Coninter tema 3.1 complementaria
- 1. III III 3.1. Controles contables o financieros. - Son aquellos controles tendentes a garantizar la protección de los activos y la validez de la información. - Comprenden el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. - Incluyen sistemas de autorización de operaciones, normas sobre segregación de funciones, manuales de procedimientos contables, controles físicos de los activos, etc. Controles administrativos u operativos: - Son aquellos controles orientados hacia la promoción de la eficiencia y a asegurar la adhesión a las disposiciones de la gerencia. - Comprenden la normativa y los procedimientos existentes en la empresa vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables. - Incluyen análisis estadísticos, controles de calidad, sistemas de información, revisiones analíticas, análisis comparativo de desviaciones, etc. Esta clasificación no es absoluta, ya que en ocasiones los controles contables y los administrativos se superponen y se confunden. Por ejemplo establecer un sistema presupuestario de gestión es un control administrativo, pero si este sistema sirve para detectar errores u omisiones en los registros contables se convierte en un control contable. Responsabilidad de la implantación y mantenimiento del C.I. De la definición de C.I. se deduce que el mismo confiere una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del mismo se cumplirán. La implantación y mantenimiento de un sistema de C.I. es responsabilidad de la dirección, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que
- 2. III III funciona según está prescrito, modificándolo si fuera preciso, de acuerdo con las circunstancias. La dirección deberá determinar el alcance y la naturaleza de los controles que se implantarán, dependiendo de el volumen de las transacciones, el grado de control que la propia dirección es capaz de ejercer, la distribución geográfica, etc. La dirección será en consecuencia la responsable de administrar los activos o inversiones de los accionistas y de proporcionarles información financiera adecuada y fiable. En el ejercicio de esta responsabilidad, la dirección está expuesta a riesgos importantes, entre los que podemos destacar: - Que se tomen decisiones basadas en información errónea, como pueden ser cuentas anuales incorrectamente preparadas o con datos importantes equivocados. - Que se produzcan pérdidas no controladas de los activos de la entidad. Un sistema de control interno adecuado permite prevenir, detectar, evitar o al menos mitigar estos riesgos, proporcionando a la dirección una relativa tranquilidad en el desarrollo de su gestión. Por el contrario la inexistencia o inadecuación de tal sistema aumenta los riesgos y complica enormemente la actividad directiva. Una de las funciones principales del C.I. es suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando la fiabilidad e integridad de los registros contables. 3.2.2. Técnicas de C.I. El uso de los objetivos de control es una herramienta de gran utilidad, ya que permite identificar, al nivel de detalle, cuáles son las técnicas necesarias que permiten lograr tal o cual objetivo y, en todo caso, cuál es el riesgo que se corre por no contar con esas técnicas de control. Las técnicas de control, que representan la forma en la cual se ejerce el C.I., pueden clasificarse en dos grupos:
- 3. III III Técnicas de prevención Están destinadas a proporcionar una seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. P. ej. Podemos citar: - Autorización de todas las transacciones - Procedimientos de validación de datos previa a su proceso - Doble verificación de datos introducidos en el sistema informático - Segregación y rotación de funciones - Normas y procedimientos claramente definidos Técnicas de descubrimiento Son aquéllas tendentes a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. P. ej. Podemos citar: - Inventarios físicos de las existencias - Utilización de documentación prenumerada - Comparaciones de datos reales con presupuestos - Conciliaciones bancarias - Auditoría interna Estos ejemplos son ilustrativos, ya que la lista potencial de técnicas de C.I. podría ser muy amplia. 3.7.- Elementos de C. I.- - La estructura organizativa, que comprende fundamentalmente la definición de áreas de responsabilidad, líneas de autoridad, canales de comunicación y niveles de jerarquía (organigramas, manuales de procedimientos, etc.) - Las políticas y procedimientos operativos, en materia de compras, ventas, producción, gestión de inventarios, política de inversiones, finanzas, etc. - Las políticas y procedimientos contables, incluyendo a todo el sistema de información de la empresa, no sólo la contabilidad patrimonial básica, sino también el control presupuestario, las estadísticas, etc. 3.8.- Pautas de un buen sistema de control interno.- La empresa debe establecer las técnicas de C.I. en función de sus necesidades y de unos objetivos claramente definidos, los cuales deben alcanzarse mediante la
