Kaizen evento 2020
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Este documento proporciona información sobre la metodología Kaizen y los eventos Kaizen. Explica que Kaizen se refiere a la mejora continua mediante la identificación y eliminación de desperdicios. Un evento Kaizen es una serie de acciones realizadas por equipos de trabajo para mejorar los resultados de los procesos existentes. Luego, detalla las tres fases del proceso de un evento Kaizen, los pasos para llevar a cabo un evento y las actividades que se realizan durante el evento como mapear el estado actual y futuro, analizar
Kaizen evento 2020
- 1. EVENTOS KAIZEN Para aplicar a la mejora de Procesos V 2020
- 2. Kaizen Si atendemos a la traducción literal del término, El uso común de su traducción al castellano es “mejora continua”.
- 3. • Kaizen trata de una metodología o sistema de gestión orientado a la mejora continua de procesos. • Kaizen es una forma poderosa de hacer mejoras en todos los niveles de la organización, y hoy en día la practican las organizaciones líderes de todo el mundo. Método Kaizen
- 4. Definición Evento Kaizen • Un Evento Kaizen es una cadena de acciones realizadas por equipos de trabajo cuyo objetivo es mejorar los resultados de los procesos existentes.
- 5. ¿Para qué sirven los Eventos Kaizen? Los Eventos Kaizen resultan extremadamente efectivos para mejorar rápidamente un proceso mediante la implementación de herramientas que ayudan a: Reducir los desperdicios (menos Mudas). Mejorar la calidad y reducir la variabilidad (menos Muras). Mejorar las condiciones de trabajo (menos Muris).
- 6. Lean Definición: Lean es una filosofía de trabajo, basada en las personas, que define la forma de mejora y optimización de un sistema de producción focalizándose en identificar y eliminar todo tipo de “desperdicios”, definidos éstos como aquellos procesos o actividades que usan más recursos de los estrictamente necesarios, que no agregan valor. Su objetivo final es el de generar una nueva CULTURA de la mejora basada en la comunicación y en el trabajo en equipo.
- 7. Kaizen requiere: ◦ Una mejora continua, gradual y consistente por parte de todos los empleados.
- 9. Entendiendo Kaizen Kaizen es: • Mejora continua • Trabajar de manera mas inteligente • Creatividad antes del capital • Trabajo seguro • Enfocado a toda la organización • Hecho a través de equipos • Aprovechamiento del capital intelectual Kaizen no es: • Solo un programa • Trabajo Duro • Algo que presupuestar • Productividad antes de la seguridad • Enfocado solo a la manufactura • Un trabajo individual • Eliminar trabajo y oportunidades
- 10. ¿Cuándo se utilizan los eventos Kaizen? Por lo general, la aplicación de eventos de mejora se lleva a cabo cuando: • Existe un problema de calidad. • Queremos mejorar la distribución de las áreas. • Necesitamos disminuir el tiempo de preparación de las máquinas.
- 11. ¿Cuándo se utilizan los eventos Kaizen? • Necesitamos disminuir el tiempo de entrega a los clientes (internos o externos). • Deseamos reducir los gastos de operación. • Necesitamos mejorar el orden y la limpieza. • Queremos reducir la variabilidad de una característica de calidad. • Deseamos hacer más eficiente el uso de los equipos.
- 12. ¿Qué se puede lograr con los eventos Kaizen? • Mejoras rápidas en el desempeño de procesos específicos de producción o celdas de manufactura, tiempos muy cortos de cambio en la fabricación de productos. • Mejores distribuciones de planta. • Mejor desempeño de la maquinaria.
- 13. ¿Qué se puede lograr con los eventos Kaizen? • Mejora en el orden y limpieza. • Mejor calidad de primera intención. • Mejor comunicación entre los operarios. • Mayor capacidad de producción. • Condiciones de trabajo más seguras y ergonómicas.
- 14. En este figura se puede observar que las actividades que no agregan valor superan por mucho a las que sí lo hacen, y son las principales causas de los problemas de competitividad.
- 15. El objetivo de un evento Kaizen es que al finalizar cada proyecto de mejora, la empresa vea cambios en los resultados de los procesos al ir eliminando sus fuentes de pérdida ( muri, mura, muda).
