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- 1. Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Por lo tanto lo que se espera es mantener al mínimo los inventarios. La filosofía de justo a tiempo, se fundamentan en el concepto de cero inventarios. Cuando se considera hacer inventario, como el proceso de contar los artículos, se está considerando el enfoque netamente contable. Cuando existen niveles altos de inflación, el concepto de cero inventarios pierde validez, pues en este caso lo mejor para protegerse de la inflación es mantener niveles altos de inventario, especialmente de aquellos artículos cuya tasa de inflación es superior a la inflación promedio. Otro factor negativo en los inventarios es la incertidumbre de la demanda, lo cual dificulta mantener un inventario que pueda satisfacer todos los requerimientos; existiendo condiciones donde no se puede cubrir los faltantes de inventarios, con la misma rapidez con que se agotan, causando costos por faltantes, en otras ocasiones existen productos que se deterioran por existir en exceso. Queda bajo esta premisa, utilizar los costos opuestos, que no es otra cosa que: Si existe mucho inventario, la empresa pierde; pero también pierde si hay faltantes. Considerando la suma de cada pérdida o ganancia de cada decisión y multiplicada por su probabilidad, se obtiene el valor esperado, llamado también esperanza matemática, que determina la cantidad de inventario que se debe mantener bajo ciertos costos opuestos y ciertas probabilidades de demanda. Su argumento es que siempre se toma la mejor decisión, en términos de probabilidades. La determinación del punto óptimo de pedido, es válido para un solo producto, y lo más común que en una empresa existan cientos y miles de productos, por lo cual la determinación óptima de un producto no significa necesariamente la optimización de todos los lotes.
- 2. Formas de llevar la contabilidad de un inventario calculator image by Danto from Fotolia.com La contabilización de un inventario es una parte importante en una empresa. El método de inventario seleccionado puede marcar una diferencia entre los resultados obtenidos y tu capacidad de fijar los precios de los productos efectivamente. Una vez que hayas seleccionado una forma de realizar tu inventario, es difícil cambiarlo sin afectar tus ingresos netos. Tipos Hay 4 métodos comunes de contabilizar un inventario: el PEPS (primero en entrar primero en salir), el UEPS (último en entrar primero en salir), el costo promedio, y el costo directo. Hay dos sistemas para la contabilización de estos métodos: los sistemas periódicos y los sistemas perpetuos. También existen los métodos especializados de contabilizar el inventario que se relacionan con determinadas industrias, como la agricultura. Características El método PEPS toma los primeros artículos comprados como los primeros elementos utilizados en la producción o los primeros que se vendieron. El costo promedio se toma como un promedio ponderado de todos los costos de inventario durante el período contable y asigna un valor monetario único para ese tipo específico de inventario. El método del costo directo representa a cada elemento en función de su costo individual. El costo directo se utiliza con mayor frecuencia con artículos muy especializados y de altas sumas en dólares, como las obras de arte. Sistemas de inventario El sistema de inventario periódico requiere de una auditoría al final del período contable para ajustar las cantidades y obtener el saldo correcto. El sistema perpetuo se basa en los productos disponibles de modo que siempre puedas consultar el inventario. El perpetuo requiere también una auditoría de inventario al final del período contable a fin de garantizar que todas las transacciones se registren adecuadamente. Consideraciones Algunos métodos son más adecuados para ciertas áreas de la empresa que otros. Asegúrate de seleccionar el método que mejor refleje la norma de la industria de tu empresa. Por ejemplo, los repuestos se vuelven rápidamente obsoletos en la industria de la tecnología, por lo cual es más adecuado darle salida a los productos de mayor antigüedad antes de que no sirvan más. Por lo tanto, el método PEPS es la mejor opción para una empresa tecnológica.
- 3. ¿CADA CUÁNTO TIEMPO DEBO HACER UN INVENTARIO? Lo habitual es que toda la tienda se cuente de forma completa una o dos veces al año, pero esto es algo que depende mucho de cada operador ya que según la naturaleza y valor del producto es posible hacer más o menos inventarios. Es por esto que también se suelen hacer inventarios parciales además de los generales. Inventario General: aquel en el que de una vez contamos toda la tienda y el almacén. Nos ofrece una visión completa sobre el estado del stock, índices de demarca e impacto en la cuenta de explotación. Es la mejor forma de tener una “foto” del estado actual de una tienda. Inventario Parcial: es aquel que se realiza de forma independiente al general sobre una unidad de negocio o familia de producto concreta, con la principal finalidad de ajustar el stock de forma inmediata. El inventario parcial es muy útil para corregir desviaciones de forma rápida sin necesidad de esperar a un inventario general. Como norma general cuanto más valioso es un producto más veces se cuenta a lo largo del año o su ciclo de vida, con el fin de detectar alguna anomalía cuanto antes ya que la pérdida de sólo una unidad puede suponer un grave problema económico. En cualquier caso, tanto el inventario general como los diferentes inventarios parciales que se vayan a realizar deben estar programados y previstos dentro de la coherencia propia de la actividad comercial en una planificación anual. Por ejemplo: si tengo una tienda de artículos de camping y mi pico de ventas es en verano, lo lógico sería hacer un inventario general unas semanas antes de que empiece mi pico de ventas, de esa forma podré sanear el stock, saber si mi stock teórico es real o no para afrontar la campaña y por tanto pedir a los proveedores aquellos artículos con los que deba reforzar mi stock de cara a ese pico de ventas. Lo que no puede ocurrir es que en pleno pico de ventas detecte que el stock está mal y me quede sin producto en plena campaña. Eso es perder clientes, ventas y dinero.
- 4. INVENTARIOS DE MONICA Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios- costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de ítems en sus archivos. Así mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en órdenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importantes el tarde que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes ( diagramas) de sus productos. Por ejemplo Ud. puede tener un catálogo de todos sus productos en su computador. INVENTARIOS Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios- costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de ítems en sus archivos. Así mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en órdenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos.