Capitulo 7
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El documento describe el sistema contable como un subsistema de información de las organizaciones. Recolecta datos contables de transacciones, los procesa usando métodos contables, mantiene archivos contables y genera información para usuarios internos y externos para tomar decisiones. Describe los pasos del proceso contable que incluyen iniciar, registrar operaciones mediante comprobantes, y cerrar períodos para producir informes contables. Finalmente, explica que la contabilidad provee información y control para las organizaciones.
Capitulo 7
- 1. SISTEMA CONTABLE 7,1. EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.
- 2. un sistema de información contable forma parte del sistema de información de las organizaciones y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable; procesarlos, utilizando un sistema adecuado de procesamiento; crear y mantener archivos contables, y producir información contable, con distintas formas y para distintos usuarios. 7, 1, 1. REUNIR DATOS En un sistema de información contable la mayoría de los datos surgen de los comprobantes. Estos son documentos contables por medio de lo cuales se formalizan operaciones y transacciones. Podemos distinguir estos tipos: -de origen interno - de origen externo Los de origen interno son los emitidos por la propia organización. Los externos son los emitidos por otras organizaciones o personas que llegan a la organización para determinar operaciones.
- 3. Los comprobantes de origen interno, pueden ser: -de uso interno -de uso externo Los comprobantes de origen interno para uso interno son los que la organización emite para que sean utilizados en la propia organización, son documentos que generalmente circulan dentro de la organización, por distintos sectores. Los comprobantes de origen interno y de uso externo son emitidos por la organización con destino a otras organizaciones o personas. Los comprobantes tienen distintas finalidades: -sirven de constancia de las operaciones realizadas. De ahí su denominación de comprobantes, por lo tanto comprueban lo que se ha efectuado. - sirven como información de las operaciones efectuadas. Archivados pueden ser consultados en cualquier momento para recordar aspectos de una operación.t
- 4. -sirven de base de los registros contables. Estas anotaciones se efectúan con una modalidad denominada técnica contable. Por eso constituyen la base de los registros contables. -facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal. Algunos comprobantes deben tener el diseño y el contenido establecidos por normas legales para que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de las transacciones de modo de dificultar la evasión fiscal. Los comprobantes deben estar guardados de manera ordenada, para que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden estar agrupados así: · Por orden cronológico · Por orden numérico · Por orden alfabético Las normas legales obligan a guardar los comprobantes durante diez años. 7, 1, 2. PROCESAR DATOS El procesamiento de la información puede ser efectuado por medios manuales, mecánicos o informáticos. Los manuales consisten en realizar el mismo a mano, sin la utilización de medios técnicos. Los medios mecánicos consiste en
- 5. realizar el proceso utilizando equipos mecánicos. Los medios informáticos, utilizando equipos de procesamiento electrónico. En cuanto a los procedimientos, el sistema de información contable utiliza la técnica contable de registro de operaciones basada en la disciplina contable, en la contabilidad. Esta ha desarrollado un procedimiento lógico, de validez y aplicación universal, que permite procesar datos y suministrar información contable para distintos usuarios: propietarios, directores, bancos etc.… 7, 1, 3. PRODUCIR INFORMACIÓN CONTABLE La actividad económica requiere tomar continuamente decisiones de distinto tipo: ¿aumentar o no los precios? ¿fabricar o no determinado producto?, etc. Para todas esas decisiones, es necesario contar con información contable. A los usuarios de la información contable se los puede clasificar en : -internos. -externos.
- 6. Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organización a la que se refiere la información. Por ejemplo: propietarios, administradores, gerentes, jefes o empleados. Los usuarios externos son todos aquellos que utilizan la información de una organización sin pertenecer a la misma. Por ejemplo: los bancos (para determinar el monto de los préstamos que pueden hacerle) en general, todos los que realizan negocios con una organización. Los usuarios externos son todos aquellos que utilizan la información de una organización sin pertenecer a la misma. Por ejemplo: los bancos (para determinar el monto de los préstamos que pueden hacerle) en general, todos los que realizan negocios con una organización. 7, 2. EL PROCESO CONTABLE Estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que realiza una organización desde un inicio hasta una fecha determinada (fecha de cierre), que dan lugar a registros contables, sobre la base de comprobantes, y que culmina con la emisión de un informe contable a la fecha de cierre.
