Unit 5 using microsoft office excel 2007 vie
- 1. Key Applications Module B Bài 5: Sử dụng Microsoft Office Excel 2007 28: Mở đầu 29: Thao tác thông tin 30: Làm việc với các công thức 31: Định dạng một worksheet 32: Sử dụng các công cụ khác nhau 33: Làm việc với biểu đồ 34: Chuẩn bị sẵn sàng để in © CCI Learning Solutions Inc. 1
- 2. Bài 28: Mở đầu • Hiểu và công nhận các thuật ngữ cơ bản • Tạo một workbook mới • Mở workbook • Lưu workbook • Đóng workbook • Nhập thông tin dạng số và chữ • Di chuyển trong workbook © CCI Learning Solutions Inc. 2
- 3. Hiểu các thuật ngữ cơ bản • workbook - Một file excel có thể chứa một hay nhiều worksheet • worksheet - Là một báo cáo riêng lẻ hoặc thẻ trong workbook • Ô tính - Giao nhau của dòng và cột; Có thể chứa giá trị đơn lẻ hoặc công thức • Địa chỉ ô tính - Cột và dòng giao nhau: cột thể hiện dạng chữ và dòng thể hiện bởi số • Ô tính đang thực hiện - Là ô thể hiện bởi đường bao quanh đậm © CCI Learning Solutions Inc. 3
- 4. Hiểu các thuật ngữ cơ bản • Sử dụng worksheet khi bạn muốn thức hiện báo cáo hoặc tài liệu theo dõi số liệu - Ví dụ: ngân sách, báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu và báo cáo chi phí, báo cáo tài chính, phân tích hàng tồn kho, thời gian kỳ nghỉ nhân viên, điểm học viên • Tổ chức thông tin rõ ràng cho bạn và bất cứ ai khác có thể được sử dụng hoặc phân tích nội dung - Bao gồm cả nhãn và mô tả trong báo cáo để người đọc có thể hiểu được dữ liệu - Cấu trúc báo cáo cho thấy khối dữ liệu riêng biệt • Sử dụng yếu tố thiết kế để nhấn mạnh các khối dữ liệu - Sử dụng để đảm bảo báo cáo dễ đọc © CCI Learning Solutions Inc. 4
- 5. Tạo một workbook trống mới • Khi bạn khởi động excel, workbook mới hiển thị và tự động đặt tên là Bảng 1 • Khi tạo workbook mới đồng thời Excel tạo ra các số thứ tự lần lượt: Bảng 2, Bảng 3… - Khi thoát Excel và mở lại sau đó thì workbook đánh số lại từ 1 • Để tạo một workbook mới: - Nhấn vào nút Office, chọn New và chọn Blank workbook - Nhấn + © CCI Learning Solutions Inc. 5
- 6. Tạo một workbook mới từ mẫu • Sử dụng mẫu hoặc workbook được thiết kế sẵn để thiết lập cái nhìn nhất quán đối với các loại báo cáo cụ thể • Để tạo ra workbook từ mẫu đang có sẵn, Nhấn vào Office và chọn New © CCI Learning Solutions Inc. 6
- 7. Mở workbook • Để làm việc với một workbook đã có, trước tiên phải mở workbook - Có thể mở một hay nhiều workbook cùng 1 lúc • Để mở file - Nhấn Office, nhấn Open, chọn File và nhấn open - Nhấn + - Nhấn vào nút Office để hiển thị các tập tin được sử dụng gần đây nhất, nhấp vào để chọn file - Trong công cụ quản lý tập tin, nhấp vào tập tin © CCI Learning Solutions Inc. 7
- 8. Chuyển đổi giữa các worksheet • Để chuyển đổi giữa các tài liệu được nhanh và dễ dàng - Trong thẻ View, Nhóm window, chọn Switch windows - Chọn các tài liệu cần chuyển đổi trên thanh tashbar - Nếu cửa sổ tài liệu đang ở chế độ Restore view, mở văn bản có thể hiển thị ở bố cục tầng, nếu như thế, hãy bấm vào thanh tiêu đề của văn bản để chuyển tới văn bản đó © CCI Learning Solutions Inc. 8
- 9. Đóng workbook • Nếu bạn không dùng đến workbook đang mở nữa, Lưu những thay đổi và đóng nó để bảo vệ khỏi những nguy cơ thay đổi tự động từ hệ thống. © CCI Learning Solutions Inc. 9
- 10. Lưu workbook • Để sử dụng file lần nữa, cần phải lưu workbook - Nhấn Save as để lưu workbook mới, hoặc có workbook có sẵn với tên mới, chỗ lưu khác hoặc định dạng file mới - Sử dụng Save để lưu những thay đổi trong file đang thực hiện, như vậy sẽ thay thế cho file đã tồn tại trên ổ • Để lưu các thay đổi trong file có sữan - Nhấn vào Office và chọn Save - Trên thanh công cụ, chọn save - Nhấn + © CCI Learning Solutions Inc. 10
- 11. Lưu workbook - Lần đầu tiên bạn lưu file, hộp thoại Save as sẽ luôn luôn xuất hiện - Có thể chọn tài liệu hoạc vị trí khác để lưu file - Có thể tạo một thư mục mới trong Excel trong quá trình lưu - Để lưu những thay đổi cho file có sẵn và lưu với tên mới, hay định dạng file mới, nhấn Office và chọn Save As - Để lưu file với định dạng khác, Chọn mũi tên xuống trong phần Save as Type để chọn định dạng 11© CCI Learning Solutions Inc.
- 12. Nhập dữ liệu cho workbook • Nhãn - Các ký tự xuất hiện chính xác như đã nhập - Nhãn rộng hơn cột và tràn sang các cột liền kề - Mặc định ở lề trái • Giá trị - Giá trị thể hiện dạng số - Mặc định ở lề phải • Định dạng - Bao gồm các giá trị, số học hay chức năng đặc biệt © CCI Learning Solutions Inc. 12
- 13. Nhập văn bản hay nhãn • Tổ chức dữ liệu vào cấu trúc ba chiều • Di chuyển con trỏ đến ô cụ thể, nhấp vào ô và nhập dữ liệu • Nếu nhập sai có thể nhấn hay • Khi nhập xong, nhấn để di chuyển sang ô bên cạnh, hoặc nhấn vào ô khác • Bắt đầu worksheet với nhãn để xác định giá trị © CCI Learning Solutions Inc. 13
- 14. Nhập văn bản hay nhãn • Có thể nhập hay chỉnh sửa dữ liệu trên ô thực hiện, hoặc sử dụng thanh Formula đê nhập đoạn dữ liệu dài • Nhãn có thể lên đến 32,767 ký tự • Nếu nhãn có độ dài hơn độ dài của ô, Nhãn sẽ hiển thị tràn sang cột bên cạnh trong trường hợp các ô bên cạnh trống. • Có thể dễ dàng thay đổi cách sắp xếp của nhãn • Chiều dài tối đa của công thức lên tới 8,192 © CCI Learning Solutions Inc. 14
- 15. Nhập Số hay ngày tháng • Là những giá trị xác định • Mặc định ở lề phải của ô tính • Khi nhập ngày, có thể nhập dưới dạng số hay chữ • Định dạng mặc định của ngày là M-d-yy, Có thể thay đổi mặc định này trong Regional Settings trong Control Panel • Giá trị ngày tháng không nhất thiết phải đầy đủ ngày, tháng hay năm • Nếu Excel không hiển thị giá trị ngày, thì sẽ hiện thị dưới dạng chữ, và sẽ gây ảnh hưởng nếu trong worksheet có công thức chứa giá trị ngày này © CCI Learning Solutions Inc. 15
- 16. © CCI Learning Solutions Inc. 16 Di chuyển trong worksheet Thanh cuộn: Nhấn vào mũi tên để di chuyển thanh cuộn theo hàng hay cột. Nhấn vào hộp cuộn để di chuyển đến một vị trí trong worksheet Phím mũi tên: Nhấn vào phím này để di chuyển đến các ô tính Di chuyển đến cột A của dòng đang thực hiện + Di chuyển đến ô tính A1 + Di chuyển đến ô cuối cùng của dữ liệu + / Xuất hiện hộp thoại Go to để di chuyển nhanh nhất đến ô cần thiết, Sử dụng Special để thêm các dữ liệu đặc biệt
- 17. Bài 29: Thao tác thông tin • Lựa chọn ô tính hay phạm vi của ô • Thay đổi nội dung ô tính • Sử dụng Undo và Redo • Sao chép và di chuyển dữ liệu • Thay đổi chiều dài cột và độ cao của dòng • Chèn và xóa các hàng và cột • Điền vào các ô tính tự động • Quản lý các worksheet © CCI Learning Solutions Inc. 17
- 18. Lựa chọn ô tính • Phạm vi có thể là một, một vài ô tính hoặc toàn workbook • Có thể đánh dấu một ô tính hay bất kỳ ô nào – Một ô tính: Nhấn vào ô tính đó – Mở rộng lựa chọn: Nhấn vào ô đầu tiên và kéo đến hết phạm vi cần thiết, hoặc nhấn vào ô đầu tiên, giữ Shift và nhấn vào ô cuối cùng – Toàn bộ hàng: Nhấn vào tiêu đề hàng khi xuất hiện – Toàn bộ cột: Nhấn vào tiêu đề cột khi xuất hiện mũi tên hướng xuống – Toàn bộ worksheet: Chọn Select All – Các ô không liền kề nhau hoặc không liền cộ hay hàng: nhấn vào ô đó, cột hay dòng, Giữ phím Ctrl, Nhấn các ô, dòng hay cột tiếp theo, Có thể chọn nhiều ô. – Nhiều dòng: Chọn dòng đầu tiên và kéo xuống các dòng tiếp theo – Nhiều cột: chọn cột đầu tiên và kéo đến các cột tiếp theo © CCI Learning Solutions Inc. 18
- 19. Thay đổi nội dung • Cách dễ dàng nhất để thay đổi nội dung là nhập một nội dung khác • Để sửa lỗi do đánh máy sai, nhấn hay trước khi nhấn để di chuyển sang ô tính khác • Để thêm, xóa hay sửa nội dung của ô tính, Nhấn hoặc nhấn đúp vào ô tính đó - Chọn phần văn bản trông ô tính, Gõ phần văn bản thay thế và nhấn để thoát khỏi chế độ sửa - Nhấn để bật chế độ thay thế đoạn văn bản bởi những thứ bạn gõ with whatever you type - Sử dụng phím để loại bỏ những ký tự không muốn có trong ô tính © CCI Learning Solutions Inc. 19
- 20. Sử dụng chức năng Undo, Redo, Repeat • Có thể Undo lên tới 100 lệnh sử dụng gần nhất • Để đảo ngược Undo, sử dụng Redo - Để hiển thị Redo history, nhấn vào mũi tên bên cạnh Redo • Có thể lặp lại những lệnh gần nhất bằng cách nhấn © CCI Learning Solutions Inc. 20
- 21. Sao chép và di chuyển dữ liệu • Cut: Để loại bỏ các ô khỏi phạm vi của Office Clipboard • Copy: Sao chép nội dung của ô tính vào Office Clipboard • Paste: Dán bất kỳ nội dung nào đó từ Office Clipboard một hay nhiều ô tính • Paste Special: Sửa tùy chọn khi dán • Cần phải chọn phạm vi trước khi thực hiện lệnh – Vùng lựa chọn sẽ xuất hiện – Để loại bỏ vùng lựa chọn nhấn , gõ nội dung mới, hay nhấn • Có thể cắt hay sao chép nhiều hơn một nội dung, và lên đến 24 nội dung trong Office Clipboard – Trong thẻ Home, nhóm Clipboard, phóng to hội thoại © CCI Learning Solutions Inc. 21
- 22. Sử dụng Fill • Tự động điền dữ liệu dựa trên dữ liệu gốc • Để sử dụng chức năng Fill – Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn (Fill) – Lựa chọn vùng với dữ liệu để điền, vị trí con trỏ ở góc dưới bên phải của phạm vi rồi kéo để dữ liệu tự động điền © CCI Learning Solutions Inc. 22
- 23. Thay đổi độ rộng của cột • Nếu dữ liệu nhập vào dài hơn độ rộng tiêu chuẩn của cột, thì dữ liệu sẽ tràn sang các ô bên cạnh – Nếu các cột liền kề có chứa dữ liệu, thì dữ liệu sẽ chỉ thể hiện đến biên giới cột • Nếu giá trị vượt quá độ rộng cột, Excel sẽ thể hiện dưới định đạng đặc biệt • Để thay đổi độ rộng cột: - Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Column width - Di chuyển con trỏ đến viền bên phải của tiêu đề cột và thả đến độ rộng cần thiết • Để biết độ rộng cột bấm cạnh bên phải của tiêu đề cột © CCI Learning Solutions Inc. 23
- 24. Thay đổi độ cao của dòng © CCI Learning Solutions Inc. 24 • Để thay đổi độ cao của dòng: - Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Row Height - Đặt con trỏ ở cạnh dưới của tiêu đề hàng để điều chỉnh và kéo chiều cao cần thiết
