แนวทางการเขียนข้อคิดเห็น 2016 comment guidelines
2 likes471 views
แนวทางการเขียนข้อคิดเห็น ข้อคิดเห็นมี 2 ประเภท 1. จุดแข็ง (Strength) ในกรณีของกระบวนการ (Process) คือ ADLI และผลลัพธ์ (Result) คือ LeTCI ที่องค์กรทำได้ตามเกณฑ์ที่กำหนด 2. โอกาสพัฒนา (Opportunity For Improvement - OFI) ในกรณีที่องค์กรทำได้ไม่ครอบคลุม หรือ ไม่ครบถ้วน วัตถุประสงค์ของรายงานป้อนกลับ เพื่อเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรผู้สมัคร ระบุ จุดแข็ง (Strength) และ โอกาสพัฒนา (Opportunity) ที่องค์กรผู้สมัครสามารถใช้ประโยชน์ ในการปรับปรุงองค์กรให้สมบูรณ์มากขึ้นต่อไป Adapted from 2016 Comment Guidelines Baldrige Performance Excellence Program, Examiner Resource Center
แนวทางการเขียนข้อคิดเห็น 2016 comment guidelines
- 1. พันเอก มารวย ส่งทานินทร์ maruays@hotmail.com 30 เมษายน 2559
- 2. วัตถุประสงค์ของรายงานป้ อนกลับ เพื่อเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรผู้สมัคร ระบุ จุดแข็ง (Strength) และ โอกาสพัฒนา (Opportunity) ที่ องค์กรผู้สมัครสามารถใช้ประโยชน์ ในการปรับปรุงองค์กรให้ สมบูรณ์มากขึ้นต่อไป
- 4. ข้อคิดเห็นมี 2 ประเภท 1. จุดแข็ง (Strength) ในกรณีของกระบวนการ (Process) คือ ADLI และผลลัพธ์ (Result) คือ LeTCI ที่องค์กรทาได้ตามเกณฑ์ที่ กาหนด 2. โอกาสพัฒนา (Opportunity For Improvement - OFI) ในกรณีที่ องค์กรทาได้ไม่ครอบคลุม หรือ ไม่ครบถ้วน
- 6. A = Approach องค์กรใช้วิธีการ (methods) ที่เป็นระบบ (systematic = ordered, repeatable, use of data & information for learning) เหมาะสม (appropriate) มีประสิทธิผล (effectiveness) เป็นกระบวนการสาคัญ (key organizational process) และไม่มี รอยโหว่ (GAP) (systematic + effective)
- 7. D = Deployment อธิบายการปฏิบัติที่มีความทั่วถึง (breadth) และทุกระดับ (depth) ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง มีหลักฐานบ่ง ถึงการนาไปปฏิบัติในหน่วยอื่นขององค์กรด้วย (breadth and depth)
- 8. L = Learning อธิบายความรู้ ทักษะใหม่ที่ได้จากการประเมิน การศึกษา ทดลอง และนวัตกรรม (innovation) มีวงจรการ พัฒนาที่เป็นระบบและใช้ข้อเท็จจริง (PDCA) มีการแลกเปลี่ยน เรียนรู้ (sharing) มีการเทียบเคียง และฝังตัวอยู่ในกระบวนการ ทางาน (PDCA + innovation + sharing)