- 7. 7, 2, 1. INICIO El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar, cuando se constituye una empresa o se comienza un negocio, el inicio será el momento en que él o los dueños realizan el primer aporte de capital. En el caso de un negocio ya constituido el inicio del proceso contable será el momento en que comienza un nuevo periodo económico. 7, 2, 2. OPERACIONES Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus negocios. Distinguimos los siguientes: -operaciones ordinarias. -operaciones extraordinarias. Las operaciones ordinarias son las habituales. Por ejemplo, comprar, vender, cobrar, pagar. Las extraordinarias son las no habituales, las que se realizan de vez en cuando. Por ejemplo, comprar un edificio, vender una maquinaria etc.
- 8. 7, 2 , 2, 1. Operaciones de compras Las empresas compran bienes para distintas finalidades: Para ser usados en la actividad. → Edificios, maquinarias, vehículos. Muebles de oficina, Para ser utilizados en la fabricación de otros productos → Materias primas. Combustibles ( en caso de una empresa industrial). Para ser vendidos en el mismo estado En que se compran (en el caso de las → Bienes para revender. Empresas comerciales). Material para enbalaje
- 9. , 2, 2, 2. Operaciones de ventas 7 Las empresas venden: Los productos que han → Las empresas industriales o Fabricado manufactureras. Los productos que han comprado para revender → Las empresas comerciales. Los bienes que han comprado para usarlos y que dejan de utilizarlos por algún motivo. Cualquier tipo de empresa → Máquinas. Vehículos
- 10. Hay otras empresas que no venden productos materiales sino que prestan servicios a otras personas y se denominan empresas de servicio. Por ejemplo: peluquerías, transporte de personas o mercaderías, compañías de seguros etc. Estas empresas: Compran. → Productos que necesitan para prestar el servicio. Prestan (venden). → Servicios. 7, 2, 2, 3. Operaciones de cobros. Las empresas cobran: A sus clientes. → Por las ventas que les han efectuado. Cuando el cobro es el momento en que se efectua La venta se dice que es al contado. Cuando el cobro se Efectúa días o meses después del momento de la venta Se dice que es diferido o que es a plazo.
- 11. 7, 2, 2, 5. Comprobantes Todas las operaciones se formalizan mediante comprobantes que constituyen, la fuente de las tradiciones contables. Te mencionamos los comprobantes de uso más frecuente: Para las operaciones de compra Y de venta. → Ticket, remito, factura. Para las operaciones de cobros Y pagos. → Recibos. Para las operaciones bancarias. → Nota de débito bancaria, nota De crédito bancaria. Para las operaciones → Extraordinarias. Por lo general, tienen documentos especiales.
- 12. Las operaciones de cobros y pagos utilizan documentos para estas finalidades, como el cheque y el pagaré. Son medios de pago, pero son también fuente de los registros contables. 7, 2, 2, 6. Registración contable. El proceso de registración contable comprende las siguientes instancias: Lectura del comprobante. ↓ Determinación de la operación realizada sobre la base del comprobante. ↓ Extracción de los datos necesarios para el registro contable. ↓ Registro contable de la operación.
- 13. El proceso de registración de las operaciones se inicia con la lectura el comprobante. Éste informará acerca de la operación realizada, lo que posibilitó la identificación de la misma. Pero no todos los datos del comprobante son necesarios para la registración contable. Identificada la operación y extraídos los datos necesarios, es posible proceder al registro de la misma. 7, 2, 3. CIERRE El cierre es el momento en que se termina un periodo contable y se procede al cierre del proceso dando lugar a los informes contables. 7, 3. LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN Y DE CONTROL. La contabilidad es la disciplina que recopila datos referentes a las operaciones de una organización, produciendo información para diferentes usuarios, de la cual toman decisiones. La contabilidad es un instrumento de información y de control de las organizaciones útil para los propietarios que tengan un interés legítimo en ellas.