- 25. Sử dụng AutoFit • Tự động điều chỉnh độ rộng cột hay chiều cao hàng để chứa giá trị dài nhất trong cột hoặc hàng • Điều chỉnh độ rộng cột bằng cách sử dụng AutoFit: – Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn AutoFit Column Width – Kích đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để điều chỉnh • Để điều chỉnh chiều cao hàng sTrong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọnử dụng AutoFit: – Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn AutoFit Row Height – Kích đúp cạnh dưới của tiêu đề hàng để điều chỉnh © CCI Learning Solutions Inc. 25
- 26. Chèn thêm dòng, cột và ô tính • Có thể chèn hàng mới ở trên hàng hiện tại, cột mới bên trái của cột hiện tại, hoặc ô tính mới trong worksheet. • Để chèn cột mới bên trái của cột hiện tại: – Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấn mũi tên dưỡi chữ Insert, chọn Insert Sheet Columns – Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire column – Nhấn chuột phải vào cột và chọn Insert, chọn Entire column • Để chèn hàng mới ở trên hàng hiện tại – Trong thẻ Home, nhóm Cells, Chọn mũi tên phía dưới Insert, chọn Insert Sheet Rows – Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire row – Nhấn chuột phải vào hàng cần chọn. Nhấn Insert, chọn Entire row • Để chèn thêm một hay nhiều ô tính, Trong thẻ Home, nhóm Cells, Chọn mũi tên phía dưới Insert, Chọn Insert Cells © CCI Learning Solutions Inc. 26
- 27. Xóa dòng, cột hay ô tính • Có thể xóa một hay nhiều hàng, cột, hay các ô phía ngoài vùng lựa chọn xóa • Để xóa cột: – Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấp vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet Columns – Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire column – Phải chuột vào cột cần xóa, chọn Delete, chọn Entire column • Để xóa hàng: – Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấp vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet Rows – Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire row – Phải chuột vào hàng cần xóa, chọn Delete, chọn Entire row • Để xóa một hay nhiều ô, trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấp vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Cells © CCI Learning Solutions Inc. 27
- 28. Quản lý worksheet • Có thể thay đổi tên, thêm, xóa, sao chép hay loại bỏ các worksheet • Sử dụng các nút di chuyển để hiển thị các thẻ workbook theo yêu cầu © CCI Learning Solutions Inc. 28 4 21 1 2 First Next 3 4 Previous Last 3
- 29. Đặt tên cho worksheet • Đặt tên theo số sẽ giúp phân biết giữa các worksheet nhưng không đưa ra được nội dung của worksheet • Đặt tên cho worksheet không quá 31 ký tự • Để sửa tên của worksheet – Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Rename Sheet - Nhấn đúp vào worksheet để đổi tên © CCI Learning Solutions Inc. 29
- 30. Chèn hoặc xóa worksheet • Để chèn thêm worksheet mới – Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Insert, nhấn Insert Sheet – Trong khu vực tab sheet, nhấn (Insert Worksheet) – Nhấn + – Nhấn phải chuột vào tab muốn chèn thêm worksheet mới, chọn Insert, Worksheet • Để xóa worksheet: chọn worksheet – Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấn vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet – Nhấn chuột phải vào sheet cần xóa, chọn Delete © CCI Learning Solutions Inc. 30
- 31. Bài 30: Làm việc với công thức • Xác định công thức • Cấu trúc công thức • Một số công thức phổ biến • Hiểu công thức tuyệt đối và tương đối • Sử dụng công thức chính xác © CCI Learning Solutions Inc. 31
- 32. Tạo công thức đơn giản • Tính toán bằng cách sử dụng con số trong các ô tính • Có thể liên kết từ workbook này sang workbook khác để • Có thể từ 1 hay nhiều ô • Công thức bất kỳ luôn phải bắt đầu bởi dấu = – Nhập địa chỉ ô tính vào công thức bằng cách gõ địa chỉ, hoặc nhấp chuột vào ô tính đó. – Kết quả sẽ hiển thị trong ô tính, và công thức hiển thị trên thanh công thức (Formula bar) • Để thay đổi công thức nhấn , có thể thay đổi trong ô tính hoặc trên thanh công thức • Có thể sao chép công thức sang ô tính khác © CCI Learning Solutions Inc. 32
- 33. Tạo những công thức đơn giản • Các phép tính tự nhiên * Nhân + Cộng / Chia - Trừ • Khi phát hiện lỗi hoặc không thống nhất trong công thức, Excel sẽ hiển thị gợi ý để sửa chữa nó • Báo hiển thị khi công thức khác nhau từ các công thức được sử dụng trong các ô tính – Sử dụng công thức để xác định xu hướng hoặc mẫu trong dữ liệu – Khi chia nhỏ dữ liệu để phân tích hay so sánh, có thể hiển thị thông tin về biểu đồ thể hiện xu hướng hoặc các mẫu © CCI Learning Solutions Inc. 33
- 34. Sử dụng chức năng có sẵn =FUNCTION(numbers or values or cell reference) • Thiết lập phạm vi ô tính: <ô đầu tiên>: <ô cuối cùng> – Can specify range by typing cell references directly or using “point-to” method • Khi tính số tổng, có thể sử dụng (AutoSum) trong thẻ Home, nhóm Editing – Sử dụng mũi tên hiển thị trong phần chức năng có sẵn, hoặc sử dụng More Functions cho các chức năng khác © CCI Learning Solutions Inc. 34
- 35. Sử dụng địa chỉ tuyệt đối & tương đối • Hầu hết các công thức nhập địa chỉ ô tính tương đối, có nghĩa là khi sao chép công thức sang một ô khác, Excel sẽ tự động cập nhật địa chỉ theo vị trí tương đối của ô mới • Địa chỉ ô là chính xác và cố định trên worksheet • Để thay đổi địa chỉ tương đối thành địa chỉ tuyệt đối: – Nhập ký tự $ trước cột và hàng – Nhấn mỗi lần gõ địa chỉ ô • thay đổi từ địa chỉ tuyệt đối sang tuyệt đối theo hàng hay cột với mỗi lần nhấn phím này © CCI Learning Solutions Inc. 35
- 36. Sử dụng đúng công thức • Quan trọng nhất là cần phải dành thời gian để sử dụng đúng công thức • Một số lỗi thường gặp khi làm công thức như: – Circular Reference: Ô tính là nơi nhập công thức, bao gồm trong cả công thức – DIV#/0!: Công thức chia cho giá trị 0 – #VALUE!: Công thức chứa dữ liệu không đúng – Operand: Công thức bị sai © CCI Learning Solutions Inc. 36
- 37. © CCI Learning Solutions Inc. 37 Bài 31: Định dạng trong worksheet • Định dạng của số và chữ • Thay đổi liên kết cho dữ liệu • Sử dụng đường viền và bóng trong ô tính • Áp dụng định dạng tự động • Sử dụng Format Painter
- 38. Thay đổi sắp xếp của Ô tính • Có thể sắp xếp nội dung ô tính theo chiều dọc hoặc chiều ngang, hợp nhất và trung tâm trên ô tính, gói văn bản trong một ô tính hoặc xoay nó • Để thay đổi sắp xếp cho ô tính: – Trong thẻ Home, nhóm Alignment, nhấn vào các sắp xếp phù hợp – Trong thẻ Home, nhóm Alignment, phóng to hội thoại và chọn thẻ Alignment © CCI Learning Solutions Inc. 38
- 39. Thay đổi phông chữ và kích thước • Font là kiểu chữ, văn bản theo phong cách • Để chọn định dạng Font cho ô tính: – Trong thẻ Home, nhóm Font, chọn định dạng – Trong thẻ Home, nhóm Font, phóng to hội thoại chọn các chức năng của thẻ Font – Nhấn + + để mở thẻ Font © CCI Learning Solutions Inc. 39
- 40. Sử dụng đường viền cho ô Tính • Sự tách biệt của dữ liệu sẽ giúp cho người đọc dễ dàng hơn, nhất là đối với khối lượng lớn các con số • Để chọn đường viền cho ô tính: - Trong thẻ Home, nhóm Font group, nhấn vào mũi tên để chọn đường viền thích hợp - Trong thẻ Home, nhóm Font group, phóng to hội thoại, nhấn vào thẻ Border, và lựa chọn © CCI Learning Solutions Inc. 40
- 41. Sử dụng màu sắc và hoa văn • Sử dụng màu sắc và hoa văn cho ô tính • Để sử dụng màu sắc hay hoa văn: – Trong thẻ Home, nhóm Font, phóng to hội thoại, mở thẻ Fill – Trong thẻ Home, nhóm Font, nhấp vào mũi tên © CCI Learning Solutions Inc. 41
- 42. Sử dụng phong cách cho ô tính • Phong cách ô tính – Để chọn phong cách cho ô tính, chọn ô tính, Trong thẻ Home, nhóm Styles chọn Cell Styles • Phong cách cho bảng – Để chọn phong cách cho 1 vùng của bảng tính, chọn vùng, Trong thẻ Home, nhóm Styles chọn Cell Styles Format as Table © CCI Learning Solutions Inc. 42
- 43. Sử dụng Format Painter • Nhấn đúp vào tùy chọn định dạng trên các phần khác nhau của worksheet • Chọn ô tính với định dạng nguồn sau đó: - Trong thẻ Home, Nhóm Clipboard nhấn sau đó nhấn vào ô tính cần định dạng tương tự - Trong thẻ Home, Nhóm Clipboard nhấn đúp để chọn định dạng này cho ô tính khác - Khi kết thúc, nhấp Format painter để tắt, hoặc nhấn © CCI Learning Solutions Inc. 43
- 44. Bài 32: Sử dụng công cụ Miscellaneous • Sử dụng để kiểm tra chính tả • Để sắp xếp dữ liệu • Để lọc dữ liệu © CCI Learning Solutions Inc. 44
- 45. Sử dụng Kiểm tra chính tả • Chỉ kiểm tra văn bản – still need to proof values and formulas in your worksheet! • Kiểm tra chính tả sẽ hiển thị những từ không có trong từ điển • Để thực hiện việc kiểm tra chính tả: - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn Spelling - Nhấn © CCI Learning Solutions Inc. 45
- 46. Sắp xếp dữ liệu • Tổ chứ dữ liệu trong worksheet dựa trên giá trị trong hàng hay cột lựa chọn • Để sắp xếp dữ liệu: - Trong thẻ Data, nhóm Sort & Filter, chọn Sort A to Z hay Sort Z to A - Trong thẻ Home, nhóm Editing, chọn Sort & Filter • Để sắp xếp theo nhiều hơn 1 tùy chọn, trong thẻ Data nhóm Sort & Filter chọn Sort © CCI Learning Solutions Inc. 46
- 47. Lọc thông tin • Xác định vị trí thông tin nhanh chóng bằng cách sử dụng bộ lọc để ẩn hồ sơ không quan tâm đến • Công cụ AutoFilter nơi biểu tượng trên bên phải của mỗi tên cột hoặc lĩnh vực – Sử dụng các lựa chọn điều kiện cho các hồ sơ để hiển thị – Có thể thiết lập điều kiện • Bảng Excel tự động bao gồm tính năng AutoFilter • Để kích hoạt lệnh lọc dữ liệu trên thẻ Data, nhóm Sort & Filter , chọn Filter © CCI Learning Solutions Inc. 47
- 48. © CCI Learning Solutions Inc. 48 Bài 33: Làm việc với biểu đồ • xác định được các biểu đồ và cách diễn giải dữ liệu số • chọn loại biểu đồ chính xác cho dữ liệu • Tạo biểu đồ • Thay đổi biểu đồ
