Contab tema 5.3 complementaria
- 1. V V mF5.3. Catálogo de cuentas El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Este catálogo es una lista que contiene el número y el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de contabilidad de una entidad económica. Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas, y éstas deben colocarse en el orden de las cinco clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto. Existen diversos sistemas para clasificar las cuentas, dado que el catálogo de cuentas debe ser flexible a los cambios que se vayan dando con el tiempo, de acuerdo con las necesidades de la entidad. Por ejemplo, registro de nuevos clientes o proveedores, apertura de cuentas nuevas en otros bancos, etcétera. Los sistemas utilizados son los siguientes: ● Numérico: consiste en asignar un número (secuencia) a cada cuenta. ● Alfabético: designa con letras cada una de las cuentas. ● Alfanumérico: combina letras y números para nominar las cuentas. ● Nemotécnico: consiste en asignar letras que denoten una característica o clave especial para facilitar la identificación de la cuenta. ● Decimal: utiliza los dígitos de 0 al 9 para denominar rubros, cuentas y subcuentas (es el más fácil de usar). Generalmente, en este catálogo las cuentas de activo comienzan con el número uno, las cuentas de pasivo con el dos; las de capital con tres; las de ingreso con cuatro, y las de gasto con cinco.
- 2. V V mFLa estructura del catálogo de cuentas depende de las necesidades específicas (de análisis o control) de la entidad, pero, en todos los casos, debe contener, por lo menos, tres niveles, por ejemplo: Nota: estas subcuentas, comúnmente, son conocidas como auxiliares (bancos, clientes, proveedores, acreedores, etcétera). Concepto de diario general El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto. Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual. En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. En otras palabras, para que el asiento sea correcto tiene que estar balanceado. Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general se le denomina asentar. Las siete partes básicas de un asiento de diario son: 1. Fecha. 2. Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar. 3. Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar. 4. Cantidad(es) a cargar. 5. Cantidad(es) a abonar.
- 3. V V mF6. Explicación. 7. Referencia. Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe recordarse que, después de determinado tiempo, tanto quien efectúa el asiento como otras personas tendrán necesidad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es necesario utilizar un formato estándar en las empresas. Registro de las operaciones en el diario general A continuación se presenta un ejemplo sobre cómo se realiza el proceso de registro de transacciones en el diario general. El 10 de junio del 200X, Office Clean, S.A., que se dedica a brindar el servicio de limpieza de oficinas, compró a una agencia de automóviles una camioneta tipo pick- up para integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180 000 y para ello se expidió el cheque número 2610 de BBVA. En seguida se presenta el registro de esta operación en el diario de Office Clean, S.A. Concepto de mayor general El mayor general es un libro o medio electrónico en el que se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o las disminuciones de cuentas específicas en el sistema contable. Es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que maneje una compañía. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una será conocida como cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas será el mayor general. Esto quiere decir que el número de cuentas que haya será equivalente al número de cuentas de mayor general. Existen varias formas para registrar la información que debe acumular cada una de las cuentas de mayor. La cuenta “T” es una manera muy rápida de informar cuando
- 4. V V mFse trabaja en la solución de un problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales, ya que representa sólo un método didáctico. La mayor parte de las empresas emplean una forma que tiene secciones para toda la información esencial, en una disposición muy similar a la de la cuenta “T”. Entre las diversas formas de registrar en el mayor, la más común es la que se empleará en todos los problemas que se plantean en este libro. Tiene una columna para cargos, otra para abonos y una adicional para el saldo. Con esta forma, cada vez que se asienta una operación y se haga su pase a las cuentas de mayor correspondientes puede obtenerse el saldo con facilidad. Pases al mayor general Una vez que se ha realizado el proceso de registrar las transacciones en el diario general, el siguiente paso es realizar el traspaso o copia de la información del diario a las cuentas individuales del mayor. A este proceso se le denomina pases al mayor. En general, los pases al mayor se hacen todos los días o, incluso, a tiempo real, si es a través de un sistema computarizado, con el objetivo de mantener actualizado el mayor. Ésta es una operación muy importante, que exige la mayor exactitud si se desea contar con buenos registros y presentar a la administración datos financieros adecuados. En seguida se detalla el procedimiento de pase al mayor y se ilustra el ejemplo anterior. a) Se comienza con el cargo. Se localiza(n) la(s) cuenta(s) en el mayor y se anotan las cantidades en la columna o sección del debe junto con la fecha correspondiente. En los diarios y mayores no se utiliza el signo de pesos. b) En la columna de referencia del mayor se anota el número correspondiente a la página del diario, donde originalmente se registró la transacción. Esta anotación
- 5. V V mFpermite tener una referencia cruzada completa entre los dos registros. El primer número significa el número de transacción o registro y la letra seguida de un número representa el número de hoja del diario donde quedó asentado el registro; por ejemplo: 1 D-1. c) Después se anotan los datos del(los) abono(s). Se localiza(n) la(s) cuenta(s) de mayor y se anotan las cantidades en la sección del haber, además de anotar la fecha correspondiente. d) Al igual que se hizo con el cargo, también con el abono se debe anotar en la columna de referencia del mayor el número correspondiente a la página origen del diario. e) Debe observarse que, en general, las explicaciones no se traspasan a las cuentas de mayor. Sin embargo, pueden anotarse algunas aclaraciones especiales. f) Se obtiene el saldo de cada cuenta de mayor afectada por la transacción. Concepto de balanza de comprobación Después de haber efectuado los pases al mayor de todas las operaciones del periodo contable, e determina el saldo de cada cuenta al final del periodo. Cuando se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede prepararse una balanza de comprobación, que es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificación del mayor general para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales. Es necesario efectuar los siguientes pasos para elaborar la balanza de comprobación: 1. Prepare el encabezado adecuado (nombre de la compañía, nombre del estado financiero, fecha).
- 6. V V mF2. Elabore una lista de los nombres de las cuentas del mayor en el orden apropiado (activo, pasivo, capital, ingresos y gastos). Registre en las columnas del debe y haber de la balanza de comprobación los saldos deudores o acreedores de cada una de las cuentas del mayor general. 4. Sume tanto la columna del debe como la del haber. Ambas deben sumar igual. En la siguiente figura 3.5 se presenta un ejemplo de la balanza de comprobación.