- 9. I = Integration อธิบายถึงความสอดคล้อง (alignment) ของ แผน กระบวนการ ข่าวสาร การจัดสรรงบประมาณ การ ปฏิบัติการ ผลลัพธ์ และการวิเคราะห์ที่ช่วยให้องค์กรบรรลุ เป้ าหมาย (organizational needs) และมีการประสานกันของ หลายหน่วยงาน รวมถึงการเกี่ยวเนื่องกับเกณฑ์หัวข้ออื่นด้วย (other process) (alignment + organizational needs in OP & other process)
- 10. ใช้ประโยชน์ • ในการเขียนใน OFI คือทาอย่างไรผู้สมัครจึงจะ ได้คะแนนสูงขึ้ น (promote) • และเขียนใน Strength ว่าผู้สมัครทาอะไรได้ดีแล้วที่ ควรธารงรักษาไว้ ไม่ให้ คะแนนลดลง (demote)
- 12. ระดับผลดาเนินการ (Levels) แสดงอัตราส่วนที่เหมาะสม เทียบกับผลในอดีต การคาดการณ์ และเป้ าหมาย (ต่ากว่า ดีกว่า เป็นเลิศ)
- 13. แนวโน้ม (Trends) ทิศทางและอัตราการปรับปรุง (เป็นที่น่าพอใจ ไม่เปลี่ยนแปลง ไม่เป็นที่น่าพอใจ) จานวนจุดอ้างอิง (อย่างน้อย 3 จุด) ความครอบคลุมในทุกภาคส่วน (มีคาอธิบายรูป)
- 14. การเปรียบเทียบ (Comparisons) มีความสัมพันธ์ : กับคู่แข่ง การเทียบเคียง หรือผู้นาใน อุตสาหกรรมนั้น (ในผลลัพธ์ที่สาคัญ ไม่จาเป็นต้องมีทุกรูป) มีความสม่าเสมอ
- 15. บูรณาการ (Integration) สัมพันธ์กับข้อกาหนดของเกณฑ์ แยกตามกลุ่มที่จัดไว้ (Segmentation) (ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ บริการ ตลาด กระบวนการ แผนปฏิบัติการในลักษณะองค์กร และหัวข้อ กระบวนงาน) สนับสนุนแผนปฏิบัติการขององค์กร ผลคาดการณ์ในอนาคต
- 16. ใช้ประโยชน์ • ในการเขียนใน OFI คือทาอย่างไรผู้สมัครจึงจะได้คะแนนสูงขึ้ น (promote) • และเขียนใน Strength ว่าผู้สมัครทาอะไรได้ดีแล้วที่ควรธารงรักษาไว้ ไม่ให้คะแนนลดลง (demote) ของผลลัพธ์
- 18. ขั้นตอนการตรวจประเมินรายงานเป็นรายบุคคล 1. ทบทวน Criteria Requirements 2. หา Key Factors 3. อ่านรายงานของผู้สมัคร 4. บันทึก Key processes & Results 5. หาหลักฐาน ADLI, LeTCI 6. ให้คะแนน
- 19. To refresh your memory and understand the Item Requirements
- 20. 1. ทบทวนข้อกาหนดของเกณฑ์ ให้เรียบเรียงใจความสาคัญ (Nugget, or Item main points) ของ หัวข้อนั้น ตามความเข้าใจที่เป็นภาษาของเราเองให้กระชับได้ ใจความ และระลึกไว้ในใจในขณะอ่านแบบประเมินของผู้สมัคร จะได้ไม่ใช้เกณฑ์เสมือนการทาเป็น check list ทาความเข้าใจของคาถามระดับ basic, overall, multiple ดูคาศัพท์และคาอธิบายที่มีความสาคัญของหัวข้อนั้นๆ อ่านหมายเหตุด้วย
- 21. To determine the most relevant key factors
- 22. 2. คัดเลือกปัจจัยสาคัญ เริ่มจากหา KF ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Item คัดเลือก 4-6 KF ที่สอดคล้องกับระดับวุฒิภาวะของผู้สมัคร (basic, overall, multiple) เช่น ความต้องการของลูกค้า สภาพแวดล้อมการแข่งขัน ความต้องการของบุคลากร เป็นต้น เชื่อมโยง KF กับคาถามในหัวข้อต่าง ๆ ที่คาดว่าจะส่งผลกระทบ กับความเป็นตัวตนหรือความท้าทายขององค์กร
