2. MONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVE Mbledhja, regjistrimi dhe raportimi i informacionit paraqesin MONITORIMIN , i cili lidhet në të gjitha aspekte e performancës së projektit. Monitorimi është i ndryshëm nga kotrolli dhe vlerësimi. Kontrolli i përdor të dhënat që sigurohen nga monitorimi, për të sjell performancën. Vlerësimi bënë gjykimet për cilësinë edhe efektivitetin e performancës së projektit.
3. Cikli planifikim – monitorim - kontroll Koha , kostoja dhe performanca përfshihen në objektivat kryesore të projektit dhe janë aspekte kryesore që duhen planifikuar, monitoruar dhe kontrolluar. Cikli planifikim – monitorim – kontroll është një proces i vazhdueshëm deri në përfundimin e projektit .
4. Caktimi i sistemit të monitorimit Hapi i parë është identifikimi i faktorëve kryesorë që duhet të kontrollohen. Burimi më i mirë i elementeve për t’u monitoruar është plani i veprimit të projektit, që përshkruan se qfarë do bëhet Matja e performancës së projektit, zakonisht paraqet problemin më të vështirë të grumbullimit të të dhënave Kriteret e performancës, standartet dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave duhet të përcaktohen për secilin nga faktorët që duhet të matet.
5. Kriteret dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave përcaktohen për gjithë jetën e projektit. Standartet mund të mos jenë konstante gjatë gjithë jetës së projektit, por ato mund të ndryshojn si rezultat i ndryshimit të aftësive mbrenda ndërmarrjes, Informacioni që mblidhet duhet të identifikohet, duhet të përcaktohet se cilat të dhëna nga ato në dispozicion duhet të mblidhen.
6. Si mblidhen të dhënat 1. Frekuenca e numërimeve – të dhënat zakonisht mblidhen lehtë dhe shpesh raportohen si ngjarje për njësi kohe ose ngjarje si % e një numri standard 2. Numrat jo të zgjedhur apo të modifikuar – raportohen në një sërë mënyrash por shpesh si krahasime të drejtpërdrjeta në një numër të parashikuar ose standart. 3. Treguesit numerik subjektivë - janë vlerësime subjektive që bëhen nga individët apo grupet. 4. Indikatorët – menaxheri i projektit nuk mundet të masë ndonjë aspekt të sistemit të përformancës në mënyrë të drejtpërdrejtë, mund të gjendet jë matës i tërthorët ose indikator. 5. Matjet verbale – Matjet për karakteristika të tilla të përformancës si “cilësia e kooperimit të anëtarëve të grupit” “morali i anëtarëve të grupit” shpesh marrin formën e karakterizimeve verbale.
7. Pasi mbledhja e të dhënave përfundon, duhen të bëhen raportet mbi progresin, ku përfshihen raportet mbi gjendjen e projektit, raportet kohë/kosto dhe raportet për ndryshimet. Qëllimi i sistemit të monitorimit është të grumbullojë dhe të raportojë të dhënat. Qëllimi i sistemit të kontrollit është të veprojë mbi të dhënat.
8. Llojet e raporteve Raportet rutinë – janë ato që lëshohen rregullisht. Raportet e veçanta – janë të dobishme në dy raste: 1) për marrjen e vendimeve të menaxhimit të projektit dhe duhen të shpërdahen anëtarëve të ekipit 2) jepen kur vendimi merret si një përjashtim dhe është e dëshirueshme që të informohen menaxherët e tjerë. Raportet për analizat speciale – përdoren për të shpërndarë rrezultatet e studimeve të veçanta.
9. Ekzistojnë tri vështirësi të zakonshme për raportet e projektit: E para - detaje të panevojshme gjenden në raportet e që pengojnë anëtarët e ekipit të projektit që të gjejnë informacionin që u nevojitet E dyta- ndërthurje e dobët ndërmjet sistemit të informacionit të projektit dhe sistemit të informacionit të firmës E treta -lidhet me korrespondencën e dobët ndërmjet sistemeve të planifikimit dhe të monitorimit
10. Grafiku i vlerës së arritur. Variacionet e kostos dhe të skedulit STVVP – ATVVP = variacioni i kohës (TV, vonesa është negative) BCVVP – ACVVP = variacioni i kostos (CV, tejkalimi është negativ) BCVVP – BCVVS = variacioni i skedulit (SV, mbrapa është negative) STVVP – koha e skeduluar për punën që është kryer ATVVP – koha aktuale e përdorur për tu kryer BCVVP – sasia e parave të planifikuara për punën e kryer ACVVP – kosto aktuale e punës BCVVS – kosto e planifikuar për punët e kryera deri në këtë moment VAriacionet mundet të përcaktohen gjithashtu në trajtën e raportit si TV = STVVP / ATVVP
12. KONTROLLI I PROJEKTIT Kontrolli është elementi i fundit në zbatimin e ciklit planifikim – monitorim – kontroll. Informacioni krahasohet me nivelin e dëshiruar ose të planifikuar dhe ndërmerret veprimi nëse performanca aktuale dhe e dëshiruar ndryshojnë mjaftë e që kontrolli dëshiron të pakësojë ndryshimin. Kontrolli përqendrohet në tre elemente të projektit : Performancën Kohën Kostoja
13. Performanca Probleme teknike të paparashikuara mund të paraqiten Burime të pa mjaftueshme kur ato nevojiten Probleme të cilësisë ose të sigurisë ndodhin Kërkesat e klientit ndryshojnë specifikimet e sistemit Komplikime ndërfunksionale paraqiten Prishjet teknologjike ndikojnë projektin
14. Kostoja Vështirësitë teknike kërkojnë më tepër burime Rritet vëllimi i punës Oferta ose vlerësimet fillestare kanë qenë shumë të ulëta Raportimi ka qenë i dobët ose jo në kohë Buxhetimi ka qenë jo i përshtatshëm Kontrolli korrigjues nuk është kryer në kohë Ndryshime të çmimit të inputit kanë ndodhur
15. Koha Vështirësit teknike kanë kërkuar më tepër kohë për t’u zgjidhur se sa ishte planifikuar Vlerësimet fillestare të kohës kanë qenë optimiste Renditja e punëve ka qenë jo korrekte Inputet materialet, perosneli ose pajisjet nuk kanë qenë në dispozicion kur janë nevojitur Punët paraardhëse të nevojshme nuk janë përfunduar Ndryshimet e bëra nga klienti kanë kërkuar ribërjen e punës Janë ndryshuar rregullat shtetërore
16. Qëllimet kryesore të kontrollit Dy objektivat kryesore të kontrollit janë: Rregullimi i rrezultateve nëpërmjetë ndryshimit të aktiviteteve Mbikqyrja e aseteve të ndërmarrjes Kontrolli i aseteve fizike – ka të bëjë me mirëmbajtjen e aseteve në mënyrë të rregullt ashtu dhe atë preventive. Kontrolli i burimeve njerëzore – kërkon kontrollin dhe ruajtjen e rritjes dhe zhvillimit të njerzëve Kontrolli i burimeve financiare - përfshijnë kontrollin e aseteve aktuale, të buxheteve të projektit si dhe kontrollin e investimeve kapital.
