PMO Implementation in CDTL (Training)
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O documento aborda os conceitos fundamentais do gerenciamento de projetos, destacando a importância de uma gestão eficaz para minimizar falhas devido à complexidade e variáveis envolvidas. Ele detalha as fases do projeto, estratégias de planejamento e fatores de risco, enfatizando a necessidade de documentação e custos bem definidos. Além disso, menciona a importância de atender as expectativas dos stakeholders e a responsabilidade de alcançar resultados dentro dos limites estabelecidos.
PMO Implementation in CDTL (Training)
- 1. Gerenciamento de ProjetosConceitos BásicosSérgio Aguiar – Gerente de Projetos(81) 9773.1758sergiofnm@hotmail.com
- 2. Sumário1 - Introdução2 - Conceito e Ambiente3 - O Gerenciamento de Projetos4 - As Fases do Projeto5 - A Estrutura Organizacional6 - Roteiro de Trabalho
- 4. As organizações atuais estão sendo criadas com Gerências de Projeto.
- 5. Projeto é um empreendimento com enorme potencial de fracasso porque envolve muitas variáveis e fatores imponderáveis.
- 6. Dependendo da área de aplicação a complexidade do gerenciamento fica maior ou menor, porque:
- 7. É grande o grau de incerteza das estimativas.
- 8. Em alguns tipos de projetos não existem unidades de medidas plenamente aceitas.
- 9. É difícil modelar (e impossível manter estático) o mundo real.Inverdades sobre Gestão de ProjetosPlanejar é antecipar situações que nunca acontecerão.
- 10. Sistemas de informação custam o triplo do orçado e demoram o dobro do tempo planejado.
- 11. Quando um projeto falha:
- 12. os culpados são transferidos
- 13. os inocentes são punidos
- 14. os não envolvidos são promovidos.2 - Conceito e Ambiente
- 15. Toda Organização existe para realizar trabalhos.
- 16. Eles podem ser de duas naturezas:
- 17. Atividade/Processo repetitivos e contínuos
- 18. Projeto únicos e temporários
- 19. Desenvolver um sistema é projeto
- 20. Manter um sistema é atividade Projeto é todo empreendimento: não repetitivo,
- 21. tem início, meio e fim determinados,
- 22. com seqüência definida de eventos,
- 23. com objetivos claros a atingir,
- 24. dentro de parâmetros limites.“Não repetitivo” significa que : cada projeto é diferente de outro.
- 25. suas características são únicas.
- 26. mesmo que produza produtos conhe- cidos, o projeto é único.
- 27. deve ser conduzido de forma progressiva, isto é, passo a passo. “Início, meio e fim determinados” significa que:a data de início do projeto é conhecida.
- 28. a data de fim do projeto é previamente determinada.
- 29. o fim do projeto ocorre mesmo que o objetivo total não seja alcançado.
- 30. a duração pode ser de uma semana ou de vários anos, mas nunca infinito. “seqüência definida de eventos” significa: todas as atividades necessárias para execução do projeto são conhecidas.
- 31. as atividades são ordenadas.
- 32. as atividades são interdependentes. “com objetivos claros” significa que:todos os envolvidos conhecem perfeitamente que produto ou serviço será entregue no final do projeto.
- 33. todas as características do produto ou serviço foram definidos.
- 34. é possível avaliar se o projeto foi bem sucedido ou não. “com parâmetros limites” significa que: há regras claras a seguir
- 35. há um orçamento a ser obedecido
- 36. o número de pessoas é definido
- 37. os recursos não são abundantes
- 38. existe um ambiente externo que restringe a liberdade de açãoAtingir ou exceder os resultados em projetos, significa: alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço).
- 39. atender as necessidades e as expectativas dos clientes e usuários.3 – Gerenciamento de Projetos
- 40. Porque é necessário gerenciar projetos? os projetos tendem a falhar.
- 41. envolvem muitas variáveis.
- 42. exigem amplos conhecimentos.
- 43. impactam o meio ambiente.
- 44. exigem reprogramações e ajuste. Porque um projeto falha? objetivos mal formulados.
- 45. excesso de tarefas e pouco prazo.
- 46. estimativas financeiras pobres.
- 47. falta de conhecimento de pontos chaves do projeto.
- 48. falta de coordenação entre as partes.Porque um projeto falha?estimativas mal elaboradas e baseadas em “experiência pessoal”.
- 49. o projeto teve vários responsáveis.
- 50. objetivos mudaram com o andamento do projeto (tomar cuidado).Benefícios do Gerenciamento diminui a possibilidade de surpresas.
- 51. antecipa situações desfavoráveis.
- 52. otimiza o uso dos recursos existentes.
- 53. documenta o andamento das ações.
- 54. facilita projetos futuros.O projeto é bem sucedido se teve:Qualidadeigual ou superior ao exigido.Custodentro ou abaixo do previsto.Data de entrega dentro do previsto.ual ou anterior à data marcada.
- 55. 4 – As Fases do Projeto
- 56. Ciclo de VidaPlanoOperacionalPlano EstratégicoExecução eControleAvaliação
- 57. Planejamento EstratégicoÉ normalmente dividido em duas etapas: Conhecimento do Problema
- 58. Estudo detalhado e definições gerais do ambiente do projeto
- 59. Alternativas de Desenvolvimento
- 60. Estabelece-se a linha geral de atuação (linha de base)Estudo detalhado do problema: Como podemos fazer algo?Exemplo:Como podemos ganhar dinheiro com informática?
- 61. Como podemos ganhar dinheiro com a venda de computadores?Determinação das condições gerais: Quanto estamos dispostos a gastar?
