Workflow
- 1. WORK FLOW INGENIERÍA CONCURRENTE Isabel Cristina Barrera Alejandra Alzate Pineda
- 2. INTRODUCCION • En un principio se utilizó el termino workflow (flujo de trabajo), que viene desglosado de procesamiento, para flujos involucrados con masa y energía. Con el tiempo, fueron estudiados y mejorados por medio de estudios de tiempo y movimiento. • Uno de los flujos de trabajo que inspiro el término workflow fueron las líneas de montaje, donde el pensamiento primitivo en torno al trabajo era mucho mas sofisticado de lo que se entiende comúnmente. • A partir de todo lo anterior comenzaron a tenerse en cuenta los flujos de información y conceptos relacionados como: optimización, rendimiento y utilización de recursos. De ahí, se difundió el estudio de la organización racional del trabajo de la planta de fabricación a la oficina, la conexión de la información entre todos los involucrados, sistemas de registro y otros sistemas sofisticados para la gestión de flujos físicos de información, dando como resultado la evolución a flujos de información formales, teorías de optimización matemática, flujos de trabajo racionales Estas ideas desataron toda una gama de tecnologías de la información de flujos de trabajo en manufactura, servicios, trabajos de información pura, sistemas flexibles de fabricación, justo a tiempo de gestión de inventario, y otros sistemas altamente ágiles y adaptables de flujo de trabajo .
- 3. Permite la implementación, automatización y seguimiento de procesos administrativos .Involucra documentos, información o tareas que pasen de un participante a otro, para la realización de tareas especificas. sistema informático que gestiona y define una serie de tareas dentro de una Sirve como una organización para producir un representación virtual de resultado final. Se compone de un trabajo real, donde se una secuencia de pasos, cada describe un flujo que uno sigue el precedente y puede referirse a un termina justo antes de que documento o producto, comience el siguiente. etc. WORK FLOW ¿Qué es?
- 4. Término utilizado en la programación de las computadoras para capturar y desarrollar los recursos y la interacción HUMANO- permiten al usuario definir flujos de MÁQUINA. trabajo diferentes para diferentes tipos de puestos de trabajo o procesos. Estrechamente Estrechamente relacionado con relacionado con campos los conceptos que describen la en la investigación de estructura de la organización: operaciones, áreas que pasos, funciones, equipos, estudian la naturaleza del proyectos, políticas, jerarquías, trabajo cuantitativa o etc. cualitativamente WORK FLOW
- 5. Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO. Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple. Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes. Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos. Permite observar el desempeño real de cada persona que Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos. participa en sus procesos administrativos. Facilita la eliminación del papel en los controles Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su administrativos. organización. Mejora la productividad en departamentos de atención a Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo clientes, empleados o usuarios. de la calidad. Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno Optimiza la utilización de los recursos. digital y corporativos eficientes WORK FLOW Beneficios
- 6. Integración con sus sistemas actuales para hacer más eficiente la cadena de suministros. Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar errores, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea. Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales. Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas. Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones específicas. Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow. Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-asignaciones Administración de procesos centralizada por medio de su interfaz basadas en horas laborales. unificada. Análisis de procesos concluidos, así como de procesos Colas de trabajo para la utilización óptima de los recursos. corriendo en tiempo real. Fácil personalización de interfaces de usuarios. Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y respuestas del flujo de trabajo. Optimizado para diseño de largos y complejos flujos de trabajo. Lista de actividades con una columna conteniendo cada Administración de procesos centralizada. actividad en donde el usuario participa. Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook, Email, Messenger, SMS. WORK FLOW ventajas
- 7. CARACTERI STICAS Ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos por la alta dirección de su organización, permitiendo observar el desempeño real de sus procesos, compararlo con sus metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para alcanzar sus objetivos. Gracias a una intuitiva interfaz Web gráfica de diseño, sus políticas y procedimientos internos se podrán llevar a cabo al pie de la letra, pues permite dibujar fácilmente diagramas de flujo estructurados con reglas de negocio bien definidas. La mejora continua de sus procesos administrativos, es un punto básico pues podrá realizar constantemente ajustes a los mismos, para minimizar los errores, los cuellos de botella y el incumplimiento de metas. cuenta con una poderosa herramienta ejecutiva que le permite vigilar con lujo de detalle el status de sus procesos de negocios, y desde donde usted podrá organizar, analizar, interpretar y presentar los datos producidos por el sistema.
- 8. Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y monitorean con Workflow son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias, sistemas de control de gestión, etc. Workflow automatiza al menos hasta cierto grado, un proceso o procesos. Los procesos son por lo general relacionados con los negocios, pero puede ser cualquier proceso que requiere de una serie de pasos que se pueden automatizar mediante el software. Algunos de los pasos del proceso pueden requerir la intervención humana, tales como la aprobación o el desarrollo de un texto personalizado. Las aplicaciones avanzadas permiten a los usuarios introducir nuevos componentes en la operación. Un proceso de flujo de trabajo puede implicar un cambio constante y la actualización.
- 9. Que empresas deben usarlo? • Instituciones de Gobierno, Empresas Medianas y Corporativos que deseen aumentar su productividad y la eficiencia de sus procesos. • Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran documentos digitales para dar soporte a las transacciones. • Organizaciones que deseen tener un solo software que administre toda su información corporativa y automatice sus procesos administrativos. • Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que resuelva múltiples necesidades puntuales para cada área o departamento. • Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicación que genere reportes en línea y alertas por e-mail. La variabilidad es inevitable en cualquier proceso, pero teniendo Workflow, se limita a causas inherentes al proceso, que son medibles, controlables y mejorables.