- 49. Tìm hiểu về biểu đồ • Bằng hình ảnh mô tả các dữ liệu trong worksheet – Thông thường, có nhiều cách để mô tả giữ liệu, Usually more descriptive way of representing data, illustrating trends or patterns in data • Each set of data in chart is series • Chart’s horizontal line is X-Axis, and vertical line is Y-Axis • Legend explains meaning of each series • To create chart, select cells and then on Insert tab, in Charts group, click chart type © CCI Learning Solutions Inc. 49
- 50. © CCI Learning Solutions Inc. 50 Tìm hiểu về biểu đồ Y-Axis Data Table Legend X-Axis
- 51. Tìm hiểu về biểu đồ • Once chart created, should accurately reflect patterns or trends from selected data • Use Chart Tools ribbon to modify or customize chart © CCI Learning Solutions Inc. 51
- 52. Selecting Chart Types Column Compares values over time or categories vertically. Bar Compares values over time or categories horizontally. Line Compares continuous trends. Pie Compares series that make up whole. XY (Scatter) Determines data patterns. Area Compares continuous change in volume. Doughnut Similar to pie chart, but for more than one set of data points. © CCI Learning Solutions Inc. 52
- 53. Chọn loại biểu đồ Radar Surface Hiển thị các xu hướng theo cấu trúc ba chiều, một cách liên tục Bubble So sánh ba giá trị giống như biểu đồ phân tán, nhưng đại diện bởi các bong bóng Stock Hiển thị các giá trị theo cao – thấp Cylinder Tương tự như biểu đồ hình cột nhưng là dạng hình trụ Cone Tương tự như biểu đồ hình cột nhưng là dạng hình nón Pyramid Tương tự như biểu đồ hình cột nhưng là dạng hình tháp.© CCI Learning Solutions Inc. 53
- 54. Thay đổi giao diện biểu đồ Chart Titles Thêm tiêu đề. Axis Titles Tiêu đề đặt theo trục dọc hay trục ngang Legend Thêm chú thích vào biểu đồ Data Labels Thêm nhãn dữ liệu Data Table Hiển thị dữ liệu bên dưới biểu đồ Axes Thêm nhãn trên trục ngang và trục dọc Gridlines Thêm đường viền © CCI Learning Solutions Inc. 54
- 55. Bài 34: Sẵn sàng để in • Xem trước các trang in • Thêm vào hoặc loại bỏ ngắt trang • Thay đổi tùy chọn in • Thay đổi đường biên và định hướng in • Thêm header và footer • Thêm tiêu đề lặp lại trên mỗi trang in • Tùy chỉnh các lựa chọn khác trước khi in • In © CCI Learning Solutions Inc. 55
- 56. Xem bản in • Để xem bản in, nhấn Office Button, chọn Print, chon Print Preview • Tổng số lượng trang trong bản in sẽ thể hiện trong phần trạng thái • Xem trước biểu đồ hoặc bản in ở trong worksheet © CCI Learning Solutions Inc. 56
- 57. Tạo ra ngắt trang • Excel sẽ xác định nơi ngắt trang • Để tạo ra hay loại bỏ ngắt trang, chọn ô tính, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Breaks, nhấp Remove Page Break – Để loại bỏ ngắt trang nhấp Reset All Page Breaks – Excel bỏ qua ngắt trang nếu sử dụng Fit để trong thẻ Page của Page Setup • Sử dụng Page Break Preview để xem workbook với số trang được đánh dấu trên màn hình - Có thể di chuyển ngắt trang đến chỗ bạn muốn - Để thực hiện, trong thẻ View, nhóm Workbook Views chọn Page Break Preview, hoặc nhấp vào (Page Break Preview) © CCI Learning Solutions Inc. 57
- 58. Tùy chỉnh bản In • Để thay đổi cài đặt bằng cách sử dụng các tùy chọn khác nhau cho thiết lập của trang • Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup – Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, phóng to hội thoại – Trong thẻ Print Preview, nhóm Print chọn Page Setup © CCI Learning Solutions Inc. 58
- 59. Page settings • Orientation – Portrait theo chiều dọc Landscape theo chiều ngang • Scaling – Phóng to hoặc thu nhỏ kích thước bản in, hay tự động tùy chỉnh bản in cho phù hợp số trang cần in • Paper size – Chọn kích thước giấy • Print quality – Xác định mật độ của các ký tự in • First page number – Chỉ định số trang bắt đầu cho bảng in © CCI Learning Solutions Inc. 59
- 60. Thẻ Margin • Margins – Tạo ra các khoảng lề từ các cạnh bao quanh của khu vực in – Header Tạo ra khoảng trống từ phần tiêu đề đến cạnh trên, Footer tạo ra khoảng trống từ footer đến cạnh dưới • Center on page – Tâm điểm của worksheet theo chiều dọc hay chiều ngang của trang, hoặc chọn cả 2 • Có thể thay đổi đường biên: – Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Margins – Trong thẻ Print Preview, nhóm Print, chọn Page Setup – Trong thẻ Print Preview, nhóm Preview, chọn Show Margins, và kéo đường biên đến vị trí mới © CCI Learning Solutions Inc. 60
- 61. Thẻ Header/Footer • Header in ở đầu mỗi trang • Footer in ở cuối mỗi trang • Thẻ Header/Footer trong hội thoại Page Setup • Có một số tiêu chuẩn của header và footer, cũng có thể do bạn tự chọn © CCI Learning Solutions Inc. 61
- 62. Thẻ Header/Footer © CCI Learning Solutions Inc. 62 • Truy cập Custom Header hay Custom Footer để xem: • Bao gồm khu vực Bên trái, Ở giữa, và Bên phải của phần header & Footer • Sử dụng các nút để chèn các biến cần thiết ở header và footer
- 63. Thẻ Sheet © CCI Learning Solutions Inc. 63 • Print area – Lựa chọn khu vực in trong worksheet • Print titles – Là phần lặp lại của cột hay hàng trong mỗi trang in • Print – Bao gồm những gì sẽ in cùng với báo cáo – Đường khung lưới sử dụng trong việc in ấn • Print order – Thay đổi thứ tự trang in
- 64. In worksheet • Excel chỉ có thể in worksheet đang thực hiện trong workbook • Có thể chọn in tất cả các worksheet trong workbook, Có thể chọn cả worksheet hoặc một khu vực cụ thể của worksheet © CCI Learning Solutions Inc. 64
Editor's Notes
- #2: Trang 247 Đây là phần thứ ba của các nội dung trong bài thi IC3 key applications. CCI đã chia phần này của kỳ thi Key Applications thành bốn bài học để tạo điều kiện thuận lợi cho một môi trường học tập thân thiện với người sử dụng. Việc chú trọng vào mỗi bài học sẽ dựa trên những thành phần riêng lẻ cho mỗi phần của bài thi và phát triển/ tăng cường những kiến thức và kỹ năng của học viên. Mỗi đơn vị được chia thành các module nhỏ về mặt thông tin để học viên nghiên cứu. Các module này được coi như là bản hướng dẫn để chỉ cho học viên biết những gì các chủ đề sẽ được đề cập cũng như là nơi họ có thể tìm kiếm thông tin. Một số bài học sẽ dài hơn những bài học khác, tùy thuộc vào số lượng của các loại thông tin được đưa ra thảo luận. Hãy chuẩn bị tinh thần rằng một số bài học lâu hơn thời gian dự kiến, tùy thuộc vào các câu hỏi và các lớp học có thể tiếp thu các khái niệm và các tính năng nhanh như thế nào. Thời gian đưa ra dựa trên thời gian trung bình đã diễn ra khi trong quá trình giảng dạy. Thời gian có thể được thay đổi với số lượng các bài tập mà bạn chỉ định hoặc với thời gian trong lớp học làm việc trên các bài tập và các cuộc biểu tình. Thời gian giảng dạy có thể thay đổi tùy theo số lượng bài tập mà bạn đăng ký hoặc tùy theo thời gian giải quyết các bài tập. Các tính năng và bài tập trong chương trình học này được thiết kế bằng cách sử dụng cú nhấn chuột đơn để kích hoạt các tính năng và lệnh cho Office 2007 và Windows Vista như là hệ điều hành. Nếu bạn sử dụng kích đúp, bạn sẽ cần phải xem xét đến những khác biệt nhỏ hoặc thay đổi các bài tập để thích ứng với những sự khác biệt này.
- #3: Trang 248 Đây là một bản phác thảo của những chủ đề được đề cập trong bài này. Điểm quan trọng ở đây là làm quen được với thuật ngữ được sử dụng trong Excel và nhận biết các yếu tố cụ thể cùng với chương trình này và trên màn hình.
- #4: Trang 248 Mục 2-3.1.1, 2-3.1.10 Nếu cần, bạn có thể xem các slide từ bài 3 để xem lại các thành phần chính của màn hình Excel để học viên có thể nhận ra các khu vực một cách nhanh chóng. Sau đó tập trung vào những thuật ngữ này để học viên sẽ hiểu khi bạn sử dụng các thuật ngữ trong phần còn lại của đơn vị này. Hãy chắc chắn rằng học viên hiểu được sự khác biệt giữa worksheet và workbook, học viên thường hay bị lẫn lộn bởi 2 khái niệm này. Sử dụng một trường hợp tương tự để giải thích cho sự khác biệt này.
- #5: Trang 248 Mục 2-3.1.1, 2-3.1.10 Đưa ra những ví dụ về các loại báo cáo bạn có thể tạo được trong Excel, thậm chí nó có thể không liên quan đến một tài liệu thuộc loại kinh doanh. Excel được sử dụng trong nhiều cách để mở rộng ra ngoài các ứng dụng kinh doanh ví dụ như một kê khai cá nhân, bản theo dõi các giao dịch kế toán đơn giản cho một nhà tư vấn, vv Thảo luận tại sao việc lựa chọn báo cáo lại quan trọng như vậy để học viên xác định rõ ràng cái gì cần được nhập vào trong báo cáo, và cho mục đích gì. Ví dụ, một báo cáo làm cho cho các nhà quản lý về chi phí cho dự án sắp tới cần phải được xác định rõ ràng cần bao gồm những phần nào để mô ta những chi phí cần có trong báo cáo. Như với Word và PowerPoint, thiết kế các thành phần có thể nâng cao báo cáo hoặc làm giảm tính thông tin. Thật là tuyệt vời vì có rất nhiều màu sắc và sắc thái để bạn làm báo cáo tuy nhiên liệu nó có làm mờ đi thông điệp hoặc các điểm mà bạn cố gắng đề đưa ra trong báo cáo không.
- #6: Trang 249 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 Dùng các cách khác nhau để tạo ra một workbook mới trong Excel, chỉ vào các thanh tiêu đề để cho học viên thấy có bao nhiêu workbook mới được tạo ra. Tập trung sự chú ý của học viên vào sự thống nhất trong việc kích hoạt các lệnh hoặc sử dụng các loại cụ thể của lệnh, ví dụ như chuyển đổi giữa các tập tin có thể được thực hiện thông qua trình đơn Windows hoặc thanh công cụ cũng giống như trong Word. Hãy chắc chắn rằng học viên hiểu được sự khác biệt giữa một workbook và workbook, và làm thế nào mà mỗi workbook lại mặc định bao gồm ba worksheet. Thực tế là họ sẽ cần tìm hiểu làm thế nào để chèn hoặc xóa các workbook. Nếu học viên vẫn còn nhầm lẫn bởi những thuật ngữ, liên hệ một workbook đến một thư mục có chứa tất cả các báo cáo cho loại thư mục, ví dụ như, tập tin có thể được gọi là Tài chính năm 2010 và chúng chứa các workbook cho chi phí hàng tháng của bộ phận, một báo cáo thu nhập cho thấy tổng doanh thu và chi phí, dự kiến ngân sách cho năm tiếp theo.