- 16. ¿Cuánto tiempo toma realizar un evento Kaizen? • El objetivo del evento será finalizar cada proyecto de mejora, para que la organización vea los cambios de los resultados de los procesos al ir eliminando los desperdicios las actividades que no agregan valor. TIEMPO QUE TOMA REALIZAR 1 a 5 días EL EVENTO Por tal motivo se deberá programar una agenda de trabajo.
- 17. 3 Fases del Proceso de un Evento Kaizen 1. Fase de Planeación 2. Fase de Implementación (El evento) 3. Fase de Seguimiento Fallar en alguna de las tres etapas puede resultar una falla en la implementación del Kaizen
- 18. 10 pasos del proceso de un Evento Kaizen 1. Identificar y aclarar los objetivos 2. Determinar las metas 4. Documentar el estado actual de la organización 5. Proyectar a futuro el estado de la organización 6. Crear una estrategia de implementación 7. Hacer un plan – Quién, Qué y Cuándo 8. Implementar 9. Revisar resultados 10. Documentar e implementar el plan de control Confirmar y mantener resultados •Planeación •Seguimiento •Evento
- 19. Fase de Planeación – Definición y Medición • En Resumen: La buena o mala planeación puede hacer o deshacer el evento • Llenar los roles con el personal adecuado • Usar check lists como guía para preever la planeación en el pre-evento • No sobreestime la planeación en el pre-evento PREPARESE!
- 20. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen. Fase de Planeación – Definición y Medición DURANTE EL PRE-EVENTO KAIZEN Se realiza hasta 2 meses antes se llena por ejemplo: La forma de Definición del evento .
- 21. Fase de Planeación – Definición y Medición • Definición Proyecto ¿Cuál es el problema? (Propósito) ¿Por qué hoy? (Importancia) Límites del evento (Alcance) ¿Cuál será la métrica a usar? (Medición) ¿Cuáles son las metas? (Decisiones) Participantes (Recursos) • Medición Línea de base de cambio para la métrica Datos Cualquier otro dato de apoyo que se pueda recolectar Procedimientos /Procedimientos Estándar de Operación PEO’S/ Estándares de trabajo
- 22. Datos de la línea de base actual Datos de la línea de base actual • Identificar los datos que se vas a utilizar. Por ejemplo: Cambio de tiempo extra, historial de producción, etc. • Desarrollar un plan para la recolección de datos. Obtener de la base de datos u otra fuente. Implementar un sistema para agrupar los datos, semanas antes del evento. Nota: No esperar hasta la semana del evento, o no tendrá la información necesaria.
- 23. Datos de la línea de base actual Sistemas complejos pueden requerir mayor tiempo para la recolección de datos antes del evento. • Las herramientas de 6 sigma son ideales para el análisis de datos antes del evento. • Si es necesario, consultar con un Mentor/ Consultor /Especialista, para un análisis de datos por medio de lluvia de ideas.
- 24. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen. • Se establece la situación actual • Se realiza una visita al área para detectar oportunidades • Se identifican las oportunidades (puede ser cualquiera de las limitantes de la productividad) • Formato tarjeta de oportunidad • Desarrollo de los siguientes días • Formato para llenar, actividades para realizar el evento.
- 25. Equipo Kaizen • Requisitos – El equipo del evento varia según el evento – Usualmente entre 7 a 10 participantes • 1/3 son especialistas en los procesos del área • 1/3 son personas relacionadas con el área • 1/3 son personas que no pertenecen al área • Roles – Participan en todas las actividades Kaisen – Desarrollan el estado futuro de la empresa – Implementan los cambios – Sostienen el aumento de valor
- 26. Roles • Líder / Facilitador • Equipo (Miembros / Participantes) • Timekeeper • Recorder • Portavoz
- 27. Tips para la selección de equipos • Personas de todos los turnos • Personas con Conocimientos del proceso que va a ser mejorado • Habilidades - Técnicas, Analíticas e interpersonales • Diversidad de equipo y balance • Consideran las entradas del proceso como propias • Voluntarios??
