Workflow(FloridaUniversitaria)AngelSergioAlfonso
- 1. Workflow Presentado por: Alfonso Campillos Sergio Nevado Ángel Sanroma
- 2. ¿Qué es el Workflow? El workflow es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Su principal función es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.
- 3. Control del Workflow Se pueden distinguir tres tipos de actividad: • Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo. • Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. • Actividades de coordinación.
- 4. Facturación en workflow Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la aprobación manual de facturas de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño han sustituido por flujos de trabajo automatizados de aprobación de facturas, que son aplicaciones que facilitan que a los diferentes usuarios aprobadores de facturas de una organización, les llegue la imagen digitalizada de una factura de manera que puedan aprobarla directamente en la aplicación, direccionarla a otros usuarios o rechazar su aprobación. La gestión automatizada de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados al proceso.
- 5. Objetivos del Workflow Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser: • Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información. • Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. • Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan. • Facilitar la movilidad del personal. • Soportar procesos de reingeniería de negocio. • Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución. • Adicionalmente optimizar el servicio
- 6. Beneficios del Workflow Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser: • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio. • Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo. • Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes. • Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. • Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
- 7. Motor del Workflow El motor de Workflow es una herramienta que permite dar forma y automatizar los procesos de negocios de la empresa. Con este tipo de herramientas se pueden formalizar las reglas comerciales de la empresa para automatizar el proceso de toma de decisiones
- 8. Ventajas del Workflow Ventajas 100% configurable. Se adapta a sus necesidades. Gestión Documental integrada. Admite cualquier formato de documento electrónico. Generación de alarmas y avisos con envío de correo y archivos adjuntos. Reasignación de tareas. Generador de Expedientes en un click. Generación de documentos y plantillas tipo.
- 9. Conclusiones El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.