibos de pagos. Para las operaciones bancarias Nota de débito y crédito bancario Para las operaciones extraordinarias Por lo general, tienen documentos especiales. Las operaciones de cobros y pagos dan lugar a la utilización de documentos para estas finalidades, como el cheque y el pagaré.
- 12. 7, 2, 2, 6. Registración contable El proceso de registración contable comprende las siguientes instancias: Lectura del comprobante Determinación de la operación realizada sobre la base del comprobante Extracción de los datos necesarios para el registro contable Registro contable de la operación El proceso de registración de las operaciones se inicia con la lectura del comprobante. Pero no todos los datos del comprobante son necesarios para la registración contable. Será necesario extraer exclusivamente los datos que se requieren. Identificada la operación y extraídos los datos necesarios, es posible proceder al registro contable de la misma.
- 13. 7, 2, 3. CIERRE El cierre es el momento en que se termina un periodo contable y se procede al cierre del proceso dando lugar a los informes contables.
- 14. 7, 3. LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE INFORMACION Y DE CONTROL A través de los informes contables es posible conocer qué ha ocurrido en la organización, es decir, cómo han sido sus negocios, cuál es su situación actual y qué se puede esperar para el futuro.