- 28. Líder Del Evento El evento deberá ser liderado por un Líder/ Facilitador y tiene como características. • Habilidades como capacitador y manejo de personal • Reconocido y respetado por los miembros del equipo • No es responsable del evento • Experto en herramientas y metodologías • Indispensable para mantener el enfoque del equipo.
- 29. Kick Off • El Kick off podría traducirse como una reunión de arranque o inicio de proyecto, y es una de las prácticas más innovadoras en la gestión de proyectos y en el ámbito organizativo en general.
- 30. Kick Off Meta: Visión de la meta. Por ejemplo: “Reducción del inventario” Empowerment: (delegar) El equipo debe tener facilidad para tomar decisiones Recursos: El equipo puede necesitar ayuda fuera del salón Motivar: La gerencia debe mostrar confianza en la habilidad de los equipos para crear el cambio Ayuda: Un patrocinador debe de estar disponible si se necesita ayuda durante la semana.
- 33. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen AGENDA 1 er dia 1.- Dirige unas palabras (5 minutos) el patrocinador. 2.- El líder presenta a su equipo (15 minutos) 3.- Introducción sobre el tema del evento: Antecedentes Definición de la herramienta Mediciones importantes Beneficios de la implementación El procedimiento Actividades que realizara el equipo
- 34. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen 4-Metas: Revisar las metas que estén en el proyecto del equipo 5-Agenda: Asegurarse que todos estén preparados para el trabajo y que entiendan las reglas básicas de asistencia
- 35. Entrenamiento y alcance del proyecto 6- El entrenamiento para el evento debe cubrir los conceptos básicos de Lean y no necesariamente ser expertos en Lean los participantes. 7- Y adicionalmente concentrarse en el entrenamiento que pertenece al evento específicamente. 8- Revisar el alcance del proyecto.
- 36. Reglas de Kaizen • 1. Mantener una mente abierta al cambio • 2. Tener una actitud positiva • 3. Opinar • 4. Crear un ambiente de cordialidad • 5. Practicar el respeto mutuo cada día • 6. Tratar a los demás como quiera ser tratado • 7. Una persona, un voto – no posición/rango • 8. Ninguna pregunta es tonta • 9. Kaizen no es magia bajo la manga es trabajar de manera mas inteligente • 10. Entender los procesos difíciles
- 37. Estado actual • Empezar a documentar el estado actual en el que se encuentra la organización o el área de estudio usando las herramientas de mapeo como… Mapeo de procesos, Ishikawa (Causa – Efecto),etc.… • Recordar que el objetivo es crear una línea de base visual a partir de la cual empezar a crear el estado a futuro.
- 38. Estado actual • Recolección de Datos Algunos datos serán recopilados con anterioridad Los tipos de datos a usar se identificaran en el proyecto. Los datos son necesarios, es necesario desarrollar rápidamente un plan para recopilarlos (Al menos un día) El equipo podrá ir y colectar la información de algunos ejemplos y regresar si alguna información nueva es necesaria
- 39. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen. DURANTE EL EVENTO KAIZEN: – El primer día se realiza una agenda de las diferentes actividades a llevar a cabo durante el evento y se identifican las oportunidades y se documentan en La tarjeta de oportunidad
- 40. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen DESARROLLO DE LOS SIGUIENTES DÍAS: Cada actividad a realizar tiene un objetivo en particular, pero el fin es siempre aportar ideas para mejorar y por supuesto aplicarlas, por lo que se debe llenar la siguiente forma para especificar cada actividad con sus respectivos objetivos.