- 23. The relevant section of the application
- 24. 3. อ่านรายงานของผู้สมัคร มองเป็นองค์รวมของหัวข้อ ไม่ check list ทีละคาถาม คิดถึงความสัมพันธ์ของการตอบในหัวข้ออื่น ๆ ด้วย เน้นที่กระบวนการสาคัญที่สุดที่ผู้สมัครใช้ คานึงถึงความเหมาะสมของวิธีการที่ใช้นั้นกับคาถามของเกณฑ์ ความมีประสิทธิผลของกระบวนการ การบรรลุวัตถุประสงค์
- 25. The applicant uses to meet the Item requirements (mark up and/or take note)
- 26. 4. วิเคราะห์การตอบสนองต่อเกณฑ์ ใช้มุมมองที่เพิ่มคุณค่าให้กับผู้สมัคร เชื่อมโยงความสัมพันธ์กับหัวข้ออื่น แม้ผู้สมัครจะไม่ได้ระบุไว้ มองหาข้อมูลข่าวสารที่หายไป การยกผลประโยชน์ให้ในกรณีที่ไม่แน่ใจ อย่างสมเหตุสมผล ระบุจุดแข็ง และ โอกาสพัฒนา ประมาณ 6 ข้อคิดเห็น ลาดับความสาคัญของข้อคิดเห็น
- 27. Analyze application response (bold – high priority observation)
- 28. 5. เขียนข้อคิดเห็น เริ่มต้นด้วยข้อคิดเห็นที่เป็นใจความสาคัญ (Nugget) และหนึ่ง ข้อคิดเห็นสื่อเพียงความหมายเดียวเท่านั้น ตามด้วย 1-2 ตัวอย่าง (Examples) ลงท้ายข้อคิดเห็นที่สื่อถึงความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกับองค์กร อย่างไร (Relevance) จบแต่ละข้อคิดเห็น (Done) ไม่ควรเกิน 75 คา อย่าลืมถามตนเองว่า ผู้สมัครจะเข้าใจ และสามารถนาไปใช้ ประโยชน์ได้หรือไม่ ถ้าไม่ ให้ปรับปรุงข้อคิดเห็นใหม่อีกครั้ง
- 29. Using scoring guidelines (holistic view)
- 30. 6. ให้คะแนน โดยอาศัย แนวทางการให้คะแนน ดูเป็นองค์รวม (holistic) ต่อการตอบสนองคาถามของหัวข้อว่า อยู่ระดับใด (basic, overall, multiple) คะแนนที่ได้ต้องสอดคล้องกับข้อคิดเห็นที่ให้ และหลีกเลี่ยงการ หาหลักฐานต่าง ๆ มายืนยันเกินความจาเป็น เนื่องจากผู้สมัครมี เนื้ อที่จากัดในการนาเสนอข้อมูลเชิงประจักษ์อย่างละเอียดละออ ช่วงของคะแนนจะสะท้อนวุฒิภาวะการพัฒนาขององค์กร
- 33. 1. นาไปปฏิบัติได้ (Actionable): ผู้สมัครนาข้อเสนอแนะไป ปฏิบัติได้จริง และเข้าใจศักยภาพที่มีอยู่ 2. มีความสอดคล้อง (Aligned): ข้อคิดเห็นที่สะท้อนเนื้ อหาของ เกณฑ์ และสะท้อนการให้คะแนน 3. มีความแม่นยา (Accurate): ใช้ข้อเท็จจริงและข้อมูล ที่มีความ ถูกต้อง 4. มีความเหมาะสม (Appropriate): สานวนแบบมืออาชีพ และ เป็นบวก