- #7: Trang 249-250 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 học viên sẽ thấy rất thú vị, đặc biệt là khi xem các loại khác nhau của các tập tin mà ta có thể tạo ra với Excel. Nếu một người nào đó hoàn toàn mới về Excel và không bao giờ làm việc với các các bản sao cứng của tài liệu tài chính, họ có thể không thực sự hiểu làm thế nào Excel có thể được sử dụng cho đến khi họ thấy sự khác biệt của các file khi mà con số là quan trọng, ví dụ, ngân sách, dòng chảy tiền mặt, hóa đơn, vv Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu và bạn có thể muốn xem lại những mẫu này và chọn một hoặc hai loại phổ biến của các báo cáo như là một phần của bản demo của bạn. Điều này sẽ giải thích cho người sử dụng mới của Excel lý do tại sao nó lại như vậy phổ biến trong việc quản lý báo cáo số liệu hoặc các loại khác của báo cáo, ví dụ như hóa đơn, lịch, nhà quy hoạch, vv Nếu được yêu cầu hoặc thời gian cho phép, bạn có thể muốn đưa học viên vào trang web của office để chỉ cho học viên nơi họ có thể tìm thấy các mẫu khác. Tùy thuộc vào kinh nghiệm và / hoặc sự tò mò của học viên, để chuẩn bị giải thích các mẫu làm việc thế nào (ví dụ, tải về và sau đó lưu lại dưới dạng một boilerplate họ có thể truy cập bất cứ lúc nào) so với một tập tin mà họ cần để mở và lưu với một tên mới mỗi lần .
- #8: Trang 251 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 Cho học viên xem những cách khác nhau mà bạn có thể mở một tập tin, và khi thực hành, để cho học viên mở một số file để họ có thể xem thấy các file xuất hiện trên thanh công vụ như thế nào cũng như các lệnh của Windows Chỉ ra một tập tin chỉ có thể được mở trong Excel nếu nó là một loại tập tin mà Windows nhận dạng là một file mà Excel có thể đọc được . Đối với hầu hết các phần này có đuôi là xlsx (workbook), xltx (mẫu), hoặc csv (Comma Separator). Xem biểu tượng Excel để xác định xem nó đã được công nhận như một tập tin workbook. Nhắc nhở học viên đối với 2 dạng file có được .xlsx và .xltx thì đối với các version cũ ko có x ở cuối tên file vẫn có thể đọc được.
- #9: Trang 251 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 Xem xét lại với các học viên làm thế nào để chuyển đổi giữa các workbook đang mở. Nhắc nhở học viên làm thế nào quá trình này là như nhau bất kể áp dụng chương trình, những thay đổi tên tập tin và ứng dụng nhưng các nút trên thanh tác vụ làm việc giống như các tab View và lệnh chuyển màn hình.
- #10: Trang 252 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 Cho học viên xem những cách khác nhau để đóng một tài liệu, chỉ ra sự thống nhất giữa các phương pháp cho các ứng dụng, cũng như sự khác biệt giữa việc đóng tài liệu bằng cách sử dụng nút Close () cho các ứng dụng so với các nút Đóng cửa sổ cho mỗi tập tin (). Hãy chắc chắn rằng các học viên nhận ra rằng các nút ứng dụng 3-D xuất hiện trong khi các nút cửa sổ là 2-D.
- #11: Trang 252 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 Hãy cẩn thận về lưu các tập tin tự động mà không suy nghĩ về việc liệu các tập tin cần phải có một cái tên mới hay không. Luôn luôn để ý thanh tiêu đề để đảm bảo đây là tập tin được thay đổi, hoặc nhấp vào nút Office, Save As cho một tên khác nhau. Một gợi ý bạn có thể cung cấp cho Lưu là phím F12. Hút sự chú ý trở lại màn hình Windows để thiết lập các tiêu chuẩn về những kí tự bị cấm trong tên tập tin (hoặc thư mục) và Excel chứa tiêu chuẩn này.
- #12: Trang 252 Mục 2-1.2.1, 2-1.2.2, 2-1.2.3, 2-1.2.4, 2-1.2.5 Hãy cẩn thận về lưu các tập tin tự động mà không suy nghĩ về việc liệu các tập tin cần phải có một cái tên mới hay không. Luôn luôn để ý thanh tiêu đề để đảm bảo đây là tập tin được thay đổi, hoặc nhấp vào nút Office, Save As cho một tên khác nhau. Một gợi ý bạn có thể cung cấp cho Lưu là phím F12. Hút sự chú ý trở lại màn hình Windows để thiết lập các tiêu chuẩn về những kí tự bị cấm trong tên tập tin (hoặc thư mục) và Excel chứa tiêu chuẩn này.
- #13: Trang 253 Mục 2-1.1.3, 2-1.3.1, 2-3.1.1, 2-3.1.2, 3-3.1.3 Hãy chắc chắn rằng học viên hiểu ba loại mục là có thể. Về cơ bản nhãn có thể được mô tả như bất kỳ mục nhập chữ và số, các giá trị chỉ là những con số, và công thức các loại cụ thể tính toán được thực hiện khi dữ liệu hoặc địa chỉ các ổ được sử dụng.
- #14: Trang 253 Mục 2-1.1.3, 2-1.3.1, 2-3.1.1, 2-3.1.2, 3-3.1.3 Yêu cầu học viên nhập dữ liệu vào worksheet, Cho ví dụ với nhãn và giá trị. Chỉ cho học viên cách nhấn Enter để nhập dữ liệu trong cùng một cột được nhanh hơn. Sử dụng Tab để di chuyển nhanh sang phải (hoặc nhấn Shift + Tab để di chuyển sang trái) hoặc nhấn chuột vào ô khác để nhập dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng cả 2 cách để học viên tự lựa chọn cách nào họ thấy tiện hơn, Cũng có thể kết hợp cả 2 cách để sử dụng tiện lợi nhất. Cũng có thể nhấp chuột khi muốn nhập dữ liệu ở ô tính cách xa ô tính bạn đang nhập, Tuy nhiên, nếu nhập quá nhiều dữ liệu trong worksheet, việc sử dụng bàn phím sẽ nhanh hơn việc nhấc tay lên để nhấp chuột đến một ô chính xác Sử dụng màn hình để có cái nhìn nhanh tới địa chỉ ô, trong khi nhập dữ liệu vào worksheet, cũng có thể thiết lập mối quan hệ trong báo cáo. Ví dụ, màn hình này cho thấy con số doanh thu trên một cơ sở hàng quý cho từng khu vực.. Bằng cách thiết lập này báo cáo, bạn có thể nhanh chóng xác định hình thức mà có thể xuất hiện về con số doanh thu, chẳng hạn như có một sự gia tăng trong khu vực 1 và 3, nhưng khu vực 2 đã giảm trong quý 3 và trong khi tăng trong quý 4, vẫn thấp hơn so với quý 2.
- #15: Trang 254 Mục tiêu 2-1.1.3, 2-1.3.1, 2-3.1.1, 2-3.1.2, 3-3.1.3 Cho học viên nhập đoạn văn bản dài trong bảng tính, đi qua những điểm này với họ đã cho họ nhập các phần của văn bản như: Tên học viên (ký tự ngắn) Họ và tên học viên (ký tự dài) Tên khóa học (bao gồm ký tự chữ và số) Địa chỉ trung tâm đào tạo hay thông tin của học viên (điều này sẽ cho họ thấy Excel có thê rnhận ra mục này như nhãn ngay cả khi nó bắt đầu bằng số) Công thức là sự pha trộn của các ký tự số và chữ, mặc đù thông thường bao gồm địa chỉ các ô tính, hoặc nhiều tên (không thảo luận chi tiết trong khóa học này). Bạn có thể cung cấp những ví dụ đơn giản và dành thời gian để thảo luận sau đó.
- #16: Trang 254 Mục 2-1.1.3, 2-1.3.1, 2-3.1.1, 2-3.1.2, 3-3.1.3 Bây giờ hãy cho học viên nhập số và ngày tháng, Bắt đầu từ cột B hay C, Cho học viên thấy văn bản thể hiện trong cột A bị cắt ngắn đi khi nhập dữ liệu vào cột B & C Cho học viên nhập các giá trị với độ dài khác nhau, có thể là số thập phân, chỉ cho học viên Excel nhập dữ liệu mặc định: 1234 1234.00 1234.56 12345.678 123456789.0123 Hiển thị ngày trong Excel có thể cài đặt trong Regional Settings and Language trong Control Panel. Có người thích thể hiện năm bằng 4 số, cũng có những người chỉ thích hiển thị 2 số, Bạn có thể chỉ cho họ cách thay đổi này trong Control Panel. Tùy biến các tùy chọn ngày không được thảo luận trong khóa học này và có thể là mức nâng cao hơn cho các khóa học khác.
- #17: Trang 254 Mục 2-1.1.3, 2-1.3.1, 2-3.1.1, 2-3.1.2, 3-3.1.3 Thảo luận về việc sử dụng chuột hay bàn phím để di chuyển trong worksheet; Tùy học viên lựa chọn. Tuy nhiên cũng giới thiệu cho họ về các tổ hợp phím tắt như: Ctrl+Home để có thể di chuyển đến ô đầu tiên của worksheet, phần đầu của tài liệu hay slide mở đầu của bài giảng…
- #18: Trang 257 Mục này vạch ra các chủ đề được đề cập đến trong bài học này Trọng tâm ở đây là làm thế nào để thao tác dữ liệu trong worksheet. Các tính năng diễn tả ở đây là các mục mà tất cả các học viên cần biết để làm, và làm như thế nào để thay đổi định dạng. Phần này có thể do thói quen làm việc nhiều, Một phần của điều này có thể đến từ làm việc với tài liệu và được quen thuộc với tùy chọn để thực hiện thay đổi trên đường đi. sẽ có một số khu vực nơi bạn có thể đề cập đến sự thống nhất trong phương pháp hoặc lựa chọn giữa các chương trình ứng dụng, do đó làm giảm đường cong học tập.
- #19: Trang 257 Mục 2-1.3.2 Giống như bất cứ điều gì bạn làm trên máy tính, một khi dữ liệu đã được nhập vào, nó phải được lựa chọn trước khi bạn có thể làm bất cứ điều gì khác với nó. Học viên cần lựa chọn các giá trị của ô tính, Từ những ô tính riêng lẻ, hay một nhóm ô tính, một số ô tính không liền kề nhau. Hãy chắc chắn để chỉ ra làm thế nào các ô tính mà một trong đó là màu sắc khác nhau là các ô tính đang hoạt động. Bạn cần phải chỉ cho họ cách lựa chọn nhiều ô tính để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu, Ví dụ, cho họ nhập 1 bảng tính đơn giản như sau: A B C D E 1 Jan Feb Mar 2 Rent 3 Car Loan 4 Utilities Sau đó cho họ chọn ô tính B2 đến D4 và nhập bất cứ giá trị nào, Điều này để chỉ họ thấy bạn có thể nhập dữ liệu một các liên tục, đặc biệt sử dụng phương pháp 10 ngón.
- #20: Trang 258 Mục 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Phần này tập trung vào việc làm thế nào để thay đổi dữ liệu trong worksheet. Đôi khi nhập lại thông tin còn dễ dàng hơn là thay đổi chúng. Nhắc nhở học viên làm thế nào Khuyến khích học viên chọn phương pháp riêng cho mình để chỉnh sửa, đôi khi gõ lại có thể nhanh hơn, hoặc sử dụng F2 để sửa văn bản. Phương phám này tiện dụng vì nó cũng như cách sửa tên file hay tên folders trong máy tính hay trong Windows Explorer (một cách làm cho nhiều ứng dụng).
