Presentación1
- 1. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII SISTEMA CONTABLE 7.1 EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA DE IFORMACIÒN DE LAS ORGANIZACIONES Un Sistema de Información Contable forma parte del Sistema de Información de las Organzaciones y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable; procesarlos, utilizando un sistema adecuado de procedimientos; crear y mantener archivos contables, y producir información contable, bajo distintas formas, para distintos usuarios
- 2. • 7.2 REUNIR DATOS • En un sistema de información contable donde la mayoría de los datos surgen de los comprobantes (documentos contables) por medio de los cuales se formalizan operaciones y transacciones. Según el origen, podemos distinguir dos tipos de comprobantes: • De origen Interno • De origen Externo • Los comprobantes de origen interno son los emitidos por la propia organización. Los de origen externo son los emitidos por otras organizaciones o personas y que llegan a la organización para dar cuenta de determinadas operaciones. • Los comprobantes de origen interno según el destino: • De uso interno • De uso externo • Los comprobantes de origen interno para uso interno son, los que la organización emite para que sean utilizados en la propia organización, es decir, no son enviados a ninguna otra persona u organización fuera de la misma. Son documentos que generalmente circulan dentro de la organización, por distintos sectores. • Los comprobantes de origen externo para uso externo son, los que emiten por la organización con destino a otras organizaciones o personas. Estos documentos se emiten en más de un ejemplar de modo que el original sea dirigido al destinatario y la copia de ello circule dentro de la organización
- 3. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII Los comprobantes tienen distintas finalidades. -Sirven de constancia para las operaciones realizadas: De ahí su denominación de comprobante, por cuanto “comprueban” lo que se ha efectuado. En algunas circunstancias y ante una controversia judicial los comprobantes constituyen “medios de prueba”, es decir, pueden ser presentados ante el juez, actuando como prueba de determinada operación. -Sirven como Información de las operaciones efectuadas: Adecuadamente archivados pueden ser consultados en cualquier momento para recordar aspectos de una operación. -Sirven de base de los registros contables: Todas las operaciones y transacciones dan lugar a anotaciones en determinados libros, llamados libros de registro contable. Estas anotaciones se efectúan de acuerdo con una modalidad especial denominada técnica contable. Por eso decimos que constituyen la base de los registros contables, ya que si no hay comprobantes que de cuenta de una operación, no hay datos fehacientes de la misma y consecuentemente no es posible efectuar las anotaciones contables -Facilitan las tarea de fiscalización y control fiscal: Algunos comprobantes deben tener el diseño y los contenidos establecidos por normas legales, para posibilitar que la AFIP pueda efectuar la verificación y el control de las transacciones con mayor facilidad, de modo de dificultar la evasión fiscal, es decir, el ocultamiento de las operaciones para eludir el pago de impuestos Los comprobantes deben estar adecuadamente archivados, es decir, guardados de manera ordenada, para que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden estar agrupados según diferentes criterios: Por orden cronológico Por orden numérico Por orden alfabético El adecuado ordenamiento de los archivos es esencial para que los comprobantes puedan cumplir las funciones que hemos señalados y que su localización sea posible con facilidad cuando se los necesite para algunas de las finalidades señaladas.
- 4. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII 7.3 PROCESAR DATOS El procedimiento de la información puede ser efectuado por medios manuales, mecánicos o informáticos. Los manuales, actualmente en desuso, consisten en realizar el mismo a mano, es decir, sin la utilización de medios mecánicos. Los medios mecánicos tampoco muy usados en la actualidad, consiste en realizar el procedimiento utilizando equipos mecánicos. Los medios informáticos, es decir, utilizando equipos de procedimientos electrónicos, hoy de uso casi generalizado, son imprescindibles para un adecuado sistema de información contable. En cuanto a los procedimientos, es sistema de información contable utiliza la técnica contable de registro de operaciones basadas en la disciplina contable, es decir, en la contabilidad. Esta ha desarrollado un procedimiento lógico, de validez y aplicación universal, para estas finalidades, que permite procesar datos y suministrar información contable para distintos usuarios; propietarios, directores, inversionistas, bancos, estados, etc. A los usuarios de la información contable se los denomina: Internos Externos Los usuarios internos son los que pertenecen a la misma organización a la que se refiere la información. Los usuarios externos son todos aquellos que utiliza la información de una organización sin pertenecer a la misma. Las informaciones contables que surgen de un sistema contable reciben la denominación de “informaciones contables”. Algunos de estos informes deben tener formatos o estructuras determinadas. Son los denominados “informes normalizados”. Sin embargo, todos los informes contables contienen expresiones o términos específicos que forman parte de la terminología contable. Uno de los informes contables mas comunes el denominado “estado contable”. Se denomina así, a la información de una organización, generalmente destinada a los usuarios externos, en el que muestra el estado de sus negocios y el resultado de las operaciones efectuadas durante un periodo.
