Contab tema 2.6 complementaria
- 1. II II m F 2.6 Libros utilizados en el registro contable Ahora bien, de los registros de la contabilidad se obtiene la información financiera, es decir, datos expresados en términos cuantitativos en unidades monetarias que describan el desarrollo de la entidad económica. Dichos registros deben ser anotados en libros de contabilidad, aunque hoy en día el sistema de contabilidad vigente se denomina sistema de pólizas, el cual se opera por medio de dispositivos electrónicos. La obligación de llevar libros de contabilidad permanece en las disposiciones legales vigentes. Una empresa que inicia operaciones debe ser dada de alta ante la cámara correspondiente, según su giro. Cámara de Comercio, Cámara de la Industria de la Transformación, Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, etc., así como ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Servicio de Administración Tributaria, un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la cual exige que si la empresa se dedica al comercio (compraventa de mercancías) o a la manufactura (producir los artículos que vende), lleve el registro contable utilizando distintos libros conocidos como: Libro Diario, Libro Mayor y libro de inventarios y balances. Estos libros se llevarán en empresas personales o colectivas, por lo que es necesario conocer su manejo y lo que en cada uno de ellos se debe registrar. El Libro Diario (también conocido como de primera anotación) se define como el tomo donde se inicia el registro contable de las operaciones realizadas por la entidad, en orden cronológico; esto significa que se llevará una secuencia por fechas de lo que acontece en la empresa. Por ejemplo, se registrará todo lo que ocurre el día 1, 2, 3 y así sucesivamente. Si alguna operación no fue registrada en
- 2. II II m F la fecha correspondiente se registrará al final del mes o del año, según sea el plazo para reportar información, con el fin de no alterar las fechas ya asentadas. En el Libro Diario se registran las operaciones conforme se presentan. En el Libro Mayor (o de segunda anotación) se anota lo registrado en el Libro Diario, pero no cronológicamente, sino por cada tipo de operación. Este libro acumulará los datos de las operaciones no por fechas sino por concepto o motivo (cuenta). Se lleva a cabo el resumen de la información. Por último, en el libro de inventarios y balances se registran los inventarios y balances de la compañía con el fin de que queden como historia de la empresa. Por inventario se debe entender lo que la empresa tiene de productos en una fecha determinada, los cuales adquirió o produjo para vender y no lo logró. Por balance se entiende lo que la empresa tiene y lo que debe a una fecha determinada. Estos libros pueden ser llevados de manera manual, o bien solicitar a la Secretaría de Hacienda que autorice utilizar un software. Si se elaboran de forma manual, con la finalidad de evitar que puedan ser alterados, se deben cumplir una serie de requisitos, como que sea un libro foliado, se llene a tinta, no tenga correcciones o borrones y, cuando se termine, llevar el anterior para comprobar que se concluyó y sea autorizado uno nuevo. En cambio, si se autoriza un software, cada vez que termina un ejercicio se llevará el disquete o disquetes para que sean sellados y no puedan ser alterados posteriormente. 2.6 Tipos de contabilidad Diversos autores han hecho y han llevado a cabo diversas Clasificaciones sobre los Tipos de Contabilidad que existen en el mundo occidental. Los hay diversos y variados, algunos Otros especialistas en el tema, los han clasificado según la rigidez