- #21: Trang 258 Mục 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Giống như chương trình ứng dụng khác, Excel cung cấp cho bạn một tùy chọn Undo và Redo, Xem lại các tính năng này và làm thế nào để kích hoạt Nếu cần thiết, sử dụng Slide25 trong bài 4:.. Sử dụng Microsoft Office Word 2007 là tài liệu tham khảo cho các phương thức để truy cập các tính năng này. Chỉ ra làm thế nào Excel chỉ cung cấp cho bạn với 16 thay vì trong số 100 đó là có sẵn trong Word Thảo luận cũng làm thế nào những hoàn tác lựa chọn phải được tuần tự, ví dụ như, bạn không thể Undo hành động cuối cùng và sau đó chọn để lùi lại phía sau 1 / 6 trong danh sách - nó sẽ phải được hoàn tác tất cả mọi thứ từ những hành động cuối cùng quay trở lại điểm thứ sáu, có nghĩa là một khi bạn đã hoàn tác là mục thứ sáu, bạn sẽ cần phải thực hiện đầu tiên five một lần nữa nếu bạn muốn những hành động. Thảo luận và các tính năng Redo và Repeat, làm cho học viên chắc chắn hiểu được sự khác biệt.
- #22: Trang 258-259 Mục 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Copy và Paste cũng theo thói quen với tất cả các chương trình ứng dụng, điểm đặc biệt ở đây trong Excel là tính năng Paste Special có thể trở nên thuận tiện hơn cho các thao tác khác nhau. Các học viên không cần thiết phải thử tính năng này ở cấp độ kỹ năng này nhưng nó sẽ được sử dụng trong cuốn sách Excel nâng cao. Nếu cần thiết, tham khảo slide số 27 của bài 2: Sử dụng Microsoft Office Word để tham khảo cho thấy làm như thế nào để kích hoạt những tính năng này. Hãy chắc chắn để chứng minh cho các học viên vùng chọn là gì và nó hiển thị như thế nào trong Excel. Khuyến khích học viên thử copy và paste thứ gì đó vào các vị trí khác nhau, chỉ ra vùng chọn như là lời nhắc nhở về đối tượng ban đầu là gì. Thảo luận về việc Cut, Copy và Paste làm việc chính xác là như nhau với tất cả các chương trình ứng dụng. Sự khác biệt nằm trong số đối tượng bạn có thể thu thập vào Clipboard. Windows chỉ cho phép một đối tượng tại một thời điểm, tuy nhiên trong các chương trình Office có thể thu thập lên tới 24.
- #23: Trang 260 Objective 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Thảo luận lựa chọn này sử dụng như thế nào và những thuân lợi của nó khi làm việc với hàng loạt dữ liệu, ví dụ, ngày làm việc, tháng, năm… Bạn cũng có thể muốn thảo luận và chỉ ra làm thế nào nếu thiết lập ra một mô hình của chính bạn, excel có thể nhận ra mô hình và điền vào các cột hoặc hàng với số liệu chính xác.
- #24: Trang 261-262 Objective 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Thảo luận làm thế nào các học viên có thể cần thay đổi độ rộng của cột trong bản báo cáo của họ. Xây dựng trong thảo luận của bạn sự thận trọng trong việc thay đổi độ rộng của cột để phù hợp với một đoạn văn bản rất dài trong một ô. Bạn có thể ám chỉ tới tùy chọn “Warp text” sẽ được thảo luận trong bài 31 cho nhập dữ liệu kiểu này. Chỉ cho các học viên cách họ có thể kiểm tra độ rộng của cột và sau đó là các cách khác nhau để thay đổi độ rộng của cột. Thảo luận về “tự động điều chỉnh” sau khi nói về cách thay đổi độ cao của hàng, vì vậy bạn có thể muốn kết hợp 3 vấn đề thảo luận này ở đây. Hãy chắc chắn rằng các học viên nhận ra rằng có một mối liên hệ trực quan trên màn hình khi họ kéo chiều rộng của cột, kiểm tra độ rộng của cột, hoặc sử dụng tính năng tự động điều chỉnh “Autofit”.
- #25: Trang 262 Objective 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Đôi khi có thể dễ dàng hơn để kiểm soát chiều cao của một cột riêng lẻ. Đưa ra ví dụ về khi nào bạn muốn thay đổi độ cao của một cố riêng lẻ, ví dụ, thiết lập một độ cao xác định cho một dòng trống ngăn cách giữa dữ liệu, làm cho hàng cao hơn để dữ liệu nổi bật lên trong hàng đó (thường được sử dụng với tùy chọn dữ liệu nằm ở trung tâm của ô)
- #26: Trang 262 Objective 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Đôi khi các học viên nghĩ rằng AutoFit là tùy chọn tốt nhất để thiết lập chiều rộng của cột hoặc chiều cao của hàng. Cảnh báo họ rằng sử dụng chúng khi có một số lượng lớn văn bản tại một nơi nào đó trong cột hoặc hàng sẽ làm cho cột hoặc hàng quá lớn so với cần thiết. Nó có thể là vấn đề của “thử và sai” trong khi sử dụng tính năng AutoFit, tìm thấy rằng cột hoặc hàng là quá lớn so với phần lớn dữ liệu, sau đó phải tìm ra nơi rộng nhất để thiết lập word wrap cho ô đó. Đảm bảo rằng các học viên hiểu rằng AutoFit không phải luôn là lựa chọn tốt nhất, đặc biệt là ở những cột có thể có số lượng lớn văn bản, ví dụ như ô A1 thường chwua tiêu đề của báo cáo. Một ví dụ khác có thể đưa ra là chiều rộng cột có thể trở nên quá nhỏ và kết quả là sẽ gây ra khó khăn khi đọc
- #27: Trang 263 Objective 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Nhắc nhở học viên nhìn cẩn thận vị trí con trỏ tại thời điểm chèn thêm cột hoặc hàng dựa trên mục mới được đưa vào bảng tính. Điều này đặc biệt đúng với việc chèn vào các ô – hãy chắc chăn hoàn toàn rằng tùy chọn đúng đã được lựa chọn nếu không nó sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ phần còn lại của bảng tính và các số liệu và công thức sẽ bị sai lệch. Hãy chắc chắn các học viên biết khi nào chèn một hàng hoặc cột mới sử dụng phím tắt, phím tắt phải được nhập vào từ bàn phím số, không phải trên phần bàn phím thông thường
- #28: Trang 264 Objective 2-1.3.2, 2-1.3.3, 2-3.1.3, 2-3.1.4 Hãy chắc chắn nhắc nhở các học viên rằng học cần chú ý vị trí của con trò khi họ xóa một mục nào đó. Undo luôn khả dụng nhưng nó có thể gây phiền hà khi phát hiện ra rằng phần còn lại hoặc một phần nhất định nào đó của bảng tính đã bị thay đổi và có vấn đề với tất cả dữ liệu tính toán của bạn. Sử dụng một trong các bảng tính trong dữ liệu các file như là ví dụ về việc xóa và thay đổi các ô có thể ảnh hưởng dữ liệu nằm trong chính bảng tính đó. Yêu cầu các học viên xóa một vài ô và dịch chuyển chúng sang bên trái (shift them to the left)
- #29: Trang 265 Objective 2-3.1.4 Cũng giống như làm việc với các file, Excel cung cấp cho bạn cơ hội để quản lý các bảng tính trong file của bạn được môt tả nhiều hơn hoặc giúp bạn xác định một số loại thông tin. Có nhiều lựa chọn có thể sử dụng với các thẻ trang tính không được đề cập đến trong nội dung của IC3. Nếu như thời gian cho phép, bạn có thể dùng để giữ sự chú ý của các học viên, hoặc sử dụng nó như công cụ khuyến khách các học viên tham gia các khóa học nâng cao về excel. Để ví dụ, một trong những tùy chọn thú vị là khả năng tô màu cho các thẻ để phù hợp với hệ thông màu trong văn phòng (tập tin màu vàng sử dụng bởi admin, đỏ cho Kế toán, xanh cho Kinh doanh)
- #30: Trang 265 Objective 2-3.1.4 Khuyến khích các học viên đặt tên cho các trang tính càng ngắn càng tốt. Nên giới hạn dưới 31 ký tự, nếu tên của một trang tính quá dài, sẽ ít thẻ trang tính được hiển thị. Chỉ cho học viên cách làm việc này, sử dụng các mũi tên điều hướng để chuyển từ trang tính này sang trang tính khác, đặc biệt là với những tên thẻ dài. Bạn cũng có thể muốn khuyến khích họ thay đổi kích thước thanh cuộn ngang để xem chi tiết bảng tính như là một thay thế. Bạn sẽ chỉ có thể thu nhỏ kích thước của thanh cuộn ngang tới một giới hạn nhất định, do đó cần phải xem xét độ dài của tên bảng được sử dụng.
- #31: Trang 265 Objective 2-3.1.4 Chỉ cho các học viên thấy họ có thể chèn vào một trang tính một cách rất dễ dàng nhưng họ cũng cần phải xem xét trang tính nào đang được kích hoạt tại thời điểm thực hiện lệch. Tương tự như việc chèn hoặc xóa các hàng hoặc cột, luôn luôn chắc chắn kiểm tra bạn đang ở đâu trước khi thực hiện một tùy chọn. Bạn có thể dẫn dắt học tới một thảo luận về làm thế nào để dịch chuyển giữa các trang tính, mặc dù nó không phải là một phần được đề cập đến trong cuốn sách hay trong nội dung bài thi IC3. điều này sẽ trấn an họ khi họ nhận ra rằng bảng mới được thêm vào ở sai vị trí nhưng có thể thả nó tới một vị trí mới dễ dàng bằng cách sử dụng chuột, Chỉ ra đầu mối thị giác xuất hiện với chuột khi một bảng tính được chọn và chuyển đến vị trí mới.
- #32: Trang 267 Đây là dàn ý các chủ đề sẽ đề cập đến trong bài học nàyThis outlines the topics to be covered in this Lesson. Ở đây sẽ tập trung vào việc tạo các công thức sử dụng địa chỉ của các ô hoặc những hàm có sẵn. Bạn không cần phải dạy những nguyên tắc cơ bản của toán học,bạn có thể cần phải cung cấp làm thế nào đểtính toán, để ví dụ, cuốn sách có ý nghĩa là để cho bạn thấy cách nhập vào một công thức sử dụng địa chỉ của các ô cho một sự thay đổi tỉ lệ phần trăm từ một năm đến các tính toán khác (ví dụ, =(H4-F4)/F4 sẽ được các ô sử dụng trong công thức), không phải tính toán là (This Year – Last Year)/Last Year. Các công thức có thể là chủ đề khó nhất được đề cập đến với các học viên, tùy thuộc vào sự thích thú của các học viên với số liệu và học tập ứng dụng một phần mềm ứng dụng mới. Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để thúc đẩy kỹ năng của học viên là cung cấp cho họ các bài thực hành khác nhau trên các loại tài liệu khác nhau sử dụng nhiều loại công thức.
- #33: Trang 267 Objectives 2-3.2.3, 2-3.2.4, 2-3.2.5, 2-3.2.6, 2-3.2.7 Bạn có thể muốn xây dựng nền tảng về cách thức làm việc với các công thức cho các học viện. Phần này sẽ liên quan đến các hàm, công thức hoạt động như thế nào trong Excel, phần khác có thể xem xét nhanh chóng là làm thế nào Excel xử lý quá trình tính toán tự nhiên. Cung cấp một ví dụ về công thức đơn giản so sánh với một công thức phức tạp. Nhắc nhở các học viên về tham chiếu ô là gì và nó có tác dụng như thế nào với các công thức.. Bạn không cần phải yêu cầu họ cố gắng giải quyết các công thức ở thời điểm này. Bạn có thể muốn giuwx cho đến khi xem xét qua các phép toán cơ bản và thứ tự (ở slide tới).
