Microsoft office access 2007
- 1. Microsoft Access 2007Ing. Bernardo Robelowww.bernardorobelo.comBernardo.robelo@gmail.com
- 2. 2Access o Excel?Use Access si: Use Excel si: Ustedtrabaja con grandescantidades de datosNecesitacrearrelacionesRealizaanalisis de datos con bases externasSusdatostienen un tamañomanejable
- 3. No hay necesidad de relacionardatos
- 4. Su informacionesparacrearcalculos y estadisticasMicrosoft AccessAccess es un programausadoparaingresar, almacenar, y obtenerdatosrelacionados en un formatoconocidocomo Base de DatosLos datos se almacena en unaestructurabasicallamadaTablaLas Tablascontienencampos y registros
- 5. Diseño de una BDDElementos básicosBases de datosUna base de datos es un conjunto de datos que están organizadospara un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
- 6. 5Terminologia de Base de DatosUna base de datosestacompuesta de 1 o mas tablasCampoRegistroTablaBase de DatosCamposTablasindividuales en una base de datosRegistros
- 8. Diseño de una BDDElementos básicosTabla de datosUna tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
- 9. Tipos de DatosTEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar). MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película... NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas... FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada... MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... AUTONUMÉRICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden... SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)... OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg únicamente. HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.
- 10. 9TablasVista de DiseñoVista de DatosVista de Datos – usadaparaagregar, modificar, borrar y verregistrosVista de Diseño – usadaparacrear y modificarcampos en unatabla
- 11. Diseño de una BDDElementos básicosConsultasUna consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
- 12. 11ConsultasCriterio de restriccion de un conjunto de datosparamostrar los registrosrelacionados a “Sale Representative”El resultado de la consultamuestraunicamente a los empleadosque son “Sales Representative”Las consultasnospermitenhacerpreguntas a los datosLa respuesta de la consultaes un datasetLa preguntaestaformadaporcriterios
- 13. Diseño de una BDDElementos básicosFormularioUn formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción.
- 14. Diseño de una BDDElementos básicosInformeUn informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
- 15. Diseño de una BDDElementos básicosPáginaUna página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.
- 16. 15Formularios, Consultas, y ReportesReporteConsultaFormularioFormularios, Consultas, y reportesestanbasados en los datosquecontieneunatabla
- 17. Diseño de una BDDElementos básicosMacrosUna macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
- 18. Diseño de una BDDElementos básicosMóduloUn módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.
- 19. Diseño de una BDDElementos básicosLlavesAccess crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas. No admite valores duplicados en los mismos, El orden de los campos en una clave principal de múltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla. Si no se establece una llave principal no se podrá realizar ninguna relación y la búsqueda y ordenamiento se realizara mucha mas lentos. No acepta valores Nulos.
- 20. EjercicioDefinamosuna base de datos dados los siguientesejemplos