Workflow
- 1. WORK FLOW INGENIERÍA CONCURRENTE Isabel Cristina Barrera Alejandra Alzate Pineda
- 2. INTRODUCCION • En un principio se utilizó el termino workflow (flujo de trabajo), que viene desglosado de procesamiento, para flujos involucrados con masa y energía. Con el tiempo, fueron estudiados y mejorados por medio de estudios de tiempo y movimiento. • Uno de los flujos de trabajo que inspiro el término workflow fueron las líneas de montaje, donde el pensamiento primitivo en torno al trabajo era mucho mas sofisticado de lo que se entiende comúnmente. • A partir de todo lo anterior comenzaron a tenerse en cuenta los flujos de información y conceptos relacionados como: optimización, rendimiento y utilización de recursos. De ahí, se difundió el estudio de la organización racional del trabajo de la planta de fabricación a la oficina, la conexión de la información entre todos los involucrados, sistemas de registro y otros sistemas sofisticados para la gestión de flujos físicos de información, dando como resultado la evolución a flujos de información formales, teorías de Estasoptimización matemática, de tecnologías de la información de flujos de trabajo en ideas desataron toda una gama flujos de trabajo racionales manufactura, servicios, trabajos de información pura, sistemas flexibles de fabricación, justo a tiempo de gestión de inventario, y otros sistemas altamente ágiles y adaptables de flujo de trabajo .
- 3. automatización y seguimiento de procesos administrativos .Involucra documentos, información o tareas que pasen de un participante a otro, para la sistema informático que realización de tareas gestiona y define una especificas. serie de tareas dentro de Sirve como una una organización para representación producir un resultado virtual de un trabajo final. Se compone de real, donde se una secuencia de pasos, describe un flujo que cada uno sigue el puede referirse a un precedente y termina documento o justo antes de que producto, etc. comience el siguiente. WORK FLOW ¿Qué es?
- 4. Término utilizado en la programación de las computadoras para permiten al usuario definir capturar y desarrollar flujos de trabajo diferentes los recursos y la para diferentes tipos de interacción HUMANO- puestos de trabajo o MÁQUINA. Estrechamente procesos. relacionado con campos en la Estrechamente relacionado investigación de con los conceptos que operaciones, áreas describen la estructura de que estudian la la organización: pasos, naturaleza del funciones, equipos, trabajo cuantitativa o proyectos, políticas, cualitativamente jerarquías, etc. WORK FLOW
- 5. Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO. Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple. Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes. Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos. Permite observar el desempeño real de cada Reduce los tiempos en los ciclos de los persona que participa en sus procesos procesos. administrativos. Facilita la eliminación del papel en los controles Asegura el cumplimiento de estándares administrativos. obligatorios en su organización. Mejora la productividad en departamentos de Ayuda a implementar proyectos de mejora atención a clientes, empleados o usuarios. continua y monitoreo de la calidad. Agiliza la gestión administrativa en esquemas Optimiza la utilización de los recursos. de gobierno digital y corporativos eficientes WORK FLOW Benefici os
- 6. Integración con sus sistemas actuales para hacer más eficiente la cadena de suministros. Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar errores, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea. Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales. Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas. Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones específicas. Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow. Escalonamiento, delegación, re-envíos y re- Administración de procesos centralizada por medio asignaciones basadas en horas laborales. de su interfaz unificada. Análisis de procesos concluidos, así como de Colas de trabajo para la utilización óptima de los procesos corriendo en tiempo real. recursos. Reporte de auditoría detallado sobre el Fácil personalización de interfaces de usuarios. progreso y respuestas del flujo de trabajo. Optimizado para diseño de largos y complejos Lista de actividades con una columna flujos de trabajo. conteniendo cada actividad en donde el usuario Administración de procesos centralizada. participa. Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook, Email, Messenger, SMS. WORK FLOW ventajas
- 7. CARACTERI Ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos STICAS por la alta dirección de su organización, permitiendo observar el desempeño real de sus procesos, compararlo con sus metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para alcanzar sus objetivos. Gracias a una intuitiva interfaz Web gráfica de diseño, sus políticas y procedimientos internos se podrán llevar a cabo al pie de la letra, pues permite dibujar fácilmente diagramas de flujo estructurados con reglas de negocio bien definidas. La mejora continua de sus procesos administrativos, es un punto básico pues podrá realizar constantemente ajustes a los mismos, para minimizar los errores, los cuellos de botella y el incumplimiento de metas. cuenta con una poderosa herramienta ejecutiva que le permite vigilar con lujo de detalle el status de sus procesos de negocios, y desde donde usted podrá organizar, analizar, interpretar y presentar los datos producidos por el sistema.
- 8. Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y monitorean con Workflow son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias, sistemas de control de gestión, etc. Workflow automatiza al menos hasta cierto grado, un proceso o procesos. Los procesos son por lo general relacionados con los negocios, pero puede ser cualquier proceso que requiere de una serie de pasos que se pueden automatizar mediante el software. Algunos de los pasos del proceso pueden requerir la intervención humana, tales como la aprobación o el desarrollo de un texto personalizado. Las aplicaciones avanzadas permiten a los usuarios introducir nuevos componentes en la operación. Un proceso de flujo de trabajo puede implicar un cambio constante y la actualización.
- 9. Que empresas deben usarlo? • Instituciones de Gobierno, Empresas Medianas y Corporativos que deseen aumentar su productividad y la eficiencia de sus procesos. • Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran documentos digitales para dar soporte a las transacciones. • Organizaciones que deseen tener un solo software que administre toda su información corporativa y automatice sus procesos administrativos. • Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que resuelva múltiples necesidades puntuales para cada área o departamento. • Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicación que genere reportes en línea y alertas por e-mail. La variabilidad es inevitable en cualquier proceso, pero teniendo Workflow, se limita a causas inherentes al proceso, que son medibles, controlables y mejorables.