- #34: Trang 267-268 Objectives 2-3.2.3, 2-3.2.4, 2-3.2.5, 2-3.2.6, 2-3.2.7 Cung cấp các ví dụ cho lớp học thấy ý nghĩa của những phép tính này, sử dụng các con số để cho họ thấy. Đây là xem xét lại các phép toán cơ bản mà mọi người đã quên cho đến khi cần sử dụng trong các chương trình như là Excel. Hãy chắc chắn giải thích thứ tự tự nhiên nghĩa là gì và có thể thay đổi nó như thế nào với các dấu ngoặc đơn. Để ví dụ, chỉ cho họ thấy cách tính toán trong 15+15*3-10+10 sẽ có kết quả khác nhau nếu tính từ trái sang phải (không theo thứ tự tự nhiên) với việc làm phép tính nhân trước, sau đó làm phép cộng và trừ, với việc sử dụng các dấu ngoặc đơn để biểu thị những phép tính nào phải thực hiện trước là (15+15)*3-(10+10). Ở điểm này ta tập trung vào làm thế nào Excel có thể hữu dụng khi thay đổi mọi thứ trong bảng tính, đặc biệt là khi bàn đang tìm kiếm một xu hướng hoặc các mẫu như là một phần của bảng phân tích. Ví dụ được cung cấp trong sách là một ví dụ điển hình, xem xét cung cấp các ví dụ khác để thế rằng xử lý với một bảng tính sẽ rất có lợi cho các công việc kiể unày. Bạn có thể muốn khuyến khách các học viên đưa vào các giá trị và sau đó chỉ cho họ các phép tính đớn giản hoạt động như thế nào. Để ví dụ, sử dụng ví dụ được đưa ra trong slide trước, các học viên có thể nhập vào như sau: A B 1 White Paper 10 2 Blue Paper 15 3 Reams 3 4 Box of Folders 10 5 Box of Dividers 10 Ở ô B6, yêu cầu học viên cố gắng nhập vào công thức sử dụng các giá trị như là =10+15*3-10+10. Câu trả lời sẽ là 55. Khi việc này trở nên đơn giản, chỉ ra cách excel tính toán sử dụng các thứu tự tự nhiên như thế nào, ngay cả khi người ta nghĩ câu trả lời có thể là 75. ở ô D2, yêu cầu học viên nhập vào một công thức đơn giản sử dụng liên kết ô, ví dụ =B1. Chỉ ra rằng ô này bây giờ sẽ chứa nội dung giống nhưu ô B1. Điều này giải thích về lợi ích của việc sử dụng liên kết ô trong việc xử lí số liệu Yêu cầu học viên thay đổi giá trị trong ô B1 thành 15, chỉ cho các học viên thấy giá trị tại ô D2 đã thay đổi theo mà không cần phải thay đổi côgn thức. Thảo luận rằng đây chí là một trong các lợi thế của Excel, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian để làm bằng tay thay đổi các con số và tính toán lạic ác công thức. Ở ô B7, yêu cầu họ sẻ dụng liên kết ô là =b1+b2*b3-b4+b5. trong lần đầu họ nhập và một công thức sử dụng liên kết ô, chỉ cho họ thấy cách chỉ ô. Đây chỉ là một cách nhanh chóng để nhập vào một công thức nếu bạn biết côgn thức đó như thế nào. Đồng thời, Excel hiển thị ô đã được lựa chọn ở màu khác như một địn hdạng nhanh chóng và tự động làm ột phần của công thức. Câu trả lời sẽ là 60. nếu các học viên cố gnawgs thay đổi giá trị trong ô này, kết quả của công thức trong ô B7 cũng thay đổi theo. Hãy chắc chắn họ thay đổi trả lại giá trị trước khi thêm 15 vào giá trị trong ô B1. bây giờ khuyến khích họ tạo ra một công thức trong ô B8, thêm vào các dấu ngoặc đơn để thấy sựu thay đổi, ví dụ, =(b1+b2)*b3-(b4+b5). Câu trả lời sẽ là 70. Chỉ ra rằng Excel sẽ tính toán các thông tin theo thứ tự tự nhiên như thế nào mà không cần tới ngoặc kép. Đây là mộ tphương án rất tốt để chứng minh việc thay đổi trong công thức sẽ ảnh hướng thế nào tới kết quả. Yêu cầu học viên không đóng phần nà ylaại ì nó sẽ được sử dụng ở chủ đề tiếp theo về việc sử dụng các hàm tích hợp.
- #35: Trang 268 Objectives 2-3.2.3, 2-3.2.4, 2-3.2.5, 2-3.2.6, 2-3.2.7 Ví dụ đơn giản nhất bạn có thể cung cấp cho một ai đó muôn sử dụng các hàm tích hợp sẵn là tính tổng tất quả hoặc hàm SUM.. Khóa học này không đi vào chi tiết các hàm nâng cao ở cấp độ này, vì thế bạn có thể giới thiệu khóa học nâng cao của bạn nếu các học viên muốn hoặc cần những hàm loại này cho tài liệu của họ. Đi qua các định dạng cần thiết để sử dụng cho một hàm cùng với các ví dụ. = bắt đầu công thức Function tên của hàm được sử dụng ( ô xác định hoặc phạm vi ô được sử dụng trong công thức) Numbers giá trị thực tế hoặc tham chiếu tới ô sẽ sử dụng để tính toán ) kết thúc công thức =sum(B1:B5), =sum(b100:b135, C30:D45) Excel chỉ quan tâm đến định dạng hoặc cú pháp được sử dụng để đảm bảo đó là một lệnh hoặc nếu nó là một tham chiếu ô (thường bắt đầu với ký tự chữ và sau đó là số của cột). Để tiếp tục với phương pháp phổ biết nhất trong sử dụng các hàm, tùy chọn Insert Function không được đề cập đến trong cuốn sách. Nếu như các học viên quan tâm tới việc nhìn thấy tất cả các lệnh, hãy thảo luận ngắn gọn với họ cách để truy cập tính năng này, ví dụ như điều gì sẽ xảy ra khi bạn bắt đầu gõ một hàm như là một phần của công thức. Ví dụ, khung gợi ý với danh sách các hàm khả dụng để lựa chọn, sử dụng tab để lựa chọn hàm trong danh sách. Phương pháp này cung cấp cho bạn hầu hết các hàm và cách sử dụng nó, nếu không, chỉ ra chức năng insert cung cấp cho bạn chi tiết hơn về sử dụng các hàm như thế nào>
- #36: Trang 272 Objectives 2-3.2.3, 2-3.2.4, 2-3.2.5, 2-3.2.6, 2-3.2.7 Điều này đôi khi gây ra sự hiểu nhầm và tốn nhiều thời gian của bạn với việc giải thích sự khác nhau giữa địa chỉ tuyệt đối và tương đối. Hãy chắc chắn cung cấp một vài ví dụ về cách sử dụng mỗi tùy chọn, hoặc khi nào sử dụng địa chỉ tuyệt đối và khi nào sử dụng địa chỉ tương đối. Bạn có thể cần cung cấp một ví dụ thực tế trên bảng hoặc liên quan đến tính năng này hoạt động như thế nào. Thiết lập một báo cáo đơn giản khi bạn cần tính toán cần bao nhiêu tiền để đi du lịch tới một nước khác cho kỳ nghỉ. A B C D E F 1 My Cost Converted Exch. Rate .35 2 Hotel 650 3 Meals 250 4 Passes 150 5 Car Rental 150 6 Airfare 600 7 Total Yêu cầu học viên chèn công thức chính xác để tính tổng chi phí của chuyến đi bằng cách sử dụng đơn vị tiền hiện có. Thảo luận làm cách nào để tạo một công thức cho mỗi cột hoặc hàng, excel cũng cung cấp cho bạn khả năng có thể sao chép công thức từ ô này tới ô khác. Chứng minh điều này và sau đó thảo luận về vấn đề sẽ phải sinh khi sao chép công thức (=b2*f2) vào ô tiếp theo trong cột đó. Trỏ chuột vào ô đó để thấy công thức sẽ thay đổi như thế nào (địa chỉ tương đối) dựa trên các ô gốc. Thảo luận làm thế nào tận dụng được lợi thế nếu như có số liệu khác nhau ở dưới ô F2. Tuy nhiên, vì bạn đang sử dụng một giá trị tỷ giá hối đoái (exchange rate) trong mỗi khoản mục. Ô chứa tỷ lệ cần phải giữ tuyệt đối để nó không thay đổi trong các công thức. Nói qua về quá trình làm cho ô F2 chứa giá trị tuyệt đối trong công thức ban đầu trong ô C2, bấm phím F4 mỗi lần để cho học viên thấy các mục riêng lẻ trở thành tuyệt đối như thế nào. Sau đó yêu cầu học viên sao chép công thức từ ô C2 sang C7.
- #37: Trang 273 Objectives 2-3.2.3, 2-3.2.4, 2-3.2.5, 2-3.2.6, 2-3.2.7 Có thể sẽ gặp khó khăn khi làm việc với các công thức, đặc biệt là khi bạn làm việc với một lượng lớn dữ liệu có thể chịu tác động rất lớn với mỗi thay đổi số liệu trong bản tính. Khuyến khích học sinh cẩn thận trước khi sao chép, di chuyển hay xóa bất kỳ một công thức nào để nó không ảnh hướng đến bảng tính hiện tại hay bất kỳ bảng tính nào khác (thảo luận trong khóa học Excel). Cũng khuyến khích học viên nhìn kỹ bảng tính của mình trước khi thực hiện những thao tác cuối cùng, đặc biệt là khi đang tìm kiếm một xu hướng hoặc các mẫu có thể xuất hiện với dữ liệu. Để ví dụ, nếu bạn cần tý lên phần trăm thay đổi cho các dòng sản phẩm, nhìn vào giá trị dữ liệu cũng như kết quả % của công thức có thể giúp xác định công thức đã được nhập chính xác chưa. Cuốn sách cũng đưa ra các loại lỗi khác nhau mà Excel phát hiện được, đặc biệt là với các người sử dụng mới họ mới chỉ được học về các hàm và cách xác định các lỗi có thể xảy ra. Nói qua các loại thông báo lỗi, ngay cả khi bạn không thể tái hiện lại tất cả chúng. Điều quan trọng nhất xem xét ở đây là những thông báo lỗi đó là kết quả của các công thức nhật vào được Excel tự động phát hiện và trong thông báo lỗi đó thường có manh mối tại sao lỗi đó xuất hiện. Khi người sử dụng cảm thấy thoải mái khi làm việc với Excel, họ sẽ cần trợ giúp của những người có kinh nghiệm về excel về những lỗi này. Bạn có thể muốn có một ví dụ để chỉ cho họ thấy các lỗi xảy ra như thế nào, ví dụ, #VALUE! Xuất hiện khi dữ liệu trong ô là văn bản thay vì số liệu, công thức nên có một giá trị tuyệt đối khi sao chép hoặc bạn sẽ thấy các lỗi như DIV#/0! Bạn có thể muốn cung cấp cho họ một vài loại lỗi đơn giản như sum(b3:b5) hoặc =sum(b3;b5) để cho học viên thấy Excel phát hiện lỗi như thế nào khi bạn nhập một công thức nhưng có chỗ nào đó không chính xác và nó không thể trở thành một công thức.
- #38: Trang 276 Đây là dàn ý của những chủ đề sẽ được đề cập tới trong bài học này. Cũng tương tự như những chủ đề về định dạng khác, các học viên có thể quan tâm tới làm thế nào để bài báo cáo trở nên chuyên nghiệp và phù hợp với các tiêu chuẩn sử dụng trong văn phòng của họ. Kéo sự chú ý của họ tới các điểm tương đồng cùng chia sẻ của các chương trình ứng dụng về định dạng, rồi sau đó chuyển sang Excel để làm việc với các con số.
- #39: Trang 277-278 Objective 2-1.3.6, 2-3.1.4, 2-3.1.5, 2-3.1.6, 2-3.1.7, 2-3.1.8 Thảo luận về một số kiểu căn chỉnh thường gặp và khả dụng sử dụng với hầu hết các văn bản. Sau đó tới các tùy chọn khác những tùy chọn ở đây có thể sử dụng, đặc biệt là các mục căn chỉnh dọc, ngắt dòng văn bản và các ô nhập vào. Việc quay văn bản trong ô là một tùy chọn khá thú vị nhưng thường ít được sử dụng thường xuyên như người ta nghĩ. Yêu cầu các học viên thử các tùy chọn nàyđể họ có thể thấy nó tác động đến dữ liệu như thế nào, cung cấp một vài ví dụ khi bạn muốn sử dụng tùy chọn này, đặc biệt là quay văn bản. Cũng giống như hầu hết các tùy chọn định dạng, cảnh báo các học viên rằng quả nhiều tính năng định dạng như là quay văn bản có thể làm mất tập trung giống như có quá nhiều màu sắc hay font chữ trong bản báo cáo.