- 62. Quem são os clientes e usuários?
- 63. Qual o tempo adequado?
- 64. Quais as imposições de qualidade?Estabelecimento de Definições Básicas: definição do Objetivo
- 65. definição do Escopo
- 66. definição de Premissas
- 67. definição de Restrições
- 68. definição de CondicionantesUm objetivo deve ser: específico e não genérico.
- 69. realista e não ambicioso ou tímido.
- 70. uma meta a atingir e não uma referência.
- 71. de conhecimento geral e não restrito.
- 72. uma realização e não um sacrifício.Exemplos Desenvolver um sistema de operações financeiras com implantação em 01/01/2004, para atender a área financeira de um Banco.
- 73. Construir um prédio de 18 andares, com 12 andares para escritórios, 3 para lojas e 3 para garagens, inaugurar em 16/03/2004.
- 74. Organizar uma festa, tipo Queijos e vinhos, para 100 pessoas, no dia 22/09/2003.Criação do modelo documental: Montagem da forma de documentar todas as fases do projeto, de forma a registrar: acontecimentos;
- 75. problemas;
- 76. reajustes e adequações;
- 77. e resultados obtidos. Formalização da idéia geral: Descrição da linha básica do projeto, destacando: o problema ou oportunidade;
- 78. o produto do projeto;
- 79. a forma de relacionamento entre o gerente do projeto e os patrocinadores do projeto. Aprovação da visão geral do projeto: Apresentar, discutir, ajustar e conseguir a aprovação da visão geral para que se possa dar continuidade ao desenvolvimento do projeto.
- 80. Alternativas de desenvolvimentoCriar alternativas de como o projeto pode ser desenvolvido.
- 81. Estimar custo, tempo e qualidade para cada alternativa.
- 82. Avaliar riscos, impactos e adequação de cada alternativa.
- 83. Escolher e aprovar a alternativa mais adequada. Criar alternativas de desenvolvimentoBrainstorming (toro de palpite)
- 85. tecnologia
- 86. economia
- 88. localização geográficaCriar alternativas de desenvolvimentoFatores organizacionais
- 92. atitude da alta gerência
- 93. capacidade financeiraEstimar as alternativasQualidade - atribuir notas em função do objetivo estabelecido.
- 94. Custo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.
- 95. Tempo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.Estimar RiscosRisco é a representação de um perigo para o bom andamento do projeto. São fatores de risco: uso de tecnologias não dominadas.
- 96. equipe inexperiente ou desmotivada.
- 98. mudanças na legislação.Análise de SWOTFraquezasComo minimizar?ForçasComo aproveitar?AmeaçasComo identificar? Como anular?OportunidadesComo tirar vantagens?
- 99. Estimar ConseqüênciasConseqüências são os fatos negativos que o projeto pode gerar:demissões.
- 100. impactos ambientais.
- 101. repercussão na mídia.
- 102. problemas com clientes.
- 103. problemas com fornecedores.Estimar AdequaçãoAdequação é a compatibilidade da solução com: a cultura da organização.
- 104. a cultura do mercado.
- 105. as ações de governo.Escolher alternativa mais adequada:ponderação entre os valores considerados.
- 106. análise técnica com base nos estudos feitos.
- 107. conseguir aprovação formal da alta direção.As Fases do Planejamento1 - Crie a Estrutura de Divisão do Trabalho divida o projeto em fases.
- 108. relacione as tarefas de cada fase.
- 109. inclua tarefas de controle e revisão.
- 110. analise a dependência entre tarefas.2 - Determinar Recursos relacione os recursos disponíveis.
- 111. atribua Recursos às tarefas.
- 112. defina modo de uso dos recursos.
- 113. verifique se há carência ou sobra.
- 114. teste a coerência e viabilidade da alocação feita.As Fases do PlanejamentoSão recursos para um projeto:
- 115. 3 - Determine a duração de cada tarefa defina o início e o fim de cada tarefa.
- 116. redefina a dependência entre tarefas.
- 117. defina a ligação entre as tarefas.
- 118. verifique possibilidades de redução.
- 119. determine o caminho crítico. 4 - Calcule os custos do Projeto defina custos unitários de cada recurso.
- 120. calcule os custos de cada tarefa.
- 121. revise e ajuste os custos obtidos.
- 122. estabeleça o fluxo de caixa do projeto.
- 123. negocie a aprovação do custo.5 - Elabore os relatórios finaiscrie os relatórios gerenciais.
- 124. crie os relatórios de desempenho.
- 125. crie o esquema de comunicação.
- 126. construa a mala direta. 6 - Avalie os Riscos consulte ações do Governo.
- 127. estude “boatos” de mudanças internas.
- 128. confirme a realidade financeira.
- 129. “invente” crises e avalie seus impactos.7 - Avalie a conformidade do planoÉ possível atingir a qualidade esperada, dentro do custo e do tempo definido?Se não: faça ajustes necessários ou redefina suas metas.
- 130. 8 - Faça a Validação Final do PlanoSe necessário, promova ajustes:obtenha mais recursos.
- 131. aumente o prazo total.
- 133. negocie com os patrocinadores.9 - Obtenha aprovação do plano complete a documentação do projeto.
- 134. discuta o plano com usuários/clientes.
- 135. faça os ajustes solicitados.
- 136. consiga aprovação formal.ACOMPANHAMENTO medição dos resultados.
- 137. comparação com o planejado.
- 138. reprogramação e ajustes.
- 139. registro do realizado.“Aprender é a única coisa de que a mente nunca se cansa, nunca tem medo e nunca se arrepende.”Leonardo da VinciMuito Obrigado.