- 34. 1. นาไปปฏิบัติได้ (คาแนะนาที่ทาได้จริง) จัดรูปประโยคที่ผู้สมัครอ่านแล้วเข้าใจง่าย เขียนข้อคิดเห็นที่นาไปปฏิบัติได้และมีคุณค่าต่อผู้สมัครคือ: เริ่มประโยคด้วยแก่นความคิด (nugget) หนึ่งข้อมีหนึ่ง ความคิดเห็น (one main idea per comment) มีความเกี่ยวข้อง (relevance) ให้ดูจากปัจจัยสาคัญ (key factor) โดยในหนึ่งข้อคิดเห็น อ้างปัจจัยเดียวก็เพียงพอ ยก 1-2 ตัวอย่าง (examples) สนับสนุนความเห็น
- 35. N = Nugget (essence or main point of the comment) E = Examples (some examples) R = Relevance (importance of the nugget to the applicant) D = Done
- 36. 2. มีความสอดคล้อง (สะท้อนเกณฑ์และการให้คะแนน) จัดทาข้อคิดเห็นตามระดับวุฒิภาวะของผู้สมัคร คือดูจาก ข้อกาหนดพื้นฐาน ข้อกาหนดโดยรวม หรือข้อกาหนดย่อย (basic, overall, or multiple Criteria requirements) ใช้คาศัพท์จากเกณฑ์ ค่านิยมและแนวคิดหลัก และจากแนว ทางการให้คะแนน เพื่อเพิ่มคุณค่าเท่าที่จาเป็น ไม่ลอกซ้าทั้งหมด ใช้ปัจจัยประเมิน กระบวนการหรือผลลัพธ์ (ADLI or LeTCI) เพียงหนึ่งหรือสองปัจจัยการประเมินต่อหนึ่งข้อคิดเห็น ระวังไม่ให้ข้อคิดเห็นในเรื่องเดียวกันนั้นขัดแย้งกันเอง ทั้งที่อยู่ ในหัวข้อเดียวกันหรือที่อยู่ในหัวข้ออื่น
- 37. 3. มีความแม่นยา (ข้อเท็จจริงและข้อมูลที่ถูกต้อง) ใช้คาศัพท์ที่ผู้สมัครใช้ เมื่อเห็นว่าเป็นการสมควร ใช้ชื่อและคาศัพท์ที่ถูกต้อง เช่น ชื่อกระบวนการ หรือชื่อรูป ตรวจสอบข้อมูลและข้อเท็จจริง ที่ใช้เป็นหลักฐานในข้อคิดเห็น ให้ระบุรูปด้วย (ถ้ามี) ไม่ลอกเลียนแบบ (Parrot) จากรายงานผู้สมัคร หรือนามาจาก เกณฑ์ พยายามใช้เท่าที่จาเป็น ให้ใช้สารสนเทศที่เกิดคุณค่ากับ ผู้สมัครจะดีกว่าการกล่าวซ้า
- 38. 4. มีความเหมาะสม (เขียนแบบมืออาชีพและเป็นบวก) ไม่วิจารณ์รูปแบบการเขียนรายงานของผู้สมัคร (style of writing or data presentation) ไม่ใช้คาศัพท์เฉพาะ (jargon or acronyms) นอกเสียจากว่า เป็น คาที่ผู้สมัครใช้ ไม่ตัดสินความ (judgmental) เช่น ดี ไม่ดี หรือ ไม่เพียงพอ (good, bad, or inadequate ) ไม่ให้คาแนะนา (prescriptive) เช่น สมควรทา (should or would) ไม่กล่าวเกินเลยเกณฑ์ หรือใส่ความคิดเห็นส่วนตัว (beyond the requirements of the Criteria or assert your personal opinions)
- 39. สิ่งที่สมควรทาในเรื่องเนื้ อหา ไม่เพียงบอกกล่าว แสดงให้เห็น (Show, don’t just tell) ว่า ทาไม ข้อคิดเห็นนี้ จึงมีความสาคัญต่อผู้สมัครโดยตรง ใช้ภาษาจากแนวทางการให้คะแนน เพื่อที่ผู้สมัครจะได้รู้วุฒิ ภาวะของตนเอง เช่น อยู่ในขั้นเริ่มต้นของการนาไปปฏิบัติเกือบ ทุกหน่วยงาน หรือ มีการนาไปปฏิบัติอย่างทั่วถึง มีการโยงข้ามหัวข้อ (Items) หรืออ้างอิงถึงโครงร่างองค์กร (Organizational Profile - OP)
