Diapositivas (informatica) sena
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Este documento presenta un programa de gestión documental. Explica que un programa de gestión documental es un proceso archivístico para manejar y organizar documentos de manera eficiente, desde su producción hasta su conservación y uso. También describe los objetivos y componentes clave de un programa de gestión documental como la normalización, integración y simplificación de procesos.
Diapositivas (informatica) sena
- 2. PRESENTADO POR: JOSE FERNANDO GALARZA MORALES. GRADO 10º A PRESENTADO A: HECTOR FABIO GIL
- 3. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Un programa de gestión de documentos se entiende como un proceso archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.
- 4. La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.
- 5. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental.
- 6. DEPENDENCIA CÓDIGO RECTORIA 1000 Planeación 1001 Secretaría General 1002 Mercadeo 1003 VICERRECTORÍA ACADÉMICA 1010
- 7. Coordinación Programas 1011 Tecnológicos Admisiones Registro y Control 1012 Investigación 1013 Bienestar Institucional 1014 Extensión y Proyección a la 1015 Comunidad Laboratorios Informática 1016 Biblioteca 1017 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1030 Recursos Financieros 1031 Recursos Humanos 1032 Recursos Generales 1033
- 8. NOTA: Queda prohibido el uso de la papelería institucional para producir correspondencia que no cumpla estos lineamientos; la papelería es sólo para trámites institucionales (en ningún caso podrá ser utilizada por los estudiantes).
- 9. CONSULTA: Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia, persona natural, etc.) a consultar la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. RETENCIÓN :Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión (el archivo de cada dependencia) RECUPERACIÓN :Consiste en localizar el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. PROTECCIÓN: La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la integridad física de los documentos
- 10. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Para la Administración: • Facilitan el manejo de la información. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipulados. • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
- 11. Utilice cajas que se encuentren en óptimas condiciones, con un diseño y tamaño adecuado para proteger sus productos, teniendo en cuenta el peso y volumen.
- 12. Estetipo de empaque permite brindar protección a elementos o artículos que por su naturaleza son de alta resistencia,
- 13. Es un embalaje adicional al Empaque Técnico. Se recomienda para artículos que por sus características de fragilidad, volumen y peso (mayor a 50 kg.),
- 14. PARA DETERMINAR EL EMPAQUE, TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
- 15. PALLETS Los pallets (estibas) necesarios para la unitarización de la carga según la Norma ISO 3394 deben corresponder de acuerdo al modo de transporte seleccionado, así: VÍA AÉREA 120 x 80 x 14 cms. Vía Marítima 120 x 100 x 14 cms.
- 16. RIESGOS QUE CORRE LA CARGA EN EL TRANSPORTE Impacto contra muelles, impacto durante Camión y Remolque acoplamiento, impacto durante frenado y arranque, ladeo en curva, vibraciones, carga mal asegurada. Impacto durante frenado y arranque, aceleración y desaceleración, impacto durante acoplamiento de Ferroviario vagones, ladeo en curvas, vibraciones, carga mal asegurada. Rolado, pulsaciones, golpeteos Impacto por Marítimo ondulaciones Vibraciones. Aceleración y frenado Turbulencias Altitud Aéreo Temperatura Presión. Apilamiento irregular Caídas Mala formación En el Almacenaje de estibas.