- #40: Trang 279 Objective 2-1.3.6, 2-3.1.4, 2-3.1.5, 2-3.1.6, 2-3.1.7, 2-3.1.8 Hầu hết mọi người có thể quen với những tùy chọn này dụa vào hoàn thành các bài học Word. Bạn không cần phải dành quá nhiều thời gian cho phần này mà chỉ cần chỉ ra rằng không có quá nhiều tùy chọn, hiệu ứng khả dụng ở đây như là Word để định dạng dữ liệu. Nhắc nhở các học viên rằng kích thước của font chữ tăng lên, thì độ cao của các hàng cũng tự động tăng theo độ cao của các ký tự. Điều này có thể loại bỏ sự cần thiết phải thay đổi độ cao của hàng nhưng cũng có thể gây ra các vấn đề khác về định dạng như chiều cao của một hàng cao hơn các hàng còn lại.
- #41: Trang 281 Objective 2-1.3.6, 2-3.1.4, 2-3.1.5, 2-3.1.6, 2-3.1.7, 2-3.1.8 Chỉ ra cho các học viên sự tương đồng giữ tính năng này với tính năng Borders and Shading trong Word (nếu như đã xem lại, hoặc không thì thảo luận tính năng ngày là tương tự nhau với các chương trình Office khác nhau). Một lần nữa cần nhấn mạnh rằng nó không chứa tất cả các tùy chọn và tập trung vào những gì có thể làm được với Excel. Kéo sự chú ý của học viên vào thực tế rằng họ có thể thêm đường chéo vào các ô, chủ yếu được sử dụng khi tạo ra các form mẫu với Excel. Yêu cầu học viên thử thay đổi các viền và áp dụng các tùy chọn khác nhau cho một loại ô trong bảng tính. Sử dụng cả 2 cách làm, đặc biệt là từ thẻ Home để chỉ ra rất dễ dàng để sử dụng tính năng này. Bao gồm thêm thử nghiệm cho họ “vẽ” viền thay vì lựa chọn một tùy chọn viền nào đó. Nó sẽ tương đồng với tính năng vẽ một bảng trong Word. Chọn các hình dạng bắt mắt hoặc vẽ chú trong tới các phần khác của bảng tính. Để ví dụ, yêu cầu họ chọn một ô trong bảng tính và thêm viền là đường gạch nét đứt màu xanh sáng (light blue). Sau đó chọn tất cả các ô ở những phần khác của bảng tính có viền trên là dòng kẻ đươn và viền dưới là dòng kẻ kép để chỉ cho họ thấy cách thông dụng để làm nổi bật kết quả tổng cuối cùng trong bảng tính. Khi màu viền đã được thêm vào, giới thiệu ngắn gọn bản báo cáo có thể in ra mà không cần đường lưới như thế nào và có thể gây ra khó khăn khi xác định viền giữa các ô
- #42: Trang 282-283 Mục 2-1.3.6, 2-3.1.4, 2-3.1.5, 2-3.1.6, 2-3.1.7, 2-3.1.8 Đây là một công cụ rất có hiệu quả để làm nổi bật hay nhấn mạnh một số điểm trong worksheet. Tuy nhiên nó cũng có thể gây ra sự mất tập trung khi sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc quá gần nhau trên worksheet. Chỉ cho cả lớp cách để có thể mở các hoa văn. Chỉ cho lớp học cách truy cập vào các mẫu pattern như thế nào. Đề cập đến việc làm thế nào để kết hợp giữa màu bóng và mẫu pattern, tốt hơn là một màu sáng để có được bóng sáng hơn của màu xám khi in hoặc để chắc chắn rằng nó sẽ không che mất phần văn bản khi màu của nó quá tối. Cung cấp hướng dẫn rằng nếu bảng tính xuấy hiện quá nhiều cho mắt bạn, các khán giả cũng khó có thể đọc được thông tin. Luôn in một bản trang tính trước khi phân phối nó, càng nhiều màu sắc được lựa chọn thì càng gây mất tập trung vào phần thông điệp cần chú ý.
- #43: Trang 284 Mục 2-1.3.6, 2-3.1.4, 2-3.1.5, 2-3.1.6, 2-3.1.7, 2-3.1.8 Thanh công cụ AutoFormat không còn tồn tại trong Excel 2007, Thay vào đó bạn có thể tự động định dạng worksheet bằng cách sử dụng Cell Styles hay Table Styles. Table Styles thân thiện hơn tính năng AutoFomat trước đây. Với Excel 2007, worksheet sẽ được nhận dạng như một table. Khi đó các mũi tên bộ lọc sẽ hiện ra, Hay thảo luận họ có thể sử dụng những gì từ công cụ này. Nó sẽ là một công cụ tiếp thị cho khóa học Excel nâng cao Cell styles có thể thuận tiện cho bạn định dạng một số ô tính trong cùng một thời điểm mà không phải lo về việc chuyển nó từ các worksheet về cùng một bảng, hoặc bạn không muốn định dạng cho toàn bộ Nếu được hỏi, bạn có thể nói có thể sử dụng định dạng bằng cách sử dụng Conditional Fomatting, đây là cách định dạng dữ liệu một cách tự động, Tuy nhiên đây cũng là một chủ đề nâng cao
- #44: Trang 285 Mục 2-1.3.6, 2-3.1.4, 2-3.1.5, 2-3.1.6, 2-3.1.7, 2-3.1.8 Format Painter thực sự là công cụ tiết kiệm thời gian để áp dụng các định dạng tùy chọn cho nhiều ô tính, mà không phải chọn các ô tính riêng lẻ hoặc phạm vi. Hướng sự chú ý của sinh viên trở lại Word mà tính năng này hoạt động tương tự cho duy nhất so với kích đúp vào ứng dụng duy nhất (so với nhiều ứng dụng). Điều này cần được xem xét lại từ các bài học từ Word.
- #45: Trang 287 Phác thảo những chủ đề liên quan được đề cập tới trong buổi học Trọng tâm ở đây sẽ được kiểm chứng trên các công cụ có sẵn để kiểm tra xem worksheet có thông tin cần thiết Không có gì có nơi thực sự hiệu đính dữ liệu cho mình, dù nhiều công cụ chống điện tử bạn đã có sẵn trong một chương trình ứng dụng.. Như vậy, nó là rất quan trọng để kiểm tra và kiểm tra lại bảng tính của bạn để đảm bảo các tính toán và dữ liệu là chính xác trước khi phân phối. Một công cụ chống đã được thảo luận trong Word nhưng không phải trong Excel là lệnh Find. Tùy thuộc vào thời gian, bạn có thể muốn mang lại trong một cuộc biểu tình nhanh chóng của các tính năng như thế nào các công trình tương tự trong Word và Excel, với sự khác biệt chính là số lượng tùy chọn có sẵn cho các lệnh trong Excel so với Word.
- #46: Trang 287 Mục 2-1.3.5 Như đã lưu ý ở slide trước, việc kiểm tra để phát hiện ra các lỗi chính tả trong một worksheet là rất quan trọng. Do Excel là chương trình chuỗi bảng tính nên việc trình bày dưới dạng văn bản cũng có giới hạn. Khuyến khích học viên vẫn phải đọc phần text trong worksheet để đảm bảo rằng đã sử dụng đúng từ. Từ điển sẽ tìm thấy các từ không thường thấy ở trong từ điển nhưng nó không phát hiện được bạn đã sử dụng từ đúng văn cảnh cho văn cảnh ở đó hay chưa. Từ điển cũng không lưu ý tới việc bạn đã gõ một từ được đánh vần đúng nhưng lại là một từ bị sử dụng sai mục đích trong trường hợp đưa dữ liệu số lượng ức gà đã bán được trong tháng này thành số con gà đã bán được. Như đã được lưu ý, điều này có thể dẫn tới nhầm lẫn và làm ảnh hưởng đến kết quả của báo cáo.
- #47: Trang 288-289 Mục 2-3.2.1 Một trong số các lợi thế của việc sử dụng một chương trình bảng tính spreadsheet là khả năng sắp xếp nhanh các dữ liệu dựa trên một tiêu chí cụ thể. Sử dụng tính năng này trong Excel dễ dàng hơn việc sắp xếp một danh mục nào đó trong chương trình tương tự của Word. Đảm bảo rằng học viên hiểu được sự khác biệt giữa tiêu chí sắp xếp và các tiêu chí đó được sử dụng như thế nào. Bước đầu chỉ đưa ra hai tiêu chí và thảo luận để thấy rằng có thể sắp xếp thành 64 tiêu chí khi cần. Chuẩn bị đưa ra các ví dụ khi nào thì cần nhiều hơn hai trường, ví dụ doanh số cao nhất, sau đó là quốc gia, rồi đến thành phố, đến công ty, đến tên người liên hệ, họ của người liên hệ, v.v
- #48: Trang 290 Mục 2-3.2.2 Đảm bảo học viên hiểu được sự khác nhau giữa sắp xếp và lọc dữ liệu; học viên thường hay nhầm lẫn khi nào và tại sao phải sử dụng công cụ này chứ không phải công cụ kia. Đưa ra các ví dụ tính năng lọc được sử dụng như thế nào khi cần tìm một dữ liệu nào đó so với việc chỉ phân loại sắp xếp chúng. Thảo luận ba trường nơi có nhiều lựa chọn hơn để đưa ra tiêu chí lọc cái gì trên một phạm vi dữ liệu hay bảng Excel. Lưu ý rằng chủ đề này chỉ bao hàm tính năng AutoFilter để lọc thông tin chứ không bao gồm các tùy chọn nâng cao.
- #49: Trang 292 Phác thảo những chủ đề có trong nội dung bài học. Tập trung vào việc hướng dẫn cách chuyển dữ liệu từ định dạng bảng sang định dạng hình ảnh. Hầu hết mọi người đều nhận thấy dễ dàng biểu đồ thể hiện được xu hướng rõ ràng hơn là chỉ đọc các con số và chữ. Tính năng này được sử dụng khá rộng rãi trong Excel và là một công cụ hữu ích khi cần giới thiệu thông tin cho người khác tiếp nhận.
- #50: Trang 292 Mục 2-3.2.9, 2-3.2.10 Sử dụng biểu đồ đơn giản trên trên slide tiếp theo để làm nổi bật các lĩnh vực khác nhau sẽ được thảo luận trong sách cũng như cân nhắc tạo và chỉnh sửa biểu đồ Bạn có thể muốn sử dụng slide tiếp theo làm hướng dẫn trong khi giới thiệu cho học viên cách thức làm thế nào để tạo một biểu đồ, phác thảo cho từng phần của biểu đồ để chắc chắn rằng học viên nhận ra được dữ liệu ở đâu được đưa vào và thể hiện trên biểu đồ.
- #51: Trang 292 Mục 2-3.2.9, 2-3.2.10 Biểu đồ này không có trong sách nên bạn cần dành thời gian sử dụng slide này để giới thiệu và làm tham khảo cho những gì được giới thiệu trong sách. Dành thời gian đi qua một lượt các thành phần của biểu đồ giúp học viên có thể hiểu được cái gì được lập nên và được lập nên như thế nào từ các thành tố họ chọn lựa cho biểu đồ. Chỉ ra những điểm khác biệt có thể nhìn thấy được bằng màu sắc trong bảng dữ liệu và liên kết chúng với nơi mà những dữ liệu đó được thể hiện ở trên biển đồ. Phải chắc rằng các học viên hiểu được mối tương quan giữa việc nhìn dữ liệu dưới định dạng bảng dữ liệu và định dạng hình ảnh. Điều này có thể thấy rõ trên dạng biểu đồ cũng như dạng dữ liệu nào được đưa vào biểu đồ. Tất cả các yếu tố này nên đưa vào thảo luận để học viên nhận thấy được biểu đồ là đại diện để phản ánh đuợc nội dung mà họ muốn nhấn mạnh trong biểu đồ, ví dụ như tổng số, doanh số của từng người và doanh số tháng, v.v.