- 5. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII Ahora completamos el concepto diciendo que el sistema contable forma parte a su vez del sistema de información. ORGANIZACIÒN SISTEMA ADMINISTRATIVO SISTEMA DE INFORMACIÒN SISTEMA CONTABLE 7.3 EL PROCESO CONTABLE Se refiere a una serie de hechos o circunstancias que ocurren en un periodo. Estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que se realizan en una organización desde su inicio hasta una fecha determinada, denominada fecha de cierre, que da lugar a las anotaciones contables, sobre la base de comprobantes, y que culmina con la emisión de un informe contable a la fecha de cierre.PROCESO CONTABLE Inicio Operaciones Cierre Empresa que comienza Registraciones un ejercicio de una empresa Informe Contable en funcionamiento Usuarios
- 6. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII 7.4 INICIO El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar, cuando se constituye una empresa o se comienza un negocio, el inicio será el momento en que el o los dueños realizan el primer aporte del capital. En el caso de un negocio ya constituido el inicio del proceso contable será del momento en que comienza un nuevo periodo económico. 7.5 OPERACIONES Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus negocios. Podemos distinguir entre: Operaciones ordinarias Operaciones extraordinarias Las operaciones ordinarias son las habituales. Por ejemplo: comprar, vender, pagar. Las extraordinarias son las que no habituales, es decir, las que se realizan de vez en cuando. Por ejemplo: comprar un edificio, vender una maquina, distribuir las ganancias entre dueños, etc.
- 7. 7.6 OPERACIONES DE COMPRAS Las empresas compran bienes por distintas finalidades:Para ser usados en la actividad. Edificios, Maquinas, Vehículos, etc. Para ser utilizados en la fabricación Materia prima. Combustible. de otros productos. Para ser vendidos en el mismo Bienes para revender. Material para estado en que se compra. Embalaje. 7.7 OPERACIONES DE VENTA
- 8. Las empresas venden:Los productos que han fabricado Las empresas industriales Los productos que han comprado Las empresas comerciales para revender Los bienes que han comprado para usuarios y que dejan de Maquinas, Vehículos. utilizarlos por algún motivo (Cualquier empresa)Compran Productos que necesitan para prestar al servicio Prestan (venden) Servicios
- 9. • 7.8 OPERACIONES DE COBRO • Las empresas cobran: • A sus clientes Por venta que les han efectuado. Cuando el cobro es en el mismo momento en que se efectúa la venta se dice que es al contado. Cuando el cobro después del momento de la venta se dice que es diferido o que es a plazo • 7.9 OPERACIONES DE PAGO • Las empresas pagan:A sus proveedores O sea, a quienes les venden productos o les prestan servicios • A sus empleados En concepto de retribución o salarios • Al estado En concepto de impuestos o de obligaciones previsionales
- 10. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII Como hemos dicho, todas las operaciones se formalizan mediante comprobantes que constituyen, a su vez, la fuente de las registraciones contables.Para las operaciones de Tique, remito, factura compra y venta Para las operaciones de Recibos cobros y pagos Para las operaciones Nota de debito bancaria, nota de bancarias debito bancaria Para las operaciones Por lo general, tienen documentos extraordinarias especiales Las operaciones de cobro y pagos dan lugar a la utilización de documentos para estas finalidades, como el cheque y el pagare. Estos documentos de revisten la categoría de comprobantes, son medios de pago, pero son también fuente de registros contables. 7.11 REGISTROS CONTABLES El proceso de registración contable comprende las siguientes instancias: Lectura del comprobante Determinación de la operación realizada sobre la basa de comprobante Extracción de los datos necesarios para el registro contable Registro contable de la operación
- 11. TECNOLOGÌA DE LA INFORMACIÒN Y DE LA COMUNICACIÒN Prof. GONZALEZ FERNANDO CAPÌTULO VII El proceso de registración de las operaciones se inicia con una lectura de comprobantes. Pero no todo los datos de los comprobantes son necesarios para la registración contable. Será necesario extraer exclusivamente los datos que se requieren. Identificada la operación y extraídos los datos necesarios, es posible proceder al registro contable de la misma. 7.12 CIERRE El cierre es el momento en que se termina un periodo contable y se procede al cierre del proceso dando lugar a los informes contables. Como ya dijimos, le fecha de cierre se fija en el momento del inicio del negocio y debe ser mantenida a lo largo del año. Estos informes contables deben reunir las condiciones que hemos expuesto en el cap. 5 7.13 LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN Y DE CONTROL La contabilidad es la disciplina que, mediante un método propio, recopila datos referentes a las operaciones de una organización, produciendo información con destino a diferentes usuarios, sobre la base de la cual estos toman decisiones Pablo Nucci 3 a