- 3. II II m F o adaptabilidad al cambio en Contabilidad de empresas lucrativas y en Contabilidad de empresas sin fines de lucro, incluso los hay, quienes lo han clasificado en Contabilidad Manual y en Contabilidad Mecanizada y otros que los han clasificado en Contabilidad de Grandes Empresas, Contabilidad de Medianas Empresas y Contabilidad de Pequeñas y Micro-empresas, es decir, toman en cuenta la información que proviene del tamaño de la empresa. Los más precisos lo clasifican en Contabilidad Financiera, Contabilidad Administrativa, Contabilidad Fiscal y en Contabilidad de Costos. Contabilidad financiera.- Es una técnica mediante el cual se registran, clasifican y resumen las operaciones realizadas y los eventos económicos, naturales y de otro tipo, identificables y cuantificables que afectan a la entidad. Es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como cierto acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización para su toma de decisiones. Contabilidad de costos.- La contabilidad de costos es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Contabilidad fiscal.- Es un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributaria de las organización respecto de un usuario específico. Contabilidad administrativa.- El propósito básico de la contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, como los accionistas, acreedores, cliente, administradores, gobierno, etc. Debido a que la contabilidad es útil para un conjunto
- 4. II II m F de personas, se originan diversas ramas con base en las diferentes necesidades de información de los distintos segmentos de usuarios: contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa. Contabilidad Gubernamental (nacional). Esta división de nuestra disciplina incluye tanto la contabilidad que llevan las empresas del sector público de manera interna (por ejemplo, las secretarías del Estado o cualquier dependencia del Gobierno) como la contabilidad nacional, en la cual se resumen todas las actividades del país, incluyendo sus ingresos y sus gastos. La contabilidad puede asumir otro enfoque, que sería totalmente válido, siempre y cuando satisfaga alguna necesidad de información financiera. Igualmente, puede ser llevada a un nivel microeconómico (a nivel de empresa) o macroeconómico (cuando se habla de la contabilidad nacional o de la economía en su conjunto). 2.7 Características de la información financiera La premisa fundamental de las características cualitativas es la utilidad de la información. La utilidad es una característica fundamental de la información financiera, y se define cómo la cualidad de adecuarse a las necesidades comunes del usuario general. Además constituye el punto de partida para derivar las características cualitativas restantes de la información financiera. Esta contiene cuatro características: Confiabilidad, Relevancia, Comprensibilidad y Comparabilidad. a) Confiabilidad. La información financiera posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y otros eventos sucedidos y el usuario general la utiliza para la toma de decisiones y dentro de sus conceptos está el de la Información suficiente que debe de incorporarse en
- 5. II II m F los estados financieros y sus notas, de la información necesaria para evaluar a la entidad (NIF A-7). Ahora bien, para ser confiable la información financiera deberá tener lo siguiente: b) Veracidad. La veracidad acredita la confianza y credibilidad del usuario general en la información financiera. c) Representatividad. Es importante señalar que, en algunos casos, la información financiera está sujeta a cierto riesgo, de no ser el reflejo adecuado de lo que pretende representar. d) Objetividad. La información financiera debe presentarse de manera imparcial, es decir, que no sea subjetiva ni debe ser manipulada o distorsionada para beneficio de algún o algunos grupos o sectores que puedan perseguir intereses particulares diferentes a los del usuario general de la información financiera. e) Verificabilidad. Para ser verificable la información financiera debe poder comprobarse y validarse. f) Información suficiente. Esta característica se refiere a la incorporación en los estados financieros y sus notas, de información financiera que ejerce influencia en la toma de decisiones y que es necesarias para evaluar la situación financiera, los resultados del ejercicio y sus cambios, cuidando que la cantidad de información no vaya en detrimento de su utilidad y pueda dar lugar a que los aspectos importantes pasen inadvertidos para el usuario general. La suficiencia de la información debe determinarse en relación con las necesidades comunes que los usuarios generales demandan de esta.