- 4. III III utilización de los recursos disponibles, a menudo escasos. Sería engorroso y costoso que la empresa instalara todas las técnicas que se conocen o puedan imaginarse. Referentes a la Estructura Organizativa 1. Definición de responsabilidades, autoridad, etc. Las funciones del personal de la organización, así como sus relaciones con el resto de sus integrantes, deben establecerse de forma clara y precisa. P. ej. Debe existir una relación de personas autorizadas para firmar cheques, cancelar saldos deudores incobrables, etc. 2. Segregación de funciones Es muy importante la segregación de las siguientes funciones: - Decisión o autorización de las operaciones - Custodia física de los activos - Contabilización Pese a la separación de funciones, éstas deben ser coordinadas adecuadamente para posibilitar la eficiencia operativa de la empresa en su conjunto. P. ej. La decisión de compraventa de valores mobiliarios, su custodia física y el control contable de los mismos. 3. Niveles adecuados a las facultades otorgadas Es importante que las funciones se asignen a personas que, por su capacidad, estén en condiciones de llevarlas a cabo de forma eficiente. P. ej. La cancelación de deudas incobrables será decidida por el Consejo de Administración o por el Director y no por un empleado de menor nivel. Referentes a las Políticas y Procedimientos Contables El proceso contable nace con la documentación "fuente" correspondiente a cada operación (pedido, albarán, factura, etc.) pasa por los distintos registros (diario, auxiliares, etc.) y culmina en el suministro de la información (cuentas anuales, mayores, estadísticas, etc.). Por tanto comprende: 1. Capacidad de los equipos
- 5. III III Los equipos para el proceso de datos deben seleccionarse de acuerdo con el volumen y tipo de operaciones de la entidad, así como a las necesidades de información de la gerencia para la toma de decisiones 2. Diseño eficiente de los registros y comprobantes Los registros y comprobantes deben diseñarse de tal modo que se comprenda de forma clara y precisa la información para que ésta pueda ser utilizada de manera eficiente. 3. Numeración correlativa de los comprobantes Este procedimiento permite un mayor control sobre los documentos, tendiendo a evitar que se omita el registro de alguno de ellos. P. ej. La prenumeración de los recibos ayuda a controlar que el cobrador rinda cuentas de todos los cobros efectuados. 4. Circuitos de información apropiados El hecho de que la información siga un determinado circuito y no otro entraña un mayor grado de control. P. ej. Realizar el paso de las ventas al libro mayor a partir de la documentación fuente, implica un mayor control que si se hace en base al auxiliar de ventas, porque en el segundo caso los errores del auxiliar se repetirían en el mayor. 5. Integración de la información Cuando los mismos datos dan lugar a información diversa es conveniente que se trate de integrar la totalidad de la información elaborada. Las pautas de registro de los procesos deben ser consistentes. P. ej. Si el departamento de ventas prepara estadísticas, estas deben conciliarse con las cuentas del mayor. 6. Frecuencia y oportunidad de la información contable El sistema debe suministrar la información con la frecuencia necesaria y en el momento oportuno, favoreciendo la toma de decisiones adecuadas y la adopción de medidas favorables para minimizar los errores. 7. Criterios contables razonables
- 6. III III Los criterios de clasificación, descripción y valoración de las partidas deben concordar con los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que los estados financieros han de estar de acuerdo con dichos principios y criterios. 8. Ejecución de controles adicionales de rutina La mayoría de la información contable es susceptible de controles adicionales de rutina. La ejecución sistemática de tales controles por parte de la persona adecuada tiende a maximizar la validez de la información. P. ej. Las conciliaciones bancarias, los inventarios físicos, el cuadre del mayor con los libros auxiliares, etc. Referentes a la Auditoría Interna 1. Independencia de criterios Para que el auditor interno sea realmente independiente, es necesario que dependa del nivel adecuado dentro de la empresa. Este habrá de ser alto, pero no necesariamente el más alto posible, porque bajo determinadas circunstancias se logra una mayor eficacia dependiendo de un nivel menor. P. ej. El auditor interno que examina los estados contables habrá de depender del director, pero no del jefe de contabilidad o del director financiero, que es el responsable directo de elaborar dichos informes. 2. Definición de objetivos Es importante definir claramente los objetivos de auditoria interna: si debe limitarse a la auditoría contable o comprender también la auditoría operativa; qué grado de énfasis debe darse a la evolución del sistema y preparación de recomendaciones para mejorarlo, etc. 3. Campo de acción El campo de acción de la auditoría interna debe abarcar a toda la empresa. 4. Organización y métodos apropiados Para lograr los objetivos de C.I. la auditoria interna debe estar adecuadamente organizada.