- 41. Estado a Futuro • Hay que tener cuidado en no regresar al estado actual • Desarrollar el estado futuro Mantener al equipo enfocado en las metas del proyecto Diagramar el estado a futuro en el pizarrón – apoyo visual Usar la tormenta de ideas si el equipo se sale de la idea original
- 42. Análisis de fallas ¿Qué deberá hacer el equipo para lograr el estado a futuro? • Desarrollar la lista de acción • Otro punto para utilizar la lluvia de ideas, sí el equipo esta teniendo problemas para identificar las fallas
- 43. Plan de Implementación • No tiene que ser perfecto, es perfectible • Listar los puntos y quien es el responsable • Dar prioridades a los puntos • Crear sub - equipos si es necesario
- 44. Plan de Implementación La solución Kaizen puede ser muy grande para los pocos días que dura, antes de implementar es bueno: • Hacer una prueba antes de implementar • Instalar un área prototipo • Correr el proceso en un equipo existente por un día para probar las mejoras y después ejecutar la solución de largo plazo USAR AL MAXIMO LOS RECURSOS Y EL TIEMPO
- 45. Implementación • El tiempo debe ocuparse solo para hacer cambios en el proceso • Regresar al proceso inicial y correrlo de nuevo para observar siempre y cuando sea posible • Las tareas dependen del tipo de evento • Observar los cambios • El equipo deberá estar trabajando MANOS A LA OBRA
- 46. Implementación • Completar la implementación • Evaluar los cambios hechos durante el evento • Medir los cambios • Refinar los cambios hechos. Ajustarlos si es necesario • Desarrollar planes de control
- 47. Crear una lista de acción para los 30 días siguientes • Indicar todas las acciones que no estén completas al 100% • Asignar una persona para cada punto • Asignar una fecha para cada punto para que sea completado • Establecer una lista de acción semanal para revisar el proceso con el equipo
- 48. Preparar el Reporte Final Deberá tener: • Los datos del Proyecto, encabezado de pagina, Lista de los miembros del equipo, Alcance y Objetivos. • Condiciones cuantificables del estado actual: Distancia, espacio, tiempo, costo, defecto, Mapeo de Proceso, etc.. • Recolección de Datos , Observaciones, Análisis y Hallazgos • Implementación
- 49. Preparar el Reporte Final • Resultados Medibles Tabla Mejoras consistentes medibles • Resumen de beneficios financieros , Distancia, espacio, tiempo, defectos
- 50. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen EL ÚLTIMO DÍA DEL EVENTO KAIZEN: Los miembros de los equipos presentan lo siguiente: 1. La situación que encontraron. 2. Las acciones que llevaron a cabo. 3. Los resultados que obtuvieron. Después se presentan los resultados tanto cualitativos como cuantitativos y se comparan con los objetivos establecidos en la forma de definición del evento.
- 51. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen RESULTADOS OBTENIDOS VS forma de definición del evento
- 52. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen EL ÚLTIMO DÍA DEL EVENTO KAIZEN: • Terminar el Reporte Final • Presentación de Reporte Final, todos los miembros del equipo deberán hablar • Presentación con una duración de 30 minutos • Y . . . CELEBRAR
- 53. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen. DESPUÉS DEL EVENTO KAIZEN: • Finalmente, durante las 4 semanas siguientes ó 30 días se da seguimiento a las mejoras para que los dueños del proceso las lleven a cabo de manera cotidiana. • Con la siguiente figura se puede organizar las actividades a realizar para poder dar seguimiento y mantener los resultados obtenidos.
- 54. Procedimiento para llevar a cabo un evento Kaizen.
- 55. Seguimiento • Los líderes de equipo: Establecer semanal o quincenal revisiones hasta que todas las acciones estén completadas Se da seguimiento a las mejoras para que los dueños del proceso las lleven a cabo de manera cotidiana. • Planes de 30, 60 y 90 días • Seguir los datos por varios meses • Revisar los puntos de control
- 56. Conceptos aplicables para los eventos Kaizen. Sistema de sugerencias: Ésto facilita el aporte de ideas del personal en general para mejorar continuamente. Guía para el sistema de sugerencias: El sistema de sugerencias permite llevar a cabo eventos Kaizen futuros, por lo que se debe integrar completamente el sistema de sugerencias al sistema gerencial. Se deben implementar las ideas, no solamente tenerlas. Mantenga formatos simples para que los empleados las puedan llenar.
- 57. Consideraciones importantes. Los eventos son sólo la estructura para aplicación de cualquier herramienta Lean. Es recomendable tener una base de datos de proyectos que contenga todos los detalles de los eventos. Esta base de datos será un gran apoyo para una persona que tenga las mismas necesidades de alguien que haya desarrollado un evento Kaizen exitoso.
- 58. EVENTOS KAIZEN Para aplicar a la mejora de Procesos FIN