- 6. II II m F g) Relevancia. La información financiera posee esta cualidad cuando influye en la toma de decisiones económicas de quienes la utilizan y dentro de sus conceptos está el de importancia relativa que debe mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente en la información financiera. Ahora bien, para que le información sea relevante, debe: • Servir de base en la formulación de predicciones y en su confirmación (posibilidad de predicción y confirmación). • Mostrar los aspectos más significativos de la entidad reconocidos contablemente (importancia relativa). Cabe destacar que la importancia relativa de una determinada información no sólo depende de su cuantía, sino también de las circunstancias alrededor de ella; en estos casos, se requiere del juicio profesional para evaluar cada situación particular. A continuación se proporcionan algunas orientaciones dadas por la NIF A-4 para determinar la importancia relativa para un evento o partida, en atención a aspectos cuantitativos y cualitativos: En atención a aspectos cuantitativos o monto de la partida. En apariencia, es posible definir la importancia relativa de una partida en un contexto general atendiendo simplemente a su monto, sin embargo, es necesario tomar en consideración que una misma partida puede ser significativa en el contexto de una entidad pequeña y no serlo en una entidad de gran magnitud. En atención a aspectos cualitativos. En ocasiones, la importancia relativa de cierta información debe evaluarse en términos cualitativos, atendiendo a la importancia de un determinado hecho de una transacción concreta, así como a su naturaleza misma, ya que un importe de escasa cuantía puede ser poco significativo cuando se origina de una situación o de una transacción habitual, pero en ningún importe
- 7. II II m F puede cobrar importancia relativa cuando proviene de una situación anormal o inusual. Comprensibilidad. La información financiera tiene esta cualidad cuando facilita su entendimiento a los usuarios generales No obstante, para lograr esta cualidad también se requiere que los usuarios generales tengan: • La capacidad de analizar la información financiera. • Un conocimiento suficiente de las actividades económicas y de los negocios. Comparabilidad. La comparabilidad se refiere a la cualidad de la información financiera de permitir a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la información de la misma entidad y con la de otras entidades, a lo largo del tiempo. Para lograr lo anterior, la emisión de la información mencionada debe estar apegada a las NIF, ya que esto favorece sustancialmente su comparabilidad, al generar estados financieros uniformes en cuanto a su estructura, terminología y criterios de reconocimiento. Asimismo, la aplicación del postulado básico de consistencia coadyuva, a la obtención de información financiera comparable, ya que el comparativo que se realiza entre información preparada con diferentes criterios o métodos contables, pierde su valor. 2.9 Usuarios de los estados financieros Los usuarios de los estados financieros son aquellos que usan los estados financieros para tomar decisiones económicas, como los accionistas, socios,
- 8. II II m F acreedores, hacienda pública, trabajadores, inversionistas que acuden al mercado de valores y autoridades. Los usuarios inversionistas necesitan información contable debido a que están interesados en conocer los futuros beneficios que obtendrán si adquieren o conservan un instrumento financiero o un instrumento patrimonial. Los usuarios tanto acreedores como proveedores necesitan conocer si la empresa contará con el efectivo para cumplir con los compromisos de pago a corto y largo plazo, y sobre la capacidad de generar utilidades. El público en general, los electores y sus representantes, necesitan información financiera para conocer la transparencia con que se ha manejado los recursos del Estado. El usuario necesita conocer de cuánto dinero dispone la entidad, cuánto debe y cuánto le deben; a cuánto asciende el importe de su existencia y el de su activo fijo, lo que puede observase en el balance general. Cuánto ha vendido la empresa, cuál es el costo de lo vendido, a cuánto ascienden sus gastos de venta y administrativos en un período, información que puede encontrarse en el estado de ganancias y pérdidas. La información acerca de la actividad de la cual proviene el efectivo y en que se usó lo que puede hallarse en el estado de flujo de efectivo. Como los diferentes usuarios tienen necesidad de información diferente, es necesario preparar estados financieros de uso general.
- 9. II II m F La información derivada de los estados financieros debe satisfacer las necesidades de los usuarios con autoridad limitada y/o capacidad para obtener la información que necesitan, ésta debe ser entendible para aquellas personas que posean conocimientos razonables de negocios y estudien toda la información cuidadosamente. Los inversionistas, los acreedores y otros utilizan las utilidades reportadas para evaluar las perspectivas de flujos de efectivo. Para ayudar a los usuarios a evaluar este futuro, la información concerniente a utilidades debe reportarse de tal manera que enfatice no sólo las fuentes de utilidades, sino también sus tendencias, por eso el informe anual deberá proporcionar cuando menos la información de un año del pasado para fines comparativos.