- 40. สิ่งที่สมควรทาในเรื่องรูปแบบ ใช้คาสุภาพ มืออาชีพ และเป็นบวก (polite, professional, and positive tone) ใช้กาลกิริยาเป็นปัจจุบันและเป็นผู้กระทา ไม่ใช่ถูกกระทา (completes rather than is completed) สิ่งที่ไม่พบให้ใช้คาว่า ไม่เป็นที่แน่ชัดว่า ... (is not clear) ใช้สรรพนามเรียกองค์กรที่สมัครว่า ผู้สมัคร (the applicant) (จะ ใช้ชื่อจริงก็ต่อเมื่อเป็นรายงานป้ อนกลับฉบับจริง ที่ส่งให้ผู้สมัคร)
- 41. สิ่งที่ควรทาเมื่อจัดทารายงาน คัดปัจจัยสาคัญ 4-6 ข้อ (four to six key factors) ในแต่ละหัวข้อ (Item) และอ้างอิงเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ไม่ต้องนามาทั้ง พวง (one or two of the strategic challenges rather than all strategic challenges) ให้ข้อคิดเห็นประมาณ 6 ข้อต่อหนึ่งหัวข้อ (around six feedback- ready comments per item) ที่มีความสาคัญที่สุดและตรงกับระดับ วุฒิภาวะของผู้สมัคร
- 42. สิ่งที่ควรทาเมื่อจัดทารายงาน (ต่อ) ให้มั่นใจว่าคะแนนที่ให้ เหมาะสมกับข้อคิดเห็น ทั้งจานวนและ เนื้ อหา (Ensure that the item’s score is supported by the comments—both in number of comments and content of comments) ใส่ข้อคิดเห็นตามหัวข้อของเกณฑ์ ไม่ใช่ใส่ตามที่อยู่ในรายงาน ของผู้สมัคร
- 43. These following samples reflect the thinking of a single examiner and should not necessarily be viewed as a “right” or “wrong assessment of the applicant.
- 44. ข้อคิดเห็นกระบวนการ • จุดแข็ง/โอกาสพัฒนา เน้นความสาคัญโดยใช้ตัวหนา (bold) หรือ double plus or minus (++, --) • ให้ใช้แก่นของข้อคิดเห็น ในตอนเริ่มต้นประโยค • ยกตัวอย่างประกอบ 1-2 ตัวอย่าง ที่ช่วยระบุปัจจัยในการ ประเมินที่สาคัญ (approach, deployment, learning, or integration) • ระบุความเกี่ยวข้อง • จากัดแต่ละข้อคิดเห็นที่ 75 คา หรือไม่เกิน 500 ตัวอักษร
- 45. จุดแข็งของกระบวนการ 5.1ข(1) คณะกรรมการความปลอดภัย ที่ประกอบด้วย กรรมการบริหารจากแต่ละสถานที่ สนับสนุนการดูแลด้าน สุขภาพความปลอดภัย และการรักษาความปลอดภัยของ พนักงาน (แก่นและความเกี่ยวข้อง) โดยผ่านการตรวจสอบของ ระบบและนโยบายสิ่งอานวยความสะดวก ที่มีวิธีการและ มาตรการที่เป็นการปฏิบัติที่ดีที่สุด มีทีมงานความร่วมมือในการ ดูแลและระบบการวัดประสิทธิภาพ (APEX) เสริมสร้างระบบที่ มุ่งเน้นสิ่งอานวยความสะดวก ในการตอบสนองสุขภาพแรงงาน และข้อกาหนดด้านความปลอดภัยที่สาคัญ (ตัวอย่าง)