- #52: Trang 292-293 Mục 2-3.2.9, 2-3.2.10 Thảo luận các biểu đồ được thể hiện chính xác như thế nào các xu hướng hoặc các mẫu dữ liệu mà bạn muốn thể hiện với người xem. Nếu nó không hiệu quả, kiểm tra lại các dữ liệu và xem bảng dữ liệu đã có đầy đủ các thông tin đúng chưa. Mặc dù không được thảo luận trong khóa học, bạn có thể muốn giới thiệu một cách ngắn gọn làm thể nào để ẩn các cột để thể hiện một số cột hay dòng trên biểu đồ. Ngoài ra sử dụng một bản demo để từ đó học viên có thể tạo ra một biểu đồ dựa trên dữ liệu nào đó và sau đó quyết định thay đổi dạng và loại biểu đồ. Bài tập cũng có thể hiện tính năng này nên bạn có thể chọn một biểu đồ đơn giản làm demo cho học viên. Giới thiệu ngắn gọn ba dải băng khác nhau sẵn có khi biểu đồ được lập. Nhắc học viên một ví dụ về dải băng sẽ xuất hiện như thế nào khi đưa ra một số lệnh cụ thể. Dải băng chỉ có thê nhìn thấy khi biểu đồ được chọn. Học viên sẽ có cơ hội thử một số loại lệnh khác nhau ở các dải băng này trong các bài tập sắp tới, do vậy không cần phải đi sâu vào từng loại mà chỉ cần giới thiệu chúng được nhóm lại với nhau như thế nào và làm thế nào để phân biệt một lệnh được tìm thấy ở đâu.
- #53: Trang 294 Mục 2-3.2.9, 2-3.2.10 Đi qua một số mẫu biểu đồ thể hiện thông tin khác nhau. Mặc dù không thực sự hạn chế trong việc lựa chọn biểu đồ nào để sử dụng nhưng có một số biểu đồ thể hiện thông tin không rõ ràng được như các loại biểu đồ khác. Bạn có thể cung cấp một số ví dụ cụ thể về loại biểu đồ bằng các tài liệu cứng. Có thể thảo luận chúng là những biểu đồ gì và được sử dụng nhiều ở đâu.
- #54: Trang 294 Mục 2-3.2.9, 2-3.2.10 Tiếp tục giới thiệu các mẫu biểu đồ có sẵn khác, đưa ra các ví dụ khi nào thì sử dụng loại biểu đồ nào cho thích hợp.
- #55: Trang 295 Mục 2-3.2.9, 2-3.2.10 Sách và bài tập đều chưa đầy đủ, trên bất cứ phương diện nào, đều có thể thay đổi các tùy chọn khác nhau trên một biểu đồ. Hầu hết mọi người thích thay đổi loại biểu đồ, màu sắc cho từng mẫu hay mẫu đường chung trong biểu đồ. Có thể bạn muốn thảo luận các lựa chọn ở từng tab khác nhau giúp học viện ít nhất có thể nhận thấy cái gì có thể thêm vào hay thay đổi trên một biếu đồ để nhấn mạnh vào nội dung cụ thể. Do thời hạn có hạn, lựa chọn một mục nào đó và áp dụng vào biểu đồ được tạo ra với một số chi tiết trang trí, như chèn thêm ô kẻ ngang, thay đối phông chữ cho tiêu tiều, thay đổi đường biên hay độ đậm nhạt, chèn thêm các tiêu đề khác nhau, v.v Phần này giới thiệu nhanh các nội dung để học viên làm quen và sử dụng trong các bài tập tiếp theo có liên quan tới các lựa chọn này. This is a quick introduction to the items the students will get to use in the upcoming exercise that encompasses several of these options.
- #56: Trang 299 Liệt kê ra những chủ đề sẽ được đề cập trong bài học này. Tập trung vào chuẩn bị in một worksheet và tùy chỉnh những lựa chọn cụ thể.
- #57: Trang 299-300 Mục 2-1.4.2 Dành thời gian để xem lại một văn bản trước khi in. Khuyến khích học viên luôn luôn phải xem lại worksheet trước khi in. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian để biết được worksheet sẽ trông như thế nào hay nó có vừa trên các trang với những cài đặt hiện tại hay không. Nội dung này sẽ dẫn tới các thảo luận sẽ liên quan tới ngắt trang mà sẽ được đề cập đến tiếp theo đây. Khi học viên xem lại một worksheet, thảo luận về các lựa chọn có sẵn ở chế độ này như được thảo luận ở trong sách
- #58: Trang 301 Mục 2-1.4.2 Ngắt trang trong bảng tính Excel dựa trên cùng ý tưởng với văn bản word; bạn có thể sử dụng ngắt trang mặc định mà Excel đưa ra dựa trên kích cỡ trang và chiều thể hiện được lựa chọn hoặc chèn/gỡ bỏ ngắt trang riêng biệt theo nhu cầu Yêu cầu học viên nhìn lên màn hình để thấy sự khác nhau giữa ngắt trang trên một worksheets (dòng đứt nét) với ngắt trang ở chế độ Page Break Preview (dòng kẻ đậm)
- #59: Trang 302 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Xem lại các cài đặt mặc định với lớp và thảo luận các cài đặt này có thể cần phải thay đổi. Có khi ta chỉ cần phải thay đổi lề để làm cho văn bản vừa, nhưng cũng có khi cần phải thay đổi các lựa chọn cụ thể hoặc kết hợp các lựa chọn với nhau để văn bản vừa với kích cỡ giấy, chiều của giấy.v.v Thảo luận để thấy được rằng không có tiêu chuẩn nào áp dụng chung được cho tất cả các văn bản, phụ thuộc vào thông tin và tiêu chuẩn của từng cá nhân hoặc của công ty hay từng bộ phận. Chúng tôi chủ ý không đưa thêm hộp hội thoại Page Setup vào slide này bởi nó sẽ được thảo luận từng thẻ riêng cho các lựa chọn tùy chỉnh. Bạn có thể muốn giới thiệu cho lớp, yêu cầu cả lợp thể hiện và sau đó đi qua các lựa chọn khác nhau như chương trình đã lên trong sách tham khảo. Bài học kết hợp nhiều lựa chọn khác nhau sẽ cho thấy các điều chỉnh có thể thay đổi cùng một lúc thay vì thay đổi từng điều chỉnh một.
- #60: Trang 302 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Thảo luận các tab này sẽ đưa ra những lựa chọn như thế nào cho lựa chọn trang, cho một hay nhiều trang của worksheet. Ví dụ, nếu một worksheet quá lớn để có thể vừa khít vào một trang, có thể sử dụng tùy chọn Scaling để dồn hết các thông tin vào một trạng hoặc trong trường hợp chỉ có một vài cột không thể dồn vào một trang thì có thể điều chỉnh chiều ngang của worksheet ở tỷ lệ thấp hơn để dồn cho vừa với chiều ngang của trang và giảm thiểu số trang cần in. Bạn có thể muốn học viên truy cập nhanh các lệnh ở tab Page layout để so sánh với hộp thoại này, cho thấy việc dễ dàng áp dụng các lựa chọn mà không cần sử dụng hộp hội thoại
- #61: Trang 303 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Thảo luận làm thể nào để có thể kết hợp các tùy chọn trong Page tab cùng với các lựa chọn ở đây để “dồn” thật nhiều thông tin vào một trang hoặc ít nhất là cho vừa với chiều rộng của worksheet. Bạn có thể cung cấp một bản in cứng hoặc sử dụng một phần dữ liệu của file làm ví dụ cho một cột thông tin không được dồn hết vào trang in đầu tiên nên chỉ được hiển thị riêng ở một trang tiếp theo khác.
- #62: Trang 303-304 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Chủ đề này có nhiều khả năng sẽ có trong kỳ kiểm tra so với các lựa chọn in khác. Cài đặt header và footer được sử dụng như nguồn tham chiếu đối với người đọc văn bản và do vậy Excel cung cấp các tiêu chuẩn chung hoặc ta có thể tùy chỉnh tùy theo nhu cầu. Phần lớn mọi người có xu hướng sử dụng footer làm phần tham chiếu cho file. Đi qua một số các ví dụ khác nhau về các điều chỉnh tiêu chuẩn cho headers và footers. Khi ta nhìn vào các tùy chọn, rất nhiều trong số các tùy chọn không được rõ ràng nếu như chế độ xem trước lớn hơn, vì vậy hoặc là giải thích cho học viên sẽ phải in như thế nào hoặc là yêu cầu học viên lựa chọn từng lựa chọn để họ có thể xem trước trong hộp phía dưới lựa chọn header và footer. Đi qua các ví dụ khác nhau về các thiết lập tiêu chuẩn cho header và footer. Khi họ nhìn vào các tùy chọn, rất nhiều người trong số họ không thấy rằng nó sẽ như thế nào nếu phần xem trước lớn hơn, vậy hãy chuẩn bị để giải thích làm thế nào để họ có thể in hoặc xem trước trong khung bên dưới phần tùy chọn header hoặc footer. Học viên không cần phải nhớ hết tất cả các biểu tượng này vì nó có screen tips và các biểu tượng trực quan gắn liền với những gì được chèn vào.
- #63: Trang 304 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Bạn cần phải chắc chắn rằng học viên hiểu lựa chọn mà họ chọn cho header hay footer được thay đổi hoặc áp dụng ở từng khu vực thích hợp. Ví dụ, nếu họ muốn cỡ chữ ở footer của từng khu vực là 10 thì họ cần phải lựa chọn từng phần text và áp dụng cỡ chữ thích hợp cho phần text đó. Cỡ chữ sẽ không làm thay đổi tất cả các dữ liệu, nó chỉ áp dụng cho những phần được lựa chọn. Đưa ra các ví dụ lý giải vì sao bạn muốn điều chỉnh các tùy chọn của một bản báo cáo cho phù hợp thay vì sử dụng các tùy chọn chuẩn, ví dụ như logo công ty ở góc bên trái, tên người lập báo cáo ở phần chính giữa và só trang ở góc bên phải. Không cần phải giải thích kỹ hơn hay đi vào chi tiết về các lựa chọn header/footer. Sách hướng dẫn có đầy đủ các thông tin mô tả và tham khảo giúp người đọc hiểu được tại sao họ sẽ thấy một mã số sau khi ấn vào mỗi nút. Người sử dụng chỉ cần quan tâm đến việc phải lựa chọn nút nào để ấn, chứ không cần quan tâm nhiều đến việc nó hiện ra như thế nào khi họ đã thực sự hiểu về ứng dụng này.
- #64: Trang 305 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Thảo luận về các trường để đưa ra ví dụ minh họa cách sử dụng chúng. Một đặc điểm thu hút học viên đó là lựa chọn in tiêu đề, đặc biệt là đối với trường hợp phải in những bản báo cáo dài, lựa chọn này cho phép tham chiếu dòng tiêu đề ở phần đầu của dữ liệu Phải chỉ ra điểm cuối của phạm vi in và tiêu đề in khi chúng ta không đang ở chế độ xem trước. Điều này có nghĩa là khi chúng ta đang xem trước bản báo cáo, chúng ta cần phải thoát khỏi chế độ xem trước để tiến hành bất cứ thay đổi nào cho phần cài đặt trang nếu được yêu cầu, bắt đầu từ phần tiêu đề và phạm vi in. Hãy chắc chắn chỉ ra trong phần cuối của cuốn sách liên quan đến vùng in và in với tiêu đề không thể truy cập trong chế độ xem trước. Đây có thể là một gợi ý để chỉ ra rằng một khi đang ở trong chế độ xem trước một báo cáo, họ có thể thoái khỏi chế độ xem trước để thiết lập các thay đổi liên quan đến các thiết lập trang, sau đó bắt đầu với tiêu đề hoặc vùng cần in nếu cần thiết. Đây là một đặc trưng rất nhiều khả năng sẽ có trong bài kiểm tra vì tính phổ dụng của nó đối với Excel
- #65: Trang 306 Mục 2-1.4.1, 2-3.1.9 Đề cập một cách ngắn gọn về sự khác biệt giữa các phương pháp để học viên quyết định lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho mình. Các phương pháp không được trình bày trong sách hoặc trong slide này vì chúng được đề cập trong phần bài học về Word. Những điểm khác biệt nằm ở chỗ phạm vi in và những lựa chọn nào có sẵn tương ứng để in một trang hay toàn tập so với một tài liệu