- 46. โอกาสพัฒนาของกระบวนการ 5.1ก,ข วิธีการของผู้สมัครในการจัดการความสามารถและความ พอเพียงของบุคลากร รวมถึงการรักษาความปลอดภัยและ บรรยากาศการทางานไม่ได้รวมกลุ่มแพทย์ไว้ (แก่น) ไม่ปรากฏว่ามี การประเมินความสามารถของแพทย์ต่อความต้องการด้านบุคลากร ของสิ่งอานวยความสะดวกที่ได้มาใหม่ ไม่ชัดเจนว่าแพทย์ได้รวมอยู่ ในการวางแผนกาลังการผลิต และความต้องการที่สาคัญของแพทย์ก็ ไม่ได้รับการระบุ (ตัวอย่าง) การไม่รวมกลุ่มแพทย์ไว้ อาจทาให้ ผู้สมัครพลาดโอกาสที่จะเตรียมความพร้อมสาหรับการเจริญเติบโต และการส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยม (ความเกี่ยวข้อง)
- 47. ข้อคิดเห็นของผลลัพธ์ • จุดแข็ง/โอกาสพัฒนา เน้นความสาคัญโดยใช้ตัวหนา (bold) หรือ double plus or minus (++, --) เขียนให้สั้น กระชับ ได้ใจความ ยกตัวอย่างประกอบเพียง 1-2 ตัวอย่าง (ไม่ต้องยกตัวอย่าง ทั้งหมดที่หาได้) เน้นที่หลักฐานตามปัจจัยการประเมิน (levels, trends, comparisons, integration) จากัดหนึ่งข้อคิดเห็นไม่ให้เกิน 75 คาหรือ 500 ตัวอักษร
- 48. จุดแข็งของผลลัพธ์ 7.3ก(2) ผลลัพธ์การวัดผลและตัวชี้วัดของการมีสุขภาพและ ความปลอดภัยของบุคลากร แสดงแนวโน้มที่เป็นประโยชน์ และ เป็นที่น่าพอใจเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐาน (แก่นและความ เกี่ยวข้อง) ตัวอย่างเช่น ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ระดับของการขาด งานน้อยกว่าครึ่งหนึ่งของค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม (รูปที่ 7.3- 7) นอกจากนี้ OSHA TRR ขององค์กร มีประสิทธิภาพสูงกว่าที่ ร้อยละ 80 ของ OSHA อย่างต่อเนื่อง (รูปที่ 7.3-8) (ตัวอย่าง)
- 49. โอกาสพัฒนาของผลลัพธ์ 7.3ก(4) ไม่พบผลลัพธ์การวัดผลและตัวชี้วัดของการพัฒนาผู้นา และบุคลากร (แก่น) ที่มีการระบุว่า การบริการแบบตานาน ซึ่ง เป็นปัจจัยความสาเร็จที่สาคัญสาหรับองค์กร (P.2-2) (ความ เกี่ยวข้อง) แต่ไม่มีผลลัพธ์แสดงให้เห็นถึงการพัฒนาบุคลากรใน ด้านนี้ หรือด้านการพัฒนาทักษะความสัมพันธ์กับลูกค้า เช่น การ กู้คืนบริการ หรือทักษะการสื่อสารที่ทันสมัย (ตัวอย่าง)
- 50. การเขียนข้อคิดเห็นโดยผู้ตรวจประเมิน มีขั้นตอนที่เป็นระบบ สามารถทาซ้าได้ มีหลักเกณฑ์ที่แน่นอน มีปัจจัยในการประเมิน และให้คะแนน เพื่อให้การประเมินองค์กรผู้สมัครเป็นไปอย่าง เที่ยงธรรม มีการทวนสอบระหว่างกันโดยการทางานเป็นทีมที่ประกอบด้วย ผู้เชี่ยวชาญหลายสาขาที่ผ่านการอบรมมาแล้ว จนมีความมั่นใจ ระดับหนึ่งว่า ทุกองค์กรที่ส่งรายงานเข้ารับสมัครขอรับรางวัล ไม่ ว่าจะได้รับหรือไม่ได้รับรางวัลก็ตาม จะได้ประโยชน์จากรายงาน ป้ อนกลับ เพื่อความสาเร็จในปัจจุบันและในอนาคตสืบไป
- 51. Aristotle